Mục tiêu nghiên cứu
- Tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
- Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH HOÀI GIANG XANH
Đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH HOÀI GIANG XANH là cần thiết để xác định những điểm mạnh và yếu trong quy trình hiện tại Qua đó, chúng tôi sẽ đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho, giúp tối ưu hóa chi phí và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh.
Cấu trúc đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Hoài Giang Xanh
Chương 3: giải pháp - kiến nghị về công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Hoài Giang Xanh
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Quản trị là một thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau và chưa có định nghĩa nào được mọi người đồng thuận hoàn toàn Theo Mary Parker Follett, "quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác", điều này nhấn mạnh rằng các nhà quản trị cần sắp xếp và giao nhiệm vụ cho người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức, thay vì tự mình hoàn thành công việc.
Quản trị được định nghĩa bởi James Stoner và Stephen Robbins là quá trình bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của thành viên trong tổ chức, cùng với việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực để đạt được mục tiêu đã đề ra Điều này nhấn mạnh rằng mọi nhà quản trị đều cần thực hiện các hoạt động quản trị để đạt được những mục tiêu kỳ vọng.
1.1.2 Khái niệm liên quan đến hàng tồn kho
- Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn tồn tại dưới dạng vật chất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ chưa sử dụng, thành phẩm đã sản xuất nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua còn tồn kho và hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang.
Tồn kho nguyên vật liệu là các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để phục vụ cho quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu cơ bản và bán thành phẩm Việc quản lý tồn kho này đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.
Tồn kho sản phẩm dở dang là tổng hợp tất cả các mặt hàng đang ở trong một giai đoạn nào đó của quy trình sản xuất.
+ Tồn kho thành phẩm: bao gồm nhứng sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang chờ tiêu thụ
- Vai trò của hàng tồn kho
Hàng tồn kho thường chiếm 40-50% tài sản của doanh nghiệp, vì vậy quản lý và kiểm soát tồn kho là rất quan trọng Để đảm bảo sản xuất liên tục và đáp ứng nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp cần tăng dự trữ; tuy nhiên, việc này cũng làm tăng chi phí liên quan đến tồn kho Do đó, các doanh nghiệp cần xác định điểm cân bằng giữa đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được từ việc đáp ứng nhu cầu sản xuất và khách hàng với chi phí thấp nhất.
1.1.3 Khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho
- Khái niệm Quản trị hàng tồn kho:
Quản trị hàng tồn kho là quá trình quản lý nhằm lập kế hoạch, tiếp nhận, lưu trữ, kiểm soát và phân phối vật tư, với mục tiêu tối ưu hóa nguồn lực phục vụ khách hàng và đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là quá trình kiểm soát và tối ưu hóa sự luân chuyển của hàng hóa trong chuỗi giá trị, bao gồm cả việc xử lý trong sản xuất và phân phối.
- Vai trò quản trị hàng tồn kho:
Đảm bảo cung ứng và dự trữ hiệu quả các loại vật tư quan trọng, đồng thời sử dụng tiết kiệm nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cảu doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch
+ Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lí có hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Kiểm tra tình hình cung cấp vật tư, đối chiếu với sản xuất, kinh doanh và kho tàng là cần thiết để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục hiệu quả.
+ Đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trường.
NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Quản trị hàng tồn kho là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, bởi vì dự trữ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản Việc duy trì mức dự trữ hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và thiếu hụt sản phẩm, mà còn tối ưu hóa việc sử dụng vốn và giảm chi phí tồn kho.
Hoạch định quy mô, cơ cấu hàng tồn kho của doanh nghiệp Quản trị hàng tồn kho phải trả lời được 3 câu hỏi:
Để tối ưu hóa chi phí tồn kho và đảm bảo quy trình sản xuất kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định lượng hàng tồn kho nhập vào phù hợp Việc này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ mà còn đảm bảo nguồn cung luôn sẵn sàng cho hoạt động sản xuất.
- Vào thời điểm nào thì bắt đầu nhập hàng?
- Nhập hàng ở đâu và nhà cung cấp là ai?
Tổ chức thực hiện công tác quản trị hàng tồn kho
Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa ở kho và nhiệm vụ bảo quản hàng hóa ở kho
Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho, hoạch toán cập nhật kịp thời nghiệp vụ xuất, nhập hàng hóa vào kho
Phân bố hàng hóa trong kho cần tuân theo sơ đồ quy hoạch chi tiết, đồng thời tổ chức việc chất xếp hàng hóa một cách khoa học Việc kiểm tra và chăm sóc hàng hóa thường xuyên sẽ giúp phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đến hàng dự trữ.
Kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện công tác thực hiện hàng tồn kho có đúng kế hoạch thực hiện hay không
Đánh giá kết quả thực hiện là cần thiết để xác định các biện pháp xử lý hiệu quả cho hàng tồn kho thừa, thiếu, chậm tiêu thụ và hàng tồn kho kém phẩm chất Việc áp dụng các giải pháp thích hợp sẽ giúp tăng cường vòng quay hàng hóa qua kho, từ đó nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Cần xây dựng và có chế độ đối với thủ kho Thủ kho là người có trình độ kỹ thuật và nghiệp vụ cần phải được chuẩn hóa
1.2.1 Lợi ích và chi phí của việc giữ hàng tồn kho a) Lợi ích
Việc giữ hàng tồn kho đem lại một số lợi ích cho doanh nghiệp như sau:
Chấp nhận dự trữ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn hơn nhu cầu hiện tại, từ đó nhận được chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp Việc này không chỉ giảm chi phí giá vốn hàng bán mà còn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Việc dự trữ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung ổn định cho sản xuất, đặc biệt khi dự đoán rằng giá cả hàng hóa và nguyên vật liệu sẽ tăng trong tương lai.
Việc dự trữ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì mức giá ổn định cho các sản phẩm cần thiết, đặc biệt khi dự đoán rằng giá cả hàng hóa và nguyên vật liệu có thể tăng trong tương lai.
Sản phẩm dở dang là một phần quan trọng trong hàng tồn kho, giúp mỗi giai đoạn sản xuất hoạt động độc lập mà không phải chờ đợi nhau Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả của quy trình sản xuất mà còn giảm thiểu chi phí nhờ việc rút ngắn thời gian chờ và ngăn chặn sự gián đoạn giữa các khâu.
Thành phẩm là một phần quan trọng trong hàng tồn kho, giúp hỗ trợ cả bộ phận sản xuất và marketing của doanh nghiệp Việc tồn trữ thành phẩm không chỉ tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn nâng cao khả năng tiếp cận thị trường Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đến các chi phí liên quan đến việc quản lý và duy trì hàng tồn kho để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Chi phí tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, vì vậy, việc ra quyết định hợp lý về khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng thu nhập Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, hay còn gọi là chi phí tồn kho, bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và các chi phí khác.
Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản chi cho việc chuẩn bị và phát đơn như giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán Chi phí này thường ổn định và không phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mua Trong mỗi kỳ kinh doanh, chi phí đặt hàng tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng Khi khối lượng đặt hàng mỗi lần nhỏ, số lần đặt hàng sẽ tăng lên, dẫn đến chi phí đặt hàng cũng tăng theo và ngược lại.
Chi phí mua hàng là khoản chi cần thiết để mua hoặc sản xuất hàng hóa tồn kho, được tính bằng cách nhân chi phí một đơn vị hàng hóa với số lượng hàng mua hoặc sản xuất Nếu doanh nghiệp nhận được chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp, chi phí mua hàng sẽ là giá trị lô hàng sau khi trừ đi chiết khấu đó.
Chi phí lưu kho là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi giữ hàng để bán, bao gồm các yếu tố như chi phí đóng gói, bốc xếp, thuê kho, bảo hiểm, hao hụt và lãi vay Những chi phí này thường phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào; khối lượng đặt mua lớn sẽ dẫn đến chi phí lưu kho tăng lên, trong khi khối lượng nhỏ hơn sẽ giúp giảm chi phí này.
Chi phí giảm doanh thu do hết hàng là một dạng chi phí cơ hội khi doanh nghiệp không còn sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp nên hối thúc đơn đặt hàng từ nhà cung cấp Chi phí cho việc hối thúc bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung và chi phí vận chuyển Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu đáng kể do tình trạng hết hàng.
Chi phí mất uy tín với khách hàng là một loại chi phí cơ hội, được xác định dựa trên khoản thu nhập dự báo từ doanh thu bán hàng trong tương lai bị mất do sự cố hết hàng, dẫn đến mất lòng tin từ phía khách hàng Bên cạnh đó, chi phí gián đoạn sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
(Nguyễn Hải Sản (2012), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB lao động, Hà Nội Trang 411)
1.2.2 Tính hiệu quả quản trị hàng tồn kho
- Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HOÀI GIANG XANH
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH HOÀI GIANG XANH
Hình 2.1 Hình ảnh công ty TNHH Hoài Giang Xanh
(Nguồn: Tác giả tựu tổng hợp)
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH HOÀI GIANG XANH
Tên giao dịch: BLUE HOAI RIVER COMPANY
Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT) Địa chỉ:44 Hòa Nam 5, Phường Hoà Minh, Quận Liên Chiểu, Đà Nẵng Điện thoại:0905132768
Email: hoaigiangxanh@gmail.com Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Trâm
Giám đốc: Nguyễn Thị Thanh Trâm
Ngày bắt đầu hoạt động: 05/11/2009
Hiện tại, công ty TNHH Hoài Giang Xanh đang hoạt động kinh doanh các lĩnh vực và ngành nghề như sau:
Ngành nghề kinh doanh: G4632 Bán buôn thực phẩm (Ngành chính)
G46340 Bán buôn sản phẩm thuốc lá, thuốc lào
G4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
H5229 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
- Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoài Giang Xanh là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng
- Ngành nghề kinh doanh: bán buôn thực phẩm
Công ty TNHH Hoài Giang Xanh chính thức được thành lập và hoạt động từ ngày 26 tháng 10 năm 2009, theo giấy phép kinh doanh số do Chi cục Thuế khu vực Thanh Khê - Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng cấp.
- Công ty chính thức giao dịch với khách hàng tại số 39 Nguyễn Đình Tứ, phường Hòa An, quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
- Đăng kí kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và nhu cầu thị trường
- Thực hiện nghĩa vụ đảm bảo an toàn trật tự, thực hiện tích cực phong trào phòng cháy chữa cháy
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng về các sản phẩm mà công ty cung cấp
- Nộp các khoản thuế theo qui định của nhà nước, nhằm làm tăng nguồn thu ngân sách cho nhà nước
Chịu sự kiểm tra từ các cơ quan quản lý theo quy định pháp luật và tuân thủ các quy định của các cơ quan thanh tra nhà nước có thẩm quyền là điều cần thiết.
Công ty phải tuân thủ chế độ quản lý vốn, tài sản, kế toán thống kê và kiểm toán theo quy định của pháp luật, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của các báo cáo tài chính.
Chúng tôi cam kết đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, luôn xem trọng và không ngừng nỗ lực nâng cao kỹ năng bán hàng cũng như cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng.
- Tiếp cận và mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh
Để duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin về đối thủ, bao gồm giá cả, sản phẩm, chính sách bán hàng, hệ thống kênh phân phối và dịch vụ sau bán hàng.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên ngày càng chuyên nghiệp
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng hiện tại, nhà cung cấp và các trung gian trong kênh phân phối là rất quan trọng, đồng thời cần chủ động tìm kiếm khách hàng tiềm năng để mở rộng thị trường.
- Mở rộng chiến lược marketing ở thị trường trong nước
Công ty cam kết phục vụ nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất, dựa trên nguyên tắc hợp tác bền vững Chúng tôi luôn nỗ lực giữ vững uy tín và niềm tin từ phía khách hàng, đồng thời thực hiện đầy đủ các cam kết và thỏa thuận trong hợp đồng với đối tác để đáp ứng hiệu quả nhu cầu của thị trường.
- Quản lý và sử dụng đội ngũ nhân viên theo đúng chế độ chính sách lao động – tiền lương theo qui định hiện hành của nhà nước
2.1.4 Quy mô hoạt động a) Cơ sở vật chất, thiết bị, nhà xưởng
Công ty TNHH HOÀI GIANG XANH đang khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh thương mại Với nguồn vốn hiện có, công ty không ngừng phát triển và mở rộng nhà xưởng cùng trang thiết bị Hiện tại, công ty đã sở hữu đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Bảng 2.1: Cơ sở vật chất công ty TNHH Hoài Giang Xanh
Cơ sở vật chất Số lượng Nơi đặt
Máy vi tính 24 Phòng kế toán và phòng kinh doanh
Máy in 2 Phòng kế toán
Camera 24 Trụ sở và kho
Máy tính tiền 1 Quầy bán hàng
Máy lạnh 4 Trụ sở và kho
Quạt 9 Phòng kế toán, phòng kinh doanh, và kho
(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự) b) Tình hình nhân sự
Bảng 2.2: Bảng số lượng nhân viên trong công ty TNHH Hoài Giang Xanh
Các phòng ban bộ phận
Bộ phận hành chính nhân sự
(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự)
2.1.5 Cơ cấu công ty TNHH Hoài Giang Xanh
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hoài Giang Xanh
(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự)
* Phòng Kế toán & Hành chính nhân sự
Quán lý tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;
Theo dõi thanh toán và công nợ, thực hiện báo cáo và quyết toán đúng nguyên tắc và định kỳ, nhằm đảm bảo tình hình tài chính luôn trong sạch và lành mạnh.
Quản lý vốn của công ty;
Thực hiện công tác hạch toán và kiểm tra,
Lập về thực hiện kế hoạch về biên chế tiền lương và phúc lợi hàng năm;
Thực hiện công tác chiêu mộ, tuyển dụng nhân viên khi công ty cần;
Xử lý nhân viên vi phạm kỉ luật theo qui chế đã qui định;
Tiếp nhận ý liến tư vấn và giải quyết ý kiến khi có khiếu nại về nhân sự lao động;
Tổ chức kiểm tra và đánh giá nhân viên Tổ chức công tác thẩm tra, tham mưu cho Giám đốc điều hành việc ký hợp đồng lao động;
Tiếp khách và sắp xếp thời gian tiếp khách cho Giám đốc
* Phòng Kinh doanh & Tiếp thị:
Xây dựng kế hoạch về các chỉ tiêu cho từng năm, từ đó phân bổ cho từng thời điểm trong năm và cho các bộ phận;
Kế toán Marketing Thủ kho
Nhân sự Chăm sóc khách Vận tải hàng
Chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết về chương trình bán hàng cho khách hàng, bao gồm chính sách chiết khấu, hoa hồng và các chương trình khuyến mãi hấp dẫn Bên cạnh đó, chúng tôi cũng soạn thảo hợp đồng mua bán với các đại lý và các kênh phân phối để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong giao dịch.
Theo dõi và đôn đốc thanh toán đúng hạn;
Tiếp nhận khiếu nại của khách hàng;
Chịu trách nhiệm về việc lập và thực hiện các chiến lược marketing của công ty
Thu thập các thông tin về thị trường, khách hàng, đối tác
Thực hiện công tác chuẩn bị và xử lý kho hàng;
Lên kế hoạch đóng gói, vận chuyển, quản lý hàng tồn, hàng mới, hàng khuyến mãi,
Xây dựng kế hoạch xuất và nhập hàng;
Chịu trách nhiệu lưu kho, bảo quản hàng hóa luôn đảm bảo chất lượng đến tay khách hàng;
Lập phiếu nhập kho/xuất kho trước khi giao/nhận hàng hóa trong kho;
Vận hành và bảo dưỡng các phương tiện và thiết bị của bộ phận kho;
Nhận và xử lý sản phẩm tồn trong kho
2.1.6 Tình hình hoạt động 3 năm của Công ty Hoài Giang Xanh
Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty Hoài Giang Xanh ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 15.595.526.680 17.942.473.950 21.858.698.748 Các khoản giảm trừ 132.978.500 116.317.000 145.000.000
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 15.462.548.180 17.826.156.950 21.713.698.748 Giá vốn hàng bán 12.518.455.016 14.306.426.940 17.565.233.960
Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.944.093.164 3.519.730.010 4.148.464.788
Doanh thu hoạt động tài chính 219.000.000 243.000.000 367.600.000 Chi phí tài chính 42.580.000 51.500.000 75.800.000 Chi phí bán hàng 457.500.000 521.800.000 604.750.000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 142.000.000 154.500.000 161.000.000
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 2.521.013.164 3.034.930.010 3.674.514.788 Thu nhập khác 180.000.000 215.000.000 252.000.000
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 2.666.433.164 3.202.425.010 3.876.434.788
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Hoài Giang Xanh)
Từ bảng kết quả phân tích trên ta có thể khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau:
Biểu đồ 2.1: Tình hình doanh thu hoạt động 3 năm của công ty
(Nguồn: Phòng kế toán- Nhân sự)
Quan sát kết quả hoạt động kinh doanh, ta có doanh thu tăng dần qua các năm từ
Từ năm 2018 đến 2020, doanh thu của công ty đã có sự thay đổi rõ rệt, với mức thấp nhất trong năm 2018 đạt 15.595.526.680 đồng Đến năm 2020, tổng doanh thu tăng lên 21.858.698.748 đồng, cho thấy công ty đã định hướng phát triển nhiều mặt hàng mới để thu hút khách hàng và ký hợp đồng với các đại lý Lợi nhuận năm 2020 cũng đạt cao nhất với 3.674.514.788 đồng, trong khi lợi nhuận năm 2018 chỉ đạt 2.521.010.164 đồng, là mức thấp nhất trong giai đoạn này.
Biểu đồ 2.2: Tình hình lợi nhuận đạt được trong 3 năm của công ty
(Nguồn: Phòng kế toán- Nhân sự)
Trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn, công ty cần linh hoạt áp dụng các biện pháp tăng doanh thu như nâng cao chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hàng Đồng thời, việc tìm hiểu nguyên nhân thay đổi doanh thu và triển khai các giải pháp kiểm soát chi phí hiệu quả là rất quan trọng để tối đa hóa lợi nhuận và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Công ty Hoài Giang Xanh đã đạt được kết quả kinh doanh khả quan trong năm 2020, với doanh thu và lợi nhuận ổn định, đảm bảo sinh lời cho công ty.
2.1.7 Các sản phẩm chủ yếu
Công ty TNHH Hoài Giang Xanh chuyên cung cấp thực phẩm tổng hợp với mục tiêu chiếm lĩnh thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh Định vị sản phẩm giá rẻ, công ty thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi và cung cấp hàng hóa phù hợp với túi tiền của người tiêu dùng Để giảm giá thành, công ty còn hợp tác với các nhà sản xuất lớn và áp dụng các chính sách bình ổn giá Sản phẩm của Hoài Giang Xanh rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã, bao gồm thực phẩm công nghệ, thực phẩm tươi sống, hóa phẩm, hàng gia dụng, và mỹ phẩm.
- Hóa phẩm là những loại hàng hóa sản xuất nhằm phục vụ vệ sinh của mỗi con người, mỗi nhà
Hàng gia dụng bao gồm các sản phẩm và hàng hóa được sản xuất và mua bán chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của các hộ gia đình, nhằm nâng cao sự tiện nghi trong cuộc sống cá nhân và gia đình.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG
TY TNHH HOÀI GIANG XANH
2.2.1 Thực trạng về sơ đồ kho của công ty TNHH Hoài Giang Xanh
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ kho của công ty TNHH Hoài Giang Xanh
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Khu để xe nhân viên
Trong quá trình quan sát, lượng hàng hóa tăng lên do nhu cầu khách hàng gia tăng Mặc dù kho có diện tích khoảng 2650 m² khá rộng rãi, nhưng lối đi không phù hợp, gây khó khăn trong việc di chuyển và sắp xếp hàng hóa.
+ Phương tiện vận chuyển: gồm 6 xe vận chuyển hàng hóa chuyển cho các đại lý cửa hàng bán lẻ
Hình 2.2 Hình ảnh xe vận chuyển của công ty TNHH Hoài Giang Xanh
(Nguồn: Fanpage của công ty TNHH Hoài Giang Xanh)
Xe vận chuyển hàng hóa mang lại sự thuận tiện trong việc giao nhận hàng, giúp chuyển hàng nhanh chóng đến tay khách hàng và đáp ứng kịp thời nhu cầu với lượng đơn hàng liên tục.
2.2.2 Thực trạng về nguồn nhân lực
Bảng 2.5: Bảng nguồn nhân lực trong kho công ty TNHH Hoài Giang Xanh
Công việc Số lượng người
Phó kho 4 1 3 Đại học và Cao đẳng 22 - 35
Nhân viên bốc xếp, dỡ hàng hóa 10 2 8 THPT trở lên 18 - 45
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự của công ty TNHH Hoài Giang Xanh)
Nhận xét về nguồn nhân lực trong kho cho thấy, nhân viên bốc xếp hàng hóa chiếm 58.8% tổng số lượng nhân viên, với 70.6% là nam giới do tính chất công việc nặng nhọc Mặc dù đa số nhân viên đều có kiến thức về sản phẩm và quy trình làm việc, nhưng đội ngũ chủ chốt lại thiếu kinh nghiệm, gây khó khăn trong quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, dẫn đến nguy cơ sai sót Hơn nữa, vấn đề lương thưởng chưa được chú trọng, khiến nhân viên có thể rời bỏ công việc hoặc năng suất lao động thấp Do đó, công ty cần cải thiện các yếu tố này để nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.
2.2.3 Thực trạng về Quy trình xuất - nhập kho hàng hóa của công ty TNHH Hoài Giang Xanh a) Các bước trong quy trình nhập hàng:
Sơ đồ 2.3: Quy trình nhập hàng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập hàng hóa
Việc xác định mặt hàng và số lượng hàng nhập là rất quan trọng cho hoạt động kinh doanh Nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hóa hàng ngày để xác định mặt hàng bán chạy và những sản phẩm thiếu hụt trong kho Sau khi tổng hợp thông tin, nhân viên kho lập danh sách và báo cáo lên thủ kho Thủ kho sau đó sẽ chuyển thông tin lên phòng kinh doanh để lên kế hoạch đặt hàng từ các nhà cung cấp.
Khi phòng kinh doanh lên kế hoạch nhập hàng, thông báo sẽ được gửi xuống bộ phận kho Thủ kho nhận thông báo qua máy tính và theo dõi quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến công ty qua email kết nối Nhà cung cấp sẽ thông báo hàng sắp đến trước 1 ngày qua điện thoại Thủ kho giao nhiệm vụ cho nhân viên kho dọn dẹp, sắp xếp và chuẩn bị kho bãi để hàng hóa được nhập kho đúng hạn.
Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Khi nhận hàng từ kho trung tâm phân phối hoặc các công ty giao hàng đến siêu thị, Thủ Kho cần đối chiếu với đơn đặt hàng đã được Phòng nghiệp vụ mua duyệt Đồng thời, Thủ Kho cũng phải kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ theo quy định nhập kho và đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với đơn đặt hàng để đảm bảo sự chính xác trong quy trình nhập hàng.
+ Các chi tiết qui định về hóa đơn do Bộ tài chính ban hành
+ Các chi tiết về hàng hóa (tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền)
- Hóa đơn giao hàng phải đủ 03 liên: 01 liên đỏ, 01 liên xanh và 01 liên photo
- Gíam sát kho căn cứ vào số lượng hàng thực nhận trên hoá đơn giao hàng ghi nhận những thông tin vào sổ theo dõi hàng nhập kho
Thủ kho và giám sát kho cần ký tên vào hóa đơn của nhà cung cấp, bao gồm 3 liên, trong đó liên xanh sẽ được trả lại cho nhà cung cấp Thủ kho sẽ giữ lại liên đỏ và liên photo để đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả.
- Ngoài ra còn một số trường hợp từ chối nhận hàng như:
+ Hàng không có hoặc thiếu hóa đơn tài chính (trừ những mặt hàng chấp nhận bảng kê)
+ Hàng không có đầy đủ thủ tục pháp lý quy định (tem hàng hóa, nhãn hàng hóa) + Hóa đơn viết không đúng theo quy định của Bộ Taì Chính
Ngày giao hàng sau ngày xuất hóa đơn quá 3 ngày: Giám sát kho ghi ngày thực nhận hàng vào hóa đơn dưới chữ ký tên của thủ kho
Kiểm tra số lượng: Thủ kho sẽ là người trực tiếp thực hiện kiểm tra số lượng mặt hàng, bằng phương pháp đếm hàng
Thủ kho thực hiện kiểm tra chất lượng bằng cách đối chiếu số lượng sản phẩm thực tế với thông tin trên hóa đơn đặt hàng Khi mọi thứ đã đúng theo quy định giấy tờ, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Phương pháp kiểm tra hàng hóa bao gồm việc sử dụng cảm quan và kiểm tra theo mẫu, với tỉ lệ mẫu là 10% cho mỗi lô hàng đối với hàng thùng quy cách sẵn, và kiểm tra 100% đối với các mặt hàng có giá trị cao Sau khi hoàn tất kiểm tra, bước tiếp theo là hoàn thành quá trình nhập kho.
Sau khi lập kế hoạch nhập hàng, thủ kho cần kiểm tra và đối chiếu hàng hóa Toàn bộ chứng từ nhận hàng, bao gồm hóa đơn (photo), hóa đơn (đỏ) và đơn đặt hàng (PO), sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán kho sau khi đã nhập vào sổ theo dõi nhập hàng bằng máy tính nội bộ Đồng thời, nhân viên kho sẽ in tem bán giá sản phẩm để gán cho hàng hóa.
Sơ đồ 2.4: Quy trình xuất hàng hóa
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Nhân viên ngành hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trên kệ và lập phiếu bổ sung hàng Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ đưa phiếu này vào kho để thủ kho thực hiện việc bổ sung hàng ra quầy.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm lập và gửi yêu cầu xuất hàng cho các trường hợp như xuất đổi trả nhà cung cấp, xuất luân chuyển giữa các cửa hàng đại lý và xuất bảo hành Yêu cầu này sẽ được chuyển đến bộ phận kho, nơi thủ kho tiếp nhận thông qua hệ thống máy tính nội bộ của công ty.
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa trong kho
Kế toán kho thực hiện kiểm tra tồn kho và thông báo ngay cho thủ kho nếu phát hiện hàng thiếu Khi nhận phiếu bổ sung hàng từ nhân viên bán hàng, thủ kho kiểm tra thông tin và yêu cầu phụ kho kiểm tra hàng Nhân viên phụ kho thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho và báo cáo cho thủ kho Nếu số lượng hàng trong phiếu khớp với hàng thực tế, phụ kho tiến hành soạn hàng Ngược lại, nếu hàng thực không đủ, phụ kho báo cáo cho thủ kho và xuất hàng theo số lượng còn lại, đồng thời thủ kho phối hợp với nhân viên bán hàng để đặt hàng bổ sung Cuối cùng, thủ kho tổng kết số lượng hàng dễ mất và hàng giá trị cao đã xuất, lưu trữ phiếu bổ sung để đối chiếu khi cần.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn sản phẩm:
Kế toán sử dụng thông tin từ đơn hàng để lập phiếu xuất kho (hóa đơn hàng hóa) và chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho Phiếu xuất kho có thể được in thành nhiều liên tùy theo cơ cấu công ty, bao gồm một liên lưu giữ cho kế toán, một liên gửi cho thủ kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển để tiếp nhận hàng.
Nhân viên ngành hàng cần lập và ký phiếu bổ sung ra quầy khi đến giờ xuất hàng, sau đó chuyển phiếu cho nhân viên kho Nhân viên phụ kho sẽ dựa vào phiếu để chuẩn bị hàng hóa và thực hiện việc luân chuyển hàng ra quầy.
