GIỚI THIỆU TỔNG QUANVỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN ĐẠI GIANG SƠN
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiếp Vận Đại
Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn, thành lập vào tháng 07/2009 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102075092 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp, là một trong những nhà lãnh đạo trong lĩnh vực NVOCC Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải chất lượng cao, đáp ứng hầu hết nhu cầu của khách hàng về vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến các cảng trên toàn thế giới.
Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng hoàn thiện và đổi mới để nâng cao chất lượng phục vụ Quy trình hoạt động ngày càng hiệu quả, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu và forwarder, giúp nâng cao vị thế của công ty theo thời gian Nhờ đó, lượng khách hàng và lợi nhuận liên tục tăng trưởng, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu sang Thái Lan, Đài Loan và Trung Quốc Công ty còn sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp, gắn kết và năng động, hứa hẹn sẽ phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
Một số thông tin về công ty:
Tên doanh nghiệp hiện nay: Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Tên đối ngoại: DYNAMIC GLOBAL SOLUTION CO., LTD
Tên viết tắt: DGS Logistics
Trụ sở chính: 158 Đinh Bộ Lĩnh, phường 26, quận Bình Thạnh
Email: info@dgs.com.vn
Địa chỉ website: www.dgs.com.vn
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự của công ty
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu và nội địa
- Đại lí vận tải hàng hóa đường biển và đường hàng không
- Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải
- Đại lí dịch vụ bưu chính, dịch vụ viễn thông và mua bán kí gửi hàng hóa
- Dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu
Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước là rất quan trọng, bao gồm việc tuân thủ các chính sách và chế độ quản lý kinh tế, xuất nhập khẩu, cũng như giao dịch đối ngoại do Nhà nước quy định.
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Đồng thời, việc tăng cường đầu tư vào điều kiện vật chất sẽ tạo ra nền tảng vững chắc và bền vững cho sự phát triển lâu dài của công ty.
Để tìm kiếm khách hàng hiệu quả, cần đẩy mạnh chiến lược marketing và tăng cường hợp tác với các công ty trong nước và quốc tế nhằm khai thác dịch vụ Việc thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, vận chuyển hàng hóa và hợp tác với các tổ chức, doanh nghiệp và tư nhân là rất quan trọng Đồng thời, duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ sẽ giúp tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng.
Nâng cao trình độ cho nhân viên thông qua việc đào tạo thường xuyên về nghiệp vụ giao nhận cả trong và ngoài nước Đồng thời, công ty luôn quan tâm đến môi trường làm việc, chăm sóc và giải quyết các vấn đề liên quan nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu, hải quan, cảng biển và sân bay là rất quan trọng để tận dụng các ưu đãi, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự
1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức hành chính
Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn có cấu trúc tổ chức đơn giản với giám đốc quản lý và các phòng ban trực thuộc, phù hợp với quy mô nhỏ của công ty Mô hình này giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, cho phép các phòng ban dễ dàng hỗ trợ và phối hợp trong quy trình nghiệp vụ.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Nguồn: Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng:
Giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật, có trách nhiệm đưa ra các quyết định tài chính và ký kết hợp đồng với khách hàng.
Phòng kinh doanh là bộ phận then chốt trong việc tạo ra doanh thu cho công ty, với nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, báo giá và đàm phán để ký kết hợp đồng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, theo dõi quy định của nhà nước về xuất nhập khẩu, quan sát thị trường, nghiên cứu chính sách giá của đối thủ cạnh tranh và hỗ trợ các phòng ban khác trong việc thực hiện hợp đồng.
Phòng chứng từ đảm nhiệm việc quản lý chứng từ, bao gồm nhận thông tin từ khách hàng và kiểm tra chi tiết vận đơn (B/L) Phòng cũng thực hiện lệnh giao hàng và thông báo cho khách khi hàng đến cảng, đồng thời soạn thảo các công văn và chứng từ cần thiết như B/L và invoice list Ngoài ra, phòng theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa và liên lạc với đại lý, khách hàng để cập nhật thông tin quan trọng về lô hàng.
Phòng dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm tiếp xúc với hãng tàu và các
Forwarder khác để cập nhật thường xuyên giá cho các tuyến là thế mạnh của họ; liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Booking Note
Phòng dịch vụ khách hàng
Phòng khai thác có nhiệm vụ thu thập các chứng từ cần thiết như lệnh giao hàng (D/O), vận đơn (B/L), chứng từ hun trùng và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Đồng thời, phòng cũng thực hiện công tác khai báo hải quan và tiến hành thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty, bao gồm hạch toán kết quả kinh doanh để báo cáo cho giám đốc Ngoài ra, phòng cũng xuất hóa đơn cho khách hàng, tạm ứng tiền cho phòng khai thác để thực hiện thủ tục giao nhận và lấy chứng từ Bên cạnh đó, phòng kế toán còn tư vấn cho giám đốc về các vấn đề pháp lý liên quan đến kế toán và thuế.
Bảng 1.1: Bảng phân bổ nhân sự của công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
Nguồn: Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Công ty có quy mô là một doanh nghiệp nhỏ nên số lượng nhân viên không nhiều, năm 03/2016 là 26 nhân viên (bao gồm cả giám đốc)
Trong ba năm qua, số lượng nhân viên của công ty đã tăng từ 20 nhân viên vào năm 2014 lên 21 nhân viên vào năm 2015 và đạt 26 nhân viên vào tháng 3 năm 2016 Sự tăng trưởng này phản ánh tình hình kinh doanh khởi sắc, khi phòng kinh doanh đã tìm kiếm và thu hút được nhiều khách hàng, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng nhân viên cho phòng khai thác và phòng chứng từ.
Cơ cấu giới tính trong công ty cho thấy tỷ lệ nam giới tương đối thấp, chủ yếu do yêu cầu công việc tại phòng khai thác cần nam giới, trong khi các phòng ban khác như kế toán, chứng từ và kinh doanh lại ưu tiên những nhân viên tỉ mỉ và có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng Tuy nhiên, từ năm 2014 đến tháng 3 năm 2016, số lượng nam và nữ đã tăng lên nhờ vào việc công ty nhận nhiều đơn hàng hơn, dẫn đến việc bổ sung một nhân viên nam cho phòng khai thác và hai nhân viên nữ cho phòng chứng từ và phòng kinh doanh.
Cơ cấu nhân viên của công ty có tỉ lệ lớn người trẻ dưới 35 tuổi, điều này tạo ra lợi thế cho công ty trong việc nhanh chóng cập nhật xu hướng thị trường và khai thác dịch vụ giao nhận hiệu quả, từ đó đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Công ty hiện đang có xu hướng giảm tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học, thay vào đó ưu tiên tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và giao nhận.
Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn giai đoạn 2014 – 03/2016
Bảng 1.2: Tóm lược kết quả hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn
2014 – 03/2016 Đơn vị tính: triệu đồng
Nguồn: Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Tỉ lệ chi phí trên doanh thu của công ty quá cao, trung bình đạt khoảng 98% trong ba năm qua, dẫn đến lợi nhuận trước thuế chỉ còn rất ít Điều này cho thấy công ty không kiểm soát tốt chi phí, mặc dù doanh thu lên tới hàng chục tỉ đồng nhưng lợi nhuận chỉ quanh quẩn ở mức hơn 1,5 tỉ đồng Nguyên nhân khách quan là do giá cước phí vận tải và các phụ phí ngày càng tăng, trong khi số lượng công ty giao nhận ngày càng nhiều tạo áp lực cạnh tranh lớn, buộc công ty phải giảm giá dịch vụ Nguyên nhân chủ quan là do công ty mới thành lập, kinh nghiệm quản lý chi phí còn hạn chế, dẫn đến lợi nhuận vẫn khiêm tốn so với doanh thu.
Năm 2015, công ty gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh khi tổng doanh thu và lợi nhuận trước thuế đều giảm Nguyên nhân chủ yếu đến từ sự xáo trộn nhân sự trong phòng kinh doanh, bộ phận quan trọng trong việc ký kết hợp đồng Bên cạnh đó, mặc dù nền kinh tế trong nước và thế giới có dấu hiệu hồi phục, nhưng chưa đủ mạnh mẽ, dẫn đến nhu cầu xuất nhập khẩu của khách hàng vẫn ở mức thấp.
Trong 3 tháng đầu năm 2016 tình hình kinh doanh của công ty chuyển biến tích cực với doanh thu và lợi nhuận đều tăng so với năm 2015, lớn nhất trong 3 năm Đáng chú ý là lợi nhuận tăng lên đáng kể (tăng 27,2%) so với năm 2015 Năm
Năm 2016, tình hình kinh tế vĩ mô có những chuyển biến tích cực, đặc biệt vào cuối năm khi giá dầu giảm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường xuất khẩu Các phòng ban trong công ty hoạt động ổn định và quy củ hơn, dẫn đến tỷ lệ chi phí trên doanh thu giảm so với năm 2015 Nhờ đó, lợi nhuận của công ty đạt mức tăng ấn tượng.
Sau 6 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường và số lượng khách hàng trung thành ngày càng tăng Điều này hứa hẹn một năm 2017 đầy ấn tượng cho công ty.
Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập
Người viết thực tập tại Phòng Chứng từ của công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn, nơi đã học hỏi nhiều điều bổ ích từ công việc cụ thể và sự hỗ trợ của các anh chị đồng nghiệp Trong tuần đầu tiên từ 23/05 đến 28/05, người viết đã nghiên cứu tài liệu tổng quan về công ty và làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời nhận được sự hướng dẫn tận tình trong các thủ tục giao nhận hàng như khai C/O điện tử, lấy bộ chứng từ tại ngân hàng và nhận D/O từ hãng tàu.
Trong tuần thứ hai và thứ ba (từ 01/6 đến 12/6), người viết đã thực hiện quy trình lấy lệnh giao hàng (D/O) tại đại lý Global Link, thanh toán và nhận B/L gốc cho lô hàng xuất khẩu từ hãng tàu Everich và OOCL Sau đó, người viết đã đến công ty NYK để hoàn tất thủ tục và đóng phí cược container, tiếp theo là đến hãng tàu Maersk Line để thanh toán và nhận Surrender B/L, cùng với việc lấy giấy chứng nhận hun trùng tại Việt Nam Control, Cotecna.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN ĐẠI GIANG SƠN
Thực tế quy trình
Sơ đồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container
Nguồn: Người viết tổng hợp dựa trên quy trình thực tiễn
Qui trình tổng thể bao gồm 07 bước, bắt đầu từ việc tìm kiếm khách hàng, tiếp theo là đàm phán và ký hợp đồng, và kết thúc bằng việc tập hợp bộ chứng từ để gửi cho khách hàng Để minh họa rõ hơn về quy trình này, tác giả đã sử dụng bộ chứng từ thực tế của Công ty TNHH Interflour Việt Nam.
2.1.1 Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và kí hợp đồng
Phòng Kinh Doanh sẽ tiến hành tìm kiếm và thu thập thông tin về khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển Đối tượng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp trong nước hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu nhưng chưa thực hiện quy trình xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, cũng như các doanh nghiệp nước ngoài nhập khẩu cần thuê ngoài do chưa nắm rõ thị trường xuất khẩu.
Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và kí hợp đồng
Liên hệ với hãng tàu
Chào giá với khách hàng Đặt chỗ cho hàng hóa
Chuẩn bị hàng hóa, tạo lập bộ chứng từ
Tập hợp bộ chứng từ gửi cho khách hàng
Sau khi đã tìm kiếm và nắm rõ thông tin khách hàng, nhân viên Phòng Dịch
Vụ Khách Hàng sẽ phải tìm cách thuyết phục khách hàng về dịch vụ của mình ưu việt và vượt trội hơn những công ty giao nhận khác
Vào ngày 18/01/2016, Công ty đã ký kết hợp đồng số 001-2016/C-IFV-TRF với TRF FEED MILL COMPANY LIMITED, quy định xuất khẩu hàng hóa với số lượng 582.40 MT +/- 5%.
2.1.2 Liên hệ với hãng tàu
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên Phòng Kinh Doanh sẽ liên hệ trực tiếp với các hãng tàu để khảo sát giá cả và lịch trình tàu chạy Mỗi hãng tàu có lịch trình và chuyến đi riêng, cùng với những thế mạnh khác nhau trên các tuyến đường.
Công ty TNHH Interflour Việt Nam đã dựa trên thông tin từ khách hàng để nhân viên Phòng Kinh Doanh liên hệ với các hãng tàu và quyết định chọn hãng tàu Mitsui O.S.K Lines.
2.1.3 Chào giá với khách hàng
Nhân viên Phòng Kinh Doanh nhận giá chào từ hãng tàu Mitsui O.S.K Lines, sau đó tính toán các chi phí phát sinh và liên hệ với khách hàng để đưa ra báo giá Tất cả thông tin về giá cả và lịch trình tàu cần được lưu trữ để đối chiếu khi cần thiết.
Nếu khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình tàu chạy, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ qua email cho Phòng Kinh Doanh Yêu cầu này cần xác nhận các thông tin quan trọng như: người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho người gửi hoặc bãi container cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, và ngày giờ tàu chạy.
2.1.4 Đặt chỗ cho hàng hóa
Sau khi yêu cầu đặt chỗ được chuyển tới Phòng Kinh Doanh, thông tin sẽ được gửi tới hãng tàu Mitsui O.S.K Lines để kiểm tra Hãng tàu sẽ xác nhận thông tin trong Booking Request với người nhận hàng và gửi lại Booking confirmation cho Công ty vào ngày 29/03/2016 Thông tin quan trọng bao gồm tên hãng tàu Mitsui O.S.K Lines, số booking 15455285123A, tên tàu NORDOCELOT/0019W, loại container 20Dry 8’6”x3, loại hàng Wheat, cảng bốc hàng Cảng Cái Mép, thời gian dự kiến tàu chạy vào lúc 21:00 ngày 21/04/2016, cảng dỡ hàng Laem Chabang – Tips Terminal, và ngày dự kiến tàu đến cảng dỡ vào lúc 18:00 ngày 25/04/2016.
2.1.5 Chuẩn bị hàng hóa, tạo lập bộ chứng từ
Chuẩn bị hàng hóa là bước quan trọng trong quy trình kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty Lưu ý rằng hàng hóa sẽ do khách hàng tự chuẩn bị, vì DGS Logistics không cung cấp dịch vụ này.
2.1.5.2 Tạo lập bộ chứng từ
Hóa đơn thương mại số IFV-EXP 16/190, lập ngày 17/04/2016, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu, giúp người xem dễ dàng hiểu rõ lô hàng Đặc biệt, hóa đơn nêu rõ đơn giá tính theo giá CIF và tổng trị giá lô hàng là 23.520,00 USD Thông tin chi tiết có thể tham khảo trong Phụ lục 2.2.
Phiếu đóng gói hàng hóa ghi rõ thông tin về số lượng (1.680 túi), khối lượng tịnh mỗi túi (40,00 kgs), tổng trọng lượng mỗi túi (40,08 kgs), khối lượng tịnh tổng cộng (67.200,00 kgs) và tổng trọng lượng (67.334,40 kgs) Phiếu này được lập trước khi giao hàng để liệt kê chi tiết hàng hóa trong lô hàng, giúp người mua dễ dàng theo dõi khi nhận hàng và hỗ trợ nhân viên Hải quan trong quá trình kiểm tra hàng hóa Nội dung chi tiết có thể tham khảo trong Phụ lục 2.3.
Vận đơn đường biển (số MOLU15455285123) là chứng từ quan trọng do hãng tàu cấp cho Shipper khi xuất hàng Sau khi xác nhận thông tin về loại container (3x20’ DRY CONTAINER), khối lượng tịnh (67.200,00 KGS) và tổng trọng lượng (67.334,400 KGS), nhân viên chứng từ sẽ gửi chi tiết bản nháp vận đơn cho hãng tàu để phát hành Theo yêu cầu của Consignee (TRF FEED MILL COMPANY LIMITED), vận đơn phát hành phải là vận đơn gốc, do đó nhân viên chứng từ yêu cầu hãng tàu cấp phát vận đơn gốc Nội dung chi tiết được thể hiện trên Vận đơn đường biển (Tham khảo Phụ lục 2.4).
Giấy chứng nhận xuất xứ cho lô hàng (số VN-TH 16/02/11662, năm xuất khẩu 2016) sẽ được xin cấp tại Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Thành phố Hồ Chí Minh thuộc Bộ Công thương, với nước nhập khẩu là Thái Lan Hồ sơ xin cấp C/O bao gồm đơn đề nghị cấp C/O, mẫu C/O và E/C (01 bản gốc).
Để hoàn tất thủ tục xuất khẩu, cần chuẩn bị 04 bản copy tờ khai Hải quan, B/L và C/O, sẽ được cấp trong vòng 01 – 03 ngày kể từ ngày nộp Lưu ý rằng C/O cho lô hàng này được xin sau ngày tàu chạy (21/04/2016) và thông tin chi tiết được thể hiện trên Giấy chứng nhận xuất xứ (xem Phụ lục 2.5).
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật được cấp khi nhân viên của Phòng Khai Thác chuẩn bị hồ sơ bao gồm đơn đăng ký kiểm dịch động – thực vật, hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa và các chứng từ liên quan Sau khi cơ quan kiểm dịch xác nhận hồ sơ đầy đủ và công ty thanh toán chi phí, lô hàng sẽ được kiểm tra Nếu đạt tiêu chuẩn, cơ quan cấp giấy chứng nhận với các thông tin chính như tên và địa chỉ người xuất khẩu (INTERFLOUR VIETNAM LTD), người nhập khẩu (TRF FEED MILL COMPANY LIMITED), tên và khối lượng hàng hóa (BỘT LÚA MẠCH, NW: 67.200,00 KGS, GW: 67.934,40 KGS), nơi sản xuất (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM) Chi tiết cụ thể có trong Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Tham khảo Phụ lục 2.10).
So sánh với lý thuyết
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất theo lý thuyết
Nguồn: Nghiệp vụ Giao nhận Vận tải và Bảo hiểm trong Ngoại thương
Quy trình giao nhận hàng xuất nguyên container tại công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn tuân theo các bước tiêu chuẩn hóa, tương tự như lý thuyết Mặc dù tên gọi của từng bước có sự khác biệt, nhưng cách thực hiện vẫn giữ nguyên bản chất tương đồng.
Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng, điều này khác với lý thuyết chỉ đề cập đến việc khách hàng liên hệ với công ty Quy trình thực tế phức tạp hơn, bao gồm nhiều bước nhỏ và yêu cầu chứng từ phong phú Hơn nữa, dịch vụ của công ty còn bao gồm việc chủ động liên hệ với hãng tàu, thuê container và thực hiện nhiều ưu đãi khác.
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục giao hàng
Việc quyết toán cho khách hàng là một khía cạnh quan trọng nhưng thường không được đề cập trong lý thuyết Thực tế cho thấy, nếu công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn không tuân thủ nghiêm ngặt và kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ, rủi ro sẽ tăng cao đáng kể.
GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN ĐẠI GIANG SƠN
Triển vọng phát triển của công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn
Thị trường giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Việt Nam đang trở thành một lĩnh vực đầy tiềm năng với nhiều cơ hội phát triển Theo thống kê, khoảng 90% hàng xuất nhập khẩu của Việt Nam được vận chuyển qua đường biển, với khối lượng hàng hóa đạt 500-600 triệu tấn vào năm 2015 và 1.100 triệu tấn vào năm 2020 Số lượng container qua các cảng biển Việt Nam cũng tăng trưởng mạnh, từ 4,2 – 5 triệu TEU, dự kiến sẽ đạt 7,7 triệu TEU vào năm 2020.
Thứ hai, ưu đãi thương mại cho ngành dịch vụ giao nhận bằng đường biển
Việt Nam đã cam kết tự do hóa dịch vụ logistics theo quy định của WTO và hội nhập ASEAN, mở ra cơ hội cho doanh nghiệp logistics thông qua việc dỡ bỏ rào cản thuế quan và nâng cao năng lực quản lý Điều này giúp Việt Nam tiếp cận thị trường lớn hơn, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và tạo ra dòng hàng hóa luân chuyển liên tục giữa các quốc gia Sự phát triển nhanh chóng của mạng lưới vận tải và hệ thống logistics trong khu vực đã tăng cường khả năng trung chuyển hàng hóa qua các cảng biển Việt Nam, tạo cơ hội lớn cho hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Quyết định 169/QĐ-TTg ban hành vào ngày 22 tháng 01 năm 2014 đã phê duyệt Đề án phát triển dịch vụ logistics trong lĩnh vực Giao thông vận tải Việt Nam đến năm 2020 Đề án này tạo ra nhiều cơ hội cho ngành logistics, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ vận tải, đồng thời thúc đẩy sự phát triển kinh tế quốc gia Việc triển khai các giải pháp trong Đề án sẽ góp phần cải thiện hạ tầng logistics và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Vào năm 2020, Chính phủ đã phê duyệt định hướng đến năm 2030 và Quyết định 1481/QĐ-BGTVT (27/4/2015) về “Đề án Tái cơ cấu vận tải biển đến năm 2020”, thể hiện sự quan tâm đáng kể đối với ngành logistics và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
Thứ nhất, môi trường pháp lý rườm rà tạo thách thức về chi phí kho vận cao
Theo báo cáo “Dịch vụ kho vận hiệu quả: Chìa khóa nâng cao năng lực cạnh tranh Việt Nam”, thời gian thông quan hàng hóa nhập khẩu tại Việt Nam sẽ khiến doanh nghiệp logistics tốn thêm khoảng 96 triệu USD vào năm 2012 và 182 triệu USD vào năm 2020 cho chi phí kho vận không cần thiết Nguyên nhân chính là do môi trường pháp lý rườm rà, dẫn đến thủ tục Hải quan mất nhiều thời gian và kém thông suốt Hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông vận tải được quy hoạch riêng lẻ, cùng với sự phân tán của các cảng biển và bến bãi, làm tăng chi phí vận chuyển do sự chú trọng vào số lượng hơn chất lượng Điều này tạo ra thách thức về chi phí kho vận cao, ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận và buộc các công ty dịch vụ giao nhận phải tìm ra phương pháp khắc phục các thách thức hiện tại và tương lai.
Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) dự kiến ra mắt vào cuối năm 2015 đã tạo ra thách thức lớn cho các công ty logistics tại Việt Nam Chất lượng dịch vụ vận tải như môi giới hải quan, giao nhận vận chuyển và giao hàng nhanh của Việt Nam vẫn ở mức thấp trong khu vực Kể từ khi gia nhập WTO, ngành logistics Việt Nam đã phải đối mặt với sự cạnh tranh từ các công ty nước ngoài, tuy nhiên, các doanh nghiệp nội địa vẫn còn yếu thế do kinh nghiệm và công nghệ hạn chế Phần lớn các công ty logistics Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ, dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp trong tổ chức kinh doanh Thị trường ngày càng phát triển cùng với yêu cầu cao từ khách hàng đã tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp vận tải giao nhận, bao gồm cả công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn.
Sự gia tăng mạnh mẽ của các công ty giao nhận nước ngoài đã tạo ra áp lực lớn cho doanh nghiệp logistics nội địa, khi mà các doanh nghiệp này chỉ chiếm dưới 20% nhưng lại nắm giữ tới 80% thị phần Doanh nghiệp trong nước gặp khó khăn trong việc cạnh tranh ở lĩnh vực vận tải quốc tế và đang phải vật lộn để giữ vững thị phần trong ngành logistics nội địa đang ngày càng thu hẹp Kể từ ngày 11/01/2014, khi Việt Nam mở cửa hoàn toàn ngành giao nhận, vận tải và logistics, sự cạnh tranh trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết, và Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn cũng không phải là ngoại lệ.
Mục tiêu và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới đối với hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container
Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn, được thành lập vào cuối năm 2009, đã không ngừng nỗ lực phát triển bền vững với mục tiêu trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam Trong tương lai, công ty hướng đến việc khẳng định hình ảnh là một đơn vị giao nhận hiệu quả và đáng tin cậy, được nhiều công ty xuất khẩu trên toàn quốc biết đến.
Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn cam kết cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc bằng cách không ngừng sáng tạo và đổi mới, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với mức giá hợp lý và tiết kiệm chi phí Đồng thời, công ty cũng chú trọng cải tiến quy trình phục vụ và quản lý chất lượng để đạt hiệu quả tốt nhất.
Công ty đặt mục tiêu mở rộng số lượng khách hàng từ vài chục lên hàng trăm, đồng thời vẫn giữ vững mối quan hệ bền chặt và tốt đẹp với những khách hàng thân thiết đã đồng hành lâu dài.
Công ty đặt mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, năng động và có trình độ chuyên môn vững vàng, nhằm đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thay đổi từ khách hàng và nhà nước Đồng thời, công ty cũng chú trọng tăng cường tiếng Anh chuyên ngành cho nhân viên và tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại công ty TNHH Đại Giang Sơn
nguyên container tại công ty TNHH Đại Giang Sơn
3.3.1 Khắc phục những sai sót trong khâu tạo lập chứng từ
Nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng sự khớp nhau giữa các chứng từ Nếu phát hiện sai lệch thông tin về hàng hóa, cần tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi để các chứng từ thống nhất Những nhân viên phụ trách tờ khai cần chú ý điền đầy đủ và chính xác thông tin như: người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán và tỷ giá tính thuế, tên hàng, quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa và xuất xứ hàng hóa.
3.3.2 Chính sách tuyển dụng nhân viên mới
Công ty cần thiết lập chính sách tuyển dụng nhân viên mới nhằm giảm bớt áp lực cho nhân viên hiện tại Đồng thời, việc củng cố nguồn nhân lực thông qua đào tạo và bồi dưỡng là rất quan trọng Công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp học và khóa đào tạo về nghiệp vụ, bao gồm đào tạo tại chỗ, từ xa, hoặc thậm chí ở nước ngoài, tập trung vào chuyên môn, kỹ năng quản lý và giao tiếp với khách hàng Ngoài ra, cần có các buổi phổ biến về luật và những thay đổi trong nguồn luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các điều chỉnh về thuế.
3.3.3 Tăng cường liên kết nội bộ bộ phận giao nhận và giữa các bộ phận với nhau Để tăng hiệu quả công việc, công ty cần cải cách việc phân công công việc giữa các nhân viên theo hướng bổ sung, hoàn thiện nhưng vẫn giữ được tính độc lập, chuyên môn hóa trong xử lí công việc Bên cạnh đó, công ty có thể tổ chức các hoạt động bên lề như du lịch, thể thao để nhân viên có cơ hội tìm hiểu, trao đổi kinh nghiệm, cũng như tăng độ trung thành với công ty
3.3.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc Ứng dụng và sử dụng phần mềm để sắp xếp, cập nhật, lọc giá cước cho khách hàng, để tăng độ cạnh tranh giá và phân loại chất lượng dịch vụ từ các hãng tàu khác nhau
Để tăng cường tính tương tác trên website www.dgs.com, cần rút gọn tên miền và bổ sung dịch vụ môi giới thương mại, giúp khách hàng tiềm năng nhận biết và sử dụng dịch vụ khi có nhu cầu Ngoài ra, nên thêm mục hỏi đáp và tư vấn khách hàng online, đồng thời giới thiệu chi tiết về các khách hàng quen thuộc và uy tín của công ty Đặc biệt, cần nêu rõ các lô hàng khó xử lý mà công ty đã chuyên nghiệp giải quyết trong khâu vận tải giao nhận cho khách hàng.
Một số kiến nghị
3.4.1.Tạo cầu nối giữa Nhà nước và Doanh nghiệp, giữa Doanh nghiệp với nhau
Trong bối cảnh các công ty giao nhận nước ngoài gia tăng cạnh tranh, Hiệp hội doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam cần đóng vai trò cầu nối giữa nhà nước và doanh nghiệp, cũng như giữa các doanh nghiệp với nhau Hiệp hội nên tổ chức các hoạt động đối thoại thường niên với các cơ quan quản lý nhà nước như chi cục Thuế, chi cục Hải quan, và cơ quan cảng để cập nhật quy định và quy chế Đồng thời, việc tổ chức hội thảo và tọa đàm chuyên đề sẽ giúp các doanh nghiệp trong ngành chia sẻ kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn và cải thiện hình ảnh trong mắt khách hàng.
3.4.2 Thúc đẩy việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao
Ngành logistics Việt Nam đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân lực cả về số lượng lẫn chất lượng Hiệp hội cần đóng vai trò là cơ quan tư vấn cho các cơ quan Nhà nước và các cơ sở giáo dục đào tạo như trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp Việc này nhằm tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng và chuyên môn, từ đó nâng cao chất lượng nhân sự trong ngành, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong bối cảnh hiện nay.