ĐẶT VẤN ĐỀ
Lý do chọn đề tài
Việt Nam từng có trình độ bảo dưỡng công nghiệp tốt trong thời kỳ bao cấp nhờ vào sự hỗ trợ từ các chuyên gia nước ngoài Tuy nhiên, sau khi nhập khẩu thiết bị từ nhiều quốc gia khác nhau, đất nước đã trở thành bãi rác công nghệ với nhiều thiết bị cũ và hướng dẫn sử dụng không đồng nhất, gây khó khăn cho công tác quản lý và bảo trì Trình độ bảo dưỡng hiện nay vẫn còn tụt hậu, chủ yếu do cách tiếp cận và quan niệm về bảo dưỡng ở Việt Nam Trong khi nhiều quốc gia coi bảo dưỡng và sản xuất là hai yếu tố hỗ trợ lẫn nhau, thì ở Việt Nam, bảo dưỡng thường bị xem nhẹ và chỉ được đầu tư tối thiểu, dẫn đến hiệu quả sản xuất không cao.
Việt Nam hiện đang ở bậc thứ hai trong tiêu chí bảo dưỡng công nghiệp, tụt hậu 40 đến 50 năm so với thế giới Trong khi các nước châu Âu đã chuyển sang bảo dưỡng dựa trên tình trạng thiết bị từ những năm 60, Việt Nam vẫn chỉ thực hiện bảo dưỡng khi máy hỏng hoặc theo định kỳ Nhiều nhà máy phụ thuộc vào thông số kỹ thuật ban đầu để lập kế hoạch bảo trì, dẫn đến việc thực hiện bảo trì cứng nhắc và tốn kém Mặc dù một số công ty nhận thức được tầm quan trọng của việc giảm thiểu sự cố đột ngột, nhưng do thiếu hiểu biết về thông số kỹ thuật máy móc, họ vẫn duy trì kế hoạch bảo trì không hiệu quả Hệ quả là các công ty phải đối mặt với nhiều vấn đề bảo trì không cần thiết và vẫn gặp phải sự cố máy móc Do đó, quản lý cần coi công tác bảo trì là một khoản đầu tư thay vì chỉ là chi phí hàng ngày.
Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng 50% máy móc thiết bị tại các công ty sản xuất công nghiệp ở Việt Nam đang gặp phải tình trạng hỏng hóc hoặc hư hại nghiêm trọng, mặc dù đã được bảo trì.
Công tác quản lý bảo trì máy móc là một thách thức lớn đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam, nhưng nếu được giải quyết, nó sẽ mở ra tiềm năng lớn cho việc tăng lợi nhuận và sức cạnh tranh Bảo trì bảo dưỡng đang trở thành yếu tố thiết yếu trong chiến lược phát triển, giúp quản lý năng lực sản xuất một cách chủ động Để nâng cao hiệu suất, các công ty cần áp dụng các công cụ hỗ trợ quản lý bảo trì như 5S, 3Q6S và Kaizen.
Phương pháp 5S, xuất phát từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980, đã trở thành một tiêu chuẩn quản lý được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới Người Nhật tự hào về sự phát minh này, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức và cải tiến môi trường làm việc.
Phương pháp 5S, được phổ biến từ năm 1986 tại nhiều quốc gia như Singapore, Trung Quốc và Ba Lan, đã được áp dụng tại Việt Nam từ năm 1993 Vậy 5S là gì và tại sao nó lại lan tỏa nhanh chóng, được áp dụng hiệu quả trong nhiều môi trường và ngành nghề khác nhau?
Công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây hiện chỉ thực hiện bảo dưỡng định kỳ, dẫn đến công tác bảo trì còn lạc hậu và khó khăn trong quản lý Để nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì, cần thiết phải áp dụng các công cụ hỗ trợ, trong đó có phương pháp 5S Do đó, tôi đã chọn đề tài “Áp dụng 5S vào quản lý bảo trì tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây” nhằm cải thiện quy trình này.
Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích thực trạng của Công ty Thực phẩm Bình Tây
- Đưa ra giải pháp việc áp dụng 5S tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Tìm hiểu, tham khảo các văn bản, tài liệu liên quan đến công ty
Tham gia trực tiếp vào việc giám sát nhân viên bảo trì cơ điện, bao gồm theo dõi quy trình bảo trì và sửa chữa máy móc khi xảy ra sự cố bất ngờ.
Để hiểu rõ hơn về công tác quản lý hiện tại của công ty, cần thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp với những người liên quan như trưởng phòng và các nhân viên có thâm niên Qua đó, chúng ta sẽ nắm bắt được quy trình hoạt động cũng như lịch bảo trì của từng máy móc.
GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM BÌNH TÂY
Giới thiệu công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây
2.1.1 Lịch sử hình thành của công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây
Hình 2.1: Hình ảnh Công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây
Công ty cổ phần thực phẩm Bình Tây, tiền thân là nhà máy mì ăn liền Bình Tây thuộc bộ công nghiệp, được thành lập vào năm 1965 tại 643 Bis Phạm Văn Chí, quận 6, thành phố Hồ Chí Minh Đến năm 1999, nhà máy chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần thực phẩm Bình Tây theo quyết định thành lập 87/1998/QD – BCN ngày 31/12/1998.
Người đại diện: Bà Lê Thị Giàu – Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị
Tên giao dịch đối ngoại: BINHTAY FOOD COMPANY – BIFOCO
Ngành nghề kinh doanh: sản xuất kinh doanh mì, phở, bún và các sản phẩm ăn liền
Trụ sở chính: Khu A, lô L01-03-05-07-09a, Đường số 8, Khu chế xuất Tân Thuận, phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Tp.Hồ Chí Minh
Địa chỉ nhà máy: Khu A, lô L01-03-05-07-09a, Đường số 8, Khu chế xuất Tân Thuận, phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Tp.Hồ Chí Minh
Giấy phép kinh doanh: 0301665671 Ngày cấp: 27/03/1999
Đã được cấp chứng chỉ ISO 22000:2005
Sản phẩm mì ăn liền, bún ăn liền, cháo ăn liền, phở ăn liền và canh rau ăn liền mang thương hiệu BIFOCO luôn nhận được sự ưa chuộng từ khách hàng và người tiêu dùng.
4 trong nước tín nhiệm cũng như đã được xuất khẩu sang các nước Mỹ, Úc, Tiệp, Nga, Campuchia và đã được thị trường nước ngoài chấp nhận
Nhận thức rõ ràng rằng chất lượng và an toàn thực phẩm là yếu tố sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty, toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây cam kết xây dựng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 22000:2005 Mục tiêu của chúng tôi là không ngừng nâng cao sự hài lòng của khách hàng, đáp ứng niềm tin và các yêu cầu ngày càng cao từ phía khách hàng.
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: phụ trách chung, lãnh đạo toàn diện các mặt sản xuất, kinh doanh của công ty
Phó giám đốc phụ trách sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các hoạt động sản xuất của công ty Họ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các chiến lược sản xuất nhằm đạt hiệu quả cao nhất Công việc bao gồm kiểm tra sản lượng nguyên liệu, đánh giá chất lượng sản phẩm và theo dõi tiến độ xuất hàng Ngoài ra, họ cũng kiểm tra kết quả thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chỉ đạo kỹ thuật sản xuất, quản lý nhân sự
Ban thu mua và tiếp nhận nguyên liệu có trách nhiệm thu mua và tiếp nhận nguyên liệu, bán thành phẩm, cùng với các dụng cụ, vật tư và vật liệu khác sử dụng trong xí nghiệp, đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật đã được quy định.
Giám đốc hoặc phó giám đốc giao nhiệm vụ điều hành phòng Đầu tư - Kinh doanh cho trưởng phòng Trưởng phòng có trách nhiệm điều hành các hoạt động của phòng và phải báo cáo với giám đốc về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, cũng như xử lý các vi phạm pháp luật và tiêu cực xảy ra trong phòng.
Viên chức và nhân viên trong phòng làm việc dưới sự quản lý và phân công nhiệm vụ của trưởng phòng, dựa trên hợp đồng lao động đã được giám đốc ký kết Họ có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các công việc được giao.
Khi giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức và nhân viên của phòng, họ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao và báo cáo kết quả lại cho trưởng phòng.
Tham mưu cho công tác đầu tư xây dựng các công trình phục vụ phát triển sản xuất kinh doanh, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của các ngành nghề hiện có và khai thác các ngành nghề mới.
- Phòng Tài chính – Kế hoạch:
Giám đốc điều hành hoạt động của phòng thông qua kế toàn trường hoặc trưởng phòng
Kế toán trưởng là người điều hành hoạt động của phòng kế toán, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ Họ cũng phải chịu trách nhiệm về các vi phạm pháp luật và tiêu cực xảy ra trong phòng.
Viên chức và nhân viên của phòng làm việc dưới sự quản lý và phân công nhiệm vụ của kế toán trưởng hoặc Trưởng Phòng, dựa trên hợp đồng lao động đã được giám đốc ký Họ có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm về các công việc được giao cho kế toán trưởng hoặc trưởng phòng.
Khi giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức và nhân viên trong phòng, họ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao và sau đó báo cáo kết quả cho kế toán trưởng hoặc trưởng phòng.
Tổ chức tham mưu, giúp Tổng giám đốc quản lý về công tác tài chính, kế toán, theo quy định hiện hành của nhà nước, của công ty
Tham mưu định hướng kế hoạch phát triển SXKD của công ty
- Phòng Tổ chức hành chính
Giám đốc trực tiếp hoặc Phó tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động của phòng TCHC thông qua trưởng phòng
Trưởng phòng điều hành có trách nhiệm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng và báo cáo trực tiếp với tổng giám đốc Đồng thời, người này cũng phải chịu trách nhiệm về những vụ việc vi phạm pháp luật và tiêu cực xảy ra trong quá trình hoạt động.
Viên chức và nhân viên trong phòng làm việc dưới sự quản lý và phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng, dựa trên hợp đồng lao động do Tổng giám đốc ký Họ có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc được giao.
Khi Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc trực tiếp làm việc với viên chức, nhân viên của phòng, viên chức, nhân viên đó cần phải báo cáo lại với Trưởng phòng.
Giới thiệu sơ nét về Bộ phận bảo trì cơ điện
Mục đích chính là đảm bảo rằng các máy móc và tài sản cố định được sửa chữa một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản và máy móc, đồng thời giảm thiểu chi phí sửa chữa.
- Tổ chức thực hiện việc sửa chữa tài sản, máy móc
- Theo dõi, nghiệm thu việc lắp đặc tài sản cố định, máy móc
- Theo dõi quá trình bảo hành
- Quản lý hồ sơ bảo trì
- Xây dựng kế hoạch bảo trì tài sản cố định, máy móc và tổ chức thực hiện
Các sản phẩm của công ty
Công ty cổ phần thực phẩm Bình Tây cung cấp một loạt sản phẩm đa dạng, bao gồm mì ăn liền, cháo, phở chay và mặn, hủ tiếu, bánh hỏi, và bún gạo Dưới đây là một số sản phẩm tiêu biểu của công ty.
Hình 2.3: Các loại mì ăn liền chay và mặn
Hình 2.4: Các loại cháo và phở
Hình 2.5: Hủ tiếu mì, miến, bún gạo và bánh hỏi
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Các khái niệm cơ bản
Quản lý bảo trì trong công ty, xí nghiệp và nhà máy là ưu tiên hàng đầu, vì nó liên quan chặt chẽ đến 5M trong sản xuất, bao gồm con người, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp và môi trường Việc chú trọng vào 5M giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm thiểu rủi ro, đồng thời đảm bảo rằng quy trình vận hành diễn ra suôn sẻ và an toàn.
- Method (phương thức quản lý)
- Machine (máy móc, thiết bị)
Quản lý là một công việc mà người lãnh đạo luôn học hỏi và không bao giờ cảm thấy nhàm chán, đồng thời cũng là nền tảng cho những nghiên cứu của họ Nó được hiểu là nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo thực thụ, nhưng không phải là điểm khởi đầu cho việc triển khai công việc.
Bảo trì là một khái niệm phổ biến nhưng việc nắm bắt đầy đủ vai trò, chức năng và các hoạt động liên quan đến nó không phải là điều đơn giản Mỗi tổ chức hay cơ quan có thể có những định nghĩa khác nhau về bảo trì, tùy thuộc vào quan điểm và nhu cầu cụ thể của họ.
Ý nghĩa của một số khái niệm từ định nghĩa này là:
+ Tập hợp các hoạt động: Tập hợp các phương tiện, các biện pháp kỹ thuật để thực hiện công tác bảo trì
+ Duy trì: Phòng ngừa các hư hỏng có thể xảy ra để duy trì tình trạng hoạt động của tài sản
+ Phục hồi: Sửa chữa hay phục hồi trở lại trạng thái ban đầu của tài sản
Tài sản bao gồm tất cả các thiết bị, dụng cụ sản xuất và dịch vụ liên quan Để đạt được mục tiêu, cần xác định và định lượng rõ ràng tình trạng của từng tài sản và dịch vụ.
Theo định nghĩa của BS 3811 (1984) từ Hiệp hội Tiêu chuẩn Anh Quốc, bảo trì được hiểu là tổng hợp tất cả các hành động kỹ thuật và quản trị nhằm duy trì hoặc phục hồi thiết bị về trạng thái có khả năng thực hiện các chức năng yêu cầu.
Chức năng yêu cầu này có thể định nghĩa như là một tình trạng xác định nào đó
Total Productivity Development AB (Sweden) defines maintenance as all activities undertaken to keep equipment in a specific condition or to restore it to that condition.
Theo định nghĩa của Dimitri Kececioglu, bảo trì là các hành động nhằm duy trì thiết bị trong tình trạng hoạt động đáng tin cậy và an toàn, đồng thời phục hồi chúng khi bị hư hỏng.
Các phương pháp quản lý bảo trì
Bảo trì phục hồi, còn được gọi là sửa chữa phục hồi hoặc bảo trì chữa cháy, là phương pháp bảo dưỡng chỉ được thực hiện khi xảy ra hư hỏng Mặc dù có thể mang lại lợi nhuận lớn, nhưng phương pháp này thường gây thiệt hại nghiêm trọng cho thiết bị, con người và môi trường Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu và lợi nhuận ngày càng giảm, các nhà quản lý bảo trì đang phải chuyển sang các phương pháp bảo dưỡng hiệu quả và đáng tin cậy hơn.
Bảo trì phòng ngừa là phương pháp dựa trên độ tin cậy của các thành phần thiết bị, cho phép phân tích cách thức hư hỏng và xác định chương trình bảo dưỡng định kỳ Chính sách này xác định các công việc kiểm tra, thay thế hoặc sửa đổi với tần suất dựa trên tỷ lệ hư hỏng Mục tiêu là duy trì hiệu quả khắc phục vấn đề mài mòn của các thành phần máy Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần thiết phải thay thế các thành phần sau khi kiểm tra Để duy trì hoạt động bảo trì phòng ngừa, cần có hệ thống hỗ trợ ra quyết định, nhưng việc xác định khoảng thời gian bảo trì hiệu quả nhất thường gặp khó khăn do thiếu dữ liệu lịch sử.
Có 13 phương pháp bảo dưỡng phổ biến giúp kéo dài tuổi thọ của máy móc Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng cách, những phương pháp này có thể dẫn đến việc bảo trì không cần thiết và thậm chí gây hư hỏng cho thiết bị.
Bảo dưỡng cơ hội là quá trình thay thế hoặc kiểm tra các thành phần khác nhau trên cùng một máy hoặc nhà máy trong cùng một thời gian Loại bảo trì này thường yêu cầu tạm ngưng hoạt động của toàn bộ nhà máy để thực hiện các công việc bảo trì đồng thời, giúp tiết kiệm chi phí khi ít nhất hai công việc bảo trì được thực hiện cùng lúc Phương pháp này không chỉ giảm tổng chi phí bảo trì mà còn giảm thiểu mất sản xuất, tuy nhiên, nó cần sự phối hợp và hỗ trợ từ bộ phận sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất.
Bảo trì dựa trên tình trạng là phương pháp quyết định bảo trì dựa vào dữ liệu từ hệ thống cảm biến, sử dụng các kỹ thuật giám sát như giám sát rung động, phân tích chất bôi trơn và kiểm tra siêu âm Những thông số dữ liệu này giúp kỹ sư đánh giá tình trạng máy móc, cho phép nhân viên bảo trì thực hiện các công việc cần thiết trước khi xảy ra hư hỏng Phương pháp này thường áp dụng cho các thiết bị quay và tịnh tiến như tua bin, máy bơm ly tâm và máy nén Tuy nhiên, chất lượng và khả năng thu thập dữ liệu còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả và độ chính xác của bảo trì dựa trên tình trạng.
Bảo trì dự đoán là phương pháp bảo trì tiên tiến, khác với bảo trì dựa trên tình trạng, bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu quan trọng để phát hiện xu hướng thay đổi Nhờ vào việc theo dõi các thông số, nó cho phép dự đoán thời điểm khi giá trị kiểm soát đạt hoặc vượt ngưỡng cho phép Từ đó, nhân viên bảo trì có thể lập kế hoạch thay thế hoặc sửa chữa các thành phần cần thiết dựa trên điều kiện vận hành thực tế.
3.3 5S trong quản lý bảo trì
5S là phương pháp hiệu quả để tổ chức và duy trì trật tự tại nơi làm việc, đặc biệt là trong các môi trường làm việc chung như nhà xưởng hoặc văn phòng Phương pháp này không chỉ giúp cải thiện sự tổ chức mà còn tăng cường hiệu suất làm việc.
Việc giữ vệ sinh tại nơi làm việc là rất quan trọng, tuy nhiên, đặc trưng này có thể không phản ánh đầy đủ thực tế, vì tổ chức và quản lý một môi trường làm việc hiệu quả còn bao gồm nhiều yếu tố khác ngoài việc vệ sinh.
Mục đích chính của 5S là nâng cao tinh thần và hiệu quả làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ vào vị trí hợp lý, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm vật dụng cần thiết Phương pháp này cho phép nhận diện nhanh chóng khi có thứ gì đó bị thiếu thông qua chỉ thị vị trí Những người ủng hộ 5S tin rằng lợi ích của nó đến từ việc xác định những gì cần giữ, nơi cất giữ và cách thức lưu trữ Quy trình ra quyết định này thường dựa trên thảo luận về tiêu chuẩn hóa, nhằm tạo ra sự hiểu biết rõ ràng cho nhân viên về cách thực hiện công việc, đồng thời khuyến khích tính chủ động trong từng cá nhân.
Một điểm quan trọng cần lưu ý giữa 5S và "tiêu chuẩn hóa việc giữ vệ sinh" là Seiton Seiton thường bị hiểu nhầm, có thể do những nỗ lực dịch thuật từ này sang tiếng Anh bằng các từ bắt đầu bằng chữ "S".
Khái niệm "Sắp xếp" hay "Thẳng hàng" là rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc Việc sắp xếp các công cụ gần nơi sử dụng, hạn chế việc công nhân phải xoay người để lấy nguyên liệu, và điều chỉnh lưu trình tác nghiệp có thể giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Giai đoạn 1 trong quy trình Seiri (Sàng Lọc) là bước quan trọng để kiểm tra tất cả công cụ và nguyên liệu trong nhà máy hoặc khu vực làm việc Mục tiêu của giai đoạn này là chỉ giữ lại những mục thiết yếu, trong khi những thứ không cần thiết sẽ được cất giữ hoặc loại bỏ Việc này giúp tối ưu hóa không gian làm việc và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Giai đoạn 2 – Seiton (Sắp xếp) tập trung vào việc nâng cao hiệu quả công việc Thuật ngữ "Straighten or Set in Order" không chỉ đơn thuần là sàng lọc hay quét dọn, mà thực sự nhấn mạnh việc sắp xếp công cụ, thiết bị và phụ tùng một cách hợp lý để tối ưu hóa lưu trình tác nghiệp Các công cụ và thiết bị cần được đặt ở vị trí thuận tiện cho việc sử dụng, nhằm thúc đẩy quy trình làm việc và đảm bảo mọi thứ được sắp xếp trong trật tự tối ưu để đạt hiệu quả cao nhất.
+ Giai đoạn 3 – Seisō Sweeping – Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp Hoạt
Cuối mỗi ca làm việc, việc dọn dẹp khu vực làm việc và trả mọi thứ về đúng chỗ là rất quan trọng Sự sạch sẽ cần phải trở thành một phần trong thói quen hàng ngày, thay vì chỉ thực hiện khi mọi thứ trở nên bừa bộn.
Giai đoạn 4 – Seiketsu Standardising – Săn Sóc tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa các hoạt động và thực hành công việc Trong giai đoạn này, mọi người đều nắm rõ trách nhiệm của mình, giúp đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.
Tiêu chuẩn đánh giá khi thực hiện 5S
+ Phân loại Nguyên liệu không cần thiết
+ Máy móc được sử dụng thường xuyên
+ Công cụ, dụng cụ sử dụng thường xuyên
+ Kiểm soát bằng mắt có thể thấy được mọi thứ không cần thiết
+ Có tiêu chuẩn rõ ràng loại bỏ những vật dư thừa
+ Nhãn cho khu vực: có nhãn cho khu vực chính và phụ khác nhau + Nhãn kệ và lưu kho: đều có nhãn nhận dạng
+ Trên nhãn hiển thị được số lượng( tối đa và tối thiểu)
+ Vạch ranh giới rõ ràng được sơn phết
+ Công cụ, dụng cụ: Nơi lưu sắp xếp theo bao và màu sắc
+ Sàn nhà: Luôn sạch và sáng bóng
+ Máy móc luôn sạch sẽ
+ Bão dưỡng: Kiểm tra đầu ngày có thành thói quen không?
+ Trách nhiệm vệ sinh: Có chế độ xoay ca hoặc xoay tua làm việc
+ Thói quen vệ sinh: Quét dọn lau chùi được xem như thói quen
Thẻ đỏ thường được sử dụng để loại bỏ những vật phẩm không cần thiết, giúp duy trì không gian làm việc gọn gàng và hiệu quả Việc sắp xếp ngăn nắp không chỉ mang lại sự sạch sẽ mà còn thể hiện hành động khắc phục tức thì trên mọi mặt trận Ngoài ra, việc mặc đồng phục làm việc sạch sẽ, không dính dầu cũng góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho nhân viên.
+ Ý thức làm sạch: không để dơ bẩn phát sinh
+ 3 bước đầu tiên của 5S: Có phương pháp duy trì Sàn lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ
+ Giao tiếp giữa con người: mọi người vui vẻ hoà đồng với nhau
+ Thời gian nghỉ và hội họp: đúng giờ và tuân thủ quy định
+ Nội quy và thủ tục: được tuân thủ và duy trì
+ Kết quả 5S: Hiện thị rõ ràng và tích cực khắc phục
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
Phân tích thực trạng bảo trì cơ điện
Ở tại Công ty Cổ phần Thực Phẩm Bình Tây chưa chú trọng về công tác kỹ thuật bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị
Về công tác chăm sóc bảo dưỡng:
Phần lớn nhân viên phòng Cơ điện chủ yếu thực hiện sửa chữa khẩn cấp thay vì công tác bảo trì bảo dưỡng định kỳ Điều này dẫn đến việc thiết bị hư hỏng không được dự đoán, gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp.
Về công tác kiểm tra hiệu chỉnh:
Việc bảo trì định kỳ cho các máy móc lớn thường diễn ra sau mỗi 6 hoặc 12 tháng, với thời gian dừng máy từ 1 đến 2 ngày để kiểm tra và thay thế phụ tùng Mặc dù phương pháp này có vẻ hợp lý, nhưng hiệu quả thực tế không cao do thiếu các hoạt động vệ sinh, kiểm tra và bôi trơn giữa các lần bảo trì Kết quả là thiết bị vẫn có thể gặp hư hỏng không kiểm soát hoặc các chi tiết có thể vẫn hoạt động tốt nhưng vẫn bị tháo ra để thay mới nhằm đảm bảo an toàn Đối với những chi tiết có giá trị cao hoặc hiếm, chúng thường được chỉnh sửa để phục hồi về trạng thái ban đầu.
Về công tác sửa chữa:
Khi bảo trì máy hư hỏng, một số chi tiết có thể được thay thế bằng các bộ phận còn sử dụng được từ máy đã hỏng trước đó Tuy nhiên, điều này không đảm bảo thời gian vận hành lâu dài và có thể làm giảm tuổi thọ của máy, vì các chi tiết cũ không còn đạt tiêu chuẩn, gây ra sai lệch trong quá trình vận hành.
Việc thay thế nhanh chóng các máy móc quan trọng là cần thiết, tuy nhiên, khi các chi tiết hư hỏng chỉ được thay thế bằng những chi tiết tạm bợ tương tự, điều này có thể dẫn đến sai số trong quá trình vận hành Hậu quả là máy móc dễ bị hư hỏng trở lại trong thời gian ngắn và tuổi thọ của máy sẽ bị giảm sút.
Hầu hết máy móc trong xưởng được chuyển từ nhà máy cũ hoặc mua lại từ các công ty khác, dẫn đến chi phí bảo trì cao Theo mô hình đường cong chậu tắm, các máy móc này nằm ở cuối giai đoạn hai và đầu giai đoạn ba, gây áp lực tài chính lớn cho việc duy trì hoạt động.
Phân tích thực trạng quản lý bảo trì cơ điện
Công tác nghiên cứu chiến lược, chọn giải pháp
Do quy mô nhỏ, Công ty Cổ phần Thực phẩm Bình Tây chưa chú trọng đến công tác bảo trì và chưa phát triển các chiến lược quản lý bảo trì riêng biệt Bộ phận bảo trì cơ điện được gộp chung với sản xuất, dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng giải pháp quản lý hiệu quả Điều này lý giải vì sao công tác bảo trì của công ty chỉ dừng lại ở mức bảo trì khẩn cấp, tức là chỉ thực hiện khi máy móc gặp hư hỏng nghiêm trọng.
Công tác tổ chức bảo trì - lập kế hoạch
- Kế hoạch cho các máy móc cỡ nhỏ hoặc không quá quan trọng trong quá trình sản xuất thì được bảo dưỡng khi hỏng máy
Các máy móc lớn và quan trọng trong quy trình sản xuất cần được bảo dưỡng định kỳ, với chu kỳ bảo trì là 6 tháng hoặc 12 tháng, tùy thuộc vào từng loại máy.
Công tác quản lý tài liệu bảo trì và kho dự trữ
Máy móc cũ thường không có lý lịch rõ ràng và hướng dẫn sử dụng, dẫn đến việc vận hành và sửa chữa phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên Điều này làm tăng thời gian dừng máy để sửa chữa, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch bảo trì hợp lý cho thiết bị.
Việc thiếu công tác lưu trữ thông tin máy móc sau mỗi lần bảo trì hoặc sửa chữa gây khó khăn cho nhân viên mới trong việc thực hiện các công việc này Điều này dẫn đến việc xử lý các lỗi thường gặp không được rút ngắn, làm tăng thời gian và công sức cần thiết để khắc phục sự cố.
Áp dụng các công cụ vào quản lý bảo trì
- Các công cụ quản lý bảo trì như:5S, 3Q6S, Six Sigma,…cụ thể ở đây là 5S chưa được áp dụng vì còn có các quan niệm sai lầm sau:
+ Chỉ các công ty Nhật mới thành công trong 5S
+ 5S là công việc làm thêm vào công việc hàng ngày
+ 5S là để làm sạch sẽ nơi làm việc khi có khách đến thăm
+ 5S là hoạt động của công nhân
+ 5S là hoạt động chỉ áp dụng được ở một số quốc gia
+ 5S có thể thực hiện trong vài năm là xong
+ Áp dụng 5S ra toàn công ty trước
+ Phải mất nhiều năm mới thu hồi được vốn đầu tư cho 5S
GIẢI PHÁP
Kế hoạch chỉ đạo áp dụng chương trình 5S
Để triển khai 5S hiệu quả, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu và thành lập Ban 5S với sự tham gia của hai người từ mỗi bộ phận Việc chọn lựa thành viên nên ưu tiên những người có tính kỷ luật cao, nghiêm túc trong công việc và có khả năng ảnh hưởng tích cực đến đồng nghiệp Điều này đảm bảo rằng công việc vẫn được tiếp tục thực hiện ngay cả khi có người nghỉ.
Đơn vị cần cử cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham gia các khóa đào tạo uy tín về thực hành 5S Bên cạnh đó, nên tham khảo các tổ chức đã triển khai 5S thành công để rút kinh nghiệm trước khi áp dụng tại đơn vị.
Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S
- Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S
Quyết định về Trưởng ban, Phó ban, Thư ký và Phụ trách ảnh là yếu tố quan trọng để thực hiện 5S, trong đó sự tham gia của tất cả mọi người, đặc biệt là lãnh đạo, rất cần thiết Lãnh đạo phải gương mẫu và công bằng trong việc xử lý vi phạm Trưởng ban sẽ là người nghiêm minh và đi đầu trong việc thực hiện 5S, với nhiệm kỳ có thể kéo dài một năm tùy thuộc vào kết quả công việc Phó ban sẽ hỗ trợ Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai.
- Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan
Người phụ trách ảnh đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại những sai sót, giúp mọi người dễ dàng nhận ra các vấn đề Họ cần thường xuyên quan sát và chụp lại các hình ảnh làm bằng chứng để lưu trữ trong hồ sơ triển khai 5S Sau một thời gian, việc xem lại hồ sơ sẽ cho thấy sự khác biệt rõ rệt giữa trước và sau khi cải tiến Để nâng cao nhận thức, nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tin, khuyến khích mọi người cùng nhau hỗ trợ và cải tiến.
- Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S
Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, cũng như nắm vững các nguyên tắc 5S để có thể hiệu quả truyền đạt kiến thức này cho cán bộ nhân viên trong đơn vị.
Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị
Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến toàn bộ cán bộ nhân viên trong tổ chức Để đảm bảo sự hiểu biết và tham gia của mọi người, cần tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng bá về 5S trong toàn công ty thông qua việc sử dụng biểu ngữ và hình ảnh ở nhiều nơi.
Ban 5S nên hợp tác với các chuyên gia bên ngoài để tổ chức các lớp đào tạo về 5S, nhằm nâng cao nhận thức và hiểu biết của tất cả cán bộ nhân viên về quy trình và phương pháp triển khai Đặc biệt, cần đảm bảo rằng 100% nhân viên tham gia vào các khóa học này để đạt hiệu quả tối ưu.
Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị
Lập sơ đồ mặt bằng cho phòng bảo trì cơ điện, bao gồm cả khu vực xung quanh, và quy định rõ ràng các khu vực được phân công Nên tổ chức thành các nhóm nhỏ để dễ dàng theo dõi và quản lý Mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm về khu vực làm việc của mình và có khả năng kiểm tra chéo với nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.
- Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các tổ
Để thực hiện 5S hiệu quả, cần có hướng dẫn chi tiết và khuyến khích các tổ tích cực thi đua Các tổ nên treo khẩu hiệu về thực hành 5S ngay tại nơi làm việc, chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh Hơn nữa, việc đưa ra những tấm gương về 5S, như hình ảnh Bác Hồ luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp, sẽ tạo động lực cho mọi người.
Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị là bước khởi đầu quan trọng trong việc thực hiện 5S Ngày tổng vệ sinh cần được tổ chức một cách rầm rộ và sôi nổi, tạo không khí phấn khởi và thi đua cho tất cả mọi người Tất cả cán bộ công nhân viên, bao gồm cả lãnh đạo cấp cao, đều phải tham gia, với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao.
- Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm
Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm
Mỗi tháng, Ban 5S thực hiện kiểm tra toàn diện tại nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề và tổng hợp ý kiến đóng góp Qua đó, Ban đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng bộ phận và đề xuất những cải tiến cần thiết cho tháng tiếp theo Sau khi thực hiện các cải tiến, cần chụp ảnh để so sánh sự tiến bộ.
Việc kiểm tra nên được thực hiện đột xuất để đảm bảo tính trung thực của kết quả, và có thể sắp xếp vào một ngày cụ thể Thực hiện kiểm tra trong giờ làm việc sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn, giúp dễ dàng đưa ra các góp ý ngay lập tức.
Sau khi thực hiện kiểm tra và chấm điểm theo các tiêu chí đã đề ra, Ban 5S tiến hành cộng điểm và công bố kết quả Mỗi tháng, cần lựa chọn các đơn vị xuất sắc làm mô hình điểm, đồng thời nhấn mạnh những đơn vị chưa thực hiện tốt để có biện pháp nhắc nhở và theo dõi sát sao hơn.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng
Hàng tháng, các đơn vị xuất sắc sẽ được khen thưởng thông qua việc trao giấy khen và cúp 5S trước toàn thể nhân viên Cúp 5S sẽ được luân chuyển giữa các đơn vị xuất sắc nhất, nhằm thúc đẩy tinh thần thi đua và nâng cao hiệu quả làm việc trong toàn bộ đơn vị.
- Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận công lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó
Quy trình áp dụng 5S
Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc:
Bước đầu tiên là cùng với đồng nghiệp quan sát nơi làm việc để phát hiện và xác định những vật dụng không cần thiết cho công việc Sau đó, hãy loại bỏ chúng và không bao giờ cất giữ những đồ vật không sử dụng.
Nếu bạn và đồng nghiệp không thể xác định những đồ vật cần thiết hay không cần thiết, hãy ghi chú "loại bỏ" cùng với ngày tháng trên từng món đồ và đặt chúng riêng ra một bên.
Bước 3: Sau khoảng 3 tháng, hãy kiểm tra xem có ai cần sử dụng đồ vật đó hay không Nếu không có ai cần trong thời gian này, điều đó cho thấy nó không còn cần thiết cho công việc của bạn Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tự quyết định, hãy dành thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng.
Các phương pháp loại bỏ vật không cần thiết
+ Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng 12 tháng qua
+ Máy móc, các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng
+ Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị hư hỏng không có khả năng sửa chữa
+ Các nguyên vật liệu quá bạn cần hủy bỏ
+ Các sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để tham khảo
+ Số lượng bản tài liệu photo thừa
+ Các tài liệu đã lỗi thời
+ Các nguyên vật liệu bao gói và đồ dùng không cần thiết
+ Các vật liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác
Vật dụng không cần dùng
Có một ít giá trị và bán được Bán cho ai trả giá cao
Không giá trị và để thanh lý Vứt bỏ ngay lập tức
Không giá trị nhưng thanh lý tốn tiền
Tìm cách thanh lý sao cho vừa rẻ vừa an toàn
Thỉnh thoảng mới dùng đến Đặt xa điểm dung một tí Thường dùng Đặt gần điểm sử dụng
Không dung nhưng vẫn phải giữ Để riêng trong kho có nhận dạng rõ ràng
Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc:
Sau khi sàng lọc, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết tại nơi làm việc và đảm bảo mọi thứ đều sạch sẽ Cần quy định vị trí cất giữ cho các vật dụng này bằng cách đánh dấu bằng lằn vàng trên nền, bảng và kệ Địa điểm lưu trữ phải dựa vào tần suất sử dụng và kích thước của từng vật dụng, nhằm tạo điều kiện cho người lao động di chuyển dễ dàng và làm việc hiệu quả.
+ Được dùng thường xuyên: Đặt trên máy hoặc trên dây chuyền
+ Không dùng thường xuyên: Đổ tại xưởng làm việc
+ Để mọi người dùng chung: Đặt ngay giữa để dễ kiểm soát
Tuỳ bản chất vật dụng mà lưu giữ chúng như thế nào cho an toàn
- Làm theo phương pháp Vào trước Ra trước đối với các vật dụng lưu trữ
- Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn
- Mọi vật dụng kèm theo địa chỉ được phân, đều có gắn nhân theo hệ thống
- Đặt vật dụng sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm
- Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng
- Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến
- Đặt các dụng cụ thường được sử dụng bên cạnh người sử dụng
Chọn vật dụng Sắp xếp
Thiết kế các chỉ dẫn
Chuẩn bị và cung cấp các chỉ dẫn
Sắp xếp đối tượng theo thứ tự ưu tiên
Thiết kế kích cỡ, cách diễn đạt cho các chỉ dẫn
Sử dụng các dụng cụ để chuẩn bị các chỉ dẫn
Dùng các dụng cụ để treo các chỉ dẫn
Sạch sẽ là quá trình vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ và khu vực xung quanh, và hoạt động này cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo môi trường làm việc luôn trong tình trạng tốt nhất.
Dọn dẹp và lau chùi thường xuyên là cách hiệu quả để giữ cho khu vực làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp, đồng thời hạn chế các nguồn gây bẩn Sự sạch sẽ không chỉ đơn thuần là bề ngoài mà còn bao gồm việc kiểm tra và duy trì vệ sinh cho không gian làm việc.
Phong trào 5S nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, không chờ đến khi bẩn mới tiến hành vệ sinh Việc này được thực hiện thông qua các ngày tổng vệ sinh và lịch vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Cần thường xuyên kiểm tra để đảm bảo bàn làm việc, máy móc và sàn nhà luôn sạch sẽ, không có bụi bẩn Để đạt được mục tiêu này, cần phát động phong trào vệ sinh 5S một cách hiệu quả.
10 phút mỗi ngày tại nơi làm việc trước và sau khi ra về
Mọi người cần có trách nhiệm bảo vệ môi trường làm việc, vì nhân viên vệ sinh chỉ đảm nhiệm các khu vực công cộng Do đó, mỗi cá nhân nên tự giác giữ gìn vệ sinh và bảo quản không gian làm việc của mình.
Tìm ra nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn
Loại bỏ bụi bẩn từ gốc
Nghĩ ra cách tiến hành Sạch sẽ đơn giản
Kiểm tra việc thực hiện Sạch sẽ
Lập hệ thống quy tắc cho Sạch Sẽ
5.4.4 Săn sóc Để không lãng phí cho nỗ lực của 3 “S” đã bỏ ra, chúng ta cần lên lịch trình làm việc cụ thế Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thế lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm của mỗi cả nhân, cách thức và tần suất triển khai 5S tại từng vị trí S4 là một trình trong đó ý thức tuân thủ của cán bộ - công nhân viên trong một tổ chức được rèn dũa và phát triền
Săn sóc không chỉ là duy trì sự sạch sẽ tại nơi làm việc mà còn là xây dựng một hệ thống hiệu quả Để đạt được điều này, tổ chức nên khuyến khích các hoạt động 5S và phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị, nhằm thu hút sự tham gia của mọi người Hơn nữa, việc đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại các bước sàng lọc, sắp xếp và giữ gìn sạch sẽ là cần thiết để duy trì hiệu quả của hệ thống.
Để duy trì một môi trường làm việc thuận tiện và hiệu quả, cần khuyến khích mọi người thực hiện 4 ‘S’ một cách tự giác, hình thành thói quen làm việc tốt Việc tạo dựng thói quen thực hiện 5S sẽ góp phần tạo ra bầu không khí lành mạnh, giúp mọi người nhận thức được tầm quan trọng của 5S trong công việc hàng ngày.
Tổ chức cần giúp các thành viên nhận thức rằng việc thực hiện 5S là một hệ thống quan trọng Để đạt được điều này, các hoạt động cần được triển khai nhằm khiến nhân viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của họ, đồng thời hiểu rằng công ty là nguồn thu nhập cho bản thân và gia đình.
Kế hoạch thực hiện
Chia 10 yếu tố này thành 3 nhóm:
- Nhóm 1: Xác định đúng phạm vi thực hiện 5S, Quyết định thành lập đội 5S và tập huấn đào tạo 5S
Việc thực hiện 5S cần được áp dụng đồng bộ ở tất cả các bộ phận trong công ty, bao gồm văn phòng, sản xuất và bộ phận bảo vệ Thực hành 5S là một nhiệm vụ tập thể, đòi hỏi sự đóng góp của mọi cá nhân, không chỉ riêng một nhóm nào.
32 nên được phân chia rõ phạm vi, khu vực mà từng bộ phận hay mỗi cá nhân quản lý
Đào tạo 5S cho toàn công ty giúp nâng cao nhận thức và khái niệm cơ bản về 5S cho mỗi cá nhân, đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp quy trình chuẩn để triển khai hiệu quả phương pháp này.
Đội 5S đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc hiệu quả Mỗi thành viên trong đội sẽ được giao nhiệm vụ quản lý một khu vực cụ thể Đội trưởng chịu trách nhiệm tổng hợp thông tin và đề xuất các phương án cũng như mục tiêu 5S cho toàn công ty.
Nhóm 2 tập trung vào việc theo dõi và giám sát kết quả thực hiện 5S, đảm bảo cán bộ thực hiện có năng lực và thời gian phù hợp Đầu tư vào cải tiến 5S là cần thiết, đồng thời có sự trao đổi và công bố thông tin liên quan đến quá trình thực hiện 5S Việc hợp tác với chuyên gia tư vấn bên ngoài về 5S cũng góp phần nâng cao hiệu quả của chương trình này.
Theo dõi và giám sát kết quả thực hiện 5S là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động này đạt được hiệu quả bền vững, không chỉ là phong trào tạm thời Việc so sánh hình ảnh trước và sau sẽ tạo động lực cho người lao động duy trì nỗ lực Đội ngũ thực hiện 5S cần có năng lực và thời gian, với các thành viên hiểu rõ công việc để đề xuất các mục tiêu thực tế và tạo được sự tin tưởng từ người lao động Dành thời gian cho 5S ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian sản xuất về sau Đầu tư cho 5S, cả về vốn lẫn thời gian, là điều cần thiết để đạt được kết quả, mặc dù cũng có những hoạt động đầu tư ít nhưng mang lại hiệu quả cao Trong quá trình thực hiện, nên ưu tiên các hoạt động ít đầu tư trong giai đoạn đầu và thực hiện các hoạt động cần đầu tư lớn trong các giai đoạn sau.
Việc công bố thông tin về quá trình thực hiện 5S là rất quan trọng, giúp các bộ phận và tổ chức nắm bắt rõ ràng các hoạt động liên quan Cần tổ chức các buổi họp 5S xen kẽ với các cuộc họp hàng tuần để tạo cơ hội cho các bộ phận trao đổi thông tin và chia sẻ kinh nghiệm thực hành hiệu quả.
Sự tư vấn từ các chuyên gia bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai 5S, nhờ vào kinh nghiệm phong phú từ nhiều công ty đã áp dụng thành công phương pháp này Tuy nhiên, do sự đa dạng trong quy mô và phương thức sản xuất của ngành cơ khí, việc có chuyên gia không phải là yếu tố quyết định duy nhất cho sự thành công của 5S.
Nhóm 3 tập trung vào việc công nhận thành tích 5S và thiết lập cơ chế thưởng phạt cho 5S Những hoạt động này không chỉ giúp duy trì hiện trạng 5S đã được xây dựng mà còn tạo động lực thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.
Công nhận thành tích 5S là yếu tố quan trọng, đòi hỏi sự ghi nhận từ toàn bộ lãnh đạo và nhân viên Việc tổ chức buổi tổng kết sau mỗi chu kỳ áp dụng 5S giúp đánh giá và tôn vinh những kết quả đạt được.
Cơ chế thưởng phạt trong 5S là yếu tố quan trọng, không chỉ nhằm nâng cao ý thức của người lao động mà còn tạo ra tính kỷ luật cần thiết trong nhà máy Việc áp dụng cơ chế này sẽ giúp khuyến khích nhân viên thực hiện và duy trì các tiêu chuẩn 5S, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện môi trường sản xuất.
Thời gian Địa điểm Người thực hiện Công việc
Văn phòng bảo trì cơ điện
Loại bỏ máy móc hay vật liệu không sử dụng ví dụ máy photo, tài liệu thừa hay bị lỗi thời
Loại bỏ đồ dùng văn phòng đã hư hỏng, không có khả năng sửa chữa
Loại bỏ các sách hay ấn phẩm không có giá trị tham khảo Anh Duy Kiểm tra
Loại bỏ ngay những nguyên vật liệu, máy móc hư hỏng không có giá trị
Thanh lý các nguyên vật liệu, máy móc có giá trị nhưng không sử dụng sau 12 tháng
Gắn thẻ mật độ sử dụng các máy móc, nguyên vật liệu còn sử dụng theo mức độ thương xuyên, thỉnh thoảng hay không dùng mà vẫn phải giữ
Khu máy hàn Anh Hiếu
Loại bỏ ngay những máy móc hàn, máy không thể sửa chữa, sản phẩm hàn lỗi không thể sử dụng không có giá trị
Loại bỏ các nguyên vật liệu, đồ dụng không cần thiết hay đồ dụng không liên quán đến việc hàn
Gắn thẻ mức độ cần thiết cho các máy móc sửa chữa theo mức đồ rất cần, cần hay chưa cần
Gắn thẻ máy móc hàn theo mức độ thường xuyên, thỉnh thoảng hay không dùng mà vẫn phải giữ
Để tối ưu hóa không gian làm việc, hãy loại bỏ ngay các vật liệu và nguyên vật liệu có bao bì cũ nát, cũng như các vật dụng không cần thiết Đồng thời, cần loại bỏ các máy móc không thể sửa chữa và gắn thẻ cho các máy móc đã được sửa chữa theo mức độ cần thiết: rất cần, cần hoặc chưa cần Anh Duy sẽ thực hiện việc kiểm tra này.
Văn phòng bảo trì cơ điện
Lưu trữ hồ sơ bằng các đánh số, kí hiệu màu trên kệ và theo thứ tự
Sắp xếp vật dụng dùng thường xuyên cho đến không thường xuyên theo khoảng cách xa dần Đặt ở giữa đối với vật dụng dùng chung Anh Duy Kiểm tra
Phân cho mỗi loại phôi là mỗi loại địa chỉ dành sẵn Đặt các vật dụng có nhãn theo hệ thống
Các vật dụng đặc biệt phải để tách riêng các vật dụng phổ biến
Anh Hiếu Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng
Các máy móc sửa chữa làm theo phương pháp vào trước ra trước
Sắp xếp dụng cụ lên kệ kèm theo nhãn tên và sắp xếp theo hệ thống Anh Duy Kiểm tra
Để đảm bảo an toàn cho vật dụng, cần lưu trữ chúng theo bản chất của từng loại Việc sắp xếp vật dụng theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp và đánh số ký hiệu sẽ giúp dễ dàng lấy ra khi cần Đồng thời, nên đánh dấu các dấu hiệu nhận biết cho từng vật dụng tại các khu vực lưu trữ Anh Duy sẽ thực hiện kiểm tra để đảm bảo mọi thứ được sắp xếp hợp lý.
Văn phòng bảo trì cơ điện
Vệ sinh dụng cụ, nơi làm việc tiến dành định kỳ
10 phút mỗi ngày sau khi vào xưởng và trước khi ra về Kiểm tra các công cụ, vât dụng theo định kỳ trước khi ra về
Dọn dẹp, lau chùi tại nơi làm việc các nhân Tổng vệ sinh toàn khu theo định kì 1lần/tuần (ngày làm việc cuối trong tuần)
Khu máy hàn Anh Hiếu
Khu bảo trì điện Anh Thể
Toàn khu bảo trì cơ điện
Mối quan hệ nội bộ của 5S
Chương trình 5S bao gồm năm yếu tố: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng, tất cả đều liên quan chặt chẽ với nhau Để thực hiện hiệu quả 5S, bước đầu tiên là Sàng lọc, nhằm loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại những vật dụng cần thiết nhưng ít được sử dụng.
Việc Sàng lọc hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Sắp xếp, giúp nâng cao hiệu suất làm việc Sắp xếp chỉ được tiến hành sau khi quá trình Sàng lọc đã hoàn tất, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều đã được lựa chọn và kiểm tra kỹ lưỡng.
Sắp xếp gọn gàng là yếu tố quan trọng để duy trì vệ sinh sạch sẽ tại công ty Việc giữ gìn vệ sinh có thể thực hiện đồng thời với việc sắp xếp, nhưng sự gọn gàng sẽ giúp quá trình vệ sinh trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
Sau khi hoàn thành ba bước đầu tiên của phương pháp 3S, việc sàng lọc, săn sóc và giữ gìn sạch sẽ cần được thực hiện ở mức cao hơn và hiệu quả hơn Để đạt được điều này, việc cải tiến 3S là cần thiết, trong đó Săn sóc đóng vai trò quan trọng Kết hợp với Săn sóc, việc thực hiện Sàng lọc cho công ty sẽ giúp hình thành thói quen áp dụng 5S và liên tục cải tiến quy trình này, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện 5S trong tổ chức.
Sạch sẽ Săn sóc Sẵn sàng
