GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM VẬN TẢI QUỐC TẾ TRỌNG KHANG
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
TM VẬN TẢI QUỐC TẾ TRỌNG KHANG
1.1.1 Thông tin chung về Công ty
Công ty được thành lập ngày 11/10/2008 với giấy phép kinh doanh số 0310351329 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp
Tên giao dịch: Công ty TNHH TM Vận Tải Quốc Tế Trọng Khang
Tên giao dịch quốc tế: TRONG KHANG INTERNATIONAL TRANSPORT COMMERCIAL COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: TKTRANSCO., LTD
Trụ sở: 107/55 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM
Website: www.Tktrans.com.vn
Email: info@tktrans.com.vn
Tài khoản: 0331003963009 tại ngân hàng Ngoại Thương Vietcombank
Mã số thuế: 0310351329 theo mẫu số 10 – MST
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Khi Công ty mới thành lập, đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết và năng động, kết hợp với Ban Lãnh Đạo dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu và giao nhận toàn cầu, đã tạo nên một môi trường học hỏi và phát triển mạnh mẽ.
Ngay khi mới thành lập Công ty đã từng bước củng cố và định hướng cơ cấu hoạt động kinh doanh
Cùng với phương châm hoạt động:
Với cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, công ty đã nhanh chóng thu hút một lượng khách hàng ổn định và mở rộng tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới cùng các thị trường tiềm năng.
Với sự phát triển không ngừng Công ty còn đẩy mạnh mở thêm các chi nhánh trong và ngoài nước
Hệ thống đại lý trong nước: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng,…
Hệ thống đại lý nước ngoài: Campuchia, Thái Lan, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật, Mỹ, Canada, Brazil,…
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trong ngành xuất nhập khẩu, công ty cam kết duy trì phương châm kinh doanh “Uy tín - Tận tình - Giá cả cạnh tranh” để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Công ty đã hoạt động hơn 8 năm, thời gian đủ để khẳng định vị thế trên thị trường Thành công này đến từ những quyết định đúng đắn của Ban Lãnh Đạo, với mục tiêu hàng đầu là sự hài lòng của khách hàng.
6 tiêu của Công ty, luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, đây là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty
1.1.3 Các nhân tố tác động đến quá trình hình thành và phát triển của đơn vị
Về điểm mạnh của Công ty thì có nhiều điểm đáng nói Và nổi bật lên những điểm sau:
Vị trí địa lý thuận lợi của khu vực nằm ngay trung tâm thành phố, gần các cảng biển quan trọng như Cảng Vict, Cát Lái và sân bay Tân Sơn Nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu và giao dịch dễ dàng với các hãng tàu.
Phương tiện thông tin liên lạc như điện thoại, máy fax và internet đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công việc, giúp giao dịch diễn ra thuận lợi và thông suốt với khách hàng trong và ngoài nước, cũng như các khách hàng ở khắp các tỉnh thành trong nước.
Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động có tinh thần học hỏi, chịu khó, tận tâm trong công việc và đặc biệt là rất đoàn kết
Công ty cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu Nhờ vào phương châm mang lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng, dịch vụ của chúng tôi nhận được đánh giá tích cực và tạo được sự tin tưởng Khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ của Công ty thường có xu hướng tiếp tục lựa chọn trong tương lai.
Cơ cấu Công ty gọn nhẹ, hoạt động khá linh hoạt, các phòng ban đều được trưởng phòng chỉ đạo sát sao
Ban Lãnh Đạo luôn đưa ra những chiến lược đúng đắn phù hợp với thực tiễn đáp ứng với nhu cầu khắt khe của khách hàng
Thị trường rộng lớn với mạng lưới đại lý trong và ngoài nước trải dài khắp các châu lục như Á, Âu, Mỹ, mang đến cơ hội phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp và thuận tiện.
TKTRANS là công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu, với sự am hiểu sâu sắc về quy trình và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại cảng, cũng như thủ tục thông quan nhanh chóng.
Bên cạnh những thuận lợi có được, Công ty TKTRANS cũng gặp phải một số khó khăn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty như:
Việc quay vòng vốn chậm do Công ty phải chi trả các chi phí ban đầu trước khi hoàn thành nhiệm vụ và quyết toán với khách hàng, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý dòng tiền.
Công ty vẫn chưa có đủ phương tiện vận tải, dẫn đến việc vận chuyển hàng hóa gặp khó khăn Đôi khi, công ty phải thuê ngoài phương tiện để đảm bảo việc giao nhận hàng được thuận lợi.
Công ty chủ yếu phụ thuộc vào khách hàng quen thuộc và mối quan hệ lâu dài, điều này có thể gây khó khăn nếu những khách hàng này gặp vấn đề hoặc chuyển sang dịch vụ khác Hiện tại, công ty chưa đầu tư đáng kể vào các chiến lược quảng cáo để thu hút thêm khách hàng mới.
Việt Nam đã gia nhập TPP và AEC, mở rộng hội nhập với nền kinh tế toàn cầu, dẫn đến sự gia tăng trong hoạt động kinh doanh và trao đổi thương mại với các quốc gia khác Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các công ty mà còn mang đến nhiều cơ hội để tìm kiếm khách hàng mới.
Ngành phế liệu đang phát triển mạnh mẽ với thị trường rộng lớn, thu hút nhiều khách hàng tham gia Việc quảng bá thương hiệu và hình ảnh của công ty sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể, giúp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Chính phủ Việt Nam ngày càng tạo nhiều điều kiện thuận lợi hỗ trợ cho các công ty vừa và nhỏ
Các công ty đối thủ đang tận dụng những điều kiện thuận lợi để phát triển mạnh mẽ hơn Sự gia tăng của các đối thủ tiềm ẩn tạo ra nguy cơ mất khách hàng quen thuộc và làm cho cạnh tranh trở nên gay gắt hơn.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
1.2.1 Chức năng của Công ty
TKTRANS là công ty dịch vụ vận tải chuyên cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Khi ký hợp đồng vận tải, Công ty Trọng Khang cam kết giao hàng đúng thời gian và theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Cung cấp dịch vụ khai báo khải quan và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho chủ hàng, các dự án đầu tư tại Việt Nam
Vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước bằng đường biển, đường bộ và đường hàng không
Vận tải container, giao nhận kho bãi, vận chuyển hàng công trình, vận tải nội địa, bảo hiểm
Tư vấn lập hồ sơ xin giấy phép xuất nhập khẩu, hạn ngạch, giấy chứng nhận xuất xứ,…
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo nhập khẩu các mặt hàng theo đúng giấy đăng ký doanh nghiệp và phân phối hiệu quả đến tay khách hàng.
1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty
Tổng Giám Đốc là người lãnh đạo toàn bộ hoạt động của Công ty, tiếp nhận các hợp đồng từ phòng kinh doanh, nghiên cứu và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban Các phòng ban có trách nhiệm thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao trong thời gian sớm nhất.
Thực hiện cung ứng các dịch vụ đầu tư, nghiên cứu thị trường, môi trường kinh doanh và pháp luật
Khai báo hải quan điện tử là bước quan trọng trong quy trình làm việc với hải quan và kiểm tra hàng hóa Đồng thời, việc bảo vệ hàng hóa khi lưu giữ ngoài kho bãi hoặc cảng biển cũng là trách nhiệm không thể thiếu.
Cập nhật những thông tin cần thiết liên quan đến lĩnh vực đầu tư, thương mại và những biến động của môi trường kinh doanh quốc tế
Chúng tôi tổ chức và phát triển dịch vụ khai thuế cũng như giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng, tập trung vào việc chuyên môn hóa từng công đoạn Đồng thời, chúng tôi cũng đa dạng hóa dịch vụ để phục vụ nhiều lĩnh vực và loại hình doanh nghiệp khác nhau.
Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận thông tin là bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu Việc xử lý hồ sơ và chứng từ một cách chính xác giúp hoàn tất thủ tục Hải Quan một cách hiệu quả Cuối cùng, thanh lý hợp đồng và hồ sơ chứng từ là những bước cần thiết để đảm bảo quá trình giao dịch được hoàn thiện và tuân thủ quy định pháp luật.
Thực hiện nghiệp vụ khai thuế hải quan, vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng và của công ty
1.2.3 Các sản phẩm chính của Công ty
Cước tàu biển quốc tế (Air, Sea, Express)
Dịch vụ khai thuế Hải quan
Làm thủ tục Hải quan dự án vốn ODA
Làm thủ tục Hải quan hàng đầu tư, gia công
Làm thủ tục Hải quan hàng mậu dịch và phi mậu dịch
Làm thủ tục xuất nhập khẩu cho Khu công nghiệp, Khu chế xuất
Tư vấn đầu tư xuất nhập khẩu
Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa (Nội địa và Quốc tế)
Dịch vụ vận chuyển nội địa (Đường sông biển, Đường sắt, Đường hàng không)
Vận chuyển hàng đi Lào, Campuchia, Trung Quốc,…(Xe tải, Container)
Nhập khẩu ủy thác các mặt hàng chủ yếu sau:
Thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Máy móc, thiết bị phụ tùng
Nhập khẩu trực tiếp và phân phối các mặt hàng như trong giấy đăng ký kinh doanh, chủ yếu:
Phế liệu các loại như: hạt nhựa, nhựa tái sinh, sợi dệt, lưới đánh cá, phế thải kim loại, phi kim loại
Thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Máy móc, thiết bị phụ tùng.
CHIẾN LƯỢC, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐƠN VỊ TRONG TƯƠNG LAI
Công ty đang xây dựng bộ phận vận tải nội bộ và đầu tư thêm xe tải đầu kéo để nâng cao chất lượng dịch vụ logistics trong nước, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận Đồng thời, công ty sẽ khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và phát triển bản thân, đồng thời thiết lập quy định về mức lương và chế độ khen thưởng hợp lý trong thời gian tới.
Để quảng bá hình ảnh của Công ty một cách rộng rãi, cần thúc đẩy các giải pháp marketing hiệu quả, bao gồm việc sử dụng mạng xã hội Bên cạnh đó, việc liên kết với các trường đại học và cao đẳng để tiếp nhận sinh viên thực tập và cấp chứng chỉ đào tạo ngắn hạn cũng sẽ giúp nâng cao nhận thức về Công ty trong cộng đồng.
Để mở rộng phạm vi hoạt động và tăng cường tính chủ động trong nguồn hàng cũng như thanh toán quốc tế, cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đại lý nước ngoài, đồng thời hợp tác và ký kết hợp đồng với nhiều đại lý ở các quốc gia khác nhau.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ, đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng mới
Để nâng cao chất lượng phục vụ, Công ty thường xuyên thu thập và tìm hiểu ý kiến của khách hàng Qua đó, Công ty nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay.
Củng cố, hoàn thiện hệ thống văn phòng, đại lý để ngày càng mang lại sự phục vụ chu đáo cho khách hàng
Để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh doanh bền vững, cần thực hiện phương châm vừa học vừa làm, kết hợp đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho đội ngũ nhân viên Trong giai đoạn trước mắt, ưu tiên bồi dưỡng và đào tạo nhân viên kinh doanh có kiến thức vững về nghiệp vụ kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về địa lý kinh tế, pháp luật và tập quán kinh doanh quốc tế, đặc biệt là khả năng ngoại ngữ.
ĐẶC ĐIỂM CỦA QUÁ TRÌNH KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
Công ty hoạt động trên thị trường rộng lớn, bao gồm Việt Nam và một số quốc gia ở Châu Á và Châu Mỹ Chúng tôi tìm kiếm nguồn cung cấp từ các đối tác quen thuộc, có mối quan hệ lâu dài, chủ yếu đến từ Nhật Bản, Trung Quốc, Mỹ và Đài Loan Sản phẩm của công ty luôn có đầu ra ổn định, phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Công ty chỉ chấp nhận phương thức thanh toán điện chuyển tiền cho các giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, trong khi các giao dịch nội địa được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt Đa số giao dịch của công ty sử dụng ngoại tệ, chủ yếu là USD và JPY.
Hoạt động nhập khẩu liên quan đến sự tham gia của các đối tác nước ngoài, mỗi quốc gia đều có những quy định pháp luật riêng về kinh tế và nhập khẩu Điều này dẫn đến sự chi phối bởi các hệ thống pháp luật khác nhau và các thủ tục hồ sơ đặc thù của từng quốc gia.
Việc trao đổi thông tin giữa Công ty và đối tác diễn ra nhanh chóng và chính xác qua điện thoại, internet và fax Đồng thời, giao dịch thanh toán được hỗ trợ kịp thời từ ngân hàng, đảm bảo không có sai sót.
Công ty chủ yếu sử dụng phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy và đường bộ, chỉ áp dụng đường hàng không cho những mặt hàng cần giao gấp Tất cả các chi phí vận chuyển và phát sinh đều được ghi rõ trong hợp đồng với nhà cung cấp và khách hàng.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH TM VẬN TẢI QUỐC TẾ TRỌNG KHANG
1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TKTRANS
1.5.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Là người điều hành và quản lý công việc chung của cả Công ty
Là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty
Nắm giữ tình hình tài chính của Công ty
PHÒNG TÀI CHÍNH, NHÂN SỰ
BP CHỨNG TỪ BP GIAO
Ký kết hợp đồng với đối tác
Có chức năng tổng hợp các số liệu về tài chính, giúp lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của Công ty
Quản lý các mối quan hệ tài chính trong nội bộ Công ty như: thu chi, tạm ứng tiền làm hàng, tiền lương,…
Thống kê kế toán và theo dõi tình hình tài chính là cần thiết để đề xuất biện pháp sử dụng vốn hiệu quả Đồng thời, việc cung cấp thông tin kinh tế một cách nhanh chóng và chính xác theo yêu cầu của Tổng giám đốc cũng rất quan trọng.
Ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời là rất quan trọng, tuân thủ theo Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam, cũng như các quy định cụ thể của Công ty.
Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của tất cả hóa đơn, chứng từ là bước quan trọng trong quy trình kế toán Cần hoàn chỉnh các thủ tục kế toán trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kê khai, trích nộp và quyết toán các khoản nộp ngân sách, cùng với việc thanh toán các khoản vay và công nợ, là nhiệm vụ quan trọng trong quản lý tài chính của Công ty Bộ phận này cũng có trách nhiệm lập và nộp các báo cáo tài chính theo quy định, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động và hiệu quả kinh doanh của Công ty.
1.5.2.3 Phòng tài chính, nhân sự
Có chức năng lưu trữ hồ sơ, các tài liệu đã và đang sử dụng
Cung cấp nguồn tài chính kịp thời đến các phòng ban đặc biệt là phòng kinh doanh
Tiếp nhận các công văn, quyết định từ Tổng cục Hải Quan, Cơ quan Nhà Nước, các đơn vị khác gửi đến
Lưu trữ các tài liệu quan trọng như công văn, quyết định, nghị định và thông tư từ các bộ ngành liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất cần thiết Việc này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và quản lý thông tin hiệu quả.
Lập kế hoạch tuyển dụng theo yêu cầu của Tổng giám đốc và các bộ phận
Lên chương trình tuyển dụng và tổ chức thực hiện
Tổ chức ký hợp đồng lao động với người thử việc
Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn Công ty
Tổ chức các sự kiện cho Công ty
Giám sát và ghi chép số ngày giờ làm việc của nhân viên là cần thiết để chuyển giao cho bộ phận kế toán tính lương Đồng thời, việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên phải được thực hiện theo đúng quy định.
Quản lý tiền mặt và số dư ngân hàng là trách nhiệm quan trọng, bao gồm việc thu chi tiền theo chỉ đạo của Tổng giám đốc Cần thực hiện các thủ tục thanh toán qua ngân hàng như ủy nhiệm chi, ký quỹ, chuyển khoản và rút tiền Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với kế toán tiền để theo dõi lượng tiền thu chi hàng ngày một cách hiệu quả.
1.5.2.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Tìm kiếm và giao dịch với khách hàng, tiếp nhận thông tin, xử lý hồ sơ và chứng từ, hoàn tất thủ tục hải quan, cũng như thanh lý hợp đồng và hồ sơ xuất nhập khẩu là những bước quan trọng trong quy trình quản lý giao dịch thương mại.
Thực hiện nghiệp vụ khai thuế Hải quan, vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng và của Công ty
Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả, cần thực hiện các quy định phù hợp với tình hình thực tế và sự thay đổi của pháp luật theo từng giai đoạn Đồng thời, việc lập báo cáo đầy đủ và kịp thời về tình hình xuất nhập khẩu của từng khách hàng là rất quan trọng.
Tổ chức tiếp thị và xây dựng mối quan hệ với cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước nhằm tìm kiếm, duy trì và phát triển khách hàng Đồng thời, tổ chức thực hiện cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, phù hợp và thích nghi với môi trường kinh doanh trong từng giai đoạn.
Tìm kiếm nguồn hàng và các đối tác bên nước ngoài
Chịu trách nhiệm liên lạc, thỏa thuận, soạn thảo hợp đồng với nhà xuất khẩu
Cập nhật thông tin quan trọng về lĩnh vực đầu tư, sản phẩm mà công ty đang kinh doanh, cùng với những biến động trong môi trường kinh doanh quốc tế.
NHẬN XÉT: Các bộ phận trong Công ty được phân chia một cách rõ ràng, cụ thể
Nhân viên được cấp trên chỉ đạo chặt chẽ, giúp việc theo dõi hoạt động trở nên dễ dàng Với những thành tựu đã đạt được và chiến lược phát triển rõ ràng, Công ty có tiềm năng lớn để nhanh chóng vươn lên thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận tải trong tương lai.
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU
Nhập khẩu là quá trình mua sắm sản phẩm và dịch vụ từ nước ngoài nhằm đa dạng hóa thị trường nội địa Hoạt động này thường sử dụng ngoại tệ, có thể là đồng tiền của một trong hai quốc gia tham gia giao dịch hoặc một ngoại tệ mạnh toàn cầu để thực hiện trao đổi.
2.1.2 Đặc điểm và vai trò của hoạt động kinh doanh nhập khẩu
2.1.2.1 Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu
Nhập khẩu là hoạt động thương mại giữa các quốc gia, trong đó người mua và người bán đến từ các nền văn hóa và chính sách ngoại thương khác nhau Hoạt động này thường bị ảnh hưởng bởi các quy định pháp lý của từng quốc gia, do đó cần tuân thủ luật kinh doanh, phong tục tập quán của mỗi nước và các quy định thương mại quốc tế.
Thời gian lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh nhập khẩu thường dài hơn so với kinh doanh nội địa do khoảng cách địa lý và các thủ tục phức tạp Hàng hóa nhập khẩu chủ yếu là những sản phẩm mà trong nước không có, chưa được sản xuất hoặc sản xuất chưa đáp ứng đủ về số lượng, chất lượng và thị hiếu, bao gồm hàng tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng.
2.1.2.2 Vai trò của hoạt động nhập khẩu
Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của ngoại thương Nhập khẩu tác động trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước
Nhập khẩu hàng hóa là cần thiết để bổ sung những sản phẩm mà trong nước không thể sản xuất hoặc sản xuất nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu Ngoài ra, nhập khẩu còn giúp thay thế các mặt hàng thiếu hụt trên thị trường.
18 nghĩa là nhập khẩu về những hàng hoá mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu
Nhập khẩu không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân mà còn cung cấp nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, từ đó góp phần nâng cao mức sống và tạo ra việc làm ổn định cho lao động.
Nhập khẩu có tác dụng tích cực thúc đẩy xuất khẩu vì nhập khẩu có thể là đầu vào cho hàng hóa xuất khẩu
Nhập khẩu tạo thuận lợi cho việc chuyển giao công nghệ, làm đa dạng hoá mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, chất lượng, quy cách
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc quá trình hiện đại hóa trang thiết bị và công nghệ sản xuất, đồng thời nâng cấp cơ sở hạ tầng, từ đó thúc đẩy nhanh chóng quá trình công nghiệp hóa tại Việt Nam.
2.1.3 Các hình thức nhập khẩu hàng hóa
Hiện nay có rất nhiều hình thức nhập khẩu khác nhau:
Doanh nghiệp có thể nhập khẩu hàng hóa và vật tư trực tiếp từ nước ngoài mà không cần qua trung gian, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp chủ động trong việc tìm kiếm đối tác và nguồn hàng, cũng như tự quyết định về giá cả và phương thức thanh toán.
Nhập khẩu gián tiếp qua trung gian là hình thức mà doanh nghiệp trong nước có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa nhưng không có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp Doanh nghiệp này hợp tác với các công ty chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu Bên nhận ủy thác sẽ nhận hoa hồng theo thỏa thuận giữa hai bên, đồng thời có hợp đồng rõ ràng Điểm nổi bật là doanh nghiệp nhận ủy thác không cần đầu tư vốn hay nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu.
19 mà chỉ đứng ra đại diện cho bên uỷ thác để tìm cách giao dịch với bạn hàng nước ngoài và nhập hàng về
Khi nhận uỷ thác thì doanh nghiệp nhận uỷ thác phải lập hai hợp đồng:
Một hợp đồng nua bán hàng hoá với nước ngoại gọi là hợp đồng ngoại thương
Một hợp đồng giữa hai bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác được gọi là hợp đồng nội thương
Các hình thức nhập khẩu bao gồm tạm nhập tái xuất, nhập khẩu gia công, nhập khẩu hàng đổi hàng và nhập khẩu liên doanh Hiện nay, nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác là hai phương thức phổ biến nhất.
2.1.4 Đồng tiền thanh toán và giá cả trong nhập khẩu hàng hóa
2.1.4.1 Đồng tiền thanh toán trong nhập khẩu hàng hóa
Trong các hiệp định và hợp đồng, các bên cần thống nhất về loại tiền tệ sẽ được sử dụng để thanh toán Đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của quốc gia nhập khẩu, xuất khẩu hoặc một đồng tiền mạnh từ quốc gia khác.
2.1.4.2 Giá cả sử dụng trong nhập khẩu hàng hóa
Giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định địa điểm giao hàng Điều kiện này không chỉ xác định trách nhiệm của người bán và người mua mà còn phân chia các khoản chi phí rủi ro, theo quy định của Luật buôn bán quốc tế (Incoterms- 2010).
According to Incoterms 2010, there are a total of 11 delivery terms, which include two new terms: DAT (Delivered at Terminal) and DAP (Delivered at Place) Four terms from Incoterms 2000 have been removed: DAT (Delivered at Frontier), DES (Delivered Ex-Ship), DEQ (Delivered Ex-Quay), and DDU (Delivered Duty Unpaid) These terms are applicable to any mode of transport.
EXW (Ex Works): Giao tại xưởng
FCA (Free Carrier): Giao cho nhà chuyên chở
CPT (Carriage Paid To): Cước phí trả tới
CIP (Carriage and Insurance Paid): Cước phí và bảo hiểm trả tới
DAT (Delivered At Terminal): Giao hàng tại bãi (điều khoản mới)
DAP (Delivered At Place): Giao tại nơi đến (điều khoản mới)
DDP (Delivered Duty Paid): Giao hàng đã trả thuế
Các điều khoản chỉ sử dụng cho vận tải biển hoặc thủy nội địa:
FAS (Free Alongside Ship): Giao tại mạn tàu
FOB (Free On Board): Giao lên tàu
CFR (Cost and Freight): Trả cước đến bến
CIF (Cost, Insurance and Freight): Trả cước, bảo hiểm tới bến
Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường sử dụng điều kiện giao hàng là EXW, FOB, CIF
Giao hàng tại xưởng (EX works - EXW) là hình thức mà người bán giao hàng cho người mua tại địa điểm của mình hoặc tại một địa điểm được chỉ định như xưởng, nhà máy hoặc kho Trong trường hợp này, người bán không có trách nhiệm xếp hàng lên phương tiện vận chuyển và cũng không cần thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu, nếu có.
Giao hàng lên tàu (Free on board - FOB) là phương thức mà hàng hóa được coi là đã giao và rủi ro chuyển từ bên bán sang bên mua khi hàng được xếp lên boong tàu tại cảng quy định Người bán có trách nhiệm thực hiện các thủ tục xuất khẩu, vận chuyển hàng đến cảng và xếp hàng lên tàu Ngược lại, người mua phải chịu trách nhiệm về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa, vận chuyển hàng và các công việc liên quan sau đó.
Tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển (CIF) là giá mà người bán cung cấp, bao gồm toàn bộ chi phí sản phẩm, cước vận chuyển và phí bảo hiểm Trong thỏa thuận này, người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và thuê phương tiện vận tải để chuyên chở hàng hóa.
KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2.2.1 Nguyên tắc tính giá hàng nhập khẩu
Hàng hóa nhập kho được tính theo nguyên tắc giá gốc
Giá nhập kho của hàng nhập khẩu = Trị giá mua hàng hóa + Chi phí mua hàng + Các khoản thuế không được hoàn lại – Các khoản giảm giá hàng mua
Chi phí mua hàng bao gồm nhiều khoản như chi phí mua hàng, vận chuyển, bốc xếp, nâng hạ, mở L/C, thuê kho bãi và thủ tục hải quan.
Các khoản thuế không được hoàn lại bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ một số trường hợp được hoàn thuế), và thuế giá trị gia tăng Thuế giá trị gia tăng chỉ được hoàn lại trong các trường hợp hàng nhập khẩu phục vụ sản xuất hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hàng hóa nhập khẩu để xuất khẩu, và hàng hóa xuất khẩu không thực hiện xuất khẩu tại địa bàn hoạt động hải quan theo quy định của Luật hải quan, cùng một số trường hợp khác.
Các khoản giảm giá hàng mua bao gồm các khoản giảm giá và chiết khấu thương mại mà nhà xuất khẩu cung cấp cho nhà nhập khẩu khi họ mua hàng với số lượng lớn hoặc khi hàng hóa không đạt chất lượng và sai quy cách.
Số tiền thuế nhập khẩu phải nộp
Số lượng đơn vị từng mặt hàng thực tế nhập khẩu ghi trong tờ khai hải quan x
Trị giá tính thuế tính trên một đơn vị hàng hóa x
Thuế suất của từng mặt hàng
Giá tính thuế hàng nhập khẩu tại Việt Nam được xác định dựa trên giá ghi trên hóa đơn hoặc theo biểu giá tính thuế của Nhà nước Hiện nay, các doanh nghiệp thường mua hàng hóa theo các hình thức EXW, FOB hoặc CIF, tuy nhiên, giá tính thuế hàng nhập khẩu sẽ được tính theo giá CIF.
Giá CIF = Giá thực tế hàng nhập khẩu + Cước phí vận chuyển + Phí bảo hiểm hàng hóa
Thuế TTĐB = (Giá hàng NK + Thuế NK phải nộp) x Thuế suất thuế TTĐB
Thuế GTGT hàng NK = (Giá hàng NK + Thuế NK + Thuế TTĐB) x Thuế suất thuế GTGT
Giá thực tế khi mua hàng nhập khẩu được tính bằng ngoại tệ, trong khi các loại thuế phải nộp lại được tính theo VNĐ Để quy đổi giá mua ngoại tệ sang VNĐ, cần dựa vào tỷ giá ngân hàng công bố.
2.2.2 Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế và chênh lệch tỷ giá
2.2.2.1 Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế
Các doanh nghiệp có giao dịch kinh tế bằng ngoại tệ cần ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC) theo một đơn vị tiền tệ thống nhất, đó là VNĐ hoặc đơn vị tiền tệ chính thức được sử dụng trong kế toán.
Tỷ giá giao dịch thực tế trong mua bán ngoại tệ là tỷ giá được ghi trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại Nếu hợp đồng không quy định rõ tỷ giá thanh toán, doanh nghiệp sẽ ghi sổ kế toán theo nguyên tắc đã được quy định.
Tỷ giá giao dịch thực tế để ghi nhận nợ phải thu là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định cho khách hàng thanh toán tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp dự kiến thực hiện giao dịch tại thời điểm phát sinh.
Khi thực hiện giao dịch mua sắm tài sản hoặc thanh toán chi phí ngay bằng ngoại tệ mà không qua tài khoản phải trả, tỷ giá giao dịch thực tế được xác định là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
2.2.2.2 Nguyên tắc chênh lệch tỷ giá
Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá sẽ được ghi nhận ngay lập tức vào doanh thu hoạt động tài chính nếu có lãi, hoặc vào chi phí tài chính nếu có lỗ, tại thời điểm xảy ra.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC).
– Doanh nghiệp không được vốn hóa các khoản chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản dở dang
2.2.3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
Hiện nay trong hồ sơ nhập khẩu nên kẹp các chứng từ sau:
Tờ khai hải quan và các phụ lục (Customs Declaration)
Hợp đồng thương mại (Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Các giấy tờ khác của lô hàng như: phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), vận đơn (Bill of Lading)
Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu bao gồm bảo hiểm, vận tải quốc tế và nội địa, kiểm hóa, nâng hạ THC, vệ sinh container, phí chứng từ và lưu kho.
Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nước
Uỷ nhiệm chi thanh toán công nợ ngoại tệ với người bán
2.2.3.2 Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại xuất – nhập khẩu, kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản liên quan đến giao dịch nhập khẩu.
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ
TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK 1561: Giá mua hàng hóa
TK 1562: Chi phí mua hàng hóa
TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
TK 331: Phải trả người bán
TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
TK 635: Chi phí tài chính
TK 4131: Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ, và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm Công ty Trọng Khang, ưu tiên sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Vì vậy, bài luận văn này sẽ tập trung vào việc trình bày trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Theo Thông Tư 200 sửa đổi so với Quyết Định 15 điều cơ bản sau về cách tính giá trị hàng nhập khẩu:
TH1: Thanh toán trước toàn bộ số tiền cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm trả trước
Có TK 112: Tỷ giá thực tế tại thời điểm trả trước
Khi hàng về nhập kho:
Nợ TK 156: Tỷ giá ngày thanh toán không tính theo tỷ giá trên tờ khai
Có TK 331: Tỷ giá ngày thanh toán không tính theo tỷ giá trên tờ khai
TH2: Thanh toán nhiều lần cho nhà cung cấp:
Ngày 1: Thanh toán trước 1 phần:
Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm trả trước
Có TK 112: Tỷ giá thực tế tại thời điểm trả trước
Ngày 2: Hàng về nhập kho:
Nợ TK 156: Số tiền ngày 1 + (Tỷ giá ngày hàng về x Số tiền còn nợ)
Có TK 331: Số tiền ngày 1 + (Tỷ giá ngày hàng về x Số tiền còn nợ)
Ngày 3: Thanh toán hết số tiền còn nợ:
Nợ TK 331: Số tiền còn lại x Tỷ giá ngày này
Nợ TK 635: Nếu lỗ tỷ giá
Có TK 112: Số tiền còn lại x Tỷ giá ngày này
Có TK 515: Nếu lãi tỷ giá
TH3: Thanh toán sau toàn bộ số tiền cho nhà cung cấp:
Nợ TK 156: Tỷ giá ngày hàng về x Số tiền
Có TK 331: Tỷ giá ngày hàng về x Số tiền
Ngày 2: Trả tiền cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331: Số tiền x Tỷ giá ngân hàng bán ra tại thời điểm này
Nợ TK 635: Nếu lỗ tỷ giá
Có TK 112: Số tiền x Tỷ giá ngân hàng bán ra tại thời điểm này
Có TK 515: Nếu lãi tỷ giá
Thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 151: Thuế nhập khẩu phải nộp theo như số tiền thuế trên tờ khai hải quan
Có TK 3333: Số thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu
Nếu hàng hoá nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán phản ánh số thuế TTĐB phải nộp của hàng nhập khẩu như sau:
Nợ TK 151: Thuế TTĐB phải nộp theo như số tiền thuế trên tờ khai hải quan
Có TK 3332: Số thuế TTĐB phải nộp của hàng nhập khẩu
Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ
Có TK 33312: Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu
Thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ:
Nợ TK 331: Tỷ giá ghi nhận nợ trước đó
Nợ TK 635: Tỷ giá nhận nợ < Tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 1112, 1122: Tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 515: Tỷ giá nhận nợ > Tỷ giá xuất ngoại tệ
Khi nộp tiền thuế vào ngân sách Nhà Nước, căn cứ vào giấy nộp tiền vào NSNN:
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng NK
Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Nợ TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường
Khi hàng chuyển về nhập kho:
Nợ TK 1561: Trị giá hàng nhập kho
Có TK 151: Trị giá hàng nhập khẩu đã chuyển về nhập kho
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM VẬN TẢI QUỐC TẾ TRỌNG KHANG
ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn gàng và hợp lý, tập trung vào chuyên môn hóa và được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán hiện đại Đội ngũ kế toán gồm 5 thành viên, bao gồm 1 trưởng phòng và 4 nhân viên kế toán, đảm bảo hiệu quả trong công việc quản lý tài chính.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ phận kế toán của Công ty TKTRANS
3.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí
Tổng giám đốc có trách nhiệm tổ chức, quản lý và chỉ đạo công tác kế toán, tài chính của Công ty Người này theo dõi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động của Công ty, xử lý các vấn đề tài chính và báo cáo tình hình hoạt động của bộ máy kế toán cũng như các vấn đề tài chính lên Tổng giám đốc.
Kế toán trưởng có trách nhiệm phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty và hướng dẫn nhân viên trong Phòng kế toán thực hiện đúng các quy định tài chính của Nhà Nước Đồng thời, ông/bà cần nghiên cứu và áp dụng các văn bản pháp luật về kế toán, cũng như các thủ tục liên quan đến thuế Kế toán trưởng cũng phải kiểm tra việc tính thuế và khai báo số tiền thuế phải nộp, đồng thời chịu trách nhiệm khi làm việc với thanh tra thuế Ngoài ra, người này quản lý và giữ quyền ADMIN phần mềm kế toán của Công ty.
Kế toán tiền có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền và ghi chép tất cả các khoản thu chi phát sinh hàng ngày Họ cần theo dõi tình hình thu chi, tạm ứng và thu hồi tạm ứng thừa một cách chặt chẽ Khi có yêu cầu từ Tổng giám đốc, kế toán tiền phải lập báo cáo tài chính về luồng tiền biến động và lưu trữ, bảo quản các sổ sách, hồ sơ liên quan Hàng ngày, kế toán tiền cũng theo dõi lượng tiền giao dịch ngân hàng và đối chiếu với Bộ phận tài chính, nhân sự vào cuối ngày Cuối tháng, họ thực hiện thanh toán lương cho nhân viên và phối hợp chặt chẽ với Bộ phận tài chính, nhân sự về số tiền chi và thu hàng ngày.
3.1.2.3 Kế toán doanh thu và chi phí
Theo dõi tình hình nhập và xuất kho hàng hóa là rất quan trọng Kế toán cần kiểm tra và đối chiếu tính hợp lệ của các hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu và hợp đồng để ghi nhận doanh thu và chi phí thực tế phát sinh Cuối kỳ, kế toán sẽ lập bảng kê tổng hợp để theo dõi doanh thu và chi phí trong kỳ.
3.1.2.4 Kế toán công nợ và thanh toán nội bộ
Theo dõi tình hình công nợ với các đại lý trong và ngoài nước, xử lý chênh lệch tỷ giá và lập báo cáo cho kế toán trưởng vào cuối tháng Tập hợp và chấm công dựa trên ghi chép của Phòng tài chính và nhân sự, phản ánh vào sổ sách tính lương, thưởng và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Kiểm tra và đối chiếu giữa các phiếu tạm ứng, phiếu chi và phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng do Bộ phận tài chính và nhân sự lập cho nhân viên.
Note bên Phòng kinh doanh lập và xử lý chênh lệch nếu có Ghi chép, phản ánh các khoản phải thu nội bộ khác
Để đảm bảo tuân thủ quy định thuế, doanh nghiệp cần trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi phát sinh vấn đề Việc kiểm tra và đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào và đầu ra là rất quan trọng Hàng tháng, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra, phân loại theo thuế suất Đồng thời, theo dõi tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách và hoàn thuế cũng là nhiệm vụ cần thiết Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập báo cáo tổng hợp về thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân để nộp thuế đúng hạn.
3.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty
3.1.3.1 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2004/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính có hiệu lực từ 01/01/2015
Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành đã được cụ thể hóa tại Công ty TKTRANS như sau:
Niên độ kế toán là một năm dương lịch Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán là VNĐ
Phương pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ được xác định theo đúng nguyên giá gốc và khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng
Phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng theo cách tính giá trị hàng tồn kho bằng phương pháp bình quân gia quyền Việc hạch toán hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên Đồng thời, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dựa trên chênh lệch giữa giá thị trường, giá gốc và giá trị thuần của hàng tồn kho.
Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá là quy trình quan trọng trong kế toán tại Công ty, chủ yếu liên quan đến đồng USD Khi thực hiện các nghiệp vụ ngoại tệ, kế toán sẽ chuyển đổi ngoại tệ sang VNĐ theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm giao dịch.
Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
3.1.4 Hệ thống tài khoản áp dụng và hệ thống các báo cáo
3.1.4.1 Hệ thống tài khoản áp dụng
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2004/TT-BTC của Bộ Tài Chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2015 Để đáp ứng đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý, kế toán của Công ty, các tài khoản đã được mở chi tiết đến cấp 2 và cấp 3.
3.1.4.2 Hệ thống các báo cáo
Tại Công ty TKTRANS, hệ thống các báo cáo được lập vào cuối năm tài chính, bao gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
3.1.5 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi sổ
Công ty áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán Nhật ký chung, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Dữ liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Bộ phận kế toán sử dụng phần mềm Smart Pro 4.0 để nâng cao hiệu quả công việc với sự nhanh chóng, chính xác và gọn nhẹ Khi sử dụng phần mềm này, kế toán đăng ký hình thức kế toán là Nhật ký chung, và quy trình ghi sổ kế toán được thực hiện theo trình tự rõ ràng.
Hàng ngày, kế toán thực hiện việc nhập các chứng từ phát sinh như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, và hóa đơn đầu vào, đầu ra vào mục Nhập phát sinh của phần mềm Kế toán cần lựa chọn loại chứng từ phù hợp để đảm bảo quy trình nhập liệu diễn ra chính xác và hiệu quả.
Số liệu được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ liên quan Vào cuối tháng, kế toán chỉ cần in các sổ theo quy định để lưu trữ Khi cần, kế toán có thể in ra để kiểm tra và so sánh, đảm bảo rằng các chứng từ đã được nhập đúng và đầy đủ.
Sơ đồ 3.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
3.2.1 Quy trình thực hiện nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Đối với Công ty TNHH TM Vận Tải Quốc Tế Trọng Khang hoạt động nhập khẩu là hoạt động chính bên cạnh dịch vụ vận tải Và dịch vụ vận tải cũng thường xuyên hỗ trợ cho hoạt động nhập khẩu của Công ty, giúp cho việc nhập khẩu diễn ra nhanh
Công ty nhập khẩu đa dạng các mặt hàng như phế liệu, xe ô tô, xe container, phụ tùng điện tử, máy móc công nghiệp, thực phẩm chức năng và đồ điện tử Hoạt động nhập khẩu của công ty được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và không qua các giai đoạn trung gian, đảm bảo hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh.
Có hai hình thức nhập khẩu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác Công ty thường mua hàng theo các điều kiện giá EXW, FOB và CIF, trong đó giá CIF được sử dụng phổ biến hơn Phương thức thanh toán với nhà xuất khẩu thường áp dụng là điện chuyển tiền (TTR).
3.2.2 Kế toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty
3.2.2.1 Quy trình nhập khẩu trực tiếp Đầu tiên Bộ phận Sale sẽ tìm kiếm khách hàng, đi chào các loại hàng mà Công ty có thể nhập khẩu Khi tìm kiếm được khách hàng, Bộ phận Sale sẽ báo lại cho Phòng thương mại Nhiệm vụ của Phòng thương mại là tìm kiếm các nguồn hàng bên các đối tác nước ngoài hoặc những nhà cung cấp khác, phù hợp với những tiêu chí mà khách hàng yêu cầu như chất lượng, phẩm cách, mẫu mã, giá cả,…Sau khi tìm kiếm được nguồn hàng, Phòng thương mại báo cho Bộ phận Sale biết để Bộ phận Sale tiến hành thỏa thuận giá cả, hình thức thanh toán, loại hàng, ngày giao hàng,… với khách hàng Nếu khách hàng đồng ý, sẽ tiến đến ký hợp đồng mua bán với Công ty Thông thường, khách hàng sẽ phải trả trước 50% giá trị lô hàng theo ngày quy định trên hợp đồng Nếu trong quá trình tìm kiếm nguồn hàng cho khách hàng hoặc
Bộ phận thương mại chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng chất lượng với giá cả hợp lý và sẽ thông báo cho Tổng giám đốc để đưa ra quyết định về việc nhập lô hàng đó vào kho Công ty.
Bộ phận thương mại sẽ thảo luận với nhà cung cấp nước ngoài về các điều kiện mua hàng như giá cả, hình thức thanh toán và thời gian dỡ hàng trước khi ký hợp đồng thương mại Thông thường, nhà xuất khẩu sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi qua fax để Công ty xác nhận Sau đó, hãng tàu tại Việt Nam sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) để cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cùng thời gian và địa điểm nhận hàng Nhà xuất khẩu cũng sẽ gửi bộ chứng từ liên quan cho Công ty, bao gồm Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Bảng kê chi tiết hàng hóa và Giấy chứng nhận xuất xứ.
Bộ phận chứng từ sẽ tiếp nhận và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để lập tờ khai hải quan Khi hàng hóa đến cảng, Bộ phận giao nhận sẽ ứng tiền từ Bộ phận tài chính và sử dụng Bill of Lading cùng bộ chứng từ liên quan để nhận lệnh D/O từ hãng tàu Sau khi có D/O, Bộ phận giao nhận sẽ tiến hành thủ tục thông quan tại Hải quan và thanh toán các khoản phí liên quan như thuế nhập khẩu, thuế GTGT, phí hải quan, phí nâng hạ container, phí vệ sinh container và phí lưu kho bãi.
Bộ phận giao nhận kiểm tra hàng hóa để xác định xem có bị hư hỏng, ẩm ướt hoặc sai quy cách không Nếu phát hiện vấn đề, họ sẽ thông báo cho Phòng Sale và Phòng thương mại để xử lý Sau khi kiểm tra xong, bộ phận này sẽ điều xe đến để vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng hoặc nhập kho của Công ty.
3.2.2.2 Chứng từ sử dụng trong nhập khẩu trực tiếp
Vận đơn (Bill of Lading or Bill of Air)
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)
Giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước
Phiếu đề nghị tạm ứng
Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các chứng từ khác để hạch toán như phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua dịch vụ,…
Khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu, kế toán Công ty chủ yếu sử dụng các tài khoản sau:
TK 1561 phản ánh giá mua hàng hóa, thể hiện sự biến động theo giá thực tế của hàng hóa cùng với các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu, bao gồm phí hải quan, phí vận chuyển, bốc xếp và phí nâng hạ container.
TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn, phản ánh tình hình biến động theo giá thực tế của phương tiện vận tải
TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ chi tiết theo từng ngân hàng
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ chi tiết theo từng ngân hàng
TK 141: Tạm ứng chi tiết theo từng nhân viên
TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
TK 331: Phải trả nhà cung cấp, chi tiết theo từng nhà xuất khẩu
TK 33312: Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu
TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp
TK 4131: Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
TK 515: Doanh thu tài chính phản ánh lãi khi chênh lệch tỷ giá
TK 635: Chi phí tài chính phản ánh lỗ khi chênh lệch tỷ giá
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài, phản ánh phí mua ngoại tệ, phí chuyển tiền và các loại phí dịch vụ ngân hàng
TK 6277: Phản ánh chi phí dịch vụ ngoài nước
Công ty thường xuyên thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, với nhiều trường hợp lặp lại Một ví dụ cụ thể là việc nhập khẩu xe container đầu kéo để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của công ty, kèm theo các chứng từ liên quan.
42 cho vận chuyển hàng hóa Ví dụ 2 là nhập khẩu xe container đầu kéo về để bán cho khách hàng
Ví dụ 1: Công ty nhập khẩu xe container đầu kéo về để sử dụng cho vận chuyển hàng hóa
Chứng từ kèm theo: Phụ lục 1 Đơn vị tính: VNĐ
Vào ngày 10/08/2016, Công ty TNHH TM Vận Tải Quốc Tế Trọng Khang đã ký hợp đồng số 01TK-GTEI/082016 với công ty Global Tractor Export INC để nhập khẩu 2 xe container đầu kéo, số hiệu 3HSDHSJR9EN763630 và 3HSDHSJR3EN764479 Giao dịch được thực hiện theo hình thức CIF với thanh toán T/T, đơn giá mỗi xe là 26.000 USD, tổng cộng 52.000 USD, và hàng hóa sẽ được giao tại cảng Cái Mép-Vũng Tàu.
Vào ngày 29/08/2016, theo cam kết trong hợp đồng, Công ty đã chuyển trả 50% giá trị hợp đồng cho nhà xuất khẩu Căn cứ vào giấy báo nợ từ ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Dân chi nhánh Sài Gòn, tỷ giá bán ra của ngân hàng được áp dụng.
Cổ Phần Quốc Dân chi nhánh Sài Gòn công bố vào ngày 29/08/2016 là 22.340 VNĐ trên 1 USD Kế toán hạch toán:
Phí dịch vụ chuyển tiền:
Trả trước cho nhà xuất khẩu:
Vào ngày 12/09/2016, nhà xuất khẩu đã gửi hình ảnh hàng hóa đã được chuyển lên tàu tại cảng Los Angeles cho công ty Để thực hiện cam kết, công ty đã chuyển trả 50% giá trị hợp đồng còn lại cho nhà xuất khẩu.
Vào ngày 12/09/2016, ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Dân chi nhánh Sài Gòn đã công bố tỷ giá bán ra là 22.330 VNĐ cho 1 USD, theo thông tin từ giấy báo nợ ngân hàng, kế toán sẽ thực hiện hạch toán tương ứng.
Phí dịch vụ chuyển tiền:
Trả hết tiền hàng cho nhà xuất khẩu:
Vào ngày 16/09/2016, hàng hóa đã cập cảng Cái Mép Bộ phận chứng từ đã chuẩn bị các tài liệu cần thiết và hoàn tất tờ khai để nhận hàng Kế toán đã lập phiếu nhập kho dựa trên tờ khai hải quan số 101038528843 và phiếu nhập kho số 002/09.
Tỷ giá bán ra của ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Dân chi nhánh Sài Gòn công bố vào ngày 16/09/2016 là 22.260 VNĐ trên 1 USD Kế toán hạch toán:
Ghi tăng TSCĐ của Công ty:
Thuế nhập khẩu phải nộp:
Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp:
Kế toán ghi nhận chênh lệch tỷ giá:
