Sau một thời gian dài học tập, tìm tòi và nghiên cứu Nhóm 9 chúng em đã hoàn thành đồ án môn hệ thống thông tin quản lý. Như các bạn đã biết, trong thời đại phát triển như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh là một việc không thể thiếu nếu các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Hiện nay có rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp về việc ứng dụng Hệ thống công nghệ thông tin nào phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh của bản thân doanh nghiệp. Trên thế giới hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã đang triển khai và sử dụng mô hình ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, các lĩnh vực chủ yếu: sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. ERP (Enterprise resource planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được đánh giá cao trong việc phát triển khả năng cạnh tranh một cách hiệu quả và các lĩnh vực có nhiều tiềm năng, Vì vậy, việc ứng dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp là vô cùng hữu ích, đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam đã hội nhập và phát triển hội nhập như hiện nay. Trong đồ án này, nhóm chúng em xin được nghiên cứu đề tài thực tế thực trạng triển khai ERP tại công ty Sữa Vinamilk và đặc biệt chú trọng vào quy trình quản lý nguồn nhân lực HRM (Human resource management) và quy trình quản lý chuỗi cung ứng SCM (Supply chain management).
LÝ THUYẾT
Tổng quan về ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp công nghệ toàn diện, tích hợp nhiều chức năng để quản lý và tối ưu hóa mọi hoạt động trong doanh nghiệp Nó hỗ trợ từ lập kế hoạch, thống kê, đến kiểm soát và cung cấp các báo cáo phân tích sâu sắc, giúp các nhà điều hành và bộ phận tác nghiệp làm việc hiệu quả hơn.
Các đặc điểm để phân biệt ERP với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác:
Hệ thống ERP là giải pháp quản trị sản xuất kinh doanh tích hợp, kết nối tất cả các thành viên trong doanh nghiệp từ nhà quản lý đến nhân viên, cùng với các công đoạn và phòng ban chức năng, tạo nên một quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh có tổ chức và hiệu quả.
- ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
ERP là hệ thống quản lý hoạt động dựa trên quy tắc và kế hoạch rõ ràng, trong đó các nhân viên có nhiệm vụ cụ thể được xác định trước Hệ thống yêu cầu quy định nhất quán và chặt chẽ, đồng thời kế hoạch sản xuất kinh doanh cần được lập định kỳ theo tuần, tháng và năm.
ERP là hệ thống kết nối các phòng ban trong công ty, giúp chúng làm việc, trao đổi và cộng tác hiệu quả với nhau, thay vì hoạt động độc lập như những "vương quốc" riêng biệt.
Hệ thống Hoạch định Nhu cầu Nguyên liệu (MRP) được phát triển từ giữa những năm 60 và đã tiến hóa thành MRP II vào giữa những năm 70, với MRP tập trung vào tính toán nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, trong khi MRP II mở rộng sang quản lý lao động và chi phí Đến những năm 90, sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính đã thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng cấu trúc chủ-khách (client-server) sử dụng máy chủ để nâng cao hiệu quả quản lý.
PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống ERP nhường chỗ cho một họ phần mềm mới là ERP.
Thập kỷ 90 đánh dấu thời kỳ phát triển rực rỡ của hệ thống ERP, với sự tham gia của nhiều hãng phần mềm nổi tiếng như SAP, Computer Associates, Peoplesoft, JD Edwards và Oracle Các công ty đa quốc gia đã nhanh chóng triển khai hệ thống ERP cho từng chi nhánh, kết nối mạng lưới toàn cầu của họ.
Hệ thống ERP có cấu trúc phân hệ module, bao gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm đảm nhiệm một chức năng cụ thể Một hệ thống ERP hoàn chỉnh thường sẽ bao gồm các phân hệ như tài chính, quản lý nhân sự, sản xuất, và quản lý chuỗi cung ứng.
- Kế toán tài chính (Finance).
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control).
- Quản lý mua hàng (Purchase Control).
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution).
- Quản lý dự án (Project Management).
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management).
- Quản lý dịch vụ (Service Management).
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control).
- Báo cáo thuế (Tax Reports).
- Báo cáo quản trị (Management Reporting).
Nhiều phần mềm ERP hiện đại tích hợp giải pháp kết nối các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, máy quét mã vạch và máy tính cầm tay, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tiện ích sử dụng.
4 Ý nghĩa và lợi ích của ERP
Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tài chính hiệu quả bằng cách tổng hợp tất cả dữ liệu tài chính tại một nơi duy nhất, tạo ra một phiên bản nhất quán cho mọi phòng ban và cơ sở Khi có sự thay đổi về con số, hệ thống tự động cập nhật và hiển thị thông tin liên quan, giảm thiểu rủi ro tài chính Nhờ vào phần mềm quản lý này, các doanh nghiệp lớn có thể nhận báo cáo tài chính chính xác và kịp thời mà không cần chờ đến cuối tháng hay quý, chỉ cần truy cập vào dữ liệu trên ERP để có cái nhìn tổng quan.
Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp bằng cách chuyển đổi chứng từ giấy sang điện tử, giúp giảm thiểu thời gian xử lý Quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ nhanh chóng đến tay người thủ kho, cải thiện hiệu quả vận chuyển hàng hóa từ kho tới các cơ sở kinh doanh Bằng cách giải quyết các "nút cổ chai" và rút ngắn khoảng cách địa lý, ERP tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất.
Hệ thống ERP giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu khi nhiều người cùng tham gia Dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất và được lưu trữ an toàn, cho phép mọi nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng truy cập vào thông tin gốc Điều này giúp tránh nhầm lẫn dữ liệu khi thông tin di chuyển qua các bộ phận khác nhau.
Phần mềm ERP giúp quản lý dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên thông qua chức năng Audit track, cho phép nhanh chóng xác định nguồn gốc các bút toán cần kiểm tra và những nhân viên liên quan Nhà quản lý chỉ cần truy cập giao diện hợp nhất của ERP để nắm bắt toàn bộ kết quả làm việc của nhân viên, từ doanh thu đến các sản phẩm đã bán trong ngày.
Phần mềm ERP tạo ra một mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp bằng cách tích hợp tính năng giao tiếp giữa các người dùng trong cùng một hệ thống Tính năng này cho phép chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân, tương tự như cách thức hoạt động của mạng xã hội thực thụ.
Hệ thống ERP thường yêu cầu chi phí sử dụng cao nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp, vì nó không cho phép tách rời từng ứng dụng cho các công đoạn làm việc khác nhau Doanh nghiệp thường chỉ cần một số phân hệ nhất định, dẫn đến việc mua cả gói ERP mà không sử dụng hết, gây lãng phí nghiêm trọng Thêm vào đó, những ứng dụng thừa này không thể xóa bỏ, vẫn tồn tại cồng kềnh trong hệ thống.
Triển khai hệ thống ERP thường gặp phải sự chậm trễ và đòi hỏi nhiều công sức, vì nó phụ thuộc vào tốc độ làm việc của nhà cung cấp phần mềm cũng như khả năng thích nghi với quy trình làm việc mới của doanh nghiệp Cả hai yếu tố này đều có thể tiêu tốn thời gian và nguồn lực đáng kể.
HRM (Human Resource Management)
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRM) là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện và chuyên nghiệp HRM hỗ trợ xây dựng cơ cấu tổ chức, quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, và quản lý các chế độ bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự thông qua cây KPIs Các thông tin nhân sự được trình bày chi tiết qua các báo cáo cụ thể, giúp bộ phận HR và chủ doanh nghiệp phát triển các chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp.
2.Vai trò của HRM trong doanh nghiệp:
- Quản lý thông tin nhân sự một cách đầy đủ chi tiết:
Thông tin chi tiết về nhân viên, bao gồm tên, giới tính, thông tin liên hệ, địa chỉ, ngày ký hợp đồng chính thức, hình thức ký hợp đồng, trình độ văn hóa, thông tin bảo hiểm và quá trình công tác, sẽ được cập nhật trên phần mềm để thuận tiện cho việc tra cứu và truy xuất thông tin.
- Tạo ra một quy trình tuyển dụng thông minh:
Phần mềm cho phép cập nhật thông tin hồ sơ ứng viên tham gia tuyển dụng, tạo tiêu chí và quy trình tuyển dụng, cũng như yêu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng Ngoài ra, người dùng có thể cập nhật hồ sơ ứng viên, lập lịch phỏng vấn và báo cáo về tiến trình tuyển dụng.
- Quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên:
Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp xây dựng cây KPI, cho phép thiết lập tiêu chí đánh giá và điểm số cho từng tiêu chí, từ đó đánh giá nhân viên một cách hiệu quả Hệ thống này tự động tính toán điểm số dựa trên các chỉ tiêu đã được doanh nghiệp lập trình sẵn.
- Chấm công tính lương, quản lý bảo hiểm xã hội:
Hệ thống cho phép tính công theo các quy chuẩn doanh nghiệp, bao gồm chấm công theo số ngày làm, giờ làm, tăng ca, đăng ký làm thêm, nghỉ phép, làm bù và thai sản Nó tự động tính lương dựa trên các chế độ xã hội, bảo hiểm, quy định công ty và các loại thuế Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tích hợp máy chấm công với phần mềm và xuất thông tin ra file Excel, đồng thời quản lý thông tin bảo hiểm cho người lao động.
BHXH và BHYT là những chế độ bảo hiểm xã hội quan trọng, cung cấp các quyền lợi cho người lao động khi nghỉ việc, tăng lương hoặc điều chuyển công tác Các chế độ phụ cấp và trợ cấp hàng tháng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ tài chính cho người lao động trong các tình huống này.
- Báo cáo tình hình nhân sự:
Báo cáo nhân sự theo tháng cung cấp cái nhìn toàn diện về nguồn lực doanh nghiệp, bao gồm báo cáo tăng giảm nhân sự, sinh nhật nhân viên, khen thưởng và kỷ luật Ngoài ra, các báo cáo về nhân viên tăng, giảm theo bộ phận, điều chuyển bộ phận và danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng cũng giúp người quản lý nắm bắt tình hình nhân sự hiệu quả hơn.
3 Ưu nhược điểm của HRM:
Tiết kiệm tối đa thời gian trong việc nhập liệu, chuyển đổi và tìm kiếm dữ liệu, đồng thời giảm thiểu thời gian xử lý các vấn đề liên quan đến hành chính nhân sự.
+ Tăng thời gian cho nhà quản lý nhân sự để thực hiện các hoạt động nhân sự tầm vĩ mô (hoạch định, phân tích, điều chỉnh chính sách…)
+ Giúp nhà quản lý thiết kế hệ thống quản lý trên phần mềm theo hướng phát triển nguồn nhân lực
Hệ thống báo cáo quản trị và phân tích sâu sắc giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình hoạt động và nguồn nhân lực của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định điều hành kịp thời Thay vì chỉ dựa vào báo cáo thống kê dữ liệu khô khan, việc sử dụng báo cáo trực quan sinh động mang lại cái nhìn tổng quan và thực tế hơn về doanh nghiệp.
Để triển khai và vận hành hệ thống HRM hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét chi phí cài đặt và ứng dụng Đồng thời, yêu cầu nguồn nhân lực trình độ cao với kiến thức vững về phần mềm HRM cũng rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
+ Chi phí cho việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
SCM
SCM là từ viết tắt của Supply Chain Management (Quản trị chuỗi cung ứng)
Chuỗi cung ứng là một hệ thống bao gồm các tổ chức, con người, hoạt động, thông tin và nguồn lực, tất cả đều liên quan đến việc vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Quản trị chuỗi cung ứng có nghĩa là:
Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm lập kế hoạch và quản lý các hoạt động liên quan đến tìm nguồn cung, thu mua, vận chuyển và đầu ra sản phẩm Để đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác trong chuỗi cung ứng, đồng thời tăng cường sự gắn kết giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba và khách hàng.
Quản trị chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan, trong đó doanh nghiệp đóng vai trò chủ chốt trong việc duy trì và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Tìm kiếm nhà cung ứng → Vận chuyển → Sản xuất → Sản phẩm → Trung gian phân phối → Người tiêu dùng.
Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp,bản thân đơn vị sản xuất và khách hàng.
Nhà cung cấp là các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ thiết yếu cho quá trình sản xuất và kinh doanh, bao gồm nguyên liệu thô, chi tiết sản phẩm và bán thành phẩm Đối với các công ty cung cấp dịch vụ, chúng được gọi là nhà cung cấp dịch vụ Đơn vị sản xuất là nơi tiếp nhận nguyên liệu và dịch vụ đầu vào, áp dụng quy trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng Tại đây, các nghiệp vụ quản lý sản xuất được tối ưu hóa nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo sự thông suốt trong chuỗi cung ứng.
Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.
Dây chuyền cung ứng bao gồm 5 thành phần cơ bản, mỗi thành phần đại diện cho một nhóm chức năng khác nhau trong toàn bộ quy trình cung ứng.
- Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)
- Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)
- Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)
- Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)
- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)
Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng trong việc tạo ra và lưu trữ sản phẩm, với phân xưởng và nhà kho là các cơ sở vật chất chính Các nhà quản trị trong quá trình sản xuất thường phải đối mặt với thách thức cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.
3.2 Vận chuyển Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản:
- Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận.
- Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận.
- Đường bộ: nhanh, thuận tiện.
- Đường hàng không: nhanh, giá thành cao
- Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…).
- Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hóa (khi hàng hóa là chất lỏng, chất khí …).
Tồn kho phản ánh khả năng tiêu thụ hàng hóa của công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định doanh thu và lợi nhuận Khi tồn kho thấp, điều này cho thấy sản phẩm được sản xuất ra tiêu thụ hết, chứng tỏ hiệu quả sản xuất cao và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
Bạn đang tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu sản xuất và địa điểm tiêu thụ tốt nhất? Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dây chuyền cung ứng Việc định vị chính xác sẽ giúp quy trình sản xuất diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thông tin là "nguồn dinh dưỡng" thiết yếu cho hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của bạn Khi thông tin chính xác, hệ thống SCM sẽ hoạt động hiệu quả và mang lại kết quả tối ưu Ngược lại, thông tin sai lệch sẽ làm giảm hiệu suất của hệ thống Do đó, bạn cần khai thác và thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo có đủ dữ liệu cần thiết cho hoạt động của SCM.
4 Vai trò của SCM trong doanh nghiệp
SCM hiện nay được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia, đặc biệt là trong các doanh nghiệp xuất khẩu, nhờ vào những lợi ích nổi bật mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp.
- Tăng hiệu suất của các dòng sản phẩm thông qua kết hợp giữa các nhà cung cấp với nhau.
- Nâng cao dịch vụ khách hàng và giảm thiểu lượng hàng hóa tồn kho.
- Giảm thiểu chi phí lưu kho.
- Giảm chi phí giá thành mỗi sản phẩm, nâng cao lợi nhuận tối đa nhất.
- Giảm thiểu một số chi phí ngoài không cần thiết.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty, tạo thương hiệu uy tín trên thị 5.1 trường trong tâm trí người tiêu dùng.
- Thiết lập chuỗi cung ứng giữa các đối tác truyền thống với nhau.
- Chuyển hướng sản phẩm nhanh trong trước sự thay đổi của thị trường.
5 Ưu nhược điểm của SCM
Gia tăng sự tiện lợi, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty.
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mang lại nhiều lợi ích quan trọng, nhưng không phải doanh nghiệp nào áp dụng cũng đạt được kết quả như mong đợi.
Không có gì là hoàn hảo; mỗi điều tốt đẹp đều đi kèm với những khía cạnh tiêu cực Trong khi chúng ta đã thảo luận nhiều về lợi ích, thì cũng cần xem xét những bất lợi mà chúng mang lại.
Hoạt động của hệ thống Quản lý Chuỗi Cung Ứng (SCM) ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quy trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc lựa chọn sai hệ thống SCM có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho công ty.
Hệ thống SCM không tương thích với công cụ quản lý hiện tại của công ty, như hệ thống quản lý sổ sách và phần mềm hỗ trợ kinh doanh, có thể dẫn đến sự sụp đổ toàn bộ hoạt động kinh doanh Đặc biệt, nếu nhân lực vận hành thiếu chuyên môn, các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đối tác và văn phòng đại diện sẽ gặp phải sự xáo trộn khó kiểm soát.
178 1 Giới thiệu chung
Tầm nhìn– “Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”
Vinamilk cam kết cung cấp nguồn dinh dưỡng tốt nhất và chất lượng nhất cho cộng đồng, thể hiện sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm đối với cuộc sống con người và xã hội.
- Chính trực – Liêm chính, trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch.
- Tôn trọng – Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp, tôn trọng công ty, tôn trọng đối tác, hợp tác trong sự tôn trọng.
- Công bằng – Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
- Tuân thủ - Tuân thủ pháp luật, bộ Quy tắc ứng xử và các quy chế, chính sách, quy định của công ty.
- Đạo đức – Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức.
Vinamilk cung cấp sản phẩm chất lượng, bổ dưỡng và ngon miệng, đảm bảo an toàn cho sức khỏe người tiêu dùng Sản phẩm của Vinamilk phù hợp với mọi lứa tuổi và đối tượng, giúp bạn yên tâm khi lựa chọn.
Vinamilk phát triển các dòng sản phẩm đặc biệt cho trẻ em và thanh thiếu niên, vì đây là nhóm tuổi có nhu cầu tiêu thụ sữa và sản phẩm từ sữa cao nhất Công ty phân chia khách hàng mục tiêu thành hai nhóm chính.
Nhóm khách hàng cá nhân của Dielac Alpha chủ yếu là các bậc phụ huynh có con từ 0-6 tuổi, họ có nhu cầu đa dạng về sản phẩm, bao gồm chất lượng tốt, giá trị dinh dưỡng cao, giá cả hợp lý và mẫu mã bao bì hấp dẫn Nhóm khách hàng này chiếm tỷ trọng lớn trong thị trường tiêu dùng.
Nhóm khách hàng tổ chức bao gồm các nhà phân phối, đại lý bán buôn, bán lẻ, cửa hàng và siêu thị có nhu cầu phân phối sản phẩm Dielac Alpha Nhóm này thường yêu cầu các chính sách chiết khấu, thưởng doanh số và đảm bảo đơn hàng được giao đúng tiến độ để hỗ trợ việc phân phối hiệu quả.
Ngoài hai nhóm khách hàng mục tiêu chính, các dòng sản phẩm khác của vinamilk cũng đáp ứng cho mọi lứa tuổi: sữa chua, sữa tiệt trùng, …
2.2 Các sản phẩm chính của Vinamilk:
3 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng hệ thống ERP (HRM/SCM)
Vào những năm cuối thế kỷ XX, Vinamilk vẫn sử dụng các phần mềm cũ như Foxpro và công cụ Excel thủ công trong quản lý kinh doanh và sản xuất, điều này đã ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra tại Vinamilk hoàn toàn thủ công, dẫn đến tồn kho lớn và tiêu thụ sản phẩm chậm, làm giảm hiệu suất sử dụng máy móc và công nhân Những vấn đề này gây tốn kém trong sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty Việc áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc giữa các phòng ban khiến việc chuyển dữ liệu trở nên thủ công, dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ và khó kiểm soát.
Kiểm soát quy trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng và hạch toán chi phí chưa được đồng bộ, gây ra sự gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho và hàng tồn kho.
Quy trình hạch toán kế toán - tài chính thường gặp khó khăn trong việc ghi chép và tổng hợp số liệu, dẫn đến việc lập báo cáo tài chính không kịp thời và chính xác Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng ra quyết định quản trị trong hoạt động kinh doanh và sản xuất.
Việc kiểm tra dữ liệu kế toán và tổng hợp số liệu để làm báo cáo hợp nhất rất phức tạp, ảnh hưởng đến tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin Sự chồng chéo trong công việc giữa các nhân viên do thiếu kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.
Kế toán thủ công và sử dụng Excel thường gặp nhiều sai sót trong tính toán và hạch toán Việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn trở nên khó khăn, dẫn đến khả năng hỗ trợ ra quyết định hạch toán thấp.
Vào thời điểm đó, hệ thống thông tin quản lý của Vinamilk không đáp ứng được nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp Để khắc phục tình trạng này, các nhà quản lý đã quyết định áp dụng mô hình ERP, mang lại giải pháp hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Vinamilk đã đối mặt với những thách thức cụ thể và tìm ra giải pháp hiệu quả để khắc phục tình trạng này thông qua việc áp dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP.
II Hoạt động của công ty sau khi áp dụng HRM
1 Lý do Vinamilk triển khai HRM:
Vinamilk đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý nguồn nhân lực do quy mô nhân viên lớn và sự phát triển không ngừng Công ty gặp khó khăn trong việc xác định mức lương hợp lý và thu hút nhân tài gắn bó lâu dài, cũng như trong việc phân bổ ngân sách cho đào tạo và các hoạt động quản trị nhân sự Các nhà lãnh đạo của Vinamilk đã nhận thức rõ tầm quan trọng của quản trị nhân lực và mối liên hệ của nó với các chức năng quản lý khác Sự thay đổi nhanh chóng từ môi trường bên ngoài, cùng với xu hướng toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng gia tăng, đã thúc đẩy Vinamilk triển khai các giải pháp quản trị nhân lực hiệu quả.
2 Quy trình quản lý nguồn nhân lực (HRM) ở Vinamilk:
2.1 Quy trình quản lý tuyển dụng nhân viên
- Thu thập yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban cho từng vị trí
- Quản lý chi tiết thông tin về ứng viên tham gia ứng tuyển.
- Đánh giá, sàng lọc các ứng viên đủ tiêu chuẩn, lên danh sách phỏng vấn.
- Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng cử viên.
- Thông tin về quyết định và quá trình thử việc.
Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ dự tuyển sẽ tự động được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty, giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tránh việc nhập liệu nhiều lần.
Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Tuyển dụng Nhân viên:
2.2 Quy trình quản lý hợp đồng lao động
Nhận xét về việc triển khai HRM của Vinamilk
1 Lợi ích, thành công đạt được về HRM
Công ty thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự chặt chẽ, bao gồm xét duyệt hồ sơ, phỏng vấn và thử việc, giúp đảm bảo chất lượng lao động đầu vào tốt.
Quy trình đào tạo và bồi dưỡng tay nghề cho công nhân viên được thực hiện khá tốt mang lại hiệu quả
Tạo điều kiện cho công nhân viên bằng cách gửi con em họ học các ngành liên quan đến công nghệ sữa, sản phẩm từ sữa, tự động hóa quy trình sản xuất, máy móc thiết bị sản xuất thực phẩm và quản lý trong ngành sữa.
Công ty chú trọng vào việc thực hiện các quy trình hệ thống nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến BHYT, BHXH, cùng với các quỹ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng, công bằng và phù hợp với năng lực Đội ngũ lãnh đạo và quản lý dày dạn kinh nghiệm, kết hợp với phần mềm quản lý nguồn nhân lực, đã hỗ trợ hiệu quả cho đội ngũ bán hàng Điều này giúp các nhà phân phối phục vụ tốt hơn cho các cửa hàng bán lẻ và người tiêu dùng, đồng thời nâng cao hiệu quả quảng bá sản phẩm của công ty.
HRM sẽ giúp Vinamilk giải quyết các vấn đề trong quản lý nhân sự, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt Việc áp dụng các chiến lược HRM hiệu quả không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo, góp phần tăng cường vị thế của Vinamilk trên thị trường.
4.0 là chính cuộc cạnh tranh về nhân lực Doanh nghiệp nào có nguồn nhân lực tốt, đáp ứng nhanh với nhu cầu thay đổi của công nghệ, dùng công nghệ để giải quyết tốt các bài toán của doanh nghiệp thì doanh nghiệp đó sẽ chiến thắng trong cạnh tranh, hãy cùng xem những lợi ích dưới đây mà HRM đem lại cho Vinamilk
1.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả
Với việc áp dụng quản lý khoa học, hệ thống HRM đã giúp Vinamilk cải thiện hiệu quả và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin nhân sự Do đó, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu thông qua phần mềm HRM.
Một phần mềm tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí gián tiếp như hiệu quả và năng suất, mà còn tiết kiệm tiền thật nhờ giảm thiểu việc sử dụng giấy Việc chuyển sang hệ thống trực tuyến giúp giảm thời gian cần thiết để tạo, chỉnh sửa và tìm kiếm tài liệu, từ đó tăng cường năng suất làm việc.
1.2 Quản lý hiệu quả về các rủi ro
Rủi ro về nhân sự:
Phần mềm quản lý HRM cho phép ban quản lý theo dõi và giám sát toàn bộ quy trình làm việc của nhân viên một cách chi tiết Nhờ đó, khi xảy ra rủi ro, bạn có thể xử lý kịp thời và áp dụng các biện pháp khắc phục hiệu quả.
Rủi ro về pháp lý:
Trong trường hợp xảy ra tranh chấp pháp lý, việc chứng minh rằng nhân viên đã được thông báo về chính sách hoặc đào tạo sử dụng thiết bị là rất quan trọng Mặc dù giao tiếp qua email là một phương thức phổ biến, nhưng không phải ai cũng có thể xác nhận đã nhận được thông tin này Hệ thống quản lý nhân sự (HRM) có thể hỗ trợ Vinamilk thiết lập một cơ sở để ghi nhận và chấp nhận thông tin, tạo ra một dấu vết tài liệu rõ ràng, chứng minh rằng nhân viên không chỉ nhận được thông điệp mà còn đồng ý với nội dung đã được truyền đạt.
1.3 Giúp doanh nghiệp Vinamilk đưa ra các chiến lược phát triển và cạnh tranh trên thị trường
Phần mềm HRM cung cấp thông tin quan trọng giúp Vinamilk xây dựng và triển khai các chiến lược phát triển phù hợp, mang tính đột phá.
HRM cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của nhân viên tại Vinamilk, cho phép họ tự điều chỉnh và tối ưu hóa công việc để đạt hiệu quả cao nhất Bên cạnh đó, hệ thống này cũng hỗ trợ Vinamilk trong việc phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Việc cập nhật nhanh chóng dữ liệu trong phần mềm HRM giúp người quản lý nhân sự đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả hơn, chẳng hạn như xác định số lượng nhân viên cần đào tạo và phân công người quản lý cho các sự kiện.
1.4 Giải pháp quản lý nhân sự từ xa
HRM giúp Vinamilk dễ dàng hơn cho quản lý vì nó giúp tìm kiếm và sử dụng bộ lọc đơn giản để tìm chi tiết có liên quan.
Hệ thống HRM và ERP có khả năng tương thích trên nhiều thiết bị điện tử, cho phép quản lý theo dõi tình hình công việc của nhân viên từ xa Tính năng này được đánh giá cao vì tối ưu hóa quản lý nhân sự qua mọi khoảng cách địa lý, giúp công việc phát triển theo đúng định hướng ban đầu.
1.5 Quyền truy cập thông tin và khả năng phục hồi dữ liệu
Khi sử dụng hệ thống trực tuyến, bảo mật là yếu tố quan trọng mà người dùng cần lưu ý Nếu các quy trình diễn ra ngoại tuyến, việc quản lý bảo mật sẽ gặp khó khăn Tuy nhiên, phần mềm HRM tự động xử lý vấn đề này, cho phép nhân viên chỉ xem thông tin cá nhân của mình, trong khi kế toán chỉ có thể truy cập thông tin liên quan đến kế toán.
Hệ thống HRM đảm bảo bảo mật dữ liệu bằng cách sao lưu kịp thời và lưu trữ dữ liệu trên máy chủ đám mây Trong trường hợp thiên tai hoặc thảm họa do con người gây ra, việc khôi phục dữ liệu từ đám mây trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
2 Một số hạn chế HRM
Hạn chế trong công tác tuyển dụng: Một số khẩu còn rườm rà, nhiều quy trình làm tốn thời gian, chi phí.
Hoạt động của công ty sau khi áp dụng SCM
1 Quy trình quản lý chuỗi cung ứng (SCM) ở Vinamilk:
1.1 Khâu cung ứng đầu vào:
Khâu cung ứng đầu vào của công ty sữa Vinamilk bao gồm nguồn nguyên liệu nhập khẩu và nguồn nguyên liệu thu mua từ các hộ nông dân nuôi bò, nông trại trong nước Các hộ nông dân và nông trại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguyên liệu sữa thông qua trạm thu gom Vinamilk cam kết thu mua sữa từ các nông trại nội địa đạt tiêu chuẩn chất lượng đã ký kết Sữa tươi nguyên liệu phải trải qua quy trình kiểm tra gắt gao để đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng.
- Cảm quan: thơm ngon tự nhiên, đặc trưng của sữa tươi, không có bất kỳ mùi vị nào.
- Đảm bảo chất khô chất béo lớn hơn.
- Hàm lượng kim loại nặng.
- Thuốc trừ sâu, thuốc thú y.
Hộ chăn nuôi Trạm thu mua sữa Nhà máy chế biến
- Nguồn gốc (không sử dụng sữa của bò bệnh).
Riêng để sản xuất sữa tươi tiệt trùng, sữa tươi phải đảm bảo nghiêm ngặt về độ tươi, không bị tủa bởi cồn 75 độ.
❖ Đối với nguyên liệu sữa tươi từ các nông trại nuôi bò thì quy trình thu mua sữa của công ty Vinamilk diễn ra như sau:
Trang trại lớn của công ty cổ phần DELTA tại TPHCM có quy mô đàn lên tới 1000 con bò sữa, trong khi doanh nghiệp thương mại chăn nuôi bò sữa Phương Bình sở hữu quy mô đàn 120 con.
Công ty sở hữu 4 trang trại bò sữa hiện đại tại Tuyên Quang, Lâm Đồng, Thanh Hóa và Nghệ An, trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật tiên tiến Mỗi con bò được gắn chip điện tử, giúp theo dõi và kiểm tra chính xác sản lượng sữa của từng cá thể.
Nhiều hộ chăn nuôi và hợp tác xã nuôi bò tại Bình Định, Thành phố Hồ Chí Minh, Lâm Đồng và Long An đang cung cấp nguồn sữa tươi chất lượng cho công ty.
Trung tâm thu mua sữa tươi đóng vai trò quan trọng trong việc thu gom nguyên liệu sữa từ các hộ nông dân và trang trại nuôi bò Tại đây, quy trình bao gồm cân đo khối lượng, kiểm tra chất lượng sữa, cũng như bảo quản và vận chuyển sản phẩm đến nhà máy sản xuất Trung tâm còn cung cấp thông tin cho nông dân về chất lượng, giá cả và nhu cầu khối lượng nguyên liệu, đồng thời thực hiện thanh toán tiền cho các hộ nông dân nuôi bò.
Năm 2011, Vinamilk đã thu mua 144 nghìn tấn sữa tươi, tăng 11% so với năm trước, trong đó thu mua từ dân tăng 8% và từ trang trại của Vinamilk tăng 52% Đến tháng 12/2011, tổng đàn bò sữa giao cho Vinamilk đạt 61 nghìn con, tăng 1.100 con so với tháng 12/2010, với 49% là bò vắt sữa Ngoài ra, nguyên liệu sữa nhập khẩu có thể được mua qua trung gian hoặc nhập khẩu trực tiếp và được chuyển đến nhà máy sản xuất Một số nhà cung cấp nguyên liệu sữa nhập khẩu cho Vinamilk bao gồm
Fonterra là tập đoàn đa quốc gia hàng đầu thế giới trong lĩnh vực sữa, chiếm 1/3 khối lượng giao dịch sản phẩm sữa toàn cầu Tập đoàn này nổi bật trong việc xuất khẩu các sản phẩm sữa chất lượng cao.
Hoogwegt International là một trong những đối tác hàng đầu cung cấp bột sữa, phục vụ cho các nhà sản xuất và người tiêu dùng tại châu Âu và toàn cầu, bao gồm cả công ty Vinamilk.
- Ngoài ra Perstima Bình Dương Việt Nam, cùng với nhiều công ty khác trong nước cũng là nhà cung cấp chiến lược cho Vinamilk trong hơn 10 năm qua.
❖ Danh sách một số nhà cung cấp lớn của Cty Vinamilk
(Name of Supplier) (Product(s) Supplied)
Fonterra (SEA) Pte Ltd Milk powder
Hoogwegt International BV Milk powder
Tetra Pak Indochina Carton packaging and packaging machines
Chuỗi cung ứng đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Vinamilk đặt mục tiêu phát triển bền vững với các nhà cung cấp chiến lược trong và ngoài nước, nhằm đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu thô ổn định, chất lượng cao và giá cả cạnh tranh.
❖ Ưu điểm của khâu cung ứng đầu vào:
Sữa bò được thu mua từ nông dân Việt Nam trải qua nhiều khâu kiểm tra nghiêm ngặt tại các trạm thu mua và trung chuyển Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ bà con nông dân về kỹ thuật nuôi bò, thức ăn, vệ sinh chuồng trại, vắt sữa và bảo quản sữa Sau khi thu mua, sữa tươi nguyên liệu được trữ lạnh trong các xe bồn và kiểm tra nhiều lần tại nhà máy trước khi đưa vào sản xuất, đảm bảo không chấp nhận sữa có chất lượng kém hoặc chứa kháng sinh.
❖ Hạn chế của chuỗi cung ứng đầu vào:
Bột sữa và chất béo sữa, được sử dụng trong sản xuất sữa hồn nguyên, sữa tiệt trùng, sữa chua và nhiều sản phẩm khác, đều được nhập khẩu từ các nguồn sản xuất hàng đầu và uy tín trên thế giới như Mỹ, Úc và New Zealand Do đó, giá thành của những sản phẩm này thường rất cao.
1.2 Khâu sản xuất của Công ty Vinamilk
Sau khi sữa được vận chuyển về các nhà máy chế biến sữa, và được kiểm tra nhiều lần mới cho sữa vào dây chuyền sản xuất.
Tại nhà máy sản xuất sữa, nguyên liệu sữa được tiếp nhận từ các trung tâm thu mua hoặc nhà cung cấp nhập khẩu Quá trình sản xuất bao gồm các bước chuẩn hóa, bài khí, đồng hóa và thanh trùng, cuối cùng tạo ra sản phẩm sữa hoàn thiện được đóng gói.
Bài khí Phối trộn Đồng hóa
Bảo quản nhiệt độ phòng
Hương liệu Chất ổn định
Mục đích của việc điều chỉnh hàm lượng chất béo trong sản phẩm là nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về an toàn thực phẩm Hàm lượng béo là một trong những yếu tố quan trọng mà người tiêu dùng quan tâm, vì nếu cơ thể tích tụ quá nhiều chất béo, sẽ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và có thể dẫn đến bệnh béo phì, đặc biệt là ở trẻ em.
Nguyên tắc thực hiện chế biến thực phẩm là nếu hàm lượng béo thấp, cần tính toán và bổ sung thêm cream; ngược lại, nếu hàm lượng béo cao, cần tính toán và tách bớt cream ra.
Mục đích của việc loại bỏ khí lạ trong sữa là để giữ gìn hương vị đặc trưng và giảm chi phí sản xuất Khi sữa chứa nhiều khí, khả năng truyền nhiệt giảm, ảnh hưởng đến các quá trình như thanh trùng và đồng hóa Đặc biệt, trong quá trình thanh trùng sau khi đã đóng hộp, sự gia tăng thể tích khí do nhiệt độ có thể dẫn đến việc vỡ hộp.
- Nguyên tắc thực hiện: Kết hợp giữa nhiệt độ với áp lực chân không.
- Thông số kỹ thuật: T= 70˚C, áp suất tương ứng.
- Thiết bị gia nhiệt: Ống lồng ống, bản mỏng tác nhân gia nhiệt là hơi nước.
- Mục đích: Tạo ra các sản phẩm có hương vị khác nhau.
- Nguyên tắc thực hiện: Phối trộn với hàm lượng vừa đủ, đảm bảo chất lượng, hương vị tự nhiên của các sản phẩm. Đồng hóa:
- Mục đích: ổn định hệ nhũ tương, hạn chế hiện tượng tách pha.
- Nguyên tắc thực hiện: sử dụng áp lực ca.
- Thông số kỹ thuật: T= 55-70˚C, P= 100-200 bar.
- Phương pháp thực hiện: đồng hóa toàn phần: 1 cấp hoặc 2 cấp, đồng hóa một phần: dòng cream (10% max), dòng sữa gầy.
- Thiết bị: rất đơn giản chỉ cần có sự thay đổi tiết diện đột ngột tạo nên sự va đập, hiện tượng chảy rối, hiện tượng xâm thực.
- Mục đích: tiêu diệt các vi sinh vật gây bệnh và ức chế hoạt động của các vi sinh vật khác.
- Phương pháp thực hiện: HTST (high temperature short time): 72 - (-75 o C) trong vòng 15-20s.
- Thiết bị thanh trùng: ống lồng ống, bản mỏng.
- Bao bì thường được sử dụng: nhựa, giấy, bao bì Tetra Pak và Combibloc nổi tiếng thế giới về độ an toàn thực phẩm.
+ Thiết bị rót: cũng phải vô trùng.
- Mục đích: bảo quản tốt được chất lượng sản phẩm.
Phần cứng
Trước khi triển khai hệ thống ERP, Vinamilk đã sử dụng các máy chủ IBM Blade Center System X với vi xử lý Intel Tuy nhiên, từ tháng 2 năm 2007, Vinamilk đã chuyển toàn bộ ứng dụng sang hệ điều hành AIX trên các máy chủ IBM System P mới.
Vinamilk đánh giá cao IBM trong số các nhà cung cấp nhờ vào khả năng cung cấp công nghệ hiện đại, chuyên môn sâu và tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.
Vinamilk đã hợp tác với IBM để phát triển cơ sở hạ tầng CNTT, bao gồm máy chủ, hệ thống lưu trữ, phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng Sự hợp tác này giúp Vinamilk mở rộng hệ thống, tối ưu hiệu năng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trung tâm dữ liệu của Vinamilk nằm tại trụ sở chính và không có bảng hiệu, chứa 4 máy chủ System P cùng với các máy chủ khác đang lưu trữ các giải pháp Oracle EBS, SAP CRM và Microsoft Exchange.
Vinamilk đã xây dựng trung tâm dự phòng đạt tiêu chuẩn hiện đại nhất với cấp độ 7, mức dự phòng cao nhất theo tiêu chuẩn quốc tế, nhằm đảm bảo hoạt động liên tục cho hệ thống.
Nếu trung tâm dữ liệu ở nội thành TP.HCM gặp sự cố, hệ thống sẽ chuyển sang hoạt động trên ba máy chủ IBM System P tại nhà máy Thống Nhất của Vinamilk ở quận Thủ Đức, TP.HCM.
2 Hệ thống máy chủ: gồm 2 máy IBM System P để điều khiển hệ thống SAN
-Mức độ bảo mật Internet mạnh mẽ và có khả năng chống đỡ các cuộc tấn công -Hỗ trợ cả dữ liệu lưu trữ, tạo bản sao lưu
-Tiết kiệm nhiều thời gian lao động
-Mức giá phải chăng: 2,5 triệu USD
-Có khả năng nâng cấp với quy mô ngày càng tăng của nhu cầu kinh doanh
Hệ thống IBM dựa trên vi xử lý IBM POWER5 được tối ưu hóa cho khả năng tính toán đa ứng dụng, phục vụ cho các hệ thống UNIX thế hệ 3 Kiến trúc POWER được thiết kế để mang lại hiệu suất tối đa, độ tin cậy cao và dễ dàng quản lý cùng với an ninh mạng IBM tự hào đánh giá dòng máy này vượt trội so với các dòng sản phẩm khác như System I và System X Chữ "P" trong tên sản phẩm biểu thị cho "Performance", nhấn mạnh hiệu năng cao của hệ thống.
Vinamilk cũng thường xuyên ứng dụng công nghệ ảo hóa của IBM trên hệ thống System P.
3 Hệ thống lưu trữ: SAN của IBM DS8100
Hệ thống lưu trữ SAN IBM DS8100 có dung lượng 10 Terabyte và trọng lượng 1 tấn, được điều khiển bởi 2 máy chủ IBM System p Vinamilk là khách hàng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng công nghệ này từ IBM.
Dùng cho các nhà phân phối và các giám sát viên cùng nhân viên bán hàng của công ty.
PDA, viết tắt của Personal Digital Assistant, bao gồm hai loại chính là Pocket PC và Palm Pocket PC là thiết bị PDA chạy trên hệ điều hành Windows Mobile do Microsoft phát triển, trong khi Palm sử dụng hệ điều hành PalmOS.
Palm Z22 là thiết bị cầm tay được Vinamilk trang bị cho các nhà phân phối, với màn hình cảm ứng đơn sắc (đen-trắng) Ngoài ra, Vinamilk cũng cung cấp PDA cho nhân viên bán hàng để kết nối và báo cáo thông tin về tình trạng kho, hàng hóa, doanh thu và công nợ của từng nhà phân phối.
5 Phần cứng mang lại lợi thế cạnh tranh cho Vinamilk
- Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
Hệ thống ERP mang lại lợi ích quản trị đáng kể nhờ vào việc áp dụng cơ sở dữ liệu chung và khả năng phân tích dữ liệu, giúp cải thiện quá trình ra quyết định và nâng cao đánh giá hoạt động tại các bộ phận.
- Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin.
- Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phái và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác.
- Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền thông trong doanh nghiệp từ đó cải thiện văn hóa công ty.
Bài học và kinh nghiệm của Vinamilk trong việc triển khai ERP (HRM/SCM )
Tuy Pythis là một doanh nghiệp hàng đầu cung cấp giải pháp phần mềm tại Việt Nam, nhưng khả năng đáp ứng cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk vẫn còn hạn chế Mặc dù có tiềm năng lớn, nguồn nhân lực, công nghệ và năng lực của Pythis có giới hạn, điều này cho thấy họ cần nâng cao hơn nữa để trở thành đối tác chiến lược đáng tin cậy.
Vinamilk đã quyết định mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP nhằm nâng cao khả năng quản lý công nghệ của mình Mặc dù Oracle có tiềm năng lớn, nhưng để phát huy hết khả năng tại một doanh nghiệp lớn như Vinamilk vẫn còn hạn chế Vinamilk có thể lựa chọn giải pháp của Oracle cho các chức năng quản lý lõi, trong khi CRM của SAP sẽ giúp củng cố khả năng quản lý khách hàng Tuy nhiên, các chức năng ERP của Oracle trong lĩnh vực CRM chưa được tối ưu hóa do thiếu hụt nguồn lực và năng lực, dẫn đến chi phí ERP tại Vinamilk gia tăng và khả năng đồng bộ hóa trong quản lý cũng bị ảnh hưởng.
Dữ liệu từ khách hàng và nhà cung cấp được nhập vào hệ thống bởi nhân viên nghiệp vụ, thông qua chứng từ từ đối tác, dẫn đến độ trễ và thiếu chính xác trong thông tin.
Chi phí đầu tư cho hệ thống ERP và triển khai hoạt động hoàn chỉnh là khá cao, bao gồm cả chi phí cho phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực Để vận hành hiệu quả tất cả các module, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh vào hệ thống phần cứng.
Hệ thống phần mềm cần được cập nhật thường xuyên để quản lý hiệu quả Khi phần cứng và phần mềm đã có sẵn, một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua là năng lực nhân lực cần thiết để vận hành hệ thống Đầu tư cho nhân lực là một quá trình dài hạn; Vinamilk không chỉ cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng mà còn phải chú trọng đến việc đào tạo nhân viên có đủ trình độ Nhân lực này cần hiểu rõ về tình hình của Vinamilk và có khả năng vận hành hệ thống ERP Để đạt hiệu quả cao nhất, Vinamilk cần tổ chức đào tạo và cho nhân viên thực hành trên hệ thống thực tế nhằm tích lũy kinh nghiệm.
Phần triển khai CRM và phân phối cho các nhà cung cấp là những module khác biệt so với các module trong hệ thống core central mà Vinamilk đã đầu tư Nghiệp vụ này giúp kiểm soát thị trường, năng lực nhân viên kinh doanh và cạnh tranh với đối thủ, điều này có thể gây khó khăn cho các nhân viên và nhà tư vấn triển khai ERP thông thường.
Vinamilk nổi bật với việc áp dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế từ Oracle, SAP và Microsoft Tuy nhiên, việc kết hợp hiệu quả cả ba giải pháp này là một thách thức lớn mà công ty phải đối mặt.
Hệ thống mới giúp công ty tăng cường hiệu quả trong công tác kế toán, giảm thiểu rủi ro nhờ vào sự phân cấp và phân quyền rõ ràng Quá trình quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được cải thiện đáng kể, giúp giảm thiểu rủi ro Sự phối hợp giữa bán hàng và phân phối trở nên nhịp nhàng và linh hoạt hơn, trong khi các chức năng theo dõi được thực hiện theo thời gian thực.
Công ty đã cải thiện cơ cấu tổ chức bằng cách nâng cao kiến thức cho nhân viên, đồng thời đáp ứng hiệu quả nhu cầu của người sử dụng Quản lý được thực hiện một cách tập trung và liên tục, đảm bảo sự thừa hưởng và phản hồi kịp thời.
Ban lãnh đạo Vinamilk thể hiện sự cam kết mạnh mẽ và hỗ trợ liên tục cho dự án, đồng thời định hướng rõ ràng và kiên định Công ty đã cử đội ngũ chuyên môn tham gia tích cực vào dự án, đảm bảo hiệu quả và chất lượng Đội ngũ CNTT của Vinamilk hoạt động chuyên nghiệp, với quy trình làm việc bài bản và quy củ.
Dự án được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, cùng với giải pháp từ Oracle và tư vấn độc lập từ công ty TNHH KPMG.
Kinh nghiệm quan trọng mà Pythis chia sẻ là sự phối hợp giữa các bên tham gia như Pythis, Vinamilk, Oracle và KPMG trong việc xác định rõ mục tiêu Điều này giúp tránh đi sâu vào những vấn đề không quan trọng và đảm bảo luôn có người phụ trách giải quyết các vấn đề phát sinh.
3 Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP (HRM/SCM).
Bài học kinh nghiệm từ việc triển khai ERP của Vinamilk cũng như các doanh nghiệp khác muốn triển khai:
Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc tiếp thu công nghệ mới, điều chỉnh quy trình làm việc và cấu trúc tổ chức để triển khai ERP Để thành công, họ cần có đội ngũ nhân viên có năng lực, sẵn sàng chấp nhận thay đổi và biết cách thực hiện Sự cam kết của lãnh đạo và khả năng quản lý các thay đổi do ERP yêu cầu là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình này.
- Cần lựa chọn đúng giải pháp.
- Cần lựa chọn đúng đơn vị triển khai và nhân viên có trình độ chuyên môn.
- Lập kế hoạch triển khai dự án một cách chi tiết.
- Tập trung vào những lợi ích đã xác định.
- Hạ tầng CNTT cần phải được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố.
- Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn.
