TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG 1.1 Giới thiệu chung về công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long
Công ty chuyên xuất khẩu gạo và nông sản, đây là hai mặt hàng chủ lực Bên cạnh đó, công ty còn mở rộng xuất khẩu các sản phẩm thủy hải sản, rau quả và hàng thủ công mỹ nghệ.
- Nhập khẩu: phân bón và các lọai vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất nông nghiệp và công nghiệp, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng
- Dịch vụ khác: Tiếp nhận ủy thác xuất nhập khẩu các loại hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng
- Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa, nghiên cứu và mở rộng thị trường trong và ngoài nước
- Sản xuất và chế biến nông sản đặc biệt là gạo thành phẩm để xuất khẩu
- Chăm lo đời sống cho CBCNV tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn và khoa học kĩ thuật
- Thực hiện hạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên trung thực theo qui định của nhà nước
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty áp dụng mô hình tổ chức cấp chức năng, giúp nâng cao hiệu quả quản trị Các Phó giám đốc quản lý các phòng ban và công ty trực thuộc, đồng thời báo cáo trực tiếp cho giám đốc, tạo sự thống nhất và kiểm soát chặt chẽ trong Ban giám đốc Nhờ đó, việc quản lý và kiểm soát hoạt động của các bộ phận và toàn công ty trở nên dễ dàng hơn, đồng thời hỗ trợ Hội đồng quản trị trong quá trình ra quyết định.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
(Nguồn: Báo cáo thường niên 2013)
Phòng hành chính - tổ chức chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động chung của Công ty, quản lý nhân sự, tổ chức các hoạt động công đoàn, quản lý văn thư lưu trữ và triển khai các văn bản, tài liệu đến các đơn vị trực thuộc.
Phòng Kế hoạch Đầu tư nghiên cứu tình hình kinh tế trong nước và quốc tế để đề xuất chiến lược phù hợp cho từng thị trường tại thời điểm cụ thể Đồng thời, phòng cũng xây dựng các kế hoạch phát triển thương hiệu sản phẩm và triển khai các chương trình xúc tiến thương mại cho Công ty.
Phòng tài chính - kế toán chịu trách nhiệm thực hiện kế toán, quản lý tài chính, lập báo cáo quyết toán và tổng hợp chứng từ chi tiêu nhằm bảo toàn và phát triển vốn của Công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
Trưởng phòng hành chính - tổ chức
Trưởng phòng kế hoạch đầu tư
Trưởng phòng kế toán tài vụ
Văn phòng đại diện tại TPHCM
Xí nghiệp lương thực Cái Cam
Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên
Xí nghiệp lương thực Tân Quy Tây Điều hành trực tiếp
Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh
Phó Tổng Giám đốc Đầu tư – Sản xuất Phó Tổng Giám đốc Thường trực
Văn phòng đại diện tại TPHCM đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng trong và ngoài nước, tìm kiếm đối tác, và đại diện cho Công ty trong các hoạt động giao dịch Nơi đây thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác và khách hàng quốc tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Các xí nghiệp trực thuộc Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguồn hàng chủ yếu cho hoạt động kinh doanh và xuất khẩu Bao gồm ba xí nghiệp: Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên, Xí nghiệp lương thực Cái Cam và Xí nghiệp lương thực Tân Quy Tây.
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2011-2013
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long giai đoạn
Số tương đối (%) Doanh thu 5102,57 3629,13 3389,73 (1473,72) (28,87) (239,407) (6,59)
( Nguồn: Phòng kế toán- tài vụ)
Nhìn chung, trong giai đoạn 2011- 2013 hoạt động kinh doanh của Công ty có chiều hướng giảm đáng kể
Doanh thu của Công ty đã giảm mạnh trong ba năm qua, với mức giảm 28,87% vào năm 2012, tương đương 1473,72 tỷ đồng so với năm 2011, do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế Năm 2013, doanh thu tiếp tục giảm 6,59% so với năm trước, chủ yếu do số lượng hợp đồng uỷ thác xuất khẩu giảm mạnh, khi các thương nhân chuyển sang mua hàng từ các kho bên ngoài với giá thấp hơn Dù gặp khó khăn, Công ty vẫn tập trung vào việc đẩy mạnh xuất khẩu và đa dạng hóa hàng hóa, đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
Trong giai đoạn 2011-2013, chi phí của Công ty đã giảm đáng kể từ 5027,80 tỷ đồng xuống còn 3425,32 tỷ đồng, tương ứng với mức giảm 28,67% trong năm 2012 và 5,33% trong năm 2013 Tuy nhiên, việc giảm chi phí này không phản ánh sự cải tiến trong sản xuất mà là hệ quả của sự sụt giảm mạnh trong hoạt động kinh doanh năm 2012, dẫn đến khó khăn trong việc thu mua nguyên liệu Ngoài ra, năm 2013, Công ty đã thực hiện hai đợt tạm trữ theo chỉ đạo của Chính phủ và Hiệp hội lương thực Việt Nam, nhưng giá mua cao đã làm gia tăng chi phí vay ngân hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của Công ty.
Sự thay đổi trong doanh thu và chi phí đã khiến lợi nhuận của Công ty giảm mạnh qua các năm, với mức giảm 18,82 tỷ đồng (63,12%) giữa năm 2011 và 2012 Đến năm 2013, Công ty không chỉ không đạt lợi nhuận mà còn bị lỗ 35,59 tỷ đồng, giảm mạnh so với năm trước Nguyên nhân chính của khoản lỗ này là chi phí mua tạm trữ cao trong khi giá xuất khẩu liên tục giảm Thêm vào đó, lượng tồn kho lớn của các mặt hàng đặc chủng từ các năm trước làm giảm chất lượng sản phẩm và giá cả, dẫn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty suy giảm đáng kể.
1.4 Vai trò của công tác tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu gạo đối với
Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long, một đơn vị xuất nhập khẩu tổng hợp, đã nỗ lực mở rộng thị trường xuất khẩu gạo ra toàn cầu, bao gồm châu Phi, châu Á, châu Âu và châu Mỹ Qua nhiều năm, công ty không chỉ đạt được hiệu quả kinh tế cao mà còn nâng cao vị thế của Việt Nam trên thị trường xuất khẩu gạo thế giới Hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng là yếu tố then chốt trong quy trình xuất khẩu, bao gồm việc chuẩn bị nguồn hàng và thanh toán, giúp công ty thực hiện các hợp đồng nhanh chóng và đúng hạn Việc thực hiện tốt các công tác này không chỉ giảm thiểu chi phí đàm phán mà còn tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo quyền lợi trong việc thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan và giải quyết tranh chấp.
1.5 Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập
Trong 4 tuần thực tập tại Công ty, tôi đã được hướng dẫn và thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
(1) Tìm hiểu tài liệu, thông tin liên quan về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long;
(2) Theo dõi và phân tích các báo cáo về tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty trong thời gian qua;
Hỗ trợ các hoạt động văn phòng và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình kinh doanh xuất nhập khẩu tại công ty.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG 2.1 Thực tế quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long
Công ty đã xuất khẩu 2000MTS gạo trắng Việt Nam, hạt dài, 25% tấm, vụ mùa 2013, theo hợp đồng P13-11-100-VNRI-043 ký với Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT LTD vào ngày 26/02/2013, với điều kiện xuất khẩu FOB và phương thức thanh toán L/C.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
2.1.1 Đăng kí hợp đồng xuất khẩu với Hiệp hội lương thực Việt Nam
Do mặt hàng xuất khẩu là gạo nên Công ty chỉ tổ chức thực hiện khi có sự đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam
Vai trò của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo đối với Công ty
Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long, với vai trò là một đơn vị xuất nhập khẩu tổng hợp, đã nỗ lực mạnh mẽ trong việc xuất khẩu gạo ra thị trường quốc tế, bao gồm châu Phi, châu Á, châu Âu và châu Mỹ Qua nhiều năm hoạt động, công ty không chỉ đạt được hiệu quả kinh tế cao mà còn nâng cao vị thế của Việt Nam trong ngành xuất khẩu gạo toàn cầu Hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo đóng vai trò then chốt, bao gồm việc chuẩn bị nguồn hàng và thanh toán, giúp công ty thực hiện hợp đồng nhanh chóng, đúng hạn và tiết kiệm chi phí Hơn nữa, việc thực hiện tốt công tác này còn tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp hiệu quả, đảm bảo quyền lợi trong việc thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan và giải quyết tranh chấp.
Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập
Trong 4 tuần thực tập tại công ty, tôi đã được hướng dẫn và tham gia vào các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
(1) Tìm hiểu tài liệu, thông tin liên quan về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long;
(2) Theo dõi và phân tích các báo cáo về tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty trong thời gian qua;
Hỗ trợ các công tác văn phòng và đề xuất các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại công ty.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG 2.1 Thực tế quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long
Công ty xuất khẩu 2000MTS gạo trắng Việt Nam, hạt dài, 25% tấm, vụ mùa 2013 cho Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT LTD theo hợp đồng P13-11-100-VNRI-043 ký ngày 26/02/2013, với điều kiện xuất khẩu FOB và phương thức thanh toán L/C.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
2.1.1 Đăng kí hợp đồng xuất khẩu với Hiệp hội lương thực Việt Nam
Do mặt hàng xuất khẩu là gạo nên Công ty chỉ tổ chức thực hiện khi có sự đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam
Sau khi ký hợp đồng với đối tác, Công ty gửi hợp đồng và giấy đăng ký hợp đồng đến Hiệp hội Lương thực Việt Nam Hiệp hội này sẽ kiểm tra các thông tin liên quan đến giá cả, nước xuất khẩu và đóng dấu xác nhận đã đăng ký vào hợp đồng Sau khi hoàn tất kiểm tra, Công ty sẽ nhận lại hợp đồng đã được đóng dấu và tiến hành thực hiện hợp đồng.
Việc đăng ký hợp đồng xuất khẩu là cần thiết để ngăn chặn tình trạng ký kết vượt quá nguồn cung, đồng thời tránh việc giao hàng lớn cùng một lúc, gây ra thiếu hụt hàng hóa trên thị trường Điều này giúp ổn định giá cả nội địa và bảo vệ lợi ích của các doanh nghiệp khác.
Làm thủ tục hải quan
Làm thủ tục thanh toán
Thuê tàu Kiểm tra hàng hóa
Quyết toán và giải quyết khiếu nại
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG 2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty CỔ PHẦN
Giục người mua mở L/C
Sau khi ký hợp đồng, Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long sẽ yêu cầu Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT LTD mở L/C để thực hiện thanh toán Tuy nhiên, L/C chỉ được chấp nhận khi ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long thông báo xác nhận, sau khi đã kiểm tra tính chân thực của L/C thông qua mã số của người phát hành.
Khi nhận được L/C từ ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long, Công ty sẽ kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết và nội dung của L/C để đảm bảo tính chính xác với hợp đồng đã ký kết Nếu các yêu cầu trong L/C không phù hợp với khả năng của Công ty, họ sẽ yêu cầu người mua điều chỉnh trước khi tiến hành giao hàng.
Nội dung kiểm tra L/C gồm:
Ngày và nơi hết hạn hiệu lực L/C: 10/07/2013
Tên và địa chỉ người mở L/C: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Người thụ hưởng: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Số tiền và loại tiền: 739.000 USD
Có giá trị thanh toán tại Ngân hàng BIDV Việt Nam
Hối phiếu trả ngay 100% giá trị hóa đơn
Người trả tiền hối phiếu: Ngân hàng BANQUE DE COMMERCE ET DE PLACEMENTS S.A
Giao hàng từng phần: được phép
Cảng bốc hàng: cảng Hồ Chí Minh
Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
Chúng tôi cung cấp 2000MTS (+/- 5%) gạo trắng hạt dài Việt Nam, với tỷ lệ tấm tối đa 25% Gạo được đóng gói trong bao PP 50kg, được dán kín một đầu bao Đơn giá là 396,5 USD/MT FOB tại Cảng TP Hồ Chí Minh.
Các loại chứng từ cần xuất trình bao gồm hợp đồng thương mại, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ, giấy giám định chất lượng và số lượng, giấy kiểm dịch thực vật, cùng với giấy chứng nhận hun trùng.
Thời gian xuất trình chứng từ: trong vòng 10 ngày sau ngày gia hàng nhưng không trễ hơn ngày hết hạn L/C
2.1.3 Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa là bước quan trọng trong quy trình kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty Để đảm bảo nguồn cung cấp, công ty tiến hành thu mua gạo thông qua hai xí nghiệp: Xí nghiệp lương thực Cái Cam và Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên.
Gạo là mặt hàng khó bảo quản và dễ bị hỏng, mốc trong điều kiện thời tiết ẩm thấp Do đó, sau khi thu mua, gạo sẽ được chuyển vào kho của Công ty để bảo quản an toàn trong thời gian chờ làm thủ tục xuất khẩu.
Công ty sẽ chuẩn bị bao bì PP 50kg được dán kín một đầu theo thỏa thuận trong hợp đồng Sau đó, bao bì sẽ được giao cho xí nghiệp chế biến và các nhà cung ứng để thực hiện đóng gói Việc đóng gói sẽ được tiến hành dưới sự giám sát của nhân viên công ty và giám định viên sau khi nhận được bao bì đạt chuẩn.
2.1.4 Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Quá trình kiểm tra chất lượng hàng hoá được tiến hành qua hai cấp: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu
Công ty thực hiện kiểm tra quy trình chuẩn bị hàng hóa tại các kho chứa, đảm bảo hàng hóa cung ứng tuân thủ quy định Nhân viên giám định từ Bureau Veritas theo dõi trực tiếp quá trình đóng gói và lấy mẫu thử để kiểm tra chất lượng Đặc biệt, mặt hàng gạo phải được khử trùng trước khi xuất khẩu để ngăn ngừa sâu bọ, và công tác này được thực hiện bởi công ty VFC.
Tại cửa khẩu, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa sau khi nhận đủ chứng từ cần thiết Nếu không có vấn đề gì, hàng hóa sẽ được cho vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu Việc kiểm tra này nhằm xác nhận kết quả kiểm tra tại cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế.
Hầu hết các đội tàu ở Việt Nam đều là tàu cũ, không còn đủ tuổi thọ để hoạt động trên biển, vì vậy phương thức xuất khẩu chủ yếu của các công ty là theo điều kiện FOB, trong đó người mua sẽ tự chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải.
Trước khi giao hàng, Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT LTD sẽ gửi thông báo biên nhận đặt chỗ cho Công ty, cung cấp các thông tin liên quan đến việc giao hàng.
Dựa trên Biên nhận Đặt chỗ, Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long đã ban hành thông báo giao hàng đến các đơn vị cung ứng thực hiện hợp đồng và đồng thời gửi thông báo cho văn phòng đại diện tại TPHCM để phối hợp thực hiện.
Nhân viên của Công ty sẽ tiến hành kiểm tra quy trình xuống hàng và vận chuyển hàng hóa từ các nhà cung cấp, đảm bảo phù hợp với thông báo giao hàng.
2.1.6 Làm thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ thực hiện khai báo hải quan bằng cách sử dụng phần mềm ECUSNK/VNACCS Họ sẽ nhập toàn bộ dữ liệu cần thiết vào phần mềm, sau đó ghi lại và in tờ khai hải quan cho hàng xuất.
Chi tiết tờ khai hải quan như sau:
Người xuất khẩu: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
Người nhập khẩu: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island
Loại hình: xuất kinh doanh
Cửa khẩu xuống hàng: Cảng Bến Nghé/ TPHCM
Nước nhập khẩu: CI- Cote Divoire ( Ivory)
Điều kiện giao hàng: FOB
Đồng tiền thanh toán: USD
Mô tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng
800 cái ( hàng đóng đồng nhất)
Sau khi gửi khai báo điện tử, cơ quan Hải Quan sẽ cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa (luồng xanh) Nhân viên giao nhận sẽ in tờ khai thành 2 bản và mang đến phòng tiếp nhận Hải quan để kiểm tra lại Nếu không có sai sót, Hải Quan sẽ đóng dấu xác nhận thông quan và chuyển hồ sơ cho bộ phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận sẽ mua tem (lệ phí Hải quan) và dán vào tờ khai; sau khi kiểm tra, Hải Quan sẽ trả lại một bản cho nhân viên giao nhận và giữ lại tờ khai đã dán tem.
- Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
Kiểm tra chất lượng hàng hoá
Quá trình kiểm tra chất lượng hàng hoá được tiến hành qua hai cấp: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu
Công ty thực hiện kiểm tra hàng hóa tại các kho chứa để đảm bảo quy trình chuẩn bị và cung ứng đúng quy định Nhân viên giám định từ Bureau Veritas theo dõi quá trình đóng gói và lấy mẫu thử để kiểm tra chất lượng sản phẩm Đặc biệt, mặt hàng gạo trước khi xuất khẩu cần được khử trùng để ngăn ngừa sâu bọ làm giảm chất lượng Công tác khử trùng trong hợp đồng này được thực hiện bởi công ty VFC.
Tại cửa khẩu, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa sau khi nhận đủ chứng từ cần thiết Nếu không phát hiện vấn đề, hàng hóa sẽ được cho vào container và kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu Việc kiểm tra này nhằm xác minh kết quả kiểm tra tại cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế.
Hầu hết các đội tàu ở Việt Nam hiện nay đều là tàu cũ, đã qua tuổi thọ sử dụng trên biển Do đó, phương thức xuất khẩu chính của các công ty là theo điều kiện FOB, trong đó người mua sẽ chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải.
Trước khi giao hàng, Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT LTD sẽ gửi thông báo biên nhận đặt chỗ cho Công ty, cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến việc giao hàng.
Dựa trên thông báo nhận đặt chỗ, Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long đã gửi thông báo giao hàng đến các đơn vị cung ứng thực hiện hợp đồng và đồng thời thông báo cho văn phòng đại diện tại TPHCM để phối hợp thực hiện.
Nhân viên của Công ty sẽ tiến hành kiểm tra quy trình xuống hàng và vận chuyển hàng hóa từ các đơn vị cung ứng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng thông báo giao hàng đã được cung cấp.
2.1.6 Làm thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ thực hiện khai báo hải quan bằng phần mềm ECUSNK/VNACCS trên trang hải quan Họ nhập toàn bộ dữ liệu cần thiết vào phần mềm, sau đó ghi lại và in tờ khai hải quan cho hàng xuất.
Chi tiết tờ khai hải quan như sau:
Người xuất khẩu: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
Người nhập khẩu: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island
Loại hình: xuất kinh doanh
Cửa khẩu xuống hàng: Cảng Bến Nghé/ TPHCM
Nước nhập khẩu: CI- Cote Divoire ( Ivory)
Điều kiện giao hàng: FOB
Đồng tiền thanh toán: USD
Mô tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng
800 cái ( hàng đóng đồng nhất)
Sau khi gửi khai báo điện tử, cơ quan Hải Quan sẽ cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa (luồng xanh) Nhân viên giao nhận in tờ khai thành 2 bản và mang đến phòng tiếp nhận Hải Quan để kiểm tra chi tiết Nếu không có sai sót, cơ quan Hải Quan sẽ đóng dấu xác nhận thông quan và chuyển hồ sơ cho bộ phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận sẽ mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai, và sau khi kiểm tra, Hải Quan sẽ trả lại một bản cho nhân viên giao nhận và giữ lại tờ khai có dán tem.
- Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
Nhân viên giao nhận nộp 01 bản tờ khai điện tử đã được xác nhận thông quan, điền số container và số seal, cùng với 01 bản sao cho nhân viên hải quan tại bộ phận thanh lý Cán bộ hải quan sẽ giám sát và đối chiếu lô hàng thực tế, ghi vào sổ và cấp “Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan” Sau khi nhận lại tờ khai hải quan đã thanh lý, quá trình thanh lý hải quan coi như đã hoàn tất và hàng hóa đã lên tàu.
Tiến hành giao hàng lên tàu gồm các bước:
- Bước 1: Mang booking receipt notice đến hãng tàu ALPS NAVIGATION
CO để xác nhận, sau đó hãng tàu cấp cho lệnh cấp Contanier rỗng, container Packing list, seal
Bước 2: Đóng tiền xếp hàng vào container tại vòng Tài vụ của cảng TPHCM, sau đó mang lệnh cấp Container rỗng đến phòng Điều độ cảng để thực hiện hạ công tại bãi đóng hàng của Công ty Khi nhận được Container, hãy ghi lại số container để đảm bảo quản lý chính xác.
Bước 3 bao gồm việc đóng hàng vào Container, được thực hiện dưới sự giám sát của giám định viên từ Công ty Bureau Veritas cùng với đại diện của cảng thành phố Hồ Chí Minh.
- Bước 4: Đóng hàng xong thì bấm seal ( mặt hàng Công ty thường được phân luồng xanh), ghi lại số seal tương ứng với container đó
- Bước 5: Đại diện Công ty và hãng tàu ký vào biên bản giám định
- Bước 6: Ghi đầy đủ các thông tin vào Container Packing list ( người bán, người mua, số booking, tên tàu, số chuyến, số container, seal, hàng hóa, số lượng )
- Bước 7: Mang Container Packing list đến Thương vụ cảng làm thủ tục nhập bãi
- Bước 8: Tiến hành thanh lý tờ khai hải quan Đến ngày giao hàng lên tàu, cảng sẽ tiến hành việc xếp hàng lên tàu
2.1.8 Làm thủ tục thanh toán
Sau khi hoàn tất giao hàng, Công ty lập tức chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán để trình cho ngân hàng yêu cầu thanh toán Bộ chứng từ này cần phải đảm bảo chính xác, phù hợp với các yêu cầu của L/C về nội dung và hình thức.
Bộ chứng từ theo hợp đồng gồm những chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại: dựa vào hóa đơn thương mại ban đầu, nhân viên chỉ cần thêm thông tin:
Ngày tàu khởi hành: 27/07/2013 vào ô tương thích trong hóa đơn rồi tiến hành in, ký và đóng dấu làm chứng từ thanh toán
Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ quan trọng nhất trong quy trình vận chuyển hàng hóa, vì nó là cơ sở để lập các chứng từ khác Trước khi nhận B/L gốc, Công ty sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho đại lý hãng tàu để tạo B/L nháp Hãng tàu sau đó gửi B/L nháp cho Công ty để kiểm tra và yêu cầu chỉnh sửa nếu cần, cho đến khi nội dung phù hợp với yêu cầu trong L/C.
Nội dung của B/L được thể hiện như sau
Người gửi hàng: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town,Tortola, Britist Virgin Island
Người nhận hàng: theo lệnh của BANQUE DE COMMERCE ET DE PLACEMENTS S.A, Swithzerland
Bên được thông báo: Grains Distributeurs Cerealiers Du Mali ( GDCM) BP
Tên tàu vận chuyển: MV MANDINIK
Cảng bốc hàng: Cảng thành phố Hồ Chí Minh
Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
Ngày và nơi cấp vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, 26/07/2013
Công ty sử dụng hình thức khai C/O điện tử trên website của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) để xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ Để hoàn tất quy trình này, công ty cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ cho việc xin cấp C/O.
C/O của Hợp đồng số P13-11-100-VNRI-043là C/O form B
Công ty cần lập giấy đề nghị hun trùng hàng hóa và gửi đến Công ty Cổ phần hun trùng Việt Nam Sau khi tàu khởi hành, công ty sẽ liên hệ với đơn vị khử trùng để yêu cầu cấp chứng thư nháp nhằm kiểm tra nội dung Sau khi đóng phí, công ty sẽ nhận được chứng thư hoàn chỉnh.
Nội dung chính của giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:
Has been treated with/ đã được xử lý bằng: Nhôm phốt phát
Place of Fumigation/ Địa điểm hun trùng: hàng hóa được hun trùng một cách hợp lệ sau khi hoàn thành bốc hàng lên tàu
Date of Fumigation/ Ngày khử trùng: 27/06/2013
Làm thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ thực hiện khai báo hải quan bằng phần mềm ECUSNK/VNACCS, nơi họ nhập toàn bộ dữ liệu cần thiết Sau khi hoàn tất, họ sẽ ghi lại và in tờ khai hải quan cho hàng xuất khẩu.
Chi tiết tờ khai hải quan như sau:
Người xuất khẩu: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
Người nhập khẩu: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island
Loại hình: xuất kinh doanh
Cửa khẩu xuống hàng: Cảng Bến Nghé/ TPHCM
Nước nhập khẩu: CI- Cote Divoire ( Ivory)
Điều kiện giao hàng: FOB
Đồng tiền thanh toán: USD
Mô tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng
800 cái ( hàng đóng đồng nhất)
Sau khi gửi khai báo điện tử, cơ quan Hải Quan sẽ cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa (luồng xanh) Nhân viên giao nhận in tờ khai thành 2 bản và mang đến phòng tiếp nhận Hải quan, nơi sẽ kiểm tra chi tiết tờ khai một lần nữa Nếu không có sai sót, Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận thông quan và chuyển hồ sơ đến bộ phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận sẽ mua tem (lệ phí Hải quan) và dán vào tờ khai; sau khi kiểm tra, Hải quan sẽ trả lại một bản cho nhân viên giao nhận và giữ lại tờ khai có dán tem.
- Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
Nhân viên giao nhận cần photo 01 bản tờ khai điện tử đã được xác nhận thông quan, điền số container và số seal, sau đó nộp 01 tờ khai gốc và 01 bản sao cho nhân viên hải quan tại bộ phận thanh lý tờ khai Cán bộ hải quan sẽ giám sát, đối chiếu thực tế lô hàng đã vào cảng, vào sổ và cấp “Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan” Sau khi nhận lại tờ khai hải quan đã thanh lý, quá trình thanh lý hải quan coi như đã hoàn tất và hàng hóa đã lên tàu.
Giao hàng
Tiến hành giao hàng lên tàu gồm các bước:
- Bước 1: Mang booking receipt notice đến hãng tàu ALPS NAVIGATION
CO để xác nhận, sau đó hãng tàu cấp cho lệnh cấp Contanier rỗng, container Packing list, seal
Để bắt đầu quy trình, bạn cần đóng tiền xếp hàng vào container tại vòng Tài vụ của cảng TPHCM Sau đó, mang lệnh cấp Container rỗng đến phòng Điều độ cảng để thực hiện hạ công tại bãi đóng hàng của Công ty Khi đã nhận được Container, hãy ghi lại số container để hoàn tất thủ tục.
Bước 3: Đóng hàng vào Container diễn ra dưới sự giám sát của giám định viên từ Công ty Bureau Veritas và đại diện cảng thành phố Hồ Chí Minh.
- Bước 4: Đóng hàng xong thì bấm seal ( mặt hàng Công ty thường được phân luồng xanh), ghi lại số seal tương ứng với container đó
- Bước 5: Đại diện Công ty và hãng tàu ký vào biên bản giám định
- Bước 6: Ghi đầy đủ các thông tin vào Container Packing list ( người bán, người mua, số booking, tên tàu, số chuyến, số container, seal, hàng hóa, số lượng )
- Bước 7: Mang Container Packing list đến Thương vụ cảng làm thủ tục nhập bãi
- Bước 8: Tiến hành thanh lý tờ khai hải quan Đến ngày giao hàng lên tàu, cảng sẽ tiến hành việc xếp hàng lên tàu.
Làm thủ tục thanh toán
Sau khi hoàn tất giao hàng, Công ty lập tức chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán để trình ngân hàng thu tiền Bộ chứng từ này cần phải chính xác và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung và hình thức của L/C.
Bộ chứng từ theo hợp đồng gồm những chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại: dựa vào hóa đơn thương mại ban đầu, nhân viên chỉ cần thêm thông tin:
Ngày tàu khởi hành: 27/07/2013 vào ô tương thích trong hóa đơn rồi tiến hành in, ký và đóng dấu làm chứng từ thanh toán
Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ quan trọng nhất trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đóng vai trò là cơ sở để lập các chứng từ khác Trước khi nhận B/L gốc, Công ty sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho đại lý hãng tàu để họ tạo B/L nháp Sau đó, hãng tàu sẽ gửi B/L nháp cho Công ty để kiểm tra và yêu cầu chỉnh sửa nếu cần, cho đến khi nội dung phù hợp với yêu cầu trong L/C.
Nội dung của B/L được thể hiện như sau
Người gửi hàng: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town,Tortola, Britist Virgin Island
Người nhận hàng: theo lệnh của BANQUE DE COMMERCE ET DE PLACEMENTS S.A, Swithzerland
Bên được thông báo: Grains Distributeurs Cerealiers Du Mali ( GDCM) BP
Tên tàu vận chuyển: MV MANDINIK
Cảng bốc hàng: Cảng thành phố Hồ Chí Minh
Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
Ngày và nơi cấp vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, 26/07/2013
Công ty áp dụng khai báo giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) điện tử thông qua website của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) và chuẩn bị bộ hồ sơ cần thiết để xin cấp C/O.
C/O của Hợp đồng số P13-11-100-VNRI-043là C/O form B
Công ty cần lập giấy đề nghị hun trùng hàng hóa và gửi đến Công ty Cổ phần hun trùng Việt Nam Sau khi tàu khởi hành, công ty sẽ liên hệ với đơn vị khử trùng để yêu cầu cấp chứng thư nháp nhằm kiểm tra nội dung Sau khi đóng phí, công ty sẽ nhận được chứng thư chính thức.
Nội dung chính của giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:
Has been treated with/ đã được xử lý bằng: Nhôm phốt phát
Place of Fumigation/ Địa điểm hun trùng: hàng hóa được hun trùng một cách hợp lệ sau khi hoàn thành bốc hàng lên tàu
Date of Fumigation/ Ngày khử trùng: 27/06/2013
Nhân viên thanh toán sẽ liên hệ với Chi cục Kiểm dịch Thực vật để xin đăng ký kiểm dịch thực vật Sau khi tàu khởi hành, Công ty sẽ chuẩn bị hồ sơ cần thiết để lấy giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
Giấy chứng nhận thực vật xác nhận rằng sản phẩm thực vật đã được kiểm tra và thử nghiệm theo quy trình phù hợp, không chứa đối tượng kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu Sản phẩm cũng đáp ứng yêu cầu kiểm dịch hiện hành của nước nhập khẩu PHONENIX COMMODITIES PVT LTD, địa chỉ Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, British Virgin Islands, là người nhập khẩu theo đúng yêu cầu của L/C.
- Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng và phiếu đóng gói hàng hóa
Giấy chứng nhận người thụ hưởng là chứng từ cần thiết cho Công ty phát hành, thể hiện toàn bộ chứng từ gửi trực tiếp đến Phoenix Commodities PVT LTD, địa chỉ 18 tầng, Sethiwan Tower, 139 Pan Road, Silom, Bangrak, Bangkok, Thái Lan, với số điện thoại +662 2667240-6 Các tài liệu này phải được gửi qua DHL trong vòng 8 ngày làm việc kể từ ngày B/L, theo đúng yêu cầu của L/C.
Theo dõi quá trình thanh toán:
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C, nhân viên thanh toán sẽ nộp bộ chứng từ tại ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long và điền phiếu xuất trình chứng từ theo mẫu ngân hàng Khi bộ chứng từ được chấp nhận, nhân viên sẽ phối hợp với phòng Kế toán để theo dõi quá trình nhận tiền Khi tiền về, phòng Kế toán sẽ liên hệ với Văn phòng đại diện tại TPHCM để tiến hành thanh lý hợp đồng.
Quyết toán công nợ và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Theo hợp đồng, nhân viên thanh toán sẽ lập bảng đề nghị thanh toán và gửi đến Phòng Kế hoạch đầu tư để xác nhận Sau khi được xác nhận, bảng đề nghị này sẽ được chuyển đến Phòng Kế toán để thực hiện thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
Tại Công ty, số lượng tranh chấp và khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là rất ít, gần như không xảy ra Khi có tranh chấp, hai bên thường tự thương lượng để giảm giá hoặc giao hàng thay thế, hiếm khi nhờ đến sự can thiệp của Trọng tài hoặc tòa án.
2.2 Nhận xét chung quy trình
Điểm mạnh
Công ty đã xây dựng uy tín và thương hiệu vững mạnh trong ngành, tạo mối quan hệ khách hàng tốt, giúp đàm phán hợp đồng thuận lợi Với nguồn cung cấp nguyên liệu xuất khẩu dồi dào và đa dạng, cùng nguồn tài chính lớn, công ty đảm bảo nguồn hàng cho các hợp đồng giá trị cao Cơ sở vật chất hiện đại và kho bãi rộng rãi đáp ứng nhu cầu gom hàng và bảo quản Công ty không ngừng mở rộng thị trường mới, nâng cao chất lượng sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác Ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên năng lực, phối hợp nhịp nhàng, là yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của công ty trong nhiều năm qua.
Điểm yếu
- Chất lượng gạo chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu của các thị trường lớn
- Thương hiệu Công ty chưa tiếp cận nhiều với khách hàng nước ngoài, thụ động trong tìm kiếm thị trường
- Số lượng nhân viên chuyên môn chưa nhiều, chưa phát huy hết công suất làm việc
Mặc dù Công ty đã nỗ lực đổi mới sản xuất, tình hình kinh doanh trong những năm qua vẫn có xu hướng giảm So với các quốc gia xuất khẩu gạo lớn như Thái Lan và Ấn Độ, Việt Nam, cũng như Công ty, vẫn gặp khó khăn do thiếu hụt thiết bị khoa học kỹ thuật hiện đại.
So sánh với lý thuyết 1 Cơ sở lý thuyết
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, theo giáo trình “Kỹ thuật Nghiệp vụ Ngoại thương” của Vũ Hữu Tửu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: xác định sản phẩm xuất khẩu, tìm kiếm thị trường, thương thảo và ký kết hợp đồng, tổ chức vận chuyển và giao hàng, cùng với việc thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết.
1 Giục mở L/C và kiểm tra L/C
2 Xin giấy phép xuất khẩu
4 Thuê tàu hoặc lưu cước
5 Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa
6 Làm thủ tục hải quan
9 Làm thủ tục thanh toán
10 Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Nhìn chung, Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty
Cổ phần XNK Vĩnh Long thực hiện quy trình xuất khẩu theo các bước lý thuyết, đảm bảo tuân thủ các bước quan trọng và cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết cho hoạt động này.
Để xin giấy phép xuất khẩu, theo quy định, Bộ Công Thương hoặc Tổng cục Hải quan sẽ cấp phép cho hàng phi mậu dịch Tuy nhiên, đối với mặt hàng gạo, việc xuất khẩu cần phải có sự đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam.
Do xuất khẩu theo điều kiện FOB nên Công ty không tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa Việc mua bảo hiểm sẽ do người mua thực hiện
Thứ tự thực hiện hợp đồng tại Công ty có những điểm khác biệt so với lý thuyết, nhưng những khác biệt này không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng.