Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này nhằm làm rõ nội dung hoạt động chứng thực, nghiên cứu hệ thống các vấn đề lý luận và quy định pháp lý liên quan Đồng thời, nó cũng phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Măng Bút, huyện Kon Plong Dựa trên những phân tích đó, bài viết đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện chính sách pháp luật của Nhà nước về chứng thực tại địa phương này.
Phương pháp nghiên cứu
3.1 Phương pháp thu thập thông tin
Trong suốt quá trình thực tập, tôi nhận thức rõ tầm quan trọng của thông tin trong việc viết báo cáo chuyên đề, vì vậy tôi đã xác định mục tiêu cụ thể để thu thập thông tin chính xác nhất Nhờ sự hỗ trợ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp, mặc dù điều kiện đi lại không thuận tiện, tôi đã nỗ lực hết mình để tích lũy kiến thức cần thiết cho việc viết bài.
Việc viết báo cáo chuyên đề yêu cầu người thực hiện phải thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau như sách vở, tài liệu và thực tiễn công việc Để đạt được hiệu quả, cần áp dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin, bao gồm điều tra, thống kê, phân tích và so sánh.
3 2 Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp nghiên cứu này sử dụng số liệu từ các báo cáo, tờ trình và đề tài nghiên cứu khoa học để tổng hợp và phân loại thông tin liên quan đến hoạt động chứng thực tại xã Măng Bút Việc này không chỉ giúp người nghiên cứu có cái nhìn tổng quát về tình hình chứng thực mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình tìm hiểu chuyên đề này.
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp tôi so sánh qua từng thời kỳ, từng năm
Để hiểu rõ nhu cầu thực tế và sự gia tăng nhanh chóng của nhu cầu chứng thực, chúng ta cần so sánh các quy định pháp luật qua từng thời kỳ Qua đó, chúng ta có thể nhận diện những điểm mới và tiến bộ trong pháp luật, đồng thời cũng chỉ ra những tồn tại chưa được khắc phục.
Dựa trên các yếu tố hiện tại, cần thực hiện đánh giá khách quan và chính xác về thực tiễn, đồng thời đưa ra những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục các hạn chế và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống của nhân dân.
Phân tích hoạt động chứng thực giúp chúng ta hiểu rõ những tác động tích cực và tiêu cực đến đời sống nhân dân, cũng như xác định nguyên nhân chủ quan và khách quan của những ảnh hưởng này.
3.5 Phương pháp điều tra khảo sát
Qua việc tìm hiểu thực tế hoạt động chứng thực tại UBND xã Măng Bút, chúng tôi đã thu thập ý kiến của người dân và cán bộ làm công tác chứng thực Điều này nhằm đánh giá khách quan về quy trình chứng thực và nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của cộng đồng Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tham khảo thêm báo cáo từ Phòng để có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này.
Tư pháp huyện Kon Plông để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn huyện Kon Plông
Lấy ý kiến từ các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực chứng thực sẽ giúp người nghiên cứu hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của chứng thực đối với đời sống của người dân.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Xã Măng Bút huyện Kon Plông, tỉnh Kon Tum
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
Khái niệm công chứng, chứng thực
1.1.1 Khái niệm công chứng, chứng thực
Căn cứ vào khoản 1 Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng được định nghĩa là hoạt động của công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng, có trách nhiệm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản Ngoài ra, công chứng cũng bao gồm việc xác nhận tính chính xác và hợp pháp của bản dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, khi mà theo quy định của pháp luật yêu cầu phải công chứng hoặc khi cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực được định nghĩa là hành động của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản chính.
1.1.2 Phân biệt về công chứng và chứng thực
Công chứng được thực hiện bởi các cơ quan bổ trợ Tư pháp như phòng công chứng và văn phòng công chứng, trong khi chứng thực do các cơ quan hành chính Nhà nước, cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp xã và huyện đảm nhận.
Chứng thực chỉ là việc xác nhận sự kiện mà không đề cập đến nội dung, trong khi công chứng đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các giao dịch này, giúp giảm thiểu rủi ro cho các bên liên quan Do đó, hoạt động công chứng có tính pháp lý cao hơn so với chứng thực.
Nội dung hoạt động chứng thực
Chứng thực có thể được thực hiện bởi các cá nhân như Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Tư pháp tại các huyện, quận, thị xã, và thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tại xã, phường, thị trấn; công chứng viên từ Phòng công chứng và Văn phòng công chứng; cũng như viên chức ngoại giao và lãnh sự từ các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, bao gồm cả những cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự (theo Khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ).
1.2.2 Đối tượng của hoạt động chứng thực
Chứng thực bao gồm việc cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính Ngoài ra, các hợp đồng và giao dịch cũng cần được chứng thực, cùng với chữ ký trong các giấy tờ, văn bản và chữ ký của người dịch.
1.2.3 Phạm vi của hoạt động chứng thực
Chứng thực: Thực hiện chứng thực về mặt hình thức của các đối tượng được chứng thực, cụ thể như sau:
Hợp đồng và giao dịch được xác lập dựa trên thời gian và địa điểm cụ thể, yêu cầu các bên tham gia có năng lực và hành vi dân sự đầy đủ Ý chí tự nguyện của các bên là yếu tố quan trọng, cùng với chữ ký hoặc dấu điểm chỉ để xác nhận sự đồng ý.
Bản sao: Chứng thực tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (sao y bản chính)
Chữ ký: Chứng thực tính xác thực của chữ ký là đúng với chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Các yếu tố pháp lý về hoạt động chứng thực
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý Ngoài ra, chữ ký và hợp đồng, giao dịch được chứng thực cũng được công nhận giá trị pháp lý.
"1 Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
2 Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
3 Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản
4 Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”
Trong quá trình chứng thực hợp đồng và giao dịch, tiếng Việt là ngôn ngữ chính được sử dụng Nếu người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt, cần phải có người phiên dịch hỗ trợ.
Người thực hiện chứng thực cần đảm bảo tính trung thực, chính xác và khách quan trong quá trình chứng thực, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý về các chứng thực của mình.
Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định pháp luật, bản chính là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, mang giá trị pháp lý và được sử dụng làm căn cứ để đối chiếu và chứng minh.
Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực từ bản chính theo quy định của nghị định này có giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong các giao dịch Trong quá trình giao dịch, các cơ quan và tổ chức không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu nếu không có dấu hiệu nghi ngờ về tính xác thực của bản sao, trong trường hợp đó, họ có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị xác nhận người yêu cầu đã thực hiện ký, đồng thời là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của văn bản.
Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã
1.5.1 Thẩm quyền chứng thực a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng nhận:
Chứng thực giấy tờ và văn bản chỉ được thực hiện bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có thể kèm theo một số từ ngữ bằng tiếng nước ngoài Ví dụ, giấy chứng nhận kết hôn giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên và địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài.
Chứng thực các giấy tờ, văn bản song ngữ như hộ chiếu và chứng chỉ tốt nghiệp từ các trường đại học liên kết với nước ngoài là cần thiết, đảm bảo thông tin được ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài Ngoài ra, việc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản cũng rất quan trọng, ngoại trừ chữ ký của người dịch Hơn nữa, chứng thực các hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản động sản như mua bán xe máy, ô tô, và tàu thuyền là một phần không thể thiếu Cuối cùng, chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai cũng cần được thực hiện đúng quy trình.
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp và góp vốn bằng quyền sử dụng đất, cũng như quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, cần phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ các trường hợp kinh doanh bất động sản theo quy định tại điểm b khoản này.
Hợp đồng cho thuê và cho thuê lại quyền sử dụng đất, cùng với quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, là các hình thức pháp lý quan trọng trong lĩnh vực bất động sản Ngoài ra, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp và hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cũng đóng vai trò thiết yếu, đặc biệt khi các bên tham gia giao dịch là tổ chức Việc nắm rõ các loại hợp đồng này giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan trong các giao dịch đất đai.
8 hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;
Văn bản thừa kế quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật dân sự.
- Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã
Việc chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã nơi có đất Đồng thời, chứng thực hợp đồng và giao dịch về nhà ở cũng phải tuân theo quy định của Luật Nhà ở.
Luật Nhà ở năm 2014 qui định;
- Theo Luật Nhà Ở năm 2014 thì:
Các bên tham gia có thể trực tiếp hoặc thông qua đại diện để thỏa thuận về các giao dịch liên quan đến nhà ở như mua bán, thuê, thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, và ủy quyền quản lý Hợp đồng về nhà ở cần được công chứng hoặc chứng thực bởi Uỷ ban nhân dân cấp huyện tại khu vực đô thị, hoặc Uỷ ban nhân dân xã tại khu vực nông thôn, trừ một số trường hợp ngoại lệ.
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở; + Thuê mua nhà ở xã hội;
+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức
Ngày 15/5/2014, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP quy định về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất Theo khoản 2 Điều 4 của Nghị định, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương để đáp ứng nhu cầu công chứng các hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất Đồng thời, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có quyền quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng tại cấp huyện, nếu tổ chức này đáp ứng yêu cầu Do đó, tại những khu vực mà tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện và có quyết định chuyển giao, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sẽ không thực hiện chứng thực các hợp đồng và giao dịch.
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2015;
Thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc
Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ cần phải được lập thành văn bản bởi người làm chứng và phải có công chứng hoặc chứng thực.
Di chúc bằng văn bản không có công chứng, chứng thực chỉ được coi là hợp pháp khi người lập di chúc minh mẫn, sáng suốt; không bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép; nội dung di chúc không trái pháp luật và đạo đức xã hội; và hình thức di chúc tuân thủ quy định của pháp luật.
Di chúc bằng miệng được coi là hợp pháp khi người lập di chúc thể hiện ý chí cuối cùng trước ít nhất hai người làm chứng, và những người này phải ghi chép, ký tên hoặc điểm chỉ ngay sau đó Trong vòng năm ngày kể từ khi di chúc miệng được thể hiện, di chúc cần phải được công chứng hoặc chứng thực Ngoài ra, cần chứng thực văn bản từ chối nhận di sản và văn bản thỏa thuận phân chia di sản, cùng với văn bản khai nhận di sản theo quy định.
1.5.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm: a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; e) Chứng thực di chúc; g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã
1.5.3 Thủ tục chứng thực a Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, mang giá trị pháp lý để sử dụng và làm cơ sở đối chiếu, chứng thực bản sao Trong một số trường hợp, người dân có thể được cấp lại bản chính khi bản chính lần đầu bị mất hoặc hư hỏng, chẳng hạn như giấy khai sinh được cấp lại hoặc đăng ký lại Những bản chính cấp lại này sẽ thay thế cho bản chính lần đầu, và do đó, bản chính dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm cả các bản chính được cấp lại.
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là tài liệu được tạo ra dưới dạng bản chụp, bản in, bản đánh máy, hoặc viết tay, với nội dung đầy đủ và chính xác giống như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sao từ bản chính là trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015 Nghị định này quy định về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, và hợp đồng, giao dịch Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính để xác nhận tính chính xác của bản sao.
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ MĂNG BÚT, HUYỆN KON PLÔNG, TỈNH KON TUM
Khái quát về xã Măng Bút
2.1.1 Đặc điểm về địa lý
Xã Măng Bút, thuộc huyện Kon Plông tỉnh Kon Tum, có diện tích tự nhiên 18.835 ha và dân số khoảng 4.036 người, với 1.195 hộ dân Đặc biệt, 98% dân số ở đây là người dân tộc thiểu số.
Phía Đông giáp với xã Đắk Ring
Phía Tây giáp với xã Đắk Kôi, huyện Kon Rẫy
Phía Nam giáp với xã Đắk Tăng
Phía Bắc giáp với xã Ngọc yêu, huyện Tu Mơ Rông
Xã Măng Bút, nằm cách trung tâm huyện Kon Plông 46 km, là một vùng sâu, vùng xa với điều kiện tự nhiên khắc nghiệt nhưng có nhiều tiềm năng về đất đai và khoáng sản Với hệ thống giao thông ngày càng hoàn thiện, xã trở thành điểm giao thương quan trọng giữa các xã vùng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu văn hóa và tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật, từ đó thúc đẩy phát triển kinh tế Được thành lập từ năm 1985, xã Măng Bút được chia thành 12 thôn với 23 làng, bản, nơi có mật độ dân cư thưa và đời sống chủ yếu dựa vào nông, lâm nghiệp, công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ thương mại Trong những năm qua, kinh tế xã đã có sự tăng trưởng đáng kể, chuyển dịch cơ cấu cây trồng và cơ cấu kinh tế xã hội theo hướng tích cực.
Năm 2019, Đảng bộ xã Măng Bút có 18 chi bộ với tổng cộng 241 đảng viên, trong đó có 37 đảng viên nữ Có 8 đảng viên được miễn sinh hoạt, bao gồm 3 đảng viên là cán bộ nghỉ hưu, chiếm 1,2% tổng số đảng viên Ngoài ra, có 33 đảng viên được tặng Huy hiệu Đảng với thâm niên từ 30 đến 60 năm Đặc biệt, 18 đảng viên đang công tác tại các cơ quan và doanh nghiệp vẫn duy trì mối liên hệ với cấp ủy nơi cư trú theo Quy định 76 của Bộ Chính trị.
Cơ cấu kinh tế của xã đang chuyển dịch từ nông nghiệp sang công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và thương mại dịch vụ, với tỷ lệ nông nghiệp chiếm 72%, công nghiệp 10% và thương mại, dịch vụ 18% Hằng năm, giá trị sản xuất và chỉ tiêu thu ngân sách của các ngành đều tăng trưởng mạnh mẽ, vượt kế hoạch đề ra.
Công tác an ninh trật tự và an toàn xã hội tại xã luôn được duy trì vững chắc Đội ngũ cán bộ chủ chốt bao gồm Bí thư, Phó Bí thư, Thường trực Đảng ủy, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, cũng như Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và các hội đoàn thể như Hội Cựu Chiến binh, Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, và Bí thư Đoàn thanh niên, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định và phát triển của cộng đồng.
2.1.2 Nhiệm vụ của UBND Xã Măng Bút
Quản lý kinh tế bao gồm nhiều lĩnh vực như nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính và địa chính Nó cũng đảm nhiệm việc quản lý các trường học, chợ, giao thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác.
Để đảm bảo an ninh chính trị và kinh tế xã hội tại địa bàn xã, cần thực hiện tuyên truyền và giáo dục pháp luật, đồng thời kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên cùng Nghị quyết của HĐND xã Việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức và đầu tư xây dựng tủ sách pháp luật là rất quan trọng để tăng cường an ninh quốc phòng và phát triển các tổ chức kinh tế, xã hội.
Để duy trì trật tự an ninh xã hội và bảo đảm an ninh chính trị, cần thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân Đồng thời, quản lý hộ khẩu, hộ tịch tại địa phương và giám sát việc cư trú của công dân cũng như di chuyển của người nước ngoài là rất quan trọng.
Phòng, chống thiên tai và bảo vệ tài sản của Nhà nước và tổ chức xã hội là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền lợi của công dân Đồng thời, cần tích cực chống buôn lậu, ma túy, tham nhũng và bài trừ mê tín dị đoan trong cộng đồng.
Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địa phương
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Măng Bút
Theo luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, tại kỳ họp thứ nhất của HĐND xã Măng Bút khóa XIV nhiệm kỳ 2016 – 2021, các thành viên lãnh đạo UBND xã đã được bầu gồm: Chủ tịch UBND xã Nguyễn Ngọc Xuân, Phó chủ tịch phụ trách kinh tế A Dân, Phó chủ tịch phụ trách văn hóa A Vinh, Trưởng Công an Đinh Công Thao, và Chỉ huy trưởng Quân sự A Huy.
Cán bộ, công chức hỗ trợ UBND xã bao gồm 2 công chức Văn phòng Ủy ban, 2 kế toán tài chính - ngân sách, 2 công chức địa chính - xây dựng, 2 công chức địa chính lâm nghiệp - giao thông thuỷ lợi, và 2 công chức tư pháp.
- Hộ tịch, Tư pháp tuyên truyền, 2 công chức văn hoá xã hội, công chức chính sách việc làm, và một số cán bộ nhân viên hợp đồng
Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân được quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu quyết tán thành
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;
Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách hàng năm, quyết toán ngân sách và quỹ dự trữ của địa phương sẽ được trình lên Hội đồng nhân dân để quyết định.
- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
Hội đồng nhân dân đã triển khai các biện pháp thực hiện nghị quyết liên quan đến kinh tế - xã hội, đồng thời xem xét và thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình lên Hội đồng nhân dân.
Đề án thành lập mới, sáp nhập và giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân, cùng với việc thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành chính tại địa phương, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội.
Sơ đồ Tổ chức của UBND xã cụ thể như sau
Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Măng Bút
PCT UBND xã Phụ trách KT
PCT UBND xã Phụ trách VH-XH
Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế - xã hội, góp phần thúc đẩy nền kinh tế và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và kinh tế của cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước.
Nghị Định 23/2015/NĐ-CP được ban hành nhằm thể hiện quyết tâm cải cách hành chính, đáp ứng nhu cầu của người dân trong việc cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính.
2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
UBND Xã Măng Bút là cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện cấp bản sao giấy tờ hộ tịch theo quy định pháp luật Việc lưu trữ sổ hộ tịch được tổ chức ở cấp huyện và xã, và khi nhận yêu cầu cấp bản sao, UBND phải thực hiện trong ngày Tuy nhiên, có lúc Chủ tịch và Phó Chủ tịch xã bận họp, dẫn đến việc không thể ký giấy tờ ngay, khiến người dân phải chờ đến ngày hôm sau Đội ngũ cán bộ Tư pháp xã gồm hai người, trong đó một người đang học nâng cao, nên đôi khi không đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhân dân Đối với yêu cầu qua bưu điện, UBND cam kết gửi bản sao trong ba ngày làm việc, và thực tế cho thấy việc này được thực hiện đúng hạn.
Năm Cấp bản sao Khai sinh Khai tử
2015 42 trường hợp 40 trường hợp 02trường hợp
2016 45 trường hợp 40 trường hợp 05 trường hợp
2017 70 trường hợp 68 trường hợp 02 trường hợp
2018 65 trường hợp 65 trường hợp 0 trường hợp
2019 25 trường hợp 24 trường hợp 01 trường hợp
Ban tư pháp xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc một cách chặt chẽ và nghiêm túc, tuân thủ đúng quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân.
Bên cạnh đó còn tồn tại một số hạn chế đó là:
Việc cấp bản sao từ sổ gốc tại xã gặp nhiều khó khăn do công tác lưu trữ chưa được thực hiện hiệu quả Một số giấy tờ cá nhân chưa được vào số sổ gốc, nguyên nhân là do đội ngũ làm công tác tư pháp hộ tịch trước đây chưa được đào tạo bài bản, dẫn đến việc đánh số và ghi vào sổ còn nhiều sai sót.
Người dân tộc thiểu số tại xã gặp khó khăn trong việc quản lý và bảo quản giấy tờ tùy thân do trình độ nhận thức còn hạn chế Điều này dẫn đến những trở ngại khi họ cần cấp bản sao các giấy tờ gốc bị mất hoặc hư hỏng, ảnh hưởng đến quá trình tìm kiếm tài liệu từ sổ gốc.
2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định pháp luật, UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng Việt và văn bản song ngữ.
Năm Thục hiện chứng thực
Tại UBND Xã Măng Bút, công tác chứng thực được thực hiện trung thực, khách quan và chính xác, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dân Tuy nhiên, việc chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP gặp khó khăn do thiếu hướng dẫn cụ thể Dù đã có dấu khắc cho lời chứng, quy trình chứng thực vẫn cần cải thiện để nhanh chóng và hiệu quả hơn Theo quy định, yêu cầu chứng thực phải được thực hiện ngay trong buổi làm việc, nhưng vẫn có trường hợp phải để lại sang ngày hôm sau do Chủ Tịch hoặc Phó Chủ Tịch đi công tác hoặc họp Điều này không đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Theo quy định pháp luật, cán bộ tiếp dân cần mang thẻ cán bộ, nhưng tại UBND Xã Măng Bút, điều này chưa được thực hiện tốt Cán bộ tư pháp hộ tịch không mang thẻ khi tiếp dân, vi phạm quy định Ngoài ra, việc chứng thực bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo cũng không được thực hiện, do đội ngũ cán bộ tư pháp tại UBND Xã Măng Bút còn thiếu.
Ngày nay, việc phát hiện các văn bản giả mạo ngày càng trở nên khó khăn do tính tinh vi của chúng, dẫn đến việc chứng thực các giấy tờ giả mạo Điều này không thể hoàn toàn đổ lỗi cho cán bộ tư pháp, vì giấy tờ giả mạo khó nhận biết bằng mắt thường Công tác chứng thực bản sao từ bản chính đang gia tăng về số lượng yêu cầu với đa dạng các loại giấy tờ Cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực và chính xác trong công việc của mình Đồng thời, cán bộ tư pháp hộ tịch còn phải đảm nhiệm tới 15 công việc khác nhau theo Nghị Định 23/2015/NĐ-CP, sửa đổi từ Nghị định 79/2007/NĐ-CP.
Cán bộ tư pháp đang phải gánh thêm nhiệm vụ chứng thực, gây áp lực lớn cho họ Tuy nhiên, tại UBND Xã Măng Bút, công tác chứng thực vẫn được thực hiện đúng quy định và kịp thời, điều này cần được ghi nhận và khen ngợi.
2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là quy trình mà công dân yêu cầu cơ quan tư pháp xác nhận chữ ký của họ trên các văn bản, giấy tờ Tại UBND Xã Măng Bút, cán bộ Tư pháp thực hiện công việc này theo đúng quy định pháp luật Khi đến yêu cầu chứng thực, cá nhân cần xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân và văn bản cần ký Người yêu cầu phải ký trước mặt cán bộ chứng thực, và cán bộ sẽ ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm chứng thực cùng số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu Hiện tại, chưa có trường hợp chứng thực chữ ký của người nước ngoài tại Xã Măng Bút.
Từ năm 2016 đến 2019, xã Măng Bút đã thực hiện chứng thực chữ ký cho 04 trường hợp, trong đó năm 2016 có 02 trường hợp, năm 2017 có 01 trường hợp và năm 2018 có 01 trường hợp.
Tại UBND Xã Măng Bút, chứng thực được thực hiện đúng thời hạn, với yêu cầu được tiếp nhận và xử lý ngay trong ngày Nếu cần xác minh nhân thân, cán bộ Tư pháp sẽ hẹn lại thời hạn nhưng không quá ba ngày làm việc Trong trường hợp người yêu cầu không thể ký tên, sẽ thực hiện chứng thực điểm chỉ Đối với những người già yếu, bệnh tật hoặc phụ nữ mới sinh không thể đến trụ sở, UBND Xã Măng Bút sẽ có biện pháp hỗ trợ phù hợp.
Cán bộ tư pháp thị trấn sẽ trực tiếp đến địa chỉ của người yêu cầu để thực hiện công tác chứng thực chữ ký, đảm bảo quy trình này được tiến hành một cách nghiêm túc và khách quan trên địa bàn thị trấn.
Đánh giá chung về hoạt động chứng thực tại xã Măng Bút
Cán bộ Tư pháp UBND Xã Măng Bút làm việc với tinh thần trách nhiệm cao và sự nhiệt tình Lãnh đạo UBND xã luôn tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ Tư pháp hoàn thành nhiệm vụ Nhờ vào công tác tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật hiệu quả, người dân tại Măng Bút nhanh chóng nắm bắt được các quy định mới của pháp luật.
- Lãnh đạo UBND Xã Măng Bút luôn nắm bắt kịp thời những tâm tư nguyên vọng của nhân dân
Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 79/2007/NĐ-CP, thể hiện tinh thần cải cách hành chính trong lĩnh vực tư pháp và đáp ứng nhu cầu cấp thiết về bản sao của người dân tại xã, phường, thị trấn Theo quy định mới, người yêu cầu chứng thực có thể đến bất kỳ trụ sở UBND cấp xã nào trên toàn quốc để yêu cầu chứng thực bản sao và chữ ký Nghị định đã xóa bỏ sự lệ thuộc vào hộ khẩu trong hoạt động chứng thực, cho phép người dân yêu cầu cấp lại bản sao từ cơ quan lưu trữ sổ gốc Việc xuất trình giấy tờ được đơn giản hóa, thời gian giải quyết chứng thực được rút ngắn, và người dân có thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc hoặc chứng thực bản sao qua đường bưu điện mà không cần đến trực tiếp cơ quan tổ chức Hơn nữa, việc phân cấp thẩm quyền đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong các giao dịch, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của họ.
Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc công chứng bản sao và chữ ký văn bản tiếng Việt được thực hiện tại cấp xã Trong những năm qua, công tác chứng thực đã được các cấp uỷ Đảng và chính quyền quan tâm, tuy nhiên vẫn còn một số sai sót như việc ghi thông tin chưa đầy đủ trong hợp đồng, không ký tắt vào từng trang, hồ sơ lưu trữ thiếu sót và việc mở sổ sách theo dõi hoạt động chứng thực còn tuỳ tiện.
Nguyên nhân chính dẫn đến những yếu kém trong công tác chứng thực bao gồm việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và trình ký chứng thực hợp đồng còn sơ sài và thiếu nghiêm túc, khiến nhiều hợp đồng không được ghi vào sổ và lưu trữ theo quy định Năng lực và trình độ của một số cán bộ làm công tác chứng thực còn hạn chế, cùng với việc họ đôi khi bỏ qua thủ tục pháp luật do mối quan hệ cá nhân Thêm vào đó, một số trường hợp mặc dù có hiểu biết về pháp luật nhưng do chủ quan hoặc bị áp lực từ những người có thẩm quyền cũng dẫn đến sai sót trong quy trình.
Những sai sót trong hoạt động đã dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm việc phát sinh tranh chấp hợp đồng mà không có căn cứ rõ ràng, gây khó khăn trong việc giải quyết.
29 trường hợp xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, mất ổn định tại địa phương
Lãnh đạo xã đôi khi bận rộn với các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất, cũng như giải quyết những công việc phát sinh, dẫn đến việc chưa thực hiện tốt công tác giải quyết hành chính, khiến người dân phải chờ đợi lâu.
Hiện nay, bộ phận Tư pháp tại các xã, thị trấn chưa được trang bị đầy đủ công cụ hỗ trợ để phát hiện giấy tờ giả mạo Việc chứng thực bản sao chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và kỹ năng của cán bộ Tư pháp, mà chưa áp dụng công nghệ vi tính hóa.
Bộ phận tư pháp của UBND xã chỉ có 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch, trong khi khối lượng công việc chuyên môn ngày càng tăng do nhu cầu xin việc làm và chứng thực các loại văn bản của người dân tăng cao Mặc dù vẫn đảm bảo giải quyết hồ sơ trong ngày làm việc, nhưng đôi khi người dân vẫn phải chờ đợi lâu.
2.4 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực tại ủy ban nhân xã măng bút
Qua quá trình tham khảo hoạt động thực tế tại UBND xã nơi tôi thực tập, bên cạnh những mặt tích cực, pháp luật về chứng thực còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp Những vấn đề này cần được khắc phục sớm nhằm nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, góp phần vào cải cách hành chính và tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi cho người dân thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong thời kỳ hội nhập hiện nay Dưới đây là một số kiến nghị của tôi.
- Về chứng thực bản sao:
Hiện nay, quy định về chứng thực bản sao còn thiếu rõ ràng, dẫn đến việc áp dụng tùy tiện, đặc biệt là với bản sao từ bản chính hết hiệu lực pháp luật và “phó bản”, gây ra sự không thống nhất giữa các cơ quan Ngoài ra, chưa có quy định cụ thể về việc cần hợp pháp hóa lãnh sự đối với bản chính do cơ quan nước ngoài cấp hay yêu cầu dịch sang tiếng Việt trước khi chứng thực bản sao Tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực ngày càng phổ biến, gây phiền hà cho người dân và lãng phí cho xã hội Mặc dù Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rằng cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, nhưng thực tế vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết.
Quy định hiện tại không hiệu quả do các cơ quan, tổ chức không tự nguyện áp dụng, vì vậy cần có quy định chặt chẽ hơn Cụ thể, cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự đối chiếu bản sao với bản chính mà không yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, trừ khi bản sao được gửi qua hệ thống bưu chính, nhằm khắc phục tình trạng này.
- Về chứng thực chữ ký:
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định rõ các trường hợp không được chứng thực chữ ký, nhưng hướng dẫn thực hiện vẫn chưa cụ thể, gây khó khăn cho người dân khi làm thủ tục Đặc biệt, khi người yêu cầu chứng thực không nhận thức được hành vi của mình, cán bộ chứng thực lại thiếu phương tiện để xác định tình trạng này, dẫn đến việc không thể từ chối chứng thực Để khắc phục tình trạng trên, cần quy định rõ ràng các trường hợp không được chứng thực chữ ký, nhằm hạn chế lạm dụng và tạo thuận lợi cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ.
- Về chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Việc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng và giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro do cán bộ chứng thực chưa được đào tạo chuyên sâu về luật Hơn nữa, họ còn bị phân tán bởi các công việc quản lý nhà nước, trong khi hợp đồng, đặc biệt là liên quan đến bất động sản, thường phức tạp và có giá trị lớn, dễ dẫn đến tranh chấp Do đó, cần thiết phải quy định rõ ràng về trình tự, thủ tục chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực, tách biệt với công chứng, nhằm đảm bảo quyền tự định đoạt và trách nhiệm của người dân đối với quyền lợi hợp pháp của mình.
2.5 Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Măng Bút
Khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP được thực hiện tại UBND Xã Măng Bút, công việc của cán bộ Tư pháp trở nên quá tải, dẫn đến khó khăn trong việc nhận diện văn bản và giấy tờ giả mạo hay cấp sai thẩm quyền Để giải quyết vấn đề này, cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, nhằm đảm bảo việc lưu trữ và kiểm tra dữ liệu diễn ra nhanh chóng, an toàn và khoa học.
Để nâng cao hiệu quả chứng thực và đáp ứng nhu cầu của nhân dân, cần thực hiện các giải pháp nhằm bảo đảm tính an toàn pháp lý trong giao dịch của tổ chức và cá nhân.