GIỚI THIỆU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Với sự phát triển của thương mại quốc tế, tiếng Anh giao tiếp thương mại ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là trong việc sử dụng thư tín thương mại bằng tiếng Anh (TTTMTA) như một cầu nối giữa cá nhân và doanh nghiệp Thư từ trong doanh nghiệp phục vụ nhiều mục đích như tuyển dụng, sản xuất, vận chuyển, bán hàng và dịch vụ sau bán hàng, do đó, ngôn ngữ trong TTTMTA cần phải rõ ràng và cụ thể để tránh tranh chấp Nguyên tắc “Bảy chữ C” do Cutlip và cộng sự phát triển bao gồm rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, hoàn chỉnh và lịch sự là những nguyên tắc cơ bản trong TTTMTA Tuy nhiên, nhiều thư kinh doanh cho thấy sự hiện diện của ngôn ngữ không chắc chắn (NNMH), loại ngôn ngữ được Stubbs mô tả là “mơ hồ và thiếu cam kết”, trái ngược với sự “chắc chắn và cam kết”.
Sự mâu thuẫn trong cách sử dụng ngôn ngữ đã thu hút sự chú ý của nhiều học giả Cutlip và cộng sự (1952) nhấn mạnh rằng người viết cần sử dụng từ ngữ cụ thể để đạt được mục tiêu thảo luận, trong khi O’Keeffe và cộng sự (2007) cho rằng ngôn ngữ mơ hồ (NNMH) có chức năng bảo vệ quan điểm của người viết bằng cách giảm bớt sự trực tiếp trong diễn đạt NNMH giúp người nói không tỏ ra quá mạnh mẽ, và việc sử dụng cách diễn đạt mơ hồ được xem là một lựa chọn có ý thức, không phải là kết quả của suy nghĩ hời hợt (Carter và cộng sự, 2006).
Nghiên cứu "Các đặc điểm từ vựng và ngữ dụng của ngôn ngữ mơ hồ trong thư tín thương mại tiếng Anh" nhằm phân tích tỷ lệ và tần suất của ngôn ngữ mơ hồ (NNMH) trong thư từ, từ góc độ từ vựng và tác động thực dụng của các từ này trong các bối cảnh xã hội khác nhau Nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng linh hoạt các cụm từ mơ hồ trong thư tín thương mại, giúp thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và hợp tác kinh doanh thành công.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐỀ TÀI
Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về tác động của NNMH đối với TTTMTA Từ những kết quả đạt được, người đọc sẽ nắm được cách áp dụng NNMH một cách hợp lý và hiệu quả trong TTTMTA.
MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu này nhằm khám phá việc áp dụng NNMH trong TTTMTA, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc về NNMH và các bối cảnh ứng dụng của nó.
Các mục tiêu chính của bài nghiên cứu này là:
Xác định các dạng từ vựng của NNMH được sử dụng trong TTTMTA, bao gồm các dạng và tần suất của chúng
Tìm hiểu các chức năng ngữ dụng của NNMH và các yếu tố văn hóa xã hội nền tảng cho việc sử dụng NNMH trong TTTMTA
Suy đoán về ý nghĩa của NNMH từ kết quả nghiên cứu.
CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
Các đặc điểm từ vựng của NNMH được sử dụng trong TTTMTA là gì?
Các đặc điểm ngữ dụng của NNMH được sử dụng trong TTTMTA là gì?
Các hiện tượng NNMH trong TTTMTA có ý nghĩa như thế nào?
PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu này được thực hiện trong khoảng thời gian từ 12/2020 đến 05/2021
Về nội dung, nghiên cứu này tập trung phân tích đặc điểm từ vựng và ngữ dụng của NNMH trong TTTMTA.
CẤU TRÚC CỦA ĐỀ TÀI
Nghiên cứu gồm 5 chương sau:
Chương 1: “Giới thiệu” bao gồm cơ sở lý luận, ý nghĩa, mục đích và mục tiêu, câu hỏi nghiên cứu, phạm vi và tổ chức của nghiên cứu
Chương 2: “Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận” trình bày các nghiên cứu trước đây liên quan đến nghiên cứu, bao gồm tổng quan lịch sử về NNMH, định nghĩa NNMH và TTTMTA và cơ sở lý thuyết về NNMH trong TTTMTA
Chương 3: “Tiến trình và phương pháp nghiên cứu” mô tả thiết kế nghiên cứu; phương pháp thu thập dữ liệu, mô tả mẫu và lịch trình thời gian cũng được bao gồm trong chương này
Chương 4: “Kết quả nghiên cứu” nêu kết quả của việc nghiên cứu, tìm ra những tác động từ vựng và ngữ dụng mà NNMH có thể đạt được trong TTTMTA
Chương 5: “Kết luận và đề xuất” kết thúc nghiên cứu, đưa ra một số gợi ý về ứng dụng NNMH trong TTTMTA Chương này cũng chỉ ra những hạn chế của nghiên cứu và đưa ra các khuyến nghị cho các nghiên cứu tiếp theo.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng NNMH (ngôn ngữ mơ hồ) xuất hiện trong các lĩnh vực và bối cảnh xã hội khác nhau, với nhiều hình thức biểu đạt khác nhau Channell (1994), một trong những nhà nghiên cứu tiên phong về NNMH, khẳng định rằng “một lý thuyết hoàn chỉnh về ngôn ngữ phải có tính mơ hồ như một thành phần không thể thiếu” sau khi phân tích dữ liệu tiếng Anh trong các bối cảnh phi thể chế Bà đã cung cấp cái nhìn toàn diện về các đơn vị phân loại và đặc điểm của từng loại NNMH, đồng thời nhấn mạnh rằng sự mơ hồ trong ngôn ngữ không hoàn toàn là “xấu” hay “tốt”, mà điều quan trọng là cách thức sử dụng NNMH một cách thích hợp.
Việc sử dụng ngôn ngữ mơ hồ (NNMH) cần phải được xem xét trong ngữ cảnh phù hợp để đạt hiệu quả cao Wenzhong và cộng sự (2013) chỉ ra rằng người viết quảng cáo thường sử dụng NNMH khi quảng cáo có nguy cơ bị coi là xúc phạm, khi cần tăng sức thuyết phục, hoặc khi thiếu thông tin cụ thể về người tiêu dùng Đối với các bài báo, đặc biệt là tin tức nóng, phóng viên cần linh hoạt và thường xuyên đưa ra quyết định nhanh chóng, đôi khi phải sử dụng NNMH để tránh tuyên bố sai lầm trong những tình huống bất ngờ (Wahyuningsih, 2014) Ngoài ra, trong một số trường hợp, NNMH được sử dụng khi người nói không muốn diễn đạt chính xác ý tưởng hoặc vì lý do cá nhân, đặc biệt trong đàm phán kinh doanh Tùy thuộc vào bối cảnh và yếu tố tâm lý của người tham gia, NNMH giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của lời nói trực tiếp, từ đó thúc đẩy mối quan hệ kinh doanh (Zhao, 2015).
Mặc dù có nhiều bài báo về ứng dụng NNMH nhằm cải thiện kết quả, nhưng tài liệu về TTTMTA lại hạn chế hơn so với các lĩnh vực khác như giới tính, chính trị, văn hóa hay báo cáo tin tức Nhiều nghiên cứu về việc sử dụng NNMH để thành công trong TTTMTA chủ yếu tập trung vào văn hóa Trung Quốc, thiếu một cái nhìn tổng quát hơn.
Nghiên cứu này sẽ phân tích các ứng dụng của NNMH trong TTTMTA, tập trung vào đặc điểm từ vựng và ngữ dụng, dựa trên nghiên cứu của Jucker và các cộng sự.
(2003), Urbanová (1999), Channel (1994) và Thuyết thích ứng của Verschueren (1999) để có cái nhìn sâu sắc hơn về NNMH và cách nó được áp dụng vào các bối cảnh nhất định.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
NNMH là một đơn vị ngôn ngữ bao gồm các từ, cụm từ và câu thể hiện sự không rõ ràng hoặc không chính xác (Alkhatnai, 2017) Theo Zhang (1998), NNMH còn được hiểu là những cụm từ không có nghĩa tường minh Pierce (1902) cho rằng một mệnh đề mơ hồ thường được diễn đạt trong bối cảnh có thể xảy ra, liên quan đến sự không chắc chắn hoặc những điều chưa được dự tính trước của người nói.
Một số cách diễn đạt mơ hồ được sử dụng vì lý do hội thoại cụ thể, thường tạo ra sự không chắc chắn cho ít nhất một số người tham gia Theo Sobrino (2015), người nói sử dụng ngôn ngữ mơ hồ để truyền đạt cảm xúc hoặc suy nghĩ của họ, ngay cả khi không hoàn toàn chắc chắn về ý nghĩa, giúp ngăn chặn sự tê liệt hoặc im lặng Lê (2018) cho rằng sự mơ hồ có thể xuất phát từ sự thiếu chú ý của người nói, nhưng cũng có thể là một chiến lược tu từ có chủ đích trong giao tiếp.
Zhang (2013, tr 88) chỉ ra rằng NNMH có ranh giới ý nghĩa không xác định, cho phép việc giải thích linh hoạt theo nhu cầu chiến lược của giao tiếp Chẳng hạn, trong câu "She is very young", từ "very" kéo dài mức độ tuổi trẻ, trong khi "She is rather young" với từ "rather" lại thu hẹp mức độ đó Tương tự, trong câu "She is about 20 years old", từ "about" có thể kéo dài hoặc thu hẹp ranh giới ý nghĩa của tuổi 20 Do đó, các từ "very", "rather", và "about" là những ví dụ tiêu biểu của NNMH (Channell).
2.2.2 Thư tín thương mại tiếng Anh
Thư tín thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh quốc tế, giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ kinh doanh Việc sử dụng thư từ đúng cách có thể mang lại lợi ích cho công ty, nhưng cũng có thể gây thiệt hại và ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả đàm phán.
Theo Sviatiuk (2015), thư từ kinh doanh hay thư thương mại là thuật ngữ chỉ tất cả các hình thức giao tiếp bằng văn bản trong mối quan hệ kinh doanh, bao gồm cả việc trao đổi với đối tác và giao tiếp nội bộ trong tổ chức.
Thư thông tin (Thư giới thiệu, Thư hỏi thăm, Thư xác nhận, Thư thông báo, Thư xin lỗi),
Thư mời kinh doanh (Thư đề xuất, Thư mời thầu),
Thư yêu cầu (Thư yêu cầu),
Thư Khiếu nại hoặc phàn nàn, Tài liệu quảng cáo và marketing (tài liệu quảng cáo, tờ rơi),
Thư nhân sự (Sơ yếu lý lịch (CV), Thư động viên, Thư ứng tuyển, Thư xin việc, Thư giới thiệu),
Thư Cá nhân và Xã hội (Thư mời, Chúc mừng, Thông báo, Thư chia buồn)
Bà nhấn mạnh rằng để một thư tín kinh doanh thành công, cần có ba yếu tố cơ bản: logic, văn phong và kết luận chặt chẽ Nghiên cứu của Cutlip và cộng sự (1952) về thư tín trong kinh doanh cho thấy rằng một thư từ tốt phải tuân theo nguyên tắc 7C, bao gồm rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, hoàn chỉnh và lịch sự Tuy nhiên, nhiều học giả chỉ chú trọng vào ba yếu tố chính: rõ ràng, súc tích và lịch sự.
2.2.3 Đặc điểm từ vựng của ngôn ngữ mơ hồ
Jucker và cộng sự (2003) đã phân loại đặc điểm từ vựng của ngôn ngữ mơ hồ thành bốn yếu tố chính: đầu tiên là “sự thể hiện của con người và địa điểm”; thứ hai là “chia các sự kiện và trải nghiệm ra để phân loại” với các yếu tố như hạ giọng, định danh danh mục mơ hồ và các cụm từ thay thế; thứ ba là “mô tả số lượng, tần suất và xác suất” với biểu đạt định lượng mơ hồ, trạng từ về tần suất và các cụm từ mơ hồ xấp xỉ; và cuối cùng là “mệnh đề thái độ” về sự vật và vấn đề Channell (1994) bổ sung khái niệm cường độ mơ hồ, được Zhang (2011) kiểm tra lại Các từ và cụm từ mơ hồ này được sử dụng trong giao tiếp để tạo ra kết quả ngôn ngữ phù hợp Nghiên cứu này sẽ tìm hiểu các đặc điểm cụ thể như Cụm từ thay thế, Cụm từ chỉ định lượng, Cụm từ chỉ cường độ, Cụm từ chỉ khả năng, Cụm từ xấp xỉ và Cụm từ chủ quan.
Bảng 1: Đặc điểm từ vựng của NNMH Đặc điểm từ vựng Định nghĩa Ví dụ
“Danh từ thay thế ám chỉ những vật cụ thể” (Channell,
1994, tr 164) thing, things, something, anything, everything, someone, anyone, everyone Cụm từ chỉ định lượng
“Biểu thức ám chỉ các đại lượng không chính xác”
(Ruzaitė 2007, tr 41) all, many, much, more, several, so, too, quite, extremely
Cụm từ chỉ cường độ
“Điều chỉnh giọng điệu của câu từ” (Zhang, 2011, tr.574) really, very, actually, so, too, quite, rather, extremely Cụm từ chỉ khả năng
“Thể hiện khả năng của câu từ” (Prince và cộng sự 1982) can, could, may, might, seem
“Ước tính thay vì đưa ra số lượng, kích thước chính xác”
(Samigoullina, 2020, tr 16) about, round, approximately, over, at least
“Thể hiện thái độ của người nói đối với nội dung biểu đạt”
I think, I believe, I feel, I am sure, I am afraid, I don’t think
2.2.3.1 Cụm từ thay thế (Placeholders)
The term "placeholder" in the context of natural language processing originates from Channell's 1994 study This type of ambiguous item conveys a general meaning while referring to specific entities, which can be categorized into eight types: thing, things, something, anything, everything, someone/somebody, anyone/anybody, and everyone.
“Among other things, the press kit contains articles I’ve written, stories in which I’ve been quoted, biographies of me and our senior staff, and a client list.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 111)
2.2.3.2 Cụm từ chỉ định lượng (Vague quantifiers)
The second type contributing to the in-depth analysis of vague quantifiers in this study is referred to as 'ambiguous quantity expressions' in the literature (Channell 1994; Cutting 2007; Ruzaitė 2007) This category includes terms such as all, many, much, more, several, some, a lot of/lots of, every, both, each, enough, few/a few, little/a little, any, and no, typically structured as vague quantifier + adjective.
“We have many more exciting new programs planned for our membership during 20X5.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 86)
2.2.3.3 Cụm từ chỉ cường độ (Vague intensifiers)
Cụm từ chỉ cường độ mơ hồ như "really", "very", "actually", "so", "too", "quite", "rather" và "extremely" thường được sử dụng để tăng cường sức mạnh của lời nói Những từ này thường đi kèm với một tính từ hoặc động từ, tạo thành cấu trúc: cường độ mơ hồ + tính từ/động từ.
“We really value our relationship with Fortune Toe Spindle Works and know that we can continue to flourish in the future.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 206)
2.2.3.4 Cụm từ chỉ khả năng (Possibility indicators)
Cụm từ chỉ khả năng như "can," "could," "may," "might," và "seem" thường được sử dụng để diễn đạt sự không chắc chắn trong giao tiếp Những từ này kết hợp với cấu trúc chỉ khả năng và động từ hoặc mệnh đề, giúp người nói thể hiện ý kiến hoặc dự đoán một cách linh hoạt Việc sử dụng chúng không chỉ làm phong phú thêm ngôn ngữ mà còn giúp người nghe hiểu rõ hơn về mức độ chắc chắn của thông tin được truyền đạt.
“I am returning these disks since I am concerned the same unraveling problem might occur.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 251)
2.2.3.5 Cụm từ xấp xỉ (Approximators)
Các cụm từ xấp xỉ là những biểu thức mơ hồ giúp người dùng ngôn ngữ đưa ra ước lượng thay vì số liệu, số lượng hay kích thước chính xác.
16) bao gồm about, round, approximately, over và at least, điều này cho phép người nói biểu thị nội dung ít chính xác hơn khi họ không biết rõ về đối tượng hoặc số lượng Loại mơ hồ này thực hiện với các cấu trúc sau: approximators + số lượng + danh từ
“The demand for our product over the past five years has been tremendous.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 187)
2.2.3.6 Cụm từ chủ quan (Subjectivizers)
Chủ quan là cách diễn đạt mà người nói sử dụng để thể hiện quan điểm và ý kiến cá nhân của mình Trong thư từ kinh doanh, những cụm từ phổ biến thể hiện sự chủ quan bao gồm: "Tôi nghĩ," "Tôi tin," "Tôi cảm thấy," "Tôi chắc chắn," "Tôi e rằng," và "Tôi không nghĩ."
“ I am sure you can understand why this procedure is important to us.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 252)
2.2.4 Đặc điểm ngữ dụng của ngôn ngữ mơ hồ
Ngữ dụng là một khía cạnh quan trọng trong ngôn ngữ học, thường bị nhầm lẫn với ngữ nghĩa Trong khi ngữ nghĩa chỉ phản ánh ý nghĩa đen của lời nói, ngữ dụng lại xem xét ngữ cảnh, lý do và hàm ý mà người nói muốn truyền đạt (Birner, 2012).
TIẾN TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp mô tả được áp dụng để phân tích các mẫu, kết hợp cả phương pháp định lượng và định tính nhằm làm nổi bật các đặc điểm từ vựng và ngữ dụng liên quan đến tính mơ hồ trong TTTMTA.
THU THẬP DỮ LIỆU
This article presents a collection of 100 business letter templates in English, sourced from notable publications such as "Ngôn ngữ thư tín thương mại tiếng Anh" by Nguyễn Trọng Đàn (2010), "Over 300 Successful Business Letters for All Occasions" by Alan Bond (1998), and "The AMA Handbook of Business Letters" by Jeffrey Seglin and Edward Coleman (2002), as well as various online resources for analysis.
Tiến trình nghiên cứu được thực hiện theo các bước sau:
• Thu thập và phân loại dữ liệu: tìm kiếm trên internet để thu thập TTTMTA
• Phân tích dữ liệu: chỉ ra tác dụng từ vựng và ngữ dụng của NNMH
• Nghiên cứu và phân tích tài liệu bằng cách phân loại, liệt kê, lựa chọn và hệ thống hóa thông tin
• Đưa ra các đề xuất cho các nghiên cứu tiếp theo.
PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
Dữ liệu thu thập từ 100 mẫu thư tín sẽ được phân tích định tính và định lượng.
KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU
Tháng 11 năm 2020 - tháng 12 năm 2020: Phê duyệt đề xuất nghiên cứu
Tháng 12 năm 2020 - tháng 1 năm 2021: Thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu
Tháng 1 năm 2021 - tháng 2 năm 2021: Thu thập dữ liệu tiếp theo nếu cần
Tháng 3 năm 2021 - tháng 4 năm 2021: Hoàn thiện báo cáo nghiên cứu
Từ cuối tháng 5 năm 2021: Báo cáo nghiên cứu.
ĐỘ TIN CẬY VÀ GIÁ TRỊ CỦA NGHIÊN CỨU
Để đảm bảo chất lượng dữ liệu thu thập, cần xem xét độ tin cậy và tính hợp lệ Dữ liệu phải được đảm bảo đáng tin cậy, nhất quán và chính xác.
Luận án này đảm bảo độ tin cậy cao nhờ vào việc trình bày tất cả dữ liệu kèm theo tài liệu tham khảo cụ thể, bao gồm tên tác giả, năm xuất bản và nhà xuất bản, từ đó xác minh rõ ràng nền tảng tài liệu của nghiên cứu.
Việc thu thập dữ liệu cần dựa trên các nguồn xác thực và nền tảng lý thuyết hợp lệ đã nêu trong Chương 2, đảm bảo rằng quá trình này mang lại giá trị cao trong việc phân tích và xử lý thông tin.
Hơn nữa, phương pháp và tiến trình nghiên cứu luôn được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo độ tin cậy và giá trị của nghiên cứu.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
ĐẶC ĐIỂM TỪ VỰNG CỦA NNMH TRONG TTTMTA
4.1.1 Cụm từ thay thế (Placeholders)
Bảng 3: Thống kê cụm từ thay thế trong TTTMTA
Cụm từ thay thế Mức độ xuất hiện
Tỉ lệ (%) thing 2 2,94% things 10 14,7% something 14 20,59% anything 18 26,47% everything 2 2,94% someone/somebody 12 17,65% anyone/anybody 7 10,29% everyone 3 4,41%
Theo bảng 3, người viết chủ yếu sử dụng các cụm từ được phân loại, ngoại trừ "thing", "everything" và "everyone" Trong số đó, "anything" là cụm từ được sử dụng nhiều nhất, chiếm 26,47% Cụ thể, người viết thường kết hợp "anything" với các cụm từ khác như "anything else", "anything + mệnh đề quan hệ" và "anything + mệnh đề".
“Please call on me should you need anything else from Fritter Potato Chip Company.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 390)
“If there is anything I can do for you and Parthenon, please give me a call.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 167)
Các cụm từ "thing," "everything," và "everyone" thường được sử dụng ít hơn để chỉ các đối tượng không cụ thể, nhóm sự vật hoặc nhóm người.
“Regardless, the mistake is inexcusable and I will do everything I can to make sure it doesn’t happen again.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 152)
4.1.2 Cụm từ chỉ định lượng (Vague quantifiers)
Bảng 4: Thống kê cụm từ chỉ định lượng trong TTTMTA
Cụm từ chỉ định lượng
Tỉ lệ (%) all 58 17,21% many 21 6,23% much 13 3,86% more 15 4,45% several 9 2,67% some 21 6,23% a lot of / lots of 7 2,07% every 16 4,75% both 27 8,01% each 45 13,35% enough 7 2,07% few / a few 9 2,67% little / a little 6 1,78% any 50 14,84% no 33 9,79%
Trong bảng thống kê, các loại từ chỉ định lượng phổ biến nhất là "all", "any" và "each", với tỉ lệ lần lượt là 17,21%, 14,84% và 13,35% Đặc biệt, "all" thường xuất hiện với cấu trúc "all".
+ danh từ, all of + danh từ trong nhiều trường hợp khác nhau
“ All stockholders will receive a report of the meeting in the mail.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 206)
“ All of the stock you have purchased through the employee stock ownership plan will be disbursed to you.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 330)
4.1.3 Cụm từ chỉ cường độ (Vague intensifiers)
Bảng 5: Thông kê cụm từ chỉ cường độ trong TTTMTA
Cụm từ chỉ cường độ Mức độ xuất hiện
Tỉ lệ (%) really 10 5,85% very 84 49,12% actually 3 1,75% so 23 13,34% too 12 7,02% quite 6 3,51% rather 18 10,53% extremely 15 8,77%
Cụm từ "very" là cách diễn đạt cường độ phổ biến nhất, được sử dụng trong 84 trường hợp, chiếm 49,12% tổng số Cấu trúc "very + tính từ + danh từ" thường xuất hiện với các danh từ ở dạng số ít và có thể đếm được Trong khi đó, "very + much" chủ yếu được sử dụng trong các câu chào kết thúc của hầu hết các loại thư.
“We are sure that you will find our prices very competitive and our export service outstanding.”
“Thank you very much for your cooperation.”
4.1.4 Cụm từ chỉ khả năng (Possibility indicators)
Bảng 6: Thống kê cụm từ chỉ khả năng trong TTTMTA
Cụm từ chỉ khả năng Mức độ xuất hiện
Theo thống kê, cụm từ "can" chiếm hơn một nửa trong số 85 trường hợp, đạt 62,35%, trong khi "may" được sử dụng trong bối cảnh chính thức để chỉ xác suất của các hành động với 22 trường hợp, chiếm 25,88% So với "could", "can" thể hiện mức độ chắc chắn cao hơn Các ví dụ dưới đây sẽ minh họa rõ nét điều này.
“I am sure that this matter can be corrected.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 209)
Thank you for considering our office supplies store; however, we are concerned that your current debt situation may hinder your ability to manage additional monthly payments, potentially leading to financial difficulties.
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 215)
4.1.5 Cụm từ xấp xỉ (Approximators)
Bảng 7: Thống kê cụm từ chỉ xấp xỉ trong TTTMTA
Cụm từ xấp xỉ Mức độ xuất hiện
Tỉ lệ (%) about 3 10,71% round 1 3,57% approximately 5 17,86% over 12 42,86% at least 7 25%
Theo các số liệu thống kê, cụm từ xấp xỉ xuất hiện không nhiều trong thư tín kinh doanh, nhưng đóng góp của chúng cho các phạm trù mơ hồ là đáng kể Cụ thể, "very" chiếm 42,86% với 12 trường hợp, "at least" 25% với 7 trường hợp, "approximately" 17,86% với 5 trường hợp, "about" 10,71% với 3 trường hợp, và "round" chỉ 3,57% với 1 trường hợp Đặc biệt, "about" thường được sử dụng như một giới từ chỉ hướng tiếp cận đến một chủ thể hoặc vật thể, như trong ví dụ dưới đây.
“All future correspondence about service and sales should be directed to Larry R.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 319)
Tuy nhiên, trong hệ thống cụm từ xấp xỉ, người nói sử dụng about như một trạng từ khi nói về thời gian, chỉ số và số lượng
“The luncheon should last about one hour after which you will address the attendees.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 354)
4.1.6 Cụm từ chủ quan (Subjectivizers)
Bảng 8: Thống kê cụm từ chủ quan trong TTTMTA
Cụm từ chủ quan Mức độ xuất hiện
Trong giao tiếp thương mại bằng tiếng Anh, các cụm từ chủ quan ít được sử dụng, trong đó "I think" và "I believe" là hai cụm từ phổ biến nhất để diễn đạt quan điểm cá nhân Theo Bảng 8, "I think" chiếm tỷ lệ cao nhất với 60,87% Dữ liệu cho thấy sự xuất hiện đa dạng của "I think", như "I think I", "I think you", và "I think that", giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi ngôn ngữ của cụm từ này trong các ngữ cảnh khác nhau.
“ I think you’ll agree that our expanded offerings will add to your satisfaction.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 84)
“ I think our 91% passing rate on the PHSGT can be attributed to your endeavors with these two populations.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 336) Trong khi đó, I’m afraid thường biểu thị nội dung tương phản với tình huống trước đó
“We certainly appreciate your interest in Maxine Sportawear Nevertheless, I am afraid I cannot supply you with the information you request.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 43)
Bảng 9: Thống kê các đặc điểm từ vựng trong TTTMTA Đặc điểm từ vựng Mức độ xuất hiện
Cụm từ chỉ định lượng
Cụm từ chỉ cường độ
Cụm từ chỉ khả năng
Theo Bảng 9, loại ngữ nghĩa mở rộng (NNMH) nổi bật nhất là cụm từ chỉ định lượng, xuất hiện tổng cộng 337 lần, chiếm 47,07% Cụm từ chỉ cường độ đứng thứ hai với 171 trường hợp, tiếp theo là cụm từ chỉ khả năng với 85 trường hợp, cụm từ thay thế với 68 trường hợp, cụm từ xấp xỉ với 31 trường hợp, và cuối cùng là cụm từ chủ quan với 23 trường hợp.
Người viết thường sử dụng các cụm từ chỉ định lượng và cường độ trong thư từ để giảm tính chắc chắn và điều chỉnh mức độ nhấn mạnh của nội dung Ngược lại, cụm từ chủ quan ít được sử dụng vì có thể không phù hợp với phong cách ngôn ngữ trong các thư từ kinh doanh trang trọng.
ĐẶC ĐIỂM NGỮ DỤNG CỦA NNMH TRONG TTTMTA
4.2.1 Dựa trên lý thuyết ngôn ngữ mơ hồ
4.2.1.1 Chức năng hạ giọng (Downtoning)
Ruzaitė (2007, tr 94) cho rằng “Các cụm từ chỉ định lượng (a) little, a bit and a little bit giảm nhẹ ảnh hưởng của động từ và hạ cường độ tính từ”
“I just wanted to let you know that the changes I am requesting in your new contract with
Doris Corporation's processes are more complex than anticipated, resulting in a longer timeline for document delivery for your signature I am currently finalizing negotiations with Zoe North, so the wait shouldn't extend much further.
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 176)
Bức thư trên thông báo cho khách hàng về tình trạng dự án, minh họa cho quan điểm của Ruzaitė (2007) Tác giả đã khéo léo sử dụng downtoner "a bit" trước tính từ để làm giảm mức độ khẳng định trong thông điệp.
Kỹ thuật "longer" được sử dụng để giảm sắc thái của tính từ, giúp thông điệp trở nên nhẹ nhàng hơn và dễ dàng được khách hàng chấp nhận Bên cạnh đó, việc giữ lại thông tin cũng được áp dụng khi người viết đề cập đến những thông tin mà họ không hoàn toàn chắc chắn (Channell, 1983).
“I look forward to meeting you on Monday, to further discuss the North Widget Project, which Legyern Associates will be designing I will plan to see you around noon.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 355)
Trong trường hợp này, người viết không xác định thời gian cụ thể để gặp khách hàng, mà thay vào đó sử dụng những thuật ngữ mơ hồ như "round" để tránh cung cấp thông tin chính xác tuyệt đối, nhằm tránh bị chỉ trích về việc đưa ra thời gian sai lệch.
Urbanová (1999) chỉ ra rằng khi bị chỉ trích nhẹ, mọi người có xu hướng giữ lại thông tin, dẫn đến việc làm giảm tính nghiêm trọng của câu nói Ví dụ dưới đây minh họa cách khiển trách một nhân viên về hành vi không phù hợp.
At The Dogwood Firm, we want to emphasize that certain behaviors are unacceptable, and having the ability to perform an action within our systems does not justify it.
Người viết không chỉ giảm nhẹ chỉ trích đối với nhân viên mà còn sử dụng ngôn từ mập mờ để truyền đạt thông tin Trong tình huống này, việc cung cấp thông tin chính xác không phải là điều cần thiết, vì người nhận có thể hiểu được ý nghĩa từ những từ ngữ không rõ ràng, như cụm từ "kind of".
4.2.1.2 Chức năng tự bảo vệ (Self-protection)
Dưới đây là các ví dụ cho thấy cách mà chức năng tự bảo vệ hoạt động trong thư từ kinh doanh
“The cost to ship 15 sheets would be approximately $207.50 less 50%, or $103.75.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 172)
Trong câu trên, tác giả không đưa ra một con số chính xác mà thay vào đó sử dụng từ "approximately" để diễn đạt một cách mơ hồ Điều này cho thấy anh ấy không nắm rõ chi phí vận chuyển cụ thể, và việc sử dụng một con số không tròn trịa giúp anh ấy tự bảo vệ mình, đồng thời tránh việc cung cấp thông tin không chính xác.
Theo Aijmer (2002), chiến lược tự bảo vệ không chỉ phản ánh việc người viết cung cấp thông tin không rõ ràng mà còn cho thấy sự thiếu cam kết của họ đối với nội dung Ví dụ dưới đây cho thấy người viết không hoàn toàn tin tưởng vào những gì mình trình bày Cụm từ "I am afraid" thể hiện rõ ràng sự thiếu cam kết, giúp người viết tránh rủi ro khi bày tỏ ý tưởng.
Due to a disappointing performance in the fourth quarter of the last fiscal year, we have been compelled to implement personnel layoffs and undertake financial restructuring, which has unfortunately led to a reduction in our charitable donations this year.
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 452)
4.2.1.3 Chức năng đảm bảo tính lịch sự (Politeness)
At EdCom Enterprises, we believe that underprivileged children would benefit more from educational opportunities than from receiving free toys, such as Barbie dolls or PlayStations, despite your company’s philosophy that toys are essential for their well-being.
As a publisher of educational materials for children aged 2–12, we are focusing our charitable giving this year on organizations that align with our mission to educate low-income and minority children in the Midwest.
Since our goals differ and we do not anticipate future giving to your organization, we would appreciate it if you would remove us from your mailing list.”
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 454)
Bài viết thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của người viết qua việc sử dụng các cụm từ như "we understand," "perhaps," và "would." Người viết khéo léo chỉ ra sự mâu thuẫn giữa hai triết lý kinh doanh mà không hạ thấp đối thủ, đồng thời giải thích rõ ràng về mục tiêu và hướng phát triển của tổ chức Cô tin rằng việc hợp tác trong tương lai sẽ gặp khó khăn và sử dụng "would" để thể hiện sự cảm kích, đồng thời đưa ra yêu cầu ngừng hợp tác một cách tôn trọng Điều này phù hợp với nghiên cứu của AlAfnan (2014), cho thấy người nói thường dùng "would/could" như một cách giảm nhẹ để thể hiện sự lịch sự, mặc dù theo cách gián tiếp.
4.2.2 Dựa trên Thuyết thích ứng của Verschueren
4.2.2.1 Thế giới vật chất (Physical world)
4.2.2.1.1 Thích ứng với thời gian
We're excited to present an exclusive offer for our loyal customers: a 20% discount on souvenir programs for orders of 2,000 or more Our team will collaborate with you to create custom designs, and we promise to deliver the printed programs to you within seven working days after finalizing the design.
(Seglin và cộng sự, 2002, tr 84)
Sự cam kết và chắc chắn là yêu cầu thiết yếu trong giao dịch thương mại, nhưng đôi khi các bên cần sử dụng ngôn ngữ mơ hồ để giảm thiểu rủi ro và trách nhiệm pháp lý Ví dụ, trạng từ "within" được dùng để tạo sự mơ hồ về thời gian trong bối cảnh giao hàng, cho phép người viết bảo vệ mình trước những tình huống không thể kiểm soát như thời tiết xấu.
4.2.2.1.2 Thích ứng với không gian
We have your letter of July 15, 20X4, requesting permission to reprint from pages 345 to
365 of America’s Entrepreneurs by Alice Gompers
