Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quan
Đàm phán xuất khẩu cà phê arabica của công ty tnhh cà phê triều nguyên sang đức.
Mục tiêu cụ thể
Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết trong đàm phán kinh doanh
Phân tích và tìm ra được các phương pháp phù hợp trong đàm phán kinh doanh, rút ra đƣợc bài học kinh nghiệm
Tìm ra được các giải pháp, phương án tối ưu trong đàm phán kinh doanh.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Đàm phán về giá và phương thức thanh toán trong kinh doanh
Nghiên cứu này tập trung vào việc làm rõ các cơ sở lý luận về đàm phán, quy trình thực hiện để đạt được một cuộc đàm phán thành công, cùng với những kỹ năng cần thiết cho quá trình đàm phán hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt hiệu quả trong đàm phán kinh doanh, cần áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu như thu thập dữ liệu, so sánh và phân tích thông tin Việc tổng hợp các thông tin liên quan sẽ giúp nâng cao khả năng ra quyết định và tạo lợi thế trong quá trình thương thảo.
Ý nghĩa đề tài
Trong quá trình đàm phán, việc nhận diện và khắc phục các sai lầm thường gặp là rất quan trọng, giúp tránh những lỗi không đáng có Đồng thời, việc tìm ra các phương pháp tối ưu sẽ nâng cao hiệu quả của cuộc đàm phán Hơn nữa, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn sẽ giúp cải thiện kỹ năng đàm phán một cách đáng kể.
Kết cấu của đề tài
Chương 1: Cở sở lý thuyết về đàm phán kinh doanh
Chương 2: Báo cáo quá trình đàm phán
Chương 3: Đề xuất giải pháp
CỞ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Khái niệm về đàm phán
Francois de Cailere, nhà đàm phán nổi tiếng của Pháp, đã nhấn mạnh từ năm 1716 rằng một nhà đàm phán kinh doanh giỏi cần có sự linh hoạt như cỏ và sự kiên cường như đá Họ phải có khả năng phản ứng nhanh, biết lắng nghe và tạo cảm giác thoải mái cho đối tác Đồng thời, họ cũng cần phải biết tranh luận và thuyết phục bằng cách tiết lộ những thông tin mà người khác có thể xem là bí mật.
Theo Trương Tường (Trung Quốc), đàm phán là hành động và quá trình nhằm điều hòa mối quan hệ giữa hai bên, đáp ứng nhu cầu của mỗi bên thông qua việc thương lượng để đạt được sự đồng thuận.
Theo Roger Fisher và William Ury, đàm phán được định nghĩa là công cụ giúp chúng ta đạt được mong muốn từ người khác thông qua việc trao đổi ý kiến Quá trình này nhằm đạt được thỏa thuận giữa các bên, trong khi vẫn tồn tại cả lợi ích chung lẫn lợi ích đối kháng.
Theo Gerald I Nierenberg, đàm phán thông thường diễn ra giữa các cá nhân, có thể là vì lợi ích cá nhân hoặc đại diện cho một tổ chức Do đó, đàm phán được xem như một phần thiết yếu của hành vi con người, và lịch sử đàm phán kéo dài cũng lâu như lịch sử văn minh nhân loại.
Đặc điểm đàm phán
Đàm phán không chỉ đơn thuần là sự lựa chọn giữa "hợp tác" và "xung đột", mà là quá trình tìm kiếm sự thống nhất giữa hai khía cạnh mâu thuẫn này Nó không chỉ nhằm thỏa mãn lợi ích của một bên mà còn phải cân nhắc đến những giới hạn lợi ích nhất định để đạt được sự đồng thuận.
5 Đàm phán phải có thoả mãn, hay ít nhất là chấp nhận, và có giới hạn lợi ích của từng bên.
Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán kinh doanh
Theo Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt (2006), thì đàm phán có các nguyên tắc sau:[5]
Để đạt được thành công trong đàm phán, việc xác định mục tiêu một cách khoa học là rất quan trọng Người tham gia cần kiên định và khôn ngoan trong việc bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời cũng phải linh hoạt và sáng tạo để ứng phó với các tình huống cụ thể.
Phải kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác
Trong đàm phán, nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” là rất quan trọng Đánh giá thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán không chỉ dựa vào việc đạt được mục tiêu của một bên, mà cần xem xét nhiều tiêu chí tổng hợp khác Đàm phán không chỉ là một khoa học mà còn là một nghệ thuật.
Các giai đoạn trong quá trình đàm phán
1.4.1 Giai đoạn 1- giai đoạn chuẩn bị
Để đảm bảo cuộc đàm phán thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố quan trọng là rất cần thiết Trước hết, ngôn ngữ giao tiếp cần phải rõ ràng và phù hợp Thông tin đầy đủ và chính xác sẽ giúp các bên hiểu nhau hơn Năng lực của người hoặc đoàn đàm phán cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được thỏa thuận Cuối cùng, việc chọn thời gian và địa điểm thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ.
Ngôn ngữ: Trong các hợp đồng ngoại thương thì ngoại ngữ rất quan trọng
Sự bất đồng về ngôn ngữ là một trở ngại rất lớn nên cần phải nắm vững và
6 thành thạo ngoại ngữ Nếu sử dụng phiên dịch viên, thì người phiên dịch viên phải nói chậm, đầy đủ, không nên dùng tiếng địa phương,
Để thu thập thông tin cần thiết về hàng hóa, cần tìm hiểu công dụng, tính chất, tình hình sản xuất, thời vụ, công nghệ chế biến, khả năng cung ứng của đối tác và giá thị trường.
Thu thập thông tin từ các nguồn như báo địa phương, tạp chí chuyên ngành kinh tế, hiệp hội, tổ chức xúc tiến thương mại của chính phủ và các tổ chức quốc tế là rất quan trọng.
Tổ chức đoàn đàm phán:
Là công việc đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị đàm phán, không thể xem nhẹ
Một đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần bao gồm ba lĩnh vực chính: pháp luật, kỹ thuật và thương mại Trong đó, chuyên gia thương mại đóng vai trò quan trọng và thường được chỉ định làm trưởng đoàn Việc thiếu các chuyên gia này có thể làm giảm độ tin cậy, tính pháp lý và hiệu quả của quá trình đàm phán.
Chuẩn bị địa điểm đàm phán: cần phải chọn địa điểm thích hợp, thỏa mái thuận tiện cho cả hai bên đàm phán
Chuẩn bị thời gian đàm phán là yếu tố quan trọng, vì sự khác biệt về múi giờ trên toàn cầu có thể ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc thảo luận Lựa chọn thời gian hợp lý giúp tránh sự mệt mỏi cho cả hai bên, từ đó nâng cao chất lượng đàm phán.
1.4.2 Giai đoạn 2- Giai đoạn tiếp xúc
Trong giai đoạn này, cần phải thực hiện các công việc:
Phải tạo đƣợc một bầu không khí thỏa mái
Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình
Phải tìm mọi cách thể hiện thành ý của mình
Làm cho đối tác tin cậy bằng hành động không chỉ bằng lời nói
Sửa đổi lại kế hoạch(nếu cần):cần phải nhập đề tốt và khai thác các thông tin để hiểu biết lẫn nhau
1.4.3 Giai đoạn 3- Giai đoạn đàm phán
Lúc đàm phán cần phải tuân thủ:
Tôn trọng phong tục, tập quán và sở thích của đối tác là điều cần thiết trong quá trình đàm phán Hành xử lịch sự với tất cả các thành viên, đặc biệt là phụ nữ trong đoàn, không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và hiệu quả.
– Không nên tranh cãi về những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, chủng tộc của đối tác trong khi đàm phán
– Cử xử lịch thiệp với những sai trái của đối tác
Việc ít trao đổi riêng trong nội bộ có thể dẫn đến sự sơ hở và thiếu chuẩn bị, đồng thời thể hiện sự không nhất quán giữa các thành viên trong đoàn Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả đàm phán mà còn không tôn trọng đối tác trong quá trình thương thảo.
– Đƣa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán cũng nhƣ có thể chấp nhận đƣợc đối với phía đối tác
– Luôn nhạy bén trong các tình huống bất ngờ để có đưa ra các phương án phù hợp
– Vận dụng những khả năng thương lượng đàm phán, thuyết phục mà mình có được để đạt hiệu quả cao
–Phải biết nhƣợng bộ lúc nào
Khi quyết định chiến lược kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt là ở những quốc gia có kỷ cương xã hội lỏng lẻo, các nhà kinh doanh nên ưu tiên những lựa chọn tiện lợi thay vì chỉ dựa vào cảm giác đúng hay sai.
1.4.4 Giai đoạn 4- Giai đoạn kết thúc đàm phán- ký kết hợp đồng
Tránh qui định dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết các tranh chấp xảy ra sao này
Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nước người bán, của nước người mua, và trái với thông lệ quốc tế…
Tránh dùng từ ngữ mập mờ, tiếng địa phương để nói nội hợp đồng Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo
Cần phải kiểm tra kĩ hợp đồng trước khi ký kết
Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là những người đại diện hợp pháp cho mỗi bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ
1.4.5 Giai đoạn 5- Giai đoạn rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc quá trình đàm phán, cần tổ chức một cuộc họp trong nội bộ để đánh giá hiệu quả của các phương án đã thực hiện Cuộc họp này sẽ giúp tổng hợp lại những thỏa thuận đã đạt được với đối tác và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán
Các yếu tố cơ sở: Các mục tiêu, môi trường, vị thế của các bên trên thị trường, phe thứ ba, kỹ năng và kinh nghiệm của các bên
Bầu không khí đàm phán thường phản ánh sự xung đột và hợp tác giữa các bên tham gia, với những ưu thế và sự lệ thuộc lẫn nhau Kỳ vọng của mỗi bên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình quá trình thương thảo, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
- Các yếu tố văn hóa - xã hội: Thời gian, ý thức của các bên tham gia, cách giao tiếp, ý nghĩa của các quan hệ cá nhân
- Các yếu tố chiến lƣợc: Cách trình bày chiến lƣợc, các chiến lƣợc sử dụng, cách ra quyết định, các tác nhân
- Các yếu tố khác: Bộ máy quan liêu, luật lệ và chính phủ, lạm phát,…
Phương pháp đàm phán
Theo Roger Fisher & Willian Ury (1991), thì có các phương pháp trong đàm phán:[3]
9 Đàm phán kiểu mặc cả lập trường Đàm phán kiểu
Coi đối tác nhƣ bè bạn Coi đối tác nhƣ địch thủ Coi đối tác nhƣ những cộng sự cùng giải quyết vấn đề
Mục tiêu: Đạt đƣợc thỏa thuận, giữ mối quan hệ
Mục tiêu: Giành đƣợc thắng lợi bằng mọi giá
Mục tiêu: Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện
Chủ trương: Nhượng bộ để giữ mối quan hệ
Chủ trương: Bắt ép đối tác nhƣợng bộ
Chủ trương: Tách con người khỏi vấn đề
Với việc và người đều ôn hòa
Với việc và người đều cứng rắn Đối với người thì ôn hòa, với việc thì cứng rắn
Tin tưởng đối tác Không tin đối tác Giải quyết vấn đề độc lập với lòng tin
Dễ thay đổi Kiên trì giữ lập trường Chú ý tới lợi ích chứ không phải lập trường Đƣa ra đề nghị Đe dọa Tìm kiếm lợi ích chung
Không giấu giới hạn cuối cùng Đánh lạc hướng về giới hạn cuối cùng
Không có giới hạn cuối cùng
Chấp nhận thiệt hại đơn phương để đạt được thỏa thuận Đòi lợi ích đơn phương làm giá cho thỏa thuận
Tạo ra các phương án để cùng đạt mục đích
Cố gắng đạt thỏa thuận Khăng Khăng giữ lập trường
Kết quả phải dựa trên tiêu chuẩn khách quan
Cố tránh phải đấu trí Cố thắng cuộc đấu trí Cố đạt các kết quả dựa trên tiêu chuần khách quan
Lùi bước trước áp lực Gây áp lực
Lùi bước trước nguyên tắc, chứ không lùi bước trước áp lực
Các chiến lƣợc trong đàm phán
Chiến lược cộng tác là phương pháp giải quyết xung đột mà cả hai bên cùng nhau tìm ra giải pháp, đồng thời duy trì mối quan hệ cá nhân và đạt được mục tiêu chung Phương pháp này yêu cầu cả hai bên phải có tư duy “thắng-thắng”, đồng thời cần thời gian, nỗ lực và sự sáng tạo trong quá trình đàm phán Chiến lược này đặc biệt hiệu quả trong các tình huống cần thỏa hiệp và mong muốn giữ gìn mối quan hệ lâu dài.
Chiến lược thỏa hiệp là phương pháp mà cả hai bên không đạt được kết quả “thắng-thắng”, mà thay vào đó, kết quả sẽ được chia thành những phần nhỏ thắng và thua Tình thế thỏa hiệp yêu cầu cả hai bên chấp nhận quan điểm “thắng ít-thua ít” Chiến lược này phát huy hiệu quả nhất khi các bên có sức mạnh ngang nhau và cùng hướng tới mục tiêu chung, đồng thời cần tìm ra giải pháp tạm thời cho những vấn đề phức tạp.
Khi đàm phán xảy ra xung đột, việc duy trì mối quan hệ cá nhân là điều quan trọng, mặc dù điều này có thể ít liên quan đến mục tiêu của các bên Đây thường là một chiến lược chịu thua, dẫn đến kết quả “thua - thắng”, trong đó người đàm phán chấp nhận thất bại để bên kia có cơ hội chiến thắng.
Người đàm phán tiếp cận xung đột nhằm nắm bắt các bước cần thiết để đạt được mục tiêu cá nhân Trong bối cảnh này, xung đột được coi như một cơ hội để khẳng định sự thắng lợi, và người đàm phán thường sử dụng mọi sức mạnh phù hợp để bảo vệ lợi ích của mình.
11 quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng Sự dụng tốt nhất trong các trường hợp nhƣ biết mình đúng, hành động dứt khoát,
Người đàm phán thường xem xét xung đột như những tình huống cần tránh xa, dẫn đến việc lảng tránh vấn đề và gây ra sự thất vọng cho các bên liên quan Mục tiêu của kiểu đàm phán này không chỉ không đạt được kết quả mong muốn mà còn làm suy yếu mối quan hệ hợp tác Đây là một quan điểm rút lui, không khuyến khích sự giao tiếp và giải quyết hiệu quả xung đột.
Trong quá trình đàm phán, có những tình huống mà bên tham gia chấp nhận thua cuộc, cho phép đối phương chiến thắng một cách danh dự Điều này thường xảy ra khi vấn đề không quá quan trọng hoặc khi không đạt được mục tiêu đã đề ra.
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN
Thông tin tình huống
Xuất khẩu cà phê Arabica sang Đức:
Công ty Tchibo, được thành lập vào năm 1949 tại Hamburg, Đức, là một trong bốn nhà sản xuất cà phê hàng đầu thế giới và nổi tiếng với chuỗi bán lẻ cà phê cùng quán cà phê tại Đức Sản phẩm của Tchibo được thiết kế tinh tế và sang trọng, sử dụng hạt cà phê Arabica, mang đến hương vị tinh khiết và chất lượng cao.
Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên, thành lập vào ngày 05/08/2016 tại Việt Nam, chuyên cung cấp số lượng lớn cà phê nguyên liệu, bao gồm hạt và bột Robusta, Arabica, Culi Sản phẩm của công ty được đánh giá là “cà phê nguyên chất 100%”.
Giai đoạn cụ thể trong đàm phán giá
2.2.1.1 Tìm hiểu về đối tác:
Tên công ty Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Nguy cơ
- Công ty lâu năm trong lĩnh vực cà phê
- Chất lƣợng cà phê nguyên chất 100%
- Có khả năng cung cấp lƣợng lớn cà phê cùng với công nghệ sản
- Đang gặp khó khăn về tài chính
- Chƣa tìm đƣợc đối tác
- Có cơ hội đƣợc hợp tác với một công ty lớn trong và ngoài nước
- Đối mặt với các vấn đề nhƣ tồn kho, thiếu kinh phí duy trì hoạt động kinh doanh
13 xuất hiện đại, tiên tiến
- Là công ty sản xuất cà phê lớn nhất lớn nhất
- Chuyên cung cấp sĩ, lẻ và quán cà phê
- Chƣa tìm đƣợc đối tác
- Tìm đƣợc nguồn nguyên liệu tốt, chất lƣợng cao
- Giúp công ty đẩy nhanh tiến độ sản xuất sản phẩm
- Chậm trễ tiến độ cung cấp hàng cho thị trường
- Mất các đơn đặt hàng quan trọng bảng 1: Bảng phân tích ma trận SWOT của hai công ty
Cà phê Arabica, hay còn gọi là Coffea arabica, có hàm lượng caffeine từ 1 - 2%, thấp hơn phân nửa so với cà phê Robusta Loại cà phê này bao gồm hai giống chính là cà phê moka và cà phê catimor, nổi bật với hương thơm đặc trưng, hạt dài và to hơn hạt cà phê Robusta Cà phê Arabica được ưa chuộng rộng rãi, đặc biệt là ở các nước phương Tây.
2.2.1.3 Tìm hiểu về thị trường:
Thị trường cà phê trên thế giới có nhiều biến động lúc tăng cao lúc giảm nhưng thường có hướng giảm vào đầu năm
Theo Reuters, xuất khẩu cà phê của Việt Nam trong năm 2018 ước đạt 1,88 triệu tấn, tăng 20,1% so với năm 2017 Trong khi đó, xuất khẩu gạo chỉ ước tăng 4,6% về lượng trong cùng kỳ Số liệu này được công bố chính thức và cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của ngành cà phê Việt Nam.
Xuất khẩu cà phê của Việt Nam trong năm 2018 dự kiến sẽ tăng mạnh 20,1%, đạt 1,88 triệu tấn, tương đương 31,37 triệu bao 60kg, theo thông tin từ Tổng cục Thống kê Giá trị xuất khẩu cà phê, với Việt Nam là nước sản xuất cà phê Robusta lớn nhất thế giới, sẽ tăng 1,2% lên 3,54 tỷ USD Đặc biệt, trong tháng 12/2018, xuất khẩu cà phê ước đạt 160.000 tấn, trị giá khoảng 287 triệu USD.
Bên mua (Công ty Tchibo)
(Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên)
Ngô Thị Nhƣ Quỳnh + Kinh nghiệm: 10 năm
+ Có kinh nghiệm, khả năng phân tích, xử lý trong đàm phán
Phạm Thị Vân Trinh + Kinh nghiệm: 8 năm
+ Am hiểu sâu rộng, có nhiều kinh nghiệm trong đàm phán
Ngô Gia Khánh + Kinh nghiệm: 9 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty, am hiểu nhiều mặt hàng cà phê
Nguyễn Hoàng Quốc + Kinh nghiệm: 9 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty, có khả năng phân tích và xử lý, đƣa ra quyết định
Lê Thị Thúy Nhi + Kinh nghiệm: 6 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty
Bùi Thị Bảo Hiên + Kinh nghiệm: 6 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty
Trưởng phòng xuất nhập khẩu
Ngô Thị Thu Sang + Kinh nghiệm: 6 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty
Nguyễn Thị Hồng Trúc + Kinh nghiệm: 6 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty
Quản lí kiểm định chất lƣợng
Lê Đình Phước + Kinh nghiệm: 6 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty
Nguyễn Thanh Phát + Kinh nghiệm: 6 năm
+ Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của công ty bảng 2:Đội ngũ đàm phán của hai công ty
2.2.1.5 Chiến lƣợc, chiến thuật đàm phán
Bên mua (Công ty Tchibo)
(Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên)
Kiểu đàm phán nguyên tắc Cứng và nguyên tắc
Lựa chọn chiến lƣợc Thỏa hiệp Cộng tác
Lựa chọn chiến thuật + Địa điểm : Tại phòng họp của Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên
+ Thời gian đàm phán: 8h sáng ngày 03/02/2019
+ Thái độ đàm phán: đơn giản
+ Địa điểm : Tại phòng họp của Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên
+ Thời gian đàm phán: 8h sáng ngày 03/02/2019
+ Thái độ đàm phán Gây sức ép và cương quyết bảng 3:Bảng phân tích chiến lược và chiến thuật của hai công ty
Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên tại Việt Nam Công ty Tchibo tại Đức
Phương án 1: Chuyển trước 30% giá trị hợp đồng, CFR, giá 45.000 USD/10 tấn
Phương án 1: Chuyển trước 30% giá trị hợp đồng, CFR, giá 45.000 USD/10 tấn
Phương án 2: Chuyển trước 30% giá trị hợp đồng, FOB, giá 42.000 USD/10 tấn
Phương án 3: Chuyển trước 50% giá trị hợp đồng, CFR, giá 42.000 USD/10 tấn
Vào lúc 8h sáng ngày 03/02/2019, tại phòng họp của Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên, trưởng đoàn Phạm Thị Vân Trinh cùng giám đốc Nguyễn Hoàng Quốc và các thành viên trong đoàn đang chờ đợi đoàn đàm phán từ Đức để thảo luận về hợp đồng xuất khẩu cà phê Arabica sang thị trường này Đây là một bước đi quan trọng trong chiến lược phát triển xuất khẩu của công ty.
Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán, công ty TNHH cà phê Triều Nguyên đã chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách tìm hiểu thông tin về đoàn đàm phán từ Đức, tổ chức tiếp đón chu đáo và dẫn họ tham quan nhà máy sản xuất Đúng giờ, trưởng đoàn Ngô Thị Như Quỳnh cùng giám đốc Ngô Gia Khánh và các thành viên ban đàm phán của công ty Tchibo đã có mặt Khi vào phòng họp, các thành viên của công ty TNHH cà phê Triều Nguyên đã nhiệt tình chào hỏi, giới thiệu và trao danh thiếp Sau đó, không khí trở nên thoải mái khi giám đốc hai bên hỏi thăm nhau trước khi chính thức bắt đầu đàm phán.
Hiên Thƣ Ký: Giới thiệu tổng Giám đốc và thành viên
Nhi Thƣ ký: Giới thiệu Giám đốc và thành viên
Hiên Thƣ ký: Mời dùng trà
Quốc: Hỏi thăm sức khỏe của nhau, tình hình có đi đâu chơi chƣa?
Quốc: Hỏi thăm chuyến tham quan nhà máy sản xuất ntn?
Chuyến tham quan của chúng tôi thật sự thú vị và đáng nhớ, đặc biệt là sự bất ngờ trước quy trình sản xuất hiện đại và tiên tiến của công ty Chúng tôi ấn tượng với quy trình sản xuất khép kín, thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong từng giai đoạn.
- Cám ơn về công ty đã tạo kiện cho chúng tôi tham quan quy trình sản xuất này, tôi đánh giá rất cao quy trình này
Trinh: Bây giờ để không làm mất thời gian của anh chị, tôi xin đƣợc phép vào vấn đề chính của buổi gặp mặt ngày hôm nay
- Trên bàn quý anh chị đây là mẫu dùng thử cà phê Arabica mới nhất bên công ty tôi, anh chị dùng thử và cho một vài nhận xét?
Cà phê Arabica được đánh giá cao nhờ hàm lượng caffeine thấp chỉ từ 1-2%, và đã trở thành lựa chọn ưa thích của người dân Châu Âu từ lâu Loại cà phê này đã vượt qua những rào cản và định kiến trong lối sống khắt khe của người phương Tây, ngày càng trở nên phổ biến trong xã hội hiện đại.
Cà phê Quỳnh mang đến hương thơm quyến rũ và ngào ngạt, tạo cảm giác thanh nhẹ Đặc biệt, vị chua nhẹ của cà phê đọng lại trên đầu lưỡi khiến chúng tôi rất yêu thích hương vị này!
Trinh: Theo nhƣ bảng hợp đồng mà công ty tôi đã gửi cho quý công ty thì bên phía anh chị có đƣa ra yêu cầu gì không?
Tôi xin đƣợc phép nhắc lại bảng hợp đồng nhƣ sau:
- Vào ngày 1/11/2019, quý công ty đặt mua 10 tấn cà phê Arabica từ công ty chúng tôi Một kí là 4,5 USD
Sau đây tôi xin mời trưởng phòng quản lý chất lượng anh Nguyễn Thanh Phát thông qua chất lƣợng cà phê
Phát: Mô tả cà phê chúng tôi nhƣ sau: cà phê nguyên chất Arabica sạch
100%, tên tiếng Anh là: Arabica Pure Coffe
- Mùi vị: có vị ngọt chua thanh, ít đắng, caffein thấp
- Pha chế: pha truyền thống hoặc Espresso, trộn với cà phê khác đều đƣợc
- Thành phần: cà phê nguyên chất 100%
- Kích thước hạt: sàn 18, hạt nát dưới 3%
- Thời hạn sử dụng là 6 tháng kể từ ngày đóng gói
=> Đây là một số chứng nhận của công ty chúng tôi
Quỳnh xin phép công ty dành ít phút để xem xét một số giấy tờ và mời trưởng phòng chất lượng, anh Lê Đình Phước, xem và xác nhận các tài liệu mà quý công ty đã cung cấp.
Phước xác nhận rằng sau khi xem xét các giấy tờ, toàn bộ tài liệu mà công ty cung cấp đều hợp lệ và còn hiệu lực.
Trinh: Tiếp theo tôi xin mời trưởng phòng xuất nhập khẩu chị Nguyễn Thị
Hồng Trúc nói về điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán
Trúc: Điều kiện giao hàng:
- Cảng đến Hamburg trên sông Elbe
- Cảng đi: Cát Lái tại HCMC
- Phương thức thanh toán: Nhờ thu kèm chứng từ
Phương thức vận chuyển FOB yêu cầu người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro ngay khi hàng hóa được giao qua lan can tàu tại cảng xuất khẩu Đồng thời, người mua cũng có trách nhiệm thực hiện các thủ tục xuất khẩu cần thiết.
- Phương thức thanh toán: Phương thức nhờ thu kèm chứng từ
Vào ngày 31/12/2019, công ty tôi sẽ giao 50% số lượng đơn hàng đồng nghĩa ngay sau khi hàng cập bến cảng Hamburg Sau đó, chúng tôi sẽ nhận được 50% giá trị hợp đồng.
Vào ngày 23/1/2020, công ty chúng tôi sẽ tiến hành giao toàn bộ số hàng còn lại Quý công ty cần thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng còn lại ngay sau khi hàng hóa cập bến cảng Hamburg.
Trinh: Với giá cả và hình thức vận chuyển nhƣ vậy thì anh chị thấy nhƣ thế nào?
Quỳnh đề nghị dành một vài phút để thảo luận về các điều khoản mà công ty đã đưa ra Cô cũng mời giám đốc Ngô Gia Khánh chia sẻ ý kiến của mình.
Khánh: Chúng tôi xin cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện cho buổi hội ý Dưới đây là ý kiến của chúng tôi về mức giá sản phẩm và giá trị hợp đồng.
ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP
Xác định mục tiêu
Trong mọi cuộc đàm phán kinh doanh, việc xác định mục tiêu cụ thể của cả hai bên là rất quan trọng Mục tiêu này cần dựa trên lợi ích chung, nhằm đạt được thỏa thuận mong muốn và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, từ đó nâng cao khả năng hội nhập kinh tế và thị trường.
Xác định rõ thế mạnh và vị trí của bản thân trên bàn đàm phán là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả đàm phán Đồng thời, việc nhận diện những điểm yếu và bất lợi của đối tác cũng giúp đưa ra yêu cầu có lợi cho mình Tìm hiểu các bất lợi của đối tác không chỉ giúp lựa chọn phương án đàm phán phù hợp mà còn tối ưu hóa kết quả đạt được.
Nhận diện các kiểu đàm phán
Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, có ba loại hình chính: đàm phán xung đột (hay đàm phán cứng), đàm phán hợp tác (hay đàm phán mềm) và đàm phán nguyên tắc Đàm phán xung đột mang tính cạnh tranh cao, thường diễn ra giữa nhiều công ty, với mục tiêu giành chiến thắng bằng mọi giá mà không nhượng bộ Ngược lại, đàm phán hợp tác hướng đến lợi ích chung, giúp cả hai bên đạt được thỏa thuận mong muốn và xây dựng mối quan hệ lâu dài Cuối cùng, đàm phán nguyên tắc tập trung vào việc giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, với sự hợp tác thân thiện giữa các bên để tìm ra giải pháp phù hợp, từ đó đạt được mục tiêu chung.
Mỗi cuộc đàm phán có tiến trình riêng, vì vậy các công ty tham gia cần nhận diện và hiểu rõ các loại đàm phán Các thành viên trong cuộc đàm phán cần trang bị kiến thức phù hợp để áp dụng hiệu quả trong từng tình huống, từ đó nâng cao khả năng thành công của cuộc đàm phán.
Lựa chọn chiến lƣợc
Khi tham gia đàm phán, việc chuẩn bị nhiều phương án khác nhau là rất quan trọng, thay vì chỉ có một lựa chọn duy nhất Điều này giúp đối phó với khả năng đối tác không chấp nhận phương án đầu tiên, từ đó giảm thiểu xung đột lợi ích Bằng cách dự phòng và sắp xếp các phương án theo thứ tự ưu tiên, cuộc đàm phán sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cả hai bên Việc này cho phép lựa chọn phương án phù hợp nhất và đánh giá tổng thể để đáp ứng mọi yêu cầu.
Đàm phán đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày và lĩnh vực kinh doanh, giúp giải quyết mâu thuẫn và kết nối các mối quan hệ Kỹ năng này là thiết yếu cho những người làm trong kinh doanh, cần được rèn luyện liên tục để nâng cao hiệu quả Để đạt được thành công trong đàm phán và mang lại lợi nhuận, các chuyên gia cần chuẩn bị kỹ lưỡng và có bản lĩnh Họ phải nắm rõ thông tin, mục tiêu và các phương án tối ưu để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
