NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
Giá thành sản phẩm là yếu tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Để đạt lợi nhuận, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc hạ giá thành sản phẩm, đồng thời đảm bảo chất lượng Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra chất lượng sản phẩm và là yếu tố chính trong chi phí sản xuất Do đó, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà sản xuất Kế toán nguyên vật liệu giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình vật tư và chỉ đạo sản xuất hiệu quả Sự chính xác và đầy đủ trong kế toán nguyên vật liệu cùng với việc phân tích đúng đắn sẽ giúp lãnh đạo đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất.
NHHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG V NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP: Error! Bookmark not defined .2 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu khi tham gia vào quá trình này Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra hoặc vào chi phí trong kỳ.
Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một quan trọng của tài sản lưu động
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong vốn lưu động và thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất Do đó, cần nâng cao công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ để sử dụng hiệu quả và hợp lý.
1.1.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng
Khâu thu mua là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ Doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên vật liệu được thu mua đầy đủ về khối lượng, đúng quy cách và chủng loại Kế hoạch thu mua cần phải đồng bộ với kế hoạch sản xuất, và doanh nghiệp cũng phải thường xuyên phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch để lựa chọn nguồn cung ứng tối ưu về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất.
Để đảm bảo hiệu quả trong khâu bảo quản, tổ chức cần chú trọng vào việc sắp xếp kho tàng và bến bãi một cách hợp lý Việc trang bị đầy đủ các thiết bị cân đo và kiểm soát hỏng mất, hao hụt là rất quan trọng Đảm bảo an toàn trong quản lý nguyên vật liệu cũng là một yêu cầu thiết yếu.
Khâu dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu, hạn chế tình trạng ứ đọng và rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Quản lý khâu sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng để đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm, dựa trên định mức và dự toán chi phí Việc này không chỉ giúp hạ thấp chi phí sản xuất mà còn giảm thiểu tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó tăng cường tích lũy cho doanh nghiệp Để đạt được hiệu quả, cần tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chuẩn mực và đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Để đảm bảo việc ghi chép và phân loại số liệu về hàng tồn kho trong doanh nghiệp được thực hiện đầy đủ và kịp thời, cần tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán và sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho Điều này giúp theo dõi biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó cung cấp thông tin cần thiết để tập hợp chi phí sản xuất và xác định trị giá vốn hàng bán.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch liên quan đến mua nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.4 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu
1.1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu : a.Căn cứ vào nội dung kinh tế nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính là yếu tố lao động chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành cấu trúc và chất lượng của sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm
Nhiên liệu, mặc dù chỉ là một loại vật liệu phụ, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chế tạo sản phẩm diễn ra một cách bình thường.
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện , công cụ dụng cụ sản xuất…
Thiết bị sản xuất cơ bản bao gồm các thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp, cùng với công cụ, khí cụ và nguyên vật liệu cần thiết trong quá trình sản xuất.
Phế liệu là những vật liệu bị loại bỏ trong quá trình sản xuất, bao gồm gỗ, sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định Dựa vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chúng ta có thể phân loại nguyên vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau.
- Nguyên vật liệu mua ngoài
- Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.2 Phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư theo số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng, sau đó ghi chép số thực nhận và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại cho phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, nhân viên sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất vật tư, theo dõi cả số lượng và giá trị của từng loại vật tư.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất từ thủ kho, kế toán cần kiểm tra và hoàn chỉnh các chứng từ này Dựa vào chứng từ, kế toán ghi chép vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng riêng Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp và tiến hành đối chiếu.
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
Để đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính, cần đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu có thể được khái quát theo phương pháp ghi thẻ song song, giúp theo dõi và quản lý tài sản hiệu quả hơn.
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song
Chứng từ xuất Chứng từ nhập
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp Ưu điểm:
+ Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu
+ Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư)
+ Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng
Kế toán thủ công phù hợp cho các doanh nghiệp có số lượng chủng loại vật tư hạn chế, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít và phát sinh không thường xuyên.
Phần mềm kế toán được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, bao gồm cả những doanh nghiệp có đa dạng loại vật tư và thường xuyên thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất.
1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song
Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng "Sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép số lượng và giá trị của từng vật tư Sổ này được mở cho cả năm và ghi vào cuối tháng, với mỗi vật tư được ghi một dòng riêng Hằng ngày, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ nhập - xuất kho, phân loại chúng theo từng loại vật tư và có thể lập "bảng kê nhập" và "bảng kê xuất" Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào cột luân chuyển của "Sổ đối chiếu luân chuyển" và tính số tồn cuối tháng Đồng thời, kế toán cũng thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với thẻ kho và sổ kế toán tài chính liên quan nếu cần thiết.
Sơ đồ 1.2:Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi số đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ diễn ra vào cuối tháng, dẫn đến hạn chế trong việc kiểm tra của phòng kế toán Hơn nữa, vẫn tồn tại sự trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, không có điều kiện theo dõi, ghi chép thường xuyên
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất hàng ngày Phương pháp này thường được áp dụng ít trong thực tế
1.2.3 Phương pháp sổ số dư:
Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép hàng hóa, đồng thời vào cuối tháng, ghi số lượng tồn kho cuối tháng của từng nguyên vật liệu vào "sổ số dư" Sổ số dư, do kế toán lập cho từng kho và mở cho cả năm, được sắp xếp theo thứ, nhóm, và loại nguyên vật liệu Mỗi nhóm, loại đều có dòng cộng nhóm và cộng loại Cuối tháng, sổ số dư sẽ được chuyển cho thủ kho để ghi chép.
+ Ở phòng kế toán: Mở bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất
Cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê, tổng hợp số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu trên bảng luỹ kế này với số liệu trong sổ kế toán tổng hợp.
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ :
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.3:Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi số số dư
Sổ số dư Chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng lũy kế nhập xuất -tồn
Sổ kế toán tổng hợp mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán Phương pháp này cho phép kế toán thường xuyên kiểm tra việc ghi chép và bảo quản hàng hóa trong kho của thủ kho, đồng thời giúp công việc được phân bổ đều trong tháng.
Kế toán hiện tại không theo dõi chi tiết từng nguyên vật liệu, do đó, để nắm bắt thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho, cần phải dựa vào thẻ kho.
Doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống giá hạch toán cho việc quản lý nhiều loại nguyên vật liệu và tình hình nhập xuất thường xuyên Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư hợp lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả trong hạch toán chi tiết vật tư.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LỢI
Đặc điểm sản phẩm, tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại Công ty Cổ phần Đại Lợi
Công ty Cổ phần Đại Lợi, có trụ sở tại 203 Dân Lập, phường Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng, chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm làm đẹp.
Kể từ khi thành lập, Công ty cổ phần Đại Lợi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước và triển khai hiệu quả các chiến lược, kế hoạch sản xuất Công ty luôn chú trọng đến chế độ đãi ngộ và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân, từ đó tạo ra nguồn nhân lực vững mạnh, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần Đại Lợi
Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp gồm có:
+ Phòng tài chính - kế toán
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người đứng đầu, có quyền cao nhất trong việc điều hành mọi hoạt động của Công ty Họ chịu trách nhiệm trước pháp luật và đại diện cho Công ty, đồng thời quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ thiết lập và theo dõi mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh Đồng thời, phòng cũng nghiên cứu và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối và giá cả Ngoài ra, phòng kinh doanh đề xuất các biện pháp chiến lược sản phẩm và phối hợp với phòng kế hoạch để đưa ra dự đoán về nhu cầu thị trường.
Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty, đồng thời tư vấn cho ban giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược tài chính Ngoài ra, phòng còn lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời quản lý vốn để đảm bảo hiệu quả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư của công ty.
- Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo để
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tài chính
Kế toán Đội kho Phân xưởng trong công ty đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quản lý khoa học công nghệ, kỹ thuật sản xuất và chất lượng sản phẩm Họ lập và xem xét quy trình kỹ thuật, kế hoạch chất lượng, đồng thời tổ chức kiểm tra và giám sát việc thực hiện các quy trình này Đội cũng tham gia trực tiếp vào sản xuất theo quyết định của tổng giám đốc, đồng thời lập yêu cầu kỹ thuật cho việc mua sắm vật tư và thiết bị nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm Họ xây dựng biện pháp và phương án tiến độ cho các quy trình sản xuất và dự án, trình giám đốc phê duyệt Đội cũng cập nhật, đánh giá và cải tiến quy trình đảm bảo chất lượng, đề xuất điều phối thiết bị sản xuất nội bộ, và hỗ trợ các đơn vị thành viên trong việc thực hiện tiến độ, kỹ thuật và chất lượng sản phẩm.
Đội kho chịu trách nhiệm quản lý kho vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, bao bì và công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất và bán hàng Họ thực hiện công tác xuất, nhập vật tư, nguyên liệu và theo dõi, đối chiếu các hoạt động này Đội kho cũng lập bảng kê bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn hàng ngày, tuần, tháng, gửi đến các phòng nghiệp vụ của công ty theo quy định.
Phân xưởng có trách nhiệm sản xuất các sản phẩm như son, phấn trang điểm và nước hoa, thực hiện đúng quy trình công nghệ từ khâu nghiền nguyên liệu đến chế tạo sản phẩm Đồng thời, phân xưởng cũng ghi chép, lưu trữ và báo cáo số liệu sản xuất hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho các bộ phận quản lý theo quy định của công ty.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Đại Lợi
2.3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Đại Lợi
Sơ đồ bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần Đại Lợi
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng, cũng như các hoạt động tài chính liên quan đến công ty Theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính của công ty một cách hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán và thống kê trong công ty cần phải phù hợp với chế độ quản lý tài chính hiện hành, đồng thời đảm bảo việc theo dõi các hoạt động tài chính của nhà nước một cách hiệu quả.
+ Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng
+Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định
+Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê - kế toán các đơn vị trong công ty
+Kế toán các khản phải thanh toán với ngân sách nhà nước
Kế toán tổng hợp chi phí giá thành và xác định kết quả kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng trong quản lý tài chính Hàng tháng, cần theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) để tính toán khấu hao và sửa chữa lớn, đồng thời thực hiện kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định hiện hành.
+ Đôn đốc các khoản nợ trả chậm khó đòi
+ Theo dõi thuế GTGT, thuế môn bài, thuế đầu ra, thuế đầu vào
+ Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi lập phiếu thu chi
+ Cùng thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu sử dụng tồn qũy sổ sách và thực tế
+ Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của công ty
+ Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của công ty + Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định
+ Quản lý các hồ sơ gốc của tài sản, các giấy tờ có giá trị như tiền, ngân phiếu
+ Thanh toán tiền lương, thưởng phụ cấp cho đơn vị theo lệnh của giám đốc + Thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định
+ Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ tiền lương của công ty
+ Theo dõi các khoản thu chi của công đoàn
2.3.2 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty cổ phần Đại Lợi
2.3.2.1 Những thuận lợi của Công ty cổ phần Đại Lợi
Ngành sản xuất sản phẩm làm đẹp mang tính đặc thù và khác biệt so với các lĩnh vực sản xuất khác Do đó, việc tổ chức và quản lý quy trình sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp trong ngành này trở nên phức tạp, với nhiều khâu trung gian cần được chú trọng.
Công ty cổ phần Đại Lợi cam kết đặt chất lượng lên hàng đầu, tạo dựng uy tín vững chắc với khách hàng từ khi thành lập cho đến nay, mặc dù quy mô công ty chỉ ở mức vừa và nhỏ.
Đội ngũ cán bộ và công nhân với tinh thần trách nhiệm, nhiệt huyết trong công việc và kinh nghiệm dày dạn đã xây dựng được uy tín và sự tin cậy từ phía khách hàng.
2.3.2.3 Những khó khăn của công ty cổ phần Đại Lợi
Trong bối cảnh hội nhập và phát triển hiện nay, sản xuất đang tăng trưởng mạnh mẽ, dẫn đến sự gia tăng về số lượng và chất lượng của các công ty, tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Do đó, việc nhận các hợp đồng sản xuất thành phẩm với công ty ngày càng trở nên khó khăn hơn.
Vấn đề tài chính là thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Sự gia tăng giá cả của một số nguyên vật liệu sản xuất mỹ phẩm đã tác động trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
2.3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Đại Lợi
Công ty cổ phần Đại Lợi được tổ chức theo mô hình trực tuyến, với giám đốc đứng đầu và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Dưới sự lãnh đạo của giám đốc, các phòng ban chức năng đảm nhiệm nhiệm vụ khác nhau nhưng đều hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc.
2.3.4.Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Đại Lợi
Công ty thực hiện công tác kế toán theo chế độ tài chính nhà nước, với phòng kế toán chịu trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin tài chính để báo cáo cho Ban Giám đốc Những thông tin này được Ban Giám đốc sử dụng làm cơ sở để đưa ra quyết định quản lý Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý, công ty áp dụng tổ chức kế toán theo kiểu tập trung.
Mô hình kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 : Bộ máy kế toán tại công tyQua sơ đồ trên ta thấy:
Kế toán trưởng: là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc điều hành
- Tham mưu giúp việc cho giám đốc, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê thông tin và hạch toán kế toán, tài chính của công ty
- Tổ chức công tác và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty theo yêu cầu của cơ chế quản lý
Tổ chức cần hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép, tính toán để đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản cùng các hoạt động kinh tế.
Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)
- Kế toán doanh thu, chi phí
- Tính toán, trích nộp đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên
- Trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp và điều hành nhiệm vụ trong phòng
Ký duyệt tài liệu kế toán là một trách nhiệm quan trọng, trong đó người ký có quyền từ chối ký duyệt các vấn đề tài chính doanh nghiệp nếu không phù hợp với các quy định hiện hành.
Tham gia vào quy trình tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt vị trí cho các kế toán, thủ kho và thủ quỹ tại công ty Cổ phần Đại Lợi, đảm bảo tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
- Báo cáo, thống kê tình hình tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời cho ban giám đốc theo tháng, quý, năm hoặc có thể đột xuất
Tham gia vào quy trình tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt vị trí cho các kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại Công ty cổ phần Đại Lợi theo quy định doanh nghiệp Đồng thời, thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán cùng các chứng từ liên quan thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kiểm tra lại hạch toán của kế toán Nguyên vật liệu
- Lập các báo cáo theo quy định: Báo cáo thuế, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, các báo cáo theo yêu cầu của quản lý,…
- Nộp tiền thuế Môn bài, tờ khai thuế môn bài và tiền thuế môn bài,
Tổng hợp kết quả kinh doanh theo tháng, quý và năm, theo dõi sự biến động của tài sản cố định (TSCĐ) trong cùng khoảng thời gian Kế toán tiền lương cần giám sát tình hình tăng giảm tiền mặt tại đơn vị Dựa vào chứng từ từ các bộ phận chức năng, kế toán sẽ lập phiếu thu, chi tiền mặt vào cuối tháng, đồng thời phối hợp với thủ quỹ và giám đốc để kiểm kê quỹ tiền mặt trong két.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LỢI
Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Đại Lợi
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và gọn nhẹ, phù hợp với quy trình sản xuất, giúp đảm bảo tính thống nhất, chính xác và kịp thời trong công việc kế toán Điều này cho phép cung cấp thông tin hiệu quả cho nhà quản trị.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định trong sự tồn tại của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành sản xuất mỹ phẩm Tại Công ty cổ phần Đại Lợi, quy trình quản lý nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ, bao gồm các bước thu mua, vận chuyển và xuất nguyên vật liệu cho sản xuất.
Công ty luôn chú trọng đến chất lượng và số lượng trong công tác thu mua, đảm bảo sự cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu thực tế để kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh, tránh ứ đọng vốn Đặc biệt, công ty đã thực hiện tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, nhận hàng và kiểm định chất lượng, giúp đảm bảo nguyên vật liệu đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng mà không phát sinh chi phí không cần thiết.
Công ty duy trì một hệ thống kho hợp lý với đầy đủ trang thiết bị, đảm bảo quản lý và bảo vệ nguyên vật liệu hiệu quả Quy trình xuất, nhập hàng được quản lý chặt chẽ, với thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt, giúp bảo quản nguyên vật liệu giữ nguyên phẩm chất và quy cách Công tác kiểm kê nguyên vật liệu cũng được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ đúng quy trình nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng.
Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán của công ty được thiết lập phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác Điều này giúp nhanh chóng cập nhật tình hình biến động của công ty.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, một phương pháp đơn giản phù hợp với quy mô doanh nghiệp Hệ thống sổ sách và báo cáo của công ty linh hoạt và đầy đủ, tuân thủ chế độ quy định của nhà nước.
+ Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép xác định giá trị nhập, xuất, tăng, giảm và hiện có của nguyên vật liệu bất kỳ lúc nào Phương pháp này giúp công ty quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, đảm bảo hạch toán chính xác theo quy định và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán.
Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và thủ kho là rất quan trọng Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý chi tiết nguyên vật liệu qua các thẻ kho, trong khi kế toán ghi chép chi tiết trên các sổ nguyên vật liệu Hàng ngày, kế toán kiểm tra việc ghi chép của thủ kho tại kho và nhận các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán.
* Về việc ứng dụng phần mềm kế toán
Mặc dù công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, nhưng kế toán vẫn chỉ sử dụng Excel cho các phép tính đơn giản Việc hạch toán chủ yếu vẫn được thực hiện thủ công, dẫn đến khó khăn trong tính toán và dễ xảy ra sai sót.
* Công ty chưa lập sổ danh điểm nguyên vật liệu để phục vụ cho việc quản lý vật tư
Công ty cổ phần Đại Lợi chuyên sản xuất sản phẩm làm đẹp, với nguồn nguyên vật liệu đa dạng và phong phú Để quản lý hiệu quả, cần nắm rõ số lượng và tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo phân chia chi tiết theo tính năng hóa lý và quy cách phẩm chất Đặc biệt, hệ thống mã hóa nguyên vật liệu sẽ hỗ trợ tính logic và thuận tiện trong việc tìm kiếm thông tin.
* Về việc luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ giữa đội sản xuất sản phẩm làm đẹp, phòng kế toán và thủ kho diễn ra thường xuyên nhưng thiếu biên bản giao nhận, dẫn đến nguy cơ mất mát chứng từ và khó xác định trách nhiệm Tình trạng này gây ra sự thiếu trách nhiệm và quản lý lỏng lẻo đối với chứng từ Ngoài ra, quy định về thời gian giao nộp chứng từ không rõ ràng, khiến cho quá trình xử lý chứng từ bị chậm trễ.
* Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá giá trị thực của tài sản Việc trích lập các khoản dự phòng là rất quan trọng, đặc biệt đối với những công ty có lượng nguyên vật liệu lớn và đa dạng về chủng loại, nhằm đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Đại Lợi
Nghiên cứu sâu về công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể để hoàn thiện quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Các biện pháp hoàn thiện cần dựa trên sự tôn trọng cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành Các đơn vị kinh tế có thể tổ chức công tác kế toán linh hoạt và cải tiến phù hợp với tình hình quản lý của mình, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước trong khuôn khổ nhất định.
- Các thông tin về kế toán đưa ra phải chính xác, kịp thời, phù hợp yêu
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của kế toán và tình hình tài chính hiện tại Mục tiêu chính là tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Để tối đa hóa lợi nhuận, doanh nghiệp cần hoàn thiện hoạt động dựa trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí Bên cạnh việc gia tăng doanh thu, việc áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí là điều cần thiết Đây là một yêu cầu quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
3.2.1.Hoàn thiện việc hiện đại hóa công tác kế toán
Việc công ty áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán có những ưu điểm sau:
+ Giúp giảm sức lao động và khối lượng công việc cho kế toán
+ Tiết kiệm thời gian, chi phí, góp phần hiện đại hoá bộ máy kế toán của công ty
Thông tin được xử lý nhanh chóng và chính xác, giúp Công ty dễ dàng kiểm soát các dữ liệu tài chính và kế toán một cách hiệu quả.
Việc xử lý và trình bày các chỉ tiêu kế toán về kết quả hoạt động của Công ty cần được thực hiện một cách liên hoàn và hệ thống hóa, đảm bảo có căn cứ rõ ràng Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau mà còn đảm bảo việc lưu trữ thông tin theo quy định của Nhà nước.
Hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán đồng nhất trong toàn Công ty không chỉ giúp việc quản lý sổ sách trở nên nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu quả công việc.
Cung cấp thông tin nhanh chóng và dễ dàng giúp người sử dụng tiết kiệm chi phí và giảm thiểu khối lượng công việc Điều này không chỉ đảm bảo công tác kế toán hiệu quả mà còn tạo sự đồng bộ trong hệ thống sổ sách và tài khoản, từ đó giảm thiểu sai sót trong tính toán và tiết kiệm thời gian ghi chép.
Một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay:
1 Phần mềm kế toán MISA:
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng giúp người dùng cập nhật dữ liệu linh hoạt, cho phép xử lý nhiều hóa đơn trong một phiếu chi Hệ thống tuân thủ chặt chẽ chế độ kế toán với các mẫu biểu chứng từ và sổ sách kế toán được thiết lập đúng quy định Ngoài ra, hệ thống báo cáo đa dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, nghĩa là mỗi đơn vị được thao tác trên một cơ sở dữ liệu độc lập
- Điểm đặc biệt nữa ở Misa mà chưa có phần mềm nào có được đó là thao tác lưu và ghi sổ dữ liệu
- Tính chính xác: số liệu tính toán trong Misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường Điều này giúp kế toàn yên tâm hơn
Misa sử dụng công nghệ SQL, mang lại khả năng bảo mật cao cho người dùng Đến nay, các phần mềm chạy trên CSQL SQL và NET hầu như vẫn giữ nguyên bản quyền, trong khi một số phần mềm viết trên CSQL Visual Fox lại dễ bị đánh cắp bản quyền.
- Vì có SQL nên MISA đòi hỏi cấu hình máy tương đối cao, nếu máy yếu thì chương trình chạy rất chậm chạp
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhập giá xuất hoặc bảo trì dữ liệu
- Phân hệ tính giá thành chưa được nhà sản xuất chú ý phát triển
- Các báo cáo khi xuất ra Excel sắp xếp không theo thứ tự, điều này rất tốn công cho người dùng khi chỉnh sửa lại báo cáo
2 Phần mềm kế toán Fast Accounting
Giao diện của phần mềm Fast rất thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng quản lý sổ sách kế toán được cập nhật theo chế độ hiện hành Tương tự như MISA, Fast cung cấp một hệ thống báo cáo đa dạng, đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý với các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính chi tiết.
- Tốc độ xử lý rất nhanh
- Cho phép xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp
- Tính bảo mật chưa cao, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ (Không đáng kể)
- Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data
3.Phần mềm kế toán ABS
- Phù hợp với tất cả các công ty, đáp ứng đủ các loại hình: Thương mại, dịch vụ, xây dưng, sản xuất
-Có thể làm cho nhiều công ty, nhiều loại hình, tiện ích cho các đơn vị làm dịch vụ kế toán, cá nhân làm kế toán
Xử lý số liệu nhanh chóng và chính xác với SQL Server, cho phép chạy trên nhiều máy trong mạng LAN Đồng thời, việc sao lưu dữ liệu định kỳ giúp dự phòng và khôi phục thông tin, đảm bảo an toàn cho hệ thống.
-Cập nhập báo cáo thuế, báo cáo tài chính qua HTKK 3.X, theo dõi và tính thuế GTGT đầu vào, đầu ra…
-Giao diện dễ nhìn dễ sử dụng, thao tác ngắn gọn nhanh chóng …
-Sẽ tư vấn, giới thiệu tận nơi miễn phí …
-Phần mềm luôn cập nhập báo cáo, sổ sách kế toán theo quyết định, luật mới nhất
Thông tin về giá cả các gói sản phẩm là
Gói sản phẩm Đơn giá Mô tả
Express Miễn phí Đầy đủ 16 phân hệ, số lượng chứng từ được nhập vào phần mềm tối đa là 150 chứng từ/năm
Starter 2.950.000 đồng Đầy đủ 16 phân hệ, số lượng chứng từ được nhập vào phần mềm tối đa là 150 chứng từ/năm
Gồm 11 phân hệ, không giới hạn số lượng chứng từ nhập vào phần mềm hàng tháng
Professional 8.950.000 đồng Gồm 13 phân hệ, không giới hạn số lượng chứng từ nhập vào phần mềm hàng tháng
10.950.000 đồng Đầy đủ 16 phân hệ, không giới hạn số lượng chứng từ nhập vào phần mềm hàng tháng
Công ty nên lựa chọn phần mềm MISA vì nó sở hữu nhiều tính năng phù hợp và có mức giá hợp lý.
3.2.2.Hoàn thiện về việc lập sổ danh điểm vật tư
Công ty cổ phần Đại Lợi chuyên sản xuất các sản phẩm làm đẹp, do đó nguyên vật liệu (NVL) sử dụng rất phong phú và đa dạng Hiện tại, NVL của công ty được phân loại theo chức năng và vai trò trong quá trình sản xuất, nhưng cách phân loại này còn đơn giản và thiếu tính khoa học, không thể hiện rõ đặc điểm và công dụng của từng loại NVL Để cải thiện tình hình, công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm NVL thống nhất và áp dụng "Sổ danh điểm nguyên vật liệu" nhằm quản lý hiệu quả hơn.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu là công cụ quan trọng giúp quản lý và theo dõi các loại nguyên vật liệu (NVL) đang sử dụng trong công ty một cách chặt chẽ và logic Mỗi loại NVL được phân loại và quy định mã riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và tránh nhầm lẫn Việc sử dụng sổ danh điểm giúp thống nhất giữa thủ kho và kế toán trong việc lập báo cáo nhập xuất tồn, đồng thời cải thiện quy trình ghi chép của kế toán Nhờ đó, quản lý NVL trong công ty trở nên khoa học và hiệu quả hơn Để phản ánh đúng chức năng của từng loại NVL, công ty nên sử dụng các tiểu khoản phù hợp trong quá trình hạch toán.
- TK 1521: “Nguyên liệu, vật liệu chính”
- TK 1522: “Nguyên liệu, vật liệu phụ”
- TK 1524: “Phụ tùng thay thế”
- TK 1525: “Phế liệu thu hồi”