THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Quá trình hình thành và phát triển
Đôi nét về công ty
Ngành xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Việt Nam tham gia nhiều hiệp định quốc tế quan trọng như TPP, AEC, và Hiệp định Việt Nam-EU Hai ngành này có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó logistics đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa cho các công ty xuất nhập khẩu Với vị trí địa lý thuận lợi, bờ biển dài và hàng chục cảng lớn nhỏ, Việt Nam rất phù hợp cho việc phát triển giao thương đường biển Hệ thống sân bay và kho vận hiện đại cũng góp phần thúc đẩy giao thương đường hàng không, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành xuất nhập khẩu.
Công ty TNHH NSX, được thành lập vào ngày 7 tháng 11 năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa chuyên nghiệp Với đội ngũ thành viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển quốc tế, NSX cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu về vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cùng với các dịch vụ liên quan như khai báo hải quan và dịch vụ chứng từ Trong bối cảnh kinh tế hiện nay và tiềm năng lớn của ngành xuất nhập khẩu - Logistics, NSX luôn nỗ lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công ty cam kết phát triển bền vững và tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác trong và ngoài nước Chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty TNHH NSX:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
Tên giao dịch: NSX CO., LTD
Địa chỉ: Phòng 4.33, Tầng 4, Sunrise City - North Tower, 27 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Đại diện pháp luật: Đặng Thị Ngọc Bích
Website chính thức: www.nsx.com.vn
Hình 1.1 Logo công ty ( Nguồn: www.nsx.com.vn )
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
NSX là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quốc tế trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý và tư vấn Chúng tôi phục vụ cả doanh nghiệp trong nước và quốc tế, hỗ trợ các hoạt động liên quan đến vận chuyển và logistics.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề liên quan, đáp ứng nhu cầu của tổ chức và cá nhân cả trong nước và quốc tế.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác về kho vận và giao nhận, bao gồm thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải thông qua hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các dịch vụ liên quan đến hàng hóa như gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển đến địa điểm quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu
Dựa trên chức năng và tình hình tổ chức nhân sự, công ty xác định các nhiệm vụ kế hoạch hợp lý và linh hoạt để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh Những nhiệm vụ trọng tâm mà công ty thực hiện liên tục trong quá trình phát triển bao gồm:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành là cần thiết để đạt được mục đích và chức năng của công ty.
Đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký, đồng thời chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về các sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty
Đảm bảo bảo toàn và bổ sung vốn thông qua việc tạo nguồn vốn, đồng thời đảm bảo tài chính được trang trải hợp lý, sử dụng đúng chế độ và hiệu quả các nguồn vốn.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và các cơ quan chức năng ban nghành nhƣ chi cục thuế, chi cục hải quan,…
Thông qua các liên doanh và liên kết trong và ngoài nước, công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa bằng phương tiện tiên tiến, an toàn Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Điều này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không thông qua hệ thống đại lý đáng tin cậy Ngoài ra, công ty còn thực hiện các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List, và Invoice, đồng thời được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này cho phép công ty thay mặt chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giúp giải quyết các vấn đề phát sinh và tiết kiệm thời gian, chi phí thông quan cho khách hàng Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của NSX trong lĩnh vực khai báo hải quan Thông tin về hàng hóa được cập nhật thường xuyên, và công ty cử nhân viên đến văn phòng khách hàng để kịp thời đáp ứng nhu cầu mới phát sinh, tạo dựng niềm tin và sự hài lòng từ khách hàng lớn.
1.4 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân lực nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, từ quản lý cấp cao đến nhân viên Mặc dù quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức của công ty vẫn được thiết lập một cách đơn giản, với các phòng ban có Giám Đốc và trưởng phòng phụ trách điều hành trực tiếp.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ Giao nhận Hành chính nhân sự
Xuất khẩu Hàng không Hàng không
Xuất khẩu Đường biển Đường biển
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện công ty tiếp xúc và giao dịch với khách hàng Họ chịu trách nhiệm trình dự án nghiên cứu lên giám đốc và xử lý các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và sự biến động trong quá trình giao nhận hàng Ngoài ra, phòng cũng tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác cho công ty Họ nghiên cứu và tập hợp hệ thống văn bản pháp quy, luật lệ hiện hành liên quan đến hoạt động của công ty, đồng thời đề xuất các dự án kinh doanh mới Việc chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cũng là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của phòng kinh doanh.
Phòng kế toán – chứng từ :
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong lĩnh vực vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không thông qua hệ thống đại lý tin cậy Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice, và được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này cho phép NSX thay chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan hàng hóa Công ty cam kết cung cấp dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp và trách nhiệm, đồng thời thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa Đối với khách hàng lớn, NSX cử nhân viên đến văn phòng để kịp thời giải quyết các nhu cầu phát sinh, từ đó tạo dựng được sự tin cậy và đánh giá cao từ phía khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân lực nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, từ quản lý cấp cao đến nhân viên Mặc dù có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức của công ty vẫn được thiết lập đơn giản với các phòng ban có Giám Đốc và trưởng phòng trực tiếp điều hành.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ Giao nhận Hành chính nhân sự
Xuất khẩu Hàng không Hàng không
Xuất khẩu Đường biển Đường biển
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho công ty, chủ động giao tiếp và thương thảo với khách hàng Nhiệm vụ bao gồm trình bày các dự án nghiên cứu lên giám đốc, thảo luận về giá cước và các vấn đề liên quan đến quá trình giao nhận hàng Phòng cũng tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác, đồng thời nghiên cứu và tập hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty Ngoài ra, việc chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cũng là một phần quan trọng trong công việc của phòng kinh doanh.
Phòng kế toán – chứng từ :
Phòng chức năng này hỗ trợ giám đốc trong công tác tài chính kế toán, bao gồm quản lý kế toán, thống kê và báo cáo theo quy định của pháp luật Phòng cũng đảm nhiệm việc duy trì quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện quyết toán và theo dõi nợ, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty Người giữ con dấu có trách nhiệm với giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến con dấu Bộ phận chứng từ thực hiện các chứng từ cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và thông quan hàng hóa khi có nhu cầu.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thu nhập cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa Sau khi được giám đốc phân công, bộ phận này chuẩn bị các chứng từ cần thiết như C/O, B/L, D/O, và lên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu Họ cũng đảm nhận việc nhận và vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng, cũng như xử lý hàng nhập Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng hành chính nhân sự :
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổ chức các hoạt động liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đồng thời nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển tương lai của công ty.
Tình hình nhân sự của công ty
Công ty chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa Đội ngũ quản lý dày dạn kinh nghiệm cam kết đổi mới chất lượng dịch vụ và phối hợp linh hoạt các nguồn lực, nhằm tối ưu hóa nhu cầu của khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng.
Cơ cấu lao động của công ty:
Bảng 1.1 : Cơ cấu lao động của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự của công ty TNHH NSX )
Công ty TNHH NSX, được thành lập hơn 4 năm trước, vẫn còn non trẻ với quy mô nhỏ, tổng số lao động dao động từ 12-15 người Nhân sự trong công ty được chia thành hai khối: khối trực tiếp, chuyên sản xuất sản phẩm, và khối gián tiếp, đảm nhiệm quản lý và hỗ trợ sản xuất Từ năm 2017 đến 2018, tổng số lao động của công ty đã tăng đáng kể.
Năm 2018 tổng số lao động là 15 người tăng so với năm 2017 với mức chênh lệch là 3 người và với tỷ lệ 125%
Trong năm 2017, số lao động trực tiếp là 9 người, chiếm 75% tổng số lao động, trong khi lao động gián tiếp là 3 người, chiếm 25% Đến năm 2018, lao động trực tiếp tăng lên 10 người, chiếm 66,67%, và lao động gián tiếp tăng lên 5 người, chiếm 33,33% Điều này cho thấy số lao động trực tiếp luôn chiếm tỷ trọng cao hơn lao động gián tiếp trong tổng số lao động của công ty trong hai năm qua.
Năm 2018, số lao động ở khối trực tiếp đạt tỷ lệ 111,1% so với năm 2017, tăng 1 người, góp phần tăng tổng số lao động của công ty với mức độ ảnh hưởng 8,33% Trong khi đó, số lao động ở khối gián tiếp đạt tỷ lệ 166,67%, tăng 2 người, ảnh hưởng tích cực đến tổng số lao động với mức độ 16,67% Điều này cho thấy khối gián tiếp là yếu tố tác động mạnh nhất đến tổng số lao động của công ty.
Năm 2018, công ty mở rộng quy mô và tuyển thêm lao động, trong đó có 2 nhân viên khối trực tiếp gắn bó từ khi thành lập và có nhiều kinh nghiệm, đã được thăng chức lên quản lý Sự thay đổi này dẫn đến việc tăng thêm 2 lao động ở khối gián tiếp Đồng thời, công ty cũng tuyển thêm 3 lao động cho khối trực tiếp nhằm thay thế 2 vị trí còn trống và giảm bớt khối lượng công việc ngày càng gia tăng.
Công ty có quy mô nhỏ với cơ cấu phòng ban đơn giản, bao gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng chứng từ, phòng giao nhận và phòng hành chính nhân sự, với số lượng lao động hợp lý từ 12-15 người Mặc dù mới thành lập, ban quản lý có kinh nghiệm trong ngành đã xây dựng bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Nhân viên ngày càng nâng cao nghiệp vụ, góp phần vào sự phát triển và mở rộng của công ty Chính sách lương thưởng công bằng và minh bạch cũng tạo niềm tin, sự trung thành và nhiệt tình của lao động đối với công ty.
Chính sách tiền lương và khen thưởng
Công ty NSX cam kết tạo môi trường làm việc an toàn và bền vững cho nhân viên, nhấn mạnh tầm quan trọng của chính sách đãi ngộ lao động Để duy trì văn hóa công ty và khuyến khích sự gắn bó lâu dài, chế độ tiền lương được quy định rõ ràng, đảm bảo quyền lợi cho tất cả nhân viên.
Công ty áp dụng chế độ khen thưởng cho nhân viên dựa trên năng lực làm việc, với các chính sách khen thưởng hàng tháng, quý và năm Ngoài ra, công ty cũng khen thưởng đột xuất cho những cá nhân và tập thể có đóng góp nổi bật trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương và chiến lược đã đề ra.
Vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường
Trong những năm gần đây, hoạt động giao nhận tại Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, với sự cạnh tranh gia tăng từ các công ty có thâm niên lâu năm và mối quan hệ vững chắc với các hãng tàu, hãng hàng không lớn toàn cầu Những công ty này không chỉ có quy mô lớn mà còn sở hữu vốn và công nghệ hiện đại, tạo ra áp lực lớn cho Công ty TNHH NSX Hơn nữa, sự xuất hiện ngày càng nhiều của các công ty mới trong lĩnh vực này càng làm tăng sức ép cạnh tranh, buộc Công ty TNHH NSX phải xem xét lại vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường.
Mặc dù Công ty đã hoạt động gần 5 năm và có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong và ngoài nước, hình ảnh non trẻ vẫn ảnh hưởng đến sự lựa chọn của khách hàng khi tìm kiếm dịch vụ vận tải giao nhận uy tín Hơn nữa, Công ty còn gặp khó khăn trong việc mở rộng mối quan hệ hợp tác với các đối tác như hãng tàu biển và hãng hàng không do khả năng tài chính còn hạn chế.
Công ty TNHH NSX đã nhận thức được những hạn chế của mình và không ngừng nỗ lực phát huy điểm mạnh trong chất lượng dịch vụ cung ứng Sau hơn 4 năm hoạt động, số lượng khách hàng của Công ty ngày càng tăng, với tỷ lệ khách hàng cũ cao, cho thấy sự hài lòng của họ với dịch vụ Mặc dù phải cạnh tranh với các công ty lớn có kinh nghiệm lâu năm, giá dịch vụ của NSX vẫn rất cạnh tranh, nhằm thu hút và giữ chân khách hàng Công ty cũng thường xuyên áp dụng các chiến lược khuyến mại cho khách hàng thân thiết, tạo nên sự khác biệt trong bối cảnh marketing hiện nay, khi mà sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng được đặt lên hàng đầu.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG TÌNH HÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH NSX
Khái quát chung về giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Cargo) là phương thức sử dụng máy bay để chuyển hàng, có thể thông qua máy bay chuyên dụng (Cargo Aircraft) hoặc trong khoang hành khách của máy bay dân dụng (Passenger Plane).
Vận chuyển hàng hóa bằng máy bay mang lại tốc độ nhanh chóng và độ an toàn cao, nhưng đi kèm là chi phí cao nhất Phương thức này thường được áp dụng cho các mặt hàng có giá trị lớn và yêu cầu giao hàng kịp thời.
Thư tín, bưu phẩm nhanh
Động vật sống, nội tạng người, hài cốt
Hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, hoa tươi, hàng ướp bằng đá khô
Hàng hóa giá trị: vàng, kim cương
Thiết bị kỹ thuật (hàng công nghệ cao, phụ tùng máy bay, tàu biển, xe hơi)
Hàng tiêu dùng xa xỉ nhƣ đồ điện tử, thời trang,…
2.1.2 Ưu điểm và nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có những điểm khác biệt đặc trƣng so với các hình thức vận tải khác Ưu điểm :
Vận tải hàng không nổi bật với tốc độ cao, cho phép khai thác lớn và thời gian vận chuyển nhanh chóng Trung bình, máy bay có thể đạt tốc độ từ 800 đến 1000 km/h, nhanh gấp 27 lần so với vận tải đường biển và 10 lần so với vận tải đường bộ.
8 lần so với tàu hỏa)
Không bị giới hạn bởi địa hình như đường bộ hay đường thủy, công nghệ này có khả năng kết nối hầu hết tất cả các quốc gia trên thế giới.
Vận tải hàng không được đánh giá là phương thức vận chuyển an toàn và hiệu quả nhất, với tổn thất thấp hơn so với các hình thức khác Nhờ thời gian vận chuyển ngắn và trang thiết bị hiện đại, máy bay hoạt động ở độ cao trên 9000m, giúp tránh được ảnh hưởng của điều kiện thời tiết như sét hay mưa bão trong suốt hành trình, ngoại trừ khi cất cánh và hạ cánh.
Vận tải hàng không mang đến dịch vụ chất lượng vượt trội so với các phương thức vận tải khác, nhờ vào quy trình thủ tục đơn giản và nhanh chóng Máy bay thường bay thẳng, giảm thiểu số lượng trạm kiểm tra và kiểm soát, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận chuyển hàng hóa.
Hạn chế tối đa những tổn thất phát sinh do làm hàng, đổ vỡ hay trộm cắp
Phí bảo hiểm vận chuyển thấp hơn do ít rủi ro hơn các phương thức khác
Phí lưu kho thấp do đặc tính hàng hóa và tốc độ xử lý thủ tục nhanh chóng
Cước vận tải hàng không cao nhất trong các phương thức
Vận tải hàng không yêu cầu đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật như cảng hàng không, máy bay, và thiết bị xếp dỡ Ngoài ra, việc đào tạo nhân lực phục vụ cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Danh mục hàng vận chuyển không đa dạng, không phù hợp vận chuyển hàng hóa có giá trị thấp, khối lƣợng lớn và cồng kềnh
Khối lƣợng vận chuyển nhỏ hơn so với các hình thức khác
Chịu ảnh hưởng bởi thời tiết: Chuyến bay có thể bị hoãn do điều kiện thời tiết không tốt như sương mù, mưa giông,…làm ngưng trệ dịch vụ
Tỷ lệ do rủi ro cao hơn do các trường hợp hư hỏng máy bay, tai nạn va quệt, cướp máy bay,… làm gián đoạn hành trình
Yêu cầu tiêu chuẩn an ninh và an toàn bay ngày càng nghiêm ngặt, dẫn đến việc hàng hóa vận chuyển phải trải qua quy trình kiểm tra chặt chẽ trước khi được xếp lên khoang chứa Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.
2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Cảng hàng không (air port)
Cảng hàng không là địa điểm quan trọng cho việc đỗ, cất và hạ cánh của máy bay, cung cấp các điều kiện vật chất và dịch vụ thiết yếu phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa và hành khách.
Cảng hàng không có các khu vực làm hàng xuất, hàng nhập và hàng chuyển tải
Máy bay là phương tiện chính trong vận tải hàng không, với nhiều loại khác nhau Ngoài việc chuyên chở hành khách, máy bay còn có khả năng vận chuyển hàng hóa dưới boong Có các loại máy bay chuyên chở hàng hóa và máy bay kết hợp cả hành khách lẫn hàng hóa.
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng tại cảng hàng không rất đa dạng, bao gồm các thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa trong sân bay cũng như theo đơn vị Ngoài ra, còn có các thiết bị riêng lẻ như pallet máy bay, container máy bay và container đa phương thức, phục vụ cho nhu cầu vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
2.1.4 Các bên tham gia trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Nếu x t theo góc độ của người gửi hàng, bạn sẽ thấy có nhiều bên tham gia vào vận chuyển hàng air:
Các công ty bưu chính chuyên vận chuyển thư tín và gói bưu phẩm có trọng lượng tối đa 30 kg, thường sử dụng dịch vụ vận chuyển của các hãng hàng không để đảm bảo hàng hóa được giao nhanh chóng và an toàn.
Các công ty chuyển phát quốc tế cung cấp dịch vụ vận chuyển phong bì tài liệu và bưu kiện nặng tới 75 kg, đồng thời hợp tác với các hãng hàng không để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả.
Các công ty chuyển phát nhanh quốc tế (Integrator) chuyên vận chuyển bưu phẩm và gói hàng nặng tối đa 75 kg Họ thường sử dụng máy bay vận tải riêng và có thể thuê một phần dịch vụ từ các hãng hàng không khác để nâng cao hiệu quả vận chuyển.
Các công ty giao nhận hàng không (Air Cargo Forwarder) chuyên vận chuyển các gói hàng và lô hàng có trọng lượng trên 75kg bằng cách hợp tác với các hãng hàng không để thuê dịch vụ vận chuyển.
Các hãng hàng không (Airline) và các công ty khai thác máy bay (Air Operator), sử dụng máy bay của mình để vận chuyển hàng hóa và hành khách
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
không tại công ty TNHH NSX
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH NSX đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu quốc tế, đặc biệt là trong việc giao nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không.
Dưới đây là quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty
Tìm kiếm (1) Chào giá (2) Ký hợp (3) Nhận và khách hàng cho khách đồng với kiểm tra hàng khách hàng chứng từ
Bàn giao (7) Giao hàng (6) Tổ chức (5) Khai báo và quyết cho khách nhận hàng Hải quan toán hàn tại sân bay hàngnhập
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX.
Diễn giải quy trình
Công ty TNHH NSX, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, cần tìm kiếm khách hàng trước khi tiến hành quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không Phòng kinh doanh và nhân viên sales sẽ sử dụng internet, bạn bè, và người quen để tìm kiếm khách hàng mới, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ Khi phát hiện khách hàng tiềm năng, nhân viên sales sẽ chủ động liên hệ, tư vấn, gửi bảng báo giá dịch vụ và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến giá cả và dịch vụ của công ty.
Giá vận tải hàng hóa chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cơ bản, bao gồm quy mô lô hàng, khoảng cách vận chuyển và loại phương tiện sử dụng Mỗi loại hàng hóa có chi phí vận tải khác nhau do sự khác biệt về thể tích và tính chất Hàng hóa không cồng kềnh thường có chi phí vận chuyển thấp hơn, vì có thể chứa nhiều hàng trong phương tiện Ngoài ra, giá cả còn phụ thuộc vào yêu cầu thời gian giao hàng của khách hàng và các chi phí liên quan khác.
Sau khi gửi báo giá cho khách hàng, nhân viên sales và khách hàng sẽ tiến hành thương lượng về giá cả và dịch vụ Nếu hai bên đạt được thỏa thuận về mức giá và dịch vụ, họ sẽ tiến tới việc thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Sau khi hợp đồng được ký kết, khách hàng cần cung cấp cho công ty bộ chứng từ liên quan đến lô hàng Bộ chứng từ này bao gồm các tài liệu cần thiết để hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa.
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Vận đơn đường hàng không (air way bill)
Thông báo hàng đến (Arrival notice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Một số chứng từ liên quan khác (nếu cần thiết)
Sau khi công ty nhận bộ chứng từ, chúng sẽ được chuyển đến phòng kế toán Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra cẩn thận thông tin trên các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn Nếu phát hiện sai sót, nhân viên phải ngay lập tức thông báo cho khách hàng để sửa chữa kịp thời, tránh ảnh hưởng đến thủ tục hải quan Nếu không có sai sót, nhân viên sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình.
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên chứng từ tiến hành lập tờ khai cho lô hàng nhập khẩu trên hệ thống VINACCS/VCIS, đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của việc nhập khẩu Nhân viên cần có nghiệp vụ khai báo Hải quan để đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác, vì sai sót có thể ảnh hưởng lớn đến thủ tục hải quan Sau khi hoàn tất thông tin trên tờ khai, nhân viên sẽ kiểm tra lại kỹ lưỡng; nếu không có sai sót, tờ khai sẽ được truyền đi Ngay sau đó, hệ thống hải quan sẽ thông báo về việc truyền tờ khai thành công, kèm theo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Sau khi nhận kết quả phân luồng từ nhân viên khai báo hải quan, NSX sẽ in tờ khai chính thức và chuyển cho phòng giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ sử dụng tờ khai này để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu tại chi cục Hải quan và tổ chức nhận hàng tại sân bay.
Trong trường hợp kết quả phân luồng là :
Tiến hành nộp thuế (nếu có)
Tờ khai sẽ đƣợc thông quan trên mạng
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập) tại cảng hàng không
Sau khi hoàn tất việc nộp thuế, cần lưu ý rằng sẽ có một khoảng thời gian chờ đợi để tiền được chuyển vào tài khoản hải quan Chỉ khi số tiền này được xác nhận, tờ khai mới có thể được thông quan, và thời gian chờ này có thể kéo dài.
Thời gian thông quan có thể kéo dài từ 1 giờ đến nhiều ngày, tùy thuộc vào sự ổn định của mạng hải quan Để rút ngắn thời gian, bạn có thể mang tờ khai và giấy nộp tiền đến chi cục hải quan để được hỗ trợ nhập tiền thuế và lấy thông quan Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu hải quan có nghi vấn về tờ khai ở luồng xanh, nó có thể bị chuyển sang luồng vàng hoặc đỏ.
Xuất trình hồ sơ hải quan tại chi cục hải quan, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
- Vận đơn, chứng từ tương đương
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành
- Và các giấy tờ cần thiết khác (nếu có)
Hải quan kiểm tra hồ sơ và tiến hành thông quan nếu phù hợp và đã nộp thuế
Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm hoặc nghi ngờ, hải quan sẽ chuyển hàng hóa vào luồng đỏ để tiến hành kiểm tra thực tế Nếu không có vi phạm, hàng hóa sẽ được thông quan.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập)
Xuất trình hồ sơ hải quan và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế
Hải quan thông quan nếu không có vi phạm và đã nộp thuế
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập)
(6) Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ
Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX thực hiện kê khai chi phí cho lô hàng và quyết toán phí dịch vụ Sau đó, họ bàn giao hồ sơ cho khách hàng, hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Đánh giá chung tình hình doanh thu của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
2.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Trong hai năm qua, công ty TNHH NSX đã hoạt động hiệu quả, đạt được lợi nhuận cao Đặc biệt, từ năm 2017 đến 2018, lợi nhuận của công ty tăng trưởng đáng kể.
Năm 2018, công ty đạt lợi nhuận 4.730,1 triệu đồng, tăng 539,7 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ 112,89% Sự gia tăng này chủ yếu do các yếu tố thúc đẩy doanh thu và tối ưu hóa chi phí.
Doanh thu của công ty trong năm 2018 đạt 12.795 triệu đồng, tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ 126,94% Sự gia tăng doanh thu này không chỉ phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của công ty mà còn góp phần tích cực vào việc nâng cao lợi nhuận.
Bên cạnh đó, chi phí công ty bỏ ra vào năm 2018 cũng tăng cao so với năm
2017 Cụ thể là, chi phí của công ty năm 2017 chỉ 5.888,8 triệu đồng nhƣng đến năm 2018 thì chi phí này tới 8.064,9 triệu đồng, tăng cao hơn so với năm
2017 với mức chênh lệch là 2.176,1 triệu đồng và với tỷ lệ là 136,95%
Doanh thu năm 2018 của công ty tăng cao so với năm 2017 nhờ vào sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và số lượng đơn hàng gia tăng Chiến lược kinh doanh hợp lý đã thu hút nhiều khách hàng mới, bên cạnh việc duy trì hơn 50 khách hàng trung thành, chứng tỏ chất lượng dịch vụ tốt và tạo niềm tin cho khách hàng Tuy nhiên, chi phí năm 2018 cũng tăng do công ty mở rộng, tăng thêm 3 lao động và đầu tư vào máy móc, thiết bị, dẫn đến chi phí lương, trợ cấp, và khấu hao tài sản tăng Sự gia tăng số lượng hợp đồng dịch vụ cũng làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển và phụ phí Bên cạnh những lý do hợp lý, công ty cũng phải đối mặt với các chi phí chủ quan như chi phí nhiên liệu và sửa chữa phương tiện Để cải thiện tình hình chi phí, Ban lãnh đạo đã triển khai các chiến lược ngắn hạn như thanh lý thiết bị hư hỏng và đầu tư vào thiết bị mới để tiết kiệm nhiên liệu Đồng thời, các chính sách dài hạn như khai thác hiệu quả thiết bị và nâng cao tinh thần tiết kiệm cũng được đề ra nhằm tăng doanh thu và sử dụng chi phí hiệu quả hơn trong tương lai.
Mặc dù mới đi vào hoạt động không lâu, công ty đã nỗ lực đáng kể để đạt được những thành tựu nhất định Đến năm 2018, công ty đã thu hút được hơn 50 khách hàng trung thành và gia tăng sự nhận biết từ khách hàng tiềm năng, giúp họ tiếp cận với dịch vụ của công ty nhiều hơn.
Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Công ty TNHH NSX đã hoàn thành kế hoạch 2017-2018 với kết quả khả quan, tạo nền tảng cho sự phát triển trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt Trong tương lai, công ty sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên và khả năng lãnh đạo của ban quản lý nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và mở rộng lượng khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty cần nỗ lực hoàn thiện quy trình kinh doanh giao nhận hàng hóa, từ đó khẳng định vị thế vững chắc và uy tín trên thị trường.
2.4.2 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.2 : Bảng doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2017-
Mức độ ảnh hưởng (%) Tiền
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Nhìn chung, công ty TNHH NSX kinh doanh các loại hình dịch vụ đều đạt doanh thu tương đối cao và đều tăng khá cao trong giai đoạn năm 2017-2018
Doanh thu từ các dịch vụ trong năm 2018 đã tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, đạt tỷ lệ tăng trưởng 126,94%.
Trong giai đoạn 2017-2018, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không luôn chiếm tỷ trọng cao nhất, với 47,61% tổng doanh thu năm 2017 và 48,2% năm 2018 Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đứng thứ hai, chiếm 18,38% trong cả hai năm Doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan chiếm 16,13% năm 2017 và 14,87% năm 2018, xếp thứ ba Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa chiếm 10,84% năm 2017 và 11,63% năm 2018, đứng thứ tư Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác chiếm tỷ trọng thấp nhất, với 7,04% năm 2017 và 7,25% năm 2018.
Doanh thu từ các loại dịch vụ đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2017 đến năm 2018 Cụ thể, doanh thu dịch vụ vận chuyển hàng không năm 2018 đạt 6.167,19 triệu đồng, tăng đáng kể so với năm trước.
Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển năm 2018 đạt 2.309,49 triệu đồng, tăng 456,93 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ 124,66% Trong khi đó, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa năm 2018 đạt 1.488,06 triệu đồng, cho thấy sự tăng trưởng đáng kể so với năm trước Mức chênh lệch doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển so với năm 2017 là 1.368,49 triệu đồng, với tỷ lệ tăng trưởng 128,52%.
2017 với mức chênh lệch là 395,47 triệu đồng và với tỷ lệ 136,2% so với năm 2017; doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan năm 2018 tăng so với năm
2017 với mức chênh lệch là 276,85 triệu đồng và với tỷ lệ là 130,73% so với năm 2017
Doanh thu từ các loại hình dịch vụ tăng trưởng mạnh mẽ, góp phần tích cực vào việc nâng cao tổng doanh thu năm 2018 so với năm trước.
Trong năm 2017, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không có ảnh hưởng mạnh nhất đến tổng doanh thu, với mức độ tác động đạt 13,58% Tiếp theo, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đứng thứ hai với mức độ ảnh hưởng là 4,53% Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa và dịch vụ khai thuế hải quan lần lượt có mức độ ảnh hưởng là 3,92% và 2,75% Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác chỉ tác động nhẹ nhất đến tổng doanh thu, với mức độ ảnh hưởng là 2,16%.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, luôn chú trọng cải thiện quy trình giao nhận để thu hút nhiều khách hàng hơn, dẫn đến doanh thu từ dịch vụ này chiếm tỷ trọng cao nhất và ngày càng tăng Ngoài ra, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, dịch vụ nội địa và khai thuế hải quan cũng đáng kể, vì vậy công ty không ngừng nâng cao quy trình và trang bị phương tiện hiện đại, đồng thời cải thiện trình độ nghiệp vụ của nhân viên Mặc dù doanh thu từ các dịch vụ liên quan đến chứng từ chỉ chiếm tỷ trọng thấp, công ty vẫn cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, góp phần tăng trưởng doanh thu tổng thể.
Kết quả đạt được trong giai đoạn 2017-2018 phản ánh nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của toàn bộ nhân viên trong công ty Trong những năm tới, công ty cam kết nâng cao trình độ và nghiệp vụ của nhân viên, cải thiện dịch vụ và chất lượng để đạt được những kết quả tốt hơn.
2.4.3 Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên năng động và chuyên nghiệp Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Bảng 2.3 : Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty giai đoạn 2017-2018 ĐVT: Triệu đồng
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Phân tích công tác tổ chức và thực hiện giao nhận mặt hàng Vải dùng để sàng (Dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
Công ty TNHH VĨNH THIÊN KHANG, một khách hàng lâu năm của Công ty TNHH NSX, sắp tới sẽ nhập khẩu một lô hàng Vải dùng để sàng cho nhà máy sản xuất bột mì qua đường hàng không Để thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng này, công ty VĨNH THIÊN KHANG đã liên hệ với NSX, điều này chứng tỏ chính sách đãi ngộ và chăm sóc khách hàng của NSX rất tốt Chất lượng dịch vụ uy tín mà NSX cung cấp đã tạo được niềm tin cho khách hàng, khiến họ tiếp tục chọn sử dụng dịch vụ của công ty.
2.5.2 Chào giá cho khách hàng
Sau khi nhận liên hệ từ công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, nhân viên sales của NSX đã nhanh chóng phản hồi và tiến hành trao đổi thông tin về lô hàng cùng các thủ tục cần thiết Nhân viên sales cũng đã gửi bảng báo giá cho công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, và toàn bộ cuộc trao đổi, thỏa thuận giữa hai bên được thực hiện qua email.
2.5.3 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang và đối tác đã thiết lập mối quan hệ hợp tác dựa trên sự tin tưởng, không cần ký hợp đồng chính thức Sau khi thỏa thuận và thống nhất mức giá hợp lý, hai bên đã tiến hành giao nhận hàng hóa nhập khẩu một cách thuận lợi.
2.5.4 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
TÂN SƠN NHẤT CÔNG TY
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
Diễn giải các mối quan hệ:
(1) Mối quan hệ Hợp đồng dịch vụ: Vĩnh Thiên Khang là khách hàng lớn của
Công ty TNHH NSX, 2 bên kí hợp đồng dịch vụ giao nhận Vĩnh Thiên
Khang ủy quyền cho NSX là người nhận hàng Thay mặt Vĩnh Thiên
Khang làm các thủ tục hải quan nhận hàng
Lô hàng của Vĩnh Thiên Khang được gửi về Sân bay Tân Sơn Nhất, do đó, nhà sản xuất cần đến Chi cục Hải quan Tân Sơn Nhất để thực hiện thủ tục hải quan nhận hàng.
(3) Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi làm các thủ tục Hải quan để thông quan,
NSX cầm bộ hồ sơ đến kho TCS làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại kho
2.5.5 Nhận chứng từ và kiểm tra thông tin về lô hàng
Sau khi hai bên đã ký kết hợp đồng giao nhận thì nhân viên giao nhận của
NSX đã đến công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang để nhận bộ chứng từ của khách hàng Bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:
Hợp đồng thương mại: 02 bản (sao y bản chính)
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Vận đơn hàng không (House Airway Bill): 01 bản (sao y bản chính)
Thông báo hàng đến của hãng vận chuyển (Notice of Arrival)
Bảng kê khai hàng hóa (Packing list): 01 bản (sao y bản chính)
Và một số chứng từ khác có liên quan
Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận của nhà sản xuất đã chuyển giao cho nhân viên chứng từ của phòng kế toán để tiến hành kiểm tra Việc kiểm tra này rất quan trọng, vì nếu có sai lệch hoặc không hợp lệ, hải quan sẽ từ chối đăng ký tờ khai, dẫn đến việc điều chỉnh chứng từ tốn nhiều thời gian và chi phí Bộ chứng từ được coi là hợp lệ khi tất cả thông tin về hàng hóa, bao gồm hợp đồng, bản kê chi tiết, và các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại của bên mua và bán, tên hàng, trọng lượng, cảng dỡ và bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không và số chuyến bay đều phải thống nhất.
Hợp đồng (Sales Contract): Bộ chứng từ này có 2 bản hợp đồng thương mại
Cần kiểm tra các nội dung sau:
Thứ nhất, kiểm tra số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ nhất có số hợp đồng là
SF01/2019 và ngày ký kết là 17/01/2019
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ hai có số hợp đồng là
SF02/2019 và ngày ký hết là 05/03/2019
Cả 2 hợp đồng thương mại trên đều được ký kết giữa:
Nhà xuất khẩu: Công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD
Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG
Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
Thứ hai, nội dung của hợp đồng:
Tên hàng hóa nhập khẩu là VẢI DÙNG ĐỂ SÀNG (DÙNG TRONG NHÀ MÁY SẢN XUẤT BỘT MÌ) Nếu không hiểu rõ nghĩa tiếng Việt của hàng hóa, cần hỏi người nhập khẩu để khai báo chính xác trên tờ khai Việc xác định xem lô hàng có cần xin giấy phép nhập khẩu hay không là rất quan trọng, đặc biệt nếu hàng nằm trong danh mục kiểm tra chất lượng nhà nước Theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP, lô hàng này không cần giấy phép nhập khẩu Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao nhận hàng và có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ nhất:
400M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 80-125 150 cm
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 77/195-55W PW 158cm/62in
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 61/156-64W PW 158cm/62in
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ hai:
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-300/51 102 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-70/33 102 cm
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR PET 1500 24/60-120W PW 158cm/62in
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm
Ở hợp đồng thứ nhất là 18,441.66 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP
Ở hợp đồng thứ hai là 11,338.80 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP
Phương thức thanh toán ở cả 2 hợp đồng đều là TTR 100% in advance (trả trước 100%)
Thời gian giao hàng trong vòng 3 tháng sau khi nhận đƣợc thanh toán giống nhau ở cả 2 hợp đồng
Giao hàng từng phần: cho phép ở cả 2 hợp đồng
Hợp đồng quy định điều kiện giao hàng theo hình thức CIF, nghĩa là nhà xuất khẩu phải chịu trách nhiệm thanh toán cước phí vận chuyển, phí bảo hiểm và các chi phí liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng được giao, bao gồm cả chi phí thủ tục hải quan cần thiết cho xuất khẩu (Incoterms 2010) Công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD là nhà xuất khẩu và do đó, có nghĩa vụ thanh toán các khoản phí này trước khi hàng hóa được bàn giao.
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra hóa đơn đồng thời đối chiếu tính đồng nhất với hợp đồng thương mại
Khi kiểm tra hóa đơn, cần kiểm tra các thông tin sau:
Tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải đúng chính xác theo như hợp đồng thương mại
+ Nhà xuất khẩu: SEFAR SINGAPORE PTE LTD
+ Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
+ Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG
+ Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH
THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
Hoàn toàn trùng khớp với hợp đồng thương mại
Số lượng, tên hàng, đơn giá, trị giá đối chiếu với hợp đồng thương mại:
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm, đơn giá 69.40 CHF, trị giá 1,526.80 CHF
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm, đơn giá 11.90 CHF, trị giá 476.00 CHF
Xuất xứ : Made in Switzerland
Tổng trị giá hóa đơn là 2,002.80 CHF, tính theo giá CIP
Sau khi kiểm tra và đối chiếu, thông tin trên hóa đơn thương mại hoàn toàn trùng khớp với thông tin trong hợp đồng thương mại Tiếp theo, chúng tôi tiến hành kiểm tra danh sách đóng gói (Packing list).
Phiếu đóng gói ( Packing List ): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra thông tin trên P/L và đối chiếu với thông tin trên hóa đơn thương mại và trên hợp đồng thương mại xem thử có trùng khớp hay không
Kiểm tra phiếu đóng gói các thông tin sau:
Kiểm tra số Invoice trên P/L số 318/DRA/10016180, Ngày: 13/03/2019
Hoàn toàn trùng khớp với số và ngày trên Invoice
Kiểm tra danh sách hàng hóa và phiếu đóng gói đã đầy đủ thông tin chƣa, có trùng khớp với thông tin trên Invoice hay không
Vải sàng SEFAR TETEX DLW 05-8000-C, kích thước 265 cm, được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì, có chiều dài 22.00 m Sản phẩm được đóng gói trong 1 kiện với kích thước 282 x 28 x 23 cm Trọng lượng tịnh của vải là 31.00 kg, trong khi trọng lượng tổng là 36.00 kg.
Vải sàng SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 có chiều dài 40.00 m, được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì Sản phẩm được đóng gói trong 1 kiện với kích thước 250 x 27 x 22 cm Trọng lượng tịnh của vải là 26.00 kg, trong khi trọng lượng tổng là 30.00 kg.
Đối chiếu với thông tin trên Invoice thấy hoàn toàn trùng khớp
Kiểm tra tổng số lƣợng và trọng lƣợng
Vận đơn hàng không ( House Airway Bill ): 01 bản (sao y bản chính)
Trên vận đơn kiểm tra các thông tin sau:
Cần đối chiếu thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng, Invoice và Packing List để phát hiện sai sót kịp thời Việc này giúp đảm bảo quy trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ và đúng hạn Các nội dung cần kiểm tra bao gồm thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng và giá trị hàng hóa.
Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không Sân bay chuyển tải có đƣợc cho phép không
Bảng 2.4 : Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thương mại/invoice/packing list
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN
KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường
26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
CÔNG TY SEFAR SINGAPORE PTE
LTD Địa chỉ: Filtration Solutions, 159 Kampong, Ampat
#05-02 Ka Place, Singapore 368328 Đóng gói
Vận chuyển và giao hàng
Sân bay đi: VIENNA Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay: BR066 Ngày khởi hành: 16/03/2019
Số chuyến bay chuyển tải: BR381 Ngày chuyển tải :17/03/2019
Sau khi kiểm tra và so sánh thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại và hợp đồng ngoại thương, tất cả các thông tin đều hợp lệ và khớp nhau.
Sau khi nhân viên chứng từ thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ do nhân viên giao nhận cung cấp, họ xác nhận rằng bộ chứng từ này hoàn toàn hợp lệ.
Việc kiểm tra chứng từ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là rất quan trọng, vì các chứng từ cần phải có nội dung trùng khớp với nhau Nếu phát hiện sai sót, việc nhận hàng sẽ gặp rắc rối, và nếu các thủ tục không đồng nhất sẽ tốn nhiều thời gian để sửa chữa Do đó, cần phải kiểm tra thật chính xác nội dung của các chứng từ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Arrival Notice ( thông báo hàng đến)
Cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo chúng trùng khớp với thông báo hàng đến Việc này rất quan trọng để nhận hàng đúng thời gian và địa điểm Các thông tin cần đối chiếu bao gồm tên người gửi, địa chỉ, số vận đơn và thông tin liên quan khác để xác nhận tính hợp lệ.
Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax
Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax
Thời gian đến của máy bay
Số lƣợng, trọng lƣợng hàng hóa
Bảng 2.5: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với thông báo hàng đến
Thông tin ARRIVAL NOTICE HAWB
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
Vận chuyển và giao hàng
Trên tàu chuyến BR381/17-MAR
Cảng đích : VNSGN- Ho Chi Minh City
Nơi dỡ hàng: kho TCS ( 46-48 Hậu Giang, P.4, Q
Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay chuyển tải:BR381
Sau khi kiểm tra, xem x t đối chứng các thông tin, số liệu trên vận đơn hàng không với thông báo hàng đến đều hợp lệ và trùng khớp
2.5.6 Khai báo hải quan hàng nhập
Lên tờ khai hải quan hàng nhập
Bước 1 :Khai báo tờ khai điện tử qua hệ thống Vnaccs/Vcis của Hải quan Đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS
Nhận xét chung về công tác thực hiện
Công ty TNHH NSX thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chặt chẽ, từ việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi thông quan và giao hàng Các yếu tố cơ bản góp phần vào sự thành công của công tác này bao gồm sự tổ chức hiệu quả và tuân thủ quy định nghiêm ngặt.
Công tác giao nhận hàng hóa được thực hiện hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có khả năng làm việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng Điều này giúp đảm bảo chứng từ được xem xét cẩn thận, từ đó giảm thiểu sai sót và tổn thất cho công ty.
Đội ngũ nhân viên chứng từ tại công ty chủ yếu là những người cẩn thận và có kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Mối quan hệ tốt với hải quan của nhân viên giao nhận là một lợi thế, tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục thông quan Tất cả các quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ nhờ vào sự nhiệt tình của nhân viên, mặc dù họ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng luôn nỗ lực trau dồi nghiệp vụ và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban từ chứng từ, kế toán đến kinh doanh và giao nhận giúp tránh tình trạng quá tải công việc ở một bộ phận, giảm thiểu sai sót.
Mặc dù Công ty có nhiều điểm mạnh, nhưng trong quá trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không, vẫn tồn tại một số điểm yếu cần được khắc phục.
Công ty TNHH NSX đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới và ký hợp đồng, điều này cho thấy độ uy tín của thương hiệu còn thấp Chiến lược Marketing của Công ty chưa đủ mạnh để thu hút khách hàng, dẫn đến doanh thu chủ yếu đến từ khách hàng cũ.
Công ty cần chú ý đến tình trạng nhu cầu của khách hàng chưa được đáp ứng kịp thời và thông tin về lô hàng có thể bị bỏ sót hoặc sai lệch Điều này cho thấy năng lực của nhân viên Sales cần được cải thiện Mặc dù có những cán bộ nòng cốt với kinh nghiệm lâu năm, công ty vẫn còn nhiều nhân viên trẻ cần thời gian để nâng cao kiến thức về Sales và Logistics.
Công tác khai báo hải quan điện tử hiện đang gặp nhiều khó khăn, với nhiều trường hợp không thể hoàn thành thủ tục Nguyên nhân một phần do hệ thống Hải quan điện tử thường xuyên xảy ra lỗi, nhưng cũng do sự không thống nhất trong phần mềm văn phòng của Công ty như ECUS, Microsoft Office, Win, dẫn đến việc chuyển giao tài liệu gặp rủi ro và tốn thời gian Thêm vào đó, các tình huống như khai báo bị lỗi, gián đoạn hoặc không nhận được phản hồi từ Hải quan cũng xảy ra thường xuyên Đặc biệt, khi ra cảng, có thể xảy ra trường hợp Hải quan thông báo không có thông tin về lô hàng Những khó khăn này không chỉ xuất phát từ việc một số nhân viên còn thiếu kinh nghiệm, mà còn do Công ty và nhân viên chưa kịp thời cập nhật các thay đổi về quy định của Nhà nước, ảnh hưởng đến khả năng xử lý vấn đề.
Công tác tổ chức nhận hàng tại sân bay của Công ty TNHH NSX hiện đang gặp nhiều bất cập, đặc biệt trong quản lý thời gian từ khâu bốc số thứ tự đến việc chờ lấy hàng từ kho Thời gian chậm trễ trong việc lấy hàng không chỉ lãng phí nguồn lực của công ty mà còn ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung Để khắc phục tình trạng này, cần có sự nỗ lực từ cả doanh nghiệp và Hải quan Nhà nước.