GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Qúa trình hình thành và phát triển công ty
1.1.1 Đôi nét về công ty
Ngành xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Việt Nam tham gia các hiệp định quốc tế chiến lược như TPP, AEC, và Hiệp định Việt Nam-EU Hai ngành này có mối liên hệ chặt chẽ, với logistics đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và vận chuyển hàng hóa cho các công ty xuất nhập khẩu Hơn nữa, vị trí địa lý thuận lợi của Việt Nam, cùng với bờ biển dài và nhiều cảng lớn nhỏ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển giao thương qua đường biển và hàng không.
Công ty TNHH NSX, được thành lập vào ngày 07/11/2014, là một đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận và vận tải hàng hóa, với đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu và logistics Chúng tôi cam kết cung cấp những giải pháp tối ưu cho khách hàng về vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cùng với các dịch vụ liên quan như khai báo hải quan và dịch vụ kho bãi.
Công ty cam kết phát triển bền vững và luôn tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác cả trong và ngoài nước Chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
- Tên giao dịch: NSX company limited
- Địa chỉ: 15 Đường 23, Phường Tân Quy, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Bà Đặng Thị Ngọc Bích
- Email:ops@nsx.com.vn
Hình 1.1 : Logo công ty nsx
(Nguồn: www.nsx.com.vn)
1.1.2 Nguồn vốn và cơ sở vậtchất
1.1.2.1 Nguồnvốn: Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi công ty phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định Đó là tiền đề cần thiết cho việc hình thành và hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài nguồn vốn điều lệ sẵn có, nguồn vốn còn được bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động kinh doanh của công ty
Hệ thống máy tính chuyên dụng và phần mềm kinh doanh cước vận tải riêng biệt hỗ trợ giao dịch, quản lý kinh doanh và tư vấn khách hàng Đội ngũ xe vận tải đông đảo và chuyên nghiệp của chúng tôi sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu về giao nhận và kinh doanh cước vận tải.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanhnghiệp
NSX là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quốc tế về vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, và tư vấn cho doanh nghiệp trong và ngoài nước Chúng tôi thực hiện các dịch vụ tư vấn liên quan đến giao nhận, vận tải kho hàng, và đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân NSX nhận ủy thác dịch vụ kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi, cùng với các hợp đồng giao hàng tận nơi (door to door) Chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ liên quan như gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và đảm bảo giao nhận hàng hóa an toàn tới nơi quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu…
Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành là cần thiết để đạt được các mục tiêu và chức năng của doanh nghiệp.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty
Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn thông qua việc tạo nguồn vốn, duy trì tình hình tài chính ổn định Sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn vốn theo đúng chế độ, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
Công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa thông qua các liên doanh trong và ngoài nước, sử dụng phương tiện tiên tiến và an toàn trên các tuyến vận tải Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải và bảo quản hàng hóa, đảm bảo an toàn trong phạm vi trách nhiệm Đồng thời, công ty nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận, đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải, nhằm bảo vệ quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, thu hút khách hàng và nâng cao uy tín trên thị trường.
Cơ cấu dịch vụ của công ty
1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
- Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đườngbộ
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không thông qua hệ thống đại lý đáng tin cậy Chúng tôi cũng cung cấp các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice, và đã được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này, cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, cho phép công ty đại diện cho chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng Chúng tôi cam kết cập nhật thông tin hàng hóa thường xuyên và cử nhân viên hỗ trợ tận nơi cho các khách hàng lớn, từ đó xây dựng lòng tin và sự hài lòng cao từ phía khách hàng.
Bảng 1.1 : Bảng thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Theo bảng 1.1, công ty hoạt động trong các lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải và tư vấn về xuất nhập khẩu Doanh thu từ các dịch vụ này đã có sự tăng trưởng liên tục qua từng năm, đặc biệt trong giai đoạn hai tháng cuối năm 2015 và trong các năm 2016, 2017.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) luôn đóng góp doanh thu cao nhất qua các năm, với doanh thu đạt 1.124,21 tỷ đồng trong 2 tháng cuối năm 2015, 5.28,25 tỷ đồng năm 2016 và 5.682,15 tỷ đồng năm 2017 Sự chênh lệch doanh thu này xuất phát từ chiến lược của công ty nhằm củng cố thế mạnh trong lĩnh vực giao nhận, cùng với đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ thành thạo và đông đảo.
Dịch vụ vận tải đã có sự tăng trưởng qua các năm, nhưng mức tăng không đáng kể Cụ thể, doanh thu đạt 297,83 triệu đồng vào năm 2015 (chỉ tính trong 2 tháng cuối năm) và tăng lên 651,37 triệu đồng vào năm 2016, với mức tăng 353,54 triệu đồng Từ năm 2016 đến 2017, doanh thu chỉ tăng nhẹ lên 668,31 triệu đồng, tức 16,94 triệu đồng Sự chênh lệch doanh thu giữa các năm không cao do năm 2015 chỉ tính trong 2 tháng cuối năm, trong khi 2016 và 2017 được tính cho cả 12 tháng Điều này giải thích cho mức tăng 353,92 triệu đồng trong 10 tháng và chỉ 16,94 triệu đồng so với năm trước.
Công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu và các hoạt động khác như mua bán máy móc, tư vấn đầu tư trong và ngoài nước Tuy nhiên, những hoạt động này vẫn chưa phát triển mạnh mẽ, dẫn đến doanh thu không ổn định và chiếm tỷ trọng thấp so với tổng doanh thu của công ty Doanh thu từ hoạt động tư vấn xuất nhập khẩu trong giai đoạn 2016 vẫn chưa đạt được kết quả như mong đợi.
Năm 2017, số lượng khách hàng giảm 9,84 triệu do công ty chỉ cung cấp dịch vụ tư vấn khi có yêu cầu từ khách hàng mà chưa thực hiện quảng bá đến khách hàng tiềm năng Thêm vào đó, thông tin ngày càng trở nên phổ biến, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến việc số lượng khách hàng tìm đến dịch vụ tư vấn vẫn còn hạn chế.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty đang trở thành thế mạnh vượt trội, không chỉ khẳng định uy tín với khách hàng hiện tại mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới Đặc biệt, dịch vụ vận chuyển đường biển của chúng tôi đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ.
Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Giao nhận Giám Đốc
Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổchức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ về cơ cấutổ chức của công ty NSX
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty
Phòng kinh doanh của công ty chủ động giao tiếp và thương thảo với khách hàng, đồng thời trình bày các dự án nghiên cứu lên giám đốc Họ xử lý các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và biến động trong quá trình giao nhận hàng, tổ chức các hoạt động tiếp thị và quảng cáo để tìm kiếm đối tác Ngoài ra, phòng còn nghiên cứu và tập hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty, cũng như đề xuất các dự án kinh doanh mới.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thu nhập cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa Sau khi được giám đốc phân công, bộ phận này chuẩn bị các chứng từ cần thiết như C/O, B/L, D/O, và thực hiện tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu Họ cũng đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu và ngược lại đối với hàng nhập Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng kế toán –chứng từ
Phòng chức năng này có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính kế toán, bao gồm quản lý kế toán, thống kê và báo cáo theo quy định của pháp luật Phòng cũng chịu trách nhiệm thiết lập mối quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện quyết toán và thu hồi vốn, theo dõi các khoản nợ Ngoài ra, người giữ con dấu cũng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến con dấu của công ty.
Phòng hành chính nhân sự
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổ chức các hoạt động liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đồng thời nghiên cứu và đề xuất các kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển tương lai của công ty.
1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự
Công ty TNHH NSX, với đội ngũ quản lý dày dạn kinh nghiệm, đặc biệt chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu cao của ngành vận tải hàng hóa NSX cam kết đổi mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và phối hợp linh hoạt nhằm tối ưu hóa các nguồn lực và khách hàng hiện có Giai đoạn 2014-2017, cơ cấu lao động của công ty được thể hiện rõ qua Bảng 1.2.
Bảng 1.2 : Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2014 – 2017
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 lượngSố trọng Tỷ (%) lượngSố trọng Tỷ (%) lượngSố trọng Tỷ (%) lượngSố trọng Tỷ (%)
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Trong 4 năm qua, số lượng lao động tại công ty đã có sự chuyển biến rõ rệt và liên tục tăng Kể từ khi thành lập cho đến năm 2014, công ty đã duy trì ổn định số lượng nhân viên.
Công ty bắt đầu với 7 nhân viên trong giai đoạn đầu khó khăn, nhưng từ năm 2014, hàng năm công ty đã tăng thêm 1 lao động trực tiếp Để giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, công ty cũng tuyển dụng thêm lao động gián tiếp (cộng tác viên) khi mối quan hệ với khách hàng ngày càng mở rộng và số lượng hợp đồng kinh doanh tăng lên Việc ưu tiên tuyển dụng cộng tác viên, chủ yếu là sinh viên năm cuối, giúp họ có cơ hội trải nghiệm thực tế trước khi được công ty chính thức tuyển dụng trong tương lai.
Theo giới tính, số lao động nữ trong Công ty đã tăng dần qua các năm, cho thấy sự ổn định trong cân bằng giới tính Sự cân bằng này một phần nhờ vào việc phân chia công việc ưu tiên cho nam và nữ khác nhau Các vị trí yêu cầu di chuyển nhiều và làm việc ngoài trời, như trong phòng giao nhận và kinh doanh, thường ưu tiên nam giới Ngược lại, những công việc cần tính cẩn thận và tỉ mỉ, như ở phòng kế toán - chứng từ hay phòng nhân sự, lại mở ra nhiều cơ hội cho nữ giới.
1.3.3.2 Chính sách tiền lương và khenthưởng
Công ty NSX cam kết tạo môi trường làm việc an toàn và bền vững cho nhân viên, nhằm khuyến khích sự gắn bó lâu dài Để thực hiện điều này, chính sách đãi ngộ lao động luôn được chú trọng và cải tiến liên tục Nhân viên tại công ty được hưởng chế độ tiền lương minh bạch theo quy chế rõ ràng.
Công ty áp dụng chế độ khen thưởng cho nhân viên dựa trên năng lực làm việc, với các chính sách khen thưởng hàng tháng, hàng quý và hàng năm Ngoài ra, công ty còn khen thưởng đột xuất cho cá nhân và tập thể có những đóng góp xuất sắc trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương và chiến lược đã đề ra.
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, cùng với bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Với quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức của công ty đơn giản, bao gồm Giám đốc và các phòng ban như kinh doanh, kế toán, chứng từ, giao nhận, và hành chính nhân sự.
Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016
1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của tất cả các lĩnh vực 2015-2017
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSXgiai đoạn 2015-
Qua bảng 1.3 thể hiện kết quả kinh doanh cả năm của công ty trong giai đoạn
Doanh thu có sự chênh lệch rõ rệt giữa các năm, cụ thể năm 2015 đạt 1.514 triệu đồng, trong khi năm 2016 tăng vọt lên 5.876 triệu đồng, và năm 2017 đạt 5.437 triệu đồng So với năm 2015, doanh thu năm 2016 tăng 4.362 triệu đồng, và năm 2017 tăng 4.923 triệu đồng.
Chi phí đã có sự chênh lệch rõ rệt giữa các năm, cụ thể năm 2015 là 1.237 triệu đồng, năm 2016 đạt 4.592 triệu đồng, và năm 2017 là 4.462 triệu đồng So với năm 2015, chi phí năm 2016 tăng 3.355 triệu đồng, trong khi năm 2017 tăng 3.225 triệu đồng.
Lợi nhuận của công ty có sự tăng trưởng đáng kể giữa các năm 2015, 2016 và 2017 Cụ thể, năm 2015 đạt 227 triệu đồng, trong khi năm 2016 tăng lên 1.284 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 1.007 triệu đồng so với năm 2015 Đến năm 2017, lợi nhuận tiếp tục tăng lên 1.975 triệu đồng, tức là tăng 1.698 triệu đồng so với năm 2015.
Sự chênh lệch trong các chỉ tiêu kinh doanh của công ty được giải thích bởi việc thành lập vào tháng 11/2015 và bắt đầu hoạt động chỉ trong 2 tháng cuối năm 2015, dẫn đến các chỉ số năm 2015 thấp hơn nhiều so với năm 2016 và 2017 Để hiểu rõ hơn về kết quả hoạt động kinh doanh, bảng 1.4 và biểu đồ 1.1 sẽ cung cấp số liệu cụ thể từ 2 tháng cuối năm 2015.
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015-2017 Đơn vị tính: Triệuđồng
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng của Công ty giai đoạn 2015-2017
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Dựa trên bảng 1.4 và biểu đồ 1.1, hoạt động kinh doanh của công ty trong hai tháng cuối năm từ 2015 đến 2017 cho thấy sự ổn định tương đối Tình hình kinh doanh trong giai đoạn này được thể hiện rõ nét qua các chỉ số và biểu đồ.
Doanh thu: Năm 2017 đạt doanh số cao nhất trong 3 năm là 2.137trđ Năm
2015 đạt doanh số thấp nhất trong 3 năm là 1.514 triệu đồng Nhìn chung doanh thu mỗi năm đều tăng:
- 2015- 2016: năm 2016doanh thu tăng 24% tức tăng 362trđ so với năm 2015 (1.514 triệu đồng- 2015 và 1.876 triệu đồng- 2016)
- 2016-1017: năm 2017 doanh thu tăng 14% tức tăng 261triệu đồng so với năm
2016 (1.876 triệu đồng- 2016 và 2.137 triệu đồng- 2017)
Trong giai đoạn 2015-2017, doanh thu của Công ty tăng mạnh trong hai tháng cuối năm nhờ vào hoạt động giao nhận ổn định và sự phát triển đồng đều của các đơn hàng Thêm vào đó, tình hình thế giới ít biến động đã tạo điều kiện thuận lợi cho kinh doanh Chiến lược kinh doanh hợp lý cũng đã góp phần xây dựng niềm tin với khách hàng và thu hút thêm lượng khách hàng mới Tuy nhiên, mức tỷ lệ chênh lệch về doanh thu vẫn cần được chú ý.
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Trong giai đoạn 2015-2017, kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng cuối năm đã giảm xuống Cụ thể, năm 2016 so với năm 2015 tăng 362 triệu đồng, nhưng năm 2017 chỉ tăng 261 triệu đồng so với năm 2016 Sự giảm sút này có thể do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả lý do khách quan và chủ quan.
Chi phí: Năm 2017 có chi phí cao nhất trong 3 năm là 1.662 triệu đồng Năm
2015 có chi phí thấp nhất là 1.237 triệu đồng Nhìn chung, chi phí qua mỗi năm có xu hướng gia tăng cụ thể:
- 2015- 2016: năm 2016 chi phí tăng 21% tức tăng 255 triệu đồng so với năm
2015 (1.237 triệu đồng- 2015 và 1.492 triệu đồng- 2016)
- 2016-2017: năm 2017 chi phí tăng 11% tức tăng 170 triệu đồng so với năm 2016(1.492 triệu đồng- 2016 và 1.662 triệu đồng- 2017)
Sự gia tăng chi phí của Công ty chủ yếu do hiệu quả sử dụng chi phí chưa tối ưu, dẫn đến nhiều chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh Ngoài ra, tình hình kinh tế năm 2014 cũng có nhiều biến động, đặc biệt là sự tăng cao của giá xăng dầu thế giới sau thời gian ổn định, cùng với một số chi phí phát sinh khác.
Để giảm chi phí trong bối cảnh chi phí tăng cao, Ban lãnh đạo Công ty đã triển khai các chiến lược ngắn hạn nhằm cải thiện tình hình tài chính Những biện pháp này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty dịch vụ mà còn thúc đẩy sự phát triển của toàn ngành giao nhận Đặc biệt, khi các hiệp định thương mại được ký kết, hoạt động thương mại và vận tải hàng hóa sẽ có cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.
Lợi nhuận của công ty đã có xu hướng tăng trưởng qua các năm, với mức cao nhất đạt 475 triệu đồng vào năm 2017 và thấp nhất là 277 triệu đồng vào năm 2015.
- 2015-2016: năm 2016 lợi nhuận tăng 39% tức tăng 107 triệu đồng so với năm
2015 (277 triệu đồng- 2015 và 384 triệu đồng- 2016)
- 2016-2017: năm 2017 lợi nhuận tăng 24% tức tăng 91 triệu đồng so với năm
2016 (384 triệu đồng- 2016 và 475 triệu đồng- 2017)
Sự gia tăng lợi nhuận hàng năm của công ty chủ yếu do tình hình kinh doanh phát triển ổn định Tuy nhiên, tỷ lệ chênh lệch lợi nhuận giữa các năm đang có xu hướng giảm Cụ thể, mức chênh lệch lợi nhuận giữa năm 2016 và 2015 đạt 39%, trong khi mức chênh lệch giữa năm 2017 và 2016 chỉ còn 24% Nguyên nhân cho sự giảm này là do tỷ lệ chênh lệch doanh thu giữa các năm giảm, trong khi tỷ lệ chênh lệch chi phí lại tăng.
1.4.2 Doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận Đường hàng không Phương thức khác
Bảng 1.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận Đơn vị tính: triệuđồng
Doanh thu theo phương thức vận tải
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Đường biển 423,54 37,67% 1.524,27 29,72% 1.678,53 28,63% Đường hàng không 546,23 48,59% 2.375,35 46,32% 3.124,21 53,29%
( Nguồn : Bộ phận kế toán) Biểu đồ 1.2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thức vận tải
(Nguồn: Bộ phận kế toán) Đường hàng không Phương thức khác 46.32%
Năm 2016 Đường hàng không Phương thức khác
Theo biểu đồ và bảng thống kê, doanh thu từ các phương thức giao nhận hàng hóa đều tăng qua các năm, đặc biệt là đường hàng không Cụ thể, doanh thu hàng không đã tăng từ 546,23 triệu đồng năm 2015 lên 3.124,21 triệu đồng năm 2017, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của công ty (48,59% năm 2015; 46,32% năm 2016; 53,29% năm 2017) Sự gia tăng doanh thu năm 2017 so với năm 2016 là 748,86 triệu đồng Trong khi đó, doanh thu từ đường biển có sự biến đổi nhỏ, chỉ tăng 154,26 triệu đồng từ 1.524,27 triệu đồng năm 2016 lên 1.678,53 triệu đồng năm 2017 Nguyên nhân chính là do hàng hóa chủ yếu được vận chuyển bằng đường hàng không nhờ vào tốc độ nhanh chóng và sự phát triển của các hãng hàng không với chất lượng dịch vụ tốt hơn và chi phí thấp hơn, đáp ứng nhu cầu thời gian của doanh nghiệp.
Công ty cũng tham gia vào các phương thức giao nhận khác như đường bộ và đường sắt nội địa; tuy nhiên, những phương thức này thường không ổn định và chỉ đóng góp một phần nhỏ vào doanh thu tổng thể của công ty.
Doanh thu từ dịch vụ giao nhận đường hàng không chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu của công ty, cho thấy đây là thế mạnh nổi bật của công ty trong lĩnh vực giao nhận.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG
HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY NXS
Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan dến quy trình
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình
INDOCHINE NSX WELLNESS CO., LTD CONCEPT 2 INC
Giao hàng cho khách hàng
Sơ đồ quy trình giao nhận
Sơ đồ quy trình giao nhận:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Công ty NSX sẽ ký hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH Indochine Wellness sau khi hai bên thỏa thuận các điều khoản và đạt được sự đồng ý.
Bước 2: Công ty NSX sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các chứngtừ:
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Vận đơn đường hàng không (air way bill)
- Thông báo hàng đến (Arrival notice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness
- Một sỗ chứng từ liên quan khác
(1) Nhận và kiểm (2) tra thông tin về lô hàng
Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Khai hải quan hàng nhập
Tổ chức nhận hàng tại sân bay
Quyết toán tiền cho khách hàng
Bước 3: Công ty NSX khai hải quan hàng nhập trên hệ thống VINACCS/VCI
Nhân viên giao nhận của công ty TNHH NSX đến cảng hàng không để thực hiện việc nộp thuế và tiến hành thủ tục Hải quan, bao gồm nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và hoàn tất thanh lý cổng.
Bước 5: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty Indochine Wellness theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX thực hiện kê khai chi phí cho lô hàng và quyết toán phí dịch vụ, sau đó bàn giao hồ sơ cho khách hàng, công ty TNHH Indochine Wellness.
Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Indochine Wellness gửi thông tin lô hàng cho NSX qua fax và email, yêu cầu ký hợp đồng dịch vụ NSX sẽ đại diện cho Indochine Wellness thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết để nhận hàng Sau khi xác nhận lô hàng phù hợp, NSX sẽ thỏa thuận giá cả và điều khoản hợp đồng có lợi cho cả hai bên NSX sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ gửi cho Indochine Wellness để tham khảo, và hợp đồng sẽ được ký khi có sự đồng thuận từ hai bên Theo hợp đồng, NSX có trách nhiệm hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan và giao hàng đúng quy định như đã thỏa thuận.
2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng
2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng do khách hàng cung cấp.
Nhân viên giao nhận của công ty NSX sẽ đến công ty Indochine Wellness để nhận bộ chứng từ và các giấy tờ liên quan đến lô hàng hóa, nhằm thực hiện thủ tục nhận hàng theo hợp đồng Bộ chứng từ mà công ty Indochine Wellness cung cấp cho NSX bao gồm các tài liệu cần thiết.
- Hợpđồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính)
- Phiếu đóng gói – Packing List (01sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01sao y bản chính)
- Vận đơn hàng không – Airwaybill (01 sao y chính)
- Thư báo nhận hàng do bên công ty do công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất
- Giấy giới thiệu từ công ty Indochine Wellness: 3 bản có dấumộc
- Một số giấy tờ liên quan khác…
2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứngtừ.
Sau khi nhận bộ chứng từ từ công ty Indochine Wellness, nhân viên giao nhận của công ty NSX tiến hành kiểm tra các tài liệu liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Hợp đồng mua bán – Sale Contract
Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét:
- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số 1002566, ngày ký hợp đồng 20/3/2017
- Bên nhà xuất khẩu: Người xuất khẩu: CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.Sđt: + 802.888.6333- 3028 Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager
Công ty TNHH INDOCHINE WELLNESS, có trụ sở tại 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Đạt Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, TP.HCM, Việt Nam, chuyên nhập khẩu sản phẩm chăm sóc sức khỏe Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua số điện thoại +84 8 5413 59973 Đại diện công ty là ông Ganesh s/o Thanapal, giám đốc điều hành.
- Thông tin hàng hóa, lô hàng: chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền; CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK
Mặt hàng này không yêu cầu giấy phép nhập khẩu vì không thuộc danh mục hàng hóa "nhạy cảm" theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP Việc xác định có cần xin giấy phép nhập khẩu hay không là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao nhận hàng và có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lượng hàng hóa là 5 chiếc, có nguồn gốc từ Mỹ và đạt tiêu chuẩn chất lượng xuất khẩu với trạng thái mới 100% Đơn giá cho mỗi chiếc là 1.050,00 USD, tổng giá trị lô hàng lên tới 5.250,00 USD Khi tính theo điều kiện CIF, tổng giá trị là 6.336,00 USD, bao gồm phí bảo hiểm 13,66 USD và chi phí vận chuyển 1.072,34 USD.
- Qui cách đóng gói: phù hợp với tiêu chuẩn xuấtkhẩu.
Hợp đồng này yêu cầu thanh toán 100% giá trị trước khi giao hàng, do đó, cần chú ý đến thời hạn thanh toán và ngày hết hạn của hợp đồng.
Thời gian giao hàng sẽ được thực hiện trong vòng 3 tháng kể từ khi nhận được thanh toán Chúng tôi cho phép việc giao hàng từng phần và sử dụng phương thức vận chuyển đường hàng không Cảng xuất phát là USA và cảng đích là sân bay Tân Sơn Nhất (TCS).
Ngoài việc đối chiếu các chứng từ như hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn và vận tải đơn, nhân viên chứng từ cần kiểm tra các thông tin quan trọng như số hợp đồng, ngày ký, tên hàng và ngày giao hàng Nếu phát hiện bất kỳ sự không hợp lệ nào, cần yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin cho đúng.
Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Cần kiểm tra thông tin trên phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại để đảm bảo khớp với hợp đồng, nhằm tránh khó khăn trong việc nhận hàng Nếu phát hiện sai sót ảnh hưởng đến việc nhận hàng, hãy yêu cầu bên xuất khẩu sửa chữa kịp thời.
Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng:
- Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax)
- Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax)
- Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói)
Bảng 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại với hợp đồng Chứng từ
Phiếu đóng gói/ Hóa đơn thương mại Hợp đồng
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ: 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Sđt: +84 8 5413 59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành
Nhà xuất khẩu Công ty CONCEPT2,
INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville,
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT
Sđt: + 802.888.6333- 3028 Đại diện nhà xuất khẩu:
Ms Kathy Gruber- Sales Manager
Mô tả hàng hóa CONCEPT II MODEL
E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR)
Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD Phí vận chuyển: 1072.34 USD
Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC:
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR)
Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD Phí vận chuyển: 1072.34 USD
Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC:
Số tiền bằng chữ: sáu nghìn ba trăm ba mươi sáu đôla mỹ Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Phiếu đóng gói phải là sao y bản chính và có chữ ký cùng dấu mộc của công ty TNHH Indochine Wellness
Sau khi so sánh, đối chiếu các thông tin trên packing list (phiếu đóng gói), commercial invoice (hóa đơn thương mại) với hợp đồng là hợp lệ, trùng khớp.
Vận đơn hàng không (Airway bill)
Với vận đơn hàng không, các nội dung cần đối chiếu với hợp đồng, phiếu gói hàng/hóa đơn thương mại, thông báo hàng đến như sau:
Cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo chúng khớp với các thông tin trong hợp đồng Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời, từ đó có thể sửa chữa và lấy hàng đúng hạn Các nội dung cần đối chiếu bao gồm tên người gửi, địa chỉ, số hiệu chuyến bay và ngày giao hàng.
- Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
- Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
- Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý,trùng khớp không
Sân bay chuyển tải có được cho phép.
Mô tả hàng hóa bao gồm các thông tin cần thiết như mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối lượng và kiểu cách đóng gói, đảm bảo tính nhất quán và phù hợp.
Bảng 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng.
Vận đơn hàng không Hợp đồng
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà
Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ: 4F1,
Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú
Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam Sđt: +84 8 5413
59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal- giám đốc điều hành.
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC Địa chỉ: 105 Industrial park drive morrisville, vt 05661- 8532, USA
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT
3028 Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager Đóng gói Số kiện, trọng lượng: 10 kiện - 193 kg
Tỉ lệ tính phí (đơn giá):
4,60 USD Tổng giá trị hàng:
Chi phí khác của đại lý:
148,69 USD Tổng giá trị trả trước:
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
Vận chuyển và giao hàng Sân bay đi: BOSTON,
Sân bay đến: TÂN SƠN NHẤT, HỒ CHÍ MINH
Sân bay chuyển tải: TPE
Sân bay đến: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. Sân bay chuyển tải: cho phép
Phương tiện: máy bay Thời gian giao hàng: trong vòng 3 tháng kể từ ngày nhận được tiền thanh toán.
Trong hợp đồng, điều kiện giao hàng được quy định là CIF, nghĩa là nhà xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm thanh toán cước phí vận chuyển, phí bảo hiểm và các chi phí liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng được giao, cũng như các chi phí thủ tục hải quan cần thiết cho xuất khẩu (theo Incoterms 2010) Công ty CONCEPT 2, INC, với vai trò là nhà xuất khẩu, sẽ phải trả trước tất cả các cước phí này cho đến khi hàng hóa được giao.
Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thì các thông tin đều hợp lệ, trùngkhớp.
Phiếu đóng gói/ hóa đơn thươngmại.
Cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo chúng trùng khớp với thông tin trên phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời, từ đó có thể sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo việc nhận hàng đúng hạn Các thông tin cần kiểm tra bao gồm: tên người gửi, tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại và mô tả hàng hóa.
- Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp không
- Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp không
- Đóng gói có giống nhau, phù hợp với nhau không
Bảng 2.3: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại.
Vận đơn hàng không Phiếu đóng gói
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú
Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam.
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ : lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam.
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC Địa chỉ: 105 Industrial park drive morrisville, vt 05661-
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville,
Kathyg@concept2.com Đóng gói Số kiện, trọng lượng:
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
Sau khi kiểm tra và so sánh thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại, tất cả các thông tin đều hợp lệ và khớp nhau.
N hận xét chung về công tác thực hiện
Công ty TNHH NSX thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chặt chẽ, từ việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khi thông quan và giao hàng Những yếu tố cơ bản đóng góp vào thành công của quy trình này bao gồm sự chính xác trong việc thiết lập tờ khai Hải quan và sự hiệu quả trong từng bước thực hiện.
Quy trình làm việc được thực hiện thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có khả năng phối hợp hiệu quả, giúp giải quyết công việc một cách thống nhất và nhanh chóng Điều này đảm bảo rằng chứng từ được xem xét cẩn thận, giảm thiểu sai sót và bảo vệ lợi ích của công ty.
Đội ngũ nhân viên chứng từ tại công ty chủ yếu là những người cẩn thận và có kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Nhân viên giao nhận duy trì mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị liên quan như hãng tàu và cơ quan đăng kiểm, tạo lợi thế cho công ty Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trẻ và nhiệt tình, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm, luôn nỗ lực nâng cao kỹ năng và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban từ chứng từ, kế toán đến kinh doanh và giao nhận giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, tránh tình trạng một bộ phận phải gánh vác quá nhiều công việc dẫn đến sai sót.
Mặc dù có những thuận lợi trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty, nhưng vẫn tồn tại nhiều khó khăn cần khắc phục Đầu tiên, mặc dù công ty đã đầu tư vào trang thiết bị, nhưng cơ sở vật chất kỹ thuật vẫn còn yếu kém Việc không có trạm thu gom hàng lẻ khiến chi phí dịch vụ tăng cao, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh Hơn nữa, việc đóng hàng phụ thuộc vào thời tiết và cơ sở vật chất không đủ mạnh để giảm thiểu tình trạng chậm trễ khi kéo container Công ty cũng không có bãi container riêng, buộc phải vận chuyển container từ hãng tàu về kho hàng, gây khó khăn về thời gian do khoảng cách xa Ngoài ra, sự không thống nhất trong phần mềm văn phòng giữa các phòng ban gây khó khăn trong việc chuyển giao file và số liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến các bước khai báo hải quan, khai báo C/O, khai báo S/I và việc gửi, nhận dữ liệu giữa bộ phận xuất hàng với hãng tàu và khách hàng.
Đội ngũ nhân viên hiện tại bao gồm cả những cán bộ có kinh nghiệm lâu năm và những nhân viên trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, dẫn đến sự lúng túng trong việc xử lý sự cố trong quy trình Nhiều nhân viên bán hàng mới chưa linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, gây chậm trễ trong việc phục vụ nhu cầu Bên cạnh đó, việc quản lý nhân viên ở một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận vẫn còn lỏng lẻo, cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc.
Để tiếp cận khách hàng tiềm năng và mở rộng thị trường, cần nâng cao hiệu quả nghiên cứu thị trường, hiện đang yếu kém do phòng kinh doanh đảm nhận công tác marketing với khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn và phục vụ những khách hàng khó tính, việc đầu tư nghiêm túc vào nghiên cứu là điều cần thiết.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX được thực hiện chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi thông quan và giao hàng Những yếu tố cơ bản góp phần vào thành công của quy trình này bao gồm sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quy trình làm việc hiệu quả.
Quy trình làm việc diễn ra nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên dễ dàng hợp tác để giải quyết công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng Việc xem xét chứng từ cẩn thận giúp giảm thiểu sai sót, bảo vệ lợi ích của công ty.
Đội ngũ nhân viên chứng từ tại công ty chủ yếu là những người cẩn thận và giàu kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Nhân viên giao nhận cũng có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị liên quan, tạo lợi thế cho công ty Đặc biệt, đội ngũ nhân viên trẻ và nhiệt tình, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm, nhưng luôn nỗ lực học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, từ chứng từ, kế toán đến kinh doanh và giao nhận, giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu và giảm thiểu sai sót.
Công ty gặp phải nhiều khó khăn trong công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, mặc dù đã đầu tư vào việc nâng cấp trang thiết bị Cơ sở vật chất kỹ thuật còn yếu kém, không có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ vào phương tiện của cảng, dẫn đến chi phí dịch vụ cao và ảnh hưởng đến sức cạnh tranh Việc đóng hàng phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, và cơ sở vật chất chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo container Hơn nữa, công ty không có bãi container riêng, buộc phải chuyển container từ hãng tàu về kho hàng tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương, gây khó khăn trong việc quản lý thời gian.
Việc sử dụng OpenOffice giữa các phòng ban chưa được thống nhất gây khó khăn trong việc chuyển giao file và số liệu trong mạng nội bộ, cũng như khi gửi cho khách hàng Người dùng phải thao tác nhiều lần mới có thể đọc và mở được file, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O, khai báo SI và việc gửi nhận dữ liệu giữa bộ phận xuất hàng với hãng tàu và khách hàng, dẫn đến gián đoạn trong công việc của các bộ phận khác.
Đội ngũ nhân viên hiện tại bao gồm cả những cán bộ dày dạn kinh nghiệm và những nhân viên trẻ tuổi, còn thiếu kinh nghiệm thực tế, dẫn đến tình trạng lúng túng trong việc xử lý sự cố trong quy trình Nhiều nhân viên Sales mới chưa linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, gây ra chậm trễ trong việc phục vụ nhu cầu của họ Hơn nữa, việc quản lý nhân viên ở một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận vẫn chưa được thắt chặt.
Việc tiếp cận khách hàng tiềm năng và nghiên cứu thị trường hiện vẫn chưa được chú trọng, dẫn đến hiệu quả marketing thấp Phòng kinh doanh đang gánh vác công tác này nhưng khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn với những khách hàng khó tính, cần đầu tư nghiêm túc vào nghiên cứu thị trường.
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty
3.2.1 Giải pháp đối với doanhnghiệp
Cập nhật Văn bản, quy định mới của cơ quan nhànước:
Công ty cần cử một nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên các thông tin và nghị định mới từ các bộ ngành liên quan như Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính Nhân viên này sẽ thông báo và cập nhật cho toàn thể nhân viên về những văn bản mới, giúp mọi người nắm rõ quy định Việc này không chỉ giúp công việc của toàn thể nhân viên diễn ra suôn sẻ hơn mà còn tiết kiệm thời gian cho công ty.
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh:
Để duy trì thị trường hiện có, cần giữ vững mối quan hệ với các đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các đối tác kinh doanh Đồng thời, cần tích cực tìm kiếm cơ hội hợp tác mới và thiết lập mối quan hệ mới thông qua việc tham gia các diễn đàn, hội chợ triển lãm.
Công ty cần nâng cao bộ phận sales bằng cách tuyển dụng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng động để mở rộng hoạt động logistics sang nhiều lĩnh vực khác nhau Việc nghiên cứu thị trường và điều chỉnh giá cả cho phù hợp là rất quan trọng, cùng với việc chăm sóc khách hàng và xây dựng mối liên kết chặt chẽ với họ.
Xây dựng và nâng cấp website riêng, đồng thời cập nhật thường xuyên thông tin và hình ảnh về công ty cùng các lĩnh vực hoạt động, nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng và quảng bá thương hiệu, từ đó tìm kiếm cơ hội hợp tác mới.
Nâng cao dịch vụ khách hàng:
Công ty cần chủ động thu thập ý kiến khách hàng về dịch vụ để đánh giá và cải thiện chất lượng phục vụ Việc kiểm tra và phân tích phản hồi sẽ giúp xác định những vấn đề trong quy trình dịch vụ, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả.
Giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong ngành dịch vụ, ảnh hưởng đến việc truyền tải sản phẩm đến khách hàng Thái độ và cách tiếp cận của nhân viên không chỉ phản ánh chất lượng dịch vụ của công ty mà còn quyết định sự tin tưởng của khách hàng Do đó, nâng cao kỹ năng giao tiếp là cần thiết, giúp nhân viên thể hiện thái độ niềm nở, lắng nghe và phản hồi một cách phù hợp trong quá trình tương tác với khách hàng.
Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề và hiệu quả công việc cho nhân viên
Lao động là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp, với hình ảnh nhân viên ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh Nhân viên xuất sắc không chỉ tạo ra lợi thế cạnh tranh mà còn xây dựng niềm tin vững chắc từ khách hàng đối với dịch vụ của công ty Do đó, việc đào tạo và nâng cao trình độ nhân viên cần được doanh nghiệp chú trọng hơn Một số giải pháp cụ thể có thể được thực hiện để nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên.
Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, việc sử dụng ngoại ngữ là yếu tố quan trọng để thực hiện quy trình, giao tiếp, ký kết hợp đồng và mở rộng mối quan hệ với khách hàng quốc tế Do đó, công ty cần tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao kỹ năng ngoại ngữ, đồng thời thiết lập chính sách linh hoạt về thời gian để họ có thể thoải mái học tập.