TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM-DV ANH THI
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TM-
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ Anh Thi đã khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành Thương mại suốt 9 năm qua, được biết đến với uy tín vững chắc từ các cơ quan quản lý, đối tác và tổ chức cả trong và ngoài tỉnh.
Công ty hoạt động theo giấy phép đăng ký doanh nghiệp số 6100600890 cấp ngày 25/01/2010
Tên gọi: Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Anh Thi
Tên giao dịch: ANH THI CO.,LTD
Địa chỉ: 215 Trần Nhân Tông - P.Thắng Lợi - TP Kon Tum - Tỉnh Kon Tum
Quy mô hoạt động của công ty: Trong và ngoài tỉnh
Lịch sử hình thành công ty
Trải qua 9 năm hình thành và phát triển công ty với tên công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ Anh Thi đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực phân phối hàng hóa, với hành trình phát triển không ngừng nghỉ Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, quy mô và đội ngũ nhân sự tăng trưởng mạnh mẽ, cùng với số lượng khách hàng ngày càng gia tăng Hệ thống đối tác dịch vụ cũng trở nên đa dạng và hợp tác chặt chẽ hơn Bắt đầu chỉ với một văn phòng nhỏ và hơn 3 cán bộ công nhân viên, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn, gian khổ để phát triển bền vững.
Khởi nghiệp trong lĩnh vực phân phối phân bón và thuốc bảo vệ thực vật bắt đầu với mục tiêu tồn tại, sau đó dần khẳng định uy tín và thương hiệu của mình.
Trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và trở ngại từ những ngày đầu khởi nghiệp Đến nay, công ty đã khẳng định được uy tín và vị thế trong lĩnh vực phân phối sản phẩm và dịch vụ vận tải Để tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao, công ty đã xây dựng chiến lược riêng, tạo ra nhiều cơ hội khẳng định vị thế và không ngừng phát triển Qua đó, công ty góp phần vào sự phát triển chung của ngành phân phối sản phẩm và dịch vụ vận tải tại tỉnh.
- Mua bán phân bón, thuốc bảo vệ thực vật và các hóa chất khác trong nông nghiệp
- Hàng tiêu dùng: mì tôm, nước yến, hóa mỹ phẩm Mỹ Hảo, bột ngọt, bỉm và các loại thuốc lá…
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Anh Thi thực hiện đầy đủ các chức năng của một công ty thương mại trong nền kinh tế thị trường, bao gồm việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của thị trường, và tối ưu hóa quy trình giao dịch.
Tổ chức các quá trình nghiệp vụ thương mại bao gồm nghiên cứu thị trường, khai thác và bảo quản nguồn hàng dự trữ, quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, cũng như bán hàng cho đại lý và người tiêu dùng.
Quản lý toàn diện mọi khía cạnh của công ty bao gồm quản lý kế toán, lưu chuyển hàng hóa, báo cáo tiếp thị, sử dụng vốn và lao động, cũng như quản lý cơ sở vật chất và kỹ thuật trong công tác kế toán.
Doanh nghiệp cần tuân thủ mục đích kinh doanh đã đăng ký, cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng để đạt được lợi nhuận Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải bảo toàn và phát triển vốn đầu tư.
- Tổ chức quản lý tốt lao động trong công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
QUY TRÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TM-DV ANH THI
Công ty TNHH TM-DV Anh Thi hoạt động chủ yếu như một công ty thương mại, chuyên phân phối các sản phẩm thương hiệu từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Quy trình kinh doanh của công ty bao gồm việc nhập hàng từ các nhà sản xuất, quản lý kho và thực hiện phân phối sản phẩm Một bước quan trọng trong quy trình này là kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo rằng tất cả các hoạt động kinh doanh diễn ra đúng, chính xác và hợp lý.
TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH TM-DV ANH THI
1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH TM-DV Anh Thi là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo mô hình quản lý một cấp, với giám đốc đứng đầu và các phòng ban hỗ trợ trực tiếp cho giám đốc trong công việc.
Nhập hàng Quản lý Phân phối Kiểm tra
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong công ty
Là một trong những người sáng lập công ty, tôi đảm nhận vai trò lãnh đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, ban hành quy định và quyết định cuối cùng, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Là một trong những người sáng lập công ty, tôi đóng vai trò là cộng tác viên quan trọng của giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và giám sát chặt chẽ tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đội ngũ này không chỉ có trách nhiệm chính là đưa sản phẩm đến tay khách hàng, mà còn đảm nhận việc đào tạo nhân viên mới, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và xây dựng kế hoạch kinh doanh dựa trên các hợp đồng đã ký kết.
Lập kế hoạch tiêu thụ các sản phẩm của công ty
Dự thảo và chỉnh lý các hợp đồng kinh tế đã ký kết
Tổ chức làm tốt công tác thống kê báo cáo
Tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thị sản phẩm
Công ty hoạt động như một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, được tổ chức theo mô hình hạch toán tập trung Do đó, phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty.
Thực hiện tốt điều lệ kế toán trưởng và pháp lệnh thống kê do nhà nước ban hành
Tổ chức hạch toán các dịch vụ và đề xuất các giải pháp giải quyết công tác sản xuất có hiệu quả kinh tế cao
Giao dịch, quan hệ đảm bảo đủ vốn từ các nguồn để phục vụ kinh doanh có hiệu quả
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
Giữ bảo toàn và phát triển vốn, đề xuất các biện pháp đƣa vốn vào kinh doanh đúng pháp luật
Tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức và điều động cán bộ, đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến tiền lương, bảo hiểm và trợ cấp, nhằm tối ưu hóa bộ máy nhân sự của công ty.
Nhiệm vụ chính là giao nhận và sắp xếp hàng hóa trong kho, đảm bảo kho luôn gọn gàng và thuận tiện cho việc nhập – xuất hàng hóa Đồng thời, điều hành công tác vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH TM-DV ANH THI
Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ kinh tế Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học không chỉ đảm bảo thu nhận và cung cấp thông tin chính xác cho quản lý tài chính mà còn giúp quản lý tài sản hiệu quả, ngăn ngừa vi phạm Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ và linh hoạt, phù hợp với quy mô hoạt động và trình độ của đội ngũ kế toán.
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
Quan hệ phối hợp Quan hệ đối chiếu
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG NỢ PHÓ PHÒNG KẾ
Người phụ trách tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán của công ty có nhiệm vụ kiểm tra và điều hành phòng kế toán, phản ánh tình hình biến động tài sản trong kỳ và điều hành các chức năng tài chính Họ giám sát hạch toán, xác định kết quả kinh doanh và lập bảng cân đối, đồng thời hỗ trợ giám đốc trong việc ký kết hợp đồng kinh tế và xây dựng kế hoạch tài chính Ngoài ra, họ còn theo dõi thanh toán, quản lý tiền mặt, tiền gửi, tiền vay tại ngân hàng và tình hình công nợ của công ty, cũng như thực hiện tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN hàng tháng.
Chịu trách nhiệm quản lý kế toán theo chỉ đạo của trưởng phòng, đề xuất chính sách và quy trình kế toán cho công ty, lập kế hoạch và tổ chức các nghiệp vụ kế toán quản trị hiệu quả Cung cấp Báo cáo quản trị kịp thời cho lãnh đạo, phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính, đánh giá hiệu quả phương án kinh doanh và lĩnh vực đầu tư Đưa ra dự báo ngắn hạn và dài hạn phục vụ quản trị tài chính của công ty, thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
Kế toán vốn bằng tiền
Theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm cho công nhân viên và cán bộ quản lý, thanh toán tạm ứng và lập báo cáo tiền mặt Cuối kỳ, thực hiện đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt và theo dõi các khoản thu chi của đơn vị trực thuộc Giao dịch trực tiếp với ngân hàng để thực hiện thanh toán qua chuyển khoản, đồng thời theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty và thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát số dư trên các tài khoản liên quan.
Kế toán thuế, lương, BHXH
Kế toán thuế theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế, phản ánh thuế một cách chính xác đầy đủ
Kế toán lương, BHXH theo dõi, tính toán đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Kế toán bán hàng - công nợ
Theo dõi doanh thu công ty và kê khai thuế VAT đầu ra cho hàng hóa tiêu thụ là rất quan trọng Cần ghi chép kịp thời và đầy đủ về khối lượng hàng hóa và sản phẩm đã tiêu thụ, cũng như tính giá vốn hàng bán để phục vụ lập báo cáo tài chính Ngoài ra, phụ trách công nợ khách hàng và nhà cung cấp, theo dõi tài khoản 131, 331 và các tài khoản tiền khác, đồng thời thực hiện đề nghị thanh toán đúng hạn và xin giám đốc duyệt chi thanh toán.
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV ANH THI
PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, công ty đã áp dụng nhiều phương pháp thanh toán để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng Mặc dù việc sử dụng nhiều hình thức thanh toán làm cho công tác kế toán trở nên phức tạp hơn, nhưng đây là một biện pháp hiệu quả để thu hút thêm khách hàng cho công ty.
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền đối với những khách hàng mua ít, không thường xuyên hoặc những khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay
- Người mua ứng trước, phương thức này được áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt hàng theo yêu cầu, mua một lúc với số lƣợng lớn
Thanh toán chậm là phương thức dành cho khách hàng thường xuyên và uy tín với công ty Mặc dù công ty phải chịu chi phí vốn bị chiếm dụng, nhưng khách hàng sẽ phải trả lãi suất cho việc thanh toán muộn.
- Ngoài ra, khách hàng còn có thể thanh toán bằng cachs chuyển tiền cho công ty qua ngân hàng mà công ty mở tài khoản tại đó.
ĐẶC ĐIỂM VỀ HÀNG HÓA VÀ PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG
2.2.1 Đặc điểm về hàng hóa
Công ty TNHH TM-DV Anh Thi chuyên cung cấp nhiều mặt hàng công nghệ phẩm đa dạng như nước yến, mì tôm, thuốc lá, bột ngọt, mỹ phẩm và bỉm, đồng thời kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật và phân bón, góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Quá trình quản lý hàng hóa được thực hiện theo phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên, với hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp FIFO (nhập trước, xuất trước) Để quản lý hàng hóa hiệu quả, công ty áp dụng phương pháp mã hóa hàng hóa theo số liên tiếp cho các loại sản phẩm khác nhau.
Trong nền kinh tế thị trường đa dạng, kế toán bán hàng cần thực hiện các thủ tục bán hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhằm giảm thiểu sự bất tiện cho khách hàng.
2.2.2 Phương thức bán hàng a Bán buôn qua kho
Bán buôn qua kho là phương thức kinh doanh mà sản phẩm được xuất từ kho của doanh nghiệp Hình thức này bao gồm cả giao hàng trực tiếp và chuyển hàng trong quá trình bán buôn.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
Theo phương thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp thương mại sẽ xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng và hoàn tất thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng
Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá dựa trên hợp đồng đã ký hoặc đơn đặt hàng, sử dụng phương tiện vận tải của mình để chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm khác theo thỏa thuận Hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua kiểm nhận và thanh toán Chi phí vận chuyển có thể do doanh nghiệp hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên; nếu doanh nghiệp chịu, chi phí sẽ được ghi vào chi phí bán hàng, còn nếu bên mua chịu, sẽ phải thu tiền từ họ.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên lập bảng kê bán lẻ và cập nhật các giao dịch trong ngày Cuối ngày, cửa hàng gửi bảng kê về công ty để kế toán lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT cho hàng hóa đã bán.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng thu tiền và giao hàng cho khách ngay tại chỗ Sau khi kết thúc ca làm việc, nhân viên sẽ lập giấy nộp tiền và giao cho thủ quỹ, đồng thời kiểm kê hàng hóa tồn kho để xác định số lượng hàng đã bán trong ca và ngày, từ đó lập báo cáo bán hàng chi tiết.
NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV ANH THI 57 1 Ƣu Điểm
Công ty TNHH TM-DV Anh Thi, thành lập từ năm 2010, đã đạt được nhiều thành công nhờ vào sự quản lý nhạy bén của ban lãnh đạo Đặc biệt, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh, với đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, ham học hỏi và có chuyên môn tốt Nhiệm vụ của nhân viên kế toán được phân công rõ ràng, phù hợp với trình độ của từng cá nhân, đảm bảo tính độc lập và kiểm tra đối chiếu giữa các phần hành kế toán Công tác kế toán được chuyên môn hóa, nâng cao chất lượng thông tin và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mô hình tổ chức kế toán tập trung giúp lãnh đạo công ty nắm bắt nhanh chóng thông tin về hoạt động kinh tế, từ đó kiểm tra và chỉ đạo hiệu quả toàn doanh nghiệp Công tác kế toán được tổ chức có kế hoạch, với sự sắp xếp hợp lý giữa các nhân viên, đảm bảo tính thống nhất trong công việc Nhờ vậy, mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn theo chỉ đạo của kế toán trưởng.
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với mẫu sổ đơn giản và dễ thực hiện, tạo thuận lợi cho việc phân công công việc trong bộ phận kế toán Hình thức này cho phép kiểm tra và đối chiếu số liệu kế toán một cách linh hoạt, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty đã trang bị cho mỗi nhân viên kế toán một máy tính sử dụng phần mềm Pro Accounting, giúp công tác kế toán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hệ thống chứng từ của Công ty được xây dựng một cách hoàn thiện, đảm bảo mọi chứng từ sử dụng đều tuân thủ các yêu cầu về kinh tế và pháp lý liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép trên hóa đơn và chứng từ phù hợp, đảm bảo số lượng, nguyên tắc ghi chép và yêu cầu quản lý chứng từ.
Hệ thống sổ sách và chứng từ được tổ chức khoa học, giúp dễ dàng trong việc sắp xếp, tìm kiếm và lưu trữ theo quy định của Nhà nước về chế độ lưu trữ chứng từ kế toán.
Hiện nay, Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tƣ số 200/2014/TT-
Vào ngày 22/12/2014, Bộ Tài chính đã ban hành BTC, cho phép công ty mở thêm các tài khoản chi tiết nhằm phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại Điều này liên quan đến việc kế toán doanh thu bán hàng, giúp cải thiện quá trình quản lý tài chính của công ty.
Doanh thu đươc xác định chặt chẽ khi có đủ 5 điều kiện ghi nhận
Hệ thống chứng từ và sổ sách phục vụ bán hàng cần được tổ chức một cách đơn giản và đầy đủ, tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài Chính Các loại chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất kho, và phiếu thu phải được ghi chép rõ ràng và thống nhất với nhau.
Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tuân thủ đúng quy trình bán hàng.
Quá trình ghi nhận doanh thu vào sổ và cập nhật phần mềm diễn ra nhanh chóng và chính xác, đảm bảo hiệu quả trong công tác tổ chức bán hàng và quản lý doanh thu.
Công ty cung cấp nhiều phương thức thanh toán linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán Chính sách giảm giá và chiết khấu hấp dẫn giúp thu hút thêm khách hàng mới Đặc biệt, khách hàng mua số lượng lớn sẽ nhận được chiết khấu thương mại, và hàng hóa kém chất lượng có thể được trả lại trong thời gian quy định.
Công tác quản lý doanh thu bán hàng của công ty rất chú ý tới chất lƣợng hàng hóa khi xuất kho g Về kế toán giá vốn hàng bán ra
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước để tính giá xuất kho, phù hợp với đặc thù hàng hóa và lượng tiêu thụ lớn trong kỳ Phương pháp này đơn giản và thuận tiện cho việc tính toán Về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty cũng thực hiện theo quy trình rõ ràng và hiệu quả.
Chứng từ và sổ sách liên quan đến chi phí (CP) được tập hợp đầy đủ, bao gồm chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (QLDN) của Công ty, xác định trên các tài khoản chi tiết 641 và 642 Điều này giúp việc theo dõi và quản lý chi phí trở nên dễ dàng hơn, đồng thời hỗ trợ trong việc kế toán xác định kết quả tiêu thụ.
Công ty xác định kết quả tiêu thụ hàng năm, giúp ban Giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh và thực hiện các điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận Quy trình kết chuyển xác định kết quả kinh doanh được áp dụng đúng quy định, sử dụng số liệu từ Sổ cái TK để đảm bảo tính chính xác Tất cả chi phí được xác định theo tháng, giúp kết quả kinh doanh phản ánh một cách chính xác nhất.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu, nhưng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh vẫn tồn tại những nhược điểm, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận Đặc biệt, hình thức thanh toán và quy trình bán hàng cần được cải thiện để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
