T ÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Quản lý dân cư là một lĩnh vực quan trọng trong nền hành chính của mọi quốc gia, nhằm đảm bảo thông tin chính xác về đặc điểm nhân thân của công dân Tại Việt Nam, đăng ký và quản lý hộ tịch là khâu trung tâm trong hoạt động này, mang lại sự tiện lợi và kịp thời cho người dân Việc này không chỉ thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với công dân mà còn giúp cá nhân thực hiện các quyền cơ bản như đăng ký khai sinh, có quốc tịch, kết hôn và nuôi con nuôi Công tác quản lý hộ tịch đóng vai trò thiết yếu trong quá trình phát triển xã hội.
Xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum, là một xã miền núi đang gặp nhiều khó khăn trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch Việc nghiên cứu các quy định pháp luật hiện hành về đăng ký hộ tịch và đánh giá thực tiễn thực hiện tại địa phương là cần thiết để đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này Do đó, tôi đã chọn đề tài “Đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã – Thực tiễn tại xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum” cho báo cáo thực tập của mình.
M ỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Đề tài này nhằm làm rõ các quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã, giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin Việc đăng ký và quản lý hộ tịch cấp xã là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý dân cư Bên cạnh đó, bài viết cũng chỉ ra những hạn chế trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đặc biệt tại xã Rờ Kơi, từ đó đưa ra các giải pháp, đề xuất và kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả công tác này.
Đ ỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đề tài nghiên cứu tập trung vào việc phân tích các quy định pháp luật Việt Nam liên quan đến đăng ký hộ tịch tại Ủy ban Nhân dân cấp xã Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng đánh giá thực trạng của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại các xã trên địa bàn.
Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, Tỉnh Kon Tum
Hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch diễn ra ở nhiều cấp, nhưng bài viết chỉ tập trung vào nghiên cứu các cơ sở lý luận, vấn đề chung và quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về đăng ký và quản lý hộ tịch tại UBND cấp xã Đồng thời, bài viết cũng sẽ đánh giá thực trạng đăng ký hộ tịch tại xã Rờ Kơi, huyện.
Sa Thầy, tỉnh Kon Tum trong năm 2018.
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã áp dụng nhiều phương pháp như so sánh, phân tích tổng hợp, diễn dịch và phân tích luật viết Ngoài ra, tác giả còn thực hiện sưu tầm tài liệu và sử dụng phương pháp thống kê, kết hợp lý luận với thực tiễn để giải quyết các vấn đề trong báo cáo.
B Ố CỤC
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã
Chương 2: Thực trạng đăng ký hộ tịch tại UBND xã Rờ Kơi, Huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả đăng ký hộ tịch tại UBND xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TẠI UBND CẤP XÃ
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH
1.1.1 Khái niệm hộ tịch, đăng ký hộ tịch a Khái niệm về hộ tịch
Từ "hộ tịch" là một từ ghép thuộc nhóm danh từ trong ngôn ngữ học Khi phân tích các từ đơn, các từ điển tiếng Việt hiện nay đều có sự thống nhất trong cách hiểu về nghĩa của từng thành phần trong từ này.
"Hộ" là danh từ có nhiều nghĩa, trong đó nổi bật là "dân cư" hoặc "nhà ở", được hiểu như một đơn vị quản lý dân số gồm những người sống chung Tương tự, "tịch" có nghĩa là "sổ sách" hoặc "sổ đăng ký quan hệ lệ thuộc" Khi kết hợp hai từ này, "hộ tịch" được định nghĩa qua nhiều cách khác nhau trong các từ điển Hán – Việt, như: i) là quyển sổ của Chính phủ ghi chép số lượng, nghề nghiệp và tịch quán của từng người; ii) là các sự kiện trong đời sống của một người được pháp luật quản lý theo đơn vị hộ; iii) là sổ ghi chép tên tuổi, quê quán, nghề nghiệp của mọi người trong địa phương; iv) là sổ đăng ký cư dân theo đơn vị hộ của cơ quan chính quyền; v) là các sự kiện trong đời sống thuộc sự quản lý của pháp luật; vi) là quyền cư trú được chính quyền công nhận cho những người sống chung trong một hộ, do chính quyền cấp để xuất trình khi cần.
Như vậy, nghĩa của từ “hộ tịch” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau
Dưới góc nhìn pháp lý, các nhà xây dựng pháp luật đã sử dụng khái niệm đăng ký hộ tịch như một thuật ngữ chuyên ngành Bộ luật dân sự năm 2015 không đưa ra định nghĩa về đăng ký hộ tịch, tuy nhiên, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2015 của Chính phủ đã cung cấp định nghĩa về hộ tịch Định nghĩa này cũng được ghi nhận trong Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015, trong đó Điều 1 quy định rõ ràng về các quy định liên quan đến đăng ký và quản lý hộ tịch.
Luật Hộ tịch quy định về các vấn đề liên quan đến đăng ký khai sinh, kết hôn, và quản lý Sổ hộ tịch trong giai đoạn chuyển tiếp, khi cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và quốc gia về dân cư chưa hoạt động thống nhất Điều này bao gồm việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định cha mẹ, và trẻ em sinh ra do mang thai hộ Ngoài ra, luật cũng quy định về việc khai sinh, kết hôn, nhận cha mẹ, con, và khai tử tại khu vực biên giới, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, và đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài Đặc biệt, việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và ghi vào Sổ hộ tịch các trường hợp kết hôn, ly hôn đã được giải quyết tại cơ quan nước ngoài cũng rất quan trọng Cuối cùng, luật đề cập đến việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử và bố trí công chức tư pháp - hộ tịch làm công tác hộ tịch chuyên trách.
Theo Bộ luật Dân sự năm 1995, Điều 54 quy định rằng đăng ký hộ tịch là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận các sự kiện như sinh, tử, kết hôn, ly hôn, giám hộ, nuôi con nuôi, thay đổi họ tên, quốc tịch, xác định dân tộc, và cải chính hộ tịch Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ cũng tiếp tục khẳng định khái niệm này, nhấn mạnh vai trò của cơ quan Nhà nước trong việc thực hiện đăng ký hộ tịch.
Xác nhận các sự kiện như sinh, kết hôn, tử, nuôi con nuôi, giám hộ, nhận cha mẹ, con, thay đổi họ tên và chữ đệm là rất quan trọng Ngoài ra, cải chính họ tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh, xác định lại dân tộc cũng cần được thực hiện Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn và đăng ký lại các sự kiện sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi là những thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân.
Theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, việc ghi vào sổ đăng ký hộ tịch bao gồm các trường hợp như ly hôn, xác định quan hệ cha, mẹ, con, thay đổi quốc tịch, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, hủy hôn nhân trái pháp luật, và hạn chế quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên, cùng với những sự kiện khác theo quy định của pháp luật.
Bộ luật Dân sự năm 2015 không quy định khái niệm về đăng ký hộ tịch, mà tách riêng theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ Trước đó, Nghị định 158/2005/NĐ-CP đã sử dụng phương pháp liệt kê chi tiết các sự kiện hộ tịch, dẫn đến việc Điều Khoản trở nên dài dòng Khái niệm về đăng ký hộ tịch tiếp tục được ghi nhận lại trong Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
158/2005/NĐ-CP Khái niệm về đăng ký hộ tịch ở Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được trình bày ngắn gọn, đầy đủ ý hơn ở Nghị định số 158/2005/NĐ-CP
Nghị định số 123/2015/NĐ-CP đã thay thế một số quy định trong Nghị định số 158/2005/NĐ-CP liên quan đến các sự kiện hộ tịch như thay đổi họ, tên, chữ đệm; cải chính thông tin cá nhân; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn; và đăng ký lại các sự kiện sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi Cụm từ "thay đổi, cải chính bổ sung, điều chỉnh hộ tịch" được sử dụng để mô tả các quy trình này.
Nghị định số 123/NĐ-CP đã bổ sung quy định về việc "đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi và trẻ em chưa xác định được cha mẹ", điều này phản ánh sự quan tâm đến những vấn đề xã hội hiện nay Việc nhiều trẻ em sinh ra không xác định được cha mẹ là thực tế đáng lưu ý Quy định mới trong nghị định này không chỉ mang ý nghĩa lớn lao mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho những cá nhân này tham gia vào các mối quan hệ gia đình và xã hội Đồng thời, Nghị định 123/2015/NĐ-CP cũng phân biệt rõ ràng hai nhóm hành vi trong đăng ký hộ tịch.
Hành vi xác nhận các sự kiện như sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi, giám hộ, và thay đổi hộ tịch là trách nhiệm của cơ quan đăng ký hộ tịch Các sự kiện này được xác nhận thông qua việc đăng ký vào sổ chuyên dụng và cấp giấy chứng nhận tương ứng, như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, và Giấy báo tử Sự xác nhận này tạo ra hiệu lực pháp lý cho các sự kiện đã được đăng ký, và chỉ sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, các sự kiện mới có thể phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của cá nhân.
Hành vi ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện như ly hôn, xác định cha mẹ con, thay đổi quốc tịch, hủy kết hôn trái pháp luật và chấm dứt nuôi con nuôi chỉ dựa vào quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, như bản án hoặc quyết định ly hôn của Tòa án Điều quan trọng là hành vi ghi vào sổ hộ tịch không tạo ra hiệu lực pháp lý, vì hiệu lực này đã được xác lập ngay từ khi cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định, làm căn cứ cho việc ghi vào sổ hộ tịch.
Đăng ký hộ tịch là quá trình mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận và ghi nhận các sự kiện hộ tịch của cá nhân Việc này tạo ra cơ sở pháp lý cho Nhà nước bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, đồng thời thực hiện quản lý dân cư hiệu quả.
1 Khoản 2 Điều 3 Luật Hộ tịch 2014
Hệ thống quản lý hộ tịch ở Việt Nam hiện nay được tổ chức theo nguyên tắc kết hợp giữa quản lý theo ngành và theo lãnh thổ Mỗi cơ quan quản lý có thẩm quyền chung tương ứng với một cơ quan chuyên ngành cùng cấp, nhằm hỗ trợ thực hiện quản lý hộ tịch Quản lý hộ tịch là một phần quan trọng trong quản lý Nhà nước về hành chính tư pháp, với các cơ quan có thẩm quyền như Chính phủ, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, và các cấp ủy ban nhân dân Nhiệm vụ này không chỉ theo dõi tình hình hộ tịch mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời đóng góp vào việc xây dựng chính sách liên quan đến kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và kế hoạch hóa gia đình.
1.1.2 Nguyên tắc đăng ký và quản lý hộ tịch
Việc đăng ký hộ tịch cần tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 5 của Luật Hộ tịch 2014 Theo đó, công tác này phải đảm bảo các nguyên tắc nhất định để thực hiện đúng quy định pháp luật.
1 Tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân
QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH
1.2.1 Khái niệm đăng ký khai sinh Đăng ký khai sinh là đăng ký sự kiện sinh cho đứa trẻ mới sinh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền Phải được tiến hành trong thời hạn luật định kể từ ngày đứa trẻ được sinh ra
1.2.2 Thẩm quyền đăng ký khai sinh a Nội dung đăng ký khai sinh Đăng ký khai sinh là biện pháp đầu tiên của quản lý hành chính nhà nước trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch Thông qua quản lý hành chính trong lĩnh vực đăng ký khai sinh đã giúp cho Nhà nước theo dõi được sự biến động tự nhiên của dân số, từ đó, đề ra các chính sách phát triển kinh tế - xã hội trên phạm vi cả nước cũng như trong từng địa phương; mặt khác đăng ký khai sinh một cách đầy đủ, chính xác là bảo vệ quyền của trẻ em được đăng ký khai sinh ngay từ khi sinh ra theo quy định của pháp luật và phù hợp với thông lệ quốc tế
Theo Điều 14 của Luật Hộ tịch năm 2014, nội dung đăng ký khai sinh bao gồm thông tin của người được đăng ký như họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quê quán, dân tộc và quốc tịch Ngoài ra, cần có thông tin về cha mẹ của người đăng ký, bao gồm họ, chữ đệm, tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch và nơi cư trú Bên cạnh đó, số định danh cá nhân của người được đăng ký cũng phải được ghi rõ Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, nội dung khai sinh được xác định dựa trên quy định tại Điều 14 của Luật Hộ tịch và các quy định liên quan.
Tên, chữ đệm và dân tộc của trẻ em được quyết định dựa trên thỏa thuận giữa cha và mẹ, theo quy định của pháp luật dân sự, và được ghi trong Tờ khai đăng ký khai sinh Nếu cha mẹ không đạt được thỏa thuận, thì việc xác định sẽ dựa vào tập quán địa phương.
- Quốc tịch của trẻ em được xác định theo quy định của pháp luật về quốc tịch;
Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh sẽ được cấp ngay khi thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh Quy trình cấp số định danh cá nhân tuân thủ theo Luật Căn cước công dân và Nghị định hướng dẫn thi hành, đảm bảo sự đồng bộ với Luật Hộ tịch và các quy định liên quan.
Ngày, tháng, năm sinh của trẻ em được xác định theo Dương lịch, trong khi nơi sinh và giới tính được ghi trên Giấy chứng sinh do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp Nếu không có Giấy chứng sinh, thông tin sẽ được xác định theo giấy tờ thay thế theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
Trẻ em sinh tại cơ sở y tế cần ghi rõ tên cơ sở y tế cùng với tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi cơ sở đó tọa lạc Đối với trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế, cần ghi rõ tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi trẻ em được sinh ra.
Quê quán của người được đăng ký khai sinh được xác định theo Khoản 8 Điều 4 của Luật Hộ tịch 2014 Theo Điều 15 của Luật này, trách nhiệm đăng ký khai sinh được quy định rõ ràng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân trong việc thực hiện thủ tục đăng ký.
Trong vòng 60 ngày kể từ khi trẻ ra đời, cha hoặc mẹ phải thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con Nếu cha hoặc mẹ không thể thực hiện, ông bà, người thân hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ cũng có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ.
Công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra và đôn đốc việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trong khu vực theo thời hạn quy định Trong những trường hợp cần thiết, họ sẽ thực hiện việc đăng ký khai sinh lưu động.
1.2.3 Thủ tục đăng ký khai sinh 3
Để đăng ký khai sinh, người đi đăng ký cần nộp Giấy chứng sinh theo mẫu quy định và xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ trẻ em, nếu họ đã đăng ký kết hôn.
Giấy chứng sinh được cấp bởi cơ sở y tế nơi trẻ em được sinh ra; nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, Giấy chứng sinh sẽ được thay thế bằng văn bản xác nhận của người làm chứng Trong trường hợp không có người làm chứng, người đi khai sinh cần phải lập giấy cam đoan xác nhận việc sinh là có thật.
Nếu cán bộ Tư pháp hộ tịch đã nắm rõ thông tin về quan hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, việc yêu cầu xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn sẽ không cần thiết.
Sau khi xác minh các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch sẽ ghi thông tin vào Sổ đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh chính thức Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã sẽ ký và phát cho người đi khai sinh một bản chính Giấy khai sinh Ngoài ra, bản sao Giấy khai sinh cũng sẽ được cấp theo yêu cầu của người làm thủ tục.
Khi khai sinh cho con ngoài giá thú mà không xác định được người cha, phần thông tin về cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh sẽ để trống Nếu có người nhận con tại thời điểm đăng ký khai sinh, Uỷ ban nhân dân cấp xã sẽ tiến hành giải quyết việc nhận con cùng với việc đăng ký khai sinh.
1.2.4 Đăng ký lại khai sinh a Điều kiện đăng ký lại khai sinh
Theo quy định tại điều 24 nghị định 123/2015.NĐ-CP hướng dẫn luật hộ tịch
QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ ĐĂNG KÝ KẾT HÔN
1.3.1 Đăng ký kết hôn a Khái niệm kết hôn, giấy chứng nhận kết hôn
Kết hôn là việc nam và nữ xác lập quan hệ vợ chồng theo quy định của pháp luật về điều kiện kết hôn và đăng ký kết hôn
Giấy chứng nhận kết hôn là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho hai bên nam, nữ khi thực hiện đăng ký kết hôn Giấy này chứa đựng các thông tin cơ bản theo quy định, bao gồm thẩm quyền đăng ký và nội dung của Giấy chứng nhận kết hôn.
- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn
- Nội dung giấy chứng nhận kết hôn phải có các thông tin sau đây:
Họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; và thông tin về giấy tờ chứng minh nhân thân của cả hai bên nam và nữ là những thông tin cần thiết.
+ Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn;
+ Chữ ký hoặc điểm chỉ của hai bên nam, nữ và xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch.” c Thủ tục đăng ký kết hôn
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại UBND cấp xã có thẩm quyền
Những giấy tờ cần chuẩn bị khi đi đăng ký kết hôn:
– Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu;
– Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh;
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp bởi UBND cấp xã nơi cư trú Đối với những người đã từng kết hôn, cần nộp thêm Quyết định ly hôn của Tòa án.
Nơi đăng ký kết hôn: UBND xã, phường, thị trấn nơi cư trú của một trong hai bên để đăng ký kết hôn
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và xác định tính hợp lệ của hồ sơ
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ xem xét điều kiện kết hôn Nếu đủ điều kiện, họ sẽ ghi nhận việc kết hôn vào sổ hộ tịch, và cả hai bên nam nữ sẽ ký vào sổ cũng như Giấy chứng nhận kết hôn Thời gian giải quyết không quá 5 ngày làm việc nếu cần xác minh thêm điều kiện kết hôn của cả hai bên.
Bước 3 Tổ chức trao giấy chứng nhận kết hôn
Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức cấp giấy chứng nhận kết hôn cho các cặp đôi nam nữ đã hoàn tất thủ tục đăng ký, qua đó thể hiện sự công nhận của Nhà nước và pháp luật về hôn nhân hợp pháp.
1.3.2 Đăng ký lại kết hôn a Điều kiện đăng ký lại kết hôn a Điều kiện đăng ký lại khai sinh
Theo quy định tại điều 24 nghị định 123/2015.NĐ-CP hướng dẫn luật hộ tịch
Nếu việc kết hôn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch bị mất, thì có thể thực hiện đăng ký lại Người yêu cầu cần nộp đầy đủ bản sao giấy tờ và tài liệu liên quan Việc đăng ký lại kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc đăng ký lại kết hôn được thực hiện bởi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đó hoặc nơi người yêu cầu thường trú Thủ tục đăng ký lại kết hôn cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Theo quy định tại điều 27 Nghị định 123/2015/ NĐ-CP thì việc đăng ký lại kết hôn được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại kết hôn
Người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Người tiếp nhận cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ ngay lập tức để xác định tính hợp lệ của các giấy tờ do người yêu cầu nộp Họ cũng phải đối chiếu thông tin trong hồ sơ để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ.
Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người tiếp nhận sẽ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày, giờ trả kết quả Nếu hồ sơ chưa hoàn thiện, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung theo quy định Trong trường hợp không thể hoàn thiện ngay, cần lập văn bản hướng dẫn nêu rõ loại giấy tờ và nội dung cần bổ sung, có chữ ký và họ tên của người tiếp nhận.
Nếu hồ sơ không được bổ sung đầy đủ và hoàn thiện theo hướng dẫn, người tiếp nhận sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp này, họ sẽ lập văn bản từ chối, ghi rõ lý do từ chối và ký tên, ghi rõ họ, chữ đệm, và tên của mình.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ
Khi đăng ký lại kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp xã khác nơi đã đăng ký trước đây, công chức tư pháp - hộ tịch phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân và đề nghị kiểm tra, xác minh việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương cũ Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký kết hôn trước đó sẽ tiến hành kiểm tra và phản hồi bằng văn bản về tình trạng lưu giữ sổ hộ tịch.
Bước 3: Tổ chức trao giấy chứng nhận kết hôn
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ sổ hộ tịch tại nơi đăng ký kết hôn, nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Nếu được đồng ý, công chức sẽ ghi việc kết hôn vào Sổ đăng ký kết hôn, và cả hai bên nam, nữ sẽ ký vào Sổ và Giấy chứng nhận kết hôn Cuối cùng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên.
1.3.3 Đăng ký kết hôn lưu động a Các trường hợp đăng ký kết hôn lưu động
Khoản 1 Điều 14 thông tư 15/2015/TT-BTP quy định về đăng ký khai sinh lưu động như sau:
Kết hôn lưu động được thực hiện khi cả hai bên nam nữ cùng cư trú tại xã và ít nhất một bên là người khuyết tật hoặc ốm bệnh không thể đến đăng ký kết hôn Quy trình này do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện để đảm bảo quyền lợi cho những cặp đôi trong hoàn cảnh đặc biệt.
Ngoài những trường hợp đã được quy định, Uỷ ban nhân dân cấp xã có quyền quyết định tổ chức đăng ký kết hôn lưu động dựa trên điều kiện thực tế của địa phương Thủ tục đăng ký kết hôn lưu động sẽ được thực hiện theo quy định cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và thuận tiện cho các cặp đôi.
Tại điều 16 thông tư 15/2015/TT-BTP quy định thủ tục đăng ký kết hôn lưu động được tiến hành như sau:
Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện đăng ký kết hôn lưu động, cần chuẩn bị đầy đủ mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và các điều kiện cần thiết Tại địa điểm đăng ký, công chức có nhiệm vụ kiểm tra và xác minh điều kiện kết hôn của các bên, đồng thời hướng dẫn người dân điền thông tin chính xác trong Tờ khai và lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ.
Thời hạn trả kết quả đăng ký kết hôn lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận;
QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ ĐĂNG KÝ KHAI TỬ
1.4.1 Đăng ký khai tử a Khái niệm khai tử, giấy chứng tử
Khai tử là thủ tục pháp lý mà thân nhân thực hiện cho người đã mất, bao gồm việc cung cấp thông tin và thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết Đây là sự kiện hộ tịch quan trọng nhằm xác định rằng cá nhân không còn tồn tại trong thực thể tự nhiên và xã hội.
Giấy chứng tử, hay còn gọi là Giấy khai tử, là tài liệu hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm xác nhận tình trạng một người đã qua đời, bao gồm thời gian, địa điểm và nguyên nhân cái chết Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định thời điểm chết của người được khai tử, từ đó làm cơ sở cho việc mở thừa kế, xác định diện thừa kế và di sản thừa kế.
Theo quy định tại điều 32 Luật hộ tịch 2014, thì chủ thể có thẩm quyền đăng ký khai tử được quy định như sau:
Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử
Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người đó qua đời sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử Theo Điều 33 của Luật Hộ tịch 2014, quy định rõ về thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử.
Thời hạn đi đăng ký khai tử là 15 ngày, kể từ ngày chết
Thân nhân của người đã qua đời có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký khai tử Trong trường hợp người chết không có thân nhân, chủ nhà hoặc người đại diện của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi người đó sinh sống hoặc làm việc trước khi qua đời sẽ thực hiện thủ tục này.
Theo quy định tại Điều 34 Luật hộ tịch 2014 thì thủ tục đăng ký khai tử gồm:
- Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử theo quy định
Sau khi xác nhận các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch sẽ ghi thông tin vào Sổ đăng ký khai tử và Giấy chứng tử Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ ký và cấp cho người đi khai tử một bản chính Giấy chứng tử, đồng thời cung cấp bản sao Giấy chứng tử theo yêu cầu của người làm thủ tục.
1.4.2 Đăng ký lại khai tử a Điều kiện đăng ký lại khai tử Điều 24 Nghị định 123/2015/ NĐ-CP quy định:
Công dân đã được đăng ký khai tử tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng đã mất Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch.
- Người yêu cầu đăng ký lại khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp luật;
- Chỉ thực hiện đăng ký lại khai tử cho người còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b Thẩm quyền đăng ký lại khai tử
Khoản 2 điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đă đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi trước đây thực hiện việc đăng ký lại c Thủ tục đăng ký lại khai tử
Quy định tại điều 28 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định việc đăng ký lại khai tử được tiến hành như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai tử
Người có yêu cầu đăng ký lại khai tử nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp trích lục khai tử
Người tiếp nhận cần nhanh chóng kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và xác minh tính hợp lệ của các giấy tờ mà người yêu cầu đã nộp và xuất trình.
Khi hồ sơ được nộp đầy đủ và hợp lệ, người tiếp nhận sẽ viết giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày và giờ trả kết quả Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung và hoàn thiện theo quy định Trong trường hợp không thể bổ sung ngay, cần lập văn bản hướng dẫn nêu rõ loại giấy tờ và nội dung cần bổ sung, có chữ ký và ghi rõ họ tên của người tiếp nhận.
Nếu hồ sơ không được bổ sung đầy đủ và hoàn thiện sau khi đã được hướng dẫn, người tiếp nhận sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp này, cần lập văn bản từ chối, trong đó nêu rõ lý do từ chối và có chữ ký cùng họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ khai tử, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra tính đầy đủ và phù hợp của thông tin Nếu thông tin hợp lệ, họ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Khi Chủ tịch đồng ý, công chức sẽ ghi vào Sổ đăng ký khai tử và cùng người đăng ký ký vào sổ Cuối cùng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ ký cấp Trích lục khai tử cho người đăng ký.
1.4.3 Đăng ký khai tử lưu động a Các trường hợp đăng ký khai tử lưu động
Khoản 1 Điều 14 thông tư 15/2015/TT-BTP quy định Trường hợp người chết không có người thân thích, người thân thích không sống cùng địa bàn xã hoặc là người già, yếu, khuyết tật không đi đăng ký khai tử được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai tử lưu động b Thủ tục đăng ký khai tử lưu động
Tại điều 15 thông tư 15/2015/TT-BTP quy định thủ tục đăng ký khai tử lưu động như sau:
Công chức Tư pháp - Hộ tịch tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn có nhiệm vụ đăng ký khai tử lưu động, cần chuẩn bị đầy đủ mẫu Tờ khai đăng ký khai tử và giấy khai tử cùng các điều kiện cần thiết Việc này nhằm thực hiện đăng ký lưu động tại nhà riêng của người yêu cầu hoặc tại địa điểm tổ chức, đảm bảo thuận lợi cho người dân.
Tại địa điểm đăng ký khai sinh lưu động, công chức Tư pháp - Hộ tịch sẽ hướng dẫn người yêu cầu điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai đăng ký khai tử và kiểm tra các giấy tờ cần thiết theo quy định Sau đó, họ sẽ viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ Thời hạn để nhận kết quả đăng ký khai tử lưu động là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, công chức Tư pháp - Hộ tịch sẽ ký giấy tờ hộ tịch và ghi nội dung đăng ký vào Sổ hộ tịch tương ứng theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
- Trong thời Trường hợp từ chối, thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do hạn
05 ngày làm việc, kể kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chức Tư pháp -
THỰC TRẠNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TẠI UBND XÃ RỜ KƠI, HUYỆN SA THẦY, TỈNH KON TUM
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ RƠ ̀ KƠI, HUYỆN SA THÂ ̀ Y, TỈNH KON TUM 20 1 Khái quát chung về xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum
2.1.1 Khái quát chung về xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum a Lịch sử hình thành
Xã Rờ Kơi, thuộc huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum, nằm ở phía Bắc huyện, cách trung tâm huyện 17 km Xã giáp huyện Đăk Tô ở phía Đông, xã MôRay ở phía Tây, xã Sa Nhơn ở phía Nam và xã Đăk Kan – Ngọc Hồi ở phía Bắc Rờ Kơi có 06 thôn, bao gồm Khơk klong, Gia Xiêng, Kram, Rờ Kơi, Đăk Đe và Đăk Tang.
Diện tích tự nhiên của khu vực là 29.869,35 ha, bao gồm 1.223 ha đất nông nghiệp, 11.282 ha đất lâm nghiệp, 1,10 ha đất nuôi trồng thủy sản, 18,97 ha đất ở, 105,5 ha đất chuyên dùng và 569,43 ha đất chưa sử dụng Nằm ở độ cao 1.100m dọc theo dãy Trường Sơn, địa hình đồi núi cao gây khó khăn cho giao thông và chịu ảnh hưởng của khí hậu Tây Nguyên và đồng bằng Lượng mưa bình quân hàng năm dao động từ 2.200 - 2.400 mm, với nhiệt độ trung bình khoảng 20°C và độ ẩm trên 80%, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển du lịch, trồng rau hoa xuất khẩu, các cây công nghiệp như cà phê, chè, cây dược liệu như đương quy và sâm dây, cũng như chăn nuôi gia súc, gia cầm và nuôi cá nước lạnh như cá tầm và cá hồi.
Nhân dân Rờ Kơi chăm chỉ lao động sản xuất, luôn tin tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng và đoàn kết cùng nhau xây dựng quê hương ngày càng phát triển và giàu đẹp.
Hệ thống chính trị đã khẳng định vai trò lãnh đạo và quản lý hiệu quả, tổ chức thực hiện và tuyên truyền để người dân tuân thủ các chủ trương, nghị quyết của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước Đồng thời, hệ thống cũng chú trọng thực hiện pháp lệnh dân chủ ở địa phương và các quy ước của làng, góp phần vào sự phát triển kinh tế-xã hội bền vững.
Dân số của khu vực này là 1.382 hộ với 5.347 khẩu, trong đó 98% là đồng bào dân tộc thiểu số, chủ yếu là người dân tộc Ha Lăng, Mường và Thái Người dân chủ yếu sống bằng sản xuất nông nghiệp, tuy nhiên trình độ dân trí còn thấp và tập quán canh tác lạc hậu, dẫn đến nhiều khó khăn trong đời sống kinh tế.
Trong những năm gần đây, xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy đã có sự tiến triển rõ nét về kinh tế - xã hội, với tốc độ tăng trưởng kinh tế khả quan và cơ cấu kinh tế chuyển biến tích cực Đời sống người dân ngày càng được cải thiện, đặc biệt trong lộ trình xây dựng nông thôn mới, Rờ Kơi nổi bật như một trong những xã đi đầu trong khu vực.
Đến hết năm 2020, xã Rờ Kơi đã cơ bản đạt chuẩn nông thôn mới với sự phát triển mạnh mẽ trong các lĩnh vực y tế, văn hóa và giáo dục Các hoạt động đền ơn đáp nghĩa, từ thiện và xóa đói giảm nghèo được thực hiện kịp thời, nâng cao đời sống cho đa số hộ nông dân Tốc độ tăng trưởng kinh tế năm 2017 đạt 10%/năm, với thu nhập bình quân đầu người khoảng 18 triệu đồng Cơ cấu cây trồng và vật nuôi được chuyển đổi, đưa vào trồng các loại cây mới như cà phê, cao su, mang lại hiệu quả kinh tế cao Đời sống vật chất và tinh thần của người dân được cải thiện đáng kể, với nhiều chương trình xã hội đạt kết quả tích cực như phổ cập giáo dục THCS và giảm tỷ lệ trẻ em suy dinh dưỡng xuống còn 27,1%.
Đào tạo, y tế, chăm sóc sức khỏe, việc làm, an sinh xã hội, văn hóa, thể dục thể thao và thông tin truyền thông đã có những bước tiến quan trọng Cơ sở hạ tầng thiết yếu như đường giao thông, hệ thống điện, công trình thủy lợi, trường học và nhà sinh hoạt văn hóa cộng đồng được nâng cấp và xây dựng mới, tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và sinh hoạt của cư dân Những cải thiện này là nền tảng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của xã trong tương lai.
Măng Bút đã có những bước phát triển vượt bậc trong kinh tế, văn hóa và xã hội nhờ vào điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội, cùng với sự chỉ đạo quyết liệt từ các cấp, ngành và sự đồng lòng của nhân dân Tuy nhiên, xã vẫn gặp phải những khó khăn như tỷ lệ hộ nghèo cao với 249 hộ, chiếm 37,56% tổng số hộ toàn xã, và đời sống của một bộ phận người dân vẫn còn gặp khó khăn do tác động tiêu cực của cơ chế thị trường, sự phân hoá giàu nghèo, trình độ dân trí và phong tục tập quán địa phương.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của UBND xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum
- Chức năng của UBND xã:
UBND xã, được bầu bởi HĐND xã, là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương UBND xã có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp cũng như các cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND có trách nhiệm thực hiện Hiến pháp, luật pháp, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp Điều này nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện vai trò quản lý nhà nước tại địa phương, đảm bảo sự chỉ đạo và quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính từ Trung ương đến cơ sở.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã:
Xây dựng và trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định các nội dung theo khoản 1 và khoản 3 Điều 61 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương, đồng thời tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng Nhân dân xã.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum
Cơ cấu tổ chức UBND xã bao gồm Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch UBND, và các chức danh chuyên môn thuộc UBND
UBND Rờ Kơi hiện có một Chủ tịch, người này đảm nhiệm vai trò điều hành chung mọi hoạt động của UBND xã Chủ tịch chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định tại Điều 36 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương.
2018, chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện
– Giúp việc cho Chủ tịch có 01 Phó Chủ tịch:
Chịu trách nhiệm chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác theo phân công của Chủ tịch, cá nhân phải báo cáo trước Chủ tịch, UBND xã và HĐND xã về các quyết định chỉ đạo, điều hành Cùng với Chủ tịch và các thành viên UBND xã, phải chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của UBND xã trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện Đối với các vấn đề vượt quá thẩm quyền, cần báo cáo Chủ tịch để được quyết định.
– Các Ủy viên UBND và các chức danh chuyên môn thuộc UBND:
THỰC TRẠNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TẠI UBND XÃ RƠ ̀ KƠI, HUYỆN SA THÂ ̀ Y, TỈNH KON TUM
SA THẦY, TỈNH KON TUM
2.2.1 Tình hình đăng ký hộ tịch tại UBND xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum
Hoạt động đăng ký hộ tịch trong năm 2018 được thể hiện cụ thể trong bảng thống kê sau đây:
Bảng 1.1 Bảng thống kê tình hình đăng ký hộ tich tại UBND xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum 2018
Năm 2018, có tổng cộng 82 trường hợp đăng ký khai sinh đúng hạn, 130 trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn, và 10 trường hợp đăng ký lại việc sinh Đặc biệt, không có trường hợp nào đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi hoặc trẻ chết sơ sinh Về đăng ký kết hôn, chỉ có 5 trường hợp được thực hiện, không có trường hợp nào đăng ký lại kết hôn Trong lĩnh vực đăng ký khai tử, có 18 trường hợp đăng ký đúng hạn và 10 trường hợp quá hạn, nhưng không ghi nhận trường hợp nào đăng ký khai tử cho trẻ chết sơ sinh hoặc người bị tòa án tuyên bố đã chết, cũng như không có trường hợp đăng ký lại việc tử.
Năm 2018, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ xã và chỉ đạo trực tiếp từ ngành cấp trên, Ủy ban nhân dân xã đã xây dựng kế hoạch tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật Hội đồng phối hợp tuyên truyền phổ biến pháp luật được giao nhiệm vụ cụ thể, trong khi xã cũng tham mưu xây dựng chương trình và kế hoạch triển khai đến cán bộ và nhân dân trên địa bàn.
Nghị định 123/NĐ-CP và các văn bản liên quan đến công tác hộ tịch đã được triển khai với 25 trọng điểm Bên cạnh đó, ban tư pháp được chỉ đạo tham mưu việc niêm yết công khai đầy đủ thủ tục hành chính về hộ tịch theo quy định.
Xã đã tổ chức 01 bộ công chức chuyên trách thực hiện công tác tư pháp - hộ tịch, đảm bảo đầu tư cơ sở vật chất và bố trí phòng làm việc cùng trang thiết bị hiện đại, phục vụ hiệu quả cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đáp ứng nhu cầu thực tế của địa phương.
2.2.2 Đánh giá hoạt động đăng ký hộ tịch tại UBND xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum a Thuận lợi và khó khăn
Công tác Tư Pháp tại xã Rờ Kơi đã đạt được nhiều kết quả tích cực nhờ sự quan tâm chỉ đạo của UBND xã và Đảng ủy xã, cùng với sự hướng dẫn chuyên môn từ phòng tư pháp Chất lượng và tỉ lệ hòa giải ở cơ sở được nâng cao thông qua các khóa tập huấn nghiệp vụ và bồi dưỡng kiến thức pháp luật, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và sự đoàn kết trong cộng đồng Ngoài ra, việc thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn đã nâng cao hiệu quả trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đồng thời giảm thiểu thời gian đi lại cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Kết quả đạt được trong công tác chứng thực tại địa phương là nhờ sự lãnh đạo của Đảng ủy, giám sát của HĐND, và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan, cùng với sự tham gia tích cực của quần chúng nhân dân.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rõ thẩm quyền chứng thực của UBND xã và bộ phận Tư pháp, giúp tạo điều kiện thuận lợi, giảm thời gian và tiết kiệm chi phí cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực Các mẫu lời chứng và biểu mẫu sổ chứng thực được thiết kế chặt chẽ, đầy đủ và dễ tra cứu, phù hợp với quy định báo cáo hiện hành.
Theo khoản 2 điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính không yêu cầu lưu trữ, giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ cho tổ chức và cá nhân, đồng thời giảm tải công tác lưu trữ cho các địa phương trong quá trình thực hiện chứng thực.
Vào đầu năm 2018, mặc dù UBND xã đã nỗ lực đạt được một số kết quả tích cực, nhưng vẫn gặp phải nhiều khó khăn, đặc biệt là do sự tồn tại của một số văn bản và giấy tờ cũ, cũng như bằng cấp hiện tại không thể phân định một cách rõ ràng bằng mắt thường và thiếu các phương tiện kiểm tra cần thiết.
Việc xác định tính pháp lý trong chứng thực thường gặp sai sót do địa bàn rộng và dân cư đông, trong khi chỉ có một công chức tư pháp hộ tịch Điều này dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác chuyên môn Các hạn chế và tồn tại trong quá trình này cần được xem xét và tìm ra nguyên nhân để cải thiện.
Hiện tại, các biểu mẫu hộ tịch tại đơn vị xã đã hết mẫu bản chính giấy khai sinh, gây khó khăn trong việc đăng ký khai sinh mới hoặc đăng ký lại cho công dân Mặc dù công chức Tư pháp hộ tịch đã cố gắng liên hệ với các đơn vị khác để mượn mẫu tạm thời, nhưng hiện nay không còn mẫu khai sinh nào có sẵn.
Tình trạng đăng ký hộ tịch quá hạn vẫn phổ biến trong cộng đồng, với số lượng đăng ký khai sinh quá hạn cao và tỷ lệ đăng ký khai tử thấp Nhiều người chỉ đến xã để khai tử khi có chế độ tử tuất hoặc xin đất mộ, điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến việc thi hành pháp luật về hộ tịch và quản lý của chính quyền địa phương.
Hiện tượng cán bộ cấp giấy chứng nhận kết hôn tại nhà riêng, do thân quen, đã vi phạm nguyên tắc bắt buộc là phải tổ chức tại Uỷ ban nhân dân xã nơi cư trú Việc này bỏ qua quy trình nộp đơn xin kết hôn và thẩm định điều kiện cần thiết, dẫn đến sự lỏng lẻo trong quản lý và thiếu trách nhiệm của cán bộ Hệ quả là việc kết hôn trở nên qua loa, mất đi tính trang trọng và ý nghĩa thiết thực.
Ghi chép trong sổ sách hộ tịch hiện nay gặp nhiều vấn đề, như việc ghi thiếu thông tin cần thiết trong giấy tờ và sổ hộ tịch Cụ thể, nơi sinh trong giấy khai sinh chỉ ghi tên xã mà không đầy đủ, sổ hộ tịch thiếu tên và chức vụ của người ký cấp giấy tờ, không có chữ ký của cán bộ tư pháp và người đi khai sinh Ngoài ra, cột ghi chú không phản ánh chính xác các thông tin như đăng ký quá hạn hay mối quan hệ giữa người đi khai và người được đăng ký Việc sử dụng nhiều màu mực cho một sự kiện cũng gây khó khăn, cùng với đó là việc tẩy xóa, sửa chữa không tuân thủ quy định Hơn nữa, nội dung giữa giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch thường không khớp nhau, dẫn đến tình trạng sổ hộ tịch vẫn còn nhiều thiếu sót sau khi khóa sổ cuối năm.
Trong quá trình quản lý hồ sơ hộ tịch, có những trường hợp 27 trang hồ sơ không được tiếp tục sử dụng và phải thay bằng cuốn mới Cán bộ hộ tịch không thực hiện ký và ghi rõ họ tên vào Sổ hộ tịch, dẫn đến việc xác nhận nội dung trong các giấy tờ hộ tịch như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hay tờ khai đăng ký kết hôn không có chức danh của người ký, chỉ có chữ ký và dấu Ngoài ra, một số trường hợp đăng ký lại việc sinh không có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, đặc biệt là khi sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng và không còn sử dụng được.