CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
1.1.1 Khái niệm và định nghĩa
Có nhiều định nghĩa về hệ thống thông tin khác nhau và các khái niệm liên quan
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các thành phần được tổ chức nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin, hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát hoạt động trong tổ chức Ngoài ra, HTTT còn giúp quản lý phân tích vấn đề, hình dung các đối tượng phức tạp và phát triển sản phẩm mới Các khái niệm liên quan đến HTTT bao gồm dữ liệu, thông tin, hoạt động thông tin, xử lý dữ liệu và giao diện.
Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới, được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau như ký tự, chữ viết, biểu tượng, hình ảnh, âm thanh và tiếng nói.
Thông tin (Information) cũng nhƣ dữ liệu, đã có nhiều định nghĩa khác nhau
Thông tin có thể được định nghĩa là dữ liệu được đặt trong một ngữ cảnh cụ thể, với hình thức phù hợp và hữu ích cho người sử dụng cuối cùng.
Các hoạt động thông tin trong hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạt động Những hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa thông tin.
Xử lý dữ liệu là quá trình thực hiện các hoạt động như tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại và tổng hợp, nhằm thay đổi nội dung, vị trí hoặc cách thể hiện của dữ liệu.
Giao diện (Interface) là điểm kết nối nơi hệ thống trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác hoặc môi trường xung quanh Chẳng hạn, giao diện của một hệ thống thông tin thường bao gồm màn hình, bàn phím, chuột, micro, loa và card mạng.
Môi trường (Enviroment) là phần của thế giới không thuộc hệ thống mà có tương tác với hệ thống thông qua các giao diện của nó
1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
HTTT quản lý là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức (Keen, Peter G.W.- một người đứng đầu trong lĩnh vực này)
Các yểu tố cấu thành của HTTT
Hệ thống thông tin (HTTT) quản lý bao gồm năm yếu tố chính: thiết bị tin học (phần cứng), phần mềm, dữ liệu, quy trình và con người Những định nghĩa này định hướng cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Tuy nhiên, để có cái nhìn sâu sắc và đầy đủ về một hệ thống thực tế, cần tiến hành phân tích chi tiết hơn nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu cho các chương trình và bố trí các thành phần bên trong hệ thống.
Nhân tố có sẵn Nhân tố thiết lập
Công cụ Cầu nối Nguồn lực
Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Thủ tục Con người
1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin a Hệ thống tự động văn phòng b Hệ thống xử lý giao dịch c Hệ thống cung cấp thông tin thực hiện d Hệ thống thông tin quản lý e Hệ trợ giúp quyết định f Hệ chuyên gia g Hệ trợ giúp điều hành h Hệ trợ giúp làm việc theo nhóm i Hệ thống thông tin tích hợp
1.1.4 Các giai đoạn của phân tích thiết kế hệ thống
1 Khảo sát hiện trạng xác định yêu cầu hệ thống
Xác định yêu cầu là bước quan trọng đầu tiên trong việc xây dựng hệ thống thông tin, ảnh hưởng lớn đến chất lượng của hệ thống trong các giai đoạn tiếp theo Quá trình thu thập thông tin cho hệ thống bao gồm việc khảo sát, được chia thành hai giai đoạn chính.
Giai đoạn khảo sát sơ bộ là bước đầu tiên trong việc hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin Tiếp theo, giai đoạn khảo sát chi tiết tập trung vào việc thu thập thông tin chi tiết về hệ thống, phục vụ cho việc phân tích yêu cầu thông tin, tạo cơ sở cho các bước phát triển tiếp theo.
2 Phân tích hệ thống a Phân tích hệ thống về chức năng
Phân tích hệ thống chức năng là quá trình xác định các nghiệp vụ cần thực hiện sau khi khảo sát thực tế và xem xét kỹ lưỡng các thành phần của hệ thống.
Diễn tả chức năng từ mức vật lý về mức logic, từ mức đại thể về mức chi tiết Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
Xây dựng dòng dữ liệu b Phân tích hệ thống về dữ liệu
Phân tích hệ thống dữ liệu là quá trình khảo sát cấu trúc thông tin trong hệ thống, nhằm xác định mối quan hệ giữa các thành phần thông tin Quá trình này giúp lập lược đồ khái niệm về dữ liệu, từ đó làm cơ sở cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau này.
Phân tích dữ liệu được thực hiện qua hai giai đoạn, bắt đầu bằng việc lập lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể/liên kết Mô hình này nổi bật với tính trực quan và dễ áp dụng, giúp phát huy hiệu quả trong việc xử lý và hiểu dữ liệu.
+ Xác định các kiểu thực thể cùng với các kiểu thuộc tính của nó
+ Xác định các mối quan hệ giữa các kiểu thực thể
Tiếp theo, hoàn thiện lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ để tận dụng cơ sở lý luận vững chắc của mô hình này trong việc chuẩn hóa lược đồ.
+ Xác định các kiểu thuộc tính của các kiểu thực thể
+ Chuẩn hóa danh sách các thuộc tính, từ đó xác định các kiểu thực thể đã đƣợc chuẩn hóa
+ Xác định mối quan hệ
Giai đoạn phân tích nghiệp vụ tập trung vào việc hiểu rõ hệ thống từ góc độ logic, trong khi giai đoạn thiết kế hệ thống lại chú trọng đến khả năng thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ thông qua công nghệ máy tính.
Tổng quan về SQL Server và cơ sở dữ liệu quan hệ
1.2.1 Vài nét về cơ sở dữ liệu mô hình quan hệ
Cơ sở dữ liệu quan hệ được tổ chức thành các bảng, trong đó dữ liệu được nhóm theo chủ đề và chứa các cột cùng dòng thông tin Các bảng này liên kết với nhau thông qua bộ Database Engine khi có yêu cầu.
Nói chung, một cơ sở dữ liệu có thể hiểu nhƣ là tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau
1.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ a Quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu quan hệ
Quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu quan hệ gồm các bước sau :
1 Phân tích hoàn cảnh, thu nhập thông tin về dữ liệu đƣợc đề cập trong bài toán
2 Quyết định các bảng gồm các cột, kiểu dữ liệu, và chiều dài của chúng
3 Chuẩn hoá các bảng dữ liệu đã xây dựng đƣợc
4 Tạo cơ sở dữ liệu, các bảng và thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
Khi hiểu rõ mối liên hệ giữa các dữ liệu, chúng ta sẽ tổ chức chúng thành các bảng có liên quan và tuân thủ các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu Chuẩn hoá dữ liệu là quá trình quan trọng giúp cải thiện tính nhất quán và giảm thiểu sự dư thừa thông tin trong cơ sở dữ liệu.
Sau khi đã quyết định vệ các cột, ta cần tổ chức dữ liệu thành các bảng có quan hệ Quá trình này gọi là chuẩn hoá dữ liệu
Các quy luật đƣợc xây dựng để chuẩn hoá dữ liệu:
1 Dạng chuẩn thức nhất (First Normal Form - 1st NF): Theo quy luật này một cột không thể chứa nhiều giá trị
Dạng chuẩn thứ hai (2NF) yêu cầu rằng mỗi cột không phải là khóa trong bảng phải phụ thuộc hoàn toàn vào khóa chính, không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa chính Điều này giúp loại bỏ sự dư thừa dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu.
Dạng chuẩn thứ ba (3rd NF) yêu cầu rằng tất cả các cột không khoá trong bảng phải độc lập và không phụ thuộc vào các cột không khoá khác Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Mô hình Client/Server là một kiến trúc quan trọng trong việc phát triển ứng dụng, trong đó máy khách gửi yêu cầu tới máy chủ để xử lý và nhận lại kết quả.
SQL Server của Microsoft là mô hình cơ sở dữ liệu kiểu client/server
Mô hình Client/Server được xác định là một ứng dụng chia thành hai phần: phần server và phần client Phần server đảm bảo độ bảo mật, tính chịu lỗi, hiệu suất, khả năng chạy đồng thời và sao lưu dự phòng tin cậy Trong khi đó, phần client cung cấp giao diện người dùng, bao gồm báo cáo, truy vấn và các biểu mẫu SQL Server hoạt động như phần server của chương trình, với nhiều client khác nhau có thể kết nối, bao gồm cả các công cụ như SQL Server Query Analyzer Mô hình Client/Server mang lại nhiều ưu điểm đáng kể cho người dùng.
Các ƣƣ điểm của Client là:
2 Hỗ trợ trên nhiều nền phần cứng
3 Hỗ trợ trên nhiều ứng dụng phần mềm
4 Quen thuộc với người sử dụng
Các ƣu điểm của Server là:
2 Chạy đồng thời nhiều ứng dụng
3 Khả năng chịu lỗi cao
4 Phần cứng hiệu suất cao
Trong mô hình Client/Server, khi thực hiện truy vấn, server tìm kiếm cơ sở dữ liệu và chỉ gửi những dòng dữ liệu phù hợp với yêu cầu của Client Cách làm này không chỉ tiết kiệm tài nguyên mà còn giúp tăng tốc độ thực thi so với việc để trạm làm việc tự xử lý các truy vấn, miễn là server có đủ sức mạnh.
1.2.3 Tạo và cài đặt cơ sở dữ liệu
1 Quy định về định danh (đặt tên) trong SQL Server
Tất cả các bảng cũng nhƣ tên cột và tên đối tƣợng đề phải tuân theo các quy luật định danh của SQL Server
2 Tạo cơ sở dữ liệu Để tạo cơ sở dữ liệu mới trong SQL Server ta có thể dùng một trong 3 phương thức sau:
3 Tạo bảng a) Sơ lƣợc về bảng
Bảng trong cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu, được tổ chức thành các hàng và cột, tương ứng với bản ghi và trường Mỗi cột trong bảng chứa một loại thông tin cụ thể, được gọi là kiểu dữ liệu.
Mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu đại diện cho một tập hợp các thực thể, với mỗi hàng tương ứng với một thực thể cụ thể Các thuộc tính của thực thể được mô tả thông qua giá trị của các cột trong bảng.
Mỗi cột trong bảng cần có tên, kiểu dữ liệu, độ rộng và xác định rõ ràng khả năng chứa giá trị Null Tên cột có thể được sắp xếp theo bất kỳ thứ tự nào, nhưng phải duy nhất trong bảng và tuân thủ quy tắc định danh của SQL Server.
Mỗi cơ sở dữ liệu có thể chứa tối đa 2 triệu bảng, với mỗi bảng cho phép tối đa 1.024 cột Chiều dài tối đa của mỗi hàng là 8.092 ký tự và độ rộng mỗi cột không vượt quá 8.000 ký tự Mặc dù một hàng có thể chứa tới 1.024 cột, nhưng tổng kích thước không được vượt quá một trang dữ liệu 8.192 byte, bao gồm cả dữ liệu và overhead Tuy nhiên, đối với các kiểu dữ liệu văn bản và hình ảnh, có thể lưu trữ lên tới 2GB thông tin mà không bị giới hạn bởi kích thước trang, vì chúng không được lưu trong bảng.
Các kiểu dữ liệu mà SQL Server hỗ trợ :
Loại dữ liệu Kiểu dữ liệu Mô tả
Char(n), Varchar(n) Lưu trữ các chuỗi ký tự
Max n= 8,000 ký tự Nhị phân
Lưu trữ thông tin nhị phân trong cặp 2 byte Max n= 8,000 byte
Int, Smallint, Tinyint Lưu trữ các giá trị nguyên
Float, Real Lưu trữ số gần đúng Độ chính xác Kích thước lưu trữ 1- 9 5 byte
Decimal, Numeric Lưu trữ các số chính xác Độ chính xác Kích thước lưu trữ
Khi khai báo phải xác định cả độ tin chính xác (precision) và tỷ lệ (scale) Kiểu đặc biệt
Bit, Text, Image Lưu trữ bit, Văn bản nhiều hơn 8.000 byte, hay dữ liệu hình ảnh bit: lưu trữ thông tin logic
Text & Image : có thể lưu dữ liệu 2GB
Khi khai báo, một con trỏ 16 byte sẽ được thêm vào hàng, trỏ đến trang dữ liệu KB đầu tiên Đồng thời, một con trỏ 16 byte khác sẽ được tạo ra để trỏ tới các trang BLOB.
Datetime, smalldatetime Lưu trữ ngày giờ
Money, Smallmoney Lưu trữ các giá trị tiền tệ Cả 2 loại đều có scale là 4
Money: 8 byte : 22,337,203,685,447.5805 Small Money: 4 byte :±214,748,3647 Kiểu tự động tăng (Auto-
Dentity, Timestamp Lưu trữ các giá trị cho phép sẽ tăng tự động hay đƣợc gán trị SQL Server
Character->Char Character(n)->Char(n) Char varying ->Varchar Char varying(n)->
Varchar(n) Binary varying ->Varbinary Dec->Decimal
Double precision->Float Float(n) n=1-7 ->Real Float(n) n=8-15 -> float Integer-> Int Ánh xạ kiểu dữ liệu ASNI thành kiểu dữ liệu SQL Server
Kiểu người dùng định nghĩa (User-
Kiểu dữ liệu riêng do người dùng định nghĩa để lưu trữ thông tin
CREAT TABLE [database [owner.] table_name
Column_nme datatype[ identity/constraint/ NULL/NOT NULL]
- table_name: Tên bảng mới, tuân thủ theo quy luật định danh
- Column_name: Tên cột, tuân thủ theo quy luật định danh
- Datatype: Kiểu dữ liệu cột
Phần còn lại là tuỳ chọn Có thể xác định thuộc tính Identity, các ràng buộc trường và khả năng có giá trị NULL
DROP TABLE Table_name table_name: Tên bảng cần xoá
4 Truy vấn dữ liệu a) Các khái niệm cơ bản dùng trong truy vấn
Danh sách lựa chọn trong truy vấn bao gồm các cột dữ liệu và biểu thức tính toán mà kết quả trả về phải thể hiện Các thành phần trong danh sách này được phân cách bằng dấu “,” Đối với cột dữ liệu, khi lấy từ nhiều bảng khác nhau, cần chỉ rõ tên bảng theo cú pháp: [Tên Bảng].[Tên Trường] Trong đó, [Tên Bảng] là tên hoặc bí danh của bảng nguồn, còn [Tên Trường] là tên của trường thông tin Đối với biểu thức tính toán, kết quả phải được thiết lập theo đúng thứ tự ưu tiên của các phép toán, và các toán hạng là cột cũng phải tuân thủ quy tắc viết tương tự như cột dữ liệu.
Các mục lựa chọn ta có thể thay đổi tiêu đề kết quả truy suất theo cú pháp:
as new_column_name hoặc new_column_name=new_ column_name
Chú ý : Đối với dữ liệu là các hằng số kiểu ký tự hoặc kiểu ngày giờ thì phải đƣợc bao trong dấu „‟
SELECT [ALL/DISTINCT][TOP n [PERCENT] < select_list>
: Danh sách chọn
: nguồn dữ liệu
: điều kiện lọc
: điều kiện sắp xếp
ALL,DISTINCT: kết quả truy vấn toàn bộ hay loại bỏ những hàng giống nhau
TOP n [PERCENT]: kết quả truy vấn là một phần n dòng hoặc n %
Lệnh SELECT INTO cho phép tạo một bảng dữ liệu mới từ kết quả truy vấn, dựa trên các cột được xác định trong danh sách lựa chọn Có hai kiểu bảng có thể tạo ra: bảng cố định và bảng tạm thời, theo cú pháp đã quy định.
Bảng mới được tạo ra với tên gọi new_table_name, không cần định nghĩa dữ liệu và phải đảm bảo tính duy nhất Tên bảng phải tuân thủ quy định đặt tên của SQL Các cột trong danh sách column_list cần có tiêu đề và cũng phải được đặt tên một cách duy nhất.
Các thành phần khác cũng nhƣ phần truy vấn lựa chọn
- Truy vấn chèn dữ liệu
Lệnh INSERT cơ bản cho phép thêm một hàng vào bảng tại một thời điểm, nhưng các biến thể của lệnh này có thể thêm nhiều hàng bằng cách chọn dữ liệu từ bảng khác hoặc thực thi một thủ tục được lưu Để thực hiện việc chèn dữ liệu, cần nắm rõ cấu trúc của bảng mà dữ liệu sẽ được chèn vào.
+ Kiểu dữ liệu từng cột
+ Một vài lệnh INSERT yêu cầu phải biết tên cột
Nắm vững những ràng buộc, và các thuộc tính của cột nhƣ thuộc tính định danh (Identity)
({DEFAULT/cnstant_expression}[,…])/ select_statment/ execute_statment}/
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mô tả hoạt động của công ty máy tính Hàng Hải
Khi công ty có nhu cầu nhập hàng, bộ phận kinh doanh lập bảng dự trù gửi giám đốc để xin phê duyệt Sau khi giám đốc đồng ý, bộ phận kinh doanh chọn nhà cung cấp và gửi phiếu yêu cầu nhập hàng Nhà cung cấp sẽ lập bảng báo giá, và nếu được chấp nhận, bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng Sau khi nhận hàng kèm hóa đơn và phiếu bảo hành, bộ phận kinh doanh kiểm tra hàng hóa trước khi chuyển vào kho Thủ kho sẽ thực hiện kiểm tra cuối cùng; nếu hàng không đúng chủng loại hoặc không đạt chất lượng, sẽ lập biên bản sự cố Ngược lại, nếu hàng hóa đạt yêu cầu, sẽ lập phiếu nhập kho và biên bản giao nhận hàng hóa, đồng thời lưu thông tin vào sổ xuất kho.
Khi khách hàng đến mua sắm, họ sẽ gửi phiếu yêu cầu mua hàng cho nhân viên bán hàng Nhân viên sẽ kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm tại công ty; nếu có hàng, yêu cầu sẽ được chuyển cho thủ kho Thủ kho sẽ kiểm tra tình trạng hàng trong kho; nếu hết hàng, sẽ thông báo cho nhân viên bán hàng, ngược lại sẽ xác nhận có hàng Nhân viên bán hàng sau đó sẽ gửi bảng báo giá cho khách Nếu khách đồng ý, họ sẽ gửi đơn đặt hàng cho công ty Nhân viên bán hàng tiếp tục gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho thủ kho Sau khi nhận phiếu, thủ kho lập phiếu xuất kho và hóa đơn thanh toán để giao hàng cho nhân viên, đồng thời lưu trữ thông tin xuất kho vào sổ.
Cuối mỗi tháng, bộ phận thủ kho sẽ làm báo cáo về nhập kho, xuất kho, lƣợng hàng tồn kho…
2.1.4 Bảng nội dung công việc
STT TÊN CÔNG VIỆC ĐỐI TƢỢNG
1 Giao hàng đến kho Bộ phận kinh doanh Phiếu giao hàng
2 Kiểm tra hàng Thủ kho
3 Lập biên bản sự cố Thủ kho Biên bản sự cố
4 Lập Biên bản giao nhận hàng
Biên bản giao nhận hàng
5 Lập phiếu nhập kho Thủ kho Phiếu nhập kho
6 Ghi sổ nhập kho Thủ kho
7 Phiếu yêu cầu xuất kho Bộ phận kinh doanh Phiếu yêu cầu xuất kho
8 Kiểm tra hàng trong kho Thủ kho
9 Gửi thông báo hết hàng/còn hàng
Thủ kho Thông báo hết hàng/ còn hàng
10 Xuất hàng từ kho Thủ kho
11 Lập phiếu xuất kho Thủ kho Phiếu xuất kho
12 Ghi sổ xuất kho Thủ kho
Biểu đồ hoạt động
2.2.1 Biểu đồ hoạt động quá trình nhập kho
Bộ phận kinh doanh Thủ kho HSDL
Lập biên bản sự cố
Phiếu nhập Lập phiếu nhập kho kho
Ghi sổ nhập kho Sổ nhập kho
2.2.2 Biểu đồ hoạt động quá trình xuất kho
NV bán hàng Thủ kho HSDL
Phiếu yêu cầu xuất kho
Yêu cầu xuất hàng từ kho
Kiểm tra hàng trong kho
Xuất hàng từ kho hàng
Tiếp nhận hàng từ kho
Phiếu xuất kho Tiếp nhận yêu cầu xuất hàng
Mô hình nghiệp vụ
2.3.1 Bảng phân tích xác định các chức năng, tác nhân và hồ sơ Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Chuyển hàng vào kho Hàng
Lập biên bản sự cố Biên bản sự cố
Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho HSDL
Ghi sổ nhập kho Sổ nhập kho HSDL
Yêu cầu xuất hàng Phiếu yêu cầu xuất kho HSDL
Tác nhân Kiểm tra hàng trong kho Hàng
Thủ kho Thông báo hết hàng/còn hàng Thủ kho
Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho HSDL
Ghi sổ xuất kho Sổ xuất kho HSDL
Lập báo cáo Báo cáo HSDL
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HÀNG HẢI
Phiếu giao hàng đến kho
Thông báo Phiếu yêu cầu xuất kho Biên bản xuất hàng từ kho
Thông tin kiểm tra hàng
Biên bản giao nhận hàng
2.3.3 Biểu đồ phân rã chức năng a Biểu đồ
1.2 Lập biên bản sự cố
1.4 Lập biên bản giao nhận hàng
QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HÀNG HẢI
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu xuất kho
2.3 Gửi thông báo còn hàng/hết hàng
2.5 Ghi sổ xuất 1.5 Ghi sổ kho nhập kho
3.3 Báo cáo hàng tồn trong kho b Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.1 Kiểm tra hàng: Sau khi bộ phận kinh doanh nhận hàng từ phía nhà cung cấp sẽ mang hàng đến kho cho thủ kho kiểm tra để đƣa hàng vào kho
Khi kiểm tra hàng hóa, nếu phát hiện hàng bị hỏng hoặc không đúng chủng loại, thủ kho và nhân viên kinh doanh sẽ phối hợp lập biên bản sự cố để tiến hành trả lại hàng cho bộ phận kinh doanh.
1.3 Lập phiếu nhập kho: nếu không có sự cố gì thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho để đƣa hàng vào kho
1.4 Lập biên bản giao nhận hàng : Sau khi lập phiếu nhập kho hai bên giao nhận sẽ lập một biên bản giao nhận hàng và cùng ký vào
1.5 Gi sổ nhập kho: Thủ kho lưu thông tin nhập kho vào sổ xuất kho
2.1 Tiếp nhận phiê u yêu cầu xuất kho: Khi bộ phận kinh doanh cần lấy thiết bị trong kho thì sẽ lập một phiếu yêu cầu xuất kho đƣa sang cho bên thủ kho để kiểm tra
2.2 Kiểm tra yêu cầu : Sau khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất kho từ bộ phận kinh doanh, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra các thiết bị theo yêu cầu trong đó
2.3 Gửi thông báo: Sau khi kiểm tra hàng trong kho thủ kho sẽ thông báo ngƣợc lại cho bộ phận kinh doanh để trả lời cho khách
2.4 Lập phiếu xuất kho: Khi khách hàng đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ đến nhận thiết bị từ thủ kho, thủ kho giao thiết bị đồng thời lập phiếu xuất kho để kế toán lập phiếu thu
2.5 Ghi sổ xuất kho: mọi thông tin về bán hàng sẽ đƣợc thủ kho ghi vào sổ xuất kho
Báo cáo nhập kho, xuất kho và hàng tồn được lập dựa trên sổ nhập kho và sổ xuất kho trong một khoảng thời gian xác định hoặc theo yêu cầu của giám đốc thủ kho Báo cáo này tổng hợp thông tin về các thiết bị đã được nhập, xuất và số lượng thiết bị còn tồn trong kho.
2.3.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu a Phiếu giao hàng b Biên bản sự cố c Phiếu nhập kho d Biên bản giao nhận hàng e Phiếu yêu cầu xuất kho f Thông báo hết hàng/còn hàng g Phiếu xuất kho h Sổ nhập kho i Sổ xuất kho j Báo cáo
2.3.5 Ma trận thực thể chức năng
Trong quản lý kho, có nhiều loại tài liệu quan trọng như phiếu giao hàng, biên bản sự cố, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng, phiếu yêu cầu xuất kho, thông báo hết hàng/còn hàng, phiếu xuất kho, sổ nhập kho, sổ xuất kho và báo cáo Những tài liệu này giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa hiệu quả, đảm bảo quy trình lưu trữ và xuất nhập kho diễn ra suôn sẻ.
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j
2.3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu
Phiếu giao hàng đến kho Thông tin kiểm tra hàng
Thông tin sự cố Giải quyết sự cố
Biên bản giao hàng từ kho
Sổ nhập kho và sổ xuất kho là các tài liệu quan trọng trong quản lý hàng hóa, bao gồm biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, và phiếu xuất kho Để đảm bảo quy trình xuất nhập kho hiệu quả, cần có biên bản sự cố, phiếu yêu cầu xuất kho, và thông báo tình trạng hàng hóa (hết hàng hoặc còn hàng) Các phiếu giao hàng và biên bản liên quan cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
2.3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình nhập kho
Ghi sổ nhập h Sổ nhập kho c Phiếu nhập kho
Tiếp nhận hàng trả lại
Phiếu giao hàng Thủ kho b biên bản sự cố
Thông tin sự cố c Phiếu nhập kho d biên bản giao nhận hàng
Phiếu nhập a Phiếu giao hàng
Lập biên bản giao nhận hàng
Trong quá trình quản lý kho hàng tại công ty máy tính Hàng Hải, việc ghi nhận biên bản giao nhận hàng là rất quan trọng để đảm bảo không có sự cố xảy ra Đồ án tốt nghiệp về quản lý kho hàng đã trình bày sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 cho tiến trình xuất kho, cùng với phiếu yêu cầu xuất kho, giúp tối ưu hóa quy trình này.
Hết hàng f Thông báo còn hàng/hết hàng g phiếu xuất kho i sổ xuất kho
Yêu cầu xuất kho f Thông báo còn hàng/hết hàng
Tiếp nhận yêu cầu d Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình báo cáo
Yêu cầu báo cáo h sổ nhập kho i sổ xuất kho
Báo cáo hàng tồn trong kho
Yêu cầu báo cáo Báo cáo tồn kho i sổ xuất kho h sổ nhập kho
CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
Thiết kế giao diện
3.1.2 Giao diện danh sách nhân viên kinh doanh
3.1.3 Giao diện cập nhật hàng hoá
3.1.4 Giao diện Phiếu nhập kho
3.1.5 Giao diện Phiếu xuất kho