GIỚI THIỆU VỀ WALMART
Tổng quát
Walmart là tập đoàn bán lẻ lớn nhất thế giới, với mạng lưới cửa hàng bách hóa và kho hàng giảm giá hoạt động tại 26 quốc gia Khởi đầu khiêm tốn từ những năm 1960 tại Bentonville, Arkansas, Walmart đã nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường nhờ cung cấp mức giá thấp và đa dạng sản phẩm.
Sứ mệnh của Walmart là giúp mọi người tiết kiệm tiền và cải thiện cuộc sống thông qua các điều kiện mua sắm tốt nhất tại cửa hàng và trên sàn thương mại điện tử Walmart không ngừng đổi mới để nâng cao trải nghiệm khách hàng, tập trung vào việc xây dựng mô hình dịch vụ đa kênh, tích hợp giữa thương mại điện tử và các cửa hàng bán lẻ Mỗi tuần, Walmart phục vụ hơn 265 triệu khách hàng tại 11.500 cửa hàng và nhiều trang thương mại điện tử với 56 biểu ngữ ở 27 quốc gia.
Tầm nhìn, Sứ mệnh và Mục tiêu của công ty
Walmart hướng tới việc trở thành cửa hàng bán lẻ lớn nhất toàn cầu, cung cấp đa dạng hàng hóa và sản phẩm cho khách hàng Đồng thời, giảm chi phí cũng là một trong những mục tiêu quan trọng của Walmart nhằm hỗ trợ cho việc đạt được những mục tiêu lớn hơn.
- cung cấp sản phẩm cho khách hàng với mức giá thấp nhất có thể.
Chiến lược
Dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch và Giám đốc điều hành Judith McKenna, Walmart International hiện sở hữu hơn 5.100 đơn vị bán lẻ và khoảng 550.000 công ty liên kết trên toàn cầu.
Walmart Global Sourcing hợp tác với các nhà sản xuất để cung cấp sản phẩm đa dạng như quần áo, đồ gia dụng, đồ trang sức và nhiều mặt hàng khác dưới các nhãn hiệu riêng nổi tiếng tại Mỹ, Canada, Trung Quốc, Mexico, Trung Mỹ và Anh Để duy trì danh tiếng là nhà bán lẻ đáng tin cậy nhất thế giới, Walmart thường xuyên kiểm tra hoạt động của các nhà cung cấp và làm việc với họ qua Chương trình Tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm, giúp họ đáp ứng các tiêu chuẩn cao của Walmart.
Hiệu suất tài chính của Walmart
Năm 2021, Walmart ghi nhận doanh thu ròng toàn cầu vượt 555 tỷ đô la Mỹ, tăng 6,8% so với năm tài chính trước đó Biên lợi nhuận gộp của công ty duy trì ổn định khoảng 25% trong vài năm qua Đến năm ngoái, Walmart đã vận hành hơn 11 nghìn cửa hàng trên toàn thế giới và dự kiến con số này sẽ tiếp tục tăng khi công ty mở rộng vào các thị trường mới nổi.
Hành vi của người tiêu dùng
Walmart là lựa chọn hàng đầu của hàng triệu người tiêu dùng cho các mặt hàng tạp hóa, đồ gia dụng và quần áo, với khoảng 240 triệu lượt khách hàng ghé thăm mỗi tuần vào năm 2021 Trang thương mại điện tử của Walmart cũng rất thành công, đặc biệt trong mùa lễ Theo khảo sát của Statista năm 2020, 75% người tiêu dùng đã mua sắm tại Walmart trong 12 tháng qua, và 66% trong số đó thường xuyên mua thực phẩm và sản phẩm tại đây Tuy nhiên, mặc dù có lợi thế về giá cả và sự đa dạng, Walmart vẫn ghi nhận tỷ lệ hài lòng của khách hàng thấp hơn so với các siêu thị bình dân khác tại Mỹ.
Walmart theo lĩnh vực hoạt động
Walmart được chia thành ba bộ phận chính: Sam's Club, Walmart International và Walmart U.S., trong đó Walmart U.S đóng góp phần lớn doanh thu với gần 370 tỷ đô la Mỹ vào năm 2021, chiếm khoảng 67% tổng doanh thu Sam's Club là mô hình bán lẻ kho hàng chỉ phục vụ hội viên, tương tự như Costco Mexico là thị trường quốc tế lớn nhất của Walmart, với 2.634 địa điểm tính đến tháng 1 năm 2021.
Walmart hoạt động trong 8 lĩnh vực khác nhau, cho thấy sự đa dạng trong chuỗi cung ứng của công ty.
Biopharmaceuticals Apparel and Accessories Household Products Personal Care & Cleaning Products
Food, Beverage and Agriculture Leisure Goods
Hình 1 Các lĩnh vực hoạt động của Walmart
PHÂN TÍCH NHU CẦU THU MUA
Phân tích doanh thu Walmart giai đoạn 2017 – 2021
Hình 2 Doanh thu từng năm theo danh mục sản phẩm
Năm 2021, Walmart ghi nhận tổng doanh thu 63,91 tỷ đô la từ nhiều danh mục sản phẩm đa dạng, bao gồm nhiên liệu và các danh mục khác, hàng tạp hóa và hàng tiêu dùng, sức khỏe, nhà cửa và quần áo, cùng với công nghệ, văn phòng và giải trí.
Danh mục 2021 2020 YoY Tăng trưởng% Tỷ lệ doanh thu năm 2021
Nhiên liệu và các danh mục khác $ 7,84 $ 11,30 -31% 12%
Hàng tạp hóa và hàng tiêu dùng $ 42,15 $ 35,33 19% 66%
Nhà cửa và quần áo $ 7,09 $ 5,48 29% 11%
Công nghệ , văn phòng và giải trí $ 3,04 $ 3,32 -8% 5%
Bảng 1 Doanh thu và tỷ lệ tăng trưởng năm 2021 (đơn vị: tỷ đô la)
Nhiên liệu và các danh mục khác
Danh mục hàng hóa của Walmart bao gồm nhiên liệu, thuốc lá, xăng dầu, dụng cụ và thiết bị điện, lốp xe, cùng các trung tâm pin, với những nhà cung cấp chính như Murphy USA Inc., McLane Co Inc., Worx, Greenworks, Sun Joe và Baccoff Trong năm 2021, Walmart đã đạt doanh thu 7,84 tỷ đô la từ danh mục này, chiếm 12% tổng doanh thu của công ty Tuy nhiên, mức tăng trưởng hàng năm của danh mục này lại giảm 31% so với năm 2020.
Hàng tạp hóa và hàng tiêu dùng
Hàng tạp hóa bao gồm nhiều loại sản phẩm như đồ ăn nhẹ, thịt, sữa, thực phẩm đông lạnh và đồ uống Hàng hóa tiêu dùng bao gồm sản phẩm chăm sóc sức khỏe, dụng cụ làm đẹp, đồ dùng cho thú cưng và hóa chất gia dụng Các nhà cung cấp chính của Walmart trong danh mục này bao gồm Great Value, Gatorade, Frito-Lay, Little Debbies, Quaker, Pop-Tarts, Freshness Đảm bảo, Parent's Choice, Coffeemate, Blue Diamond và Marketside Doanh thu từ hàng tạp hóa và hàng tiêu dùng đã đạt 42,15 tỷ đô la vào năm 2021, chiếm gần 66% tổng doanh thu và ghi nhận mức tăng trưởng 19% so với năm trước.
Các sản phẩm chăm sóc sức khỏe bao gồm dược phẩm, dịch vụ quang học, thuốc không kê đơn, sản phẩm y tế và dịch vụ y tế Walmart Specialty Pharmacy, Kalla, Spring Valley, Joybuy, Anself, Nexgard, Equate, Generic là những nhà cung cấp chính của Walmart trong lĩnh vực này Năm 2021, Walmart đã kiếm được 3,79 tỷ đô la từ danh mục này, chiếm 6% tổng doanh thu và đạt mức tăng trưởng hàng năm 12% so với năm 2020.
Gia dụng và quần áo
Sản phẩm gia dụng bao gồm thiết bị gia dụng, đồ nội thất, vải, đồ thủ công và trang trí nhà cửa, cùng với quần áo cho mọi lứa tuổi và phụ kiện Các thương hiệu nổi tiếng như Lee Riders, Hanes, Skechers và Gucci cung cấp sản phẩm cho Walmart, nơi đã đạt doanh thu 7,09 tỷ đô la vào năm 2021, chiếm 11% tổng doanh thu Danh mục này đã ghi nhận mức tăng trưởng hàng năm 29% từ năm 2020.
Công nghệ, văn phòng và giải trí
Danh mục sản phẩm này bao gồm các mặt hàng như tivi, máy tính, điện thoại, máy ảnh, đồ chơi, phim, nhạc, hàng hóa theo mùa, thiết bị không dây, trò chơi điện tử và sách Một số thương hiệu nổi bật trong danh mục này là ASUS, Apple, Brother, Canon, Fujifilm, JBL, Sony, Huffy, Costway, Doom, FIFA, và Animal Crossing Tuy nhiên, doanh thu từ danh mục này không khả quan, chỉ đạt 3,04 tỷ đô la vào năm 2021, chiếm 5% tổng doanh thu của Walmart Đáng chú ý, danh mục này đã ghi nhận mức tăng trưởng âm -8% hàng năm so với năm 2020.
Dự đoán nhu cầu cho năm 2022
Từ các số liệu trên, doanh thu theo từng danh mục của Walmart trong 5 năm gần đây
Giai đoạn 2017 – 2021 chứng kiến nhiều biến động đáng chú ý, đặc biệt là trong năm 2021 khi doanh thu hàng tạp hóa và hàng tiêu dùng tăng trưởng 19% so với năm trước Danh mục đồ gia dụng, chăm sóc nhà cửa và quần áo cũng ghi nhận mức tăng trưởng 29%, vượt trội so với doanh số năm 2020 Ngược lại, doanh thu từ nhiên liệu và các danh mục khác giảm mạnh 31% do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, dẫn đến hạn chế giao thông tại Mỹ và nhiều quốc gia, làm giảm lượng nhiên liệu tiêu thụ.
Danh mục sản phẩm về sức khỏe, công nghệ, văn phòng và giải trí vào năm 2021 không có sự chênh lệch lớn so với năm 2020, cho thấy tốc độ tăng trưởng của các lĩnh vực này vẫn ổn định.
So với tốc độ tăng trưởng năm 2021 và tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm trong giai đoạn 2017-2021, doanh thu theo từng danh mục dự báo sẽ có sự biến động vào năm 2022.
Danh mục Tốc độ tăng trưởng hàng năm
Tốc độ tăng trưởng 2022 so với 2021
Doanh thu dự kiến năm 2022
Nhiên liệu và các danh mục khác -7% -17% $ 7,84 $ 6,50
Hàng tạp hóa và hàng tiêu dùng 6% 13% $ 42,15 $ 47,63
Sức khỏe và sức khỏe 8% 21% $ 3,79 $ 4,59
Nhà cửa và quần áo 10% 25% $ 7,09 $ 8,86
Công nghệ , văn phòng và giải trí -5% -3% $ 3,04 $ 2,95
Bảng 2 Doanh thu dự kiến của Walmart năm 2022
Dựa trên các số liệu, Walmart cần xây dựng chiến lược thu mua cho năm 2022 tương ứng với dự báo doanh số Đối với các danh mục ổn định như nhiên liệu, sản phẩm gia dụng, quần áo, chăm sóc sức khỏe và công nghệ, văn phòng, giải trí, Walmart nên giữ nguyên sản lượng và khối lượng thu mua như trước Mặc dù nhóm ngành này có thể chịu ảnh hưởng từ đại dịch, dẫn đến biến động so với năm 2021, nhưng tình hình dịch bệnh đang được kiểm soát và các biện pháp phục hồi kinh tế đang được thực hiện đồng bộ Do đó, Walmart nên tiếp tục áp dụng chiến lược cho nhóm ngành này như giai đoạn trước.
Trong năm 2021, doanh số ngành hàng tạp phẩm của Walmart đã tăng mạnh, đạt 19%, nhưng vẫn thấp hơn mức tăng trưởng trung bình hàng năm là 6% Do đó, Walmart cần cân nhắc kỹ lưỡng về khối lượng sản phẩm trong việc thu mua để tránh tình trạng hàng tồn kho Dự báo cho năm 2022, doanh số ngành hàng này có thể tăng trưởng 13%, với doanh thu ước tính đạt 47,63 tỷ đô la, tạo cơ hội cho Walmart điều chỉnh chiến lược thu mua phù hợp với xu hướng này.
Bài toán ước lượng doanh thu của doanh nghiệp dựa trên doanh thu hằng năm của Walmart chỉ mang tính chất tham khảo và không đủ chi tiết để tính toán doanh số theo từng tháng hoặc quý Hơn nữa, nó chưa xem xét các yếu tố như sản phẩm tồn kho tại trung tâm phân phối và các địa điểm bán lẻ Do đó, Walmart không nên quá phụ thuộc vào số liệu này và cần đánh giá một cách cẩn thận trước khi đưa ra các chiến lược thu mua cụ thể.
Walmart áp dụng công nghệ để dự đoán nhu cầu của từng mặt hàng trong mùa cụ thể, sử dụng hệ thống xử lý dữ liệu để thực hiện dự báo chính xác Nhờ đó, Walmart có thể cung cấp số lượng sản phẩm "phù hợp", tránh lãng phí tài nguyên và tiết kiệm chi phí Dự báo nhu cầu cũng yêu cầu thông tin chính xác từ tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng; nếu thông tin sai lệch được cung cấp cho nhà cung cấp, có thể dẫn đến hiệu ứng Bullwhip nghiêm trọng.
Trend Projection Methods
Walmart áp dụng công nghệ và khai thác dữ liệu để dự báo chính xác nhu cầu sản phẩm, lưu giữ hồ sơ doanh số bán hàng quanh năm Bằng cách phân tích các xu hướng, công ty có thể dự đoán nhu cầu cho từng mùa Ngoài ra, Walmart cũng sử dụng các phương pháp tương tự để dự báo nhu cầu trên toàn thị trường, giúp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng Công ty không chỉ dự đoán nhu cầu tương lai mà còn chủ động thực hiện các biện pháp để đảm bảo đáp ứng nhu cầu một cách hiệu quả.
CHIẾN LƯỢC THU MUA CỦA WALMART
Chiến lược tổng thể xen kẽ: Chiến lược hướng theo chi phí
Quy trình kinh doanh của Walmart bao gồm thu mua, sản xuất, lưu trữ, phân phối và bán hàng, trong đó thu mua đóng vai trò quan trọng nhất Bộ phận thu mua chuyên trách của Walmart đảm bảo mua nguyên vật liệu thô, hàng hóa dở dang và thành phẩm từ các nhà cung cấp với giá thấp nhất, góp phần vào mục tiêu cung cấp hàng hóa giá rẻ Walmart chuyển giao toàn bộ chi phí cho các nhà cung cấp, giảm lợi nhuận của họ thay vì của mình Tuy nhiên, chiến dịch cắt giảm chi phí này đôi khi gặp phải sự chỉ trích từ các nhà cung cấp.
Walmart luôn chú trọng việc giảm chi phí mua hàng để cung cấp mức giá tốt nhất cho khách hàng Công ty thu mua trực tiếp từ nhà sản xuất, bỏ qua các khâu trung gian, và là một nhà đàm phán cứng rắn về giá cả Theo Claude Harris, một trong những nhân viên đầu tiên, người mua phải thương lượng mạnh mẽ để đảm bảo khách hàng nhận được mức giá tốt nhất Walmart nhấn mạnh rằng không cần phải cảm thông cho nhà cung cấp, và họ sẽ hỏi thẳng về mức giá thấp nhất mà nhà cung cấp có thể đưa ra, đồng thời khẳng định sẽ tự vận chuyển hàng hóa từ kho của nhà cung cấp.
Walmart đã đầu tư thời gian để gặp gỡ các nhà cung cấp và hiểu rõ cấu trúc chi phí của họ, nhằm đảm bảo rằng các nhà sản xuất đang nỗ lực cắt giảm chi phí Khi đạt được sự hài lòng, Walmart sẽ thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp Công ty không ngần ngại tìm kiếm những món hời lớn hơn, bao gồm cả các nhà sản xuất lớn như Procter & Gamble (P&G), nhưng vẫn ưu tiên các nhà cung cấp địa phương và khu vực.
Chiến lược mua hàng
Danh mục thực phẩm, đồ uống và nông sản của Walmart, chiếm hơn 50% tổng sản phẩm, sẽ là trọng tâm của nghiên cứu này Phân tích thị trường cung ứng của Walmart cho thấy công ty nằm trong lưới đòn bẩy của Ma trận Kraljic, điều này được thể hiện rõ qua hình ảnh minh họa.
Mô hình Kraljic phân loại sản phẩm dựa trên hai yếu tố chính: tác động của nhà cung cấp đến lợi nhuận doanh nghiệp và rủi ro từ nguồn cung Mô hình này được chia thành bốn góc phần tư, mỗi góc yêu cầu một chiến lược mua hàng riêng biệt để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Sản phẩm chiến lược có rủi ro nguồn cung và ảnh hưởng lớn đến tài chính doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần xác định vị thế năng lực tương đối với nhà cung cấp để phát triển các chiến lược hợp tác hiệu quả Việc duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn mang lại nhiều lợi ích bền vững cho doanh nghiệp trong tương lai.
Sản phẩm đòn bẩy là những hạng mục có rủi ro nguồn cung thấp nhưng mang lại tác động lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp Mặc dù nguồn cung dồi dào, các sản phẩm này vẫn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Để tối ưu hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng chiến lược mua hàng thông qua đấu giá hoặc đấu thầu cho các sản phẩm thuộc hạng mục này.
Sản phẩm trở ngại (bottleneck products) không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận nhưng lại có rủi ro cao về nguồn cung, chủ yếu do sự khan hiếm trong sản xuất và sự xuất hiện của các nhà cung cấp mới với công nghệ tiên tiến Chính sách mua hàng cho các sản phẩm này cần tập trung vào việc đảm bảo duy trì nguồn cung ổn định Đồng thời, cần phát triển thêm các sản phẩm và nhà cung cấp thay thế để giảm thiểu sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp hiện tại.
Sản phẩm không quan trọng, hay còn gọi là sản phẩm định kỳ, thường có rủi ro nguồn cung và tác động tài chính thấp Việc đảm bảo nguồn cung cho những sản phẩm này chỉ cần tập trung vào việc duy trì hiệu quả chức năng của chúng.
Văn phòng phẩm là một ví dụ điển hình cho hạng mục này, vì chi phí giao nhận thường cao hơn giá trị sản phẩm Do đó, cần có chiến lược mua hàng hiệu quả nhằm đơn giản hóa và giảm thiểu sự phức tạp trong quy trình.
Walmart áp dụng chiến lược mua hàng theo hạng mục sản phẩm đòn bẩy để tận dụng vị thế thống lĩnh của mình trên thị trường Với vai trò là nhà bán lẻ lớn nhất thế giới, công ty có khả năng thương lượng cao với các nhà cung cấp, từ đó có thể đạt được mức giá thấp hơn và đảm bảo sự tăng trưởng trong tương lai Sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp cũng được khuyến khích nhờ vào số lượng lớn các đối tác sẵn sàng hợp tác với Walmart Hơn nữa, Walmart có hệ thống và chính sách kiểm tra nhà cung cấp nghiêm ngặt, yêu cầu các công ty phải đáp ứng các tiêu chí về bảo hiểm, an toàn thực phẩm và yêu cầu về sức khỏe trước khi trở thành nhà cung cấp chính thức.
Vấn đề chính mà các nhà cung cấp phải đối mặt là việc tổ chức hoàn toàn sở hữu chi phí Walmart, với quyền lực mạnh mẽ đối với các nhà cung cấp, thường ép giá, dẫn đến việc thu hẹp biên lợi nhuận của họ Kết quả là, các nhà cung cấp phải gánh chịu toàn bộ chi phí để cung cấp hàng hóa và dịch vụ với giá thấp cho khách hàng.
3.2.2 Chiến lược nhà cung cấp
Các nhà cung cấp chính của Công ty
Walmart sources products from a wide range of suppliers, particularly in the food, beverage, and agricultural sectors Key suppliers include B&G Foods Inc., Cal-Main Foods Inc., Campbell Soup, Conagra Foods Inc., Cott Corporation, Dean Foods, Diamond Foods, Flowers Foods, General Mills, J.M Smucker Company, John B Sanfilippo & Son, Kellogg Company, Lancaster Colony Corporation, Kraft Foods Inc., Pinnacle Foods, Tootsie Roll Industries, and Treehouse Foods.
Walmart thu mua nguyên liệu thô từ các khu vực chuyên biệt để sản phẩm của mình đạt chất lượng cao, với mạng lưới nhà cung cấp toàn cầu giúp công ty thiết lập các trung tâm bán hàng toàn cầu Đối với các siêu cửa hàng (Supercenters), Walmart xây dựng chuỗi cung ứng toàn cầu tích hợp, lựa chọn nhà cung cấp qua quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt Trong khi đó, các khu chợ lân cận (Neighborhood Markets) và cửa hàng giảm giá (Discount Stores) chủ yếu sử dụng hàng hóa từ các nhà cung cấp địa phương để đáp ứng nhu cầu về giá rẻ của người tiêu dùng.
Walmart, một trong những nhà bán lẻ lớn nhất thế giới, thực hiện nhiều giao dịch mua hàng và đóng góp đáng kể vào doanh thu của các nhà cung cấp, đóng vai trò quan trọng trong thị trường cung ứng Đối với các sản phẩm của mình, Walmart có khả năng tìm nguồn hàng từ nhiều nhà sản xuất khác nhau, giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và mở rộng thị trường Với quy mô khổng lồ, Walmart nắm quyền chi phối đối với các nhà cung ứng Để giảm sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, Walmart đã đa dạng hóa chuỗi cung ứng của mình một cách đáng kể.
Lựa chọn nhà cung cấp
Walmart chú trọng đến việc lựa chọn nhà cung cấp, yêu cầu họ phải đáp ứng nhiều tiêu chí khắt khe Công ty đánh giá các nhà cung cấp hiện tại dựa trên tính đổi mới và tính bền vững Sau đó, Walmart chỉ thực hiện mua hàng từ những nhà cung cấp có điểm số cao nhất.
Walmart áp dụng các chính sách chính để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, bao gồm: (1) Yêu cầu bảo hiểm, đảm bảo rằng tất cả sản phẩm đều được bảo hiểm và có trách nhiệm trong trường hợp xảy ra kiện tụng; (2) Các yêu cầu về an toàn thực phẩm, yêu cầu nhà cung cấp sử dụng nhãn thực phẩm đúng quy định, kiểm soát dư lượng thuốc trừ sâu và các chất phụ gia đạt tiêu chuẩn; (3) Yêu cầu về An toàn & Sức khỏe, nhằm đảm bảo tất cả nhà cung cấp tuân thủ các quy định của nhà nước và liên bang.
Các vấn đề và cơ hội liên quan đến nguồn cung cấp chính
Thách thức lớn nhất đối với nguồn cung của Walmart hiện nay là sự tranh cãi từ một số nhà cung cấp về yêu cầu cắt giảm chi phí và phí kho hàng Bộ phận mua sắm của Walmart cũng gặp khó khăn trong việc thích ứng khi mở rộng sang các khu vực văn hóa khác Một vấn đề quan trọng trong chuỗi cung ứng là tổng quyền sở hữu chi phí; với chính sách cung cấp giá thấp cho khách hàng và thương lượng mạnh mẽ với các nhà cung cấp, Walmart buộc các nhà cung cấp phải chịu những chi phí lớn, dẫn đến việc thu hẹp biên lợi nhuận của họ.
Thông tin trong nội bộ
QUY TRÌNH THU MUA (PROCUREMENT PROCESS)
Thu mua và Quy trình thu mua là gì?
Thu mua là quá trình sử dụng các kỹ thuật và phương pháp có cấu trúc để tối ưu hóa quy trình mua sắm của tổ chức, nhằm đạt được kết quả mong muốn, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp Quy trình thu mua có thể diễn ra theo nhiều hình thức như trực tiếp, gián tiếp, phản ứng hoặc chủ động, bao gồm các bước từ yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ đến việc đặt hàng và phê duyệt hóa đơn Mặc dù thuật ngữ 'mua hàng' và 'thu mua' thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng vẫn tồn tại những khác biệt quan trọng.
Mua hàng là quá trình tổng thể mà tổ chức thực hiện để có được hàng hóa và dịch vụ cần thiết, trong khi thu mua mô tả các hoạt động liên quan đến việc đạt được những hàng hóa và dịch vụ đó Quá trình thu mua trong một tổ chức đặc trưng cho bối cảnh và hoạt động của tổ chức đó.
Mọi quy trình quản lý mua sắm, dù có tính độc nhất và đặc trưng ra sao, đều bao gồm ba yếu tố quan trọng: Quy trình (Process), Con người (People) và Thủ tục giấy tờ (Paperwork).
Quy trình mua hàng bao gồm danh sách các quy tắc quan trọng cần tuân thủ trong việc xem xét, đặt hàng, nhận và thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ Các bước kiểm tra và giai đoạn được sắp xếp theo mức độ phức tạp của giao dịch, giúp đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong quá trình mua sắm.
Con người là những bên liên quan có trách nhiệm cụ thể trong quá trình mua sắm, đảm nhận việc khởi đầu hoặc ủy quyền cho từng giai đoạn của quy trình Số lượng bên liên quan tỷ lệ thuận với rủi ro và giá trị của giao dịch mua bán.
Giấy tờ là yếu tố quan trọng trong quy trình thu mua, bao gồm các thủ tục và tài liệu cần thiết cho từng giai đoạn Tất cả các tài liệu này đều được thu thập và lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc tham khảo và kiểm toán sau này.
Các bước trong quy trình thu mua
Quy trình quản lý thu mua bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như xác định nhu cầu, nghiên cứu nhà cung cấp, phân tích giá trị, và đưa ra yêu cầu mua hàng Sau đó, quy trình tiếp tục với việc xem xét và chuyển đổi yêu cầu thành đơn đặt hàng, quản lý hợp đồng, giám sát và đánh giá đơn hàng đã nhận Cuối cùng, thực hiện thanh toán và lưu trữ hồ sơ là những bước không thể thiếu Dưới đây là 7 bước cụ thể liên quan đến quy trình thu mua.
Giai đoạn ghi nhận nhu cầu trong quá trình mua sắm giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả, đảm bảo thời gian và chi phí hợp lý.
Các bên liên quan Nhân viên mua hàng, giám đốc bộ phận thu mua
Tài liệu Qua các chương trình tìm hiểu thực tế, bảng phân tích nhu cầu, nghiên cứu thẩm định,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1 Sản phẩm, dịch vụ đó có thật sự cần thiết không?
2 Những hợp đồng hiện có hoặc các nguồn thu mu từ trước có thể đáp ứng nhu cầu này không?
3 Có yêu cầu đặc biệt nào cần được chấp thuận không?
Bảng 3 Xác định nhu cầu
4.2.2 Lập yêu cầu thu mua
Yêu cầu thu mua là tài liệu quan trọng do bộ phận hoặc khách hàng nội bộ gửi đến bộ phận thu mua, nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại Tài liệu này cần cung cấp các thông tin chi tiết cần thiết để đảm bảo việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình được thực hiện chính xác.
4.2.3 Xem xét lại yêu cầu thu mua
Quá trình mua sắm bắt đầu khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt và ngân sách được kiểm tra Trong giai đoạn xem xét, các nhà quản lý chức năng hoặc trưởng bộ phận đánh giá gói trưng dụng, xác nhận nhu cầu thực sự đối với hàng hóa hoặc dịch vụ và kiểm tra tính khả thi của nguồn tài trợ.
Các yêu cầu mua hàng được chấp thuận sẽ chuyển đổi thành đơn mua hàng (PO), trong khi những yêu cầu bị từ chối sẽ được gửi lại kèm lý do từ chối cho người trưng cầu Tất cả quy trình này có thể được quản lý hiệu quả thông qua một phần mềm đặt hàng đơn giản.
Các bên liên quan Nhân viên mua hàng, người tiêu dùng cuối cùng, trưởng các bộ phận
