TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
Cây cao su được nhập khẩu vào Việt Nam từ năm 1897 và hiện nay đã trở thành một loại cây công nghiệp quan trọng trong nền kinh tế xã hội, đồng thời góp phần cải thiện môi trường sinh thái và sức khỏe con người Sự phát triển của cây cao su cũng đi kèm với sự lớn mạnh của đội ngũ công nhân trong ngành, đặc biệt là tại Công ty TNHH Vạn Lợi.
Công Ty TNHH Vạn Lợi là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 24 tháng
01 năm 2003 thay đổi lần thứ 5 ngày 14 tháng 05 năm 2009
Tên cơ sở kinh doanh: Công Ty TNHH Vạn lợi Địa chỉ trụ sở công Ty: 01D Trần Nhân Tông – TP Kon Tum - Kon Tum
Mã số thuế: 6100185517 Điện thoại: 0260.3868 314
Công ty, được thành lập vào năm 2003, đã từng bước ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh và hoàn thiện cơ cấu tổ chức Với việc mở rộng cơ sở vật chất, công ty đã thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch năm sau cao hơn năm trước, đồng thời đạt kết quả sản xuất kinh doanh cao nhất Hiện tại, công ty đã tăng cường mở rộng diện tích trồng cây cao su và nhà máy chế biến mủ cao su, cũng như mở rộng dây chuyền sản xuất.
Tính đến năm 2012 thì Công ty đã mở rộng thêm được 50 ha cao su bao phủ diện tích nhà máy.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Công Ty TNHH Vạn Lợi chuyên xuất khẩu sản phẩm cao su, kinh doanh nông sản và vật tư nông nghiệp, đồng thời cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chế biến gỗ và lâm sản, cũng như sản xuất các sản phẩm từ gỗ.
Là một doanh nghiệp tư nhân độc lập, việc hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đề ra là rất quan trọng Doanh nghiệp cần sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Tạo ra việc làm và cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời hỗ trợ đồng bào dân tộc ít người định cư Kết hợp phát triển kinh tế với quốc phòng, đảm bảo an ninh, chính trị và trật tự xã hội tại địa phương.
Đặc điểm kinh tế kỹ thuật
Công Ty TNHH Vạn Lợi chuyên xuất khẩu sản phẩm cao su, kinh doanh hàng nông sản, vật tư nông nghiệp và vận tải hàng hóa Công ty cũng hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chế biến gỗ và lâm sản, cũng như sản xuất các sản phẩm từ gỗ Với các chức năng này, Công ty TNHH Vạn Lợi đã chế biến thành công các loại sản phẩm như SVR10, SVR5, SVR3L và RSS.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vạn Lợi
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng, đảm bảo chế độ một thủ trưởng do giám đốc điều hành Tuy nhiên, bộ máy quản lý hiện tại còn đơn giản với ít phòng ban, dẫn đến việc quản lý dễ dàng nhưng thiếu hiệu quả, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kinh doanh, Công ty cần mở rộng thêm nhiều ngành và lĩnh vực kinh doanh.
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu chung Công ty
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty
Giám đốc là người đại diện pháp lý cao nhất của Công ty, có trách nhiệm tổ chức và quản lý mọi hoạt động kinh doanh Đồng thời, giám đốc cũng có quyền ủy quyền cho phó giám đốc thực hiện một số công việc nhất định.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong tất cả các hoạt động của công ty, đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể được giao và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình.
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
Các phòng ban chức năng
Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm khai thác khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng theo dõi tiến độ giao hàng …
Phòng tài chính kế toán:
Chịu trách nhiệm về mặt ghi chép sổ sách kế toán, phản ánh kịp thời, trung thực, chính xác các nghiệm vụ kinh tế phát sinh
Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh và các báo cáo đánh giá công tác quản lý là bước quan trọng trước khi trình lên chủ sở hữu công ty hoặc cơ quan nhà nước liên quan Việc này đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin, giúp chủ sở hữu có cái nhìn rõ ràng về tình hình hoạt động của công ty.
Phòng marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu thị trường cho từng loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm số lượng, chất lượng, chủng loại, thị trường tiêu thụ và phương thức phân phối Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung với một phòng kế toán duy nhất tại văn phòng, trực tiếp quản lý bởi Ban giám đốc Phòng kế toán gồm 5 nhân viên, đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán, bao gồm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán phục vụ quản lý tài chính Mô hình này giúp đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ kế toán trưởng và chỉ đạo kịp thời từ Ban giám đốc Tuy nhiên, khối lượng công việc thường tăng cao vào cuối tháng, quý và năm, gây áp lực cho phòng kế toán.
Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
Kế toán doanh thu công nợ Thủ quỹ
Kế toán hàng hóa lương
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, có trách nhiệm quản lý và điều hành các kế toán viên, đồng thời lãnh đạo hoạt động kế toán của công ty Họ chịu trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về quản lý kế toán và tài chính Kế toán trưởng đảm nhiệm công tác kế toán chung, tổ chức hợp lý công tác hạch toán, xác định tình hình thực tế kế toán của đơn vị và kiểm tra báo cáo kế toán, đồng thời tư vấn cho lãnh đạo về các vấn đề tài chính kế toán.
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cũng như các giao dịch thanh toán với người mua và người bán Hàng ngày, kế toán sẽ ghi chép các khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vào sổ sách Cuối tháng, cần đối chiếu số liệu với quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Đồng thời, kế toán cũng thực hiện các giao dịch với ngân hàng và theo dõi các khoản vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Kế toán hàng hóa lương đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán và theo dõi chi tiết quá trình nhập xuất hàng hóa của doanh nghiệp Đồng thời, nó cũng đảm bảo việc quản lý tiền lương và các khoản trích lương theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và chính xác trong các hoạt động tài chính.
Kế toán bán hàng và công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và ghi chép chi tiết tình hình công nợ phải thu từ khách hàng và phải trả cho người bán trong toàn Công ty Công việc này bao gồm việc theo dõi sự biến động của các khoản nợ, lập báo cáo công nợ khách hàng hàng tháng và hàng quý, từ đó giúp xây dựng kế hoạch trả nợ và thu hồi nợ hiệu quả.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt trong quỹ, ghi chép sổ quỹ, lập báo cáo thu chi tiền hằng ngày
1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng với các thông tư hướng dẫn thực hiện và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.
1.4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Hiện nay, doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán là nhật ký chứng từ, với việc xử lý dữ liệu trên máy tính Quá trình hạch toán số liệu trên tài khoản và sổ sách được theo dõi chặt chẽ, và mỗi nhân viên kế toán được phân quyền sử dụng các phần hành cụ thể.
Trình tự ghi sổ nhật ký chung: (Hình 1.3)
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung trước Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ này song song với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ, từ 3 đến 10 ngày hoặc cuối tháng, tùy vào khối lượng nghiệp vụ, tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
5 đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh
Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung, hoặc sổ nhật ký chung kết hợp với các sổ nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại trừ các số trùng lặp trong các sổ nhật ký đặc biệt trong cùng kỳ.
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp như Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Vào cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được tự động hóa, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ Người làm kế toán có khả năng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
Cuối tháng và cuối năm, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cần được in ra giấy, sau đó đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi tay.
Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY
2.1.1 Đặc thù về quản lý tại Công ty
Giám đốc Công ty đóng vai trò lãnh đạo toàn diện trong các hoạt động kinh doanh và nắm giữ quyền hạn cao nhất trong doanh nghiệp Họ không chỉ tâm huyết và có trách nhiệm trong việc tuân thủ quy định pháp luật, mà còn thể hiện quan điểm cạnh tranh lành mạnh, tránh sử dụng thủ đoạn tiêu cực gây thiệt hại cho đối tác và đối thủ Việc mở rộng thị trường được thực hiện dựa vào năng lực của chính doanh nghiệp Đồng thời, giám đốc cũng rất chú trọng đến việc trọng dụng nhân tài và khuyến khích sự sáng tạo trong quản lý, điều này đã có tác động tích cực đến công tác quản lý doanh nghiệp và hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng-thu tiền tại Công ty
Mô hình tổ chức quản lý hiệu quả với bộ máy gọn nhẹ và phân công, phân cấp rõ ràng giúp tránh chồng chéo trách nhiệm giữa các phòng ban Các bộ phận chức năng khác nhau nhưng liên kết chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và kiểm soát trong doanh nghiệp Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý và chỉ đạo nhân viên thực hiện đúng chức năng, đồng thời báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên về hoạt động của phòng mình.
Lãnh đạo Công ty đánh giá rất cao về vai trò của người lao động trong hoạt động
KD của doanh nghiệp đã đặt ra mục tiêu phát triển bền vững thông qua việc xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên mạnh mẽ về cả chất lượng lẫn số lượng Doanh nghiệp đã triển khai nhiều chính sách nhân sự hiệu quả, bao gồm quy chế phân phối tiền lương công khai và dân chủ, tuân thủ các quy định của nhà nước về chế độ lương thưởng Điều này không chỉ giúp người lao động an tâm mà còn khuyến khích họ đóng góp trí tuệ, sáng tạo và gắn bó với Công ty Với mức thu nhập ổn định, nhân viên nâng cao ý thức bảo vệ tài sản Công ty và trách nhiệm trong công việc.
2.1.4 Các nhân tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát của doanh nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi các nhân tố nội bộ mà còn bởi những yếu tố bên ngoài như sự tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam và thế giới Những khó khăn về lạm phát và tỷ giá cũng tác động đáng kể đến hoạt động của công ty Hơn nữa, sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ đã ảnh hưởng đến giá cả và thị phần của doanh nghiệp, tạo ra nhiều thách thức trong việc duy trì và phát triển.
Các cơ quan chức năng có vai trò quan trọng trong việc thay đổi chính sách tài chính và tiền tệ, điều này sẽ tác động đến quan điểm và hành động của các nhà quản lý Sự thay đổi này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường quản lý của doanh nghiệp.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, Công ty sử dụng nhiều chứng từ quan trọng như: Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng cung cấp hàng hóa và dịch vụ, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn vận chuyển, phiếu thu, giấy báo có từ ngân hàng, và các bản sao kê ngân hàng Những chứng từ này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và theo dõi quy trình bán hàng.
Giai đoạn lập chứng từ và xử lý số liệu trong kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp, giúp phát hiện sai sót và ngăn ngừa gian lận Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập quy định rõ ràng về đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, trong đó nhân viên kinh doanh và trưởng phòng kinh doanh phải phối hợp với khách hàng để lập và trình giám đốc ký duyệt hoặc ủy quyền cho trưởng phòng kinh doanh thực hiện.
Phiếu xuất kho: phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho căn cứ vào đơn đặt hàng để duyệt (Phụ lục 1.1)
Hóa đơn GTGT: Phòng kế toán lập căn cứ vào phiếu xuất kho và làm căn cứ ghi sổ kế toán (Phụ lục 1.5, 3.3)
Phiếu thu: Thể hiện số tiền đã được nhập vào quỹ, làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ kế toán, kế toán thanh toán lập phiếu (Phụ lục 1.2)
Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản kiểm kê quỹ: phòng kế toán lập (Phụ lục 1.3) Giấy báo có: của ngân hàng (Phụ lục 1.4)
Tất cả các chứng từ tại doanh nghiệp đều được lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ và được kiểm tra tính hợp pháp, chính xác của nội dung Quy trình kiểm soát chứng từ bao gồm hai bước: kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác kiểm soát nội bộ (KSNB).
Kiểm soát ban đầu là quy trình do kế toán viên thực hiện, trong đó họ sẽ xem xét các chứng từ kế toán để đảm bảo tính hợp lệ và đúng theo chế độ chính sách của nhà nước.
DN ban hành hay không? Các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ có đầy đủ và hợp lệ hay không?
Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm soát lại các chứng từ do kế toán viên và thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi sổ Quá trình này bao gồm việc kiểm tra chữ ký của kế toán viên và thủ quỹ, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu kế toán.
2.2.2 Tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán
- Tài khoản công ty sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm (xem phụ lục 2 kế toán và sổ sách)
+ TK 5111: Doanh thu thương mại,
+ TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm
+ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
TK 1111: Tiền Việt Nam đồng
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 1121: Tiền gửi Việt Nam đồng
TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ
Công ty theo dõi tài khoản 131 về phải thu khách hàng một cách tổng quát do số lượng khách hàng lớn và phân tán Thay vì chi tiết theo từng khách hàng, công ty ghi nhận doanh thu và phải thu khách hàng hàng ngày, đồng thời quản lý chi tiết từng khách trên sổ chi tiết phải thu Cuối cùng, dữ liệu được tổng hợp để lập sổ Cái.
+ TK 521: Chiết khấu thương mại
+ TK 531: Hàng bán bị trả lại
+ TK 532: Giảm giá hàng bán
- Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sổ sách sử dụng trong chu trình này bao gồm:
+ Chứng từ ghi sổ cho các tài khoản sử dụng
+ Bảng kê chứng từ ghi sổ của các tài khoản
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái các tài khoản
+ Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng
+ Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng
CÁC QUY ĐỊNH VÀ CHÍNH SÁCH KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
2.3.1 Phương thức tiêu thụ tại doanh nghiệp
Hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tiêu thụ hàng hóa trực tiếp, trong đó hàng hóa được giao ngay tại kho và quyền sở hữu sẽ được chuyển giao trực tiếp cho khách hàng.
2.3.2 Chính sách về giá và hình thức thanh toán
Chính sách giá của công ty được điều chỉnh thường xuyên do sự biến động của thị trường, vì vậy không có bảng giá cố định mà chỉ có bảng giá được cập nhật theo từng thời điểm.
Hình thức thanh toán: Thanh toán trả ngay và thanh toán trả chậm
Thanh toán trả ngay: Đối với những khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng mới không có uy
10 tín thì doanh nghiệp yêu cầu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay khi nhận
Thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đang áp dụng hai hình thức thanh toán trả chậm
- Bán trả chậm theo hình thức tín chấp: đối với những khách hàng truyền thống, có uy tín thì doanh nghiệp không cần tài sản thế chấp
- Bán trả chậm có đảm bảo thanh toán: áp dụng cho những khách hàng mới có nhu cầu mua chịu tại doanh nghiệp
Cả hai phương thức thanh toán đều có thời gian nợ tối đa là 45 ngày Đối với tất cả các giao dịch bán trả chậm, việc ký kết hợp đồng là bắt buộc.
2.4 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
Quy trình bán hàng và thu tiền là một hoạt động phức tạp, yêu cầu kiểm soát nội bộ chặt chẽ Do đó, doanh nghiệp cần phân công rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan, đảm bảo mỗi bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra và xem xét từ khâu lập chứng từ đến ghi sổ sách.
Chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp được kiểm soát qua ba nội dung chính: kiểm soát nghiệp vụ bán hàng, kiểm soát nợ phải thu của khách hàng, và kiểm soát thu tiền.
2.4.1 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng a) Nhận và xét duyệt đơn đặt hàng
Trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng, cần phải được phê chuẩn để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các chính sách của công ty Mục tiêu kiểm soát ở giai đoạn này là tiếp nhận và phê duyệt ĐĐH một cách chính xác, nhằm thể hiện sự quan trọng của việc phê duyệt ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
+ ĐĐH đã được phê chuẩn phải có tính xác thực, khách hàng là có thật
+ Sự chính xác và đầy đủ trên ĐĐH đã được phê duyệt, đó chính là về chủng loại, số lượng hàng, nơi giao, nhận
- Thủ tục kiểm soát thực tế:
Mỗi khách hàng tại Công ty đều có mẫu đơn đặt hàng riêng, không có mẫu chung cho tất cả Giá cả không được thỏa thuận cố định trong hợp đồng mà sẽ thay đổi theo từng thời điểm đặt hàng Khách hàng thường gọi điện hoặc gửi fax để đặt hàng, trong khi khách hàng mới thường đến trực tiếp để thỏa thuận với phó Giám đốc kinh doanh Nếu đồng ý với giá cả và các điều kiện khác, khách hàng sẽ ký hợp đồng và gửi đơn đặt hàng chính thức tới Công ty, hoặc có thể gửi đơn mà không cần hợp đồng.
Hình 2.1: Lưu đồ Kiểm soát xét duyệt đơn đặt hàng (Phụ lục 3.1, 3.2, 3.3)
11 b) Đối với việc phê duyệt bán chịu
+ Tất cả mọi nghiệp vụ bán chịu đều phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền trong công ty
Hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng và số nợ cho phép của khách hàng cần phải được giám đốc công ty phê duyệt, đảm bảo tuân thủ quy định về bán chịu của công ty để đảm bảo tính đúng đắn trong quản lý tài chính.
Việc xét duyệt bán chịu của công ty dựa trên quy định nội bộ, trong đó đối với khách hàng cũ, phòng SX-KD cần tổng hợp thông tin từ kế toán công nợ về số tiền còn nợ và thời gian quá hạn Nếu khách hàng đã thanh toán và chấp nhận yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày, trưởng phòng SX-KD sẽ phê duyệt yêu cầu mua chịu cho lô hàng tiếp theo Ngược lại, nếu khách hàng chưa thanh toán hết nợ và đã quá hạn, họ phải trả hết số tiền nợ trước khi được phép mua chịu tiếp Đối với khách hàng mới, yêu cầu mua chịu phải được Giám đốc công ty ký duyệt thông qua hợp đồng bán hàng, trong đó yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản có giá trị trên 70% giá trị đơn hàng.
Quy trình nhận đơn đặt hàng KH/ Bên liên quan Bộ phận bán hàng GĐ/TPKD Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Đ.ĐH/ Hợp đồng
Hình 2.2: Sơ đồ kiểm soát xét duyệt bán chịu c) Chuyển gia hàng hóa, lập hóa đơn
Đối với việc xuất kho hàng:
+ Thủ tục lập phiếu xuất kho phải đảm bảo đúng quy định, phải có sự ký duyệt của giám đốc
+ Phiếu xuất kho phải được lưu chuyển theo đúng quy định, trình tự, đảm bảo được kiểm tra nghiêm túc
+ Việc ghi sổ kho, ghi sổ chi tiết hàng hóa phải căn cứ vào phiếu xuất kho, phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác
Trong quy trình xuất kho và giao hàng, việc lập phiếu xuất kho là bước đầu tiên và quan trọng Tại Công ty Hòa Khánh, sau khi đơn đặt hàng (ĐĐH) được phê duyệt, bộ phận bán hàng sẽ dựa vào ĐĐH đó để lập phiếu xuất kho Nếu khách hàng là các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ đến trực tiếp mua hàng mà không có ĐĐH, phòng sản xuất - kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên yêu cầu của khách hàng.
Phiếu xuất kho do nhân viên bán hàng tại phòng sản xuất - kinh doanh lập thành 3 liên: một liên được lưu giữ tại phòng sản xuất - kinh doanh (bộ phận bán hàng), một liên được giao cho khách hàng, và một liên dùng cho lưu chuyển nội bộ.
- Căn cứ quy định của công ty
- Xem xét thông tin từ phòng kế toán và tìm hiểu thông tin
Kế toán bán hàng, công nợ
-Kiểm tra công nợ khách hàng
Hợp đồng (cam kết trả nợ)
Bộ phận kho sẽ nhận 13 bộ phiếu xuất kho để ghi chép vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán Quy trình kiểm soát trong việc lập phiếu xuất kho được thể hiện qua việc luân chuyển phiếu giữa các bộ phận, bao gồm cả bước phê duyệt.
Phiếu xuất kho được lập bởi bộ phận bán hàng và cần sự ký duyệt của Giám đốc công ty để đảm bảo việc xuất hàng được kiểm soát bởi người có thẩm quyền Sau khi được ký duyệt, phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho thủ kho, nơi thủ kho ghi lại số lượng hàng thực xuất và yêu cầu chữ ký xác nhận từ người nhận hàng Thủ tục này nhằm kiểm soát số lượng hàng xuất và xác nhận việc nhận hàng từ khách hàng Một liên phiếu xuất kho sẽ được gửi đến phòng sản xuất kinh doanh để làm cơ sở lập hóa đơn GTGT, trong khi liên còn lại sẽ được thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán, nơi lưu giữ phiếu xuất kho để ghi sổ.
Hóa đơn cần được ký duyệt và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xuất cho khách hàng, nhằm đảm bảo tính chính xác và tránh các sai sót, gian lận.
+ Sự phê duyệt hóa đơn phải do giám đốc ký duyệt
+ Hóa đơn phải phản ánh chính xác thời gian lập ( sự đúng kỳ)
Hóa đơn cần được lập dựa trên căn cứ hợp lý và phải đảm bảo tính xác thực để tránh việc lập hóa đơn giả mạo Đồng thời, tất cả các hóa đơn này phải được ghi chép vào sổ sách một cách đầy đủ và chính xác.
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
3.1.1 Những kết quả đạt được a Môi trường kiểm soát Đội ngũ quản lý chuyên môn, năng lực đạo đức, quan điểm KD trung thực Cơ cấu tổ chức đơn giản, phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận việc này tạo điều kiện kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận có sự phân công, ủy quyền thực hiện giữa các bộ phận
Chính sách nhân sự luôn được lãnh đạo doanh nghiệp chú trọng, vì yếu tố con người là nền tảng quan trọng cho sự phát triển và cũng là mục tiêu của việc kiểm soát Doanh nghiệp cam kết bảo vệ quyền lợi của người lao động, nhờ đó đã xây dựng được đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, đạo đức và ý thức cao trong công việc Hệ thống thông tin kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ các quyết định liên quan đến nhân sự.
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp được tổ chức một cách gọn nhẹ và hợp lý, với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên Mỗi nhân viên phụ trách một phần hành cụ thể và được cấp mật mã đăng nhập riêng, chỉ có họ mới có quyền tham gia vào công việc của phần hành đó, bao gồm việc thực hiện và sửa đổi Các phần hành khác chỉ có quyền xem và đối chiếu kiểm tra, từ đó giúp phát hiện những sai sót lẫn nhau.
Hệ thống chứng từ và sổ sách trong chu trình bán hàng - thu tiền được thiết lập đầy đủ theo quyết định số 48/2006 – BTC của Bộ Tài chính, tạo cơ sở cho công tác kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Việc ghi chép các nghiệp vụ phải chính xác và tuân thủ hướng dẫn của Bộ Tài chính Các chứng từ như phiếu thu và hóa đơn GTGT được đánh số thứ tự và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi luân chuyển, đảm bảo quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban diễn ra một cách khoa học và hiệu quả.
Sự phân công công việc hợp lý giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng là rất quan trọng, đảm bảo mỗi bộ phận có quyền hạn và nhiệm vụ riêng biệt mà không bị chồng chéo Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Tất cả các chứng từ sử dụng phải tuân thủ quy chế tài chính của Công ty, chỉ có hiệu lực khi có số thứ tự chứng từ đã được phê duyệt Các chứng từ này sẽ được kiểm tra và kiểm soát trước khi được luân chuyển.
Hệ thống tài khoản của Công ty được tổ chức chi tiết theo từng khu vực, khách hàng và loại sản phẩm, với TK 131 và TK 511 dễ dàng kiểm tra Doanh nghiệp đã ban hành đầy đủ các quy định và chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng.
Thủ tục kiểm soát việc nhận và xét duyệt đơn đặt hàng tại doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả, bao gồm việc kiểm tra chữ ký và con dấu của khách hàng trên đơn đặt hàng Quy trình này còn bao gồm việc kiểm tra hàng tồn kho trước khi tiếp nhận đơn, giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến khách hàng giả mạo và đảm bảo khả năng cung ứng hàng hóa.
Thủ tục kiểm soát nợ phải thu được thực hiện đầy đủ, đảm bảo tính chính xác của thông tin và đạt được các mục tiêu kiểm soát Nhân viên thu hồi nợ chỉ thực hiện khi có sự đồng ý của kế toán trưởng hoặc giám đốc.
Công tác thu tiền được kiểm soát chặt chẽ với phiếu thu được đánh số thứ tự, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra Ngoài ra, có sự phân công rõ ràng giữa người ghi sổ (kế toán thanh toán) và người giữ tiền (thủ quỹ) để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.
3.1.2 Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng - thu tiền
Không có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nào hoàn hảo, vì thị trường luôn biến đổi và yêu cầu các hệ thống kiểm soát phải liên tục cải tiến để thích ứng với tình hình mới Mặc dù doanh nghiệp đã đạt được một số kết quả nhất định, nhưng vẫn tồn tại những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền Môi trường kiểm soát cần được xem xét và nâng cao để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn cho hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp hiện chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng, dẫn đến việc kiểm soát chỉ mang tính chất chung chung và không được quy định cụ thể Hơn nữa, doanh nghiệp cũng thiếu các quy định xử phạt phù hợp đối với nhân viên vi phạm quy định, gây ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng tiêu cực đến tài sản của đơn vị.
Sự phân công lao động trong bộ máy kế toán chưa đạt tính khoa học, đặc biệt là trong kế toán bán hàng và kết toán công nợ, có thể dẫn đến gian lận trong ghi nhận doanh thu và nợ phải thu Việc kế toán ghi giảm doanh thu và nợ phải thu khách hàng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Do đó, cần thiết lập thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền một cách chặt chẽ để ngăn ngừa rủi ro này.
Doanh nghiệp hàng ngày nhận nhiều đơn đặt hàng từ khách hàng, nhưng việc sắp xếp và lưu trữ các đơn này chỉ được thực hiện vào cuối ngày, dẫn đến việc kiểm soát không chặt chẽ trong suốt quá trình Điều này có thể gây mất mát đơn hàng mà nhân viên chỉ phát hiện vào cuối ngày hoặc không phát hiện ra Hơn nữa, doanh nghiệp chưa có mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho tất cả khách hàng, làm cho việc kiểm soát chứng từ trở nên khó khăn Việc bán hàng qua điện thoại, email và fax cũng rất phổ biến, nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thiết lập quy định kiểm soát nào Nhân viên có thể ghi nhầm tên hàng hoặc sai ngày giao hàng khi nhận đơn qua điện thoại, gây ấn tượng xấu cho khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
Đơn đặt hàng chỉ được lập thành hai bản, một bản lưu cho khách hàng và một bản cho phòng kinh doanh Việc không có bộ phận kiểm tra độc lập có thể tạo ra rủi ro, khiến phòng kinh doanh và khách hàng có khả năng thông đồng, gây tổn thất cho doanh nghiệp.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Công ty nên thiết lập các quy định rõ ràng bằng văn bản và phổ biến đến toàn bộ doanh nghiệp Những quy định này cần được tích hợp vào chương trình đào tạo nhân viên để đảm bảo rằng các bộ phận liên quan thực hiện nghiêm túc.
Cần khuyến khích vật chất và tạo cơ hội nâng cao trình độ nhân viên để nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc tuân thủ quy trình kiểm soát Đồng thời, việc áp dụng các quy định cụ thể về xử phạt đối với nhân viên vi phạm sẽ giúp cải thiện hoạt động của hệ thống kiểm soát, từ đó hạn chế rủi ro và gian lận trong công ty.
Cần tăng cường bố trí nhân sự một cách khoa học, tách biệt rõ ràng giữa kế toán doanh thu và kế toán công nợ, cũng như giữa kế toán ngân hàng và người đối chiếu với ngân hàng.
3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền a Hoàn thiện về chứng từ
Việc tiếp nhận và xét duyệt đơn đặt hàng là giai đoạn quan trọng trong chu trình bán hàng, ảnh hưởng đến các bước tiếp theo Để quản lý hiệu quả hàng trăm đơn đặt hàng mỗi ngày từ nhiều khách hàng khác nhau, công ty cần thiết lập một mẫu đơn đặt hàng thống nhất Mẫu đơn này nên được đánh số thứ tự liên tục và đăng tải trên website công ty, yêu cầu khách hàng sử dụng Đơn đặt hàng cần bao gồm đầy đủ thông tin khách hàng, được phân thành hai liên: một lưu ở bộ phận bán hàng và một ở bộ phận sản xuất Đồng thời, đơn đặt hàng phải có chữ ký của trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc và chữ ký của khách hàng để xác nhận.
Hình 3.1: Bảng đơn đặt hàng
CỘNG HÒA CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Kính gửi: Công ty TNHH Vạn Lợi
Khách hàng: ……… ……… Địa chỉ: ……….Điện thoại:………Fax:……… Chúng tôi có nhu cầu đặt hàng tại Công ty
Ngày đặt hàng và ngày giao hàng cần được xác định rõ ràng Phương thức vận chuyển và phương thức thanh toán cũng phải được ghi chú cụ thể Địa điểm giao hàng cần chính xác để đảm bảo hàng hóa được chuyển đến đúng nơi Danh sách hàng hóa bao gồm số thứ tự, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, cùng với ghi chú nếu có.
Người đặt hàng Trưởng phòng kinh doanh
Công ty cần bố trí một nhân viên để tập hợp và ghi chép các đơn đặt hàng vào sổ tiếp nhận Trong sổ này, có một cột ghi chú về hợp đồng đã ký; khi đơn đặt hàng nào được ký hợp đồng, nhân viên sẽ đánh dấu vào cột này.
Hình 3.2: Bảng tổng hợp đơn đặt hàng
CÔNG TY TNHH VẠN LỢI Phòng kinh doanh
BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số ĐĐH Tên KH Thời điểm
Tên SP SL HĐ đã ký b Hoàn thiện các thủ tục trong chu trình bán hàng
Thẩm định khách hàng và xét duyệt bán chịu là bước quan trọng trong xác định phương thức bán hàng, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển Để giảm thiểu rủi ro từ việc bán hàng mà không thu hồi được nợ, công ty cần tăng cường công tác thẩm định khách hàng Hiện nay, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thẩm định và xét duyệt bán chịu dựa trên thông tin từ kế toán Tuy nhiên, doanh nghiệp nên bố trí một bộ phận riêng biệt để thực hiện nhiệm vụ này, nhằm ngăn chặn việc cấp tín dụng quá mức từ bộ phận bán hàng Bộ phận thẩm định cần có nhân viên am hiểu tài chính, có khả năng phân tích khả năng thanh toán và tình hình tín dụng, đồng thời duy trì quan hệ với ngân hàng và nhà cung cấp để thu thập thông tin cần thiết về khách hàng Họ sẽ chịu trách nhiệm về các khoản nợ không thanh toán do nguyên nhân chủ quan, và cần đánh giá khách hàng dựa trên lịch sử mua chịu trước đó cũng như thái độ trả nợ của khách hàng.
- Xem xét tài khoản khách hàng thế chấp có đủ thanh toán cho doanh nghiệp hay không
- Tình hình kinh doanh của khách hàng
Bộ phận tín dụng có thể áp dụng các biện pháp khác để thu thập thông tin khách hàng, chẳng hạn như phỏng vấn trực tiếp hoặc đến thăm cơ sở kinh doanh của khách hàng mới.
Có như vậy công tác thẩm định mới có hiệu quả cao tránh được tình trạng chấp nhận khách hàng nhưng không có khả năng thanh toán
Để tránh rủi ro trong quá trình giao hàng, công ty cần đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng số lượng và quy cách theo đơn đặt hàng đã được phê duyệt Bộ phận giao hàng nên giữ nhiều liên của phiếu giao hàng, được đánh số trước và ghi rõ thông tin cần thiết, bao gồm số lượng hàng đã giao Phiếu giao hàng cũng cần có chữ ký của khách hàng để làm bằng chứng xác nhận việc nhận hàng và chấp nhận số lượng hàng hóa Việc này giúp giảm thiểu phàn nàn từ khách hàng và tránh phát sinh chi phí giao hàng lại.
B3: Theo dõi khoản phải thu
Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách lập dự phòng và xóa nợ phải thu khó đòi, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán hiện hành Cần phân công người chịu trách nhiệm độc lập với kế toán công nợ, và mức độ lập dự phòng phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền Đồng thời, doanh nghiệp cần quy định rõ tiêu chuẩn để đề nghị xóa nợ và thu thập đầy đủ chứng cứ trước khi thực hiện Định kỳ, cần in báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi và số nợ đã xóa sổ để phát hiện biến động bất thường trong quản lý nợ, ngăn chặn các hành vi chiếm dụng tiền của khách hàng.
Chính sách thu hồi nợ của công ty hiện còn lỏng lẻo, dẫn đến tình trạng nợ quá hạn gia tăng Để cải thiện tình hình, công ty cần áp dụng các biện pháp thu hồi nợ hiệu quả hơn, bao gồm việc tăng lãi suất đối với khách hàng thanh toán chậm theo thời gian Khi khoản nợ đã quá hạn, công ty sẽ gửi thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán, và nếu sau một tuần khách hàng vẫn chưa thanh toán, sẽ tiếp tục gửi thư nhắc nhở kèm khuyến cáo về việc giảm tín nhiệm trong các yêu cầu tín dụng Ngoài ra, công ty cần thường xuyên gọi điện nhắc nhở khách hàng, và trong trường hợp nợ lớn và kéo dài, có thể xem xét việc thông báo cho khách hàng về khả năng áp dụng biện pháp pháp lý để thu hồi nợ.
B4: Hoàn thiện chính sách bán hàng của Công ty
Hiện nay, doanh thu chủ yếu của Công ty đến từ doanh thu bán chịu, do đó, việc xây dựng một chính sách tín dụng rõ ràng và cụ thể là rất cần thiết Chính sách tín dụng hiệu quả cần bao gồm các yếu tố quan trọng nhằm tối ưu hóa doanh thu và giảm thiểu rủi ro.
Tiêu chuẩn tín dụng là các yếu tố liên quan đến sức mạnh tài chính và uy tín của khách hàng, cần thiết để nhận mức tín dụng từ công ty Để xác định khả năng chấp nhận hạn mức tín dụng, công ty cần thiết lập tiêu chuẩn cho khách hàng dựa trên những yếu tố này.
Để đánh giá tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của khách hàng, cần phân tích các chỉ tiêu quan trọng như số vòng quay khoản phải thu, khả năng thanh toán ngắn hạn và khả năng thanh toán nhanh Bên cạnh đó, việc xem xét lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng có phù hợp với xu thế phát triển hiện nay cũng rất cần thiết.
Uy tín của khách hàng trong việc thanh toán nợ được đánh giá thông qua thông tin từ ngân hàng và các nhà cung cấp khác Những luồng tin này phản ánh khả năng và ý thức trách nhiệm của khách hàng trong việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính, từ đó giúp xác định độ tin cậy của họ trong các giao dịch.
