Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp, nông nghiệp và xây dựng Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao, nguyên vật liệu cần đảm bảo quy cách, chủng loại và sự đa dạng Trong quá trình sản xuất, ba yếu tố không thể thiếu là lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động, trong đó nguyên vật liệu là biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động trong doanh nghiệp sản xuất Chi phí nguyên vật liệu không chỉ là đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một phần quan trọng trong hàng tồn kho, cần được theo dõi và bảo quản cẩn thận.
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, do đó, công tác kế toán vật liệu cần được thực hiện toàn diện để quản lý hiệu quả Việc này giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ các vật liệu cần thiết cho sản xuất, đồng thời dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm Điều này cũng góp phần ngăn ngừa hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho ( Ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001) hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ đƣợc sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Nguyên vật liệu là một phần quan trọng của hàng tồn kho và là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh Chúng tham gia trực tiếp vào sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra Ví dụ, hạt nhựa trong sản xuất đồ nhựa, vải trong ngành may mặc, và sắt thép trong lĩnh vực cơ khí đều là những hình thức vật hóa của nguyên vật liệu.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu có những đặc điểm sau:
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia vào hoạt động sản xuất dưới tác động của lao động và tư liệu lao động Qua quá trình này, nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc biến đổi hình thái ban đầu để hình thành sản phẩm cuối cùng.
Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển hóa hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới được tạo ra.
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong mọi quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm lao động Dưới hình thức hiện vật, nguyên vật liệu là thành phần không thể thiếu của sản phẩm, trong khi đó, dưới hai hình thức giá trị, nó còn là một phần quan trọng của vốn lưu động.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 3
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của sản xuất kinh doanh, dẫn đến mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được chú trọng Các doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, trong đó nguyên vật liệu chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí và cần được quản lý hiệu quả Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn giảm giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu khoa học sẽ tăng cường cơ hội đạt hiệu quả kinh tế, do đó, việc quản lý cần chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng.
Các doanh nghiệp cần thường xuyên thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất và chế tạo sản phẩm Việc này đòi hỏi quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả nguyên vật liệu.
Trong quá trình dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, cần đảm bảo đủ lượng hàng hóa để duy trì sản xuất liên tục mà không gây gián đoạn Tuy nhiên, việc dự trữ không nên vượt quá nhu cầu cần thiết nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn và lãng phí diện tích lưu trữ Đồng thời, việc bảo quản phải tuân thủ các chế độ phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại vật liệu.
Doanh nghiệp cần tính toán chính xác và kịp thời giá nguyên vật liệu trong giá vốn thành phẩm Để đạt được điều này, việc tổ chức ghi chép tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, nhằm đảm bảo sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.
1.1.3.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Vật liệu là yếu tố chính cấu thành sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, vì vậy quản lý và tổ chức vật liệu là hai điều kiện thiết yếu để đảm bảo tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu được chính xác Điều này không chỉ giúp lập kế hoạch hiệu quả mà còn tạo ra các biện pháp quản lý phù hợp Hơn nữa, tính chính xác và kịp thời trong công tác hạch toán vật liệu sẽ nâng cao độ chính xác trong việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp Do đó, từ yêu cầu quản lý vật liệu, công tác hạch toán cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng dựa trên vị trí và đặc điểm của vật liệu.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lƣợng, chủng loại và tình hình thực tế của vật liệu nhập kho
Tập hợp và phản ánh chính xác số lượng cùng giá trị vật liệu xuất kho là rất quan trọng, đồng thời cần kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài nguyên.
- Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh
Việc tính toán và phản ánh chính xác số lượng cũng như vật liệu tồn kho là rất quan trọng Điều này giúp phát hiện kịp thời tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng và kém phẩm chất của vật liệu Nhờ đó, doanh nghiệp có thể áp dụng biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp, vật liệu đa dạng với vai trò và tính năng khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu là cần thiết để quản lý hiệu quả Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng các phương pháp phân loại riêng biệt.
*Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu gồm có:
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất, tạo nên thực thể vật chất của sản phẩm Khái niệm này có sự liên quan chặt chẽ với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, không áp dụng khái niệm về vật liệu chính và vật liệu phụ Ngoài ra, nguyên liệu và vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm được mua ngoài để tiếp tục quy trình sản xuất và chế tạo thành phẩm.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu không tạo thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng có thể kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị và hình dáng bên ngoài của sản phẩm, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, vật liệu phụ còn hỗ trợ cho quá trình chế tạo diễn ra thuận lợi và đáp ứng nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cũng như đảm bảo việc đóng gói phục vụ cho quá trình lao động.
Nhiên liệu là các chất cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh, giúp các hoạt động diễn ra một cách bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở ba trạng thái: khí, lỏng và rắn.
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tƣ dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,công cụ,dụng cụ sản xuất
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những thành phần thiết yếu trong ngành xây dựng, bao gồm các loại vật liệu và thiết bị cần thiết cho quá trình thi công Thiết bị xây dựng cơ bản không chỉ bao gồm các dụng cụ, khí cụ mà còn cả các vật kết cấu cần thiết để lắp đặt công trình Việc sử dụng đúng loại vật liệu và thiết bị sẽ đảm bảo hiệu quả và chất lượng của các công trình xây dựng.
* Phân loại theo nguồn hình thành gồm có:
- Vật liệu tự chế biến, thuê gia công: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất
- Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu
- Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do đƣợc cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh
* Phân loại theo mục đích sử dụng gồm có:
- Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm
- Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp
Để quản lý vật tư một cách hiệu quả trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán, việc lập danh điểm vật tư là cần thiết Danh điểm vật tư quy định mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng, sử dụng hệ thống chữ số kết hợp với chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách và kích cỡ Hệ thống này cần được xây dựng theo nhiều phương thức khác nhau, nhưng phải đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp, và thống nhất về tên gọi, mã hiệu, quy cách, đơn vị và giá hạch toán của nguyên vật liệu.
1.1.4.2 Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong hạch toán nguyên vật liệu, sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị theo nguyên tắc nhất định Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, và nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để hàng tồn kho đạt được trạng thái và địa điểm hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được hạch toán theo giá thực tế, phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua hàng, cùng với các chi phí liên quan trực tiếp Ngoài ra, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đạt yêu cầu sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí liên quan trực tiếp đến giá gốc hàng tồn kho không chỉ bao gồm chi phí thu mua và chi phí chế biến, mà còn bao gồm các khoản chi phí khác cần thiết để đưa hàng hóa vào trạng thái sẵn sàng cho bán.
Chi phí không đƣợc tính vào giá gốc hàng tồn kho, bao gồm :
+ Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường
Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được hạch toán theo giá thực tế, phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho cho từng loại vật liệu, theo chỉ tiêu số lượng Mỗi danh điểm vật liệu đều có thẻ kho riêng để quản lý hiệu quả.
Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập và xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi lại số liệu thực nhập và thực xuất vào thẻ kho dựa trên các chứng từ đã kiểm tra.
Cuối tháng, thủ kho thực hiện tổng hợp số liệu nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho, sau đó đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết vật tư để đảm bảo tính chính xác.
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu để ghi chép sự biến động nhập, xuất, và tồn kho của từng loại vật liệu, bao gồm cả hiện vật và giá trị Hàng ngày hoặc theo định kỳ, sau khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho nộp, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ và cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán, cần cộng sổ và tính toán số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và thẻ kho tương ứng Kế toán sử dụng số liệu từ các sổ kế toán chi tiết để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Để thực hiện việc đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán dựa vào thẻ kế toán chi tiết nhằm lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Phương pháp ghi chép này mang lại lợi ích về sự đơn giản và dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, nhược điểm của nó là sự trùng lặp trong việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán, dẫn đến khối lượng công việc ghi chép vẫn còn nhiều.
Sơ đồ 1.1: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp thẻ song song
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu cho từng kho Cuối tháng, dựa vào chứng từ nhập và xuất nguyên vật liệu được phân loại theo danh điểm và kho, kế toán lập Bảng kê nhập và xuất vật liệu Sau đó, các số liệu này được ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ với thẻ kho và kiểm tra số tiền với kế toán tổng hợp.
Phương pháp này giúp giảm khối lượng ghi chép kế toán bằng cách chỉ ghi một lần vào cuối tháng Tuy nhiên, nhược điểm là có sự trùng lặp trong việc ghi sổ giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra và đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế hiệu quả kiểm tra của kế toán.
Sơ đồ 1.2: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nguyên vật liệu nhập xuất kho Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho theo từng nguyên vật liệu Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ liên quan.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Thủ kho cần ghi chép số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng cho từng loại vào sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và sử dụng trong suốt cả năm Trước khi ghi chép, thủ kho nhận sổ từ kế toán Sau khi hoàn thành việc ghi chép, thủ kho phải gửi sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính toán thành tiền.
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán định kỳ kiểm tra và hướng dẫn thủ kho trong việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ Sau khi nhận chứng từ, kế toán sẽ kiểm tra, tính giá hạch toán và tổng hợp số tiền, ghi vào phiếu giao nhận Đồng thời, kế toán cũng ghi số tiền tính được cho từng nhóm nguyên vật liệu vào bảng lũy kế nhập – xuất – tồn kho, với mỗi kho được lập một tờ riêng dựa trên các phiếu giao nhận chứng từ.
Tiếp theo, hãy cộng tổng số tiền nhập và xuất trong tháng cùng với số dư đầu tháng để xác định số dư cuối tháng cho từng nhóm nguyên vật liệu Số dư này sẽ được sử dụng để đối chiếu với cột "số tiền" trên sổ số dư.
Phương pháp này giúp hạn chế ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra công việc ghi chép ở kho một cách thường xuyên, từ đó đảm bảo số liệu kế toán chính xác và kịp thời Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là không theo dõi được sự biến động của từng nguyên vật liệu, khiến việc kiểm tra và phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán trở nên phức tạp.
Sơ đồ 1.3: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dƣ
Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi liên tục sự biến động của nhập, xuất và tồn kho vật liệu trên sổ kế toán Phương pháp này cho phép tính toán trị giá vật tư ở bất kỳ thời điểm nào, đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh tài khoản nguyên vật liệu.
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng lũy kế Nhập – xuất – tồn
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sổ kế toán tổng hợp sản Phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có giá trị nguyên vật liệu lớn
*Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" :
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152:
+ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
+ Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đƣa đi góp vốn;
+ Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc giảm giá hàng mua;
+ Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng;
+ Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
*Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường" :
Tài khoản 151 phản ánh giá trị nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán cho người bán, nhưng chưa được nhập kho vào cuối kỳ.
- Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường
- Bên Có : Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đường (chưa về nhập kho đơn vị)
Ngoài ra, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 111,
Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ 1.4 như sau:
Sơ đồ 1.4: Phương pháp kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo Phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ dựa vào kết quả kiểm kê thực tế để ghi nhận giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó xác định trị giá vật tư và hàng hóa đã xuất.
Trị giá vật tư xuất kho được tính bằng công thức: Trị giá vật tư tồn đầu kỳ cộng với tổng giá vật tư mua vào trong kỳ, sau đó trừ đi trị giá vật tư tồn cuối kỳ Phương pháp này tuy tiết kiệm công sức ghi chép nhưng độ chính xác không cao, thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư với giá trị thấp và thường xuyên xuất dùng hoặc bán.
Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật liệu mua vào, xuất trong kỳ Kết cấu TK 611:
+ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê);
+ Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại
+ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê);
Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ được sử dụng trong kỳ, cũng như giá gốc của hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ), đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và tối ưu hóa chi phí sản xuất.
+ Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá
- Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dƣ, chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 6111 "Mua nguyên vật liệu"
*Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" :
Dùng để phản ánh thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại Kết cấu TK152:
- Bên Nợ : Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
- Bên Có : Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ
Tài khoản 152 cho phép mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Các chi tiết này có thể được phân loại theo công dụng và chia thành 5 tài khoản cấp 2.
+ TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
+ TK 1524 : Phụ tùng thay thế
Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" :
- Bên Nợ : Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tƣ đã mua đang đi đường cuối kỳ
- Bên Có : Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tƣ đã mua đang đi đường đầu kỳ
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đường (chưa nhập về kho đơn vị)
Ngoài ra, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ tài khoản 111, 112,
Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.5 nhƣ sau:
Sơ đồ số 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo thông tư 228/2009, dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính toán trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị có khả năng giảm so với giá gốc Lập dự phòng này nhằm ngăn ngừa thiệt hại do hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời hoặc hàng bán bị trả lại, đồng thời phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán Mức dự phòng được xác định là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện, và phải được thực hiện cho từng mặt hàng tồn kho Ước tính giá trị thuần này cần dựa trên bằng chứng đáng tin cậy tại thời điểm ước tính, đồng thời xem xét biến động giá cả và chi phí liên quan đến sự kiện diễn ra sau năm tài chính Đối với nguyên vật liệu dự trữ, không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm sẽ bán với giá bằng hoặc cao hơn tổng chi phí sản xuất Khi nguyên vật liệu giảm giá và tổng chi phí sản xuất cao hơn giá trị thuần, nguyên vật liệu tồn kho sẽ được đánh giá giảm xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện.
Cuối năm kế toán, cần thực hiện đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho giảm so với năm trước, chênh lệch phải được hoàn nhập để giảm chi phí sản xuất kinh doanh và đảm bảo giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính theo giá gốc Ngược lại, nếu khoản dự phòng phải lập tăng, cần trích thêm để đảm bảo giá trị hàng tồn kho phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được.
TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”:
- Bên nợ: Khoản nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập nhỏ hơn số đã lập của năm trước)
- Bên có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập thêm (nếu số phải lập lớn hơn số đã lập năm trước)
- Số dư bên có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lúc cuối năm
*Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1.Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý),khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên ghi:
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán
Có TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán trước mà chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch này cần được ghi nhận.
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng chưa sử dụng ở cuối kỳ kế toán trước, thì số chênh lệch sẽ được ghi nhận.
Nợ TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán vào công tác kế toán nguyên vật liệu
Hình thức kế toán Nhật ký chung
1.5.1.1 Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.5.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung trước Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo rằng số liệu ghi trên bảng là chính xác và khớp đúng.
Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi định kỳ (cuối tháng, cuối quý): Đối chiếu, kiểm tra:
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
1.5.2.1 Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
1.5.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, họ xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ hoặc Bảng tổng hợp được ghi trên một dòng trong cả hai phần này Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,… phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc theo định kỳ.
Trong thời gian từ 1 đến 3 ngày, các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại sau khi đã được ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, đồng thời cộng số liệu từ các cột Nợ và Có của từng tài khoản Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính toán số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Cuối cùng, dựa vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột” phát sinh” ở phần Nhật ký
Tổng số phát sinh nợ của tất cả các tài khoản
Tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản
Tổng số dƣ Nợ các Tài khoản = Tổng số dƣ Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần được khoá sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu đã khoá sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản và đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái Sau khi kiểm tra và đối chiếu, nếu số liệu khớp nhau, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Ghi cuối tháng: Đối chiếu:
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1.5.3.1 Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương tự.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm, dựa trên số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và cần có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ này phải được kế toán trưởng duyệt Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
1.5.3.2.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sau đó được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tiếp tục được sử dụng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ cho việc lập Chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần khoá sổ để tổng hợp số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Từ đó, tính toán Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu và khớp đúng, số liệu từ Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập Báo cáo tài chính Quan hệ đối chiếu và kiểm tra cần đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, tương ứng với Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Đồng thời, Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh cũng phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
1.5.4.1 Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo tài khoản đối ứng bên Nợ, là một bước quan trọng trong quản lý tài chính.
Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được thực hiện một cách chặt chẽ theo trình tự thời gian, đồng thời phải hệ thống hoá các nghiệp vụ này theo nội dung kinh tế dựa trên tài khoản.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn để quản lý các quan hệ đối ứng tài khoản và chỉ tiêu kinh tế, tài chính là rất quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau, giúp tổ chức và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
1.5.4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ
Hàng ngày, các số liệu kế toán được ghi vào Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê dựa trên chứng từ đã được kiểm tra Đối với chi phí sản xuất và kinh doanh phát sinh nhiều lần, các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ Kết quả từ bảng phân bổ sau đó được ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ liên quan Cuối tháng, số liệu tổng cộng từ bảng kê và sổ chi tiết sẽ được chuyển vào Nhật ký - Chứng từ.
Cuối tháng, cần thực hiện khoá sổ bằng cách cộng số liệu từ các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra và đối chiếu với các sổ, thẻ kế toán chi tiết cùng bảng tổng hợp chi tiết liên quan Số liệu tổng cộng từ Nhật ký - Chứng từ sẽ được ghi vào Sổ Cái Đối với các chứng từ liên quan, cần ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sau đó, tổng hợp số liệu từ các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản, nhằm đối chiếu với Sổ.
Số liệu tổng cộng từ Sổ Cái cùng với các chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết là cơ sở quan trọng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ ừ
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP NHỰA PHÚ LÂM
Khái quát chung về công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghiệp nhựa Phú Lâm
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
- Địa chỉ trụ sở: Km9 phố Phạm Văn Đồng-phường Hải Thành-quận Dương Kinh-thành phố Hải Phòng
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm, với 100% vốn đầu tư nước ngoài, đã được Bộ Kế hoạch Đầu tư Hải Phòng cấp giấy phép đầu tư số 1946/GP vào ngày 12 tháng 7 năm 1997.
Qua nhiều lần điều chỉnh và cổ phần hóa nay đƣợc UBND thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đầu tƣ số 021033000101 ngày 30/06/2008
Sau khi hoàn tất quá trình động thổ và xây dựng nhà xưởng, công ty đã chiêu mộ nhân tài và mua sắm lắp đặt trang thiết bị Đến tháng 1/1999, dây chuyền sản xuất đầu tiên đã chạy thử thành công Để phát triển sản phẩm mới, công ty không ngừng đầu tư mở rộng và lắp đặt công nghệ mới, và đến tháng 3/2000, dây chuyền sản xuất thứ hai chính thức đi vào hoạt động.
Với mô hình kinh doanh chuyên nghiệp và sự phối hợp chặt chẽ với yêu cầu của khách hàng, công ty đã khai thác sản phẩm hiệu quả và không ngừng cải tiến, dẫn đến thành tích kinh doanh ổn định Đến tháng 1/2003, công ty vinh dự nhận Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế ISO 9001 từ SGS.
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm chuyên cung cấp các sản phẩm vải giả da và màng nhựa PVC, phục vụ cho ngành sản xuất ghế sofa, áo mưa, cặp túi, giày dép và đồ gia dụng.
2.1.2 Đặc điểm của bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Công ty Cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm áp dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng, trong đó Hội đồng quản trị đứng đầu và Giám đốc điều hành quản lý hoạt động của công ty, hỗ trợ Giám đốc là các phòng ban chuyên môn.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Giám đốc công ty, được bổ nhiệm và miễn nhiệm bởi hội đồng quản trị, là người đại diện pháp lý của công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh trước hội đồng quản trị Vai trò của giám đốc bao gồm quản lý và điều hành các hoạt động của công ty trong phạm vi quyền hạn được quy định trong các văn bản nội bộ.
Văn phòng công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ HĐQT và giám đốc, đồng thời tổng hợp thông tin chung về tình hình công ty Bộ phận này quản lý và theo dõi các hồ sơ liên quan đến cổ đông cũng như các vấn đề khác Văn phòng công ty chịu trách nhiệm trước HĐQT và giám đốc về những vấn đề quan trọng này.
- Tiếp nhận thông tin liên quan đến công ty
- Xử lý các thông tin có liên quan theo chỉ đạo của HĐQT, giám đốc
- Theo dõi các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật
- Soạn thảo các hợp đồng, giấy tờ do yêu cầu của HĐQT, giám đốc
- Chịu trách nhiệm biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của HĐQT, giám đốc
- Tổ chức các hội nghị của công ty, đón tiếp khách…
- Quản lý, theo dõi các hồ sơ liên quan đến các cổ đông
- Phục vụ các cuộc họp làm việc của Chủ tịch HĐQT, giám đốc công ty với các cơ quan hữu quan
- Đồng thời phối hợp với phòng tổ chức hành chính tổ chức các cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông
- Làm các công việc khác theo sự chỉ đạo phân công của Chủ tịch HĐQT, giám đốc công ty
Phòng kinh tế là bộ phận hỗ trợ chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc trong các hoạt động tài chính kế toán, xuất nhập khẩu và bán hàng Phòng này có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của công ty.
- Quản lý hoạt động tài chính của công ty theo pháp luật
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để xây dựng giá bán các sản phẩm trong từng giai đoạn
Đảm bảo phối hợp chặt chẽ với nhà máy để cung cấp kịp thời và đầy đủ nguồn vốn cho các hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, vật tư và các hoạt động đầu tư.
Nhà máy sản xuất đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất, hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động liên quan Bộ phận này chịu trách nhiệm báo cáo và giải quyết các vấn đề phát sinh trong sản xuất trước giám đốc.
- Lập kế hoạch sản xuất và điều hành sản xuất theo yêu cầu của khách hàng
- Kiểm soát theo dõi các quá trình sản xuất theo đúng quy định và hướng dẫn
- Chịu trách nhiệm về chất lƣợng sản phẩm
- Lập kế hoạch nguyên vật liệu, linh kiện máy móc phục vụ cho phân xưởng sản xuất
- Duy trì sự hoạt động hệ thống máy móc thiết bị
- Kiểm soát và thực hiện các hoạt động kỹ thuật phục vụ sản xuất
- Kiểm soát xử lý để đảm bảo loại trừ các nguyên nhân gây ra sự sai lệch
- Xây dựng để thực hiện cải tiến nhằm nâng cao chất lƣợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất
- Tổ chức các lớp huấn luyện đào tạo công nhân để nâng cao tay nghề
- Phối hợp phòng kinh tế để lên kế hoạch sản xuất phù hợp, có hiệu quả
- Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị máy móc, xử lý khắc phục sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất
* Giám đốc nhà máy: chịu sự quản lý trực tiếp của HĐQT
- Có trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của nhà máy để sản xuất tiết kiệm có hiệu quả
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để làm tốt nhiệm vụ sản xuất
- Đảm bảo an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy
- Báo cáo định kỳ với chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc công ty về hoạt động của phân xưởng sản xuất
*Phòng hành chính tổng hợp:
Phòng hành chính – tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc nhà máy, tham mưu cho các hoạt động tổ chức và hành chính Bộ phận này chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc về những vấn đề liên quan đến quản lý và tổ chức hoạt động của nhà máy.
- Trợ giúp giám đốc trong việc tuyển dụng, sa thải người lao động
- Trợ giúp tham mưu cho giám đốc về việc giải quyết mọi vấn đề liên quan đến các chế độ chính sách của người lao động
- Xây dựng chính sách lao động, tiền lương, thi đua , khen thưởng, kỷ luật
- Tiếp cận xử lý thông tin liên quan đến hoạt động hành chính của nhà máy
- Tiếp cận và xử lý thông tin liên quan đến nguồn lực của nhà máy
- Soạn thảo các văn bản có liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của giám đốc
- Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến vệ sinh an toàn lao động trong công ty
- Chịu trách nhiệm an toàn các thiết bị của nhà máy
Phòng kỹ thuật – bảo dưỡng là bộ phận hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động kỹ thuật, đồng thời thực hiện sáng tạo cải tiến và nghiên cứu triển khai công nghệ mới.
- Xây dựng quy trình về vận hành máy móc, bảo trì bảo dƣỡng sao cho hiệu quả
- Nghiên cứu sáng tạo thử nghiệm các giải pháp kỹ thuật tối ƣu phục vụ sản xuất
- Giám sát kỹ thuật thiết bị, máy móc nhập khẩu
- Thực hiện bảo dƣỡng sửa chữa lớn máy móc theo định kỳ đã đƣợc phê duyệt
* Phòng quản lý chất lƣợng sản phẩm
- Đảm bảo mọi sản phẩm khi xuất xưởng phải đạt yêu cầu của khách hàng về chất lƣợng
- Tiếp nhận thông tin, ý kiến phản hồi khách hàng để kịp thời có những biện pháp khắc phục và kịp thời trả lời khách hàng
- Giám sát tất cả các quá trình sản xuất ở các công đoạn
- Phối hợp với ca sản xuất để nâng cao hiệu quả tối đa
- Kiểm tra các sản phẩm mẫu và trực tiếp cấp mẫu cho khách hàng
* Phòng kế hoạch sản xuất
- Đảm bảo mọi sản phẩm khi xuất phải đạt yêu cầu của khách hàng
- Giám sát các công đoạn sản xuất
- Phân chia mặt bằng, khu vực sắp xếp hàng hóa trong kho
- Phân loại, sắp xếp hàng hóa trong kho theo từng chủng loại 1 cách gọn gàng, hợp lý và khoa học
- Bảo quản hàng hóa trong kho đủ số lƣợng, chất lƣợng, dễ dàng vận chuyển,
- Thực hiện nhập, xuất hàng hóa minh bạch đầy đủ chứng từ theo từng chủng loại
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ số liệu cho phòng kế toán và các bộ phận có liên quan
- Phối hợp với bộ phận kế toán tiến hành kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất một cách minh bạch
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm hoạt động với mô hình hạch toán độc lập, trong đó bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung Tất cả công việc kế toán được thực hiện tại bộ phận kế toán thuộc phòng kinh tế, do Trưởng phòng phụ trách kế toán – tài vụ kiêm kế toán trưởng dẫn dắt, cùng với các nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần việc cụ thể.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Kế toán thanh toán tập hợp chi phí giá thành thành
Kế toán công nợ, TSCĐ
Kế toán vật tƣ, thành phần
Theo mô hình trên chức năng, nhiệm vụ của từng người như sau:
*Kế toán trưởng: tham mưu cho chủ tịch HĐQT, giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề có liên quan đến hoạt động của phòng
- Chịu trách nhiệm làm tổng hợp báo cáo và quyết toán hàng tháng, quý, năm và kết quả sản xuất kinh doanh cho HĐQT, giám đốc
- Chịu trách nhiệm điều hành, phân công công tác đối với nhân viên trong phòng đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công tác
* Kế toán thanh toán, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
- Chịu sự phân công của kế toán trưởng
- Chịu trách nhiệm thanh toán các khoản chi, thu theo quy định công ty
- Chịu trách nhiệm tập hợp các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm
* Kế toán công nợ, tài sản cố định:
- Chịu sự phân công của kế toán trưởng
Chịu trách nhiệm theo dõi và báo cáo kịp thời các khoản công nợ của khách hàng, đồng thời đề xuất giải pháp giải quyết với kế toán trưởng đối với những khoản nợ quá hạn.
- Chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương với các chế độ khác cho người lao động
- Kế toán nhiệm vụ liên quan đến tài sản cố định
* Kế toán vật tƣ, thành phẩm
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng
- Cập nhật số liệu nhập xuất hàng ngày dựa trên số liệu, chứng từ thủ kho cung cấp chính xác, kịp thời, minh bạch
- Cùng thủ kho xác nhận số liệu thực tế trên thẻ kho
- Định kỳ cùng thủ kho tiến hành kiểm kê kho
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng
- Thu nhập các chứng từ, hóa đơn thuế để hàng tháng khai báo thuế
- Ngoài ra còn làm thêm những công việc khác do kế toán trưởng giao
- Chịu trách nhiệm công việc trước kế toán trưởng
- Hàng ngày phải kiểm kê, theo dõi thẻ chấm công vào máy để cuối tháng làm bảng lương cho công nhân viên chức bộ phận văn phòng
- Cập nhật sổ quỹ tiền mặt hàng ngày
- Thanh toán các khoản thu chi đã đƣợc phê duyệt
2.1.3.2 Các chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán của công ty là 1 năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: sử dụng Đồng Việt Nam để ghi chép và lập các báo cáo tài chính của công ty
- Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định đƣợc ghi nhận theo nguyên giá Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, đồng thời áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn để tính giá trị hàng xuất kho.
2.1.3.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán áp dụng tại công ty
Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
2.2.1 Đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm chuyên sản xuất với quy mô lớn và đa dạng sản phẩm, yêu cầu quản lý chặt chẽ về vật liệu Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty phải quản lý hiệu quả các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vật liệu đa dạng.
Để đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất linh động, sự biến động của vật liệu là điều thường xuyên xảy ra Do đó, việc phân loại vật liệu là cần thiết để quản lý hiệu quả Dựa trên vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, công ty đã phân chia vật liệu thành nhiều loại khác nhau.
- Vật liệu chính: gồm các loại hạt, da tự nhiên các loại, giả da các loại
- Nhiên liệu: Điện, xăng, dầu công nghiệp…
- Văn phòng phẩm: Giấy, mực in, bút bi, máy tính… các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng
- Bao bì đóng gói: hộp con, hộp carton, bao PP, túi PE
- Phế liệu: phế liệu đƣợc nhập từ sản xuất là loại hƣ hỏng, kém
Cách phân loại vật tư hiện tại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, nhưng công ty vẫn chưa xây dựng sổ danh điểm vật tư và chưa áp dụng mã hiệu để quản lý vật tư theo tiêu thức cụ thể, dẫn đến khó khăn trong việc hạch toán chi tiết vật tư.
2.2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu tại công ty được xác định theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc) theo quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành Phần lớn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được mua từ thị trường trong nước.
Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Tại công ty nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài:
NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán + Chi phí thu mua thực tế _ Các khoản giảm giá,
- Giá ghi trên hóa đơn của người bán: là giá chưa có thuế
- Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực tế sử dụng các bộ phận, phân xưởng sẽ xác định nhu cầu hàng hóa, vật tư và phụ tùng cho năm kế hoạch Điều này bao gồm việc xác định số lượng, yêu cầu chất lượng, ký mã hiệu, thời hạn cần có, hãng sản xuất, cũng như thời gian và phương pháp đánh giá chất lượng của nguyên vật liệu.
Phòng vật tư cần lập kế hoạch mua hàng năm và trình Tổng Giám đốc phê duyệt Kế hoạch này dựa trên nhu cầu sử dụng, dữ liệu mua sắm, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, báo cáo tồn kho, đánh giá chất lượng lưu kho, phản hồi từ nơi sử dụng và diễn biến thị trường cung cấp giá cả.
-Căn cứ vào kế hoạch mua hàng năm, căn cứ vào nhu cầu thực tế phòng
Kỹ thuật vật tư lập kế hoạch mua theo quý, tháng trình Tổng giám đốc trước 7 ngày và thực hiện mua hàng trước 2 ngày của quý, tháng kế hoạch
Nhân viên mua hàng sẽ thông báo thời gian giao hàng để các bộ phận phối hợp hiệu quả Nếu cần đề xuất phương tiện vận tải xếp dỡ, cần gửi văn bản trình Giám đốc Kỹ thuật vật tư hoặc trưởng phòng Vật tư để đảm bảo các bộ phận cùng phối hợp trong việc tiếp nhận hàng hóa.
Để hoàn tất thủ tục nhập kho, cần viết đề nghị nghiệm thu khi hàng về Phòng vật tư sẽ dựa vào đề nghị này để thực hiện nhập kho Nhân viên mua hàng có trách nhiệm kiểm tra nội dung chứng từ và tính hợp pháp, sau đó chuyển cho nhân viên kế hoạch vật tư Nhân viên kế hoạch sẽ tập hợp và kiểm tra lại tính hợp lệ của chứng từ, đề nghị thanh toán trình trưởng phòng vật tư, rồi chuyển sang bộ phận kế toán.
* Nhập kho, bảo quản, và đánh giá chất lƣợng :
Thủ kho cần dựa vào hóa đơn để nhập kho hàng hóa theo đúng yêu cầu của hợp đồng và đơn hàng, cũng như các kết luận trong biên bản nghiệm thu của xưởng sản xuất, đồng thời cập nhật thông tin vào thẻ kho.
Nhân viên kế toán vật tư : Căn cứ bộ chứng từ trên viết phiếu nhập kho và nhập vào báo cáo chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu nhập kho là yếu tố quan trọng giúp công ty duy trì nguồn cung ổn định và đánh giá chi phí đầu vào hiệu quả Để đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, các chứng từ hóa đơn cần được lưu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành Các chứng từ này là cần thiết cho thủ tục nhập nguyên vật liệu.
Khi nguyên vật liệu đến công ty, phòng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn, đồng thời xác nhận số lượng và chất lượng nguyên vật liệu trong quá trình bốc xếp vào kho Phiếu nhập kho chỉ được lập khi có đủ chữ ký của các bên liên quan và được in thành 3 liên.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
- Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ
Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho được thực hiện theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn Đơn giá thực tế bình quân sẽ được xác định dựa trên tổng giá trị nguyên vật liệu và số lượng xuất kho.
Trị giá hàng tồn sau lần nhập thứ i
Số lƣợng hàng tồn sau lần nhập thứ i Trị giá vật liệu xuất dùng = Đơn giá bình quân x Số lƣợng vật liệu xuất kho
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu phục vụ cho sản xuất, nhưng cũng có thể được xuất bán khi có yêu cầu, với điều kiện các chứng từ liên quan phải được phê duyệt đầy đủ và hợp lệ Để theo dõi số lượng nguyên vật liệu xuất kho, công ty sử dụng phiếu xuất kho và thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của phiếu xuất kho, đảm bảo có đủ chữ ký của những người liên quan, và tính giá thực tế của nguyên vật liệu trước khi ghi vào phiếu Phiếu xuất kho được lập thành ba liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình xuất kho.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
- Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ
* Tồn đầu kỳ (1/6)= 830kg hạt màu, đơn giá 50.127đ/kg
-Ngày 10/6 : nhập kho 1000kg hạt màu, đơn giá 45.900 đ/kg
-Ngày 12/6 : nhập kho 500kg hạt màu, đơn giá 45.900 đ/kg
-Ngày 14/6 : xuất kho 350kg hạt màu theo phiếu xuất kho số 45/06
Giá xuất kho của 350kg hạt màu đƣợc tính nhƣ sau: Đơn giá bình quân của hạt màu = 50.127 x 830kg + 45.900 x 1.000kg +45.900 x 500kg
Trị giá 350 kg hạt màu xuất kho = 350 kg x 47.406 = 16.592.100 đ
2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, yêu cầu theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về số lượng và giá trị Với sự đa dạng của vật liệu và các giao dịch diễn ra hàng ngày, kế toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công ty Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm đã áp dụng phương pháp thẻ song song để quản lý tình hình biến động của nguyên vật liệu hiệu quả.
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của vật liệu, dụng cụ theo số lượng Mỗi chứng từ nhập hoặc xuất sẽ được ghi một dòng trên thẻ kho Vào cuối tháng, thủ kho cần tổng hợp số liệu nhập, xuất và tính toán hàng tồn kho cho từng loại vật tư.
Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Sau nhiều năm phát triển, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn nhờ chiến lược sản xuất kinh doanh đúng đắn và sự nỗ lực của Ban lãnh đạo cùng cán bộ công nhân viên Công ty đã ghi dấu ấn vững mạnh trên thị trường với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng, đồng thời chú trọng đầu tư phát triển thương hiệu Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, công ty từng bước khẳng định tính độc lập và tự chủ trong kinh doanh, khai thác hiệu quả nội lực tiềm năng sẵn có.
Tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm, chi phí đóng vai trò quan trọng trong giá thành sản phẩm Do đó, việc tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, là rất cần thiết để tiết kiệm chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nhựa Phú Lâm, em đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ ban lãnh đạo và các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán tài chính Điều này đã giúp em từng bước tiếp cận với thực tế công tác kế toán tại doanh nghiệp Qua việc áp dụng kiến thức học được ở trường và tìm hiểu thực tế công tác kế toán, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty có những ưu điểm và hạn chế nhất định.
Cùng với sự phát triển của công ty, ban lãnh đạo không ngừng nâng cao chất lượng quản lý thông qua việc áp dụng khoa học kỹ thuật, nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tối đa cho công ty Điều này không chỉ cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên mà còn góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng đất nước.
*Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hiệu quả, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, với mỗi kế toán viên được phân công nhiệm vụ cụ thể và hợp lý Các kế toán viên chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần hành của mình, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời và chính xác Điều này góp phần củng cố và phát triển công tác quản lý cũng như kế toán của công ty.
*Về công tác quản lý thu mua nguyên vật liệu:
Quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào là yếu tố sống còn cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường Do đó, công tác quản trị doanh nghiệp và kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, luôn thu hút sự quan tâm của các nhà quản lý Việc quản lý nguyên vật liệu được thực hiện từ khâu thu mua, vận chuyển cho đến xuất nguyên vật liệu cho các tổ sản xuất.
Công ty có phòng kiểm định chất lượng chuyên sâu, giúp thu mua nguyên vật liệu ổn định và hiệu quả Thông qua việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp uy tín, công ty đảm bảo nguồn nguyên liệu đạt tiêu chuẩn cao về chất lượng và giá cả hợp lý Điều này giúp đảm bảo cung ứng đúng số lượng, quy cách chất lượng và giao hàng đúng hẹn, từ đó duy trì quy trình sản xuất liên tục.
Công ty đã thiết lập một hệ thống kho lưu trữ hợp lý, phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại vật tư, nhằm đảm bảo công tác dự trữ và bảo quản hiệu quả Đội ngũ cán bộ quản lý kho có trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao giúp quản lý nguyên vật liệu một cách nề nếp, từ đó đảm bảo vật tư được kiểm soát chặt chẽ, ngăn ngừa tình trạng thất thoát và thiệt hại cho công ty.
Công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm một cách chính xác, giúp xuất kho nguyên vật liệu đúng mục đích và giảm thiểu lãng phí Nhờ đó, chi phí nguyên vật liệu được tiết kiệm, đồng thời công ty có khả năng tính toán hợp lý mức thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
*Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán tại công ty được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo lập, kiểm tra và luân chuyển phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Điều này giúp phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình biến động của công ty Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, một phương pháp đơn giản phù hợp với quy mô doanh nghiệp, đồng thời việc sử dụng kế toán máy giúp hệ thống hóa thông tin một cách chính xác và khoa học.
Hệ thống sổ sách báo cáo của công ty cũng khá linh hoạt và đầy đủ phù hợp với chế độ quy định của nhà nước
*Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong công tác kế toán nguyên vật liệu, giúp theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho liên tục, phù hợp với đặc điểm sản xuất Phương pháp này cho phép quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác và kịp thời, đồng thời xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho từng loại, đảm bảo cung cấp nhanh chóng khi cần thiết Để hạch toán chi tiết, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phù hợp với sự đa dạng của nguyên vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn.
Việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty đã đạt được những thành tựu quan trọng trong việc phản ánh và giám sát tình hình hoạt động cũng như tình hình nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Điều này giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo hoạt động kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
Mặc dù công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được cải thiện.
* Về việc ứng dụng phần mềm
Mặc dù công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, nhưng việc hạch toán chủ yếu vẫn thực hiện theo cách thủ công, dẫn đến khó khăn trong tính toán và tăng nguy cơ sai sót.
*Chưa lập sổ danh điểm vật tư để phục vụ cho việc quản lý vật tư
Công ty hiện chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại nguyên vật liệu, dẫn đến khó khăn trong quản lý Nguyên vật liệu chỉ được mã hóa bằng chữ cái viết tắt, thiếu sự thống nhất, gây khó khăn trong việc nhận biết nguyên vật liệu chính và phụ Do đó, hiệu quả quản lý nguyên vật liệu chưa đạt tối ưu và khối lượng công việc trở nên nặng nề Mặc dù có phân loại nguyên vật liệu chính, phụ và phụ tùng thay thế, việc phân định này vẫn chưa thực hiện triệt để Đây là vấn đề cần được ban lãnh đạo công ty quan tâm để xây dựng hệ thống mã hóa khoa học hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý, bảo quản, sử dụng và ứng dụng phần mềm kế toán.
*Về việc luân chuyển chứng từ
Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Để công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các nhà quản lý cần tìm hiểu và phát huy điểm mạnh, đồng thời khắc phục những hạn chế Hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và hỗ trợ Nhà nước trong việc lãnh đạo, chỉ đạo Thông tin chính xác từ kế toán là cơ sở để nhà quản trị đưa ra quyết định hiệu quả Vì vậy, việc nghiên cứu và hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể.
Các biện pháp hoàn thiện cần được xây dựng dựa trên việc tôn trọng cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành Tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị kinh tế có thể linh hoạt vận dụng và cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý của mình, tuy nhiên vẫn phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính.
Thông tin kế toán cần phải chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu để hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn và đạt được kết quả tối ưu Đây là yếu tố thiết yếu trong công tác kế toán.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, doanh nghiệp cần phải điều chỉnh theo đặc điểm riêng của mình, bao gồm đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của các kế toán viên và tình hình tài chính hiện tại Mục tiêu cuối cùng là tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Hoàn thiện công tác kế toán là cần thiết nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, vì mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, bên cạnh việc tăng doanh thu, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp hiệu quả trong môi trường kinh tế thị trường Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm, tôi đã tìm hiểu về sự hình thành và phát triển của công ty cũng như tổ chức công tác kế toán Bài viết này đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
3.2.1 Hoàn thiện về việc hiện đại hóa công tác kế toán
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Nhiều công ty đã đầu tư vào tin học hóa quy trình kế toán, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh Sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giảm khối lượng công việc mà còn hạn chế tình trạng thất thoát, đảm bảo công tác kế toán được tổ chức một cách gọn nhẹ và hiệu quả Để đạt được sự đồng bộ trong hệ thống sổ sách và tài khoản, phần mềm kế toán cần được áp dụng cho tất cả các phần hành, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian ghi chép, đồng thời phát huy tối đa các tính năng của phần mềm.
Một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
1 Phần mềm kế toán MISA
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng cho phép người dùng cập nhật dữ liệu linh hoạt, bao gồm việc xử lý nhiều hóa đơn trong một Phiếu chi Hệ thống này tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán, đảm bảo rằng các mẫu biểu chứng từ và sổ sách kế toán luôn đáp ứng các yêu cầu kế toán hiện hành Ngoài ra, hệ thống báo cáo đa dạng giúp đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý khác nhau của đơn vị.
- Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, nghĩa là mỗi đơn vị đƣợc thao tác trên một cơ sở dữ liệu độc lập
- Điểm đặc biệt nữa ở Misa mà chƣa có phần mềm nào có đƣợc đó là thao tác lưu và ghi sổ dữ liệu
- Tính chính xác: số liệu tính toán trong Misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường Điều này giúp kế toán yên tâm hơn
Misa sử dụng công nghệ SQL, mang lại khả năng bảo mật cao cho phần mềm Đến nay, các ứng dụng dựa trên cơ sở dữ liệu SQL và NET đều giữ nguyên bản quyền tốt hơn, trong khi những phần mềm phát triển trên cơ sở dữ liệu Visual Fox thường dễ bị đánh cắp bản quyền.
- Vì có SQL nên Misa đòi hỏi cấu hình máy tương đối cao, nếu máy yếu thì chương trình chạy rất chậm chạp
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhật giá xuất hoặc bảo trì dữ liệu
- Phân hệ tính giá thành chƣa đƣợc nhà sản xuất chú ý phát triển
- Các báo cáo khi kết xuất ra Excell sắp xếp không theo thứ tự, điều này rất tốn công cho người dùng khi chỉnh sửa lại báo cáo
2 Phần mềm kế toán Fast Accounting
Giao diện của phần mềm dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng quản lý sổ sách và chứng từ kế toán được cập nhật theo chế độ kế toán hiện hành Tương tự như Misa, Fast cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý thông qua các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính.
- Tốc độ xử lý rất nhanh
- Cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp
- Tính bảo mật chưa cao, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ (không đáng kể)
- Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data
- Giao diện đẹp, dễ sử dụng, tốt độ xử lý nhanh Ít tốn tài nguyên máy
- Bảo mật chưa cao, thường xảy ra lỗi, hỗ trợ một hình thức kế toán (Nhật ký chung), một phương pháp tính giá xuất kho (bình quân di động)
4 Các phần mềm: Bravo; Comac; Vietaccount2007; Sunlight;
Các phần mềm này giống nhau về quy trình xử lý số liệu, cơ sở dữ liệu (Visual fox), chỉ khác nhau về giao diện
- Giao diện đẹp, dể sử dụng, dể cài đặt vận hành
- Các phần mềm này có phân hệ tính giá thành tuyệt vời so với Misa
- Mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán chƣa cập nhật sát chế độ kế toán (Sổ cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ chƣa đúng)
- Tính bảo mật không cao, thường xảy ra lỗi (giống như fast)
Công ty nên lựa chọn phần mềm MISA SME.NET 2012 vì nó sở hữu những tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và có mức giá hợp lý.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 được thiết kế với 13 phân hệ, phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Mục tiêu chính của phần mềm là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, đồng thời vẫn có khả năng quản lý và sở hữu hệ thống kế toán hiệu quả.
MISA SME.NET 2012 cho phép doanh nghiệp kiểm soát số liệu trực tuyến một cách linh hoạt, mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet Điều này mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong quản lý thông tin cho các doanh nghiệp.
Phần mềm MISA SME.NET 2012 hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo mẫu, phát hành, in ấn, quản lý và sử dụng hóa đơn theo nghị định 51/2010/NĐ-CP, với chi phí đầu tư hiện tại là 9.950.000 đồng Để áp dụng hiệu quả phần mềm kế toán này, các công ty cần lên kế hoạch bồi dưỡng kỹ năng tin học cho cán bộ kế toán, giúp quá trình làm kế toán trên máy trở nên dễ dàng hơn.
3.2.2.Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm vật tƣ:
Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu do thiếu hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại nguyên vật liệu Các nguyên vật liệu chỉ được mã hóa bằng chữ cái theo ký hiệu viết tắt, dẫn đến sự không thống nhất và khó nhận diện giữa nguyên vật liệu chính và phụ Để nâng cao hiệu quả quản lý, công ty cần xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư thống nhất, bao gồm sổ danh mục tập hợp toàn bộ nguyên vật liệu theo từng loại, nhóm và quy cách Việc lập sổ danh điểm vật tư cần chú trọng đến việc xây dựng bộ mã nguyên vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp và hợp lý Công ty có thể phát triển bộ mã này dựa trên các đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu để cải thiện công tác quản lý và hạch toán.
- Dựa vào các nhóm nguyên vật liệu
- Dựa vào các loại nguyên vật liệu trong mỗi nhóm
- Dựa vào số thứ tự nguyên vật liệu đƣợc xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu
Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách và giá hạch toán, yêu cầu công ty xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trên toàn hệ thống, không chỉ giữa kho và phòng kế toán Sổ này cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất và tồn kho theo giá hạch toán, giúp giảm khối lượng công việc hạch toán và xử lý thông tin nhanh chóng Việc áp dụng phương pháp thẻ song song và tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân liên hoàn sẽ hỗ trợ quản lý và điều chỉnh sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn Để lập sổ danh điểm vật liệu, công ty cần tuân thủ các nguyên tắc cụ thể.