NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái quát chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu
1.1.1.Khái niệm và vai trò của hoạt động nhập khẩu 1.1.1.1.Khái niệm
Nhập khẩu là quá trình mua bán hàng hóa và dịch vụ từ nước ngoài vào trong nước, nhằm đa dạng hóa nguồn nguyên liệu cho sản xuất và tiêu dùng.
Theo qui định, những trường hợp sau được coi là nhập khẩu:
- Mua hàng hoá của nước ngoài để thoả mãn nhu cầu sử dụng trong nước và để phát triển kinh tế theo hợp đồng mua bán ngoại thương.
- Đưa hàng hoá từ nước ngoài vào Việt Nam để tham gia hội chợ, triển lãm, sau đó mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Giữ hàng hoá tại các khu chế xuất (phân chia thu nhập của bên đối tác không mang về nước) để bán tại thị trường Việt Nam.
- Tái nhập hàng trước đây tạm xuất.
1.1.1.2 Vai trò của hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu
Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của ngoại thương Nhập khẩu tác động trực tiếp đến sản xuất và tiêu dùng trong nước.
Nhập khẩu hàng hóa là cần thiết để bổ sung những sản phẩm mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường Ngoài ra, nhập khẩu cũng giúp thay thế các sản phẩm nội địa khi việc nhập khẩu mang lại lợi ích kinh tế hơn.
Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, vai trò của nhập khẩu được thể hiện qua những khía cạnh sau đây:
- Tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá đất nước.
- Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế đảm bảo phát triển kinh tế cân đối ổn định.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao mức sống của người dân bằng cách đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thiết yếu và cung cấp nguyên liệu đầu vào cho sản xuất Điều này không chỉ giúp thỏa mãn nhu cầu hàng hóa mà còn tạo ra việc làm ổn định cho người lao động.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy xuất khẩu, bởi vì nó cung cấp nguyên liệu cần thiết cho sản xuất hàng hóa xuất khẩu Sự kết hợp này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tạo ra môi trường thuận lợi cho hàng Việt Nam tiếp cận thị trường quốc tế.
1.1.2 Đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu
Hoạt động kinh doanh hàng hóa nhập khẩu có tiềm năng lớn trên thị trường nội địa và quốc tế, và nó bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi sự phát triển của sản xuất trong nước cũng như tình hình thị trường quốc tế.
Người mua và người bán đến từ các quốc gia khác nhau, mỗi quốc gia có những đặc điểm riêng về trình độ quản lý, phong tục tập quán tiêu dùng và chính sách ngoại thương Sự khác biệt này ảnh hưởng đến cách thức giao dịch và tương tác giữa các bên trong thị trường toàn cầu.
Hàng nhập khẩu yêu cầu chất lượng cao và mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Các yếu tố như điều kiện địa lý, phương tiện vận chuyển, cũng như phương thức thanh toán đều ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh Thời gian giao hàng và thanh toán thường gặp khó khăn do khoảng cách xa.
Hàng nhập khẩu vào Việt Nam chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của người dân và cung cấp máy móc thiết bị cho sự phát triển kinh tế Tuy nhiên, việc nhập khẩu cũng đồng nghĩa với sự phụ thuộc vào nước ngoài, do đó, Nhà nước chỉ cho phép nhập khẩu những mặt hàng thiết yếu Những sản phẩm này bao gồm hàng hóa mà trong nước chưa sản xuất được hoặc chưa đáp ứng đủ về số lượng và chất lượng, đặc biệt là các trang thiết bị máy móc, vật tư kỹ thuật và công nghệ hiện đại.
Doanh nghiệp có thể tự do nhập khẩu nhiều mặt hàng, tuy nhiên cũng có những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện Các hàng hóa này phải tuân thủ theo hạn ngạch hoặc cần có giấy phép từ Bộ Thương mại hoặc các bộ quản lý chuyên ngành.
* Các phương thức nhập khẩu hàng hóa
Có hai phương thức nhập khẩu hàng hoá:
Nhập khẩu theo nghị định thư là phương thức trong đó các chính phủ của hai bên tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng Dựa trên thỏa thuận này, các đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu sẽ thực hiện các giao dịch.
Nhập khẩu tự cân đối là phương thức cho phép doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu trực tiếp, từ đó tự đàm phán và ký kết hợp đồng Doanh nghiệp có trách nhiệm tự cân đối tài chính trong khuôn khổ pháp luật của Nhà nước.
*Các hình thức nhập khẩu hàng hoá
Cả hai phương thức nhập khẩu theo nghị định thư và nhập khẩu tự cân đối đều có thể tiến hành theo hai hình thức nhập khẩu sau:
- Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức nhập khẩu trong đó các đơn vị được cấp phép nhập khẩu trực tiếp tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá.
Nhập khẩu uỷ thác là hình thức cho phép các đơn vị có giấy phép nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện tự tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hóa nhờ vào sự hỗ trợ của các đơn vị khác có chức năng nhập khẩu.
1.1.3 Giá cả và tiền tệ sử dụng trong kinh doanh hàng hoá nhập khẩu 1.1.3.1 Tiền tệ sử dụng
Trong hợp đồng mua bán ngoại thương, việc quy định rõ ràng điều kiện tiền tệ sử dụng trong thanh toán là rất quan trọng Điều kiện này không chỉ xác định loại tiền tệ sẽ được sử dụng cho giao dịch mà còn hướng dẫn cách xử lý khi có biến động về giá trị của đồng tiền đó.
Tiền tệ tính toán là loại tiền được sử dụng để xác định giá trị thanh toán trong các hợp đồng mua bán ngoại thương Đồng tiền này thường là tiền tệ của một trong hai bên giao dịch hoặc là ngoại tệ mạnh của một quốc gia thứ ba Thông thường, các ngoại tệ được sử dụng cho thanh toán là những loại tiền có thể chuyển đổi tự do.
Các yếu tố dùng để xác định tiền tệ thanh toán thường là:
- Sự so sánh giữa hai bên mua bán.
- Vị trí của đồng tiền đó trên thị trường quốc tế.
- Tập quán sử dụng đồng tiền thanh toán trên thế giới.
- Đồng tiền được sử dụng để thanh toán thống nhất trong một số khu vực trên thế giới.
Giá cả hàng nhập khẩu được quy định rõ ràng trong hợp đồng mua bán ngoại thương, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định địa điểm giao hàng Điều này cũng là cơ sở để phân chia trách nhiệm vật chất giữa người bán và người mua liên quan đến chi phí và rủi ro.
Theo qui định của Phòng thương mại quốc tế có tất cả 13 điều kiện giao hàng, bao gồm:
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu hàng hoá
1.2.1.Vai trò của kế toán nhập khẩu hàng hoá Để quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng Trong điều kiện đổi mới có chế quản lý kinh tế, mở rộng quan hệ đối ngoại hiện nay ở nước ta, kế toán trong lĩnh vực ngoại thương càng trở nên cần thiết và có vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính, giúp các nhà doanh nghiệp quyết định được những phương án tối ưu trong kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu thông qua công tác kế toán nhập khẩu giúp cho doanh nghiệp xác định được thị trường, mặt hàng hay lĩnh vực kinh doanh nào có hiệu quả Điều đó đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được mục tiêu mà mình đặt ra như lợi nhuận, thị trường và uy tín kinh doanh…
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu hàng hoá
Kế toán trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên biệt nhằm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu Để đảm bảo hiệu quả, kế toán cần chú trọng vào việc ghi chép, phân tích và báo cáo các giao dịch liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn kế toán hiện hành.
Việc phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết cũng như thực hiện các hợp đồng nhập khẩu là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo an toàn hàng hóa nhập khẩu về cả số lượng và giá trị Thông qua thông tin kế toán, lãnh đạo có thể đánh giá quá trình nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa, từ đó đề ra các biện pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu.
Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết cho các nghiệp vụ hàng hóa và thanh toán ngoại thương một cách hợp lý là rất quan trọng, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Điều này giúp đảm bảo tính toán chính xác và trung thực các khoản thu nhập trong hoạt động kinh doanh.
Kiểm tra và giám sát tình hình thanh toán giữa các bên là rất quan trọng để đảm bảo phản ánh chính xác và kịp thời tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, nhóm hàng về số lượng và chất lượng Đồng thời, cần đôn đốc thu tiền bán hàng và thu hồi công nợ kịp thời nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn, từ đó bảo đảm cho hoạt động kinh doanh liên tục và đạt hiệu quả cao.
Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp có quyền tự chủ tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh, với mục tiêu đảm bảo thu bù chi có lãi Để đạt được điều này, kế toán cần xác định chính xác và đầy đủ chi phí cho hàng nhập khẩu theo từng khâu và giai đoạn Việc sử dụng vật tư tiết kiệm và đảm bảo an toàn nguồn vốn cho hàng nhập khẩu là rất quan trọng, nhằm bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh.
Cung cấp số liệu và tài liệu cần thiết cho việc quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu Thực hiện kiểm tra và phân tích các chỉ tiêu tài chính để hỗ trợ công tác lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện kế hoạch hiệu quả.
Kinh doanh xuất nhập khẩu là một lĩnh vực cạnh tranh và phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác và kịp thời về hàng hóa, số lượng lưu chuyển và tồn kho Việc hạch toán kế toán hàng nhập khẩu một cách chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 23 1.Các chuẩn mực kế toán liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
1.3.1.Các chuẩn mực kế toán liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
* Phương pháp xác định trị giá thực tế của hàng nhập khẩu
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về "Hàng tồn kho", hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở trạng thái và địa điểm hiện tại.
Theo chuẩn mực này, trị giá thực tế của hàng nhập khẩu được xác định bao gồm giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng, cùng với các chi phí khác liên quan đến nhập khẩu Ngoài ra, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đạt tiêu chuẩn cũng được trừ (-) khỏi giá trị hàng nhập khẩu.
Giá thực tế(giá gốc) hàng nhập = khẩu
Giá mua hàng nhập khẩu
Các khoản thuế không + được hoàn _ lại của hàng nhập khẩu
Giảm giá chiết khấu thương mại + của hàng nhập khẩu
Chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến hàng nhập khẩu
- Giá mua hàng nhập khẩu được xác định dựa trên hợp đồng ngoại thương, giá ghi trên hoá đơn thương mại.
- Các khoản thuế không được hoàn lại của hàng nhập khẩu bao gồm:
Hàng nhập khẩu phải chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) Nếu hàng hóa nhập khẩu được sử dụng để sản xuất hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc phục vụ cho các chương trình phúc lợi, dự án, hoặc sản xuất kinh doanh hàng hóa không chịu thuế GTGT, các loại thuế này sẽ được áp dụng tương ứng.
Các khoản thuế này được tính như sau:
Thuế TTĐB = (Giá hàng NK + thuế NK phải nộp) * Thuế suất thuế TTĐB
= (Giá hàng NK + thuế NK + thuế TTĐB) * Thuế suất thuế GTGT
Thuế NK = (Số lượng hàng NK * giá tính thuế hàng NK)* thuế suất thuế NK
Nếu giá trên hóa đơn là giá CIF và thấp hơn giá trong biểu thuế nhập khẩu, giá tính thuế sẽ là giá trong biểu thuế Ngược lại, nếu giá trên hóa đơn cao hơn giá trong biểu thuế, giá tính thuế sẽ là giá ghi trên hóa đơn.
Các khoản giảm giá và chiết khẩu thương mại là những ưu đãi mà nhà xuất khẩu dành cho nhà nhập khẩu, thường áp dụng khi mua hàng với số lượng lớn hoặc khi hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng và quy cách.
Chi phí trực tiếp trong quá trình nhập khẩu bao gồm các khoản như phí thanh toán, phí chuyển ngân, phí mở L/C, phí sửa đổi L/C, phí thuê kho bãi, phí vận chuyển, phí tiếp nhận và hoa hồng cho bên uỷ thác nhập khẩu.
*Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
Theo chuẩn mực kế toán số 10 – “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” được ban hành trong quyết định số 165/2002/QĐ-BTC thì:
Giao dịch ngoại tệ cần được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán, sử dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ vào ngày giao dịch.
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, bao gồm cả đầu tư xây dựng tài sản cố định, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh từ thanh toán các khoản mục tiền tệ ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ vào cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong năm tài chính.
1.3.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo chế độ hiện hành 1.3.2.1.Về chứng từ Để tiến hành hạch toán ban đầu, khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần có đủ bộ chứng từ thanh toán sau:
- Vận đơn (bill of lading) hoặc (bill of air).
- 1 bộ vận tải đơn đường biển hoàn toàn đã xếp lên tàu (a full set clean shipped on board ocean bill of lading).
- Giấy chứng nhận phẩm chất.
- Bảng kê đóng gói bao bì.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá.
Ngoài ra theo hợp đồng xuất- nhập khẩu và theo quy định trong thư tín dụng, bộ chứng từ thanh toán còn có:
- Giấy chứng nhận kiểm định đối với hàng nông sản, thực phẩm.
Hoặc các tài liệu khác kèm theo như biên bản quyết toán với tàu, biên bản hư hỏng, tổn thất.
Ngoài bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ sau:
Các chứng từ thanh toán.
1.3.2.2 Về tài khoản sử dụng Để phản ánh quá trình nhập khẩu hàng hoá, kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:
* TK 151- Hàng hoá mua đang đi đường
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các loại hàng hóa đã được doanh nghiệp mua và thuộc quyền sở hữu, nhưng vẫn chưa được kiểm nhận nhập kho theo quy định tại nơi quản lý.
- Bên nợ: + Giá mua theo hoá đơn đã nhận trong kỳ, cuối kỳ chưa có hàng về
+ Trị giá hàng mua trên đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
+ Phí tổn kèm theo hàng mua ( ghi theo chứng từ nhận được)
- Bên có: + Giá mua theo chứng từ của số hàng đã kiểm nhận, nhập kho, hoặc giao bán thẳng cho khách hàng mua;
+ Kết chuyển giá trị hàng mua trên đường (phương pháp kiểm kê định kỳ);
- Số dư Nợ: Hàng mua đang trên đường tại ngày đầu kỳ và cuối kỳ
Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho hiện có theo phương pháp kiểm kê định kỳ và ghi nhận hàng hoá tồn kho, tồn quầy cùng với xuất nhập trong kỳ báo cáo dựa trên trị giá nhập kho thực tế theo hệ thống kế toán kê khai thường xuyên.
Bên Nợ bao gồm trị giá mua và nhập kho của hàng hóa trong kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên, cùng với chi phí thu mua hàng hóa Đồng thời, trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Bên Có bao gồm trị giá vốn xuất kho của hàng hóa, trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên, và trị giá vốn của hàng hóa tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Số dư Nợ: Trị giá vốn của hàng hóa tồn đầu kỳ.
* TK 611- Mua hàng Tiểu khoản 6112- Mua hàng hoá
TK 6112 được áp dụng để ghi nhận sự thay đổi của hàng hóa trong kỳ báo cáo, đặc biệt khi đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho việc hạch toán hàng tồn kho.
- Bên Nợ: Trị giá vốn thực tế hàng hoá nhập mua và nhập khác trong kỳ; Trị giá vốn hàng hoá tồn đầu kỳ kết chuyển
Bên Có bao gồm trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ, giảm giá hàng hóa mua và chiết khấu thương mại được hưởng, trị giá vốn thực tế của hàng hóa mua cùng chiết khấu thương mại, và trị giá vốn thực tế của hàng hóa đã xuất bán và xuất khác trong kỳ, được ghi nhận theo ngày cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê.
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư
* TK 331- Phải trả cho người bán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM TOCONTAP
Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty 37 1 Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
2.1.1 Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
2.1.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty.
Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm, thành lập ngày 05/03/1956, ban đầu mang tên Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội, là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công Thương Đây là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam được giao nhiệm vụ xuất nhập khẩu hàng hóa, nhằm khai thác hiệu quả nguồn vật tư, nguyên liệu và nhân lực, góp phần thúc đẩy sản xuất, xuất khẩu và tăng thu ngoại tệ cho đất nước.
Trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung, Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội từng là doanh nghiệp chủ lực của nhà nước trong lĩnh vực ngoại thương Qua thời gian hoạt động, công ty đã được tách ra thành nhiều đơn vị xuất nhập khẩu khác theo quyết định của Bộ Thương Mại.
- Năm 1964: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu thủ công mỹ nghệ Artexport.
- Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ Công Nghiệp Nhẹ quản lý.
- Năm 1977: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu dệt may Textimex.
- Năm 1987: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu da dàyMecanimex.
- Năm 1990: Tách công ty XNK phía nam thành công ty trực thuộc Bộ Thương mại.
Vào năm 1993, nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh trong cơ chế thị trường, Bộ Thương mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB vào ngày 31-3-1993, theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ tổ chức và Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội Theo đó, Tổng công ty đã chính thức được đổi tên thành “Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”.
Năm 2006, Việt Nam thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh Theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005 của Bộ Thương mại, Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm đã được phê duyệt phương án chuyển đổi thành Công ty cổ phần Quyết định số 0206/QĐ-BTM ngày 13 tháng 2 năm 2006 đã điều chỉnh, bổ sung quyết định trước đó Ngày 1/6/2006, Công ty chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM
Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI Trụ sở chính của Công ty: Số 36 phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 04.8254191/04.8254975 Fax: 04.8255917
E-mail: T o c o tap @ f p t v n Website: http:/ www t o c o nta p -h a n o i v n n v n Công ty có số vốn điều lệ ban đầu là 34.000.000.000 đồng Việt Nam đồng đồng
Cơ cấu vốn theo sở hữu tại thời điểm thành lập như sau:
+ Vốn Nhà nước nắm giữ 30% 10.013.000.000
+Vốn của CBCVN và cổ đông khác 70% 23.987.000.000
2.1.1.2 Các giai đoạn phát triển.
Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, TOCONTAP HANOI đã liên tục thích ứng với sự thay đổi của nền kinh tế và quốc phòng đất nước Mặc dù có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức qua từng giai đoạn, doanh nghiệp vẫn tự tạo dựng nền tảng vững chắc để phát triển thành một công ty xuất nhập khẩu có tiềm lực.
*Thời kỳ 1956-1960: Kim ngạch xuất nhập khẩu (XNK) của Công ty đạt bình quân mỗi năm 28,7 triệu Rúp, chiếm 20,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1961-1965: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân
29,5triệu Rúp, chiếm 28,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1966-1970: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân mỗi năm 84,9 triệu Rúp, chiếm 33,5% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1971-1980: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt 75,7 triệu Rúp, chiếm 27,8% kim ngạch XNK toàn miền Bắc.
*Thời kỳ 1981-1985: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt 69,1 Rúp
*Thời kỳ 1986-1990: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt 64,3 triệu Rúp
*Thời kỳ 1991-1995: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm đạt16,7 triệu USD
*Thời kỳ 1996-2000:Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt 21,74 USD*Thời kỳ 2001-nay:
+ Từ 2001-2003:Trong giai đoạn này kim ngạch XNK liên tục tăng trưởng, bình quân mỗi năm đạt 34,1 triệu USD.
+ Từ 2004-2005: Kim ngạch XNK được thể hiên qua bảng số liệu sau:
Bảng 1: Kim ngạch XNK trong 3 năm 2004, 2005 và 2006
Kim ngạch XNK giảm qua các năm 2004,2005,2006 Cụ thể năm
Vào năm 2005, kim ngạch xuất khẩu đạt 89,54% so với năm 2004 với giá trị 41.877.000 USD, trong khi kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2006 chỉ đạt 96,3% so với năm 2005 Sự giảm sút này chủ yếu do các yếu tố bên ngoài như giá nguyên vật liệu, xăng dầu và sắt thép tăng cao, ảnh hưởng đến sản xuất trong nước và làm giảm nhu cầu nhập khẩu.
Giá cả các loại ngoại tệ tăng, lãi suất tín dụng tăng ở mức cao… chỉ tiêu ĐVT 2004 2005 2006
DTT(doanh thu thuần) 1000đ 678.444.000 580.052.000 563.402.000 Nộp Ngân sách 1000đ 61.655.000 69.445.000 61.545.000 lợi nhuận 1000đ 2.890.000 3.442.000 3.600.000
Bảng2:Trích một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh năm 2004,2005,2006
Doanh thu thuần năm 2005 chỉ bằng 85,5%
(X0052000/678444000) so với năm 2004 nhưng lợi nhuận năm 2005 tăng 552 triệu đồng (442-2890) hay tăng 19,1% (U2/2890) Doanh thu năm 2006 chỉ bằng 97,1% (V402000/580.052000) so với năm 2005 nhưng lợi nhuận lại tăng 158 triệu đồng (600-3442) hay tăng 4,5%
Lợi nhuận của Công ty đã tăng liên tục qua các năm, bất chấp những biến động của thị trường và quá trình cổ phần hóa Điều này cho thấy Công ty vẫn duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% TT
Nguồn vốn A.Nợ phải trả 95045151 65,55 137595425 67,72 42550274 44,76 2,17 1.Nợ NH 58548866 61,6 114267130 83,04 55718264 95,16 21,4 2.Nợ DH 33069026 34,8 21362157 15,52 -11706869 -35,4 -19,2
Bảng 3: cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty 2 năm 2004,2005
Trong hai năm 2004 và 2005, tổng tài sản của công ty đã tăng lên 58.177.266.000 đồng, chủ yếu do hàng tồn kho tăng mạnh lên 48.790.383.000 đồng, cho thấy chu chuyển hàng tồn kho chậm và cần xem xét lại quá trình tiêu thụ Bên cạnh đó, đầu tư vào tài sản cố định cũng tăng đáng kể với 11.284.427.000 đồng, phản ánh sự cải thiện về cơ sở vật chất kỹ thuật trong năm 2005.
Vào năm 2005, Công ty đã tăng cường vay vốn để đầu tư vào hoạt động kinh doanh, chủ yếu tập trung vào hàng tồn kho Đáng chú ý, phần lớn số nợ này là nợ vay ngắn hạn.
Năm 2005, công ty ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ với tổng tài sản đạt 55.718.264.000 đồng, tương ứng với mức tăng 95,16% Trong khi đó, nợ vay dài hạn giảm 11.706.869.000 đồng, tương đương với 35,4% Đặc biệt, nguồn vốn chủ sở hữu của công ty cũng tăng nhanh chóng, với mức tăng 15.626.992.000 đồng, tương đương 31,3%, chủ yếu nhờ vào việc bổ sung vốn từ ngân sách hoặc lợi nhuận tích lũy.
Mặc dù kim ngạch xuất nhập khẩu giảm, nhưng lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách của Công ty lại tăng, cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang diễn ra khả quan và hiệu quả.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
2.1.2.1 Chức năng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm
Công ty có quyền tự chủ trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương Họ cũng có khả năng tìm kiếm đối tác kinh doanh, tự hạch toán và đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng như thủ công mỹ nghệ, hàng nông sản, hải sản, lâm sản, các sản phẩm mây tre đan.
Nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
Tổ chức mua gom hàng từ các nguồn hàng ngoài Công ty để phục vụ cho việc xuất khẩu.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau:
Kinh doanh hợp pháp theo đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước là trách nhiệm của doanh nghiệp, bao gồm nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước Doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế và hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
Các đơn vị trực thuộc và liên doanh cần áp dụng các biện pháp hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu Đồng thời, việc cải thiện điều kiện lao động và đời sống cho cán bộ, công nhân viên chức cũng rất quan trọng, nhằm tăng cường năng suất lao động và hiệu quả kinh tế.
Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán
2.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
Hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách để theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán và hạch toán nội bộ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Công ty cũng như chế độ chính sách của Nhà nước.
Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của các hóa đơn đầu vào, cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ liên quan, đảm bảo chúng phù hợp với nội dung công việc và mục đích sử dụng Việc chi tiền chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, trong trường hợp được Tổng Giám đốc ủy quyền.
Phòng Tài chính kế toán thực hiện thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng được chuyển từ Phòng Tổng hợp Công việc bao gồm kiểm tra điều khoản thanh toán trong hợp đồng để đảm bảo tính phù hợp, thống kê tình hình công nợ và tồn kho của khách hàng (nếu có), cũng như xem xét quá trình thanh toán của khách hàng cũ để phát hiện bất kỳ vướng mắc nào Dựa trên những thông tin này, phòng sẽ đưa ra ý kiến về tính khả thi của phương án và đề xuất các giải pháp nếu cần thiết.
Lập sổ theo dõi và kiểm tra các phương án kinh doanh đã được phê duyệt là rất quan trọng Việc đối chiếu số liệu và chứng từ với các bộ phận kinh doanh giúp đảm bảo rằng các hoạt động thu chi và hạch toán diễn ra đúng và đủ theo phương pháp đã được phê duyệt.
Để đảm bảo tính chính xác, phòng Tài chính kế toán cần kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khi viết hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ Sau khi hoàn tất, phòng Tài chính kế toán phải ký nháy vào hóa đơn.
Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh là rất quan trọng, bao gồm chi phí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay, phí thuê kho (nếu có), chi phí cố định và các chi phí khác Việc này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Đánh giá hiệu quả từng phương án của các bộ phận kinh doanh và toàn bộ bộ phận kinh doanh là cơ sở quan trọng để xác định mức lương theo quy chế khoán.
Giám sát chặt chẽ việc vay, sử dụng và hoàn trả vốn vay của các bộ phận kinh doanh là rất quan trọng Cần nắm vững chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, từng bộ phận và từng khách hàng để phòng ngừa nguy cơ đọng vốn, hụt vốn hoặc mất vốn.
Làm thủ tục bảo lãnh, vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động khác khi công ty cần vay vốn kinh doanh.
Hàng ngày, Phòng Tài chính kế toán thực hiện việc đưa và nhận chứng từ thanh toán từ ngân hàng ít nhất hai lần vào buổi sáng và buổi chiều Công việc này bao gồm cập nhật thông tin thanh toán mới nhất của khách hàng cho công ty Khi có đề nghị mở L/C, thanh toán, ký hậu, bảo lãnh với đầy đủ thủ tục, chứng từ cần thiết, phòng phải hoàn tất thủ tục và gửi ra ngân hàng trong thời gian sớm nhất, không muộn hơn buổi chiều hoặc sáng hôm sau, trừ trường hợp bất khả kháng như mất điện hoặc sự vắng mặt của Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc Các chứng từ như L/C, điện chuyển tiền, thư bảo lãnh và chứng từ giao hàng cần được chuyển ngay cho bộ phận kinh doanh liên quan.
Thường xuyên cập nhật và báo cáo Tổng Giám đốc tình hình cân đối tài chính của Công ty.
Các quỹ dự phòng tài chính, quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ trợ cấp mất việc làm cần được thành lập và quản lý theo quy định của Nhà nước và Công ty.
Lập các báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và các báo cáo nhanh khi cần thiết.
Tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính kế toán và quy định của Công ty.
2.2.1.2 Cơ cấn tổ chức của phòng kế toán Công ty
Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, với công tác kế toán chủ yếu được thực hiện tại phòng kế toán, dù có nhiều chi nhánh trên diện rộng Các chi nhánh và phòng kinh doanh chỉ chuyển chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán Hệ thống thông tin đầy đủ của công ty cũng hỗ trợ cho việc áp dụng mô hình kế toán tập trung một cách hợp lý.
Phòng tài chính kế toán của Công ty có 10 người được tổ chức theo mô hình sau:
Kế toán hàng hoá công nợ
Kế toán thanh toán nội bộ và tiền lương
Kế toán tiền gửi và thanh toán đối ngoại
Kế toán tài sản cố định
Sơ đồ 9 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc chỉ đạo công tác tài chính kế toán của Công ty Họ có nhiệm vụ xem xét các chứng từ kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ sách và kịp thời điều chỉnh những sai sót trong hạch toán Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn thực hiện các tính toán cần thiết và đảm bảo nộp đầy đủ các khoản thuế cho Ngân sách Nhà nước.
Kiểm tra và gửi báo cáo cho cấp trên đúng thời hạn quy định.
- Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng quản lý các công việc kế toán và thực hiện các phần việc được giao
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của các phần hành kế toán khác Họ thực hiện việc đối chiếu số liệu hàng tuần, tháng và quý để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, kế toán tổng hợp cũng có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định của Công ty và Nhà nước.
Kế toán hàng hoá và công nợ bao gồm việc kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ xuất nhập khẩu theo lô hàng Các nghiệp vụ phát sinh về hàng hoá xuất nhập khẩu được ghi vào sổ sách kế toán dựa trên chứng từ cung cấp, đồng thời lập chứng từ bán hàng nhập khẩu trong nước Chịu trách nhiệm thu nợ từ khách hàng, theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, hợp đồng và hoá đơn Hàng tháng, tiến hành đối chiếu công nợ và kiểm tra sổ phụ ngân hàng để xác nhận số tiền khách hàng chuyển vào tài khoản Công ty Đôn đốc thu hồi công nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ quá hạn và tồn đọng.
Kế toán thanh toán nội bộ và tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, tập hợp và theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng Nó cũng đảm bảo phản ánh chính xác các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và các khoản thanh toán nội bộ khác vào sổ sách kế toán.
Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm
2.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty
Tại công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng năm.
Công ty thực hiện hoạt động nhập khẩu qua hai hình thức: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác Đối tượng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng, bao gồm vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải, và các loại máy móc thiết bị chưa được sản xuất trong nước.
Quy trình nhập khẩu bắt đầu từ việc phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu và đánh giá thị trường tiêu thụ trong nước, tìm kiếm đối tác và đàm phán Sau khi hoàn tất, phòng kinh doanh sẽ lập "đề nghị nhập hàng" cùng "phương án kinh doanh" để trình Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt Tổng giám đốc sẽ ủy quyền cho trưởng phòng kinh doanh ký kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi hợp đồng được ký, phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C cho kế toán ngân hàng để thực hiện thủ tục mở L/C, trong đó công ty thường phải mua ngoại tệ để ký quỹ 10% giá trị lô hàng Đối với các phương án kinh doanh lớn, công ty cần vay vốn, do đó phải cung cấp phương án kinh doanh, giấy đề nghị vay vốn ngân hàng, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê tài chính và cam kết sử dụng vốn.
Khi nhận được L/C từ Công ty, bên bán (nhà xuất khẩu) sẽ kiểm tra nội dung L/C để đảm bảo phù hợp với hợp đồng đã ký Nếu mọi điều kiện được thoả mãn, họ tiến hành giao hàng lên tàu và lập bộ chứng từ thanh toán gốc để nhờ ngân hàng thông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán Đồng thời, một bộ chứng từ sẽ được gửi về cho Công ty để nhận hàng, bao gồm: Hoá đơn thương mại, bảng kê đóng gói hàng hoá, vận đơn, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá và chứng từ bảo hiểm.
Sau khi nhận bộ chứng từ gốc từ nước ngoài, ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu cán bộ Công ty xem xét Nếu mọi thứ hợp lý, Công ty sẽ thanh toán cho ngân hàng để chuyển tiền cho nhà xuất khẩu, thường là 90% giá trị lô hàng thông qua việc mua ngoại tệ hoặc vay ngân hàng Sau đó, Công ty sẽ nhận bộ chứng từ gốc đã được đóng dấu và ký từ ngân hàng để tiến hành nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, thực hiện thủ tục hải quan và nhận thông báo thuế Nếu Công ty nộp thuế ngay, sẽ có biên lai thu thuế Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ này để ghi nhận hàng nhập khẩu.
2.3.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty 2.3.2.1 Chứng từ sử dụng
Trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp, Công ty tuân thủ hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo chế độ kế toán quy định tại quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006, đồng thời lập thêm các chứng từ riêng để phù hợp với thực tế hoạt động của mình.
Các chứng từ công ty sử dụng trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá trực tiếp gồm:
* Bộ chứng từ thanh toán:
- Hoá đơn thương mại (Invoice)
- Vận tải đơn (Bill of lading- B/L) hoặc (Bill of air- B/A)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance polycy)
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality)
- Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list)
- Giấy chứng nhận xuất sứ hàng hóa (Certificate of Original)
* Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng các chứng từ sau:
- Giấy báo Nợ của ngân hàng
Để minh họa hệ thống chứng từ của Công ty trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, bài viết sẽ trình bày hai ví dụ cụ thể Ví dụ 1 đề cập đến nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo giá CIF, trong khi Ví dụ 2 tập trung vào nghiệp vụ nhập khẩu theo giá FOB Qua đó, người đọc sẽ nắm bắt được các mẫu chứng từ chủ yếu liên quan đến phiếu thu và phiếu chi tiền mặt.
Vào ngày 20/7/2007, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm đã ký hợp đồng nhập khẩu màng BOPP để in thông thường từ công ty DAELIM Corporation - Hàn Quốc, theo giá CIF Lô hàng có trọng lượng 11,35836 tấn, với đơn giá 1.470 USD/tấn, tổng trị giá lô hàng đạt 16.696,76 USD và được giao tại cảng Hải Phòng.
Vào ngày 25 tháng 07 năm 2006, công ty đã thực hiện mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C thông qua tài khoản tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Ngoại thương, với số tiền ký quỹ chiếm 10% giá trị CIF của lô hàng Phí mở L/C là 40,37 USD, bao gồm cả VAT Tỷ giá công bố vào ngày 25 tháng 08 năm 2006 là 15.957 VNĐ/USD.
Vào ngày 25/9/2006, Bộ chứng từ thanh toán gốc đã được gửi đến ngân hàng, cùng lúc hàng hóa cũng đã cập cảng Hải Phòng Theo hợp đồng ngoại thương đã ký, Công ty đã sử dụng tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Ngoại thương để mua ngoại tệ, chiếm 90% trị giá CIF của lô hàng Sau khi thực hiện kiểm tra theo quy định, Công ty đã tiến hành thanh toán toàn bộ số tiền hàng là 16.696,76 USD, kèm theo phí thanh toán 677.707 VNĐ (bao gồm VAT), tương đương 42,23 USD.
Công ty cần chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán gốc đã được ngân hàng xác nhận để làm thủ tục hải quan cho lô hàng, với phí hải quan là 30.000 VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 00749 và thực hiện kê khai thuế Theo thông báo thuế, số thuế nhập khẩu là 13.246.375 VNĐ và thuế GTGT hàng nhập khẩu là 27.817.387 VNĐ Công ty sẽ giao hàng cho khách hàng tại cảng, trong khi kế toán vẫn tiến hành lập phiếu nhập kho số 01892 Tỷ giá công bố liên ngân hàng hiện tại là 16.048 VNĐ/USD.
- Ngày 19/10/2006 Công ty chi tiền mặt nộp thuế, phiếu chi số 00989 Tổng số thuế phải nộp là 41.063.762 VNĐ Kế toán ghi
Với ví dụ trên các chứng từ gồm:
- Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)
- Bảng kê đóng gói hàng hoá ( Packing list)
- Vận đơn (Bill of lading)
- Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
- Giấy báo Nợ, báo Có
- Phiếu nhập khoSau đây em xin đưa một số chứng từ chủ yếu
3) BUYER (IF OTHER THAN CONSIGNEE) TOCONTAP HANOI
36 BA TRIEU STREET HANOI VIETNAM
1) EXPORTER/ SHIPPẻ DAELIM CORPORATION 1- 170, SUNHA- DONG CHUNG- KU, SEOUL KOREA
TO ORDER OF VIETCOMBANK, OPERATION CENTER, HANOI, VIETNAM
3) BUYER (IF OTHER THAN CONSIGNEE) TOCONTAP HANOI
36 BA TRIEU STREET HANOI VIETNAM
4) PORT OF LOADING KWANGYANG KOREA PORT 5) PORT OF DISCHARGE
6) VESSEL & VOYAGE NO HEUNG-A HONGKONG 605S 7) SAILING ON OR ABOUT
N/M BOPP FIML FOR GENERAL PRINTING,
INSIDE CORONA TREATED, GRADE DGP201
SIZE 1/ 20MICRON X 690MM X 4,000M 2/ 20MICRON X 705MM X 4,000M 3/ 20MICRON X 765MM X 4,000M 4/ 20MICRON X 780MM X 4,000M 5/ 20MICRON X 810MM X 4,000M 6/ 20MICRON X 840MM X 4,000M 7/ 20MICRON X 930MM X 4,000M TOTAL QUANTITY: 11.35836MT OTHER TERMS AS PER CONTRAC NO Y601- 014
DATED 060126 BETWEEN TOCONTAP HANOI AND DAELIM CORPORATION
US$1,470.00 US$1,470.00 US$1,470.00 US$1,470.00 US$1,470.00 US$1,470.00 US$1,470.00
US$1,606.00 US$1,492.00 US$1,538.00 US$4,540.00 US$1,543.00 US$3,022.00 US$2,952.00
3) BUYER (IF OTHER THAN CONSIGNEE) TOCONTAP HANOI
36 BA TRIEU STREET HANOI VIETNAM
1) EXPORTER/ SHIPPẻ DAELIM CORPORATION 1- 170, SUNHA- DONG CHUNG- KU, SEOUL KOREA
TO ORDER OF VIETCOMBANK, OPERATION CENTER,
3) BUYER (IF OTHER THAN CONSIGNEE) TOCONTAP HANOI
36 BA TRIEU STREET HANOI VIETNAM
4) PORT OF LOADING KWANGYANG KOREA PORT
5) PORT OF DISCHARGE HAIPHONG, VIETNAM
6) VESSEL & VOYAGE NO HEUNG-A HONGKONG 605S
BOPP FIML FOR GENERAL PRINTING, INSIDE CORONA TREATED, GRADE DGP201
SIZE 1/ 20MICRON X 690MM X 4,000M 2/ 20MICRON X 705MM X 4,000M 3/ 20MICRON X 765MM X 4,000M 4/ 20MICRON X 780MM X 4,000M 5/ 20MICRON X 810MM X 4,000M 6/ 20MICRON X 840MM X 4,000M 7/ 20MICRON X 930MM X 4,000M TOTAL QUANTITY: 11.35836MT OTHER TERMS AS PER CONTRAC NO.
TOTAL 198 11.35836 12.377 19.193 shipper DAELIM CORPORATION 1-170, SUNHWA-DONG CHUNG-KU, SEOUL, KOREA
TO THE ORDER OF VIETCOMBANK, OPERATION CENTER, HANOI, VIETNAM
36 BA TRIEU STREET HANOI, VIETNAM
Per-carriage by Place of receipt
ALL TERMS, CONDITIONS AND EXCEPTIONS AS PER ORIGINAL BILL Ocean vessel
HEUNG-A HONGKONG 605S Place of delivery
HAIPHONG PORT, VIETNAM OF LADING
Port of lading KWANGYANG KOREA PORT Port of dischange
Container No Seal No Numbers of Kind of packages Gross Weight Measurement
Marks and Numbers Containers or package
Freight preaid at SEOUL, KOREA Freight payable at Place and date of issue
Total prepaid in No of original B(s) /L Signature
Shipper on board (date & others)
HẢI QUAN VIỆT NAM TỜ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
Bản lưư người khai hải quan TỔNG CỤC HẢI QUAN
Cục hải quan: HAI PHONG Chi cục hải quan: Cang HP KV III
Tờ khai số Ngày đăng ký:
Số lượng phụ lục tờ khai:
A- PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ
1 Người nhập khẩu 0100106747 CÔNG TY CỔ PH ẦN TẠP PHẢM HÀ NỘI
5 Loại hình 6.Giấy phép(nếu có) Số: 108094 Ngày:22/2/2003 Ngày hết hạn
7 Hợp đồng Số: Y601 Ngày: 20/7/2006 Ngày hết hạn:
DAELIM CORPORATION 1-170, SUNHWA-DONG, CHUNG-KU, SEOUL,
8.Hoá đơn thương mại : B- 006030 Ngày: 18/9/2006
9 Phư ơng tiện v ận tải tên số hiệu ngày đến
10.vận tải đơn Số:HASL 1351D36AF03 Ngày:18/9/2006
3 Người uỷ thác 010103721 11 Người xuất khẩu BANGLADESH
12 Cảng, địa điểm xếp hàng CHITTAGONG
13 Cảng, địa điểm dỡ hàng HAIPHONG
4 Đại lý làm thủ tục hải quan 14 Điều kiện giao hàng CIF HAI PHONG
15 Đồng tiền thanh toán USD
QUY CÁCH PHẨM CHẤT 18 Mã số hàng hoá 19 Xuất xứ 20.
MÀNG BOPP CÁC LOẠI 39202020 KỎEA 11,35836 TẤN 1.470 16.696,76
TT 24 THUẾ NHẬP KHẨU 25 THUẾ GTGT (HOẶC TTĐB) 26 THU KHÁC
Trị giá tính thuế Thuế suất Tiền thuế Trị giá tính thuế Thuế suất Tiền thuế Tỷ lệ Số tiền 267.265.037 5% cộng
27 Tổng số tiền thuế và thu khác( 24+25+26): Bằng số: 41.426.081 Bằng chữ: bốn mươi mốt triệu bốn trăm hai mươi sáu nghìn không trăm tám mươi mốt đồng
28 Chứng từ Bản chính Bản sao
29 Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này Ngày tháng năm
GIẤY BÁO NỢ / DEBIT CARD
Operation Center Vietcombank Tower, 198 Tran Quang Khai.
CT CP XNK TAP PHAM
We would like to inform you that we have debited and/or placed a hold on your account(s) for the purpose of collecting fees and/or initiating the issuance of a Letter of Credit.
Ngày mở/ issuing date : 24 August 2006 Trị giá / Invoice Amt : USD 16.696,76 Dung sai / tolerance :
Người hưởng / Beneficiary : SAMJIN PRECISION CO., LTD
Phí / kí quỹ Số tiền Tỷ giá Số tiền tương đương
Charges /Deposit Amount Exchange rate Equivalent
O MM IS S I O N @ 0.11 0 0 % USD 18,37 15957.0000000 VND 293,130.00 SWIFT CHARGE
Trong đó các khoản phí đã bao gồm 10% VAT / In which all charges include 10% VAT
VAT of COMMISSION USD 1.67 15957.0000000 VND
26,648.00 VAT of SWIFT CHARGE USD 2.00 15957.0000000 VND 31,914.00
Thanh toán viên Người duyệt
- Ngày 12/7/2006 Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Tạp phẩm ký hợp đồng nhập khẩu van ống nước các loại (van cổng tì trìm có tay hiệu
Công ty SAMJIN PRECISION tại Hàn Quốc đã ký hợp đồng cung cấp van kiểm tra hiệu SAMJIN với giá trị 55.018,80 USD theo điều kiện FOB Để thực hiện việc vận chuyển hàng hóa từ cảng Busan, Hàn Quốc về cảng Hải Phòng, Việt Nam, công ty đã thuê Công ty TNHH WINGS.
- Ngày 24/8 công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm mua ngoại tệ ký quỹ mở L/C tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, trị giá ký quỹ bằng
Phí mở L/C cho lô hàng nhập khẩu là 1.321.393 VNĐ, tương đương 0.11% giá trị FOB, cộng thêm phí chuyển tiền 22 USD (đã bao gồm 10% VAT) Tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố vào ngày 24/8/2006 là 16.013.
- Ngày 17/9/2006.Hàng được chuyển lên tàu từ cảng BUSAN-Hàn Quốc.
Vào ngày 25/9/2006, Công ty WINGS LOGISTICS (Việt Nam) đã gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán phí bốc dỡ và vận chuyển cho Công ty Sau đó, Công ty đã thực hiện thanh toán qua chuyển khoản cho các khoản phí này.
+ 1.100 USD là 17.652.800 VNĐ cước vận chuyển( thuế suất 0 % thuế GTGT)
+11.36 USD phí D/O( chưa bao gồm thuế GTGT 10%) hay 200.536 VNĐ (trong đó thuế GTGT 10% là 18.231 VNĐ) theo tỷ giá 16.048.
- Ngày 29/9/2006 Hàng về đến cảng Hải Phòng + Công ty làm thủ tục hải quan, lệ phí hải quan 100.000 VNĐ Phiếu chi số 00784
+Thuế suất thuế Nhập khẩu phải nộp bao gồm 15% đối với van cổng ti chìm và 0 % đối với van kiểm tra Tổng thuế Nhập khẩu phải nộp là 117.767.575 VNĐ.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM
Đánh giá công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm
3.1.1 Đánh giá chung về công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tocontap
Công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty tuân thủ nghiêm ngặt các luật lệ và chuẩn mực kế toán hiện hành, đảm bảo các nguyên tắc cơ bản như cơ sở dồn tích, hoạt động liên tục, giá gốc, nhất quán, thuận trọng và trọng yếu Thông tin và số liệu kế toán liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu được ghi chép và báo cáo dựa trên chứng từ đầy đủ, khách quan và chính xác, không bị xuyên tạc hay bóp méo Tất cả nghiệp vụ nhập khẩu phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, kịp thời, và trình bày rõ ràng trong báo cáo tài chính, giúp người sử dụng dễ dàng hiểu Ngoài ra, thông tin giữa các kỳ kế toán và so với các doanh nghiệp khác có thể so sánh được nhờ vào nguyên tắc nhất quán trong tính toán và trình bày, với các trường hợp không nhất quán được giải trình rõ ràng trong phần thuyết minh.
3.1.2 Ưu điểm của kế toán nhập khẩu hàng hóa tại đơn vị 3.1.2.1.Ưu điểm về tổ chức chứng từ
Công ty tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu chứng từ bắt buộc liên quan đến hoạt động nhập khẩu theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, và hóa đơn GTGT Bên cạnh đó, Công ty cũng phát triển các mẫu chứng từ riêng, phù hợp với đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu, trong khi vẫn đảm bảo tính pháp lý cần thiết.
Quá trình tổ chức và luân chuyển chứng từ của Công ty được thực hiện một cách hợp lý, trải qua các giai đoạn cơ bản như lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ, ghi sổ kế toán, và lưu trữ để sử dụng lại trong kỳ hạch toán Đặc biệt, việc lưu giữ chứng từ tại phòng kế toán được tổ chức thống nhất và hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý tài liệu.
Quy trình luân chuyển chứng từ là yếu tố then chốt trong việc tổ chức chứng từ kế toán, giúp quản lý tài sản hiệu quả Nó không chỉ là cơ sở để ghi sổ kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, thanh tra và giải quyết tranh chấp trong kinh doanh.
3.1.2.2 Ưu điểm về tài khoản sử dụng
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, công ty áp dụng hệ thống tài khoản khoa học và sử dụng đa dạng các tài khoản kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Công ty đã chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 và cấp 2 thành các tiểu khoản cấp 3, cấp 4, và thậm chí cấp 5, nhằm theo dõi chi tiết các đối tượng khác nhau Điều này phù hợp với đặc điểm kinh doanh nhập khẩu và đáp ứng yêu cầu công tác kế toán hiệu quả.
Việc phân chia các tài khoản thành tiểu khoản một cách khoa học giúp nâng cao độ chính xác trong hạch toán và theo dõi, đồng thời dễ dàng phát hiện sai sót Tại Công ty, kế toán áp dụng dấu chấm (.) để phân loại tiểu khoản thành hai phần: tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định và phần chi tiết riêng của Công ty Nhờ đó, khi xem tài khoản chi tiết, người dùng có thể nhanh chóng nhận biết tài khoản tổng hợp liên quan, phương pháp chi tiết và đối tượng cụ thể Cách phân loại này không chỉ giúp nhận diện và xác định tên tài khoản nhanh chóng, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và kiểm tra sai sót.
Ví dụ: tài khoản 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai là + TK 1561- Hàng hóa tự doanh
Tài khoản này lại được chi tiết thành tiểu khoản
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
TK 1561 Giá mua hàng hóa
TK 1561.11 Giá mua hàng hóa phòng XNK1
TK 1561.12 Giá mua hàng hóa phòng XNK2
+ TK 1562- Chi phí mua hàng Tài khoản này được chi tiết tương tự như tài khoản 1561
3.1.2.3 Ưu điểm về sổ sách sử dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với khối lượng công việc kế toán lớn và phát sinh liên tục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Việc sử dụng kế toán máy giúp tiết kiệm nhân lực và thời gian, đồng thời giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán Mỗi kế toán viên ghi chép sổ phụ riêng, từ đó nâng cao độ chính xác trong việc kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Việc sử dụng sổ cái tài khoản chi tiết không chỉ giúp theo dõi và kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh một cách chính xác mà còn tăng tốc độ xử lý thông tin Sổ cái tài khoản chi tiết tương tự như sổ chi tiết tài khoản, đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính hiệu quả.
3.1.3 Những tồn tại của kế toán nhập khẩu hàng hoá tại TOCONTAP
3.1.3.1 Tồn tại về chứng từ
Do đặc điểm kinh doanh nhập khẩu, công ty không chỉ cần các chứng từ bắt buộc và hướng dẫn theo quy định của Bộ Tài chính, mà còn sử dụng các mẫu chứng từ riêng để phù hợp với công tác kế toán Với số lượng nghiệp vụ nhập khẩu lớn, số lượng chứng từ cũng rất nhiều, dẫn đến việc tổ chức lưu chuyển chứng từ dễ gặp sai sót.
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, kế toán công ty thường sử dụng chứng từ không chính xác, dẫn đến việc ghi nhận sai bản chất nghiệp vụ Cụ thể, trong trường hợp hàng nhập khẩu trực tiếp và giao thẳng cho khách hàng tại cảng mà không qua kho, thực tế hàng hóa không được nhập kho nhưng vẫn được lập Phiếu nhập kho sau khi hoàn tất thủ tục hải quan Điều này gây ra sự không chính xác trong việc theo dõi hàng tồn kho và làm phức tạp thêm tổ chức chứng từ, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hàng hóa của công ty.
3.1.3.2 Tồn tại về tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản của công ty hiện đang áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, tuy nhiên, một số tài khoản như tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường vẫn chưa được sử dụng Mặc dù công ty chủ yếu nhập khẩu theo giá CIF, nhưng vào cuối tháng, vẫn có một lượng hàng đáng kể đang trong quá trình vận chuyển về kho mà không được phản ánh vào tài khoản 151.
Cách phản ánh nghiệp vụ hiện tại không chính xác, đặc biệt là đối với Công ty nhập khẩu theo giá FOB Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nơi mua đến cảng Việt Nam thường kéo dài, nhưng kế toán không ghi nhận vào tài khoản 151 Thay vào đó, khi hàng về đến cảng và hoàn tất thủ tục thông quan, kế toán lại trực tiếp ghi nhận vào tài khoản 156.
Về cách chi tiết các tài khoản, nhìn chung là khá hợp lý, song vẫn còn một số tồn tại cần quan tâm như:
Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng” được chia thành 4 tài khoản cấp 2, trong đó tài khoản 5111 “doanh thu bán hàng nội địa” phản ánh doanh thu từ hàng hóa trong nước và dịch vụ nhận ủy thác nhập khẩu của Công ty Việc gộp chung doanh thu từ hai loại hình này vào một tài khoản sẽ gây khó khăn trong quản lý, vì hàng hóa và dịch vụ là hai phạm trù khác nhau, ảnh hưởng đến quá trình đánh giá kết quả hoạt động nhận ủy thác nhập khẩu và bán hàng nội địa.
Tài khoản 156 (1651 - Hàng hoá tự doanh) không được chi tiết theo hàng hoá nhập khẩu và hàng hóa mua để xuất khẩu, trong khi tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán ra) lại có sự phân chia rõ ràng giữa hàng nhập khẩu và hàng xuất khẩu Điều này gây khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi hàng tồn kho và đánh giá hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu Đối với công ty xuất nhập khẩu có quan hệ với nhiều nước và sử dụng nhiều loại ngoại tệ, việc không sử dụng tài khoản 007 (Ngoại tệ) để theo dõi tình hình tăng giảm và số dư nguyên tệ của mỗi loại ngoại tệ sẽ dẫn đến việc quản lý tài chính không hiệu quả Nguyên tắc hạch toán thu chi ngoại tệ yêu cầu các nghiệp vụ này phải được theo dõi chi tiết trên tài khoản 007.
3.1.3.3 Tồn tại về sổ sách kế toán
Hình thức kế toán đăng ký dưới dạng chứng từ ghi sổ mang lại sự thuận tiện trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán Điểm nổi bật của phương pháp này là việc sử dụng sổ tổng hợp, giúp quản lý và theo dõi thông tin tài chính một cách hiệu quả.
Sự cần thiết và các yêu cầu trong hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá
Kế toán là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, đặc biệt trong quản lý doanh nghiệp Hệ thống luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam đã giúp kế toán trở thành một công cụ quản lý hiệu quả Tuy nhiên, để hòa nhập với nền kinh tế toàn cầu và đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp, công tác kế toán cần được cải tiến liên tục.
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tocontap
Quá trình toàn cầu hoá đã thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế, trong đó có lĩnh vực kế toán Kể từ năm 1988, hệ thống kế toán Việt Nam đã trải qua nhiều cải cách, phù hợp với cơ chế quản lý mới của đất nước Sau 10 năm cải cách chế độ kế toán, Việt Nam đã từng bước đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường và tiếp cận các nguyên tắc, thông lệ kế toán quốc tế Hiện nay, Việt Nam đã xây dựng được một khuôn khổ pháp lý cho kế toán, với Luật kế toán là trung tâm.
Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, mang lại nhiều thành tựu đáng kể Sự phát triển này đã tạo ra nhiều nghiệp vụ mới trong giao dịch mua bán và thanh toán Do đó, kế toán cho các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, nhất là hàng nhập khẩu, cần phải phản ánh chính xác bản chất và đặc điểm của các giao dịch Điều này yêu cầu kế toán phải không ngừng hoàn thiện để đảm bảo việc ghi chép và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Quá trình ban hành luật kế toán tại Việt Nam đã dẫn đến việc công bố nhiều chuẩn mực kế toán mới, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong lịch sử kế toán nước nhà Đặc biệt, chuẩn mực kế toán số 02 về "Hàng tồn kho" và chuẩn mực số 10 liên quan đến "Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái" có vai trò quan trọng trong việc quản lý kế toán nhập khẩu hàng hóa.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam, mặc dù đã được điều chỉnh để phù hợp với các chuẩn mực quốc tế và điều kiện thực tiễn của đất nước, nhưng vẫn chưa thể bao quát toàn bộ các vấn đề phát sinh từ quá trình phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Việc áp dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một quy trình cứng nhắc, mà còn là một quá trình sáng tạo nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và công tác quản lý của từng doanh nghiệp.
Công tác kế toán tại doanh nghiệp chịu ảnh hưởng lớn từ trình độ của cán bộ kế toán Đặc biệt, trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa, có nhiều đặc trưng và vấn đề cần được chú ý để đảm bảo quy trình kế toán hiệu quả và chính xác.
Việc hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hóa, cũng như nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, là điều vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm
Để hoàn thiện kế toán cho nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, cần bắt đầu từ hoạt động nhập khẩu và tuân thủ các chuẩn mực kế toán cùng với những chính sách tài chính kế toán do Nhà nước quy định.
Để hoàn thiện kế toán, trước tiên cần nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán tại đơn vị.
Hoàn thiện công tác kế toán phải nhằm mục đích cung cấp thông tin phục vụ quản trị doanh nghiệp.
Hoàn thiện kế toán, đặc biệt là kế toán nhập khẩu hàng hóa, đòi hỏi phải phát hiện và khắc phục những yếu tố chưa hợp lý trong quy trình này tại Công ty Mục tiêu là cải thiện tính hợp lý, khoa học và hiệu quả của kế toán nhập khẩu hàng hóa, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán tại Công ty.
Hoàn thiện quy trình kế toán cần đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả Mọi phương án cải tiến phải được chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể áp dụng thực tế Sau khi thực hiện các bước hoàn thiện, công tác kế toán sẽ được tinh giản đáng kể, mang lại hiệu quả tích cực cho tổ chức.
Cuối cùng, việc hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá cần được xem xét trong mối quan hệ tổng thể và đồng bộ, nhằm tránh gây khó khăn cho các công tác khác.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Tocotap
Như đã phân tích những điểm còn tồn tại trong việc sử dụng chứng từ và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiêp vụ nhập khẩu hàng hoá.
Sau khi hàng nhập khẩu hoàn tất thủ tục thông quan, không nên lập phiếu nhập kho ngay lập tức Thay vào đó, chỉ cần hạch toán vào hàng mua đang vận chuyển về kho của Công ty Đến cuối kỳ, nếu hàng vẫn chưa về nhập kho, thì chỉ khi hàng đến kho công ty mới lập phiếu nhập kho Việc này sẽ làm căn cứ để hạch toán vào tài khoản hàng hóa (TK 156).
Trong trường hợp hàng nhập khẩu được giao ngay cho khách hàng tại cảng sau khi đã làm thủ tục hải quan, Công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi giá trị lô hàng do không có quy định về chứng từ phản ánh hàng hóa chuyển thẳng cho khách hàng Hiện tại, Công ty thường viết phiếu nhập kho và sau đó là phiếu xuất kho, điều này không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ Do đó, Bộ Tài chính nên xem xét việc ban hành chứng từ “Phiếu giao hàng chuyển thẳng” để giải quyết vấn đề này Việc giao hàng ngay tại cảng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và kho bãi mà còn giảm thiểu rủi ro cho Công ty.
Phiếu giao hàng (chuyển thẳng) có thể được lập theo mẫu sau:
CÔNG TY CP XNH TẠP PHẨM
PHIẾU GIAO HÀNG (CHUYỂN THẲNG)
Họ tên người giao hàng……… Địa chỉ………
Họ tên người nhận hàng………. Địa chỉ (bộ phận)……… Đơn vị: ………
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá
Mã số ĐVT Số lưọng Đơn giá Thành tiên
Tổng số tiền (viết bằng chữ):……….
Số chứng từ gốc kèm theo:………
Người lập phiếu Người nhận hàng Kế toán trưởng Giám đốc
3.3.2 Về tài khoản 3.3.2.1 Về việc sử dụng tài khoản Thứ nhất, Công ty là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì vậy mà các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ diễn ra rất nhiều Công ty nên sử dụng tài khoản 007- “ ngoại tệ các loại” Tài khoản này lại được chi tiết theo từng loại ngoại tệ Cách hạch toán TK 007 như sau:
+Khi có phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán ghi đơn
Nợ TK 007: Số ngoại tệ tăng them + Khi có phát sinh giảm ngoại tệ, kế toán ghi:
Tài khoản 007 ghi nhận sự giảm sút của số ngoại tệ, đồng thời kế toán cần phản ánh tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ trong sổ chi tiết tài khoản 007, sổ này được mở chi tiết theo nguyên tệ.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 007- Nguyên tệ…
Chứng từ Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh có
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Việc sử dụng tài khoản 007 giúp kế toán theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ về nguyên tệ và giá trị Điều này đảm bảo việc quản lý ngoại tệ chính xác, chặt chẽ và kịp thời, đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có nhiều giao dịch liên quan đến ngoại tệ như Công ty.
Công ty nên sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đi đường để ghi nhận hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển về kho, đặc biệt là đối với hàng nhập khẩu từ cảng bên bán, nơi thời gian vận chuyển thường kéo dài Việc này giúp kế toán theo dõi chính xác hàng tồn kho và hàng đi đường, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ Sử dụng tài khoản 151 cũng giúp theo dõi chặt chẽ hàng đi đường chưa về kho, từ đó giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển, tránh mất mát, thiếu hụt hoặc sai sót trong ghi chép.
3.3.2.2 Về việc chi tiết các tài khoản.
Tài khoản 1561 - hàng hoá tự doanh, giúp phân biệt hàng hoá nhập khẩu để bán và hàng mua để xuất khẩu Kế toán Công ty nên chi tiết tài khoản này thành 2 tài khoản cấp 3 để quản lý hiệu quả hơn.
+ TK 15611: “ Hàng hóa nhập khẩu ” + TK 15612: “ Hàng hoá chờ xuất khẩu”
Sau đó 2 tài khoản cấp 3 này lại được chi tiết theo từng phòng xuất nhập khẩu.
TK cấp 2 TK cấp 3 TK cấp 4 Tên Tài khoản
15611.11 Hàng hoá nhập khẩu phòng XNK 1 15611.12 Hàng hoá nhập khẩu phòng XNK 2
Việc chi tiết hóa thông tin hàng hóa giúp kế toán theo dõi mục đích sử dụng, hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả Điều này cho phép lập báo cáo về hoạt động nhập khẩu, bán trong nước và mua hàng xuất khẩu, từ đó tính toán kim ngạch xuất nhập khẩu một cách cụ thể Ngoài ra, thông tin này cũng cung cấp cơ sở để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
Tài khoản doanh thu bán nội địa TK 511 cần được phân tách rõ ràng giữa doanh thu từ bán hàng và doanh thu từ dịch vụ ủy thác nhập khẩu, đồng thời phải chi tiết theo từng phòng xuất nhập khẩu.
TK cấp 2 TK cấp 3 TK cấp 4 Tên tài khoản
5111 Doanh thu bán nội địa
51111 Doanh thu bán hàng nội đia.
51111.11 Doanh thu bán hàng nội đia phòng XNK1 51111.12 Doanh thu bán hàng nội đia phòng XNK2
51112.11 Doanh thu dịch vụ phòng XNK1 51112.12 Doanh thu dịch vụ phòng XNK2
Chi tiết TK511 giúp kế toán dễ dàng theo dõi doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, từ đó đánh giá hiệu quả từng hoạt động, làm cơ sở cho việc xây dựng báo cáo quản trị và đưa ra quyết định kinh doanh.
3.3.3 Hoàn thiện trong hạch toán 3.3.3.1 Hoàn thiện về phương pháp hạch toán ngoại tệ.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế, dẫn đến khối lượng công việc kế toán phức tạp và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt trong hoạt động nhập khẩu Kế toán cần cập nhật tỷ giá hàng ngày khi thanh toán nợ cho nhà xuất khẩu và điều chỉnh chênh lệch tỷ giá vào doanh thu hoặc chi phí tài chính Cuối tháng, công ty cũng phải điều chỉnh nợ phải trả theo tỷ giá cuối kỳ Để giảm bớt khối lượng công việc này, công ty nên áp dụng tỷ giá hạch toán cho các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong hạch toán.
- Đối với tài khoản tiền có gốc ngoại tệ, nợ phải thu, phải trả, tiền vay có gốc ngoại tệ phải được quy đổi theo tỷ giá hạch toán.
- Đối với các tài khoản doanh thu, chi phí, mua sắm nhập khẩu hàng hoá…phải được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế.
- Trường hợp mua bán ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá mua, tỷ giá bán thực tế.
Cuối quý hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần điều chỉnh số dư tài khoản tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả và tiền vay có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm này.
Chênh lệch ngoại tệ hạch toán vào TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và
TK 635 “ Chi phí tài chính”
Sau đây là một số bút toán liên quan đến ngoại tệ khi hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá sử dụng tỷ giá hạch toán
:(Theo tỷ giá hạch toán) :(Theo tỷ giá hạch toán) + Khi nhận hàng: Phản ánh trị giá hàng nhập cũng như chi phí mua hàng
: (Theo tỷ giá thực tế) : (Theo tỷ giá thực tế) : (Theo tỷ giá thực tế) + Khi thanh toán cho nhà cung cấp
: (Theo tỷ giá hạch toán ghi nhận) : Nếu lỗ chênh lệch tỷ giá
: (Theo tỷ giá hạch toán đã ghi nhận) : (Theo tỷ giá ghi sổ)
: Nếu lãi về chênh lệch tỷ giá Đồng thời ghi đơn bút toán: Có TK 007
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ ngoại quốc, bao gồm các khoản phải thu, phải trả và nợ vay có gốc ngoại tệ, dựa trên tỷ giá hối đoái được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước.
+ Nếu tỷ giá cuối năm cao hơn tỷ giá hạch toán của Công ty, kế toán ghi:
: Số nguyên tệ* chênh lệch tăng : Số nguyên tệ* chênh lệch tăng ghi:
+ Nếu tỷ giá cuối năm thấp hơn tỷ giá hạch toán của Công ty thì kế toán
: Số nguyên tệ*chênh lệch giảm : Số nguyên tệ*chênh lệch giảm
3.3.3.2 Hoàn thiện hạch toán nhập khẩu trực tiếp
* Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, nếu Công ty nhập hàng theo giá FOB, thì ngay khi nhận hàng ở cảng người bán Công ty phải hạch toán
Khi hàng hóa về đến cảng Việt Nam, kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản 3311 dựa trên các chi phí liên quan, bao gồm chi phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
+ Bút toán 1: Các chi phí vận chuyển và bảo hiểm
Có TK 331, 111,112 + Bút toán 2: Phí hải quan
Có TK 111,112 + Bút toán 3: Phản ánh thuế nhập khẩu
Có TK 33331 + Bút toán 4: phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu
- Khi hàng về nhập kho
3.3.3.3 Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác Đối với nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác hàng hoá, do Công ty chỉ là trung gian nên kế toán chỉ phản ánh các khoản nộp hộ chứ không phản ánh vào TK 156.
Điều kiện thực hiện
Mặc dù hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam đã được cải thiện và phù hợp hơn với tiêu chuẩn quốc tế, nhưng sự đa dạng và thay đổi trong hoạt động doanh nghiệp vẫn đặt ra những thách thức cho quy định kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán nhập khẩu hàng hóa Do đó, Bộ Tài chính cần tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, cũng như các quyết định và thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán.
Để đạt được mục tiêu, Nhà Nước và Bộ Tài chính cần theo dõi sát sao hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việc thu thập thông tin và ý kiến phản hồi từ doanh nghiệp có thể thực hiện qua các khảo sát thực tế, tổ chức hội nghị và diễn đàn về công tác kế toán, cùng với việc xây dựng các trang web trực tuyến hỗ trợ kế toán và tiếp thu ý kiến từ doanh nghiệp.
Nhà nước cần tiếp tục cải cách quản lý và các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hợp pháp.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần áp dụng đúng chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị Việc thường xuyên cập nhật các quyết định và thông tư kế toán mới là rất quan trọng để áp dụng linh hoạt và hiệu quả Doanh nghiệp nên tận dụng các kênh hỗ trợ từ Nhà Nước nhằm tránh vi phạm pháp luật và chế độ kế toán Đồng thời, việc cung cấp phản hồi cho các cơ quan quản lý Nhà Nước cũng cần được chú trọng Cuối cùng, doanh nghiệp nên đầu tư hợp lý vào nhân lực kế toán cũng như trang thiết bị hỗ trợ công tác kế toán.
