GIỚI THIỆU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã khiến việc ứng dụng máy tính trong kế toán trở nên phổ biến Tin học hóa kế toán không chỉ giúp xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận tiện mà còn nâng cao năng suất lao động Điều này tạo điều kiện để tinh giản bộ máy kế toán và cải thiện hiệu quả hoạt động của nó.
Kế toán chuyên nghiệp cần linh hoạt làm việc trong môi trường thay đổi liên tục, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin Họ không chỉ ghi chép và lập báo cáo mà còn tham gia vào các dự án phân tích, đánh giá và thiết kế hệ thống thông tin kế toán Ngoài vai trò truyền thống, kế toán còn có thể hoạt động như tư vấn tài chính hoặc kiểm toán nội bộ, góp phần gia tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Tôi chọn đề tài “ T ổ chức v à ki ểm soát hệ thống thông tin tại Ngân h àng
Dự án "Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long – Chi nhánh Vĩnh Long" tập trung vào việc nghiên cứu và hoàn thiện kiến thức liên quan đến tổ chức và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính.
Hệ thống thông tin kế toán vẫn còn là một khái niệm mới mẻ tại Việt Nam, với rất ít tài liệu tham khảo sẵn có Trong khuôn khổ đề tài và thời gian hạn chế, tôi sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề cơ bản liên quan đến nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chi phí mà ngân hàng thực hiện.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung Đề tài phân tích tổ chức hệ thống thông tin tại Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long chi nhánh Vĩnh Long trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, tìm ra các rủi ro còn tồn tại và qua đó đề ra các thủ tục kiểm soát
Phân tích quy trình xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chi phí là rất quan trọng Trong chu trình doanh thu, các nghiệp vụ như cho vay, thu nợ và chuyển tiền thanh toán cần được xem xét kỹ lưỡng Tương tự, trong chu trình chi phí, các nghiệp vụ huy động tiền gửi từ dân cư và chi trả giấy tờ có giá cũng cần được đánh giá Việc thực hiện các quy trình này trong môi trường máy tính giúp phát hiện những điểm yếu còn tồn tại trong công tác kiểm soát hệ thống thông tin.
- Tìm hiểu phần mềm áp dụng tại Ngân hàng, đánh giá những ưu nhược điểm của phần mềm đó.
Để cải thiện tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng, các nhà quản lý cần xây dựng các thủ tục kiểm soát dựa trên những rủi ro còn tồn tại Việc này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động ngân hàng.
CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
Câu 1: Tại sao phải tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin?
Câu 2: Kiểm soát HTTT tại ngân hàng cần phân tích những khía cạnh nào?
Công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng trong thời gian qua đã đạt được hiệu quả như mong đợi của lãnh đạo đơn vị, giúp hạn chế những rủi ro không cần thiết.
Hệ thống thông tin (HTTT) có khả năng cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của người dùng Đồng thời, thông tin tại ngân hàng cũng cần được cung cấp đúng đối tượng và sử dụng một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Câu 6: Rủi ro còn tồn tại trong công tác tổ chức và kiểm soát HTTT tại ngân hàng là gì?
Câu 7: Thủ tục kiểm soát cần thiết nào cần được đề ra để hạn chế những rủi ro đó?
PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.4.1 Không gian Đề tài được thực hiện tại Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long chi nhánh Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.
Thời gian thực tập chính thức tại MHB - Vĩnh Long từ ngày 01/02/2010 đến ngày 23/04/2010
1.4.3 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin và tổ chức bộ máy kế toán tại MHB – Vĩnh Long xoay quanh những nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ cho vay – thu nợ, nghiệp vụ huy động tiền gửi từ dân cư, nghiệp vụ chi trả giấy tờ có giá và nghiệp vụ chuyển tiền thanh toán,…
LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU
Trong quá trình thực hiện đề tài tôi có tham khảo luận văn tốt nghiệp
Bài viết "Phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Thị xã Gò Công" của Nguyễn Thị Ngọc Lan, trường Đại học Kinh tế - Thành phố Hồ Chí Minh, đã mô tả chi tiết các hoạt động chính trong chu trình doanh thu và đưa ra các thủ tục kiểm soát tương đối đầy đủ Tuy nhiên, đề tài vẫn chưa xác định được các rủi ro còn tồn tại trong đơn vị, điều này cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Luận văn “Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại Ngân hàng TMCP
Đề tài "Mỹ Xuyên – An Giang" do Phạm Thị Kiều Nhi từ trường Đại học Cần Thơ thực hiện, tập trung mô tả quy trình nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chi phí bằng phần mềm Visio Bài viết phân tích chi tiết các rủi ro tồn tại trong hai chu trình này, đồng thời sử dụng công cụ lưu đồ và mô tả sâu hơn bằng DFD, giúp người đọc nhận diện rủi ro và đề xuất các thủ tục kiểm soát rủi ro hiệu quả.
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
PHƯƠNG PHÁP LUẬN
2.1.1.1 Hệ thống thông tin a) Khái niệm
Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng.
Kiểm soát – Phản hồi Hình 2.1: QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN b) Các đặc tính của hệ thống thông tin
- Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin
- Con người tham gia xử lý thông tin
- Môi trường hệ thống c) Phân loại hệ thống thông tin
- Phân loại theo mục tiêu: HTTT kế toán, HTTT quản lý.
- Phân loại theo mối quan hệ giữa các hệ thống: HTTT cha, HTTT con.
- Phân loại theo thiết bị sử dụng: HTTT thủ công, HTTT máy tính, HTTT trên nền máy tính.
- Phân loại theo tác động giữa môi trường và hệ thống: Hệ thống đóng, hệ thống mở, hệ thống liên kết đóng, hệ thống kiểm soát phản hồi.
2.1.1.2 Kiểm soát nội bộ a) Khái niệm
Kiểm soát nội bộ là quá trình do các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thiết kế nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
- Thông tin đáng tin cậy
- Sự tuân thủ các luật lệ quy định b) Các thành phần của kiểm soát nội bộ
- Các hoạt động kiểm soát
2.1.1.3 Khái niệm chu trình doanh thu và chu trình chi phí
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những hoạt động liên quan đến việc tạo ra doanh thu và nhận thanh toán, chẳng hạn như thu lãi từ cho vay và thu phí từ dịch vụ chuyển tiền.
Chu trình chi phí bao gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng, dịch vụ và thanh toán, như chi lãi tiết kiệm cho khách hàng và chi lãi vay tiền từ Hội sở.
2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính
2.1.2.1 Kiểm soát chung a) Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống
Việc thiết lập và thường xuyên cập nhật một kế hoạch an ninh toàn diện là một trong những quy trình kiểm soát quan trọng nhất mà tổ chức cần thực hiện Để xây dựng kế hoạch an ninh hiệu quả, cần xác định rõ thông tin cần thiết, đối tượng nhận thông tin, thời điểm sử dụng thông tin và nguồn gốc thông tin từ hệ thống nào Qua đó, tổ chức có thể nhận diện các rủi ro, sai phạm và gian lận liên quan đến thông tin, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp để bảo vệ môi trường máy tính.
Trong môi trường máy tính, các thủ tục do cá nhân thực hiện có thể được tích hợp vào chức năng của một người, dẫn đến việc một cá nhân có thể truy cập không giới hạn vào máy tính, chương trình và dữ liệu Điều này tạo ra nguy cơ gian lận cao, do đó cần có biện pháp bảo vệ phù hợp.
- Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác.
Hệ thống xử lý thông tin được chia thành ba bộ phận chính: bộ phận xử lý thông tin, bộ phận vận hành và bộ phận phát triển hệ thống Việc kiểm soát quá trình phát triển hệ thống thông tin là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng trong từng giai đoạn phát triển.
Kiểm soát dự án phát triển hệ thống là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo thời gian phát triển hợp lý, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin mới Quá trình kiểm soát này bao gồm các thủ tục cần thiết để quản lý và theo dõi sự phát triển của hệ thống.
- Lập kế hoạch phát triển
- Xác định các yêu cầu đặt ra
- Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống
- Sự tham gia của người sử dụng
- Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển d) Chuẩn hóa các tài liệu liên quan
Tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá HTTT.
- Tài liệu quản trị: bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, quy định quyền sử dụng,…
- Tài liệu ứng dụng: Hướng dẫn sử dụng chương trình ( nhập liệu, xử lý, báo cáo, tìm kiếm, sửa chữa,…)
Tài liệu hệ thống bao gồm các yêu cầu về hệ thống, mã chương trình, tập tin lưu trữ và hướng dẫn phục hồi dữ liệu khi sự cố xảy ra Đảm bảo an ninh cho hệ thống là một yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ thông tin và duy trì hoạt động ổn định.
Kiểm soát truy cập hệ thống là quá trình giới hạn quyền truy cập của từng người dùng, đảm bảo rằng họ chỉ có thể truy cập vào các hệ thống và dữ liệu phù hợp với chức năng nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng.
Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm ba thành phần chính: kiểm soát truy cập trong quá trình sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương thích chức năng.
Các quyền truy cập dữ liệu BAP cần được phân bổ cụ thể cho từng chức năng, công việc, cá nhân hoặc tập tin dữ liệu, bao gồm các quyền như đọc, ghi, thêm, sửa và xóa Đồng thời, cần thiết lập các biện pháp ngăn chặn và hạn chế truy cập dữ liệu từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp để bảo vệ thông tin.
Sự cố điện và các rủi ro khác có thể khiến hệ thống ngừng hoạt động, ảnh hưởng đến dữ liệu và chương trình, cũng như giảm tuổi thọ thiết bị.
Kiểm soát thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm và đĩa CD là rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu Cần dán nhãn và đặt tên cho các thiết bị này một cách rõ ràng, đồng thời sắp xếp chúng theo trình tự thời gian để dễ dàng quản lý và truy cập khi cần thiết.
- Sao lưu dữ liệu dự phòng
- Hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện: có thể sử dụng bộ lưu điện (UPS). g) Kế hoạch khắc phục hậu quả (nếu xảy ra)
Khi lập kế hoạch phục hồi hệ thống sau thiệt hại, cần lưu ý:
- Các thứ tự ưu tiên phục hồi.
- Phân chia trách nhiệm phục hồi.
- Sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu.
- Mua bảo hiểm hệ thống.
- Các kế hoạch phải được thể hiện dưới dạng văn bản.
2.1.2.2 Kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát nhập liệu
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu
- Kiểm tra tính trình tự số chứng từ
- Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống
- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng
- Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu
- Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập đầy đủ, nhanh chóng theo một thứ tự nhất định đã được quy định sẵn.
Hệ thống cần kiểm tra vùng dữ liệu để đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào phải đúng theo kiểu đã khai báo Chẳng hạn, khi nhập số tiền, số lượng phải được nhập dưới dạng số, không được phép nhập kiểu chữ.
- Kiểm tra dấu (>0 hay
