Nguyên lý, mô hình ứng dụng và công nghệ phát triển các hệ ứng dụng phân tán hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỘ TỊCH

Giới thiệu hệ thống phần mềm Quản lý Hộ tịch

Công tác quản lý hộ tịch là một phần quan trọng trong việc quản lý công dân của Nhà nước, bao gồm việc đăng ký và xác nhận các sự kiện liên quan đến hộ tịch.

 Nhận bố mẹ nuôi, nhận con nuôi

 Thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh những vấn đề về hộ tịch

Các sự kiện nghiệp vụ trên hiện tại đều được ghi chép, sao lưu giấy tờ sổ sách bằng tay nên rất tốn thời gian

Hệ thống phần mềm Quản lý hộ tịch là một ứng dụng được phát triển dựa trên nhu cầu thực tiễn của công tác quản lý hộ tịch tại cấp xã/phường Phần mềm này được hình thành từ quá trình khảo sát, phân tích yêu cầu và thiết kế các chức năng phù hợp để đáp ứng hiệu quả công việc quản lý hộ tịch.

Hệ thống phần mềm Quản lý hộ tịch hỗ trợ cán bộ Hành chính Tư pháp tại các xã/phường trong việc nhập và lưu trữ hệ thống thông tin về quản lý hộ tịch hiện tại.

Hệ thống phần mềm Quản lý Hộ tịch bao gồm các phần quản lý nghiệp vụ tương ứng với các công tác quản lý thực tế như sau:

Quản lý hồ sơ khai sinh bao gồm việc in giấy khai sinh bản chính và bản sao theo mẫu của Bộ Tư pháp Đồng thời, cần lưu trữ số lần sao để phục vụ cho việc báo cáo trích lục trong tương lai.

 Quản lý hồ sơ đăng ký kết hôn có in giấy đang ký kết hôn theo mẫu của

Bộ Tư pháp cung cấp dịch vụ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giúp việc kiểm tra tình trạng hôn nhân của một cá nhân trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.

 Quản lý hồ sơ nhận nuôi con nuôi cấp giấy quyết định công nhận nuôi con nuôi

 Quản lý hồ sơ nhận cha mẹ, con cái cấp giấy quyết định nhận cha mẹ, con cái

 Quản lý hồ sơ khai tử, cấp giấy chứng tử; quản lý hồ sơ công nhận giám hộ, chấm dứt giám hộ

 Quản lý thông tin cải chính hộ tịch

Mỗi chức năng nghiệp vụ được thiết kế với giao diện nhập liệu hoặc giao diện tra cứu, báo cáo thống kê riêng biệt Thông tin nghiệp vụ liên quan đến quản lý hộ tịch sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông qua các giao diện nhập liệu này.

Do hạ tầng công nghệ thông tin tại một số cấp xã, phường còn yếu, hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch hiện nay được xây dựng và cài đặt trực tiếp tại các đơn vị này Các đơn vị cấp xã, phường có khả năng cập nhật thông tin quản lý hộ tịch vào cơ sở dữ liệu riêng biệt, sau đó sẽ thực hiện đồng bộ định kỳ với cơ sở dữ liệu cấp trên thông qua nhiều phương thức, bao gồm kết nối Internet hoặc gửi file cơ sở dữ liệu lên cấp trên để đồng bộ hóa.

Cơ sở dữ liệu của các đơn vị hành chính được quản lý theo hình thức phân tán tại cấp tỉnh và tập trung tại cấp quận/huyện Mỗi đơn vị cấp xã/phường chỉ có quyền cập nhật thông tin của chính mình, nhưng vẫn có khả năng tra cứu thông tin của các đơn vị khác.

Trong tương lai, khi nền tảng công nghệ thông tin trong nhà nước được củng cố và hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh, hệ thống sẽ được nâng cấp để xử lý cơ sở dữ liệu tập trung cho tất cả các cấp.

Hệ thống phần mềm Quản lý Hộ tịch giúp giải quyết những khó khăn trong việc ghi chép và sao lưu giấy tờ sổ sách bằng tay Nhờ vào việc sử dụng phần mềm này, tình trạng quá tải khi đăng ký hộ tịch đã được cải thiện đáng kể, người dân chỉ cần chờ đợi trong vài phút.

Với các phần quản lý nghiệp vụ có trong hệ thống phần mềm Quản lý Hộ tịch, cán bộ Hành chính Tư pháp sẽ dễ dàng trong việc:

Cập nhật và theo dõi thông tin hộ tịch hàng ngày là cần thiết để quản lý hồ sơ hiệu quả Việc lưu trữ, in ấn, kiểm tra và tra cứu thông tin giúp đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong báo cáo số liệu.

Hệ thống cung cấp đầy đủ chức năng và thông tin về hộ tịch, giúp quản lý và thụ lý hồ sơ hộ tịch một cách hiệu quả Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm hồ sơ và trích lục số bộ, mang lại sự thuận lợi và nhanh chóng trong quá trình xử lý.

 Quản lý hiệu quả các mặt hoạt động của nghiệp vụ quản lý hộ tịch

Nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ quản lý hộ tịch sẽ mang lại nhiều lợi ích tiện dụng, nhanh chóng và hiệu quả trong việc tra cứu, điều hành và quản lý.

Việc thống kê và báo cáo tình hình trích lục, đăng ký, in số bộ hộ tịch trở nên đơn giản hơn Người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa và bổ sung các báo cáo theo nhu cầu công việc, định nghĩa các thông số mặc định và thiết lập công thức cho báo cáo.

Hệ thống phần mềm Quản lý hộ tịch đảm bảo sự đồng bộ về dữ liệu giữa các cấp:

Bộ Tư pháp – Sở Tư pháp – Quận/Huyện – Phường/Xã

Hệ thống được thiết kế với khả năng mở rộng cao, cho phép người dùng linh hoạt trong việc sử dụng Đồng thời, hệ thống cũng đảm bảo an toàn thông tin thông qua việc phân quyền chi tiết cho từng đối tượng sử dụng theo chức năng và phòng ban Phần mềm Quản lý Hộ tịch đóng vai trò quan trọng trong việc tiến tới nền tảng Chính phủ điện tử.

Hiện trạng thực tế của bài toán Quản lý Hộ tịch

Hiện nay, công tác quản lý Hộ tịch giữa các Xã/phường chưa được liên thông, dẫn đến việc thông tin chỉ được lưu trữ tại từng địa phương Việc trao đổi thông tin giữa các xã phường chủ yếu vẫn thực hiện thủ công và thông qua giấy tờ chuyển phát.

Công tác quản lý Hộ tịch hiện nay chủ yếu dựa vào hồ sơ và giấy tờ, với chỉ một số ít xã phường trên cả nước áp dụng phần mềm máy tính Tỷ lệ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Hộ tịch còn rất thấp, và các phần mềm hỗ trợ này chưa được đồng bộ hóa, gây khó khăn trong công tác quản lý.

Cơ sở hạ tầng tại các xã phường hiện chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu, với việc không phải tất cả các xã phường đều có thiết bị máy tính và kết nối Internet đầy đủ.

Khảo sát yêu cầu nghiệp vụ của công tác quản lý hộ tịch

1.3.1 Các khái niệm cơ bản

 Admin: người quản trị hệ thống

 Phạm vi: Quản lý toàn bộ hệ thống bao gồm các module ứng dụng và cơ sở dữ liệu

Chức năng của hệ thống bao gồm quản lý các module ứng dụng, theo dõi thông tin người dùng truy cập, phân quyền trong từng module, và cập nhật thông tin danh mục tĩnh Hệ thống cũng đảm nhận trách nhiệm đồng bộ hóa dữ liệu và truyền tải dữ liệu giữa các cấp độ khác nhau.

 User: cán bộ nghiệp vụ quản lý hộ tịch nói chung

 Phạm vi: thao tác trong các module được cấp quyền truy cập

Chức năng của hệ thống bao gồm quản lý thông tin về hộ tịch, cho phép cập nhật (thêm mới, sửa đổi, xóa) dữ liệu liên quan đến hộ tịch, cũng như tra cứu và xuất báo cáo thông tin về hộ tịch một cách hiệu quả.

 Lãnh đạo: Lãnh đạo các đơn vị

Phạm vi cho phép thao tác với tất cả các module trong hệ thống, bao gồm cả module Log, nhằm theo dõi thông tin truy cập của người dùng.

 Chức năng: Quản lý các thông tin user truy cập hệ thống, tra cứu, kết xuất báo cáo đặc thù riêng theo quyền hạn của mình

 Địa điểm: Ủy ban nhân dân Tỉnh DacLak và Ủy ban nhân dân các cấp xã phường trực thuộc thành phố Buôn Mê Thuộc

 Các nghiệp vụ chính về hộ tịch

 Trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn, con nuôi

 Cấp mới giấy khai sinh, bản sao khai sinh

 Xác minh tình trạng hôn nhân

 Chứng tử, cho phép mai táng

 Công nhận cha, mẹ, con

 Công nhận giám hộ, chấm dứt giám hộ

 Báo cáo thống kê tình hình trích lục, chứng nhận, cải chính, cấp mới

 Các thông tin phát sinh hằng ngày

 Từ các sổ bộ hiện đang quản lý

 Số lượng hồ sơ đang quản lý

Hiện nay, các Ủy ban nhân dân cấp Quận và Phường đang quản lý một số lượng lớn hồ sơ hộ tịch, chủ yếu thông qua việc ghi chép sổ sách.

Chương 1 đã tổng quan về hệ thống Quản lý Hộ tịch, bao gồm giới thiệu nghiệp vụ và quy trình tại các cấp hành chính xã, phường Bài viết nêu rõ những lợi thế của hệ thống Quản lý Hộ tịch so với phương pháp hiện tại, đồng thời trình bày khái niệm, đặc điểm và mô hình của hệ thống này Ngoài ra, khảo sát về nghiệp vụ quản lý Hộ tịch hiện tại tại các cấp xã, phường cũng được thực hiện, cùng với việc chỉ ra những khó khăn mà công tác quản lý Hộ tịch đang gặp phải.

Dựa trên quy trình nghiệp vụ đã nêu, các yêu cầu ban đầu đối với Quản lý Hộ tịch đã được xác định, và những yêu cầu cụ thể cùng chi tiết sẽ được trình bày rõ ràng trong phần Phân tích hệ thống.

 Về chức năng: đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ của công tác Quản lý Hộ tịch

 Về dữ liệu: dữ liệu phải đảm bảo tính đúng đắn và xác thực của thông tin

 Về bảo mật: hệ thống phải có cơ chế kiểm soát quyền để bảo mật thông tin, không được truy cập hay sửa dữ liệu khi không được phép

 Về giao diện: giao diện thân thiện, tiện lợi

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỘ TỊCH

Yêu cầu về kiến trúc

Kiến trúc tổng thể hệ thống

Hình 2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể hệ thống

Hệ thống phần mềm sẽ được triển khai tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện và Sở Tư pháp tỉnh, giúp cập nhật tất cả thông tin phát sinh và thay đổi tại các cấp này vào cơ sở dữ liệu Nhờ đó, các bộ phận khác và người có nhu cầu có thể dễ dàng khai thác thông tin.

Dữ liệu từ Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ được đồng bộ hóa lên cơ sở dữ liệu của Ủy ban nhân dân cấp huyện, và sau đó tiếp tục được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu của Sở.

Mô hình cơ sở dữ liệu của Tư pháp tỉnh hỗ trợ cán bộ hộ tịch và lãnh đạo các cấp trong việc tra cứu, thống kê và nắm bắt tình hình, từ đó giúp điều hành và giải quyết công việc một cách hiệu quả và thống nhất.

- Hệ thống phải đáp ứng được tính mở, có thể đồng bộ dữ liệu giữa các tỉnh với nhau

Yêu cầu về chức năng

Hệ thống bao gồm các công năng phục vụ sau:

 Quản lý, lưu trữ và khai thác số liệu phục vụ nghiệp vụ hàng ngày của phòng Tư pháp Ủy ban nhân dân Quận/Huyện – Xã/ Phường

Tư pháp của Ủy ban nhân dân Quận, Huyện và Thị xã có trách nhiệm theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu hộ tịch từ các Ủy ban nhân dân Phường và Xã.

Hệ thống phải trợ giúp các cán bộ Hành chính Tư pháp nhập và lưu trữ một cách hệ thống thông tin về Hộ tịch đang quản lý

Hệ thống cần có khả năng mở rộng cao, cho phép người dùng dễ dàng chỉnh sửa và bổ sung báo cáo theo nhu cầu công việc, định nghĩa các thông số mặc định và thiết lập công thức cho báo cáo Đồng thời, hệ thống cũng phải đảm bảo an toàn thông tin thông qua việc phân quyền chi tiết cho từng đối tượng sử dụng, bao gồm cả chức năng và phòng ban.

Danh sách chi tiết các chức năng cần xây dựng

Hình 2.3 Danh sách chi tiết các chức năng cần xây dựng

2.3.1 Đăng ký khai sinh, trích lục khai sinh

Hình 2.3.1 Sơ đồ thực hiện đăng ký khai sinh, trích lục khai sinh

Bộ phận quản lý hộ tịch tại xã hoặc huyện có trách nhiệm cấp giấy khai sinh bản chính và bản sao theo yêu cầu của công dân Các giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục này bao gồm đơn xin cấp giấy khai sinh và các tài liệu liên quan khác.

 Đơn xin cấp bản sao khai sinh

 Giấy khai sinh (bản sao)

 Văn bản xác nhận của hai người làm chứng (nếu trẻ sinh ra ngoài cơ sở y tế)

 Văn bản xác nhận của người chỉ huy, người điều khiển các phương tiện giao thông (nếu trẻ sinh trên các phương tiện giao thông)

Quy trình xử lý nghiệp vụ hiện tại

Đăng ký khai sinh là quy trình mà cán bộ quản lý hộ tịch sẽ thực hiện việc đánh máy các bản sao và ghi chép vào sổ đăng ký khai sinh, đồng thời đính kèm các giấy tờ liên quan để hoàn thiện hồ sơ.

Để cấp bản sao khai sinh, cán bộ hộ tịch sẽ dựa vào đơn xin cấp bản sao, bao gồm thông tin như số đăng ký khai sinh, họ tên, ngày tháng năm sinh và năm làm khai sinh Sau khi tìm kiếm trong sổ bộ đăng ký khai sinh, nếu thông tin được xác nhận, cán bộ sẽ cấp bản sao và ghi chú vào sổ bộ theo dõi.

2.3.2 Đăng ký kết hôn, trích lục kết hôn

Hình 2.3.2 Sơ đồ thực hiện đăng ký kết hôn, trích lục kết hôn

Bộ phận quản lý hộ tịch tại xã/huyện chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn, cấp bản sao Giấy chứng nhận kết hôn và Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo yêu cầu của người dân Các giấy tờ cần thiết liên quan đến quy trình này bao gồm các tài liệu cần thiết để hoàn tất thủ tục.

 Tờ khai đăng ký kết hôn

 Đơn xin nộp hồ sơ vắng mặt (khi nam hoặc nữ vắng mặt khi đi đăng ký kết hôn)

 Giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế (nếu có cơ sở xác định rõ ràng nam hoặc nữ bị mắc bệnh tâm thần, hoa liễu …)

 Bản sao bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc cho ly hôn (nếu nam hoặc nữ đã ly hôn)

 Bản sao Giấy chứng tử (nếu nam hoặc nữ đã có vợ hoặc chồng nhưng đã chết)

 Xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn

 Thông báo niêm yết việc xin đăng ký kết hôn

 Giấy chứng nhận kết hôn

 Giấy chứng nhận kết hôn (bản sao)

 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Đăng ký kết hôn là quy trình mà cán bộ hộ tịch sẽ đánh máy các bản sao và ghi tay vào sổ đăng ký kết hôn, đồng thời tiếp nhận các giấy tờ cần thiết từ các bên liên quan.

Cán bộ hộ tịch sẽ cấp bản sao Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân dựa trên Số đăng ký kết hôn, số Sổ đăng ký kết hôn, hoặc ngày đăng ký trong đơn xin Sau khi kiểm tra sổ bộ đăng ký kết hôn, nếu thông tin được xác nhận, cán bộ sẽ cấp bản sao và ghi vào sổ bộ theo dõi thống kê.

2.3.3 Xác nhận tình trạng hôn nhân

Hình 2.3.3 Sơ đồ thực hiện xác nhận tình trạng hôn nhân

Bộ phận quản lý hộ tịch tại Xã/Huyện có nhiệm vụ xác nhận tình trạng hôn nhân và cấp giấy xác nhận theo yêu cầu của công dân Các giấy tờ liên quan cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục này bao gồm những tài liệu cần thiết.

 Đơn xin xác nhận tình trạng hôn nhân

 Chứng minh thư nhân dân

 Giấy xác nhận của cảnh sát khu vực

Cán bộ hộ tịch sẽ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người dân dựa trên Sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân và giấy xác nhận của công an khu vực nơi đăng ký thường trú Nếu tất cả giấy tờ hợp lệ, thông tin sẽ được ghi vào sổ nhật ký.

2.3.4 Đăng ký nhận nuôi con, trích lục con nuôi

Hình 2.3.4 Sơ đồ thực hiện đăng ký nhận con nuôi, trích lục con nuôi

Cán bộ quản lý hộ tịch tại Xã hoặc Huyện thực hiện thủ tục đăng ký nhận nuôi con nuôi và cấp bản sao quyết định công nhận việc nuôi con nuôi Các giấy tờ cần thiết liên quan bao gồm những tài liệu cần thiết cho quy trình này.

 Đơn xin nhận trẻ em làm con nuôi

 Giấy thỏa thuận về việc cho trẻ làm con nuôi

 Biên bản giao nhận con nuôi

 Giấy quyết định công nhận nuôi con nuôi

 Giấy quyết định công nhận nuôi con nuôi (bản sao)

Công nhận nuôi con nuôi là quy trình mà cán bộ quản lý hộ tịch thực hiện việc đánh máy các bản sao và ghi chép vào sổ đăng ký nhận nuôi con nuôi Đồng thời, các giấy tờ liên quan cũng được đính kèm vào sổ đăng ký để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của quá trình nuôi dưỡng.

Cán bộ quản lý hộ tịch sẽ cấp bản sao Giấy quyết định công nhận nuôi con nuôi dựa trên Số giấy quyết định, quyển số, hoặc ngày đăng ký trong đơn xin trích lục Họ sẽ tìm kiếm thông tin trong sổ Đăng ký nhận nuôi con nuôi để xác nhận và cấp bản sao nếu có.

2.3.5 Đăng ký việc nhận (cha, mẹ, con), trích lục công nhận (cha, mẹ, con)

Hình 2.3.5 Sơ đồ thực hiện đăng ký việc nhận (cha, mẹ, con)

Các giấy tờ liên quan đến việc nhận cha, mẹ, con:

 Giấy quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con

Cán bộ quản lý hộ tịch thực hiện việc công nhận cha, mẹ, con bằng cách đánh máy các bản sao và ghi chép vào sổ công nhận cha/mẹ/con, đồng thời đính kèm các giấy tờ liên quan vào sổ đăng ký.

Để cấp bản sao Giấy quyết định công nhận cha, mẹ, con, cán bộ quản lý hộ tịch cần căn cứ vào Số giấy quyết định, quyển số hoặc ngày đăng ký trong đơn xin trích lục Sau đó, họ sẽ tìm kiếm thông tin trong sổ Đăng ký cha/mẹ/con Nếu thông tin có trong sổ, cán bộ sẽ tiến hành cấp bản sao cho người yêu cầu.

2.3.6 Đăng ký nhận giám hộ, chấm dứt nhận dám hộ, trích lục

Hình 2.3.6 Sơ đồ thực hiện đăng ký nhận giám hộ, chấm dứt giám hộ ,trích lục

Các giấy tờ liên quan đến việc công nhận giám hộ, chấm dứt giám hộ:

 Đơn yêu cầu đăng ký việc cử giám hộ đương nhiên

 Giấy cử người giám hộ

 Giấy chấp thuận việc làm giám hộ

 Giấy quyết định công nhận giám hộ

 Giấy quyết định công nhận chấm dứt giám hộ

Công nhận và chấm dứt giám hộ là quy trình quan trọng, trong đó cán bộ quản lý hộ tịch sẽ đánh máy các bản sao và ghi chép vào sổ công nhận giám hộ Đồng thời, các giấy tờ liên quan cũng sẽ được đính kèm vào sổ đăng ký để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của thông tin.

Cán bộ quản lý hộ tịch sẽ cấp bản sao Giấy quyết định công nhận giám hộ dựa trên Số giấy quyết định, quyển số, hoặc ngày đăng ký trong đơn xin trích lục Họ sẽ tìm kiếm thông tin trong sổ Đăng ký giám hộ và nếu có hồ sơ, sẽ tiến hành cấp bản sao cho người yêu cầu.

2.3.7 Đăng ký khai tử, cho phép mai táng, trích lục khai tử

Hình 2.3.7 Sơ đồ thực hiện đăng ký khai tử, cho phép mai táng, trích lục khai tử

Đề xuất quy trình nghiệp vụ tương lai

Sau khi nghiên cứu các quy trình xử lý nghiệp vụ tại Xã/phường, tôi nhận thấy có sự trùng lặp trong một số chức năng và việc quản lý hiện tại chủ yếu dựa vào tay và giấy tờ, gây tốn thời gian Do đó, tôi đề xuất xây dựng một hệ thống với sơ đồ quy trình nghiệp vụ chung nhằm giảm thiểu thời gian quản lý và cải thiện hiệu quả cho các chức năng nghiệp vụ hiện tại.

2.4.1 Quy trình đăng ký chung

Hình 2.4.1 Sơ đồ quy trình đăng ký chung

Mô tả các bước trong quy trình

Công dân cần nộp đơn xin đăng ký tại bộ phận quản lý hộ tịch của Xã hoặc Phường, và các giấy tờ liên quan sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại đăng ký.

Bước 2: Cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận đơn

Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ sẽ kiểm tra đơn đăng ký Nếu đơn đăng ký đầy đủ và đúng theo quy định pháp luật, đồng thời nằm trong phạm vi của Xã/Phường, sẽ được chuyển sang bước 5 Ngược lại, nếu có sai sót, đơn sẽ được chuyển sang bước 4.

Bước 4: Cán bộ nghiệp vụ trả lại hồ sơ chưa đúng, đủ để công dân hoàn thiện hồ sơ Sau khi hoàn thiện hồ sơ lại quay về bước 1

Bước 5: Cán bộ nghiệp vụ tiến hành cập nhập đơn đăng ký vào cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý hộ tịch

Sau khi dữ liệu được cập nhật vào cơ sở dữ liệu, cán bộ nghiệp vụ sẽ in giấy xác nhận và chuyển lại cho người dân.

2.4.2 Quy trình cấp trích lục chung

Hình 2.4.2 Sơ đồ quy trình cấp trích lục chung

Mô tả các bước trong quy trình

Bước 1: Công dân nộp hồ sơ xin trích lục về một vấn đề nào đó

Bước 2: Cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ

Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và các giấy tờ liên quan Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được chuyển sang bước 5; nếu không, hồ sơ sẽ được chuyển sang bước 4 để xử lý.

Bước 4: Cán bộ nghiệp vụ trả lại hồ sơ cho công dân để hoàn thiện hồ sơ Sau khi hoàn thiện hồ sơ sẽ chuyển lại bước 1

Cán bộ nghiệp vụ sẽ tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu theo yêu cầu của hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ và có thông tin, quá trình sẽ tiếp tục đến bước 7; ngược lại, nếu không có thông tin, sẽ chuyển sang bước 6.

Bước 6: Thông báo lại cho công dân là không có thông tin

Bước 7: Cán bộ nghiệp vụ tiến hành thu phí và In giấy trích lục trả lại cho công dân

Hình 2.4.3 Sơ đồ quy trình báo cáo thống kê

Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo thống kê cho cán bộ nghiệp vụ, người tiếp nhận và xử lý thông tin này Cán bộ nghiệp vụ cũng có thể chủ động lấy số liệu để thống kê hoặc lập báo cáo định kỳ Họ cập nhật các yêu cầu vào hệ thống cơ sở dữ liệu, từ đó hệ thống trả kết quả dựa trên thông tin đã nhập Cuối cùng, cán bộ nghiệp vụ in báo cáo để trình lãnh đạo.

Chương 2 đã tiến hành phân tích hệ thống về chức năng, yêu cầu về kiến trúc và chức năng cần có của hệ thống, mô tả quy trình chức năng hiện tại của công tác quản lý Hộ tịch Liệt kê danh sách các chức năng hiện tại của công tác nhằm đảm bảo hệ thống xây dựng phải đáp ứng có đầy đủ những chức năng đó

Chương 2 đã phân tích quy trình nghiệp vụ hiện tại và đề xuất quy trình nghiệp vụ cho các chức năng tương lai nhằm xây dựng hệ thống phần mềm hiệu quả.

Phân tích hệ thống dựa trên kết quả khảo sát yêu cầu chức năng giúp cải thiện việc xây dựng phần mềm, từ đó nâng cao khả năng cập nhật và theo dõi thông tin hàng ngày cũng như quản lý hồ sơ hộ tịch Hệ thống này hỗ trợ lưu trữ, in ấn, kiểm tra và tìm kiếm thông tin một cách tiện lợi, đồng thời đảm bảo việc theo dõi và báo cáo số liệu chính xác và nhanh chóng.

Hệ thống chương trình nhằm thực hiện các mục tiêu cụ thể:

Phần mềm được phát triển nhằm nâng cao hiệu quả trong việc cập nhật và theo dõi thông tin về hồ sơ hộ tịch hàng ngày Nó hỗ trợ lưu trữ, in ấn, kiểm tra và tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và báo cáo số liệu chính xác.

Hệ thống cung cấp đầy đủ chức năng và thông tin về hộ tịch, giúp quản lý và thụ lý hồ sơ hộ tịch trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

 Giúp Tư pháp UBND Quận - Huyện - Thị xã theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu hộ tịch của tất cả các UBND Phường - Xã

THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỘ TỊCH

Thiết kế Kiến trúc

Hiện nay, cơ sở hạ tầng internet tại các xã/phường chưa đạt tiêu chuẩn 100% kết nối Ngoài ra, các cơ sở dữ liệu chỉ được lưu trữ tại từng xã/phường mà không có sự đồng bộ Việc trao đổi thông tin chủ yếu vẫn diễn ra bằng phương pháp thủ công và chuyển phát.

Từ đó tôi đề xuất kiến trúc tổng thể của hệ thống phần mềm sẽ như sau

3.1.1 Mô hình tổng thể của hệ thống

Hình 3.1.1 Kiến trúc tổng thể hệ thống

Kiến trúc hệ thống phần mềm được chia thành 4 cấp, tương ứng với 4 cấp hành chính hiện tại Mỗi cấp có một hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu riêng biệt Cơ sở dữ liệu từ cấp dưới sẽ được đồng bộ với cấp cao hơn định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần, thông qua đường truyền dữ liệu qua Internet hoặc bằng đĩa mềm Các cấp trong kiến trúc hệ thống bao gồm: cấp 1, cấp 2, cấp 3 và cấp 4.

 Cấp Trung ương , Vụ hành chính tư pháp_ Bộ tư pháp o Phần mềm Quản lý Hộ tịch cài đặt riêng o Cơ sở dữ liệu tập trung của Toàn quốc

Phòng hành chính tư pháp thuộc Sở Tư pháp cấp Tỉnh/Thành phố sử dụng phần mềm quản lý hộ tịch được cài đặt riêng, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý Hệ thống này kết nối với cơ sở dữ liệu tập trung của cấp Tỉnh/Thành phố, đảm bảo thông tin được lưu trữ và truy cập một cách hiệu quả.

Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp Huyện sử dụng phần mềm quản lý hộ tịch được cài đặt riêng, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý Đồng thời, cơ sở dữ liệu tập trung của cấp Quận/Huyện đảm bảo thông tin được lưu trữ và truy xuất một cách hiệu quả.

Phần mềm Quản lý Hộ tịch được cài đặt riêng cho cấp Xã/Phường, giúp quản lý hiệu quả thông tin hộ tịch Hệ thống này còn kết nối với cơ sở dữ liệu tập trung của cấp Xã/Phường, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong việc lưu trữ và tra cứu thông tin.

3.1.2 Mô hình phân lớp của phần mềm

Hình 3.1.2 Mô hình phân lớp của hệ thống phần mềm

Hệ thống phần mềm gồm 3 lớp

Lớp 1: Lớp giao diện (còn gọi là Lớp trình diễn)

Lớp giao diện trong hệ thống phần mềm cho phép người dùng tương tác qua các màn hình nhập liệu, cung cấp chức năng trình bày dữ liệu từ tầng nghiệp vụ một cách trực quan Thiết kế của lớp giao diện được đơn giản hóa, gần gũi với nghiệp vụ hiện tại, giúp người dùng, kể cả những người có kỹ năng công nghệ thông tin hạn chế, dễ dàng thao tác Lớp xử lý nghiệp vụ là lớp thứ hai trong cấu trúc hệ thống.

Lớp nghiệp vụ là thành phần chính trong công cụ quản lý nghiệp vụ của hệ thống, bao gồm tất cả các chức năng quản lý và truy cập cơ sở dữ liệu.

Lớp nghiệp vụ bao gồm các hàm xử lý dữ liệu cho các chức năng của hệ thống, bao gồm quản lý đăng ký khai sinh, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân và đăng ký việc nhận con nuôi.

Lớp 3: Lớp truy cập dữ liệu

 Cung cấp các hàm truy vấn CSDL theo yêu cầu, bao gồm các thành phần như Kết nối CSDL, Xử lý dữ liệu và Đồng bộ dữ liệu, …

Lớp truy cập dữ liệu bao gồm các hàm và thủ tục được thiết kế để thao tác với bảng trong cơ sở dữ liệu Trong quá trình vận hành hệ thống, dữ liệu được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông qua các gói thao tác này Sau đó, dữ liệu từ các yêu cầu truy vấn ở tầng nghiệp vụ sẽ được chuyển lên tầng trình diễn, nơi nhân viên nghiệp vụ có thể xem và xử lý.

Tầng 3: Tầng dữ liệu (Database)

 Chứa các bảng dữ liệu của hệ thống phục vụ lưu trữ các hoạt động của hệ thống quản lý hộ tịch

3.1.3 Mô hình triển khai của hệ thống

Hình 3.1.3 Mô hình triển khai của hệ thống

Hệ thống được triển khai tại 4 cấp hành chính

Trung ương lưu trữ cơ sở dữ liệu toàn quốc, với dữ liệu được đồng bộ từ cấp Tỉnh/Thành phố thông qua Internet hoặc VPN Phần mềm được cài đặt tại Trung tâm dữ liệu hộ tịch trung ương.

Tỉnh/Thành phố có cơ sở dữ liệu cấp Tỉnh/Thành phố được đồng bộ từ cấp Quận/Huyện thông qua đường truyền VPN Phần mềm được cài đặt tại phòng hành chính tư pháp thuộc Sở Tư pháp Tỉnh/Thành phố.

Quận/Huyện: Cơ sở dữ liệu cấp Quận/Huyện được đồng bộ từ cấp Xã/Phường thông qua kết nối VPN hoặc DIALUP Phần mềm được cài đặt tại phòng tư pháp của Uỷ ban nhân dân Quận/Huyện.

Xã/Phường là nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu cấp Xã/Phường, với phần mềm được cài đặt trực tiếp tại tổ tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân Xã/Phường.

Thiết kế Chức năng

Mô hình phân rã chức năng

Hình 3.2 Mô hình phân rã chức năng

Tên UseCase: Quản trị cán bộ hộ tịch Mức độ BMT: B

Actor chính: Quản trị hệ thống Actor phụ:

Mô tả Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thêm mới, cập nhật, xoá cán bộ hộ tịch Điều kiện bắt đầu

Quản trị hệ thống tiến hành thêm mới, cập nhật hoặc xoá cán bộ hộ tịch Điều kiện kết thúc

Quản trị hệ thống kết thúc tác vụ thực hiện

Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thêm mới, cập nhật hoặc xoá cán bộ hộ tịch theo các bước sau:

Để bắt đầu, người dùng cần quản lý hệ thống truy cập và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

- Bước 2: Hệ thống tự động kiểm tra thông tin đăng nhập, nếu thành công sẽ chuyển sang bước 3, nếu không sẽ thông báo đăng nhập thất bại

- Bước 3: Lựa chọn phân hệ “Hệ thống”

- Bước 4: Hệ thống kiểm tra quyền của người sử dụng vừa đăng nhập

- Bước 5: Chọn chức năng “Cán bộ hộ tịch”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị cán bộ hộ tịch

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể thêm mới, cập nhật hoặc xoá dữ liệu trong danh sách cán bộ hộ tịch

Tên UseCase: Quản trị cấu hình kết nối dữ liệu Mức độ BMT: B

Mô tả Use case này cho phép quản trị hệ thống quản lý cấu hình kết nối dữ liệu của hệ thống

Người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống với quyền quản trị hệ thống Điều kiện kết thúc

Người quản trị hệ thống kết thúc tác vụ quản trị

Các chức năng cơ bản

Thiết lập và chỉnh sửa thông tin cấu hình kết nối dữ liệu chung cho hệ thống là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả Ngoài ra, việc thiết lập và chỉnh sửa thông tin giá trị mặc định chung cũng cần được thực hiện để hệ thống hoạt động mượt mà và đồng nhất.

Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thiết lập, chỉnh sửa cấu hình kết nối dữ liệu theo các bước sau:

Để bắt đầu, người dùng cần quản lý hệ thống truy cập và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

- Bước 5: Chọn chức năng “Kết nối dữ liệu”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị Kết nối dữ liệu

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể thiết lập, chỉnh sửa cấu hình kết nối dữ liệu và các giá trị mặc định chung cho hệ thống

3.2.1.3 Qu ả n tr ị giá tr ị m ặ c đị nh khi in

Tên UseCase: Quản trị giá trị mặc định khi in Mức độ BMT: B

Mô tả Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thêm mới, cập nhật, xoá giá trị mặc định khi in Điều kiện bắt đầu

Quản trị hệ thống tiến hành thêm mới, cập nhật hoặc xoá giá trị mặc định khi in Điều kiện kết thúc

Quản trị hệ thống kết thúc tác vụ thực hiện

Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thêm mới, cập nhật hoặc xoá giá trị mặc định khi in theo các bước sau:

- Bước 5: Chọn chức năng “Giá trị mặc định khi in”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị giá trị mặc định khi in

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể thêm mới, cập nhật hoặc xoá dữ liệu trong danh sách giá trị mặc định khi in

3.2.1.4 Qu ả n tr ị thay đổ i m ậ t kh ẩ u

Tên UseCase: Quản trị thay đổi mật khẩu Mức độ BMT: B

Actor chính: Quản trị hệ thống, cán bộ nghiệp vụ

Mô tả Use case này cho phép quản trị hệ thống, cán bộ nghiệp vụ có thể thay đổi mật khẩu của mình Điều kiện bắt đầu

Người quản trị hệ thống, cán bộ nghiệp vụ phải đăng nhập vào hệ thống Điều kiện kết thúc

Người quản trị hệ thống, cán bộ nghiệp vụ kết thúc tác vụ quản trị

Quản trị hệ thống, cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thay đổi mật khẩu theo các bước sau:

Để bắt đầu, cán bộ nghiệp vụ cần quản trị hệ thống bằng cách truy cập và đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

- Bước 5: Chọn chức năng “Thay đổi mật khâut”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị thay đổi mật khẩu

- Bước 7: Quản trị hệ thống, cán bộ nghiệp vụ có thể thay đổi mật khẩu của mình

3.2.1.5 Qu ả n tr ị c ấ u hình xu ấ t ra excell

Tên UseCase: Quản trị cấu hình xuất ra excell Mức độ BMT: B

Mô tả Use case này cho phép quản trị hệ thống quản lý cấu hình xuất ra excell của hệ thống Điều kiện bắt đầu

Thiết lập thông tin cấu hình xuất ra excell chung cho hệ thống Chỉnh sửa thông tin cấu hình xuất ra excell chung cho hệ thống

Các bước Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thiết lập,

39 xử lý chỉnh sửa cấu hình xuất ra excell theo các bước sau:

Để bắt đầu, người dùng cần quản lý quyền truy cập vào hệ thống và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

- Bước 5: Chọn chức năng “Xuất ra excell”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị xuất ra excell

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể thiết lập, chỉnh sửa cấu hình xuất ra excell chung cho hệ thống

3.2.1.6 Qu ả n tr ị báo cáo t ổ ng h ợ p th ố ng kê

Tên UseCase: Quản trị báo cáo tổng hợp thống kê

Mô tả Use case này cho phép quản trị hệ thống quản lý báo cáo tổng hợp thống kê của hệ thống Điều kiện bắt đầu

Người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống với quyền quản trị hệ thống Điều kiện Người quản trị hệ thống kết thúc tác vụ quản trị

Tổng hợp thống kê báo cáo theo từng giai đoạn

Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện quản trị báo cáo tổng hợp thống kê theo các bước sau:

- Bước 5: Chọn chức năng “Tổng hợp thống kê”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị tổng hợp thống kê

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể lựa chọn tổng hợp thống kê theo yêu cầu

Tên UseCase: Quản trị phục hồi dữ liệu Mức độ BMT: B

Mô tả Use case này cho phép quản trị hệ thống quản lý phục hồi lại dữ liệu của hệ thống Điều kiện bắt đầu

Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện phục hồi dữ liệu theo các bước sau:

Bước đầu tiên trong quy trình là quản lý quyền truy cập vào hệ thống, người dùng cần thực hiện đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

- Bước 5: Chọn chức năng “Phục hồi dữ liệu”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị phục hồi dữ liệu

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể lựa chọn thông tin dữ liệu để phục hồi dữ liệu cho hệ thống

Phục hồi dữ liệu Đăng nhập hệ thống

Tên UseCase: Quản trị lưu trữ dự phòng Mức độ BMT: B

Mô tả Use case này cho phép quản trị hệ thống quản lý cấu hình lưu trữ dự phòng của hệ thống Điều kiện bắt đầu

Thiết lập thông tin cấu hình lưu trữ dự phòng chung cho hệ thống Chỉnh sửa thông tin cấu hình lưu trữ dự phòng chung cho hệ thống

Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thiết lập, chỉnh sửa cấu hình lưu trữ dự phòng theo các bước sau:

Để bắt đầu, người dùng cần quản trị hệ thống truy cập và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

- Bước 5: Chọn chức năng “Lưu trữ dự phòng”

- Bước 6: Hệ thống hiển thị màn hình quản trị lưu trữ dự phòng

- Bước 7: Quản trị hệ thống có thể thiết lập, chỉnh sửa cấu hình lưu trữ dự phòng chung cho hệ thống

3.2.2 Quản lý các chức năng nghiệp vụ

Tên UseCase: Quản lý khai sinh Mức độ BMT: B

Actor chính: Cán bộ nghiệp vụ Actor phụ:

Cán bộ nghiệp vụ có thể truy cập hệ thống để quản lý thông tin khai sinh, bao gồm các chức năng thêm mới, chỉnh sửa, xóa và in ấn Điều kiện cần thiết để bắt đầu quá trình này là có quyền truy cập hợp lệ vào hệ thống.

Cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào hệ thống và tiến hành cập nhập thông tin khai sinh Điều kiện kết thúc

Cán bộ nghiệp vụ lưu lại những thông tin đã được cập nhập

Cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào hệ thống để thực hiện quản lý khai sinh (bao gồm thêm mới, sửa, xóa, in) theo các bước sau:

Cán bộ nghiệp vụ cần truy cập vào hệ thống và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

Hệ thống tự động kiểm tra thông tin đăng nhập của cán bộ nghiệp vụ Nếu thông tin đúng, người dùng sẽ được chuyển sang bước 3; nếu không, sẽ nhận thông báo đăng nhập thất bại.

- Bước 3: Lựa chọn chức năng “Khai sinh”

- Bước 4: Hệ thống kiểm tra quyền của cán bộ nghiệp vụ vừa đăng nhập

- Bước 5: Hệ thống hiển thị màn hình cập nhập thông tin khai sinh

- Bước 6: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện cập nhập thông tin khai sinh (bao gồm thông tin thêm mới, sửa, xóa, in)

- Bước 7: Hệ thống kiểm tra nhập liệu hợp lệ

- Bước 8: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu của hệ thống

- Bước 9: Tin tức được cập nhật vào CSDL

Tên UseCase: Quản lý kết hôn Mức độ BMT: B

Cán bộ nghiệp vụ có quyền đăng nhập vào hệ thống để quản lý thông tin kết hôn, bao gồm các chức năng như thêm mới, sửa đổi, xóa và in ấn Điều này đảm bảo rằng việc quản lý thông tin diễn ra một cách hiệu quả và chính xác.

Cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào hệ thống và tiến hành cập nhập thông tin kết hôn Điều kiện kết thúc

Cán bộ nghiệp vụ lưu lại những thông tin đã được cập nhập

Cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào hệ thống để thực hiện quản lý kết hôn (bao gồm thêm mới, sửa, xóa, in) theo các bước sau:

Cán bộ nghiệp vụ cần truy cập vào hệ thống và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, bao gồm tên truy cập và mật khẩu.

Hệ thống tự động kiểm tra thông tin đăng nhập của cán bộ nghiệp vụ Nếu thông tin chính xác, hệ thống sẽ chuyển sang bước 3; ngược lại, sẽ thông báo đăng nhập thất bại.

- Bước 3: Lựa chọn chức năng “Kết hôn”

- Bước 4: Hệ thống kiểm tra quyền của cán bộ nghiệp vụ vừa đăng nhập

- Bước 5: Hệ thống hiển thị màn hình cập nhập thông tin kết hôn

- Bước 6: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện cập nhập thông tin kết hôn (bao gồm thông tin thêm mới, sửa, xóa, in)

- Bước 7: Hệ thống kiểm tra nhập liệu hợp lệ

- Bước 8: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu của hệ thống

- Bước 9: Tin tức được cập nhật vào CSDL

3.2 2.3 Qu ả n lý tình tr ạ ng hôn nhân

Tên UseCase: Quản lý tình trạng hôn nhân Mức độ BMT: B

Thiết kế Giao diện

Giao diện chung của hệ thống

Hình 3.3 Giao diện chung của hệ thống

3.3.1 Giao diện Quản trị hệ thống

Hình 3.3.1 Giao diệnquản trị hệ thống

Mô tả: Giao diện Quản trị hệ thống cho phép người quản trị và cán bộ nghiệp cụ có thể:

Quản lý các danh mục quan trọng như quốc tịch, khu vực, người ký, chức danh, người ký thay, dân tộc, nơi sinh, chứng thư hộ tịch và giấy tờ liên quan là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong các thủ tục hành chính.

Quản lý cấu hình hệ thống bao gồm việc thiết lập các giá trị mặc định cho nhiều yếu tố quan trọng như cấu hình kết nối dữ liệu, cấu hình xuất Excel, cấu hình lưu trữ dự phòng, và cấu hình phục hồi dữ liệu Ngoài ra, người dùng cũng có thể điều chỉnh cấu hình giá trị mặc định khi in, thực hiện tổng hợp thống kê, và thay đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hệ thống.

3.3.2 Giao diện Quản lý các chức năng nghiệp vụ

Hình 3.3.2.1 Giao diện màn hình Đăng ký khai sinh, trích lục khai sinh

Mô tả: Giao diện cho phép người sử dụng

 Nhập các thông tin đã có trong sổ bộ

 Tìm kiếm các thông tin liên quan yêu cầu

 Nếu tìm thấy thì dùng chức năng in bản sao chương trình chỉ lưu số lần sao y này

Nếu không tìm thấy thông tin, có thể nó vẫn nằm trong sổ bộ nhưng chưa được nhập vào máy tính Tiếp tục tìm trong sổ bộ, và nếu tìm thấy, hãy nhập hồ sơ này vào máy Sau đó, sử dụng chức năng in bản sao trên máy Việc nhập dữ liệu vào máy tính sẽ hỗ trợ cho các lần trích lục sau này.

 Tra cứu thống kê báo cáo

 Các thông tin lưu trữ: o Thông tin trên giấy khai sinh o Số lần sao y khai sinh để báo cáo sau này o Đơn xin cấp bản sao

Hình 3.3.2.2 Giao diện màn hình Đăng ký kết hôn, trích lục kết hôn

 Nếu tìm thấy thì dùng chức năng in bản sao

Nếu không tìm thấy hồ sơ, có thể nó đã được lưu trong sổ bộ nhưng chưa được nhập vào máy tính Tiếp tục kiểm tra sổ bộ, và nếu tìm thấy, hãy nhập hồ sơ vào máy tính Sau đó, sử dụng chức năng in bản sao để phục vụ cho các lần trích lục sau này.

Thông tin lưu trữ quan trọng bao gồm: Giấy chứng nhận kết hôn, số lần cấp bản sao và số lần cấp giấy xác nhận để báo cáo sau này, cùng với đơn xin cấp bản sao.

3.3.2.3 Qu ả n lý tình tr ạ ng hôn nhân

Hình 3.3.2.3 Giao diện màn hình xác nhận tình trạng hôn nhân.

Tra cứu tình trạng hôn nhân tại Xã/Huyện đã được xác nhận có thể thực hiện dễ dàng thông qua các tiêu chí như họ tên, số CMND và địa chỉ Việc này giúp người dùng nhanh chóng kiểm tra thông tin hôn nhân của mình hoặc của người khác một cách chính xác và hiệu quả.

 Nhập thông tin xác nhận tình trạng hôn nhân

 Các thông tin lưu trữ: o Thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn Thông tin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Hình 3.3.2.4 Giao diện màn hình Đăng ký khai tử

 Nếu tìm thấy thì dùng chức năng in bản sao chương trình chỉ lưu số lần sao y này

Nếu không tìm thấy hồ sơ trên máy tính, có thể nó vẫn nằm trong sổ bộ nhưng chưa được nhập Tiếp tục kiểm tra sổ bộ, nếu tìm thấy, hãy nhập hồ sơ vào máy tính và sử dụng chức năng in bản sao Việc này sẽ giúp cho các lần trích lục sau được thuận tiện hơn.

 Các thông tin lưu trữ: o Thông tin trên Giấy chứng tử o Số lần cấp bản sao Giấy chứng tử để báo cáo sau này o Đơn xin cấp bản sao

Hình 3.3.2.5 Giao diện màn hình Đăng ký nhận con nuôi, trích lục con nuôi

Nếu hồ sơ không được tìm thấy trong máy tính, có thể nó vẫn nằm trong sổ bộ mà chưa được nhập Hãy tiếp tục kiểm tra sổ bộ, và nếu tìm thấy, hãy nhập hồ sơ vào máy tính Sau đó, sử dụng chức năng in bản sao trên máy Việc này không chỉ phục vụ cho việc in ấn mà còn hỗ trợ cho các lần trích lục sau này.

 Các thông tin lưu trữ: o Thông tin trên Giấy quyết định công nhận nuôi con nuôi o Số lần cấp bản sao để báo cáo sau này

Hình 3.3.2.6 Giao diện màn hình Đăng ký nhận giám hộ, trích lục…

Nếu hồ sơ không được tìm thấy trong máy tính, có thể nó vẫn nằm trong sổ bộ nhưng chưa được nhập Tiếp tục tìm kiếm trong sổ bộ; nếu tìm thấy, hãy nhập hồ sơ vào máy tính và sử dụng chức năng in bản sao Việc này sẽ hỗ trợ cho các lần trích lục sau này.

 Các thông tin lưu trữ: o Thông tin trên Giấy quyết định công nhận giám hộ,chấm dứt giám hộ o Số lần cấp bản sao để báo cáo sau này

Hình 3.3.2.7 Giao diện màn hình Đăng ký nhận cha, mẹ, con…

Nếu không tìm thấy hồ sơ trên máy tính, có thể nó vẫn nằm trong sổ bộ nhưng chưa được nhập vào hệ thống Tiếp tục tìm kiếm trong sổ bộ, và nếu tìm thấy, hãy nhập hồ sơ vào máy tính Sau đó, sử dụng chức năng in bản sao từ máy Việc này sẽ hỗ trợ cho các lần trích lục sau này.

 Các thông tin lưu trữ: o Thông tin trên Giấy quyết định công nhận cha, mẹ,con o Số lần cấp bản sao để báo cáo sau này

3.3.2.8 Qu ả n lý Quy ế t đị nh c ả i chính h ộ t ị ch

Hình 3.3.2.8 Giao diện màn hình Quyết định cải chính hộ tịch

 Nhập những nội dung được cải chính, lưu các bảo sao sau này sẽ được cấp theo đúng nội dung đã được điều chỉnh

 In giấy chứng nhận mất bộ

 Các thông tin lưu trữ: o Nội dung cải chính, Giấy quyết định cải chính hộ tịch của Xã/Phường

3.3.2.9 Qu ả n lý báo cáo th ố ng kê

Hình 3.3.2.9 Giao diện màn hình Báo cáo thống kê

 Lựa chọn báo cáo trong danh sách báo cáo

 Tạo báo cáo theo ngày tháng

 In ấn báo cáo, kết xuất báo cáo ra file

3.3.2.10 Qu ả n lý tra c ứ u, tìm ki ế m trích l ụ c

Hình 3.3.2.10 Giao diện màn hình tra cứu, tìm kiếm

 Lựa chọn chức năng cần tìm kiếm

 Trích lục những kết quả tìm kiếm được

Thiết kế Cơ sở dữ liệu

Thông tin cần thiết trong hệ thống được phân làm 2 loại: thông tin danh mục và thông tin quản lý

 Thông tin danh mục: Là các thông tin chung dạng từ điển, cần phải định nghĩa một lần để sủng dụng

 Thông tin quản lý: Là những nội dung thông tin phát sinh hằng ngày theo từng vụ việc

Thông tin danh mục chủ yếu phục vụ cho bộ phận quản trị hệ thống nhằm kiểm soát quyền truy cập và phân quyền Việc chuẩn hóa thông tin danh mục là điều cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hệ thống.

Thông tin quản lý là loại thông tin quan trọng, cho phép cán bộ và chuyên viên tiếp cận và tìm hiểu dựa trên trách nhiệm và quyền hạn của họ Tài liệu này chỉ cung cấp những nội dung thông tin điển hình cần thiết, và tùy thuộc vào quan điểm điều hành của từng tỉnh, các nội dung có thể được điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.

Thông tin danh mục bao gồm:

 Danh mục người sử dụng

 Danh mục đường, Phường - Xã

1 Danh muc các đơn vị Đây là danh sách các đơn vị có liên quan, đó là

 Danh sách các Sở, ban ngành trong tỉnh

 Danh sách các quận, huyện, thị xã

2 Danh mục đường, Phường - Xã

Danh sách các đường Phường - Xã

 Danh sách các Phường - Xã - xã

Bao gồm các lĩnh vực

STT Thông tin Kiểu dữ liệu Diễn giải

Tên dân tộc Ký tự

Mã dân tộc Ký tự

Bao gồm các phòng ban trong Quận - Huyện - Thị xã

Tên phòng ban Ký tự Phòng: Văn hoá – thông tin, Quản lý đô thị, …

Mã phòng ban Ký tự

3.4.3 Thông tin Quản lý Ứng với từng lĩnh vực sẽ có tập hợp các loại thông tin tương ứng sau:

 Thông tin tiếp nhận hồ sơ

 Thông tin về Cải chính hộ tịch

 Thông tin về Công nhận giám hộ

 Thông tin về Công nhận chấm dứt giám hộ

 Thông tin về Công nhận nuôi con nuôi

 Thông tin về Công nhận việc nhận cha, mẹ, con

 Thông tin về Giấy chứng tử

 Thông tin về Chứng nhận kết hôn

 Thông tin về Giấy khai sinh

Nội dung chi tiết cho từng loại thông tin được trình bày dưới đây Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sự phân loại này chỉ mang tính tương đối, vì một nội dung thông tin có thể thuộc về nhiều loại khác nhau.

Họ tên Ký tự Họ tên người nộp hồ sơ

Giới tính Ký tự Giới tính người nộp hồ sơ

Số CMND Ký tự Số CMND người nộp hồ sơ Địa chỉ thường trú/tạm trú

Ký tự Địa chỉ người nộp hồ sơ

Ngày nhận hồ sơ Ngày Ngày nhận hồ sơ

Ngày hồ sơ hợp lệ Ngày Ngày hồ sơ hợp lệ

Ngày hẹn trả hồ sơ Ngày Ngày hẹn trả hố sơ

Người nhận hồ sơ Ký tự Người nhận hồ sơ

Loại hồ sơ Ký tự Hồ sơ khai sinh, khai tử, kết hôn, …

Số quyết định Ngày Số quyết định

Ngày quyết định Ký tự Ngày quyết định

Họ và tên người đề nghị Ký tự Họ và tên người đề nghị

Thường trú tại Ký tự Thường trú tại

V/v cải chính Ký tự Nội dung cải chính

Theo đề nghị của cán bộ Ký tự Theo đề nghị của cán bộ

3.4.3.3 Thông tin v ề Công nh ậ n giám h ộ

Số Ký tự Số công nhận giám hộ

Quyển số Ký tự Số sổ đăng ký giám hộ

Số quyết định Ký tự

Loại giám hộ Ký tự Giám hộ đương nhiên, Giấy cử người giám hộ, Giấy chấp thuận việc làm giám hộ

Thông tin người giám hộ

Thông tin người được giám hộ

Họ và tên cán bộ hộ tịch Ký tự

3.4.3.4 Thông tin v ề Công nh ậ n ch ấ m d ứ t giám h ộ

Số Ký tự Số công nhận chấm dứt giám hộ

Quyển số Ký tự Số sổ đăng ký chấm dứt giám hộ

Họ và tên người xin chấm dứt giám hộ

Thông tin người giám hộ

Thông tin người được giám hộ

3.4.3.5 Thông tin v ề Công nh ậ n nuôi con nuôi

Số Ký tự Số công nhận giám hộ

Quyển số Ký tự Số sổ đăng ký giám hộ

Loại giám hộ Ký tự Giám hộ đương nhiên, Giấy cử người giám hộ, Giấy chấp thuận việc làm giám hộ

Họ và tên người xin nhận con nuôi

Họ và tên người cho con nuôi

Thông tin con nuôi Ký tự

Thông tin người nhận con nuôi (Ông và Bà)

3.4.3.6 Thông tin v ề Công nh ậ n vi ệ c nh ậ n cha, m ẹ , con

Số Ký tự Số công nhận nhận cha, mẹ, con

Quyển số Ký tự Số Sổ Đăng ký nhận cha, mẹ, con

Ngày quyết định Ngày Đơn xin nhận Ký tự

Họ và tên người làm đơn Ký tự

Thông tin con Ký tự

Thông tin cha/mẹ Ký tự

3.4.3.7 Thông tin v ề Gi ấ y ch ứ ng t ử

Số Ký tự Số giấy chứng tử

Quyển số Ký tự Số quyển chứng tử

Họ và tên Ký tự

Ngày, tháng, năm sinh Ngày

Nơi thường trú/Tạm trú cuối cùng

Giấy CMND/Giấy tờ hợp lệ thay thế

Ngày, tháng, năm cấp Ngày Đã chết vào lúc Ký tự

Nguyên nhân chết Ký tự

Mai táng tại Ký tự

3.4.3.8 Thông tin v ề Ch ứ ng nh ậ n k ế t hôn

Họ và tên chồng Ký tự

Nơi thường trú/Tạm trú Ký tự

Họ và tên vợ Ký tự

Nơi thường trú/Tạm trú Ký tự

3.4.3.9 Thông tin v ề Gi ấ y khai sinh

Họ và tên Ký tự

Thông tin về cha, mẹ Ký tự

Thông tin người đi khai Ký tự

3.4.3.10 Thông tin báo cáo đị nh k ỳ

Stt Tên biểu mẫu Ghi chú

Giấy cho phép mai táng Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy chứng nhận trích lục Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy chứng nhận mất bộ Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy xác minh tình trạng hôn nhân Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy chứng nhận kết hôn Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy chứng tử Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy công nhận cha, mẹ, con Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy công nhận giám hộ, chấm dứt giám hộ Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy khai sinh Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy quyết định cải chính Theo mẫu của Sở Tư pháp

Giấy quyết định công nhận nuôi con nuôi Theo mẫu của Sở Tư pháp

Thiết kế Đồng bộ Cơ sở dữ liệu

Hệ thống phần mềm đồng bộ dữ liệu hộ tịch, cho phép truyền tải thông tin từ các cấp dưới lên các cấp trên, nhằm hỗ trợ công tác quản lý và thống kê dữ liệu hộ tịch theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP.

Hệ thống phần mềm Quản lý hộ tịch cần 2 giải pháp truyền dữ liệu hộ tịch giữa các cấp

Truyền dữ liệu hộ tịch qua mạng LAN, WAN hoặc Internet (FTTH, ADSL, Dial up) giữa các cấp sẽ được thực hiện tự động Quá trình này dựa trên lịch trình mà người sử dụng đã thiết lập trước, có thể theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.

Việc truyền dữ liệu hộ tịch giữa các cấp được thực hiện thông qua các thiết bị lưu trữ ngoài như đĩa CD và USB Cán bộ hộ tịch sẽ sao chép dữ liệu từ đơn vị, sau đó mang dữ liệu đến nơi cần truyền và thực hiện đồng bộ hóa dữ liệu.

Yêu cầu quá trình đồng bộ

Để tối ưu hóa việc lưu trữ dữ liệu, cần chọn lọc dữ liệu đồng bộ một cách hợp lý, chỉ đồng bộ những thông tin thiết yếu như khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận cha/mẹ/con, nhận nuôi con nuôi, nhận giám hộ, và thay đổi hộ tịch Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ mà còn giảm thiểu băng thông cần thiết cho đường truyền, đồng thời đảm bảo đáp ứng nhu cầu lưu trữ hiệu quả.

 Phương thức đồng bộ: Dùng công cụ đồng bộ đã được phát triển, đồng bộ dữ liệu từ CSDL cấp dưới lên thẳng CSDL cấp trên

 Cơ chế đồng bộ: chỉ thực hiện một chiều, từ cấp dưới lên cấp trên

Tần suất đồng bộ có thể được điều chỉnh theo nhu cầu quản lý của hệ thống Người quản trị có khả năng thiết lập thời gian đồng bộ phù hợp dựa trên công cụ đồng bộ đã được cài đặt.

83 máy chủ CSDL nguồn Báo cáo theo nghiệp vụ hộ tịch 2 lần/ năm (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm) hoặc đồng bộ thường xuyên theo tháng, tuần

 Mỗi đơn vị sẽ được cài đặt một công cụ đồng bộ dữ liệu Công cụ này cho phép đồng bộ dữ liệu giữa các cấp:

3.5.1 Truyền dữ liệu qua Internet

Click vào biểu tượng sẽ hiển thị màn hình sau

 Nhập thông tin [Địa chỉ đồng bộ dữ liệu] được cung cấp Sau đó nhấn nút [Lưu] để lưu lại địa chỉ này

 Nhấn nút để thực hiện quá trình đồng bộ dữ liệu lên cấp trên

 Nhấn nút “Thoát” để thoát khỏi chương trình

3.5.2 Truyền dữ liệu bằng việc nhận và gửi file dữ liệu

Trường hợp truyền dữ liệu bằng file:

Đối với các máy không có kết nối Internet, người dùng có thể tạo file dữ liệu để gửi đến đơn vị tiếp nhận như phường/xã gửi lên quận/huyện Việc gửi file dữ liệu có thể thực hiện thông qua các thiết bị lưu trữ USB hoặc gửi qua email.

Các bước thực hiện tạo file dữ liệu

 Bước 1: Click vào lệnh trên góc trái màn hình sẽ hiển thị ra màn hình

 Bước 2: Click vào biểu tượng sẽ hiển thị màn hình sau

 Bước 3: Nhấn vào nút “ ” trên màn hình hiển thị màn hình sau

 Bước 4: Đặt tên file và nơi lưu file, nhấn nút “Save” sẽ kết xuất file dữ liệu của hệ thống ra máy tính

Thao tác đồng bộ dữ liệu tại cấp Huyện/Sở từ file được gửi từ cấp xã/phường như sau:

 Bước 2: Nhấn vào biểu tượng hiển thị màn hình

 Bước 3: Nhấn vào nút “ ” sẽ hiện ra màn hình để chọn file dữ liệu cần đồng bộ

 Bước 4: Chọn file dữ liệu cần đồng bộ:

 Bước 5: Nhấn nút “ ” sẽ thực hiện quá trình đồng bộ dữ liệu

Thiết kế hệ thống cần dựa trên nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu, nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về kiến trúc cũng như danh sách chức năng và công năng cho từng chức năng.

Chương 3 đã phân tích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện tại tại các đơn vị hành chính và đề xuất thiết kế kiến trúc phù hợp nhất với tình hình hạ tầng này.

Hệ thống cung cấp thông tin hộ tịch đầy đủ theo Thông tư 12/1999/TT-BTP ngày 25/06/1999 của Bộ Tư pháp, hướng dẫn thực hiện Nghị định 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 về đăng ký hộ tịch.

 Tuân thủ theo các thông tư hướng dẫn của đơnvị, của Thành Phố, của tỉnh

 Hướng mở có khả năng trao đổi thông tin với phân hệ khác hoặc tích hợp thông tin với trung tân tích hộp của Thành phố/Tỉnh

Hệ thống cung cấp cơ chế phân loại thông tin, quản lý người dùng và phân quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ người dùng hợp lệ mới có thể truy cập thông tin.

 Hệ thống có thể vận hành trên mạng LAN hoặc WAN

 Thỏa mãn các yêu cầu đối với hệ thống đã nêu quan điểm thiết kế hệ thống

 Hệ thống có khả năng chạy được trên môi trường nền Windows 2000 server, và MS SQL server

 Sử dụng bộ mã chuẩn tiếng Việt TCVN 6909:2001

Hệ thống được thiết kế nhằm đạt được các ưu điểm sau

+) Công năng của sản phẩm

Hệ thống bao gồm các công năng phục vụ sau:

 Quản lý, lưu trữ và khai thác số liệu phục vụ nghiệp vụ hàng ngày của phòng

Tư pháp UBND Quận - Huyện - Thị xã

 Quản lý, lưu trữ và khai thác số liệu phục vụ nghiệp vụ hàng ngày của UBND các Phường – Xã

 Tư pháp UBND Quận - Huyện - Thị xã theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu hộ tịch của tất cả các UBND Phường - Xã

+) Tính thân thiện và tiện dụng với người dùng

 Chương trình được viết trên nền Win_form nên giao diện có thể tùy người dùng chọn lựa, thuận tiện việc triển khai

 Công cụ hỗ trợ tìm kiếm mạnh mẽ

 Tham số hoá, khả năng tùy biến cao

Cấu trúc mở cho phép kết nối linh hoạt giữa các phân hệ hiện tại và tương lai, đồng thời không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.

+) Phạm vi ứng dụng của sản phẩm và đối tượng người dùng chính

 Trong công tác quản lý hộ tịch cho cấp Quận-Huyện-Thị xã và Phường - Xã

 Đối tượng sử dụng chính

CÔNG NGHỆ PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG VÀ GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH

Định dạng
Số trang	100
Dung lượng	3,09 MB