MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở
Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh cung cấp cái nhìn thực tế về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, giúp hiểu sâu hơn về lý thuyết này.
Bài viết phản ánh thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty, đồng thời đưa ra những nhận xét tổng quát Ngoài ra, bài viết cũng đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình này, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phương pháp nghiên cứu chung: phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp duy vật lịch sử
- Phương pháp nghiên cứu cụ thể: phương pháp kiểm toán tuân thủ, phương pháp phân tích, thống kê, so sánh, tổng hợp, khảo sát thực tiễn,…
KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Gồm 3 chương không bao gồm lời mở đầu, phụ lục và kết luận:
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh
- Giám đốc: Bà Trần Thị Lý
- Địa chỉ: Số nhà 13, đường U Rê, Tổ 5, Phường Trường Chinh, Thành phố Kon Tum, Kon Tum
- Tài khoản: 5100201007111 ngân hàng Agribank Kon Tum.
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LÝ HÙNG ANH
Ngày 23 tháng 2 năm 2011, Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh được thành lập do bà Trần Thị Lý làm giám đốc, chuyên kinh doanh các mặt hàng về xây dựng như sắt, thép, xi măng, các loại gạch… Khi mới thành lập, Công ty có quy mô nhỏ và nguồn nhân lực ít
Sau 7 năm hoạt động, Công ty đã phát triển mạnh mẽ với chế độ quản lý hiệu quả và đội ngũ nhân viên có năng lực, kinh nghiệm phong phú Sản phẩm kinh doanh của Công ty ngày càng đa dạng và chất lượng, giúp khẳng định vị thế trong lĩnh vực xây dựng trong tương lai.
SẢN PHẨM KINH DOANH VÀ THỊ TRƯỜNG
Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh chuyên kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho xây dựng trên thị trường Việt Nam, bao gồm:
- Các loại bàn cầu, bồn rửa
Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh hoạt động chủ yếu tại tỉnh Kon Tum và thành phố Đà Nẵng, tập trung vào thị trường kinh doanh trong khu vực này.
SỨ MỆNH
Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh cam kết cung cấp hàng hóa chất lượng, mẫu mã đa dạng và giá cả hợp lý, nhằm đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng Đối với nhân viên, công ty trân trọng đóng góp của từng cá nhân và nỗ lực nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, đồng thời xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, khuyến khích tinh thần tự chủ và trách nhiệm Ngoài ra, công ty cũng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ ngân sách và sẻ chia khó khăn với cộng đồng, góp phần phát triển lĩnh vực xây dựng trong tương lai.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY
1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh (Sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và xây dựngLý Hùng
3 Thủ kho 4 Lái xe 10 Bốc vác
1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh
Là người có quyền quyết định cao nhất về tất cả các hoạt động của Công ty
Người đại diện hợp pháp của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược và kế hoạch kinh doanh, đồng thời trực tiếp chỉ đạo thực hiện các chiến lược và phương án kinh doanh đã đề ra.
Phó giám đốc có vai trò tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, bao gồm các hoạt động cung ứng dịch vụ và quản lý nhân sự Họ chỉ đạo các bộ phận được phân công, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và báo cáo trực tiếp với giám đốc.
Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê
Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, Điều lệ và quy chế tài chính của Công ty
Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo kế hoạch
Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty
- Quản đốc kho:Tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
Công tác quản lý hàng hóa như chất lượng hàng hóa, tình hình nhập xuất hàng hóa trong kho của Công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao
Phòng marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách hàng
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….)
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing hiệu quả cần áp dụng mô hình 4P (sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị) và 4C (nhu cầu, mong muốn, tiện lợi, thông tin) Việc kết hợp hài hòa giữa 4P và 4C là kỹ năng quan trọng, giúp tối ưu hóa toàn bộ quá trình marketing.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
1.6.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán a Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán của Công ty (Sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán của Công ty TNHH thương mại và xây dựng
Lý Hùng Anh b.Chức năng và nhiệm vụ bộ máy kế toán của Công ty
Là người lãnh đạo cao nhất của bộ phận, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về tất cả hoạt động của bộ phận do mình phụ trách
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính và kế toán Họ cần nắm vững tình hình tài chính của công ty để tư vấn cho giám đốc trong việc đưa ra quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính.
Tổ chức công tác quản lý và điều hành bộ phận kế toán là rất quan trọng, bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng và trách nhiệm của bộ phận này.
Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự cần được thực hiện theo yêu cầu đổi mới, phù hợp với chủ trương và chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
Tổ chức đánh giá và phân tích hoạt động tài chính, kinh doanh của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Qua việc sử dụng số liệu tài chính kế toán, chúng tôi sẽ tháo gỡ những khó khăn trong kinh doanh do các quy định tài chính không phù hợp, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tổ chức lập kế hoạch và kiểm tra báo cáo chi phí của Công ty cùng các bộ phận hàng tháng, quý và năm Phân tích hiệu quả thực hiện chi phí và đề xuất các biện pháp tiết kiệm hợp lý dựa trên kết quả đánh giá.
Thủ quỹ Kế toán công nợ
Tham gia vào việc kiểm tra, giám sát và kiểm soát việc tuân thủ các quy định và chính sách tài chính kế toán của Công ty là rất quan trọng Điều này giúp ngăn ngừa và xử lý kịp thời các sai phạm trong công tác tài chính kế toán.
Chúng tôi cam kết không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng trong quản lý tài chính kế toán, đồng thời nghiên cứu kỹ lưỡng các hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán toàn Công ty, nhằm đáp ứng nhanh chóng với sự đổi mới và phát triển của Công ty.
Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do giám đốc trực tiếp phân công
Nhiệm vụ chính là theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả của khách hàng, lập danh sách nợ của các công ty, đơn vị để sắp xếp lịch thu và chi trả đúng hạn theo hợp đồng Đồng thời, cần đôn đốc, theo dõi và thu hồi các khoản nợ chưa thanh toán một cách hiệu quả.
- Phân tích tình hình công nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện công nợ, tính tuổi nợ
- Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của Công ty
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công
- Thực hiện lưu trữ các chứng từ , sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ
- Theo dõi bán hàng hóa dịch vụ theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng
- Theo dõi và tổng hợp các hóa đơn bán hàng
- Liên kết với phân hệ kế toán công nợ , kế toán tiền mặt và kế toán kho
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ toàn bộ
Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán của công ty với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ là nhiệm vụ quan trọng Công việc này cần được phản ánh chính xác vào các sổ sách kế toán hàng ngày và thực hiện đối chiếu với sổ quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và cuối tháng
- Theo dõi các khoản tạm ứng
- Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ
- Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn Công ty về tiền mặt, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công
- Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ
Hàng ngày, thủ quỹ dựa trên phiếu thu và phiếu chi để thực hiện việc thu chi, đồng thời cập nhật số tiền thu và chi vào sổ quỹ tiền mặt.
- Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán tiền mặt để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt
Công ty thực hiện Chế độ Kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2016 của Bộ Tài Chính Để quản lý kế toán, công ty sử dụng phần mềm Misa với hình thức kế toán máy in sổ theo phương pháp Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.3)
Quy trình hạch toán trên máy vi tính
Nhân viên kế toán hàng ngày dựa vào chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để ghi sổ Họ xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm.
Theo quy trình phần mềm kế toán, thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Vào cuối kỳ hoặc bất kỳ thời điểm nào trong năm, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính để lưu trữ, nhằm phòng ngừa rủi ro do lỗi phần mềm, đồng thời giúp kế toán kiểm tra lại dữ liệu.
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
: Ghi hàng ngày : Chi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Quá trình nhập liệu và ghi sổ trên phần mềm máy tính
Sơ đồ 1.4: Quy trình nhập liệu và ghi sổ trên phần mềm máy tính Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ: Đối chiếu kiểm tra:
1.6.3 Chính sách kế toán áp dụng
- Kỳ kế toán năm: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2016 của Bộ trưởng Tài chính.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân cuối kỳ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ): Kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Phương pháp khấu hao đường thẳng
- Các báo cáo tài chính theo quy định:
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B-01/DNN)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Phần mềm kế toán Misa
Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B-02/DNN)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B-03/DNN)
Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu sốB09-DNN)
- Nguồn để lập báo cáo tài chính:
Số dư tài khoản tại thời điểm 31/12 năm trước
Số phát sinh kỳ báo cáo, số phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến kỳ báo cáo
Số dư các tài khoản tại thời điểm lập báo cáo
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung thực hiện trên chương trình phần mềm kế toán Misa
- Chứng từ kế toán áp dụng trong Công ty theo hình thức Nhật ký chung
Sổ nhật ký chung, sổ cái
Sổ kế toán chi tiết
Bảng chi tiết số phát sinh
Các chứng từ được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại Công ty
- Hóa đơn bán hàng(Phụ lục 1)
- Phiếu thu (khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt)(Phụ lục 2)
- Phiếu xuất kho (Phụ lục 3)
- Giấy báo có (Phụ lục 4)
- Hợp đồng nguyên tắc (Phụ lục 5A, 5B)
Các tài khoản sử dụng
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 511:Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- TK 111: Tiền mặt (nếu khách hàng thanh toán bằng tiêng mặt)
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng (nếu khách hàng chuyển khoản thanh toán)
Hạch toán
- Ghi nhận giá vốn – Căn cứ vào phiếu xuất kho
- Ghi nhận doanh thu – Căn cứ vào phiếu chi và hóa đơn bán hàng
Hệ thống sổ sách kế toán về tiêu thụ
Một số sổ sách nằm trong hệ thống sổ kế toán có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty:
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng(Phụ lục 6)
- Sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 7)
- Sổ tổng hợp công nợ phải thu (Phụ lục 8)
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (Phụ lục 9)
- Sổ nhật ký chung (Phụ lục 10)
- Sổ nhật ký bán hàng (Phụ lục 11)
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt(Phụ lục 12) e Báo cáo kế toán
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
- Bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền của Công ty
Vào ngày 9 tháng 9 năm 2017, Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh đã xuất kho 12 tấn xi măng PCB40 với đơn giá 1.103.000.00đ/tấn (chưa bao gồm VAT) cho Công ty TNHH một thành viên Huynh Phú, và khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 1 )
- Phiếu xuất kho (Phụ lục 3)
- Giấy báo có (Phụ lục 4)
- Hợp đồng nguyên tắc (Phụ lục 5A, 5B)
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Nhân viên mua hàng của Công ty TNHH Một thành viên Huynh Phú thực hiện đặt hàng trực tiếp với nhân viên bán hàng của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Lý Hùng Anh Sau khi báo giá và đạt thỏa thuận về giá cả, nhân viên bán hàng sẽ lập đơn bán hàng theo số lượng đã đặt và chuyển cho thủ kho.
Thủ kho thực hiện việc lập 3 liên phiếu xuất kho (PXK) và ký nhận vào vị trí người lập phiếu Sau khi hoàn thành, thủ kho chuyển 3 liên PXK cùng với đơn bán hàng cho kế toán trưởng để đối chiếu và ký duyệt Sau khi kế toán trưởng ký, tài liệu sẽ được chuyển lên giám đốc để phê duyệt Khi tất cả thủ tục hoàn tất, liên 1 PXK sẽ được giao cho thủ kho, liên 2 PXK và đơn bán hàng sẽ được giao cho kế toán bán hàng, còn liên 3 PXK sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt.
Kế toán bán hàng lập 3 liên hóa đơn GTGT và sau khi hoàn thành, sẽ ký nhận ở vị trí người bán, yêu cầu người mua ký xác nhận Tiếp theo, 3 liên hóa đơn GTGT được chuyển cho kế toán trưởng để ký duyệt Sau khi kế toán trưởng ký, hóa đơn sẽ được gửi cho giám đốc xem xét và ký Khi tất cả thủ tục hoàn tất, liên 1 và 2 của hóa đơn GTGT sẽ được chuyển cho kế toán bán hàng, trong khi liên 3 sẽ được giao cho kế toán tiền mặt.
Kế toán tiền mặt lập 3 liên phiếu thu và ký nhận vào vị trí người lập phiếu Sau đó, các liên phiếu này được chuyển cho kế toán trưởng để ký duyệt, rồi tiếp tục gửi lên giám đốc xem xét và ký Khi hoàn tất các thủ tục, 3 liên phiếu sẽ được chuyển cho thủ quỹ, người sẽ kiểm tra, ký nhận và thu tiền, sau đó chuyển liên 3 cho thủ kho.
Thủ kho sẽ thực hiện kiểm tra và đối chiếu hàng hóa, sau đó yêu cầu khách hàng ký vào mục người nhận hàng trên phiếu xuất kho (PXK) Cuối cùng, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng.
- Các chứng từcủa nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ được lưu hành như sau:
+ Liên 1 giữ tại cuốn của kế toán bán hàng + Liên 2 giao cho khách hàng
+ Liên 3 giao cho kế toán tiền mặt
+ Liên 1 giữ tại cuốn của thủ kho + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 giao cho kế toán bán hàng
+ Liên 1 giữ tại cuốn của kế toán tiền mặt + Liên 2 giao cho khách hàng
+ Liên 3 giao cho thủ quỹ
Đơn bán hàng giao cho kế toán bán hàng
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng và thu tiền: (Lưu đồ 2.1)
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LÝ HÙNG ANH
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và thành thạo trong công việc Nhân viên được cử đi đào tạo các nghiệp vụ và kỹ năng nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Về cơ cấu tổ chức, mỗi bộ phận có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của Công ty
Về thủ tục kiểm soát tại Công ty đã được Giám đốc ban hành thành các quy chế để bắt buộc các bộ phận phải thực hiện
3.1.2 Hạn chế a Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Công ty đang áp dụng các thủ tục kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra và kiểm soát hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, các thủ tục này vẫn chưa được thực hiện một cách chặt chẽ và cụ thể.
- Đối với khâu kiểm soát tiếp nhận đơn đặt hàng:
Khách hàng thường đặt hàng qua điện thoại, dẫn đến nguy cơ nhầm lẫn khi nhân viên ghi lại thông tin trên đơn bán hàng Việc thiếu chứng từ cụ thể có thể gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giao hàng không đúng quy cách, số lượng hoặc giá cả.
Công ty cần thiết lập một bộ phận độc lập để tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng nhằm đảm bảo trách nhiệm và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.
- Đối với kiểm soát tín dụng:
Công ty cũng chưa đánh giá hết được tiềm năng của khách hàng, các thông tin của khách hàng nên gây ra rủi ro đối với việc thu nợ
Chính sách tín dụng của khách hàng còn theo cảm tính, chưa phân định rõ ràng làm cho việc thu hồi nợ khó khăn
- Đối với kiểm soát lập hóa đơn và giao hóa đơn:
Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều được kế toán nhập trực tiếp vào hệ thống và xuất hóa đơn mà không có bộ phận kiểm tra độc lập nào, điều này dẫn đến rủi ro gian lận trong quá trình ghi nhận giao dịch.
- Đối với kiểm soát thu tiền mặt:
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm thu tiền từ khách hàng, nhưng do thiếu sự giám sát, có nguy cơ nhân viên chiếm đoạt tiền của công ty Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát quy trình thu tiền và bán hàng, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch.
Hiện nay, báo cáo kế toán chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu phân tích doanh thu và thông tin về biến động doanh thu so với dự toán Việc xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động này rất quan trọng, giúp nhà quản lý đưa ra giải pháp ngăn ngừa rủi ro và xây dựng chiến lược cho công ty Đồng thời, cần giám sát chặt chẽ quá trình kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền.
Công ty chưa thực hiện giám sát thường xuyên đối với công tác kiểm soát bán hàng và thu tiền, dẫn đến việc thiếu biện pháp kiểm soát doanh thu thực tế Tình trạng này gây khó khăn trong việc đảm bảo ghi nhận doanh thu một cách đầy đủ và chính xác.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LÝ HÙNG ANH
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LÝ HÙNG ANH
3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty a Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
- Công ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng cho khách hàng để có thể kiểm soát được tính xác thực của đơn đặt hàng
Để đảm bảo việc giao hàng đúng quy cách, số lượng và giá cả, cần hạn chế nhận đơn hàng từ khách hàng qua điện thoại.
Đơn đặt hàng phải được lưu cùng hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, để làm căn cứ đối chiếu sau này
Công ty cần chỉ định một nhân viên cụ thể để tiếp nhận và phân loại các đơn đặt hàng Nhân viên này sẽ đánh số thứ tự cho từng đơn, ghi chép vào sổ theo dõi đơn hàng và chuyển giao cho các bộ phận liên quan để tiếp tục xử lý.
Ví dụ về mẫu đơn đặt hàng (Hình 3.1) a Hoàn thiện thủ tục kiểm soát liên quan đến chính sách tín dụng
Công ty cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng để thiết lập chính sách tín dụng hiệu quả khi ký hợp đồng Đối với khách hàng mới, việc hạn chế tín chấp là cần thiết Khi thực hiện giao dịch mua hàng, khách hàng phải trả tiền trước khi nhận hàng hoặc cung cấp thư bảo lãnh từ ngân hàng (Mẫu thư bảo lãnh ngân hàng được minh họa ở hình 3.2).
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG
Công ty có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu
Nội dung đặt hàng như sau:
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng: Thời gian giao hàng:
Hình 3.1: Mẫu đơn đặt hàng
Hình 3.2: Mẫu thư bảo lãnh của Ngân hàng TMCP Ngoại thương
Khi nhận đơn đặt hàng chậm thanh toán, nhân viên cần ngay lập tức thông báo cho Giám đốc và kiểm tra với kế toán khả năng tiếp tục mua hàng của khách Để nâng cao kiểm soát trong việc chuyển giao hàng hóa, Công ty nên tách biệt chức năng giữa nhân viên nhận đơn đặt hàng và lập phiếu xuất kho, đảm bảo rằng hàng hóa xuất ra được đối chiếu chính xác với đơn hàng và đã được kiểm tra, ký duyệt Ngoài ra, cần hoàn thiện quy trình kiểm soát thu tiền mặt để tăng cường tính chính xác và an toàn trong giao dịch.
Để đảm bảo an toàn cho số tiền thu bằng tiền mặt hằng ngày lớn, Công ty cần thiết lập các biện pháp kiểm soát chặt chẽ trong việc thu tiền mặt trực tiếp từ khách hàng Điều này giúp ngăn chặn gian lận từ nhân viên thu tiền và bảo đảm rằng toàn bộ số tiền thực nhận được khai báo chính xác, tránh tình trạng thất thoát tài chính cho Công ty Hơn nữa, việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng cũng là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Công ty cần nhanh chóng kiểm soát doanh thu bằng cách thiết kế bảng so sánh giữa doanh thu thực tế và doanh thu trên sổ sách, giúp xác định nguyên nhân chênh lệch Điều này cũng hỗ trợ ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn khống hoặc bán hàng không có hóa đơn Đồng thời, công ty nên hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu từ khách hàng.
Để quản lý hiệu quả các khoản nợ của khách hàng, cần phân loại chúng theo từng nhóm Kế toán công nợ sẽ thực hiện việc này và tiến hành đối chiếu với bộ phận bán hàng Mục đích không chỉ là để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn mà còn yêu cầu bộ phận bán hàng ngừng cung cấp hàng hóa cho những khách hàng đã quá hạn thanh toán.
Cuối tháng, việc đối chiếu công nợ với khách hàng là rất cần thiết, ngay cả khi khách hàng không mua hàng nhưng vẫn còn nợ Công ty Điều này giúp tạo ra biên bản đối chiếu công nợ, đảm bảo có chứng từ pháp lý để xử lý tranh chấp nếu xảy ra trong tương lai Hơn nữa, cần hoàn thiện công tác giám sát việc thực hiện để nâng cao hiệu quả quản lý.
Công ty cần nâng cao khả năng giám sát công việc bằng cách yêu cầu tất cả chứng từ phát sinh trong ngày phải được kiểm tra chặt chẽ qua bộ phận kiểm soát Để đảm bảo hiệu quả trong công tác giám sát, công ty nên thành lập ban kiểm toán nội bộ nhằm kiểm tra và giám sát việc thực hiện các quy trình.
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát bán hàng và thu tiền
Công ty cần nhanh chóng ban hành quy định mới về kế toán quản trị bán hàng trong quy chế tài chính, bao gồm các quy định cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch trong hoạt động tài chính.
Để tối ưu hóa kế toán bán hàng, công ty cần áp dụng các chính sách chiết khấu cho khách hàng tổ chức mua số lượng lớn Cụ thể, công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán đầy đủ trước thời hạn quy định và chiết khấu thương mại cho những đơn hàng lớn.
Để đảm bảo quản lý chi phí bốc dỡ, vận chuyển và giao nhận tại kho hiệu quả, bộ phận kế toán và quản lý kho cần tăng cường kiểm tra và giám sát các chứng từ liên quan Họ phải phát hành hóa đơn và ghi chép đầy đủ nội dung trên hóa đơn, đồng thời yêu cầu bên cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn với thông tin đầy đủ theo quy định, nhằm tránh tình trạng thiếu hóa đơn hoặc hóa đơn không đầy đủ thông tin.
Kế toán bán hàng cần thực hiện chế độ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hợp lý để đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết, làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý.
Công ty cần phân bổ chính xác chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) vào các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để giúp nhà quản trị xác định cơ cấu chi phí đúng đắn, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp Để thực hiện điều này, kế toán cần phân định rõ ràng TSCĐ nào phục vụ cho hoạt động bán hàng và TSCĐ nào phục vụ cho hoạt động quản lý Sau khi hoàn tất việc phân bổ, kế toán sẽ tiến hành định khoản.
