CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội với các nội dung và mục đích đa dạng, do đó trở thành đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau Mỗi ngành đều đưa ra khái niệm văn bản phù hợp với góc độ nghiên cứu riêng Theo Vương Đình Quyền trong cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư", văn bản được định nghĩa là công văn giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, trong khi đó, từ góc độ văn bản học, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.
Theo các nhà ngôn ngữ học Lê A và Đinh Thanh Huệ, văn bản được định nghĩa là sản phẩm của lời nói dưới dạng chữ viết, thể hiện hoạt động giao tiếp hoàn chỉnh về hình thức và trọn vẹn về nội dung, nhằm phục vụ cho một mục đích giao tiếp nhất định.
Văn bản, theo nghĩa rộng, là công cụ ghi lại và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác thông qua ký hiệu hoặc ngôn ngữ Tất cả các loại giấy tờ, tài liệu, sách vở và các hình thức như khẩu hiệu, câu đối, băng ghi âm đều được xem là văn bản, vì chúng phục vụ cho việc ghi nhận và truyền tải thông tin Trong khi đó, văn bản theo nghĩa hẹp chỉ những tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức quần chúng, tổ chức kinh tế, hoặc tài liệu cá nhân có giá trị pháp lý và xã hội nhất định.
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là công cụ ghi nhận quy tắc pháp lý do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành, mang tính quyền lực và được thực hiện theo trình tự, thủ tục nhất định Tuy nhiên, khái niệm này hiện vẫn còn nhiều cách hiểu khác nhau Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn sách "Lý luận và phương pháp công tác văn thư", văn bản quản lý nhà nước là tài liệu mà các cơ quan Nhà nước sử dụng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý cùng thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đảm bảo tuân thủ thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.
Trong cuốn sách "Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước," tác giả Nguyễn Văn Thâm định nghĩa văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là hình thức thể hiện ý chí và mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Văn bản này không chỉ cụ thể hóa luật pháp mà còn là phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội trong phạm vi quản lý của nhà nước Đồng thời, văn bản quản lý được ban hành và sửa đổi bởi cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý chính thức, được ban hành bởi các cơ quan nhà nước theo thẩm quyền và quy trình cụ thể Những văn bản này được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân.
1.1.2 Đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước
Thứ nhất, chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành
Thứ hai, nội dung văn bản quản lý nhà nước chứa quyết định quản lý và thông tin quản lý
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo quy định của pháp luật Thủ tục ban hành văn bản pháp luật là quy trình mà các cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện khi soạn thảo và ban hành các văn bản này.
Mục đích của việc ban hành văn bản quản lý nhà nước là điều chỉnh các mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cũng như giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân.
1.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
1.1.3.1 Chức năng thông tin Đây là chức năng tổng quát phổ biến nhất của tất cả các loại văn bản đặc biệt là văn bản quản lý giúp các cơ quan thu nhận các tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác
Trong thời đại hiện nay, hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin rất đa dạng, nhưng văn bản vẫn là phương tiện chính trong quản lý Truyền đạt thông tin qua văn bản được coi là phương thức tin cậy và thuận lợi nhất Để đảm bảo hiệu quả thông tin, cần chú ý đến khả năng tiếp cận và cách sử dụng thông tin qua văn bản Đặc biệt, việc kết hợp ghi chép và truyền đạt thông tin với công nghệ truyền thông hiện đại đóng vai trò quan trọng, cho phép truyền tải không chỉ nội dung mà còn hình thức của văn bản quản lý qua các phương tiện như fax.
Chức năng của văn bản trong quản lý nhà nước là thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý, với thông tin trong văn bản làm căn cứ cho các cơ quan ra quyết định Văn bản cũng là công cụ giúp các cơ quan tổ chức, điều hành và theo dõi tình hình thực hiện các quyết định quản lý Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản cần phải có khả năng thực thi hiệu quả từ cơ quan nhận Từ góc độ quản lý, văn bản hành chính nhà nước được chia thành hai loại.
Những văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý, bởi chúng xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, đồng thời thiết lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động cần thiết.
Các văn bản như quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn và báo cáo là công cụ quan trọng giúp cơ quan quản lý hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.
1.1.3.3 Chức năng pháp lý Đây chính là cơ sở pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính) Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại văn bản, chức năng pháp lý còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý Để đảm bảo chức năng pháp lý, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lý hành chính là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải chuẩn mực Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện
Xem xét văn bản từ góc độ văn hóa cho thấy đây là sản phẩm sáng tạo của con người, hình thành qua quá trình lao động và cải tạo thế giới Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa quý báu của đất nước đến mọi tầng lớp và thế hệ mai sau.
Các loại văn bản quản lý nhà nước
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Điều 2 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản quy phạm pháp luật được định nghĩa là văn bản chứa quy phạm pháp luật, phải được ban hành đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục theo quy định của luật Nếu văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng không tuân thủ đúng các yêu cầu này, thì sẽ không được công nhận là văn bản quy phạm pháp luật.
Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc, được áp dụng nhiều lần cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc một đơn vị hành chính cụ thể Những quy phạm này do cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền quy định và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.
- Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:
Các cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền như Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ và Thủ tướng có trách nhiệm ban hành và đảm bảo thực hiện các chính sách, quy định.
Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước, cùng với các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân các cấp, đều có vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực thi pháp luật tại Việt Nam.
+ Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo hình thức do pháp luật quy định
Văn bản quy phạm pháp luật phải được ban hành đúng hình thức, bao gồm tên loại văn bản và các yếu tố trình bày kỹ thuật theo quy định pháp luật Căn cứ vào Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020 và Nghị định 154/2020/NĐ-CP, các yếu tố cần thiết bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa danh, thời gian ban hành, tên văn bản, trích yếu nội dung, chữ ký và nơi nhận.
Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các quy phạm pháp luật được áp dụng thường xuyên trong thực tiễn Những quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các văn bản áp dụng pháp luật và các văn bản hành chính phổ biến.
Trình tự và thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các bước: lập chương trình xây dựng văn bản, soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp, thẩm định, trình, thông qua, ký chứng thực và ban hành.
Theo Nghị định 154/2020/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 34/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đã ban hành 43 mẫu văn bản quy phạm pháp luật mới hoặc thay thế.
Mẫu 1: Nghị định của Chính phủ (quy định trực tiếp);
Mẫu 2: Nghị định của Chính phủ (ban hành Quy định/Quy chế/Điều lệ/ );
Mẫu 3: Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
Mẫu 4: Quyết định của Thủ tướng Chính phủ (quy định trực tiếp);
Mẫu 5: Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (ban hành Quy định/Quy chế ).Quy định/Quy chế ban hành kèm theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
Mẫu 6: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện (quy định trực tiếp);
Mẫu 7: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện (ban hành Quy định/Quy chế ) Mẫu 8: Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện (quy định trực tiếp);
Mẫu 9: Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện (ban hành Quy định/Quy chế ); Mẫu 10: Quy định/Quy chế ban hành kèm theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện
Mẫu hóa văn bản là quá trình soạn thảo các mẫu văn bản dựa trên quy định của nhà nước về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày Những văn bản mẫu này được áp dụng trong các cơ quan, tổ chức để soạn thảo và ban hành văn bản Việc mẫu hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật cần tuân thủ đúng quy định theo Nghị định.
Nghị định 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 34/2016/NĐ-CP, quy định chi tiết về việc thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật Việc mẫu hóa nội dung văn bản, bao gồm bố cục và trình tự nội dung, cùng với các phần thường xuyên được soạn thảo, giúp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo Mẫu hóa càng chi tiết sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo nhanh chóng và chính xác hơn.
Các văn bản mẫu hóa phải đảm bảo được tính đúng đắn, đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản
Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn "Lý luận và phương pháp Công tác văn thư", văn bản hành chính là loại tài liệu quản lý nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật Loại văn bản này được sử dụng để quy định, quyết định, phản ánh và thông báo tình hình, cũng như để trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý.
- Văn bản hành chính có những đặc điểm sau:
Thứ nhất, mọi cơ quan, tổ chức trong quá trình tham gia hoạt động quản lý xã hội đều có quyền ban hành văn bản hành chính
Văn bản hành chính thường có tính chất áp dụng một lần với phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành Tuy nhiên, trong một số trường hợp như quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan, tổ chức, văn bản này có thể được áp dụng nhiều lần và có phạm vi điều chỉnh rộng hơn, ảnh hưởng đến nhiều đối tượng trong toàn bộ cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ và văn phong hành chính
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.1 Khái niệm công tác soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng của cá nhân trong cơ quan, tổ chức, nhằm phát hành các văn bản chỉ đạo và điều hành Quá trình này phải tuân thủ đúng thể thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền theo quy định của pháp luật, để thực hiện hiệu quả các chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân.
1.3.2 Nội dung của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Điều 10, 11, 12, 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020, nhằm thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP Nghị định mới này quy định rõ ràng về quy trình và trách nhiệm trong công tác văn thư, đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong việc quản lý văn bản hành chính.
4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư) với nội dung cụ thể sau đây:
Về soạn thảo văn bản:
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức sẽ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có thẩm quyền chủ trì soạn thảo văn bản Đơn vị hoặc cá nhân này cần xác định tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản, đồng thời thu thập và xử lý thông tin liên quan Việc soạn thảo cần đảm bảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ cũng phải chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo vào Hệ thống, cập nhật các thông tin cần thiết.
Trong trường hợp cần sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ đưa ra ý kiến trực tiếp vào bản thảo hoặc trên hệ thống Sau đó, bản thảo sẽ được chuyển lại cho lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo để giao cho cá nhân phụ trách thực hiện việc soạn thảo văn bản.
Người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và pháp luật về nội dung bản thảo trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được phân công.
Về duyệt bản thảo văn bản:
Bản thảo văn bản cần được ký duyệt bởi người có thẩm quyền Nếu bản thảo đã được phê duyệt nhưng cần sửa đổi hoặc bổ sung, thì phải trình lại cho người có thẩm quyền để xem xét và quyết định.
Về kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp của nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan và pháp luật Đồng thời, người được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày cũng phải chịu trách nhiệm tương tự về các khía cạnh này.
Về ký và ban hành văn bản:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành Cấp phó có thể được giao ký các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách và một số văn bản khác theo thẩm quyền của người đứng đầu Khi được giao phụ trách và điều hành, cấp phó sẽ ký thay cho cấp trưởng.
Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có trách nhiệm ký các văn bản thay mặt cho tập thể lãnh đạo Cấp phó của người đứng đầu cũng có thể ký thay, nhưng chỉ khi được ủy quyền và trong phạm vi lĩnh vực mà họ phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản cần thiết Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, nêu rõ thời gian và nội dung ủy quyền Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người khác Văn bản thừa ủy quyền phải tuân theo thể thức quy định và được đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Việc ủy quyền này cần được quy định rõ ràng trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung văn bản mình ký Lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm về toàn bộ văn bản do đơn vị mình ban hành Đối với văn bản giấy, cần sử dụng bút mực màu xanh và tránh các loại mực dễ phai Trong trường hợp văn bản điện tử, người có thẩm quyền cần thực hiện ký số.
1.3.3 Yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền
Văn bản của cơ quan, tổ chức cần được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, đảm bảo nội dung không trái với Hiến pháp, pháp luật và quy định của cấp trên Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được đánh giá dựa trên hai khía cạnh chính.
Thẩm quyền về hình thức đề cập đến việc các chủ thể quản lý chỉ được phép sử dụng những loại văn bản đã được pháp luật quy định trong quá trình ban hành văn bản.
Thẩm quyền về nội dung là trách nhiệm của chủ thể quản lý trong việc ban hành văn bản nhằm giải quyết các vấn đề theo quy định mà họ có thẩm quyền Nội dung của văn bản cần phải phù hợp với thẩm quyền ban hành để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN
Khái quát về UBND huyện Bình Xuyên
Bình Xuyên hiện có 13 đơn vị hành chính, là huyện có nhiều thị trấn nhất cả nước với 5 thị trấn: Gia Khánh, Hương Canh, Thanh Lãng, Bá Hiến và Đạo Đức, cùng 8 xã: Trung Mỹ, Thiện Kế, Hương Sơn, Sơn Lôi, Tam Hợp, Quất Lưu, Tân Phong và Phú Xuân Tổng diện tích tự nhiên của huyện là 148,47 km², trong đó đất nông nghiệp chiếm 70,69% (104,9619 km²), đất phi nông nghiệp chiếm 28,89% (42,8915 km²), và đất chưa sử dụng chiếm 0,42% (0,6247 km²).
Huyện Bình Xuyên có vị trí địa lý đặc biệt, với phía Bắc giáp tỉnh Thái Nguyên, phía Nam và Đông Nam giáp huyện Mê Linh thuộc Hà Nội, phía Nam và Tây Nam giáp huyện Yên Lạc, phía Đông giáp thị xã Phúc Yên, và phía Tây giáp huyện Tam Đảo, huyện Tam Dương cùng thành phố Vĩnh Yên.
Tính đến năm 2019, huyện có dân số trung bình là 131.013 người, với mật độ dân số đạt 899 người/km² Đặc biệt, số người trong độ tuổi lao động lên tới khoảng 79.540 người, chiếm 68,09% tổng dân số của huyện.
Bình Xuyên có địa hình bán sơn địa với ba dạng chính: đồi núi, trung du và đồng bằng, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế đồi rừng và du lịch sinh thái Khu vực này tiềm năng cho nền sản xuất nông nghiệp đa dạng, bao gồm trồng hoa màu, cây công nghiệp ngắn ngày và chăn nuôi đại gia súc.
Huyện Bình Xuyên trong năm chịu ảnh hưởng rõ rệt từ hai loại gió mùa chính, đó là gió mùa đông và gió mùa hè Gió mùa đông thổi từ hướng Đông Bắc, bắt đầu từ tháng
10 đến tháng 3 năm sau, gây nên thời tiết lạnh và khô; gió mùa hè thổi từ tháng 4 đến tháng
Khí hậu Bình Xuyên, nằm theo hướng Đông Nam, đặc trưng bởi thời tiết nóng ẩm và lượng mưa dồi dào Sự phân hóa khí hậu ở đây diễn ra rõ rệt qua thời gian và không gian, đặc biệt là theo độ cao, tạo ra nhiều tiềm năng cho sự phát triển kinh tế, đặc biệt trong lĩnh vực nông nghiệp.
Huyện Bình Xuyên sở hữu hệ thống thủy văn đa dạng với lượng nước tương đối ổn định, bao gồm nhiều sông, suối nhỏ như sông Mắc Áo, sông Cánh, sông Mây và suối Nứa Ngoài các con sông, suối, Bình Xuyên còn nổi bật với nhiều hồ, đầm, trong đó có những đầm nổi tiếng như đầm Láng (Thanh Lãng), đầm Cả (Hương Canh - Đạo Đức) và đầm Nội Phật (Tam Hợp).
Huyện Bình Xuyên có địa lý tự nhiên đa dạng và phong phú, nổi bật với lịch sử và văn hóa lâu đời Vùng đất này sở hữu nhiều lợi thế để thúc đẩy sự phát triển kinh tế bền vững.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bình Xuyên 2.1.2.1 Chức năng của UBND huyện Bình Xuyên
UBND huyện Bình Xuyên, được bầu bởi HĐND huyện, là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương UBND huyện có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp cũng như các cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND có nhiệm vụ thực thi Hiến pháp, luật pháp, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp, nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương và biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, cũng như thực hiện các chính sách khác trong địa bàn.
UBND thực hiện vai trò quản lý nhà nước tại địa phương, giúp đảm bảo sự chỉ đạo và quản lý thống nhất trong hệ thống hành chính từ Trung ương đến cơ sở.
➢ Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm và trình HĐND cấp huyện phê duyệt trước khi gửi UBND tỉnh xem xét Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, bao gồm dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ ngân sách cấp mình.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc hướng dẫn và kiểm tra UBND xã, thị trấn trong việc xây dựng và thực hiện ngân sách Đồng thời, cần kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn về việc thực hiện ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Ngoài ra, phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của các xã, thị trấn cũng là một phần không thể thiếu trong quá trình này.
➢ Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
Xây dựng và trình HĐND cấp tỉnh thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp và ngư nghiệp tại địa phương Tổ chức thực hiện các chương trình này nhằm chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bền vững, bảo vệ và trồng rừng, khai thác lâm sản hợp lý Đồng thời, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản để nâng cao hiệu quả kinh tế.
Thực hiện giao đất, cho thuê đất và thu hồi đất cho cá nhân và hộ gia đình; giải quyết tranh chấp đất đai và tiến hành thanh tra đất đai theo quy định pháp luật Đồng thời, xây dựng quy hoạch thủy lợi và tổ chức bảo vệ đê điều cũng như các công trình thủy lợi trên địa bàn theo quy định hiện hành.
➢ Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện, xã, thị trấn;
Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
2.2.1 Cơ sở pháp lý quy định về soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên diễn ra liên tục và có hệ thống Nhận thức được tầm quan trọng của công việc này, Văn phòng đã triển khai nhiều văn bản quy định liên quan nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Theo Luật số 63/2020/QH14 ngày 18/6/2020 của Quốc hội, có hiệu lực sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật văn bản quy phạm pháp luật, cùng với Nghị định 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ, việc điều chỉnh các quy định trong Nghị định 34/2016/NĐ-CP nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống pháp luật.
Vào ngày 15/5/2016, Chính phủ đã ban hành CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Đặc biệt, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/03/2020, đã thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP Ngoài ra, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP cũng được ban hành vào ngày 28 tháng 02 năm 2020, góp phần hoàn thiện hệ thống quy định về công tác văn thư.
Năm 2020, Chính phủ ban hành quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước Đồng thời, Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 08 tháng 07 năm 2014 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc cũng đã được ban hành, quy định về công tác văn thư và lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
Các văn bản pháp luật đã nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế như sự không đồng bộ và mâu thuẫn, gây khó khăn trong việc áp dụng Tác giả sẽ tập trung vào văn bản hành chính, loại văn bản phổ biến nhất được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức, đặc biệt tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên.
2.2.2 Số lượng văn bản được ban hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
Văn phòng HĐND và UBND huyện đã phát hành nhiều loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính Qua khảo sát Sổ quản lý văn bản do viên chức văn thư cung cấp, tác giả đã tổng hợp số lượng văn bản được ban hành trong gần 05 năm từ 2017-2021, như thể hiện trong bảng dưới đây.
STT Tên loại văn bản ban hành
Bảng 1: Bảng thống kê số lượng văn bản ban hành tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện Bình Xuyên giai đoạn 2017-2021 Qua bảng thống kế, ta có thể thấy được số lượng văn bản do Văn phòng HĐND và
Trong những năm gần đây, UBND huyện đã tăng cường soạn thảo và ban hành nhiều loại văn bản, đặc biệt là vào năm 2020 khi dịch bệnh Covid-19 bùng phát, yêu cầu ban hành các văn bản kịp thời để phòng chống dịch Năm 2021, UBND huyện Bình Xuyên tiếp tục phát huy vai trò của mình trong việc chuẩn bị cho công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp, dẫn đến việc phát hành một lượng lớn văn bản Thực tế này cho thấy văn bản hành chính nhà nước đã hỗ trợ hiệu quả cho Văn phòng trong việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ, đồng thời nâng cao chất lượng quản lý nhà nước, tạo niềm tin cho nhân dân vào chính quyền địa phương.
Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên đã thực hiện tốt nhiệm vụ soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và ngôn ngữ phù hợp theo quy định Số lượng văn bản được ban hành kịp thời, phản ánh chính xác diễn biến trên địa bàn huyện.
2.2.3 Chất lượng soạn thảo và ban hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
2.2.3.1 Thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định
Qua khảo sát tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên, các văn bản được ban hành đều đúng thẩm quyền HĐND có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong các lĩnh vực như kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, xã hội, đời sống, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính theo quy định tại các điều 19, 20, 21.
Theo Điều 30 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Hội đồng nhân dân cấp huyện có quyền ban hành nghị quyết và Ủy ban nhân dân cấp huyện có quyền ban hành quyết định để quy định những vấn đề theo luật và nghị quyết của Quốc hội, cũng như thực hiện phân cấp cho chính quyền địa phương Đối với văn bản hành chính, cần thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thay thế các nghị định trước đó Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có thẩm quyền ban hành nhiều loại văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, báo cáo, hợp đồng, công văn và nhiều loại giấy tờ khác.
2.2.3.2 Thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản
Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên đã thực hiện khảo sát thực tế và soạn thảo văn bản hành chính dựa trên Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, quy định về công tác văn thư.
Khổ giấy tiêu chuẩn cho các văn bản hành chính là A4 (210 mm x 297 mm), trong khi các tài liệu như giấy giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu gửi và phiếu chuyển thường được trình bày trên khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc giấy mẫu in sẵn khổ A5 Để đảm bảo tính nhất quán, văn bản hành chính nên được định hướng theo chiều dài của trang giấy khổ A4.
Khi nội dung văn bản có bảng, biểu mà không có phụ lục riêng, văn bản nên được trình bày theo chiều rộng Định lề trang cần thiết lập với mép trên và dưới từ 20-25 mm, mép trái từ 30-35 mm, và mép phải từ 15-20 mm Sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, với màu đen Cỡ chữ và kiểu chữ phải tuân theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
Số trang văn bản được đánh từ 1 bằng chữ số Ả Rập, với cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Các số trang được canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, và số trang thứ nhất sẽ không được hiển thị.
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên, việc soạn thảo các văn bản hành chính được các cán bộ thực hiện với sự chú trọng Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, như cách trình bày các thành phần thể thức chưa hoàn toàn đúng quy định, từ ngữ sử dụng chưa phù hợp với phong cách hành chính, và câu chữ còn rườm rà Ngoài ra, căn lề, cỡ chữ, font chữ và chính tả cũng cần được điều chỉnh để đảm bảo sự chính xác và chuyên nghiệp trong văn bản.
Văn bản hành chính do Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên ban hành gồm 09 yếu tố thể thức cơ bản gồm:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nhận xét về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
Qua nghiên cứu thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên, có thể nhận thấy một số ưu điểm như quy trình làm việc tương đối hiệu quả và sự phối hợp tốt giữa các phòng ban Tuy nhiên, cũng tồn tại một số hạn chế, bao gồm việc thiếu hụt nguồn nhân lực chuyên môn và một số văn bản chưa đảm bảo tính đồng bộ, gây khó khăn trong việc thực hiện.
Thứ nhất, lãnh đạo UBND huyện Bình Xuyên đã có nhận thức đúng về vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Lãnh đạo UBND huyện Bình Xuyên đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản, vì vậy đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Qua đó, các cán bộ đã nắm vững các quy định về ban hành văn bản, quy trình soạn thảo và thể thức của từng loại văn bản Nhờ đó, các phòng ban đã có khả năng xây dựng văn bản phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của mình.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Xuyên nổi bật trong việc thực hiện các nhiệm vụ, luôn dẫn đầu trong công tác thi đua tại UBND huyện Tập thể Văn phòng HĐND thể hiện sự nỗ lực và cam kết cao trong công việc.
& UBND đã có nhiều năm liền được Lãnh đạo UBND huyện trao tặng cờ thi đua “ĐƠN
Cán bộ Văn phòng đóng vai trò trung tâm trong việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, vì vậy việc tuân thủ quy định của cấp có thẩm quyền và nâng cao hiệu quả trong soạn thảo, ban hành văn bản là rất quan trọng Sự thống nhất trong công tác này sẽ giúp cải thiện chất lượng và hiệu quả làm việc của Văn phòng.
Thứ hai, các văn bản ban hành đúng về thẩm quyền theo quy định
Văn phòng soạn thảo và ban hành văn bản dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, đảm bảo không vượt thẩm quyền nhà nước Các văn bản hành chính được ban hành đều tuân thủ quy định của Hiến pháp và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
Để đảm bảo tính khả thi và phù hợp với thực tiễn, cần chú ý đến các yêu cầu về nội dung, bố cục, ngôn ngữ và văn phong hành chính trong bài viết.
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy hầu hết các văn bản đều đáp ứng yêu cầu về nội dung Chất lượng văn bản ngày càng được cải thiện, khắc phục tình trạng ban hành văn bản hành chính không đúng thẩm quyền và thiếu tính thống nhất, như việc trái nội dung của văn bản cấp trên hoặc có sự chồng chéo, mâu thuẫn với các văn bản khác do cùng một cấp ban hành.
Nội dung văn bản ngày càng phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của địa phương, đồng thời kế thừa các truyền thống và tập quán tốt đẹp của dân tộc Điều này giúp hạn chế ý muốn chủ quan và duy ý chí, từ đó giải quyết hiệu quả các vấn đề bức xúc trong đời sống của nhân dân tại huyện.
Bố cục văn bản cần rõ ràng với ba thành phần chính: mở đầu, nội dung và kết luận Các phần phải được trình bày một cách logic và hợp lý, hỗ trợ lẫn nhau Ngôn ngữ sử dụng phải mạch lạc, rõ ràng, chính xác, lịch sự và trang trọng, thể hiện rõ mục đích của văn bản Nội dung nên ngắn gọn và mang tính khả thi.
Thứ tư, đảm bảo các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành của pháp luật
Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo tuân thủ đầy đủ thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng thẩm quyền và quy định pháp luật hiện hành.
Văn bản cần được trình bày trên khổ giấy A4 với cách đánh máy rõ ràng và đúng kỹ thuật Kích cỡ và lề văn bản phải tuân thủ quy định của Nhà nước, bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức như Quốc hiệu, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số và ký hiệu, địa danh cùng ngày, tháng, năm ban hành Ngoài ra, văn bản cũng phải có tên loại, trích yếu nội dung, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, cùng với dấu cơ quan và nơi nhận.
Thứ năm, về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện chặt chẽ theo quy định pháp luật, nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả cho yêu cầu công việc Việc quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị trong soạn thảo và ban hành văn bản không chỉ giúp chủ động giải quyết công việc mà còn tạo điều kiện cho việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và phát hành văn bản một cách kịp thời, từ đó nâng cao tính liên hoàn và giảm thiểu tình trạng chậm trễ.
Thứ sáu, về cơ sở vật chất - trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại
Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng đã đáp ứng tốt nhu cầu của cán bộ, công chức, viên chức, góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả Điều này thể hiện sự quan tâm của Ban lãnh đạo UBND huyện Bình Xuyên và Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện đối với công tác văn phòng Sự bố trí hợp lý các trang thiết bị đã tạo thuận lợi cho cán bộ trong các thao tác nghiệp vụ, đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng đã nâng cao hiệu quả công việc một cách đáng kể Sử dụng các phần mềm như bộ Microsoft Office, phần mềm chuyển đổi PDF sang WORD, và phần mềm khôi phục dữ liệu Recuva đã mang lại những lợi ích tích cực trong công tác soạn thảo và quản lý dữ liệu.
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy rằng bên cạnh những ưu điểm, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.