CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Khái niệm, đặc điểm, vai trò quản lý công tác lưu trữ của các trường đại học, học viện
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Quản lý, theo từ điển Tiếng Việt, được định nghĩa là việc chăm sóc và điều hành các hoạt động trong tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự Nó cũng mang ý nghĩa là trông nom, giữ gìn và sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý.
Quản lý là quá trình tác động của chủ thể lên đối tượng nhằm đạt được mục tiêu cụ thể Hoạt động này diễn ra phổ biến trong mọi lĩnh vực và cấp độ, liên quan đến tất cả mọi người Quản lý xuất phát từ tính chất cộng đồng, dựa trên sự phân công và hợp tác để hoàn thành công việc chung.
Quản lý, trong nghĩa rộng, là hoạt động có mục đích của con người, nhằm điều phối hành động của một hoặc nhiều cá nhân khác để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
Quản lý là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để điều phối nguồn lực nhằm thực hiện các tiến trình và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Quản lý là một lĩnh vực đã được nghiên cứu sâu rộng với nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau Mỗi quan niệm về quản lý phản ánh những khía cạnh đa dạng của nó, tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu Dù có nhiều cách hiểu, các nhà khoa học trong lĩnh vực quản lý đều nhận thấy những điểm chung cơ bản giữa các quan niệm này.
- Quản lý là quá trình hướng đến việc đạt được mục tiêu nhất định;
- Quản lý là quá trình chỉ huy điều khiển hướng dẫn;
- Quản lý là quá trình gián tiếp đạt được mục tiêu thông qua người khác);
- Quản lý là quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý
Quản lý được hiểu là quá trình tác động, chỉ huy và điều khiển các hoạt động xã hội cũng như hành vi của con người để đạt được mục tiêu của nhà quản lý Hoạt động quản lý không chỉ đơn thuần là lao động mà còn mang tính chất đặc biệt, trong đó nhà quản lý áp dụng tri thức và sự sáng tạo để tác động hiệu quả lên đối tượng quản lý.
Quản lý là hoạt động kết hợp chặt chẽ giữa hai quá trình: duy trì và phát triển Quá trình duy trì đảm bảo ổn định trật tự trong tổ chức, trong khi quá trình phát triển hướng tới sự tiến bộ và nâng cao tổ chức Hai quá trình này không tách rời mà đan xen lồng ghép, giúp tổ chức hoạt động ổn định và phát triển bền vững.
Dựa trên việc phân tích các quan điểm đã nêu, định nghĩa phản ánh bản chất của vấn đề được tác giả Nguyễn Vũ Tiến đưa ra là rất quan trọng.
"Quản lý là một tác động có hướng đích, có mục tiêu xác định của chủ thể quản lý đối với đối tƣợng quản lý" [39]
1.1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ
Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau về công tác lưu trữ
Theo cuốn giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhà xuất bản Giáo dục, công tác lưu trữ được định nghĩa là một lĩnh vực quan trọng trong việc quản lý và bảo tồn thông tin, tài liệu Công tác này không chỉ đảm bảo tính chính xác và an toàn của dữ liệu mà còn góp phần vào việc phát triển hệ thống lưu trữ hiệu quả cho sinh viên đại học lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của nhà nước, bao gồm các vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
Theo điều 01 Thông tƣ số 03/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Dựa trên sự phân tích các định nghĩa đã nêu, cùng với xu hướng hội nhập quốc tế và tinh thần đổi mới theo Luật Lưu trữ của Việt Nam, có thể định nghĩa CTLT như sau:
Công tác lưu trữ tại Việt Nam bao gồm hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và các cá nhân trong việc quản lý tài liệu Các công việc này liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu của phông lưu trữ quốc gia và các tài liệu lưu trữ khác.
Với định nghĩa nêu trên nội hàm của khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện:
Các hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm: biên soạn văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; thực hiện nghiên cứu khoa học - công nghệ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ; và quản lý đào tạo cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
Phương diện thứ hai bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ, thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
1.1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc, nội dung, phương pháp quản lý công tác lưu trữ của các trường đại học, học viện
1.2.1 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Theo quan điểm của nhiều quốc gia, bao gồm cả Việt Nam, tài nguyên đất đai là tài sản chung của toàn dân, do đó cần được quản lý một cách tập trung và thống nhất bởi Nhà nước Nguyên tắc này được thể hiện rõ ràng trong các quy định và chính sách liên quan đến quản lý tài nguyên.
Thứ nhất, Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia
Việt Nam: TLLT là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của Nhà nước
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Tất cả tài liệu lưu trữ quốc gia Việt Nam được tập hợp thành Phông lưu trữ quốc gia, bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, do Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý, và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, do Cục lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ quản lý Cả hai phông này đều tuân theo các quy định của hệ thống văn bản pháp luật về công tác lưu trữ của nhà nước.
Hoạt động lưu trữ được thực hiện đồng bộ theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo quản lý thống nhất Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản pháp lý cùng hướng dẫn chỉ đạo cho các cơ quan, tổ chức trên toàn quốc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này.
Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần được thống kê và quản lý một cách tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu và hồ sơ quản lý của Nhà nước.
1.2.2 Nội dung quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý CTLT đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, với chức năng lãnh đạo và quản lý CTLT hiệu quả Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý CTLT thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Để xây dựng và hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu (CTLT) trong cơ quan, cần thiết lập các văn bản quy định như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Đây là biện pháp cụ thể nhằm đưa công tác lưu trữ vào nề nếp, cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về CTLT và đảm bảo tính phù hợp với thực tế của cơ quan, từ đó thúc đẩy sự phát triển thuận lợi cho hoạt động của cơ quan.
Mục đích xây dựng quy định về công tác văn thư - lưu trữ là để phù hợp với thực tiễn của cơ quan, giúp các đơn vị thực hiện thống nhất các hoạt động trong lĩnh vực này Điều này tạo nền tảng cho việc kiểm tra thực hiện pháp luật liên quan đến quản lý và xử lý văn bản, đồng thời đảm bảo việc gìn giữ tài liệu để sử dụng lâu dài.
Khi xây dựng quy chế, cần dựa vào các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đồng thời tham khảo các văn bản pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ và quy chế lưu trữ từ cơ quan cấp trên.
Quy trình xây dựng quy chế gồm:
- Rà soát những quy định phù hợp đối với cơ quan tổ chức;
- Nghiên cứu thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16.4.2013 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế;
- Lấy ý kiến đóng góp của đơn vị;
- Tổng hợp hoàn thiện bản thảo;
- Trình ký lãnh đạo văn phòng ký nháy, lãnh đạo cơ quan ký ban hành)
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu của cơ quan bao gồm việc thu thập và bổ sung tài liệu hàng năm, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, tu bổ, phục chế tài liệu, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu hiệu quả.
- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu;
+ Phối hợp với các đơn vị công chức xác định loại những hồ sơ, tài liệu cần nộp;
+ Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ chuẩn bị hồ sơ và lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu;
Để tiếp nhận hồ sơ và tài liệu một cách hiệu quả, cần chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản phù hợp Quá trình tổ chức và tiếp nhận hồ sơ tài liệu bao gồm việc kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ và tài liệu thực tế, sau đó lập Biên bản giao nhận tài liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Phân loại tài liệu là công việc hàng năm quan trọng của cán bộ lưu trữ, dựa vào chức năng và nhiệm vụ của cơ quan để chia tài liệu thành các nhóm lớn, vừa và nhỏ Trong lưu trữ học, việc phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ được gọi là hệ thống hóa TLLT, giúp quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu hiệu quả Đơn vị phân loại nhỏ nhất là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản Để thực hiện phân loại phông lưu trữ, cần biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
+ Xác định đặc trƣng phân loại tài liệu;
+ Lựa chọn và hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ, yêu cầu nắm vững phương pháp luận và nghiên cứu trong lĩnh vực này Việc này giúp lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản, đồng thời loại bỏ những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy Qua đó, tối ưu hóa thành phần và chất lượng tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ bằng cách loại bỏ tài liệu trùng lặp và không cần thiết.
- Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu là quá trình xác định thành phần và số lượng tài liệu theo đơn vị thống kê đã quy định, được ghi chép trên các sổ sách thống kê Mục tiêu của việc thống kê tài liệu là tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho theo các phương án phân loại và hệ thống hóa, từ đó đảm bảo khả năng tra cứu tài liệu nhanh chóng và thuận lợi.
- Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, việc xây dựng công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu là rất cần thiết Những công cụ này sẽ hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm hỗ trợ Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan ban hành sau khi nhận được ý kiến thẩm định từ cơ quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu cần phải đảm bảo phân loại rõ ràng giữa tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn cụ thể Đối với tài liệu hết giá trị, cần tiến hành tiêu hủy và thành lập hội đồng tiêu hủy theo quy định tại Điều 28 của Luật lưu trữ 2011.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
Điều kiện bảo đảm quản lý công tác lưu trữ của các trường đại học, học viện
1.3.1 Điều kiện đảm bảo về chính trị
Yêu cầu về chính trị trong quản lý công tác lưu trữ thể hiện qua sự lãnh đạo của Đảng và các cấp ủy, lãnh đạo các bộ, ngành Đảng đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo quản lý công tác lưu trữ, như Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06-12-2014 và Quy định số 269-QĐ/TW ngày 25-11-2014 Điều này cho thấy ý thức chính trị của các chủ thể liên quan, đặc biệt là cán bộ làm công tác lưu trữ, là rất quan trọng trong việc thực hiện các nghị quyết và quy định của Đảng.
Các cơ quan và đơn vị cần dựa vào các quy định của Đảng và Nhà nước để chỉ đạo và yêu cầu các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc công tác quản lý CTLT.
1.3.2 Điều kiện bảo đảm về pháp lý
Trong những năm gần đây, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ (CTLT) tại Việt Nam đã được hoàn thiện dần Ngày 03.01.1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1CP/VP, đánh dấu văn bản đầu tiên của nhà nước về CTLT, tạo nền tảng quan trọng cho ngành lưu trữ Sau đó, công tác văn thư được đề cập một cách hệ thống trong Điều lệ về công tác văn thư và CTLT, được ban hành kèm theo Nghị định số 142/1963/CP Sau hơn 40 năm áp dụng, vào năm 2004, Nghị định số 110/2004/CP đã thay thế Nghị định số 142/1963/CP, và gần đây nhất là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
Để quản lý CTLT hiệu quả, cần thiết phải có một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật toàn diện, đồng bộ và phù hợp, đảm bảo tính nghiêm minh trong việc thực hiện.
Tính toàn diện là yếu tố quan trọng trong việc hoàn thiện chính sách và quản lý chất lượng thông tin Các văn bản quy phạm pháp luật về chất lượng thông tin cần đảm bảo chất lượng, số lượng đa dạng và mối tương quan chặt chẽ giữa chất lượng và quản lý thông tin Điều này giúp thực hiện đúng quy định của Pháp lệnh Bảo vệ Bí mật Nhà nước và đảm bảo khả năng điều chỉnh các quan hệ quản lý liên quan đến chất lượng thông tin.
Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến luật CTLT cần phải đồng bộ về nội dung và hình thức, không chồng chéo và có văn phong rõ ràng, dễ hiểu Chúng luôn tồn tại trong mối liên hệ chặt chẽ với nhau, với mẫu văn bản thống nhất đóng vai trò quan trọng Mục tiêu chung của các văn bản này là tạo cơ sở pháp lý vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện CTLT.
Văn bản quy phạm pháp luật về CTLT cần phải phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội hiện tại và sẽ thay đổi khi các yếu tố này biến đổi Trong bối cảnh đất nước đang thực hiện nền kinh tế định hướng xã hội chủ nghĩa, các quy định về CTLT cũng phải điều chỉnh tương ứng Đặc biệt, với sự phát triển của khoa học công nghệ 4.0, CTLT đang dần được chuyển hóa và lưu giữ dưới dạng số hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và truy cập thông tin.
Tính nghiêm minh trong quản lý CTLT là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả, đặc biệt trong việc thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Mọi hành vi vi phạm pháp luật cần phải có chế tài xử lý chính xác, kịp thời và triệt để Nếu không xử lý nghiêm, sẽ dẫn đến việc coi thường pháp luật, làm đảo lộn trật tự pháp luật và ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình quản lý CTLT.
1.3.3 Điều kiện bảo đảm về kinh tế Đây là điều kiện hết sức thiết thực trong quản lý CTLT, bởi muốn quản lý tốt CTLT cần phải có kinh phí để đầu tƣ mua sắm sở vật chất nhƣ: máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy hủy, máy hút ẩm, máy quét tài liệu, bìa, cặp, hộp, tủ, giá, kho, phòng… Bên cạnh đó cũng cần phải có kinh phí phục chế tài liệu, chỉnh lý tài liệu, tiêu hủy tài liệu, và sắp xếp, bảo quản, lưu giữ tài liệu…
Để quản lý hiệu quả Chương trình Lao động Trẻ (CTLT), cần có kinh phí để chi trả các chế độ phụ cấp và chính sách cho cán bộ theo quy định hiện hành, bao gồm phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, cung cấp đồng phục và thanh toán chế độ làm thêm giờ Nhà nước đã ban hành các văn bản quy định như Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức, cùng với Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho ngành lưu trữ.
Nguồn kinh phí còn được sử dụng để mở các lớp đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ lãnh đạo và chuyên viên làm công tác lưu trữ, nhằm nâng cao trình độ và cập nhật thông tin mới nhất trong ngành lưu trữ.
Chi phí phục vụ Chương trình Tổ chức Lễ Tân (CTLT) phụ thuộc vào nguồn kinh phí của cơ quan, bao gồm các khoản đầu tư cho mua sắm cơ sở vật chất, bồi dưỡng huấn luyện nghiệp vụ và phụ cấp cho cán bộ trực tiếp thực hiện CTLT Việc đảm bảo nguồn kinh phí đầy đủ sẽ quyết định nâng cao chất lượng và hiệu quả của CTLT trong cơ quan.
1.3.4 Một số điều kiện bảo đảm khác
Ý thức pháp luật và trách nhiệm của các chủ thể tham gia quản lý công trình lưu trữ là rất quan trọng Nếu ý thức pháp luật của những người liên quan còn hạn chế, sẽ dễ dẫn đến vi phạm pháp luật trong quản lý công trình lưu trữ.
Năng lực tổ chức thực hiện quy định về quản lý công tác lưu trữ của đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên làm công tác lưu trữ là yếu tố quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả trong quản lý lưu trữ.
Trong chương 1, luận văn đã phân tích sâu sắc cơ sở lý luận về quản lý Chương trình Chính trị Lý thuyết (CTLT) Nội dung bao gồm khái niệm, đặc điểm và vai trò của quản lý, cùng với các nguyên tắc, nội dung, phương pháp và điều kiện cần thiết cho việc quản lý CTLT.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN HIỆN NAY
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác lưu trữ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền hiện nay
2.1.1 Khái quát về Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Học viện Báo chí và Tuyên truyền (thuộc Học viện Chính trị Quốc gia
Hồ Chí Minh) đƣợc thành lập ngày 16.01.1962 theo Nghị quyết số 36
NQ/TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa III đã hợp nhất ba trường: Trường Nguyễn Ái Quốc II, Trường Tuyên huấn và Trường Đại học Nhân dân Ngày 16 tháng 01 hàng năm được kỷ niệm là ngày thành lập Trường Từ khi thành lập đến nay, Trường đã có nhiều tên gọi khác nhau.
- Trường Tuyên giáo Trung ương (1962- 1969);
- Trường Tuyên huấn Trung ương (1970- 1983);
- Trường Tuyên huấn Trung ương I 1984 -2/1990) trên cơ sở hợp nhất Trường Tuyên huấn Trung ương với Trường Nguyễn Ái Quốc V;
- Trường Đại học Tuyên giáo (1990 - 3/1993);
- Phân viện Báo chí và Tuyên truyền 4/1993 đến 6/2005);
- Học viện Báo chí và Tuyên truyền 6/2005 đến nay)
Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, mặc dù có nhiều tên gọi khác nhau để phù hợp với từng giai đoạn cách mạng, vẫn luôn giữ vai trò là mái trường của Đảng Kể từ năm 1990, Học viện không chỉ là một trường đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân mà còn là một bộ phận thiết yếu của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, theo Quyết định số 6591 ngày 01 tháng 11 năm 2018.
Trong giai đoạn mới, Học viện đã phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những cơ sở đào tạo uy tín trong hệ thống các trường Đảng và đại học trên cả nước Ngày 25.6.2015, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định xây dựng Học viện thành cơ sở trọng điểm quốc gia đào tạo giảng viên lý luận chính trị và báo chí - truyền thông.
Học viện hiện có gần 400 cán bộ, trong đó bao gồm khoảng 280 cán bộ giảng dạy và nghiên cứu, 30 giáo sư và phó giáo sư, cùng với 105 tiến sĩ và hơn 210 thạc sĩ Đội ngũ cán bộ khoa học ngày càng trẻ hóa, không chỉ có trình độ chuyên môn cao mà còn thành thạo ngoại ngữ và tin học, cho phép họ giảng dạy và hợp tác hiệu quả với các đối tác quốc tế.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Học viện hiện nay gồm:
* Ban Giám đốc: (gồm Phó Giám đốc phụ trách và 03 phó Giám đốc)
Các Ban chức năng bao gồm: Văn phòng, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Quản lý Đào tạo, Ban Quản lý Khoa học, Văn phòng Đảng - Đoàn thể, Phòng Hợp tác Quốc tế, Phòng Kế hoạch tài vụ, Phòng Thanh tra, Phòng Quản trị và Quản lý Ký túc xá, cùng Trung tâm khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo.
Các đơn vị giảng dạy và nghiên cứu khoa học bao gồm Khoa Triết học, Kinh tế, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Lịch sử Đảng, Xây dựng Đảng, Chính trị học, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Nhà nước và pháp luật, Quan hệ Quốc tế, Xã hội học, Báo chí, Phát thanh - Truyền Hình, Tuyên truyền, Xuất bản, Quan hệ công chúng và Quảng cáo, Ngoại ngữ, Khoa Kiến thức giáo dục đại cương và Tâm lý Giáo dục, Trung tâm Thông tin khoa học, cùng với Tạp chí Lý luận Chính trị và Truyền thông.
Học viện Báo chí và Tuyên truyền có những nhiệm vụ sau:
Học viện đào tạo có uy tín cao trong hệ thống trường Đảng và đại học cả nước, đã cung cấp hơn 70 nghìn cán bộ có trình độ cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ từ khi thành lập Trong số đó, hàng nghìn cán bộ nghiên cứu và giảng dạy lý luận Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh đã được đào tạo cho các trường Đảng, đại học, cao đẳng và các tổ chức chính trị - xã hội Học viện cũng đã đào tạo hàng nghìn phóng viên, biên tập viên, cùng cán bộ truyền thông và quản lý tại các nhà xuất bản và cơ quan báo chí trên toàn quốc.
Học viện hiện đang mở rộng và phát triển đa dạng các chuyên ngành đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn, với 28 chuyên ngành đại học, 19 chuyên ngành thạc sĩ và 6 chuyên ngành tiến sĩ Nhiều chuyên ngành như Xuất bản, Báo mạng điện tử và Thông tin đối ngoại là duy nhất hoặc lần đầu tiên được đào tạo tại Học viện, thu hút đông đảo thí sinh chất lượng cao Đội ngũ cán bộ được đào tạo tại đây có bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt và năng lực chuyên môn cao, đóng góp lớn cho sự nghiệp cách mạng của Đảng và nhân dân Nhiều cựu sinh viên đã trở thành nhà khoa học, nhà giáo uy tín, cũng như cán bộ lãnh đạo cấp cao trong các ngành và lĩnh vực tại Trung ương và địa phương.
* Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học:
Hoạt động đào tạo tại Học viện gắn liền với nghiên cứu khoa học, vì nghiên cứu là yếu tố quan trọng đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo Điều này không chỉ khẳng định vị thế của Học viện mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của nhà trường Nhận thức được vai trò của nghiên cứu, Học viện đã triển khai khoảng 2.000 đề tài nghiên cứu các cấp, phục vụ cho sự nghiệp đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, đồng thời mang lại hiệu quả xã hội lớn.
Học viện đã có những đóng góp đáng kể trong lĩnh vực nghiên cứu và giảng dạy, với hàng nghìn bài báo và công trình khoa học được công bố trên các tạp chí uy tín trong và ngoài nước Nhiều nghiên cứu có giá trị lý luận và thực tiễn cao, cùng với hàng trăm cuộc hội thảo được tổ chức Các nhà khoa học và nhóm nghiên cứu của Học viện đã tham gia nhiều đề tài khoa học cấp Nhà nước, như đề tài “Mối quan hệ giữa đổi mới kinh tế với đổi mới chính trị ở Việt Nam” (2006-2010) Hàng năm, sinh viên của Học viện cũng tham gia cuộc thi “Sinh viên nghiên cứu khoa học” do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức và thường xuyên đạt giải Những thành tựu này phản ánh sự phát triển vượt bậc về cả số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trong nghiên cứu khoa học và đào tạo của Học viện.
* Hoạt động hợp tác quốc tế:
Học viện hiện đang thiết lập mối quan hệ hợp tác đào tạo và nghiên cứu khoa học với nhiều đối tác quốc tế uy tín như Đại học Công nghệ Sydney (Úc), Đại học Truyền thông (Trung Quốc), Đại học Tổng hợp Viên (Áo), Đại học Middlesex (Vương quốc Anh), Đại học Minh Trị (Nhật Bản) và KOICA (Hàn Quốc) Học viện cũng tích cực gửi cán bộ trẻ đi đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ tại các cơ sở danh tiếng ở nước ngoài và thu hút nhiều nhà khoa học nổi tiếng từ các trường đại học lớn trên thế giới đến giảng dạy và trao đổi học thuật Hoạt động hợp tác quốc tế của Học viện không chỉ mở rộng mà còn phát triển sâu sắc, chứng tỏ rằng những nỗ lực này đang đi đúng hướng và mang lại hiệu quả thiết thực.
Những thành tựu nổi bật trong lĩnh vực hợp tác quốc tế chứng tỏ rằng hoạt động này đang diễn ra hiệu quả và đúng hướng Học viện luôn tuân thủ các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước về đối ngoại, đồng thời linh hoạt và nhạy bén trong việc áp dụng các hình thức hợp tác phù hợp với điều kiện thực tiễn Điều này giúp phát huy hiệu quả nguồn nhân lực từ các cơ sở đào tạo và nghiên cứu nước ngoài, góp phần vào sự phát triển bền vững.
Tóm lại, với quá trình hình thành và phát triển của Học viện đã ít nhiều ảnh hưởng tới việc quản lý công tác lưu trữ của cơ quan
2.1.2 Tổ chức bộ máy, biên chế làm công tác lưu trữ
Phông Lưu trữ Học viện Báo chí và Tuyên truyền thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, do Phó Giám đốc phụ trách quản lý chung về lưu trữ Phó Giám đốc giao nhiệm vụ cho một phó Giám đốc trực tiếp quản lý và Phó Chánh văn phòng hiện tại chỉ đạo các hoạt động của bộ phận lưu trữ Trong những năm gần đây, việc quản lý CTLT đã được tổ chức bài bản, tuân thủ quy trình và ngày càng hiệu quả hơn.
Hiện nay, cơ quan có một cán bộ phụ trách công tác lãnh đạo tổ chức (CTLT) với trình độ đại học phù hợp chuyên ngành Bên cạnh đó, các đơn vị phòng ban cũng được bố trí nhân sự phù hợp để đảm bảo hiệu quả công việc.
01 cán bộ kiêm nhiệm không đúng chuyên ngành làm CTLT của đơn vị mình
2.1.3 Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Kho lưu trữ của Học viện hiện nay là kho không chuyên dụng, được xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu không theo quy định nhà nước Nằm trong trụ sở làm việc của cơ quan, diện tích kho bị hạn chế và thiếu các trang thiết bị cần thiết như điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, cùng với các biện pháp phòng cháy chữa cháy Điều này dẫn đến những lo ngại về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm và bụi bẩn trong kho, ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu lưu trữ.
Tình hình quản lý công tác lưu trữ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền hiện nay
2.2.1 Xây dựng văn bản quy định về công tác lưu trữ của Học viện
Học viện Báo chí và Tuyên truyền đã ban hành Quyết định số 3673/QĐ-HVBC&TT ngày 13.10.2017 về Quy chế văn thư, lưu trữ, nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước và thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ Quy chế này tạo cơ sở kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong quản lý và xử lý văn bản, đồng thời giữ gìn tài liệu lưu trữ lâu dài Đối tượng áp dụng quy chế bao gồm công chức, viên chức, cán bộ phụ trách lưu trữ, và các nhân viên liên quan tham gia vào quá trình soạn thảo và phát hành văn bản.
Phạm vi áp dụng của quy định này bao gồm Học viện Báo chí và Tuyên truyền, cụ thể là các đơn vị và bộ phận có trách nhiệm trực tiếp hoặc gián tiếp trong công tác văn thư lưu trữ.
Căn cứ để xây dựng quy chế bao gồm các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, cùng với các văn bản pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ Ngoài ra, quy chế công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan tổ chức cấp trên cũng là yếu tố quan trọng trong việc hình thành quy chế này.
Quy trình xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ bao gồm các bước sau: Tập hợp văn bản và rà soát các quy định phù hợp với cơ quan, nghiên cứu thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16.4.2013 của Bộ Nội vụ Tiếp theo, cần soạn thảo quy chế và lấy ý kiến đóng góp từ các đơn vị liên quan Sau khi tổng hợp ý kiến, hoàn thiện bản dự thảo, trình ký lãnh đạo văn phòng ký nháy và cuối cùng là lãnh đạo cơ quan ký ban hành.
Bố cục của quy chế gồm 3 chương, 38 điều theo thông tư 04/2013/BNV ngày 16.4.2013 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ cụ thể:
Chương 1: Những quy định chung (từ điều 1 - điều 4);
Chương 2: Công tác văn thư từ điều 5 - điều 27);
Chương 3: Công tác lưu trữ (từ điều 28 - điều 38)
Chương này quy định quy trình nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm các bước: thu thập tài liệu, phân loại và xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản, tu bổ phục chế, và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mỗi nhiệm vụ trong quy trình quản lý cần được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả cao trong hoạt động nghiệp vụ Quy chế nhấn mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu (CTLT), bao gồm số hóa dữ liệu để thuận tiện cho việc lưu trữ và khai thác Tất cả thông tin, âm thanh và hình ảnh đều có thể được chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số, giúp dễ dàng lưu trữ và xử lý Tuy nhiên, hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong CTLT tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền vẫn chưa đạt được hiệu quả mong muốn do nhiều nguyên nhân khác nhau Trong tương lai, cán bộ lưu trữ sẽ dần áp dụng công nghệ hiện đại hơn để cải thiện CTLT của Học viện.
Việc ban hành quy chế văn thư lưu trữ đã giúp quản lý lưu trữ trở nên nề nếp, tạo điều kiện cho các đơn vị thực hiện thống nhất các hoạt động văn thư - lưu trữ Điều này cũng làm cơ sở cho việc kiểm tra thực hiện pháp luật trong quản lý và xử lý văn bản, đồng thời đảm bảo việc sử dụng tài liệu lưu trữ lâu dài.
2.2.2 Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
* Về Quy trình thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, quá trình thu thập tài liệu bao gồm việc xác định nguồn tài liệu, lựa chọn và giao nhận các tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan.
Việc thu thập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung nguồn tư liệu quý giá, giúp bảo quản và phục vụ nhu cầu nghiên cứu cũng như sử dụng của độc giả.
Trong bối cảnh tài liệu ngày càng gia tăng theo chức năng của các cơ quan, việc thu thập tài liệu trở nên cần thiết hơn bao giờ hết Nếu không thực hiện tốt công tác này, tài liệu sẽ bị phân tán và mất mát, dẫn đến tình trạng xuống cấp và không được quản lý đúng cách Do đó, việc thu thập tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên, giúp hoàn thiện và làm phong phú thêm kho lưu trữ của cơ quan theo quy định của nhà nước.
Kho lưu trữ của Học viện chủ yếu chứa tài liệu giấy, do đó, bộ phận lưu trữ cần chuẩn bị kho bãi, giá tủ và các thiết bị như máy hút ẩm để bảo quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ và ngăn ngừa ẩm mốc.
Hàng năm cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu;
- Phối hợp với các đơn vị công chức xác định loại những hồ sơ, tài liệu cần nộp;
- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ chuẩn bị hồ sơ và lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu;
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
Tổ chức và tiếp nhận hồ sơ tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ và tài liệu thực tế đã nộp lưu, đồng thời lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Việc thu thập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung kho tài liệu giá trị về lịch sử và thực tiễn, giúp bảo quản và phục vụ nhu cầu nghiên cứu của độc giả.
Tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, việc thu thập tài liệu không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng phân tán và thiếu hệ thống Nguồn tài liệu chủ yếu được thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan là các tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, và đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất cho kho lưu trữ.
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
- Thời hạn 01 năm kể từ khi công việc đó kết thúc;
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đó đƣợc quyết toán đối với hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản;
Trong trường hợp cá nhân hoặc đơn vị cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc, cần có sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan Đồng thời, phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại và gửi cho cơ quan lưu trữ.
Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu [23, tr 354]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Hà Nội, ngày … tháng … năm …… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ quyết định số 128/QĐ-VYLTNN ngày 01.6.2009 của Cục Văn thư lưu trữ;
- Căn cứ Hợp đồng số… về việc chỉnh lý tài liệu
Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể sau:
3 Số lƣợng tài liệu: ……cặp
Biên bản này đƣợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký ghi rõ họ tên) Xác nhận của cơ quan tổ chức
Mẫu sổ giao - nhận tài liệu
Stt Bên giao Bên nhận Số lƣợng Ký nhận
Biểu đồ tình hình thu tài liệu giữa các năm, từ 2015 đến 2018
Kết quả và hạn chế trong quản lý công tác lưu trữ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền hiện nay và nguyên nhân
2.3.1 Kết quả đạt được và nguyên nhân
2.3.1.1 Kết quả đạt được trong quản lý công tác lưu trữ
Học viện Báo chí và Tuyên truyền đã xây dựng và triển khai kế hoạch phát triển lưu trữ nhằm thực hiện Chương trình Tổ chức Lưu trữ (CTLT) phù hợp với đặc thù của Học viện CTLT được phân cấp cho các đơn vị, trong đó Văn phòng Học viện thực hiện lưu trữ cơ quan, các phòng ban và đơn vị chức năng phối hợp để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ chung Để đảm bảo việc thực hiện CTLT hiệu quả, Học viện đã ban hành và áp dụng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ, quy định rõ ràng và chi tiết về việc triển khai các hoạt động lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý và định hướng cho các hoạt động lưu trữ có trọng tâm, trọng điểm và phù hợp với thực tiễn.
Học viện Báo chí và Tuyên Truyền đang gặp khó khăn trong việc thực hiện các chế độ và quy định về lưu trữ do thiếu nhân lực và chuyên môn Hiện tại, chỉ có một cán bộ chuyên trách lưu trữ được bổ nhiệm từ năm 2018, dẫn đến việc chưa nắm bắt hết các nhiệm vụ cần thực hiện Bên cạnh đó, công tác xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng và di chuyển kho về khu mới đã chiếm phần lớn thời gian và công sức của cán bộ, khiến họ không thể hỗ trợ lãnh đạo Học viện trong việc thực hiện các nội dung liên quan.
Học viện đã chú trọng đến việc thống kê lưu trữ và chi trả phụ cấp cho cán bộ làm công tác lưu trữ từ sớm Tuy nhiên, công tác thống kê này vẫn chưa được thực hiện một cách thường xuyên và định kỳ.
Văn phòng Học viện đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thống nhất chuyên môn và nghiệp vụ lưu trữ Hằng năm, đơn vị này hỗ trợ Giám đốc Học viện trong việc quản lý Chương trình Lưu trữ (CTLT) của cơ quan, đồng thời tham mưu để Giám đốc ban hành các văn bản hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp tài liệu về kho lưu trữ của Học viện.
Văn phòng Học viện đã nỗ lực trong việc tổ chức và chỉ đạo nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào hoạt động lưu trữ, nhưng kết quả vẫn chưa đạt yêu cầu Việc lưu trữ hiện tại vẫn còn lạc hậu, với kệ, giá bằng gỗ, nhôm, sắt mạ và tài liệu được lưu trữ trong các cặp bìa giấy lỗi thời Mặc dù đã có đề xuất đầu tư trang bị tủ chống ẩm, chống côn trùng và xây dựng hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhưng các kế hoạch này chưa được phê duyệt do kinh phí quá lớn so với ngân sách tổng của Học viện.
Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ đã được chú trọng, với đội ngũ cán bộ chuyên trách tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn hàng năm Tuy nhiên, công tác sơ kết, tổng kết và thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ vẫn chưa được thực hiện riêng biệt, mà được gộp chung với các hoạt động của cơ quan, dẫn đến những vướng mắc tồn tại nhiều năm qua tại Học viện.
Công tác thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan hiện đang gặp nhiều khó khăn Các hoạt động chuyên môn trong lưu trữ chưa được thực hiện hiệu quả, với việc thu thập hồ sơ chưa chủ động và thường xuyên Phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị hồ sơ gặp trở ngại do quy trình lập hồ sơ không đúng quy định, dẫn đến tình trạng hồ sơ lộn xộn, gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin Công tác bảo vệ và bảo quản tài liệu vẫn còn lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu Mặc dù đã xây dựng nội quy khai thác, việc này vẫn còn sơ sài và chưa đảm bảo theo quy định của Nhà nước, chưa phát huy được giá trị tài liệu Hơn nữa, việc lựa chọn hồ sơ để nộp lưu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị vẫn chưa được thực hiện một cách bài bản và thường xuyên.
Trong thời gian qua, hoạt động lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực, thể hiện qua việc nâng cao nhận thức về vị trí và vai trò của công tác lưu trữ trong quản lý và điều hành tại các cơ quan, tổ chức Sự thay đổi trong quan niệm về công tác lưu trữ không chỉ được thể hiện ở đội ngũ công chức mà còn ở sự quan tâm của lãnh đạo các cấp, các ngành, cho thấy tầm quan trọng ngày càng được công nhận trong thực thi công vụ.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu đang diễn ra hiệu quả, với các tài liệu được nộp về kho được cán bộ làm CTLT sắp xếp thành hồ sơ Điều này giúp nâng cao khả năng bảo quản và tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu đã đáp ứng nhu cầu tra cứu của cán bộ và cá nhân, với số lượng người và nội dung tra cứu được thống kê định kỳ hàng năm Qua các số liệu này, cán bộ làm công tác tổ chức tài liệu (CTLT) có thể nhận diện những nội dung được quan tâm nhiều nhất, từ đó triển khai các biện pháp khai thác hiệu quả hơn nhằm phục vụ tốt hơn cho người dùng.
Học viện chú trọng đến việc phát triển viên chức làm công tác lưu trữ, với sự hiện diện của một cán bộ có trình độ chuyên môn và đã được bồi dưỡng nâng cao kiến thức nghiệp vụ.
Các hoạt động về nghiệp vụ lưu trữ từng bước đi vào nền nếp và ngày càng đƣợc quan tâm
Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho Chương trình Lập kế hoạch và Thực hiện đã được đầu tư chú trọng Hoạt động đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho công chức, viên chức trong lĩnh vực này cũng được đẩy mạnh Ngoài ra, các chế độ phụ cấp đã được ưu tiên và quan tâm hơn.
2.3.1.2 Nguyên nhân của kết quả đạt được
Nhà nước đã chú trọng ban hành các văn bản chỉ đạo và quản lý, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện lưu trữ, như Luật lưu trữ 01/2011/QH2013, Thông tư số 01/2013/NĐ-CP và TT04/2013/TT-BNV Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh cũng tích cực mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ lưu trữ.
CTLT đã hoạt động hiệu quả hơn, với việc thu thập và chỉnh lý tài liệu được thực hiện chuyên nghiệp Ban đầu, CTLT hoạt động rời rạc, nhưng nhờ nỗ lực của cán bộ, hiệu quả công việc đã được nâng cao Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện đầy đủ, đồng thời khối tài liệu cũ cũng đã được xử lý triệt để.
Các cán bộ làm công tác lãnh đạo tại Học viện nhận thức rõ ràng rằng nhiệm vụ của họ là những mắt xích quan trọng trong quy trình làm việc khép kín Chính vì vậy, họ luôn tỉ mỉ và cẩn trọng trong từng công việc, nhằm đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành một cách hiệu quả nhất.
