Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất
- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Thành Sen.
- Đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Sen.
- Phương pháp thu thập, xử lý, phân tích số liệu
- Phương pháp so sánh đánh giá
- Sử dụng các công cụ thống kê toán học, bảng, biểu, sơ đồ…
Nội dung của đề tài
Phần I: Tổng quan về công tác kế toán tại công ty TNHH Thành Sen
Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thành Sen
Do giới hạn về thời gian, khả năng và trình độ, chuyên đề không thể tránh khỏi một số thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô và các anh chị, cô chú trong công ty để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
TỔNG QUAN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH SEN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Thành Sen Hà Tĩnh chuyên cung cấp và xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh, nguyên liệu và vật liệu sản xuất thuốc Chúng tôi tập trung vào nghiên cứu khoa học và cung ứng dược liệu, phục vụ cho ngành dược Việt Nam Với mục tiêu mang đến sản phẩm chất lượng, công ty sản xuất và phân phối thuốc, dược phẩm không chỉ cho riêng mình mà còn cho các công ty khác, phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng trong tỉnh và trên toàn quốc.
- Xây dựng, tổ chức tốt công tác sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao và lợi nhuận tăng trưởng ổn định.
Tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ nhằm sản xuất hóa chất, dược liệu và tá dược cần thiết, từ đó tạo ra các loại thuốc chất lượng cao phục vụ cho nhu cầu chăm sóc sức khỏe và bảo vệ cộng đồng.
- Thực hiện nhiệm vụ nộp thuế và ngân sách đối với nhà nước
Công ty không ngừng nâng cao hình ảnh sản phẩm và thương hiệu trước công chúng, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, đồng thời cải tiến chất lượng sản phẩm để nâng cao vị thế doanh nghiệp Những nỗ lực này nhằm củng cố niềm tin và tạo dựng uy tín trong lòng người tiêu dùng Để đạt được những mục tiêu này, công ty đã triển khai từng bước các chương trình hành động cụ thể.
- Chương trình tái cấu trúc- tổ chức lại doanh nghiệp- hiện đại hóa quản lý
- Chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cạnh tranh và thu hút nhân tài
- Chương trình hiện đại hóa kỹ thuật công nghệ
- Chương trình tiếp thị tổng lực
- Chương trình ứng dụng công nghệ, phần mềm, tin học hóa toàn bộ hoạt động của công ty.
- Chương trình nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới.
- Chương trình gia tăng tiềm lực tài chính, canh tranh thu hút vốn.
- Chương trình hợp tác, liên kết, gia nhập các hiệp hội trong và ngoài nước.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ
Công ty TNHH Thành Sen chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc chữa bệnh với sản phẩm đa dạng và phong phú Với quy trình sản xuất hàng loạt nhỏ và dây chuyền khép kín, công ty đảm bảo chu kỳ sản xuất ngắn và hiệu quả Để tối ưu hóa quản lý, Thành Sen đã tổ chức các phân xưởng và tổ sản xuất theo mô hình dây chuyền khép kín.
Quy trình sản xuất thuốc ống và thuốc viên không quá phức tạp, điều này đã ảnh hưởng đáng kể đến công tác kế toán, đặc biệt là trong việc hoạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Mỗi phân xưởng được trang bị quy trình công nghệ khép kín để sản xuất các loại mặt hàng khác nhau, cho phép kế toán áp dụng phương pháp tính giá thành đơn giản mà vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu thông tin cần thiết.
Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ
* Dây chuyền sản xuất thuốc ống
* Dây chuyền sản xuất thuốc viên:
Kiểm nghiệm bán thành phẩm
Soi ống Kiểm nghiệm bán thành phẩm
Kiểm nghiệm bán thành phẩm
Thử chất lượng,trọng lượng viên
1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến dựa trên quy trình công nghệ sản xuất, với giám đốc đứng đầu chịu trách nhiệm điều hành chung Dưới sự lãnh đạo của giám đốc, có hai phó giám đốc phụ trách sản xuất và kinh doanh, hỗ trợ trong việc tham mưu Cấu trúc tổ chức bao gồm 5 phòng, 2 ban, 2 phân xưởng và 9 hiệu thuốc thực hiện hạch toán báo sổ.
Cơ quan quản lý công ty giữ vai trò quan trọng trong việc đại diện cho công ty, có quyền giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty.
- Giám đốc có trách nhiệm quản lí vĩ mô và đưa ra quyết định chỉ đạo chung cho toàn công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: có trách nhiệm đối với công tác nhân sự, văn thư đánh máy, công tác hành chính, tiếp khách
Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm có trách nhiệm giám sát và theo dõi chất lượng sản phẩm, nghiên cứu phát triển mặt hàng mới, và thực hiện sản xuất thử Đội ngũ này sẽ thiết lập quy trình sản xuất kỹ thuật nhằm chuyển giao cho phân xưởng vận hành.
Phòng kế hoạch vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng nguyên vật liệu, theo dõi và lập kế hoạch sản xuất hàng tháng dựa trên nhu cầu thị trường Đồng thời, phòng cũng thực hiện việc đối chiếu và kiểm tra quyết toán định mức vật tư cho sản phẩm hoàn thành.
- Phòng kinh doanh:Chịu trách nhiệm tiêu thụ sản phẩm sản xuất và các hàng hoá mua từ Trung ương về
Phòng tài chính kế toán-thống kê đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh Đồng thời, phòng cũng cung cấp tài liệu liên quan đến việc cung ứng và dự trữ hàng hóa, cũng như quản lý và sử dụng hợp lý từng loại tài sản và vốn.
Ban bảo vệ thuộc phòng TCHC có trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, bao gồm các nhà cửa và kho bãi Đồng thời, ban bảo vệ cũng thực hiện nhiệm vụ theo dõi và kiểm soát các đối tượng ra vào cơ quan, đảm bảo an ninh và trật tự trong khu vực làm việc.
- Tổ cơ điện(sinh hoạt trực thuộc tại phòng KTKN): Có nhiệm vụ lắp đặt sửa chữa điện, nước trong toàn công ty.
- Phân xưởng: Gồm phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc ống, trong các phân xưởng đó có các tổ sản xuất.
Tỉnh có 9 hiệu thuốc hoạt động tại 12 huyện thị, đảm bảo cung cấp thuốc chữa bệnh đến tận các cụm xã, phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người dân trong tỉnh.
Mô hình tổ chức quản lí của công ty TNHH Thành Sen được khái quát ở sơ đồ 1.2
Sơ đồ 1.2: Bộ máy quản lý của công ty
Đánh giá khái quát tình hình tài chính
1.3.1 Phân tích tình hinh tài sản và nguồn vốn
Bảng 1.1 Bảng so sánh tình hình tài sản, nguồn vốn 2009-2010
TT Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch
Qua bảng so sánh tình hình tài sản và nguồn vốn giữa 2 năm 2009 và 2010 ta có thể đánh giá khái quát trên các mặt sau:
(phụ trách KT) Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính bảo vệ
Phòng kế toán tài chính thống kê
Phòng kế hoạch vật tư
Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm cơ điện
Phân xưởng sản xuất 9 hiệu thuốc hạch toán báo sổ
Về tài sản: Nhìn chung,Tài sản của công ty năm 2010 so với năm 2009 tăng
882.689.007 đồng, tương ứng tăng 12,57% Như vậy quy mô về mặt tài sản của công ty đã tăng đáng kể, trong đó:
+ Tài sản ngắn hạn năm 2010 tăng so với năm 2009 là 710.573.647 đồng tương ứng tăng 44,85% mà nguyên nhân chính là do các khoản phải thu ngắn hạn tăng.
Tài sản dài hạn của công ty năm 2010 đã tăng 172.115.360 đồng, tương đương với mức tăng 3,17% so với năm 2009 Tỷ trọng tài sản dài hạn trong tổng tài sản cũng có sự gia tăng, cho thấy quy mô tài sản dài hạn của công ty ngày càng mở rộng.
+ Nợ phải trả năm 2010 tăng so với năm 2009 là 370.714.349 đồng tương ứng tăng 7,25%
+ Vốn chủ sở hữu năm 2010 tăng so với năm 2009 là 511.974.658 đồng tương ứng tăng 26,86%
Năm 2010, tổng nguồn vốn tăng 12,27% so với năm 2009, cho thấy hiệu quả sử dụng và huy động vốn của công ty là khả quan.
1.3.2 Phân tích các chỉ tiêu tài chính
Bảng 1.2: Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2010 so với năm 2009
TT Chỉ tiêu Công thức tính Năm
1 Tỷ suất tài trợ(%) Vốn chủ sở hữu
2 Tỷ suất đầu tư(%) Tài sản dài hạn
3 Khả năng thanh toán hiện hành(lần)
4 Khả năng thanh toán nhanh(lần)
Tiền và các khoản tương đương tiền
5 Khả năng thanh toán ngắn hạn(lần)
- Về chỉ tiêu tỷ suất tài trợ: Tỷ suất này trong năm 2010 là 0,306%, và năm
Năm 2009, tỷ lệ vốn tự có của công ty chỉ đạt 0,27%, cho thấy nguồn vốn chủ yếu đến từ vay mượn, dẫn đến khả năng tự chủ tài chính thấp và tiềm ẩn nhiều rủi ro Điều này có thể gây ra sự phụ thuộc vào các con nợ và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khi cần vốn đầu tư Tuy nhiên, đến năm 2010, tỷ suất tài trợ đã tăng lên 0,036%, cho thấy công ty đã cải thiện hiệu quả sử dụng vốn tự có, nâng cao tính tự chủ tài chính Công ty cần tiếp tục phát huy và cải thiện tình hình này.
Tỷ suất đầu tư năm 2010 giảm 0,064 so với năm 2009 do ảnh hưởng mạnh mẽ của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, đặc biệt trong ngành xây dựng Sự biến động giá nguyên vật liệu như xi măng, sắt thép và xăng dầu đã khiến nhiều công ty xây dựng gặp khó khăn, thậm chí đứng trước nguy cơ phá sản Tuy nhiên, Công ty TNHH Thành Sen đã kịp thời thực hiện các biện pháp kinh doanh hiệu quả, cắt giảm đầu tư vào những phương tiện không cần thiết, từ đó giảm bớt chi phí và góp phần vào sự giảm tỷ suất đầu tư trong năm 2010.
Khả năng thanh toán hiện hành của công ty cho thấy khả năng chi trả nợ với chỉ tiêu năm 2010 là 1,441 đồng đảm bảo cho mỗi 1 đồng vay, tăng từ 1,373 đồng trong năm 2009 Điều này cho thấy tất cả các khoản huy động bên ngoài đều có tài sản đảm bảo, và hệ số này đã tăng 0,068 lần so với năm trước, phản ánh một tín hiệu tích cực trong bối cảnh kinh tế hiện tại Công ty đã thực hiện đúng nghĩa vụ với nhà nước và thanh toán các khoản nợ, đồng thời đảm bảo trả lương cho công nhân viên.
Khả năng thanh toán nhanh của công ty trong năm 2010 đã tăng 0,005 lần so với năm 2009, nhưng tỷ suất này vẫn nhỏ hơn 0,5 trong cả hai năm, cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ.
Khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty năm 2010 đã tăng 0,203 lần so với năm 2009, cho thấy công ty luôn duy trì đủ tài sản ngắn hạn để đảm bảo chi trả các khoản nợ ngắn hạn.
Tóm lại, các chỉ tiêu tài chính của công ty cho thấy sự mở rộng quy mô và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nội dung tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Thành Sen
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
1.4.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để thấy được hoạt động của bộ máy kế toán trước hết chung ta phải xem xét cách thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp.Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, hạch toán kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán phụ trách trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần đạt được về hệ thống thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán được tổ chức như một tập hợp đồng bộ các cán bộ, nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị kinh tế Mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán xuất phát từ sự phân công công việc rõ ràng, với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được xác định cụ thể Sự hiệu quả của guồng máy kế toán phụ thuộc vào việc phân công công tác khoa học, hợp lý và đúng với năng lực của từng cá nhân, tạo nên mối quan hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán Do đó, tổ chức bộ máy kế toán một cách tốt nhất là yếu tố quyết định đến quy mô, chất lượng và hiệu quả của thông tin kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là một quá trình quan trọng, trong đó doanh nghiệp cần xác định phương thức tổ chức dựa trên phương thức quản lý Có ba phương thức chính: trực tuyến, trực tuyến tham mưu và chức năng Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán của công ty TNHH Thành Sen được tổ chức theo từng tuyến.
Gồm 5 nhân viên kế toán và một kế toán trưởng đồng thời có 9 nhân viên kế toán tại 9 hiệu thuốc (huyện, thị xã) hạch toán báo sổ, đay là hình thức kế toán tập trung và bán tập trung.
Trong hình thức kế toán tập trung tại Phòng tài chính-kế toán, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện một cách thống nhất, giúp nâng cao khả năng kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ Điều này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung từ kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời từ lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác công ty nói riêng Để thực hiện hiệu quả chức năng và nhiệm vụ này, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo một sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với người bán
Kế toán chi phí NVL và TSCĐ
Kế toán tiền lương, thanh toán với người mua
Kế toán thanh toán nội bộ và theo dõi hàng hoá
Kế toán tổng hợp,chi phí và tính giá thànhSP
Kế toán tại 9 hiệu thuốc(hạch toán báo cáo)
1.4.1.2 Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng là người đứng đầu hệ thống kế toán của công ty, có nhiệm vụ chỉ đạo và phối hợp các hoạt động trong phòng tài chính kế toán Họ cũng đóng vai trò tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ và chịu trách nhiệm pháp lý về các vấn đề trong phạm vi quyền hạn được giao.
Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc tập hợp chi phí sản xuất, kiểm tra số liệu từ các sổ chi tiết và chứng từ Công việc này bao gồm ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ, lập sổ cái và bảng cân đối kế toán Ngoài ra, kế toán cũng thực hiện báo cáo tài chính định kỳ hàng quý, hàng năm và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để đưa ra những đánh giá chính xác về hiệu quả hoạt động.
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với người bán phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và pháp luật về các giao dịch thanh toán trong phạm vi nhiệm vụ được giao Công việc này bao gồm việc thực hiện thu chi tiền mặt, quản lý tài khoản ngân hàng và thanh toán cho người bán một cách chính xác và kịp thời.
Kế toán thanh toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các giao dịch thanh toán với các hiệu thuốc huyện Nhiệm vụ chính bao gồm giám sát nhập và xuất kho hàng hóa, theo dõi doanh thu bán hàng và thực hiện thanh toán nội bộ Mậu dịch viên công ty sẽ thực hiện các hoạt động này trên tài khoản 511 để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán tiền lương và quản lý thanh toán phải thu từ khách hàng là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của công ty Công việc này bao gồm việc tính toán và thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên dựa trên sản phẩm và thời gian làm việc Đồng thời, kế toán cũng đảm nhiệm việc thanh toán và thanh lý hợp đồng với người mua hàng, đảm bảo quy trình tài chính diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Kế toán theo dõi nguyên vật liệu và TSCĐ.
Giám sát và quản lý tình hình nhập xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trong kỳ, quý, năm là nhiệm vụ quan trọng của công ty Đồng thời, theo dõi sự biến động của tài sản cố định (TSCĐ) và lập kế hoạch trích nộp khấu hao TSCĐ cũng là những hoạt động cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý tiền mặt, thực hiện các giao dịch chi tiêu dựa trên các thẻ thu chi và bảng cân đối, đồng thời rút ra số dư tiền mặt tồn đọng tại quỹ.
1.4.2 Phần mềm kế toán đơn vị đang áp dụng
Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán SAS 5.0, được thiết kế dựa trên công nghệ và quy định mới nhất của Bộ Tài chính Phần mềm này cho phép công ty chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, sau đó tự động tính toán và cung cấp các sổ sách, báo cáo kế toán, cũng như thông tin quản trị và phân tích tài chính, sản xuất, kinh doanh.
Các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm:
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm
- Kế toán mua hàng, bán hàng
- Kế toán kho, kế toán thuế
- Kế toán tài sản cố định
- Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp
Quy trình áp dụng phần mềm: Tổ chức chứng từ, nhập dữ liệu vào phần mềm, xử lý nghiệp vụ, bút toán tự động, in báo cáo
Giao diện phần mềm kế toán máy
Sơ đồ 1.4 minh họa trình tự ghi sổ kế toán khi sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, bao gồm việc nhập số liệu hàng ngày, in sổ, và lập báo cáo vào cuối tháng và cuối năm để thực hiện việc đối chiếu và kiểm tra.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại MÁY VI TÍNH
-Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính-Báo cáo kế toán quản trị
1.4.3 Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán
1.4.3.1 Một số đặc điểm chung
Niên độ kế toán: Bắt đấu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch;
Công ty thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006, áp dụng toàn bộ hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng với các thông tư hướng dẫn liên quan.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Ghi nhận theo giá gốc;
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: tính giá theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo hương pháp kê khai thường xuyên;
- Phương pháp ghi nhận TSCĐ: Ghi nhận theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng;
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính theo phương pháp khấu trừ;
Những thuận lợi, khó khăn và hướng phát triển trong công tác kế toán tại công ty TNHH Thành Sen
Công ty áp dụng phần mềm kế toán SAS 5.0 để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế một cách hiệu quả và nhanh chóng Nhờ vào việc trang bị đầy đủ máy tính, phòng kế toán có thể đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty được đánh giá cao về trình độ chuyên môn và kỹ năng sử dụng máy vi tính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng hình thức kế toán máy một cách hiệu quả.
- Bộ máy kế toán luôn được sự quan tâm của lãnh đạo công ty luôn được tạo điều kịên thuận lợi nhất để hoàn thành công việc được giao
Quan hệ giữa các thành viên trong phòng kế toán và trong toàn công ty rất thân thiện, với sự công tư rõ ràng, luôn hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Công ty cam kết thực hiện đầy đủ chế độ tài chính và nghĩa vụ ngân sách nhà nước.
Công ty đang sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính, phương pháp này có quy trình hạch toán đơn giản và giúp phân bổ công việc kế toán đều trong tháng, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra.
Thị trường tiêu thụ của công ty trải rộng khắp cả nước, nhưng hình thức kế toán tập trung đã tạo ra khoảng cách giữa các địa điểm phát sinh, nhận và xử lý thông tin Điều này ảnh hưởng đến công tác kiểm tra và giám sát kế toán, đồng thời gây khó khăn trong việc đối chiếu và thu hồi công nợ.
- Công ty có khối lượng NVL, CCDC dữ trữ trong kho khá lớn nghĩa là còn tồn đọng một lượng vốn lưu động không quay vòng được
Sự cạnh tranh quyền lực trong công ty do một số cá nhân vì lợi ích riêng mà vi phạm nguyên tắc chung đã dẫn đến hiệu suất làm việc giảm sút, gây thiệt hại cho tổ chức.
Phân công công việc một cách hợp lý không chỉ nâng cao trình độ kế toán mà còn tăng cường công tác kiểm tra và giám sát, giúp phát hiện kịp thời các sai sót và xử lý hiệu quả.
Chúng tôi thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo chuyên sâu cho nhân viên kế toán, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và cập nhật những thay đổi mới nhất về chế độ tài chính của nhà nước.
Công ty cần áp dụng các biện pháp hiệu quả để tránh ứ đọng vốn, bao gồm việc xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu hợp lý và nghiên cứu biến động giá cả nguyên vật liệu trong tương lai gần nhằm sử dụng nguồn lực một cách tối ưu.
- Công ty nên xem xét mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán để quản lý được chặt chẽ hơn
Phòng kế toán thực hiện phân tích các hoạt động kinh tế để đánh giá chính xác tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra nhận định và kiến nghị hợp lý nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thành Sen
Khái niệm và các tiêu thức phân loại nguyên vật liệu được áp dụng tại công ty
2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thành Sen
2.1.1 Khái niệm và các tiêu thức phân loại nguyên vật liệu được áp dụng tại công ty
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong tư liệu sản xuất, bao gồm các đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến phục vụ cho sản xuất kinh doanh Trong quá trình hoạt động, nguyên vật liệu sẽ thay đổi hình thái vật chất và chuyển dịch giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu trong công ty
Danh mục vật liệu trong công ty gồm hơn 200 thứ Trong đó:
Nguyên vật liệu chính trong sản xuất bao gồm các nhóm hóa chất như vitamin, dược chất dùng để sản xuất thuốc kháng sinh, và các loại dược liệu như thuốc bắc và cồn.
Vật liệu phụ bao gồm: Băng dán, nhãn, chai, nút và các nhóm bao bì đóng gói khác.
Nhiên liệu bao gồm: xăng, than, củi
Các phụ tùng thay thế bao gồm: Các chi tiết dung để sữa chữa máy móc phục vụ cho sản xuất.
Ý nghĩa và yêu cầu của quản lí nguyên vật liệu
Vật liệu là tài sản lưu động quan trọng trong kinh doanh, thường xuyên biến động Việc tăng cường quản lý vật liệu giúp theo dõi chặt chẽ các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sản xuất, từ đó giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Trong quá trình thu mua, việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại, giá cả và chi phí là rất quan trọng Cần thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ để phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để đảm bảo an toàn cho vật liệu và ngăn ngừa mất mát, hư hỏng, việc tổ chức kho tàng bến bãi cần thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại vật liệu Điều này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn ảnh hưởng tích cực đến quá trình sản xuất và kết quả kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh, việc dự trữ và bảo quản hàng hóa là rất quan trọng để tránh tình trạng gián đoạn do cung ứng không kịp thời Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để hạn chế ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt và hiệu quả.
Để hạ giá thành sản phẩm và tăng thu nhập tích lũy cho doanh nghiệp, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm dựa trên định mức và dự toán chi phí sản xuất là rất quan trọng Do đó, cần tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác tình hình sản xuất cũng như việc sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.
Để doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm chất lượng cao với giá thành hợp lý, việc tổ chức quản lý vật liệu một cách hiệu quả là yếu tố cơ bản và cần thiết.
Đánh giá nguyên vật liệu ở công ty
* Tính giá NVL nhập kho
Đánh giá nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng trong kế toán vật liệu của công ty Phương pháp tính giá hợp lý không chỉ giúp hạch toán diễn ra thuận lợi mà còn đảm bảo chính xác, phản ánh đúng tình hình NVL trong doanh nghiệp.
Do công ty nhập vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau với biểu giá và chi phí mua khác nhau, việc đánh giá thực tế vật liệu cũng sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào từng nguồn nhập.
Giá nhập kho đối với vật liệu mua ngoài được xác định bằng cách cộng giá ghi trên hóa đơn với chi phí thu mua và các khoản thuế không được khấu trừ, sau đó trừ đi chiết khấu và giảm giá (nếu có).
Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT
- Đối với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành tự sản xuất
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập kho = giá thực tế xuất kho + chi phí gia công chế biến + chi phí vận chuyển
- Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Giá vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh quy định.
Vật liệu được tặng thưởng sẽ được định giá theo mức giá thực tế trên thị trường, do hội đồng giao nhận xác định Đối với phế liệu, giá thực tế sẽ được tính dựa trên giá trị thu hồi tối thiểu.
Vào ngày 06/01/2011, công ty TNHH Phân phối Tiên Tiến đã nhập kho 500 kg bột Tlac và 1000 kg bột Paracetamol theo hóa đơn số 0000122 Giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10% được ghi trên hóa đơn lần lượt là 4.000.000 đồng cho bột Tlac và 450.000 đồng cho bột Paracetamol.
Công ty xác định giá thực tế nhập kho của bột Tlac là 4 000 000 đồng; giá thực tế nhập kho của bột Paracetamol là 450 000 000 đồng
* Tính giá NVL xuất kho
Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, trong đó hàng hóa nhập trước sẽ được sử dụng đơn giá để xuất trước Sau khi xuất hết hàng nhập trước, công ty sẽ tiếp tục xuất hàng nhập sau, do đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên đơn giá của những lần nhập gần nhất Phương pháp này phù hợp khi giá cả ổn định và có xu hướng giảm.
Vd: Tài liệu về một số NVL trong tháng 1 năm 2011 của công ty như sau:
Bột Tlac: 272,358 kg với đơn giá 7929,222 đồng / kg
Bột Paracetamol: 45 kg với đơn giá
Xuất kho ngày 3/1: xuất 120,358 kg Bột Tlac, 45 kg Bột Paracetamol.
Nhập kho ngày 6/1: nhập 500 kg Bột Tlac với đơn giá 8000 đồng / kg, 1000kg Bột Paracetamol với đơn giá 550 000 đồng / kg
Xuất kho ngày 12/1: xuất kho 95 kg Bột Tlac, 150 kg bột Paracetamol
Xuất kho ngày 15/1: xuất kho 109.38 kg
Xuất kho ngày 25/1: xuất kho 88.5 kg Bột Tlac, 175 kg Bột Paracetamol Xuất kho ngày 28/1: xuất kho 56 kg
Xuất kho ngày 30/1: xuất kho 89 kg Bột Tlac, 130 kg Bột Paracetamol
Công ty tiến hành tính giá thực tế xuất kho NVL theo bảng sau:
Bảng 2.1: Bảng tính giá Bột Paracetamol xuất kho tháng 1
Ngày tháng Diễn giải Số lượng
(kg) Đơn giá (đồng/kg)
Bảng 2.2: Bảng tính giá Bột Tlac xuất kho tháng 1
Ngày tháng Diễn giải Số lượng
(kg) Đơn giá (đồng/kg)
Khi khai báo giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị này không được cập nhật ngay lập tức khi thực hiện phiếu xuất, mà chỉ được cập nhật khi chạy chức năng tương ứng.
“tính đơn giá NTXT” Cuối tháng phần mềm tự động cập nhập đơn giá xuất kho trong kỳ.
Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Sen.32 1 Chứng từ kế toán
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
- Giấy đề nghị cung ứng vật tư
2.2.2 Thủ tục nhập và xuất kho vật liệu tại công ty
Tất cả các giao dịch kinh tế liên quan đến việc nhập và xuất nguyên vật liệu đều được lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và chính xác, tuân thủ theo tiến độ quy định của nhà nước.
2.2.2.1 Thủ tục nhập kho vật liệu
Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phiếu nhập kho
Người giao vật tư đề nghị nhập kho, ban kiểm nghiệm kiểm tra và xác nhận không có sai phạm Phụ trách cung tiêu lập phiếu nhập kho ghi số lượng, thủ kho ghi nhận vào thẻ kho và chuyển phiếu cho phòng kế toán Kế toán trưởng ký vào phiếu, kế toán vật tư phân loại chứng từ và lưu giữ Để có nguyên vật liệu, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua dựa trên hợp đồng kinh tế, nhân viên vật tư thực hiện thu mua và bên bán xuất hóa đơn cho nhân viên thu mua.
Vật liệu, công cụ dụng cụ Ban kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật, phòng vật tư
Biểu mẫu 2.1 Mẫu hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT3/001
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0000122
Ngày 6 tháng 1 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phân Phối Tiên Tiến Địa chỉ: 273 Tây Sơn- Hà Nội
Số TK: 710A – 00602 Điện thoại: 8533396 hoặc 8534148
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Sơn Đơn vị: Công ty TNHH Thành Sen Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh Điên thoại: 0393 881 393
Tài khoản: 10805767 tại ngân hàng VP.Bank Hà Tĩnh
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 554 000 000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 55 400 000
Tổng cộng tiền thanh toán: 609 400 000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm linh chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu mẫu 2.2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số: 03-VT
Hà Tĩnh Số: 18 Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ- HÀNG HÓA
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000122 ngày 06 tháng 01 năm 2011 của công ty TNHH Phân Phối Tiên Tiến
Ban kiểm nghiệm bao gồm ông Lê Thượng Quýnh (Phó Giám đốc, Trưởng ban), ông Lê Văn Hà (Chuyên viên kỹ thuật, Ủy viên) và bà Nguyễn Thị Hương (Kế toán trưởng, Ủy viên) Ban đã thực hiện kiểm nghiệm nhiều loại sản phẩm khác nhau.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
2 Bột paracetamol kg 1 000 1 000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn quy định Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho.
Biểu mẫu 2.3 Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số: 01- VT
Hà Tĩnh (QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng - TP Hà Tĩnh
PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK: 152
Ngày 06 tháng 01 năm 2011 Có TK: 112
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Sơn
Theo hóa đơn 0000122 ngày 06 tháng 01 năm 2011của công ty TNHH Phân phối Tiên Tiến
Nhập tại kho: Công ty
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
2 PPA001 Bột paracetamol kg 1 000 1 000 550 000 550 000 000 Tổng cộng: 554 000 000 Thuế GTGT 10%: 55 400 000
Tổng cộng tiền thanh toán: 609 400 000 Tổng số tiền bằng chữ: Sáu trăm linh chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn
Số chứng từ kèm theo: 02 ( 01 hóa đơn GTGT, 01 biên bản kiểm nghiệm vật tư)
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2 Thủ tục xuất kho vật liệu
Sơ đồ 2.2: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho
Bộ phận sử dụng cần viết giấy đề nghị vật tư để Giám Đốc xem xét và ký duyệt Sau khi được phê duyệt, giấy đề nghị sẽ được chuyển cho phòng kỹ thuật Phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho để thủ kho thực hiện xuất kho, ký duyệt và ghi vào dòng thực xuất số đã xuất Sau đó, thủ kho sẽ ghi thẻ kho và chuyển tài liệu cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ và lưu trữ chứng từ.
Biểu mẫu 2.4 Giấy đề nghị cung ứng vật tư
Công ty TNHH Thành Sen Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc công ty
Tên tôi là Nguyễn Thị Mận, hiện đang làm việc tại Phân xưởng thuốc viên Tôi xin đề nghị Giám Đốc cấp phát vật tư cho bộ phận sản xuất với số lượng cụ thể như sau:
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Ghi
GĐ Phụ trách vật tư Người đề nghị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Bộ phận sử dụng Giám Đốc
Phòng kỹ thuật, phòng vật tư
Giấy đề nghị cung ứng
Phòng kế toán ghi sổ, lưu trữ
Xem xét ký duyệt Phiếu xuất kho
Ghi số thực xuất,tiến hành xuất kho,phiếu xuất kho đã kýGhi thẻ kho
Dựa trên Giấy đề nghị cung ứng vật tư, bộ phận cung tiêu sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho Lưu ý rằng tại thời điểm lập phiếu xuất kho, đơn giá chưa được xác định.
Biểu mẫu 2.5 Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số: 02-VT
Hà Tĩnh (QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Mận Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên
Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên
Xuất tại kho: Công ty
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Yêu cầu
Số chứng từ kèm theo: 01 (Giấy đề nghị cung ứng vật tư)
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3 Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH Thành Sen Hà Tĩnh
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình kết hợp giữa kho và phòng kế toán để theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị Hiện tại, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Sơ đồ 2.3: Phương pháp thẻ song song
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Chi tiết hạch toán như sau:
* Kế toán chi tiết nguyên vật liệu cụ tại kho:
Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được sử dụng để ghi chép số lượng thực nhận và thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho giúp kế toán theo dõi sự biến động tăng giảm và lượng tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào cuối tháng, đồng thời đối chiếu với sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo số lượng cụ thể Thẻ kho do thủ kho ghi chép và quản lý Mỗi ngày, thủ kho kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ nhập xuất trước khi thực hiện nghiệp vụ và cập nhật số liệu vào thẻ kho Mỗi loại vật tư được ghi một dòng riêng trên thẻ kho, và các chứng từ nhập xuất được phân loại để gửi cho phòng kế toán định kỳ Cuối ngày, thủ kho đối chiếu số tồn kho thực tế với số liệu trên thẻ kho và gửi báo cáo về phòng kế toán Mỗi loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đều có thẻ kho riêng, được sử dụng trong suốt năm kế toán, và phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ thông tin như nhà cung cấp và số lượng vật tư.
Trong tháng 1 năm 2011 thủ kho nhận được các phiếu nhập phiếu xuất và tiến hành lập thẻ kho:
Biểu mẫu 2.6: Thẻ kho - TK152
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số: S12- DN Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- Tp Hà Tĩnh (QĐ số 15/2006/QĐ- BTC)
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tên kho: Kho công ty
Tên hàng hóa: Bột Tlac Đơn vị tính: Kg
Số lượng Ký xác nhận của kế
SH NT Nhập Xuất Tồn toán
Thủ kho Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2.7: Thẻ kho - TK152
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số: S12- DN Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- Tp Hà Tĩnh (QĐ số 15/2006/QĐ- BTC)
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tên kho: Kho công ty
Tên hàng hóa: Bột Paracetamol Đơn vị tính: Kg
Số lượng Ký xác nhận của kế toán
SH NT Nhập Xuất Tồn
Thủ kho Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi nhận chứng từ nhập, xuất từ thủ kho, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra và hoàn chỉnh các chứng từ đó Dựa vào các chứng từ này, kế toán ghi chép chi tiết vào sổ thẻ vật tư hàng hoá, mỗi chứng từ sẽ được ghi một dòng riêng Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập - xuất - tồn và tiến hành đối chiếu.
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Biểu mẫu 2.8: Sổ chi tiết vật tư
Biểu mẫu 2.9: Sổ chi tiết vật tư
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số S10 – DN Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Ngày 31 tháng 01 năm 2011 TK: 152 Tên vật tư: Bột Tlac Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL(kg) TT SL(kg) TT SL(kg) TT
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2.10: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Công ty TNHH Thành Sen Mẫu số S10 – DN Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Ngày 31 tháng 01 năm 2011 TK: 152 Tên vật tư: Bột Paracetamol Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL(kg) TT SL(kg) TT SL(kg) TT
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Thành Sen Địa chỉ: 04 Lí Tự Trọng- TP Hà Tĩnh
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 01 năm 2011 Đơn vị tính: Đồng
TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
Thành tiền Số lượng Thành tiền
Người lập sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.4 Kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH Thành Sen Hà Tĩnh
Tại công ty TNHH Thành Sen, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, cho phép theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách kế toán Cuối kỳ kế toán, công ty tiến hành kiểm kê thực tế hàng tồn kho và so sánh với số liệu trên sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, công ty sẽ tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời.
Kế toán sử dụng TK 152, 133, 331 và một số TK liên quan khác.
Kết cấu cơ bản của TK này như sau:
+ Bên nợ: - Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ
- Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê + Bên có: - Trị giá vốn NVL thực tế xuất trong kỳ
- Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua.
- Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL phát hiệu thiếu khi kiểm kê + Số dư bên nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
TK 152 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau:
TK 1521: Vật liệu chính TK1522: Vật liệu phụ
TK 1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật liệu xây dựng TK1527: Bao bì
Khi các phân xưởng cần vật liệu và kho không còn đủ, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ lập kế hoạch thu mua và tiến hành thủ tục để thủ quỹ xuất tiền cho nhân viên mua vật liệu Nguyên vật liệu có thể tăng do tự chế nhập kho, thuê gia công, nhận cấp phát viện trợ, hoặc góp vốn liên doanh Khi hàng về, người giao vật tư sẽ phối hợp với ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm, sau đó chuyển cho phụ trách cung tiêu để lập phiếu nhập kho Kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm, điền đầy đủ thông tin trên phiếu nhập và định khoản nghiệp vụ ngay trên phiếu.
Thủ kho thực hiện nhập kho dựa trên phiếu nhập kho, ghi chép vào thẻ kho và chuyển tất cả chứng từ liên quan cho phòng kế toán Kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để ghi vào chứng từ, sổ cái và sổ đăng ký chứng từ.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000122 ngày 6/1 về việc mua bột Tlac, kế toán tiến hành định khoản :
- Đối với trường hợp nhập mua NVL thanh toán ngay cho người bán kế toán định khoản:
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu dựa trên hóa đơn, chứng từ thanh toán và báo cáo quỹ, ghi vào Chứng từ ghi sổ và sau đó chuyển vào Sổ cái TK 152.
Ví dụ 2: Trong tháng 07/01/2011 Nhập kho 240 kg Natricirat với đơn giá
2500 đồng/kg, thuế GTGT 5%, Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt Kế toán định khoản:
- Đối với trường hợp nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Chi phí vận chuyển, chế biến phải trả cho bên gia công được ghi sổ kế toán tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu:
Nếu chi phí vận chuyển, chế biến thanh toán ngay bằng tiền:
Nếu chi phí vận chuyển chưa thanh toán ngay:
Sau khi nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, kế toán định khoản:
Vào tháng 01/2011, Công ty đã nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 45, ngày 18/01/2011 từ Công ty TNHH Bao bì Toàn Phát Tổng chi phí thực tế cho lô hàng này, bao gồm chi phí chế biến, chi phí vận chuyển và giá vật tư, là 3.002.500.
Kế toán vật tư định khoản như sau:
Khi xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán không sử dụng TK
621 “ chi phí NVL trực tiếp” mà sư dụng TK 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” TK 154 được chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3:
- TK 1541: Chi phí sản xuất kinh doanh của sản xuất chính và được chi tiết:
TK 1541.4: Phân xưởng kháng sinh
TK 1541.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
- TK 1542: Chi phí sản xuất kinh doanh của sản xuất phụ và được chi tiết:
TK 1542.1: Phân xưởng cơ điện
TK 1542.2: Phân xưởng sửa chữa lớn
TK 1542.3: Phân xưởng nồi hơi
TK 1542.5: Phân xưởng nước cất
- TK 1543: Chi phí sản xuất kinh doanh thuê ngoài gia công chế biến
Khi xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng:
- Với phân xưởng sản xuất chính kế toán sử dụng TK 627 và chi tiết cho từng phân xưởng sẩn xuất chính:
TK 627.4: Phân xưởng kháng sinh
TK 627.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
- Đối với phân xưởng sản xuất phụ kế toán tập hợp chi phí vào TK 1542 (chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất phụ)
Các TK liên quan: TK 632, 641, 642…
* Xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chính
Một số nhận xét, đánh giá nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Sen
2.3.1 Nhận xét chung về kế toán NVL tại công ty TNHH Thành Sen
Công ty TNHH Thành Sen, được thành lập vào năm 1998, đã trải qua quá trình phát triển mạnh mẽ, khẳng định vị thế của mình trong ngành Dược Việt Nam Sự tiến bộ này là kết quả của nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên, từ cơ sở vật chất nghèo nàn và máy móc lạc hậu đến công nghệ sản xuất hiện đại Sản phẩm của công ty không chỉ được lưu hành rộng rãi trên thị trường mà còn chiếm được lòng tin của khách hàng trong và ngoài nước Bên cạnh đó, trình độ quản lý kinh tế của công ty cũng được nâng cao theo thời gian.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường hiện nay, Công ty TNHH Thành Sen luôn nỗ lực hoàn thiện và đổi mới để tồn tại và phát triển Để nâng cao chất lượng thuốc và tăng cường công tác quản lý, công ty đặt ra yêu cầu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả là yếu tố quan trọng, vì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành Do đó, công ty chú trọng vào quy trình từ thu mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng nguyên vật liệu nhằm đạt được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm.
Qua thời gian thực tập và nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, tôi xin đưa ra một số nhận xét về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền như sau:
Nhìn chung công tác kế toán ở công ty được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khoa học và hợp lý, với đội ngũ kế toán viên có năng lực và trình độ chuyên môn cao Lãnh đạo công ty chú trọng đến yếu tố con người, thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán để đảm bảo không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
Công ty luôn cập nhật chế độ kế toán để tuân thủ quy định hiện hành, đồng thời tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ kế toán nhằm phổ biến văn bản mới Việc này rất quan trọng, đặc biệt với quy mô lớn của Công ty, vì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng mà còn góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân.
Công ty đã quyết định áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ, một lựa chọn phù hợp với nhu cầu quản lý cao Phương pháp này đặc biệt thích hợp cho các công ty có quy mô lớn và đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính.
Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, tuân thủ quy định của Bộ Tài chính, từ chứng từ nhập, xuất đến các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu (NVL) Việc này đảm bảo quy trình nhập xuất vật liệu diễn ra đầy đủ và kịp thời, nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu của công ty.
Hệ thống kho của công ty được tổ chức hợp lý với các khu vực riêng biệt cho nguyên vật liệu chính, hóa chất độc hại, nguyên vật liệu phụ, bao bì và xăng dầu, giúp việc nhập xuất hàng hóa trở nên thuận lợi Nhân viên kho có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quản và tổ chức giao nhận nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn và chất lượng cho hàng hóa.
+ Về phương pháp hạch toán:
Công ty TNHH Thành Sen áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm SAS 5.0, đảm bảo việc lập và lưu trữ sổ sách kế toán (sổ chi tiết, sổ tổng hợp) theo quy định của Bộ Tài chính Hàng kỳ, kế toán vốn bằng tiền được ghi chép trong sổ kế toán theo tháng, quý và năm Ngoài việc lưu trữ dữ liệu bằng ấn phẩm, công ty còn lưu trữ thông tin trên máy chủ mạng nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và tìm kiếm dữ liệu.
2.3.3 Hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được thì công ty còn một số hạn chế cần thiết cải tiến và hoàn thiện
Công ty cần thiết lập một hệ thống danh điểm vật tư khoa học và hợp lý, giúp kế toán dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin Hệ thống này sẽ giảm thiểu thời gian tìm kiếm nhờ vào việc phân loại sổ danh điểm vật tư theo từng loại, nhóm, và mức độ dựa trên tính năng lý học, hóa học cũng như quy cách phẩm chất của vật liệu.
Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, mặc dù luôn duy trì một lượng nguyên vật liệu lớn trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt và giá cả biến động thất thường Việc không lập dự phòng có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể Lập dự phòng thực chất là ghi nhận trước một khoản chi phí chưa thực sự phát sinh trong chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo, nhằm chuẩn bị nguồn tài chính cần thiết để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ tiếp theo.
- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:Công ty không sử dụng TK 621(chi phí
Việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang vào tài khoản 154 không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, điều này sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành theo từng khoản mục chi phí.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL), một phương pháp đơn giản và dễ thực hiện nhưng chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL và tình hình nhập xuất không thường xuyên Tuy nhiên, do Công ty có quy trình nhập xuất NVL diễn ra hàng ngày với số lượng và chủng loại lớn, công việc ghi chép vào cuối tháng trở nên rất nặng nề Thêm vào đó, phương pháp này còn gây ra tình trạng ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho về số lượng NVL.
- Về công tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu:
Mặc dù công ty TNHH Thành Sen sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu với khối lượng lớn và việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhưng vẫn chưa tổ chức công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Điều này dẫn đến việc chưa đánh giá được mức độ hợp lý của cung ứng và dự trữ, cũng như tình hình tiết kiệm hay lãng phí Do đó, công ty cần có hướng đi rõ ràng để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
2.3.4 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác NVL tại công ty TNHH Thành Sen
Công ty nên mở rộng phần mềm kế toán SAS 5.0 để ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Điều này sẽ giúp quản lý hiệu quả các chứng từ ghi sổ hàng tháng, phục vụ cho công tác đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.
