NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THƯƠNG MẠI HẢI PHÒNG
Khái niệm chung về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Các khoản thu hộ bên thứ ba không được coi là doanh thu, vì chúng không tạo ra lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp gồm 3 hoạt động cơ bản :
Hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, và dịch vụ từ các ngành sản xuất chính cũng như các ngành phụ.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Giá vốn hàng bán - Chi phí quản lý kinh doanh Trong đó :
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
= Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch kinh tế, bao gồm việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Doanh thu này không chỉ bao gồm số tiền chính mà còn có thể bao gồm các khoản phụ thu và chi phí phát sinh ngoài giá bán, nếu có.
- Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm :
+) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng tính theo
+) Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán hàng bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lƣợng lớn
Giảm giá hàng bán là khoản chiết khấu dành cho người mua, áp dụng khi hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng, không đúng quy cách hoặc không phù hợp với thị hiếu của khách hàng.
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng sau đó bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Giá vốn hàng bán là giá trị thực tế của sản phẩm và hàng hóa xuất kho, bao gồm cả chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ đối với doanh nghiệp thương mại Nó cũng bao gồm giá thành thực tế của lao vụ và dịch vụ đã hoàn thành, cùng với các khoản chi phí liên quan trực tiếp khác, nhằm xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Chi phí quản lý kinh doanh : Tài khoản này đƣợc dùng để phản ánh vào các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
+) Chi phí bán hàng : là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn bộ doanh nghiệp.
Hoạt động tài chính : Là hoạt động đầu tƣ về vốn và đầu tƣ tài chính ngắn hạn, dài hạn với mục đích nhận thêm đƣợc lợi nhuận
Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, bao gồm lãi suất từ ngân hàng, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận chia và các nguồn thu khác từ hoạt động tài chính.
Chi phí hoạt động tài chính là tổng giá trị các khoản chi phí và lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, bao gồm chi phí vay vốn, chi phí cho vay và giao dịch chứng khoán.
Hoạt động khác : Là hoạt động xảy ra ngoài dự kiến của doanh nghiệp
Kết quả hoạt động khác = Thu nhập khác - Chi phí khác
Thu nhập khác là các khoản thu nhập phát sinh ngoài hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, bao gồm những khoản thu nhận được từ việc thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định.
- Chi phí khác : Là các khoản chi phí khác phát sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của doanh nghiệp
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, bao gồm tiền chi ra, khấu trừ tài sản hoặc phát sinh nợ, dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu Khoản chi này không bao gồm phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Kết quả kinh doanh là số tiền lãi hoặc lỗ mà doanh nghiệp đạt được từ các hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định Đây là kết quả cuối cùng phản ánh hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả sản xuất kinh doanh
Nhiệm vụ của công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả sản xuất kinh doanh nhƣ sau :
Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện tại và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo các tiêu chí như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
- Phản ánh đầy đủ kịp thời chi tiết tình hình tiêu thụ ở tất cả các trạng thái như hàng đi đường, nhập kho …
Để lập báo cáo tiêu thụ chính xác và kịp thời, việc xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ là rất quan trọng, nhằm phản ánh doanh thu một cách chính xác.
- Lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán phù hợp
Cần phản ánh, tính toán và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí quản lý bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dựa trên những thông tin này, cần đưa ra các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Việc phản ánh chính xác kết quả từng hoạt động và giám sát nghĩa vụ đối với Nhà nước là cần thiết để đánh giá sức mua và tình hình tiêu dùng Điều này cung cấp cơ sở cho việc đề xuất các chính sách ở tầm vĩ mô.
Cung cấp thông tin kế toán thiết yếu cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích định kỳ hoạt động kinh tế liên quan đến bán hàng, giúp xác định và phân phối kết quả kinh doanh hiệu quả.
- Xác định đƣợc quá trình luân chuyển chứng từ về kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh.
Sự cần thiết phải tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
Đối với doanh nghiệp : Việc tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh có những ý nghĩa nhƣ sau :
- Xác định hiệu quả của từng loại hoạt động trong doanh nghiệp
- Có căn cứ để thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước, thực hiện việc phần phối cũng nhƣ tái đầu tƣ sản xuất kinh doanh
Kết hợp thông tin thu thập được với các dữ liệu khác là cần thiết để xây dựng chiến lược và giải pháp sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất cho tương lai.
Nhà nước dựa vào số liệu doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp để xác định các khoản thuế phải thu, từ đó đảm bảo nguồn thu cho ngân sách Việc tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh cho các doanh nghiệp có vốn nhà nước không chỉ tạo ra nguồn thu ổn định cho ngân sách mà còn bảo vệ đầu tư của Nhà nước khỏi thất thoát.
Đối với nhà đầu tư và nhà cung cấp, việc tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là rất quan trọng Khi nhà tổ chức xác định được kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính, họ có thể phân tích hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những quyết định đầu tư hợp lý.
Đối với tổ chức trung gian tài chính, doanh thu, chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh là những yếu tố quan trọng giúp đưa ra quyết định đầu tư chính xác.
Nội dung tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
1.4.1 Tổ chức kế toán doanh thu, thu nhập và các khoản giảm trừ doanh thu 1.4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng : gồm 5 điều kiện sau :
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ : gồm 4 điều kiện :
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Có khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
- Xác định đƣợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Nguyên tắc hạch toán doanh thu :
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu từ các giao dịch phát sinh doanh thu, bao gồm việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Doanh thu này cũng bao gồm các khoản phụ thu và chi phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Doanh nghiệp có doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ cần quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức trong kế toán, dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận trong TK 511 chỉ phản ánh doanh thu từ khối lượng sản phẩm, hàng hóa đã bán và dịch vụ đã cung cấp.
Đối với sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định là tổng giá thanh toán.
Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) hoặc thuế xuất khẩu được tính là tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu.
Doanh nghiệp gia công vật tư và hàng hóa chỉ ghi nhận doanh thu từ dịch vụ gia công thực tế mà họ nhận được, mà không tính giá trị của vật tư và hàng hóa được gia công.
Đối với hàng hóa nhận bán đại lý theo phương pháp bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp cần hạch toán doanh thu từ hoa hồng bán hàng mà mình nhận được vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Trong trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm hoặc trả góp, doanh nghiệp cần ghi nhận doanh thu bán hàng dựa trên giá bán trả ngay Đồng thời, phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm sẽ được ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện, phù hợp với thời điểm xác định ghi nhận doanh thu.
Khi cho thuê tài sản và nhận tiền thuê cho nhiều năm, doanh thu dịch vụ trong năm tài chính sẽ được ghi nhận dựa trên tổng số tiền thuê chia cho số năm cho thuê tài sản.
Các phương thức bán hàng :
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt nhiều phương thức bán hàng để thúc đẩy tiêu thụ Những phương thức này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hóa mà còn quyết định thời điểm bán hàng và ghi nhận doanh thu Điều này giúp tiết kiệm chi phí bán hàng và tăng lợi nhuận Các phương thức bán hàng phổ biến mà doanh nghiệp thường áp dụng bao gồm nhiều hình thức khác nhau.
Phương thức bán hàng trực tiếp là hình thức giao hàng cho khách hàng ngay tại kho hoặc tại các phân xưởng sản xuất mà không cần qua kho trung gian Khi sản phẩm được giao cho khách hàng, nó sẽ được coi là đã tiêu thụ.
Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng cho phép bên chuyển đi vẫn giữ quyền kiểm soát hàng hóa Khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ, lợi ích và rủi ro sẽ được chuyển giao hoàn toàn cho người mua Giá trị hàng hóa được ghi nhận vào thời điểm bên bán thực hiện doanh thu bán hàng.
Phương thức bán hàng qua đại lý là hình thức mà doanh nghiệp giao hàng cho đại lý để bán, trong đó hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi đại lý thông báo đã bán được hàng hoặc thanh toán Doanh thu chỉ được ghi nhận khi hàng hóa được tiêu thụ Đại lý nhận hoa hồng từ việc bán hàng, và khoản hoa hồng này phải chịu thuế GTGT.
Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp là hình thức cho phép khách hàng thanh toán nhiều lần cho một sản phẩm Khi giao hàng, lượng hàng được xác định là đã tiêu thụ, và khách hàng sẽ thanh toán một phần tiền ngay tại lần giao hàng đầu tiên để nhận sản phẩm Phần còn lại sẽ được thanh toán dần theo thời gian nhất định, kèm theo một khoản lãi suất đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
Phương thức hàng đổi hàng là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp trao đổi sản phẩm, vật tư hoặc hàng hóa của mình lấy những sản phẩm, vật tư hoặc hàng hóa khác không giống nhau Giá trao đổi được xác định dựa trên giá hiện hành của các vật tư, hàng hóa tương ứng trên thị trường.
- Hóa đơn GTGT ( đối với những đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ )
- Hóa đơn bán hàng thông thường ( đối với những đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp )
- Phiếu thu hoặc giấy báo có của Ngân hàng
- Các chứng từ liên quan khác
Tài khoản sử dụng: TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ”
+) TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa ”
+) TK 5112 “ Doanh thu bán các thành phẩm ”
Tổ chức sổ sách kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Hình thức kế toán Nhật ký chung :
Tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để cập nhật sổ cái cho từng giao dịch phát sinh.
Các loại sổ sách chủ yếu :
Sơ đồ 1.15 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi vào cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ kế toán chi tiết TK
Bảng tổng hợp chi tiết
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THƯƠNG MẠI HẢI PHÒNG
Khái quát chung về Công ty Cổ phần Xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng: 32 1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng:
Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng, được thành lập vào ngày 05 tháng 03 năm 2009, đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần bởi Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hải Phòng.
Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng
Tên giao dịch : Hai phong electric construction and trading engineering joint stock company
Tên viết tắt : Hai phong – ectec
Địa chỉ trụ sở chính : Số 137 Trần Nhân Tông, phường Quán Trữ, quận Kiến An, thành phố Hải Phòng
Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng đã chủ động nghiên cứu thị trường tiềm năng ngay từ những ngày đầu thành lập, nhằm xác định các ngành nghề kinh doanh tối ưu Họ tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng, khai thác thị trường gần và xa, đồng thời phát triển các phương pháp thu hồi công nợ và quản lý nguồn tài chính hiệu quả.
- Năm 2009 đến năm 2012 : Kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp điện và cơ khí
- Năm 2012 đến hiện tại : Kinh doanh trong lĩnh vực vận tải
Năm 2011 đánh dấu một bước đột phá về doanh thu, nhưng đến năm 2012, khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng đến doanh nghiệp Dù vậy, nhờ vào kinh nghiệm của ban lãnh đạo và sự nhiệt huyết của cán bộ công nhân viên, công ty vẫn vượt qua khó khăn.
Công ty đã xác định phương hướng phát triển bằng cách chuyển sang kinh doanh trong lĩnh vực vận tải, đặc biệt phục vụ các doanh nghiệp nước ngoài như Công ty TNHH Thương mại Keiya và Công ty TNHH Kinden Việt Nam Vận tải hành khách đường bộ trong nội ngoại tỉnh trở thành thế mạnh quan trọng, với việc cung cấp dịch vụ cho các công ty lớn có vốn đầu tư nước ngoài được chú trọng và đẩy mạnh.
Trong quá trình phát triển, công ty đã vượt qua khó khăn, phát huy tinh thần sáng tạo và nhiệt huyết của tập thể CBCNV, từ đó ổn định sản xuất và mở rộng thị trường Công ty cũng đã đa dạng hóa loại hình kinh doanh và sắp xếp lực lượng lao động phù hợp với thực tế Nhờ đó, cán bộ công nhân viên có việc làm ổn định và thu nhập tốt.
Doanh nghiệp cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách và pháp luật của Đảng và Nhà Nước, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế bằng cách đăng ký, kê khai và nộp thuế kịp thời, không để nợ đọng Đồng thời, đơn vị cũng thực hiện quản lý và sử dụng hóa đơn chứng từ theo đúng quy định.
Công ty Cổ Phần Xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong lĩnh vực vận tải, đồng thời không ngừng tìm kiếm cơ hội phát triển mới Mặc dù quy mô tổ chức còn nhỏ, công ty luôn chú trọng xây dựng thương hiệu nhằm nâng cao uy tín và đạt thứ hạng cao trong mắt khách hàng.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng :
Công ty Cổ phần Xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng hoạt động với các ngành nghề kinh doanh nhƣ sau:
+) Xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng và lắp đặt các hệ thống điện, nước
+) Vận tải hành khách đường bộ trong nội, ngoại thành
+) Buôn bán các loại vật liệu xây dựng
Hiện tại công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực vận tải đường bộ
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng:
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc tổ chức bộ máy quản lý là rất cần thiết để đảm bảo sự chặt chẽ trong hoạt động kinh doanh Các bộ phận trong bộ máy quản lý cần có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, với sự phân cấp rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, nhằm đảm bảo chức năng quản lý và điều hành hiệu quả của công ty.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng :
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của từng bộ phận quản lý nhƣ sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của Hội Đồng Quản Trị :
+) Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty
+) Có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi việc liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty
- Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc
+) Tổ chức và điều hành các lĩnh vực hoạt động của công ty
Quy định quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên trong hệ thống quản lý là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ công ty Việc cung cấp đầy đủ quyền lực cho các thành viên giúp duy trì sự hoạt động liên tục và ổn định của hệ thống.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính kế toán
- Phòng Tài chính Kế toán :
+) Giúp ban Giám đốc bảo toàn, khai thác có hiệu quả và phát triển vốn, tài sản của Công ty
+) Lập báo cáo tổng hợp kế toán thống kê của Công ty theo quy định hiện hành, đảm bảo tính pháp lý của số liệu báo cáo
Đại diện cho Công ty, người được ủy quyền sẽ xử lý các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình, trong phạm vi thẩm quyền được phân cấp bởi Tổng giám đốc.
- Phòng tổ chức hành chính:
+) Quản lý nhân viên trong công ty, nghiên cứu, xây dựng cơ cấu tổ chức công ty
+) Có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hành chính như tiếp nhận và lưu trữ công văn, giấy tờ tài liệu
+) Phân tích thị trường và xây dựng các chiến lược kinh doanh, phát triển thị trường và xây dựng chiến lược phát triển doanh số
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng:
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng được tổ chức theo mô hình tập trung, với phòng kế toán đảm nhận mọi nhiệm vụ kế toán liên quan đến toàn công ty Phòng kế toán ghi nhận và xử lý các chứng từ, thực hiện ghi chép tổng hợp và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thu thập, xử lý thông tin kế toán, đảm bảo chế độ hạch toán được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời, từ đó hỗ trợ ban giám đốc trong việc đưa ra quyết định phù hợp Hiện tại, công ty có ba thành viên chính thức trong bộ phận kế toán, bao gồm một kế toán trưởng, một kế toán viên và một thủ quỹ.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng
Kế toán trưởng là người lãnh đạo bộ phận kế toán, có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo toàn bộ hoạt động kế toán trong công ty.
Chịu trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu các số liệu tài chính, thực hiện bút toán kết chuyển, khóa sổ cuối năm, xác định kết quả kinh doanh, và lập báo cáo tài chính.
Hướng dẫn công việc kế toán trong phòng nhằm tối ưu hóa khả năng và chuyên môn của nhân viên, đồng thời kiểm tra việc tuân thủ chế độ kế toán và quản lý kinh tế theo quy định của pháp luật.
+) Kế toán viên: Phụ trách hóa đơn chứng từ ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty
Ngoài việc phụ trách kế toán bán hàng, người này còn đảm nhiệm kế toán tiền lương, với nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Kiểm duyệt chứng từ, tài liệu và viết phiếu thu, phiếu chi những nghiệp vụ phát sinh tại công ty
Thực trạng tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
2.2.1 Thực trạng tổ chức kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng:
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng:
Kể từ năm 2012, công ty tập trung chủ yếu vào lĩnh vực vận tải, dẫn đến doanh thu chủ yếu đến từ dịch vụ vận tải mà công ty cung cấp.
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Giấy đề nghị thanh toán
- Bảng tổng hợp lịch trình
- Phiếu thu, giấy báo có
- Các chứng từ liên quan khác …
TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Phương thức bán hàng : Công ty áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp
Hình thức thanh toán : Tiền mặt hoặc chuyển khoản
Sơ đồ 2.4 Quy trình hạch toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại
Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng:
Ghi vào cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ gốc để ghi chép số liệu vào Sổ nhật ký chung Sau đó, từ những số liệu này, kế toán sẽ chuyển vào Sổ cái các tài khoản như TK 511, 131, 111, 112, và đồng thời ghi vào các sổ chi tiết của TK 131.
Cuối kỳ, kế toán cần lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 dựa trên sổ chi tiết Sau đó, tổng hợp số liệu từ sổ cái và bảng tổng hợp để tạo Bảng cân đối số phát sinh Cuối cùng, dựa vào sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán sẽ lập Báo cáo tài chính.
HĐ GTGT, phiếu thu, … ra, Nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết 131
Bảng tổng hợp chi tiết
Ví dụ 1: Ngày 31/12/2013, Ghi nhận cước cho thuê xe 15A 07229 tháng
12/2013 với Công ty TNHH Thương mại Keiya, số tiền 31.248.000 ( chưa bao gồm thuế GTGT10%), khách hàng chƣa thanh toán
Căn cứ vào hợp đồng thuê xe 15A 07229 với Công ty TNHH Thương mại Keiya, vào cuối mỗi tháng, kế toán sẽ đối chiếu Bảng lịch trình xe do lái xe cung cấp với công ty Keiya Sau khi hai bên thống nhất số liệu trên Bảng tổng hợp lịch trình, kế toán sẽ lập Hóa đơn GTGT cước xe của tháng kèm theo Giấy đề nghị thanh toán.
Dựa vào hợp đồng giá trị gia tăng (HĐ GTGT), kế toán sẽ ghi chép vào Sổ nhật ký chung, sau đó chuyển thông tin từ Sổ nhật ký chung sang Sổ cái của các tài khoản như TK 511, TK 131, TK 333, v.v Đồng thời, các chứng từ gốc cũng được ghi vào các sổ chi tiết của tài khoản TK 131 và các tài khoản liên quan.
Cuối kỳ, kế toán cần lập bảng tổng hợp chi tiết từ sổ chi tiết tài khoản 131 Sau đó, tổng hợp số liệu từ sổ cái và bảng tổng hợp để tạo Bảng cân đối số phát sinh Cuối cùng, dựa vào sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính.
Bảng biểu số 2.1 Hợp đồng thuê xe:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -oOo -
Theo bộ luật dân sự số 33/2005 QH 11, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua vào ngày 14/06/2005 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2006, cùng với quyết định số 45/2005 QH về việc thi hành Bộ luật dân sự, các quy định pháp lý quan trọng đã được thiết lập để điều chỉnh các quan hệ dân sự trong xã hội.
Theo luật Thương mại số 36/2005/QH11, được Quốc hội Việt Nam thông qua vào ngày 14/06/2005, luật này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên
Hôm nay ngày 30 tháng 08 năm 2013 chúng tôi gồm :
BÊN A ( BÊN THUÊ ) CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KEIYA
- Người đại diện : Ông Nguyễn Xuân Thắng
- Địa chỉ : Số 27/13 Dƣ Hàng Kênh, P.Dƣ Hàng, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng
- Địa chỉ giao dịch : Phòng 406, tòa nhà số 441 đường Đà Nẵng, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng
- Ngân hàng : ACB Lạch Tray – Hải Phòng
BÊN B ( BÊN CHO THUÊ ) : CÔNG TY CP XÂY LẮP ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THƯƠNG MẠI HẢI PHÒNG
- Người đại diện : Bà Nguyễn Thị Hồng Tươi
- Chức vụ : Chủ tịch hội đồng quản trị
- Địa chỉ : Số 137 Trần Nhân Tông – Quán Trữ - Kiến An – Hải Phòng
- Địa chỉ giao dịch : Số 108 Lê Lợi, quận Ngô Quyền, thành phố Hải
- Ngân hàng : Vietinbank – Chi nhánh Lê Chân – Hải Phòng
Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng nhƣ sau : Điều 1 : Nội dung hợp đồng
- Bên B Cho bên A thuê 01 xe ô tô, loại 8 chỗ nhãn hiệu INNOVA để đƣa đón cán bộ đi làm việc
- Tình trạng xe : xe mới 100%
- Đơn giá thuê bao : 22.000.000 đồng / tháng / 01 xe
( Bằng chữ : Hai mươi hai triệu đồng chẵn /.)
- Thời gian cho thuê từ 03/09/2013 đến 31/08/2015
- Thời gian làm việc từ 07 giờ sáng đến 18 giờ hàng ngày, nếu vƣợt thời gian tính 40.000đ/giờ chờ đợi
Thời gian hoạt động của dịch vụ diễn ra tất cả các ngày trong tháng, ngoại trừ chủ nhật và các ngày lễ theo quy định của Việt Nam Nếu làm việc vào chủ nhật hoặc ngày lễ, mức phí sẽ là 850.000đ/ngày cho khoảng thời gian từ 07 giờ đến 18 giờ; nếu vượt quá thời gian này, sẽ tính thêm 40.000đ/giờ/xe.
- Số km chạy trong 01 tháng không quá 2.600km, nếu vƣợt quá tính 6.000/km
- Chi phí lái xe công tác qua đêm 250.000đ/đêm tính khi thời gian sử dụng trong ngày vƣợt qua 24 giờ
- Hai bên cùng nhau ký xác nhận giờ làm việc, km chạy mỗi ngày và quyết toán vào cuối tháng
( Toàn bộ đơn giá áp dụng trên chưa bao gồm thuế GTGT ) Điều 2 : Thanh toán
- Hình thức thanh toán : Chuyển khoản
- 01 bộ chứng từ thanh toán gồm : Bảng lịch trình xác nhận sử dụng xe, Hóa đơn tài chính và Giấy đề nghị thanh toán
Thanh toán phải được thực hiện chậm nhất vào ngày 16 của tháng kế tiếp Nếu có sự chậm trễ, bên A cần gửi giấy xin phép chậm thanh toán, nhưng không được quá 10 ngày Ngoài ra, bên A phải trả lãi cho bên B với lãi suất 0,05% mỗi ngày dựa trên số tiền thanh toán chậm và thời gian tương ứng.
- Bên A chịu mọi chi phí vé cầu đường, phà, bến bãi, gửi xe phát sinh
- Bên A phải có lịch trình đƣa đón cụ thể cho bên B bằng văn bản qua Fax hoặc gửi Email
- Bên A thanh toán tiền phí thuê xe và các chi phí phát sinh cho bên B theo đúng cam kết ở điều 2
Bên B sẽ chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí liên quan đến lương lái xe, nhiên liệu, bảo hiểm, bảo dưỡng kỹ thuật và các chi phí khác cần thiết để đảm bảo xe hoạt động ổn định.
- Bên B cung cấp đầy đủ hóa đơn GTGT cho bên A
- Bên B có trách nhiệm lựa chọn lái xe phù hợp theo yêu cầu sử dụng của bên A
- Bên B chịu trách nhiệm về an toàn trong quá trình xe hoạt động Điều 4 : Cam kết chung
Hợp đồng này đƣợc chấm dứt trong các điều kiện sau:
- Thời hạn hợp đồng chấm dứt
- Trường hợp một trong hai bên chấm dứt hợp đồng sớm hơn thì phải thông báo trước cho bên kia ít nhất 60 ngày
Khi hợp đồng hết hạn mà không có bên nào thông báo chấm dứt hoặc tạm dừng, hợp đồng sẽ tự động được gia hạn thêm thời gian tương đương với lần ký trước đó.
Hai bên thống nhất thực hiện các điều khoản trong hợp đồng Mọi phát sinh hoặc thay đổi phải được đồng ý bằng văn bản phụ lục hợp đồng Nếu bên nào vi phạm gây thiệt hại cho bên kia, bên đó phải bồi thường theo quy định của pháp lệnh hợp đồng kinh tế Trong trường hợp không thể thương lượng, hai bên sẽ đưa vụ việc ra Tòa án kinh tế thành phố Hải Phòng, và phán quyết của tòa sẽ là quyết định cuối cùng, bên thua kiện sẽ chịu án phí.
Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực từ ngày ký ĐẠI DIỆN BÊN A, ĐẠI DIỆN BÊN B.
Bảng biểu số 2.2 Bảng tổng hợp Lịch trình xe tháng 12/2013:
Bảng tổng hợp Lịch trình xe tháng 12/2013
Xe ô tô biển kiểm soát số 15A – 7229
Thứ Ngày Thời gian Thêm giờ thường
CN Số km Phí cầu, phà, bến bãi
Bắt đầu Kết thúc Giờ phút Giờ Phút
Thêm giờ ngày lễ, chủ nhật 2.0
Chi phí lái xe qua đêm x 250,000 = - Đi làm ngày lễ, chủ nhật 4 x 850,000 = 3,400,000
Thêm giờ ngày lễ, chủ nhật 2 x 40,000 = 80,000
Bằng chữ : Ba mươi tư triệu, ba trăm bảy mươi hai nghìn, tám trăm đồng chẵn./
Hải Phòng, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Xác nhận của Công ty TNHH TM Keiya
Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải
Bảng biểu số 2.3: HĐ GTGT số 0000103
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3 : Nội bộ Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Số : 0000103 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng
Mã số thuế : 102010000762829 Địa chỉ : Số 137 Trần Nhân Tông, Quán Trữ, Kiến An, TP Hải Phòng Điện thoại : ………
Số tài khoản : 102010000762829 Vietinbank Chi nhánh Lê Chân – Hải Phòng
Họ và tên người mua hàng : ………
Tên đơn vị : Công ty TNHH Thương mại Keiya
Mã số thuế : 0201155067 Địa chỉ : Số 27/13 Dƣ Hàng Kênh, P.Dƣ Hàng, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng
Hình thức thanh toán : CK ……… Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Cước xe ô tô 7 chỗ 15A-07229 tháng 12/2013
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.124.800
Tổng cộng tiền thanh toán 34.372.800
Số viết bằng chữ : Ba mươi tư triệu, ba trăm bảy mươi hai nghìn, tám trăm đồng chẵn /
Bảng biểu số 2.4 Giấy đề nghị thanh toán:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN PHÍ VẬN CHUYỂN KHÁCH THÁNG
Kính gửi : Công ty TNHH Thương mại Keiya
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả
Hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là nội dung quan trọng trong kế toán của Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng Việc hạch toán này không chỉ phản ánh sự vận động của tài sản và tiền vốn mà còn cung cấp thông tin đầy đủ cho lãnh đạo công ty, giúp họ đưa ra quyết định kinh doanh tốt nhất và xây dựng chiến lược kịp thời, đúng đắn.
Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng là một doanh nghiệp trẻ, đã nỗ lực tìm kiếm hướng đi phù hợp để đa dạng hóa sản phẩm Để đạt được những kết quả hiện tại, công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý khoa học và chặt chẽ.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng, tôi nhận thấy công tác kế toán, đặc biệt là tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, đã đạt được nhiều kết quả tích cực.
3.1.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp bao gồm đội ngũ kế toán viên và các thiết bị hỗ trợ, có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và xử lý toàn bộ thông tin kế toán Từ việc thu nhận, kiểm tra đến tổng hợp, bộ máy này cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là phương pháp mà toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp Ưu điểm của hình thức này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các công nghệ tính toán hiện đại, đồng thời với đội ngũ nhân viên kế toán ít nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Bộ phận kế toán của công ty gồm ba thành viên: một kế toán trưởng, một kế toán viên và một thủ quỹ, phù hợp với khối lượng công việc kế toán hiện tại Đội ngũ kế toán sở hữu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, với tất cả đều có bằng Đại học trở lên, đảm bảo công tác kế toán được thực hiện chính xác và kịp thời.
Thông tin từ bộ phận kế toán được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra số liệu với bộ phận kinh doanh, cũng như lập báo cáo tài chính Điều này góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp.
3.1.1.2 Về việc tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh:
Về chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng:
Các chứng từ hạch toán phải đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kế toán, sử dụng mẫu do Bộ Tài chính quy định Quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh chóng và kịp thời.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, đảm bảo sử dụng đầy đủ các tài khoản kế toán cần thiết.
Về tổ chức hệ thống sổ kế toán:
- Công ty mở đầy đủ sổ sách theo hình thức Nhật ký chung ( Sổ nhật ký chung,
Sổ cái, Sổ chi tiết …)
Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, mang lại nhiều ưu điểm như sự đơn giản trong mẫu sổ sách và cách thức ghi chép Hình thức này thuận tiện cho việc phân công công việc, đồng thời dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các sổ sách liên quan.
Về việc hạch toán Doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty:
Hạch toán Doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế đúng chế độ kế toán và chuẩn mực hiện hành
+) Về hạch toán doanh thu:
Tất cả các giao dịch kinh tế liên quan đến bán hàng đều được kế toán ghi nhận một cách đầy đủ và kịp thời, đảm bảo tính chính xác theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí.
+) Về hạch toán chi phí:
Các chi phí phát sinh nhƣ quản lý kinh doanh đƣợc hạch toán đầy đủ và kịp thời
+) Về kế toán xác định kết quả kinh doanh:
Cuối năm, công ty tiến hành tập hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Mặc dù Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng đã đạt được một số kết quả trong việc tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề hạn chế cần được khắc phục.
3.1.2.1 Về tài khoản sử dụng:
Hiện tại, công ty chƣa mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 6422 dẫn đến việc hạch toán chi phí chƣa rõ ràng
3.1.2.2 Về sổ sách sử dụng:
Công ty chƣa mở sổ chi tiết cho TK 6422 dẫn đến việc khó theo dõi các loại chi phí
3.1.2.3 Chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán:
Chiết khấu thanh toán là khoản tiền giảm trừ mà doanh nghiệp cung cấp cho người mua Tuy nhiên, nếu công ty không áp dụng chính sách chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm hơn thời hạn hợp đồng, điều này sẽ không khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn.
3.1.2.4 Về việc ứng dụng công nghệ thông tin:
Hiện tại, công ty đang sử dụng Excel cho công tác kế toán, dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian và công sức Hệ thống này cũng dễ xảy ra nhầm lẫn và sai lệch trong số liệu cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.1.2.5 Về quy trình luân chuyển chứng từ :
Công ty hiện tại chưa triển khai Sổ (phiếu) giao nhận chứng từ, một công cụ quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc bỏ sót tài liệu trong quá trình giao nhận.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả
3.2.1 Nguyên tắc của việc hoàn thiện:
Để hoàn thiện tổ chức kế toán, đặc biệt là trong việc tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo tính khả thi.
Hoàn thiện hệ thống kế toán cần dựa trên việc tôn trọng cơ chế tài chính và các chuẩn mực kế toán của nhà nước, nhưng cần linh hoạt thay vì cứng nhắc Nhà nước đã xây dựng và ban hành chế độ kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, do đó, quá trình hoàn thiện cần được thực hiện sao cho không vi phạm các quy định này.
Để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của mình Việc vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Hoàn thiện hệ thống kế toán cần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ việc ra quyết định và tối ưu hóa các phương án kinh doanh cho doanh nghiệp.
Việc xác định kết quả kinh doanh cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa thu nhập và chi phí Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiết kiệm và nâng cao hiệu quả, đảm bảo chi phí bỏ ra ở mức thấp nhất trong khi lợi nhuận đạt được là cao nhất.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần xây lắp điện và cơ khí Thương mại Hải Phòng
3.2.2.1 Hoàn thiện tài khoản sử dụng
Công ty nên mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 6422 để giúp cho việc hạch toán chi phí đƣợc rõ ràng và chi tiết
Em xin đƣợc mở tài khoản chi tiết cho TK 6422 nhƣ sau:
TK 6422 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 64221 – Chi phí nhân viên quản lý
TK 64222 – Chi phí vật liệu quản lý
TK 64223 – Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 64224 – Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 64225 – Thuế, phí và lệ phí
TK 64226 – Chi phí dự phòng
TK 64227 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 64228 – Chi phí bằng tiền khác
3.2.2.2 Hoàn thiện sổ sách sử dụng:
Mở Sổ chi phí sản xuất kinh doanh cho Chi phí quản lý kinh doanh (TK 6422) sẽ giúp công ty dễ dàng theo dõi các chi phí phát sinh trong kỳ và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí Dưới đây là mẫu biểu sổ sách để tham khảo.
Bảng biểu số 3.1 Đơn vị: Địa chỉ:
Mẫu số S18 - DNN ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Số phát sinh trong kỳ
… Ghi Có TK Cộng SPS trong kỳ
Người ghi sổ ( Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) xin lập sổ chi phí sản xuất kinh doanh cho Công ty CP xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng như sau:
Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng
Số 137 Trần Nhân Tông – Quán Trữ - Kiến An – Hải Phòng
Mẫu số S18-DNN ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tài khoản: 6422 Năm 2013 Đơn vị tính : đồng
Ngày tháng Tổng số tiền Chia ra
Số phát sinh trong kỳ
02/12 05/12 Thanh toán tiền điện thoại tháng 11 111 279.280 279.280
09/12 26/12 Phí chuyển tiền ngân hàng 112 33.000 33.000
07/12 27/12 Thanh toán tiền mua đồ dùng văn phòng phẩm 111 928.739 928.739
11/12 31/12 Thanh toán tiền chi phí tiếp khách 501.959 501.959
Người ghi sổ ( Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên )
3.2.2.3 Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán:
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng, từ đó giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn lâu dài và cải thiện dòng tiền.
Mức chiết khấu thanh toán mà công ty xây dựng áp dụng có thể dựa trên tình hình thực tế của chính công ty đó, đồng thời cũng có thể tham khảo từ các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực và có quy mô tương tự.
Tỷ lệ chiết khấu thanh toán được xác định dựa trên quy mô nợ, tình hình thanh toán, thời gian trả nợ trước hạn và lãi suất ngân hàng.
Khoản chiết khấu thanh toán áp dụng cho khách hàng nợ lớn khi thanh toán trước thời hạn quy định, và khoản chiết khấu này được ghi nhận vào tài khoản 635 – Chi phí hoạt động tài chính.
+) Phương pháp hạch toán: o Khi áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
Nợ TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính
Có TK 111, 112, 131 … o Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang TK 911
Nợ TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính
3.2.2.4 Sử dụng phần mềm kế toán:
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ, quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, dẫn đến sự gia tăng về tính phức tạp trong hoạt động và nhu cầu xử lý thông tin Do đó, việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong các công ty.
Phần mềm kế toán giúp cung cấp thông tin và báo cáo kế toán một cách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót trong số liệu, tiết kiệm nguồn nhân lực và chi phí Điều này không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự mà còn gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán như : MISA, FAST,
DMA, GAMA, ASOFT, ADSOFT, METADATA, CYBER, ACOUNTING
…… Ƣu điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán nhƣ sau:
+) Đƣợc tiêu chuẩn nhiều lần: phần mềm đƣợc xây dựng thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành
Phần mềm kế toán mang lại hiệu quả vượt trội và tính năng cao, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực so với phương pháp kế toán thủ công Nó cho phép tự động thực hiện các bút toán và phân bổ kết chuyển cuối kỳ dựa trên thông tin đã khai báo, đồng thời dễ dàng chỉnh sửa khi có sai sót.