NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Những vấn đề chung về NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo thông tư 200/2014/TT-BTC
theo thông tư 200/2014/TT-BTC
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của NVL, CCDC
Nguyên vật liệu (NVL) của doanh nghiệp là các đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến trong quá trình sản xuất sản phẩm Giá trị NVL thường chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm, do đó, quản lý và sử dụng NVL hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp hạ giá thành và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Trong hoạt động sản xuất, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành sản phẩm mới Khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị của NVL sẽ được chuyển dịch hoàn toàn vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
CCDC, hay còn gọi là công cụ, dụng cụ, là những tư liệu lao động không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định Chúng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Trong quá trình sản xuất, giá trị của CCDC có nhiều đặc điểm tương tự như nguyên vật liệu Khi được sử dụng thường xuyên, giá trị của CCDC sẽ bị hao mòn dần và được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới, đồng thời chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.1.2 Vị trí, vai trò của NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm từ 75%-85% tổng giá trị sản phẩm, do đó, việc cung cấp nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) kịp thời có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất Chất lượng sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng vật liệu, và điều này là yếu tố quyết định để doanh nghiệp tồn tại và duy trì uy tín trên thị trường Ngoài ra, trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp vật liệu cũng cần đảm bảo giá cả hợp lý để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thiếu hụt NVL và CCDC sẽ cản trở khả năng thực hiện các hoạt động sản xuất vật chất và quy trình sản xuất cụ thể.
1.1.3 Yêu cầu quản lý NVL và CCDC trong doanh nghiệp sản xuất
Sản phẩm từ quá trình sản xuất không chỉ phục vụ cho đời sống sinh hoạt mà còn hỗ trợ hoạt động sản xuất của con người Quản lý nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) là yếu tố quan trọng trong mọi nền sản xuất xã hội Để thực hiện hiệu quả công tác hạch toán NVL và CCDC, cần phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản đến trữ và sử dụng.
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), doanh nghiệp cần tiến hành phân tích thường xuyên tình hình thu mua, nghiên cứu các nguồn cung cấp để lựa chọn nguồn mua tối ưu Điều này giúp đảm bảo số lượng, chủng loại và quy cách của NVL và CCDC với mức giá cả và chi phí mua thấp nhất.
Trong quá trình bảo quản, cần tổ chức kho hàng và bến bãi một cách khoa học để thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), nhằm tránh hư hỏng, mất mát và hao hụt, đồng thời đảm bảo an toàn Bên cạnh đó, trong khâu dự trữ, doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, tránh tình trạng gián đoạn do cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn.
Sử dụng nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) một cách hợp lý và tiết kiệm, dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí, là yếu tố quan trọng giúp hạ thấp chi phí sản xuất Quản lý NVL và CCDC từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là nội dung thiết yếu trong công tác quản lý doanh nghiệp, luôn thu hút sự quan tâm của các nhà quản lý và là cơ sở để các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác.
1.1.4.1 Phân loại NVL a) Căn cứ vào công dụng kinh tế và vai trò của từng loại NVL trong quá trình SXKD, có thể chia NVL thành:
- Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm
Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu không tạo thành thực thể sản phẩm nhưng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng sản phẩm Chúng cũng hỗ trợ cho công tác quản lý và đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi.
Nhiên liệu là các vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, tồn tại dưới dạng khí, lỏng hoặc rắn như xăng, dầu, than và củi Chúng đóng vai trò quan trọng trong công nghệ sản xuất, giúp các phương tiện, máy móc và thiết bị hoạt động hiệu quả.
Phụ tùng thay thế là vật liệu thiết yếu dùng để thay thế và sửa chữa các tài sản cố định, máy móc thiết bị và phương tiện vận tải, giúp duy trì hiệu suất và độ bền của các thiết bị này.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại vật liệu và thiết bị thiết yếu cho công việc xây dựng Thiết bị này được chia thành hai loại: thiết bị cần lắp đặt và thiết bị không cần lắp đặt, cùng với các công cụ, khí cụ và kết cấu phục vụ cho việc lắp đặt trong các công trình xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác là những loại vật liệu chưa được phân loại vào các nhóm chính, bao gồm phế liệu và vật liệu thu hồi từ quá trình thanh lý Dựa vào nguồn cung cấp, vật liệu có thể được chia thành nhiều loại khác nhau.
+ Nguyên vật liệu mua ngoài: là nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua bên ngoài từ các nhà cung cấp
+ Vật liệu tự chế biến: là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như nguyên liệu để sản xuất sản phẩm
Vật liệu thuê ngoài gia công là loại vật liệu được sản xuất bởi các cơ sở gia công, trong khi nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là những nguyên vật liệu được các bên trong liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Nguyên vật liệu được cấp là các nguyên liệu do đơn vị cấp trên cung cấp theo quy định Dựa vào mục đích sử dụng và nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được phân loại thành nhiều loại khác nhau.
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm
- Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ, quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và các nhu cầu khác
Tổ chức kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo thông tư 200/2014/TT-BTC
1.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết NVL và CCDC trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1.1 Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất
Kế toán là nghệ thuật thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm mang lại thông tin hữu ích cho quản lý Các công việc của kế toán bao gồm việc ghi chép, phân tích và báo cáo các hoạt động tài chính, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.
Ghi chép và phản ánh kịp thời số lượng hiện có cùng tình hình luân chuyển vật liệu và công cụ dụng cụ, cả về giá trị và hiện vật, là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn hoặc giá thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ khi nhập, xuất kho sẽ cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch và phương pháp kỹ thuật liên quan đến hạch toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là rất quan trọng Đồng thời, cần hướng dẫn các bộ phận và đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về NVL và CCDC để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là cần thiết để phát hiện và ngăn ngừa tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng NVL Đồng thời, tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho sẽ cung cấp thông tin quan trọng cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh Ngoài ra, việc ghi chép và phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, cũng như đánh giá, phân loại tình hình nhập xuất NVL và CCDC là rất quan trọng để quản lý hiệu quả.
1.2.1.2 Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán chi tiết a) Chứng từ sử dụng
Kế toán tình hình nhập xuất vật tư liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, được áp dụng linh hoạt tùy theo đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Dù là loại chứng từ nào, cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển để phục vụ yêu cầu quản lý các bộ phận liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT); Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm (Mẫu số 03 - VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm (Mẫu số 05 - VT)
Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu số 07 - VT) b) Tài khoản sử dụng
TK 151: Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này thể hiện giá trị các vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán cho người bán, nhưng vẫn chưa được nhập kho Những hàng hóa này đang trong quá trình vận chuyển về kho của doanh nghiệp.
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh
Kết cấu: TK 152 có số dư Nợ cuối kỳ
+ Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho trong kỳ (do mua ngoài tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh)
+ Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đáng giá lại
+ Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ
+ Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua
+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại
+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho
TK 153: Công cụ, dụng cụ
Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của CCDC trong kỳ theo giá gốc
Kết cấu: TK 153 có số dư Nợ cuối kỳ như TK 152
+ Trị giá thực tế của CCDC cho thuê nhập lại kho
+ Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế …
+ Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê
+ Trị giá thực tế CCDC xuất kho cho sản xuất, cho thuê…
+ Chiết khấu thương mại khi mua CCDC được hưởng
+ Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê
+ Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá
Số dư Nợ: Trị giá thực tế của CCDC tồn kho
Các tài khoản khác có liên quan: TK 111, TK 112, TK 331, TK 133, TK
141, TK 621, TK 622, TK627, TK 641, TK642, ……… c) Sổ kế toán chi tiết
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu sổ S10 - DN)
Bảng tổng hợp tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu sổ S11 - DN)
Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu sổ S12 - DN)
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng kê nhập, xuất; Bảng lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
1.2.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, CCDC; tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: a) Phương pháp thẻ song song Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu,
Thẻ kho được phòng kế toán mở cho từng loại vật tư hàng hóa, giúp quản lý số lượng CCDC Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, và tồn kho theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho Để đảm bảo tính chính xác, số liệu này cũng được tổng hợp vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm và loại vật liệu, CCDC.
Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại NVL và CCDC; khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên
Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp nhập - Xuất - Tồn
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL và CCDC theo phương pháp thẻ song song
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là một công cụ quan trọng trong việc quản lý kho Tại kho, thủ kho ghi chép trên thẻ kho tương tự như phương pháp thẻ song song Trong phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu và CCDC Mỗi tháng, kế toán chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng, dựa trên bảng kê nhập và xuất được thủ kho gửi lên Cuối kỳ, việc kiểm tra đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp là cần thiết để đảm bảo tính chính xác.
Phạm vi áp dụng này dành cho các doanh nghiệp sản xuất có ít nghiệp vụ nhập – xuất và không có nhân viên kế toán vật tư riêng, dẫn đến việc không thể ghi chép và theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Phiếu nhập Bảng kê nhập
Thẻ kho Sổ đối chiếu Bảng tổng hợp luân chuyển Nhập - Xuất - Tồn
Phiếu xuất Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL và CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển c) Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này, thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị
Kiểm tra, đối chiếu Ở kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp thẻ song song
Cuối tháng, thủ kho cần ghi chuyển số liệu tồn kho vào sổ số dư theo cột số lượng Tại phòng kế toán, kế toán viên sẽ sử dụng bảng lũy kế nhập và lũy kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng, cần lập bảng tổng hợp nhập để tổng hợp các số liệu.
Khi thực hiện quy trình xuất - tồn, kế toán cần ghi nhận số dư do thủ kho gửi đến và cập nhật vào cột số tiền trên sổ số dư Vào cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp (DN) có đa dạng chủng loại vật tư và hàng hóa, với hoạt động nhập - xuất diễn ra thường xuyên DN đã thiết lập hệ thống giá hạch toán hiệu quả và xây dựng danh điểm vật tư hàng hóa hợp lý Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Nhập - Xuất - Tồn
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL và CCDC theo phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp đều mang lại những ưu điểm và nhược điểm riêng, vì vậy việc nghiên cứu và lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng Do đó, cần nắm rõ nội dung, ưu nhược điểm cũng như điều kiện áp dụng của từng phương pháp để đảm bảo hiệu quả trong quá trình triển khai.
1.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo TT 200/2014/TT-BTC
Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ để thực hiện công tác kế toán.
1.2.2.1 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên
Tổ chức sổ kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo thông tư 200/2014/TT-BTC
1.3.1 Hình thức sổ nhật ký chung
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau khi ghi chép, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để cập nhật Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
+ Sổ Nhật ký chung; Sổ nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vu kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp
2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc (Phiếu nhập, phiếu xuất)
Sổ Nhật ký Sổ, thẻ kế toán chi tiết đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG TK 152, 153,
SỔ CÁI TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết
TK 152, 153, … Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký
1.3.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức Nhật Ký - Sổ Cái có những đặc trưng cơ bản là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Việc ghi chép vào sổ này dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán như sau:
+ Nhật Ký - Sổ Cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để vào sổ Nhật ký - Sổ
Số liệu của mỗi chứng từ kế toán được ghi trên một dòng ở cả Nhật ký và Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại, như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, và phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi ghi vào Nhật ký và Sổ cái, các chứng từ này sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối thàng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) củ từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái
3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “số phát sinh” ở phần Nhật ký
Tổng số phát sinh nợ của tất cả các tài khoản
Tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản Tổng số dư nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài khoản
4) Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh
Để lập báo cáo tài chính (BCTC), cần xác định nợ, số phát sinh có và tính toán số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa vào số liệu khóa sổ, lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên bảng này phải được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái Sau khi khóa sổ, số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái và "Bảng tổng hợp chi tiết" sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập BCTC.
Chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất)
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết các Bảng tổng hợp kế toán TK 152, 153, …
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ SỔ CÁI TK 152, 153, …
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc từ bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ phải được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm, theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và kèm theo chứng từ kế toán Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ này cần được kế toán trưởng duyệt Hình thức kế toán của Chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Số Cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ dể ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Số Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan
2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Tính ra tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh
3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập BCTC Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế toán chi tiết chứng từ kế toán cùng loại TK 152, 153, …
Sổ đăng ký chứng từ CHỨNG TỪ GHI SỔ ghi sổ Bảng tổng hợp chi
SỔ CÁI TK 152, 153, … tiết TK 152, 153,…
Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Chứng từ ghi sổ
1.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ:
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ kinh tế dựa trên các tài khoản đối ứng Nợ.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ CCDC TẠI
Đặc điểm tình hình chung về chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình – Nhà máy sản xuất NPK
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của nhà máy
Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Quảng Bình chính thức hoạt động từ ngày 25 tháng 5 năm 2013, theo giấy phép kinh doanh số 0200730878 - 004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp.
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Quảng Bình sở hữu chi nhánh Nhà máy sản xuất NPK, tọa lạc tại Xóm 6 Cống Chanh, xã Đông Sơn, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng.
Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, chế biến;
Sau năm năm phát triển, chi nhánh đã không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh truyền thống và đa dạng hóa sản xuất, tạo ra những bước đột phá quan trọng Mục tiêu là khẳng định vị thế hàng đầu của doanh nghiệp tại Việt Nam trong lĩnh vực phân bón, hóa chất, nông sản và dịch vụ xuất nhập khẩu.
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của nhà máy
Chức năng của nhà máy:
Công ty là nhà xuất khẩu hàng đầu tại Việt Nam về phân bón DAP, chiếm khoảng 60% thị phần xuất khẩu DAP và 20% thị phần xuất khẩu các loại phân bón khác trên toàn quốc.
- Nhà máy sản xuất phân NPK và phân lân mang thương hiệu Đình Vũ với công suất 80.000 tấn/năm
Nhiệm vụ của nhà máy:
- Cung cấp các sản phẩm dịch vụ chất lượng cao phục vụ phát triển ngành nông nghiệp bền vững ở Việt Nam
- Trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong việc sản xuất và cung cấp phân bón, hóa chất và vật tư nông nghiệp ở Việt Nam
Để tối ưu hóa nguồn vốn tự có, cần sử dụng và quản lý một cách hiệu quả, đúng mục đích Đồng thời, việc áp dụng sổ sách kế toán theo chế độ hiện hành là rất quan trọng Hãy luôn cập nhật thông tin mới nhất về chuẩn mực kế toán để đảm bảo tuân thủ và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Công ty công bố báo cáo tài chính hàng năm và thông báo các thông tin liên quan đến hoạt động của Nhà máy theo quy định của chính phủ Đồng thời, công ty cũng chịu trách nhiệm nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của nhà nước.
Nhà máy, với tiềm lực hiện có và khả năng sáng tạo không ngừng, quyết tâm trở thành đối tác tin cậy cho các tập đoàn trong và ngoài nước Tuy nhiên, bên cạnh sự phát triển mạnh mẽ, công ty cũng phải đối mặt với nhiều thuận lợi và thách thức.
+ Có đội ngũ nhân viên nắm vững chế độ và sự biến động của thị trường
Khi Việt Nam gia nhập TPP, đây là cơ hội lớn cho sự phát triển bền vững của các nhà máy Với đội ngũ lao động lành nghề, trung thành và tận tụy, cùng với hệ thống máy móc thiết bị tiên tiến, các nhà máy có tiềm năng tối ưu hóa sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.
+ Việc sản xuất còn tốn nhiều chi phí nên giá thành còn cao
+ Mẫu mã, bao bì sản phẩm chưa bắt mắt dễ nhầm lẫn với bao bì sản phẩm khác
+ Số lượng công nhân vận hành còn ít nên gặp khó khăn trong khi nhà máy có nhiều đơn hàng nhưng lại không giao kịp
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của nhà máy
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy
Công ty tập trung vào sản xuất phân bón, hóa chất và nông sản để đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong trồng trọt và chăn nuôi Trong bối cảnh cạnh tranh của thị trường, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với cơ hội mà còn cả những thách thức lớn Sản phẩm của công ty bao gồm URE HẠT TRONG, DAP NÂU (VÀNG), LƯU HUỲNH và NGÔ Quy trình sản xuất phân bón NPK tại nhà máy được thực hiện một cách chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Urê KCL Supe lân SA Phụ gia
Trộn thùng quay Hồi lưu Thu hồi
Tạo hạt Sấy Sàng lần 1 Nghiền đập
Làm nguội Bọc áo Đóng bao Sản phẩm
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình sản xuất phân bón NPK
2.1.2.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, trong đó công nhân trực tiếp sản xuất chiếm 55% tổng số nhân sự, trong khi bộ máy gián tiếp làm việc tại các phòng ban Sơ đồ 2.2 minh họa rõ ràng cấu trúc này.
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty, có quyền đại diện cho công ty để quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban giám đốc: do hội đồng quản trị bầu ra, gồm:
+ Giám đốc: đại diện pháp nhân cho công ty, điều hành sản xuất kinh doanh, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của công ty
+ Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, được giám đốc ủy quyền quản lý quá trình sản xuất kỹ thuật
Ban kiểm soát được bầu ra bởi Đại hội đồng cổ đông, gồm 3 thành viên có trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về các sai phạm gây thiệt hại cho công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Phòng Tổ chức – Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và cung cấp nguồn nhân lực cho sản xuất Ngoài ra, phòng còn theo dõi các chế độ của người lao động và bảo vệ tài sản cũng như con người trong tổ chức.
- Phòng kỹ thuật: Quản lý công tác kỹ thuật công nghệ sản xuất của công ty, ban hành các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật, …
Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất, kiểm soát việc thực hiện và phê duyệt tài liệu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, cũng như tổ chức quản lý kho vật tư và thành phẩm một cách hiệu quả.
Phòng kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước, kiểm tra các hoạt động chính trong công ty, và báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc Đồng thời, phòng cũng tham mưu cho lãnh đạo về quy chế tài chính, góp phần đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của công ty.
- Phòng bán hàng: Bán hàng, mở rộng thị trường
- Các phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của công ty Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát
Phòng Tổ Phòng Phòng Kế Phòng kế Phòng tiêu chức – Hành Kỹ thuật hoạch vật toán thụ chính tư
Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại nhà máy
2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại nhà máy sản xuất NPK
2.1.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán
Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình – Nhà máy sản xuất NPK
2.2.1 Đặc điểm công tác quản lý và phân loại NVL, CCDC tại chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình – Nhà máy sản xuất NPK
2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại nhà máy:
Nguyên vật liệu là yếu tố lao động được biểu hiện dưới dạng vật hóa, tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và giá trị của chúng được chuyển giao hoàn toàn vào chi phí kinh doanh trong kỳ Trong quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu có thể bị tiêu hao hoặc thay đổi hình thái, tạo thành thực thể của sản phẩm Điều này là cơ sở để hình thành sản phẩm mới.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới được tạo ra.
2.2.1.2 Đặc điểm CCDC tại nhà máy:
Công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30.000.000 đồng và không đủ tiêu chuẩn để được phân loại là tài sản cố định theo quy định hiện hành.
CCDC (Công cụ, dụng cụ) là tài sản cố định quan trọng, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh Chúng có giá trị hao mòn dần theo thời gian sử dụng và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng Trong nhà máy, CCDC được sử dụng chủ yếu để phục vụ cho sản xuất, hoạt động bán hàng và quản lý.
2.2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu:
Chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình - nhà máy sản xuất NPK cần sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu (NVL) đa dạng, với mỗi loại mang một vai trò và tính năng lý hóa riêng biệt Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại NVL và theo dõi từng kho, chia thành 5 loại khác nhau.
- Nguyên vật liệu chính: Đây là những nguyên vật liệu quan trọng nhất cấu thành nên thực thể của thành phẩm như: URE, Supe lân, KCL, ……
Nguyên vật liệu phụ đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm nhiều loại vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh và đảm bảo sự hoạt động ổn định của máy móc Một số ví dụ về nguyên vật liệu phụ này là cacbonnat canxi, magie và silian.
Nhà máy có một phân xưởng cơ động chuyên cung cấp nhiên liệu cho toàn bộ hoạt động Hiện tại, công ty sử dụng đa dạng các loại nhiên liệu, bao gồm khí gas hóa lỏng, gas, than, xăng và dầu.
- Phụ tùng thay thế: Những phụ tùng quan trọng là: Băng tải, băng chuyền, dây coroa, cầu dao,……
- Phế liệu thu hồi: Những phế liệu này chủ yếu thu được từ sản xuất như: KCL, phụ gia, SA,…
Dựa vào mục đích sử dụng thì toàn bộ CCDC trong doanh nghiệp được chia thành ba loại:
+ Công cụ dụng cụ: bao gồm tất cả các CCDC sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm như: máy bơm dầu, máy khoan, máy đầm, …
Bao bì luân chuyển là loại bao bì được sử dụng nhiều lần để chứa đựng vật tư, sản phẩm và hàng hóa, bao gồm bao bì cứng, bao bì mềm và bao polime Ngoài ra, đồ dùng cho thuê như CCDC và bao bì luân chuyển cũng được sử dụng cho các thiết bị như máy nâng, máy đập và bao cứng.
2.2.1.5 Đặc điểm công tác quản lý NVL, CCDC:
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, bao gồm cả số lượng, chất lượng và giá trị Để tính giá trị vật liệu xuất kho, cần áp dụng phương pháp thích hợp và đảm bảo sử dụng phương pháp tính giá một cách nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Kế toán tính và phân bổ giá trị của vật tư sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định
Kế toán cần áp dụng đúng các phương pháp hạch toán vật tư và hướng dẫn kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc, thủ tục nhập – xuất kho vật liệu Việc kiểm tra và hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ của thủ kho là cần thiết để xác định số tồn kho Đồng thời, cần thường xuyên đối chiếu số liệu kế toán trên sổ kế toán với thẻ kho của thủ kho để xác định số tồn kho thực tế của từng loại vật liệu.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, theo dõi tình hình dự trữ và tiêu hao vật tư là rất quan trọng Cần phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề như vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc kém phẩm chất Điều này giúp ngăn ngừa việc sử dụng vật tư lãng phí và đảm bảo hiệu quả trong quản lý nguồn lực.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm kê và đánh giá lại vật tư theo quy định của nhà nước Họ cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo kế toán về vật tư, nhằm hỗ trợ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành và phân tích kinh tế hiệu quả.
Nguồn cung cấp NVL, CCDC : Tập đoàn hóa chất VN (Vinachem); Công ty DAP Đình Vũ; Công ty Đạm Ninh Bình; CTCP Hóa Chất Phúc Lâm…
2.2.2 Phương pháp tính giá NVL, CCDC tại nhà máy sản xuất NPK
2.2.2.1 Giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ bên ngoài, bao gồm cả nguồn hàng trong nước và nhập khẩu, chủ yếu thông qua hình thức ủy thác nhập khẩu Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để hạch toán thuế GTGT, vì vậy giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
* Đối với NVL, CCDC mua trong nước nhập kho:
= Giá ghi trên hóa đơn +
Các chi phí thu mua
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Nếu công ty mua nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) mà chi phí vận chuyển bốc dỡ đã bao gồm trong giá mua, thì giá thực tế của NVL, CCDC nhập kho chính là giá ghi trên hóa đơn Ngược lại, nếu công ty tự chịu chi phí vận chuyển bốc dỡ, thì giá trị của NVL, CCDC nhập kho sẽ bao gồm cả chi phí này.
Cuối tháng, các chi phí vận chuyển và bốc dỡ sẽ được tổng hợp và cộng vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) nhập kho Nếu chi phí này phát sinh cho nhiều loại NVL và CCDC, chúng sẽ được tập hợp lại và phân bổ theo tỷ lệ giá trị của từng loại NVL, CCDC đã mua.
* Đối với NVL, CCDC mua nhập khẩu:
Trị giá vốn thực tế
= Giá ghi trên hóa đơn +
Thuế Nhập khẩu hoặc thuế TTĐB (nếu có)