CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Những vấn đề chung về văn bản hành chính
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản hành chính
Tùy theo từng góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đưa ra những khái niệm khác nhau về văn bản:
Dưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chỉ các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan
Dưới góc độ ngôn ngữ học:
Văn bản là sản phẩm của lời nói được thể hiện dưới dạng viết, mang tính hoàn chỉnh cả về hình thức lẫn nội dung Nó nhằm mục đích phục vụ cho một hoặc nhiều hoạt động giao tiếp cụ thể.
Văn bản là một thể loại hoàn chỉnh, có hình thức và nội dung trọn vẹn, với cấu trúc thống nhất và khả năng giao tiếp độc lập Dạng tồn tại phổ biến nhất của văn bản là dạng viết.
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định [26;45]
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020, văn bản được định nghĩa là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, và phải được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Khái niệm "văn bản" được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau, nhưng vẫn chưa có sự đồng nhất về cách diễn đạt và nội hàm Để thống nhất, tôi định nghĩa văn bản là vật mang tin, được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và tổ chức.
8 chức, được truyền đạt bằng ký hiệu ngôn ngữ và được trình bày theo quy định chung
Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý nhà nước, được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền và được sử dụng phổ biến trong hoạt động của các tổ chức quản lý hành chính.
Hiện đang tồn tại nhiều khái niệm “văn bản hành chính” khác nhau, cụ thể như sau:
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức [1]
Văn bản hành chính là các tài liệu thông tin điều hành, được sử dụng để thực thi quy phạm pháp luật và giải quyết công việc cụ thể của cơ quan nhà nước Các văn bản này phản ánh tình hình giao dịch và ghi chép công việc, bao gồm nhiều hình thức như thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu và phiếu gửi.
Văn bản hành chính, hay còn gọi là văn bản quản lý nhà nước, là loại tài liệu không mang tính quy phạm pháp luật, được sử dụng để quy định, quyết định, phản ánh và thông báo tình hình, cũng như trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước.
Văn bản hành chính là loại văn bản không mang tính quy phạm pháp luật, được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, tổ chức.
Chủ thể ban hành văn bản hành chính bao gồm các cơ quan nhà nước và tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng đa dạng Mỗi tổ chức tham gia quản lý xã hội đều thực hiện các hoạt động hành chính, bao gồm quản lý nội bộ và quản lý bên ngoài, dẫn đến việc hình thành hệ thống văn bản hành chính thông qua việc văn bản hóa các thông tin quản lý.
Nội dung chính của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý, diễn ra theo hai chiều: từ trên xuống dưới, khi các văn bản cấp trên được chuyển giao xuống cấp dưới, và từ dưới lên trên, khi các văn bản từ cấp dưới được gửi lên cấp trên Ngoài ra, còn có sự trao đổi thông tin theo chiều ngang giữa các cơ quan cùng cấp và ngang quyền.
Văn bản hành chính thường chỉ được áp dụng một lần và có phạm vi điều chỉnh hẹp, nhằm điều chỉnh hành vi của một số đối tượng cụ thể trong nội bộ cơ quan hoặc tổ chức Chúng chủ yếu được ban hành để giải quyết các vấn đề cụ thể trong quản lý và điều hành, và khi giao dịch thành công, văn bản sẽ hết giá trị Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản hành chính có thể có hiệu lực lâu dài, phạm vi điều chỉnh rộng hơn và áp dụng cho nhiều đối tượng, như các quy chế nội bộ của cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số các loại văn bản cần được soạn thảo và ban hành bởi các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị và xã hội.
Văn bản hành chính, giống như các loại văn bản khác, được ban hành để truyền đạt thông tin, vì vậy chức năng thông tin là đặc điểm tự nhiên của nó.
Trong bối cảnh hiện đại hóa hoạt động hành chính, các nhà lãnh đạo ngày càng sử dụng nhiều công nghệ và phương tiện kỹ thuật như điện thoại và thư điện tử để truyền đạt thông tin Tuy nhiên, việc truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn giữ vai trò quan trọng hàng đầu, vì nó không chỉ giúp mọi đối tượng dễ dàng tiếp nhận thông tin mà còn là bằng chứng xác thực cho các thông tin và quyết định quản lý của lãnh đạo.
Các thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng với những đặc điểm riêng:
Thông tin quá khứ, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
Thông tin hiện tại, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đang diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Thông tin tương lai là các dữ liệu dự báo quan trọng, giúp lãnh đạo xây dựng kế hoạch hành động cho thời gian tới Những thông tin này cần thiết để định hướng phát triển cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Phân loại văn bản hành chính
Căn cứ vào đặc điểm và mục đích sử dụng có thể chia văn bản hành chính thành hai loại, cụ thể như sau:
1.2.1 Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là các quyết định quản lý bằng văn bản có tính pháp lý, được ban hành bởi cơ quan hoặc công chức nhà nước có thẩm quyền Những văn bản này được thực hiện theo quy trình và thủ tục nhất định nhằm thiết lập quy tắc xử sự cho một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể Các loại văn bản hành chính cá biệt bao gồm nghị quyết cá biệt và quyết định cá biệt.
Các hình thức của văn bản hành chính cá biệt:
1) Nghị quyết cá biệt (NQ)
Nghị quyết cá biệt là văn bản ghi nhận kết luận của tập thể về vấn đề đã thảo luận trong các cuộc họp của cơ quan, tổ chức Văn bản này được áp dụng một lần cho một hoặc một số đối tượng cụ thể.
2) Quyết định cá biệt (QĐ)
Quyết định cá biệt là văn bản do các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành, chứa quy tắc xử sự bắt buộc đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể trong phạm vi quản lý Loại quyết định này thường được áp dụng một lần, ít đối tượng thi hành và nhằm giải quyết những sự việc cụ thể Quyết định cá biệt bao gồm các quyết định quy.
13 định trực tiếp (quyết định nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật,…), Quyết định quy định gián tiếp (quyết định ban hành kèm theo văn bản khác) [33;13]
1.2.2 Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính là công cụ quan trọng trong quản lý nhà nước, dùng để truyền đạt thông tin về chủ trương, quyết định, và kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nó cũng ghi chép ý kiến và kết luận từ các hội nghị, đồng thời là phương tiện giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức và giữa Nhà nước với công dân Hệ thống văn bản hành chính rất đa dạng, bao gồm nhiều hình thức khác nhau.
3) Chỉ thị (CT): Đây là văn bản do người đứng đầu các cơ quan, tổ chức ban hành để chỉ đạo cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của họ nhằm giải quyết vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
4) Quy chế (QC): Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lí cho từng đối tượng trong một lĩnh vực nhất định
5) Quy định (QyĐ): Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống
6) Thông cáo (TC): Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
Thông cáo đã được phát tán rộng rãi qua các phương tiện thông tin đại chúng, bao gồm những thông cáo quan trọng, đặc biệt là những thông cáo phản ánh về các hoạt động diễn ra.
Đối ngoại của Đảng và Nhà nước Việt Nam nhằm mục đích thông tin cho cộng đồng quốc tế Các văn bản này thường thuộc thẩm quyền của các cơ quan cấp Bộ trở lên, chủ yếu là Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ và Bộ Ngoại giao.
7) Thông báo (TB): Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, công chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, quyết định về quản lí hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết
8) Hướng dẫn (HD): Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên
9) Chương trình (CTr): Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra
10) Kế hoạch (KH): Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn dài hạn, trung hạn, ngắn hạn
11) Phương án (PA): Phương án là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.3.1 Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong quản lý xã hội Công tác này bao gồm việc áp dụng kiến thức, kỹ năng và quy định pháp lý để tạo ra các văn bản có hiệu lực pháp lý, giúp nâng cao hiệu quả điều hành và quản lý.
1.3.2 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.3.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền ban hành văn bản được xác định dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân Các cơ quan có tư cách pháp nhân có quyền ban hành hầu hết các loại văn bản hành chính trong 29 hình thức đã được quy định, nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình Ngoài ra, một số cá nhân cũng có khả năng soạn thảo một số loại văn bản nhất định.
18 loại văn bản hành chính phục vụ mục đích nhất định của mình trong đời sống, công việc
Thẩm quyền về nội dung đề cập đến việc mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng và nhiệm vụ cụ thể được phép ban hành văn bản để giải quyết các vấn đề theo quy định của pháp luật Điều này có nghĩa là nội dung của văn bản hành chính phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện việc ban hành.
1.3.2.2 Yêu cầu về thể thức văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phải tuân thủ Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính áp dụng cho tất cả các loại văn bản, cùng với các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định Các thành phần chính của thể thức văn bản hành chính là yếu tố quan trọng cần được chú ý.
Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
Ngoài các thành phần trên, văn bản hành chính có thể bổ sung các thành phần khác như:
Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành, cùng với địa chỉ của cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại và số Fax là những thông tin quan trọng cần được ghi rõ trong tài liệu.
1.3.2.3 Yêu cầu về nội dung văn bản hành chính
Yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính phải được đảm bảo, thể hiện ở các khía cạnh sau:
Nội dung văn bản, bất kể dài hay ngắn, cần phải rõ ràng về mục đích ban hành để làm sáng tỏ vấn đề trong phần trích yếu Trích yếu này nên là một câu ngắn gọn hoặc cụm từ phản ánh khái quát nội dung và mục đích của văn bản Để đạt được điều này, nội dung văn bản cần phải chính xác và rõ ràng, giúp làm sáng tỏ phần trích yếu nội dung.
Nội dung văn bản phải hợp pháp, nghĩa là không được vi phạm hiến pháp, pháp luật, cũng như các quy định của cấp trên và các quy định trước đó của cơ quan, tổ chức liên quan đến vấn đề đang được soạn thảo.
Nội dung văn bản hành chính cần phải phù hợp với hình thức của nó, yêu cầu người soạn thảo nắm rõ đặc điểm và công dụng của từng loại hình thức Việc lựa chọn hình thức văn bản thích hợp với từng trường hợp cụ thể và thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành là rất quan trọng.
Thứ tư, nội dung văn bản phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và chính xác
1.3.2.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính
1) Yêu cầu về từ ngữ
Từ là đơn vị ngôn ngữ nhỏ nhất với nghĩa hoàn chỉnh và cấu trúc ổn định, được sử dụng để tạo thành câu Ngữ là đơn vị ngữ pháp nằm ở mức trung gian giữa từ và câu.
Văn bản hành chính là tiếng nói chính thức của các cơ quan, tổ chức, vì vậy cần đảm bảo sự chuẩn mực và trang trọng trong việc văn bản hóa thông tin phục vụ quản lý và điều hành Để đạt được điều này, việc sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính phải tuân thủ các yêu cầu nhất định.
Để đảm bảo nội dung chất lượng, việc sử dụng từ ngữ phải chính xác là rất quan trọng Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy tắc tiếng Việt, đặc biệt là về chính tả và nghĩa của từ.
Sử dụng từ ngữ đơn nghĩa trong văn bản hành chính là việc chọn lựa những từ chung, dễ hiểu cho mọi đối tượng, nhằm tránh các từ địa phương, tiếng lóng hoặc những từ có thể gây hiểu nhầm.
Sử dụng từ ngữ nhất quán trong văn bản hành chính rất quan trọng; khi một từ được dùng để đại diện cho một hoặc nhiều đối tượng, nó cần được định nghĩa rõ ràng lần đầu và sau đó phải được duy trì xuyên suốt nội dung văn bản.
“Câu là đơn vị cơ bản của lời nói do từ tạo thành, có một ngữ điệu nhất định và diễn đạt một ý trọn vẹn” [24]
Một số yêu cầu cần chú ý khi sử dụng câu trong văn bản hành chính là:
Thứ nhất, lựa chọn và sử dụng loại câu:
Khi viết văn bản, cần tránh sử dụng câu khuyết để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và liên tục Câu khuyết chỉ nên được sử dụng trong tiêu đề hoặc lời chào của văn bản.
Sử dụng câu trần thuật, bao gồm câu đơn, câu phức, câu chủ động và câu bị động, giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và mạch lạc Khi cần ra mệnh lệnh hoặc khai thác thông tin từ cơ quan, tổ chức trong giao dịch văn bản, người soạn thảo nên diễn đạt nội dung dưới dạng câu trần thuật để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khái quát về UBND quận Cầu Giấy
Hình 1 Cổng chính của UBND quận Cầu Giấy
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy Địa chỉ: Số 36 đường Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Quận Cầu Giấy, được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 của Chính Phủ, chính thức hoạt động từ ngày 01/9/1997 Đây là một trong những quận nằm ở vị trí trung tâm của thành phố.
Bộ máy hành chính Nhà nước của Quận hiện nay có 8 đơn vị hành chính cấp phường trực thuộc: phường Dịch Vọng, phường Mai Dịch, phường Nghĩa
32 Đô, phường Nghĩa Tân, phường Quan Hoa, phường Trung Hòa, phường Yên Hòa, phường Dịch Vọng Hậu
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ cùng Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy được giao nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của địa phương, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.
• Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân quận quyết định các nội dung:
Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân quận
Quận sẽ trình Ủy ban nhân dân thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hàng năm.
Quyết định về dự toán thu ngân sách nhà nước tại địa phương bao gồm dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ ngân sách quận Ngoài ra, cần điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương khi cần thiết, phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương và quyết định chủ trương đầu tư cho các chương trình, dự án trong quận theo phân quyền.
Quyết định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ được giao từ cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời phân cấp cho chính quyền địa phương và cơ quan nhà nước cấp dưới để thực hiện quyền hạn của chính quyền địa phương tại quận.
Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận
• Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
33 chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận
Thực hiện nhiệm vụ tổ chức và bảo đảm thi hành Hiến pháp và pháp luật; xây dựng chính quyền và địa giới hành chính; phát triển giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế; quản lý lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo; đảm bảo quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiện hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp; cùng các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền
• Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu Giấy được thực hiện theo đúng quy định Nhà nước Cụ thể như sau:
Lãnh đạo UBND quận gồm 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch và các Ủy viên:
Chủ tịch UBND quận, ông Bùi Tuấn Anh, là người đứng đầu và có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật Ông cùng với tập thể UBND quận chịu trách nhiệm trước UBND thành phố Hà Nội, Quận ủy và HĐND quận về quản lý Nhà nước tại địa bàn quận, đồng thời lãnh đạo và điều hành toàn diện các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận.
Ba Phó Chủ tịch UBND quận gồm ông Trần Việt Hà, ông Trần Đình Cường và bà Trịnh Thị Dung có nhiệm vụ hỗ trợ Chủ tịch UBND quận trong việc chỉ đạo các công tác được giao Họ chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận và pháp luật về các nhiệm vụ được phân công Trong trường hợp Chủ tịch UBND quận vắng mặt, một trong các phó Chủ tịch sẽ được ủy nhiệm để điều hành các hoạt động của UBND quận.
Có 12 cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận:
Phòng Tài chính – Kế hoạch;
Phòng Văn hóa và thông tin;
Phòng Lao động – Thương binh và xã hội;
Phòng Giáo dục và Đào tạo;
Phòng Tài nguyên và môi trường;
Phòng Quản lý đô thị;
[Xem phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Cầu Giấy]
Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của UBND quận Cầu Giấy
2.2.1 Cơ sở pháp lý chung
Cơ sở pháp lý cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính bao gồm các văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, quy định rõ ràng về quy trình này mà UBND quận Cầu Giấy cần tuân thủ Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản hành chính được ban hành.
Luật Tổ chức chính quyền địa phương, được ban hành vào ngày 19/06/2015, cùng với Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương vào ngày 22/11/2019, đã quy định rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan nhà nước địa phương Các văn bản này cũng bao gồm các quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành, nhằm đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của chính quyền tại địa phương.
Cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương cấp quận, cụ thể là UBND quận Cầu Giấy, sẽ căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của mình để ban hành các văn bản, bao gồm cả văn bản hành chính, phù hợp với thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước liên quan đến lĩnh vực này, bao gồm các hoạt động như soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cùng với việc quản lý và sử dụng con dấu cũng như thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Theo Khoản 1 Điều 2 Đối tượng áp dụng: Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy được điều chỉnh theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, quy định rõ phạm vi và đối tượng áp dụng.
Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội, ban hành ngày 12/6/2020, quy định về Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Theo quyết định này, UBND quận Cầu Giấy phải tuân thủ các quy định khi thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.
Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà Nội quy định về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, yêu cầu UBND quận Cầu Giấy triển khai hiệu quả công tác này phù hợp với tình hình thực tế Nội dung thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ sẽ được đưa vào tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức và trong đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.
Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 của Sở Nội vụ Hà Nội hướng dẫn triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, nhằm đảm bảo thực hiện đồng bộ và đúng quy định tại các sở, ban, ngành và doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND Thành phố Hà Nội Sở Nội vụ yêu cầu các cơ quan tổ chức quán triệt và thực hiện các nội dung chính như sửa đổi quy chế công tác văn thư, lưu trữ, và các điểm cần lưu ý khi dự thảo, ban hành và tiếp nhận văn bản.
2.2.2 Cơ sở pháp lý riêng
Theo tác giả, cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính bao gồm các quy định của cơ quan, tổ chức liên quan, nhằm hướng dẫn quy trình này trong nội bộ.
Qua khảo sát thực tế, UBND quận Cầu Giấy chưa xây dựng văn bản quy định riêng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Việc thực hiện công tác này vẫn phụ thuộc vào các quy định chung của các cơ quan cấp trên.
Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
2.3.1 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền về nội dung trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy được xác định dựa trên nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương (ngày 19/06/2015) và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương (ngày 22/11/2019), cùng với các văn bản hướng dẫn chi tiết liên quan.
Thẩm quyền về hình thức soạn thảo và ban hành văn bản hành chính (VBHC) của UBND quận Cầu Giấy được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 UBND quận Cầu Giấy có quyền ban hành 29 loại văn bản hành chính, tuy nhiên, nghiên cứu này chỉ tập trung vào những loại văn bản được ban hành với số lượng lớn Dưới đây là bảng thống kê số lượng một số loại văn bản đã được ban hành tại UBND quận Cầu Giấy trong năm 2020.
STT Tên loại văn bản
Tổng số văn bản đã ban hành 6146 100%
Bảng thống kê số lượng các loại văn bản hành chính (VBHC) được ban hành nhiều nhất trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy cho thấy sự đa dạng và tần suất phát hành các văn bản này Dữ liệu được cung cấp bởi phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, phản ánh hoạt động quản lý và điều hành của chính quyền địa phương trong năm qua.
Năm 2020, UBND quận Cầu Giấy đã ban hành các loại văn bản với tỷ trọng không đồng đều Quyết định (cá biệt) chiếm tỷ trọng lớn nhất với 58,54%, tương đương 3598 văn bản, trong khi Công văn đứng thứ hai với 22,81% (1402 văn bản) Chỉ thị là loại văn bản có tỷ trọng thấp nhất, chỉ 1,27% (78 văn bản), tiếp theo là Tờ trình với 1,35% (83 văn bản) Điều này cho thấy Quyết định (cá biệt) được ban hành nhiều gấp 46 lần so với Chỉ thị.
Sự chênh lệch lớn về số lượng các loại văn bản được ban hành trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy cho thấy sự khác biệt rõ rệt trong việc phát hành các văn bản hành chính theo yêu cầu công việc.
Biểu đồ 1 Số lượng những loại VBHC được ban hành nhiều trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy
Quyết định (cá biệt) Chỉ thị
Kế hoạch Báo cáo Giấy mời
Việc nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản là cần thiết đối với mỗi cán bộ, công chức, nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc của cơ quan và nhu cầu phát triển của xã hội.
2.3.2 Thể thức văn bản hành chính
Thể thức văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định về công tác văn thư.
Khi soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy, cần tuân thủ thể thức với các thành phần chính, bao gồm Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-) và có khoảng cách chữ Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được ghi rõ.
UBND quận Cầu Giấy thuộc UBND các cấp, không có tên cơ quan chủ quản Tên cơ quan được ghi đầy đủ “ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU
Tên cơ quan cần được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm Dưới tên cơ quan, phải có một đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 so với chiều dài của dòng chữ và được căn chỉnh cân đối.
Số văn bản là số thứ tự do UBND quận Cầu Giấy cấp trong năm, được đăng ký tại Văn thư UBND quận theo quy định Số này được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo quy định và ký hiệu "UBND" cho các cơ quan Đối với công văn, ký hiệu sẽ kết hợp chữ viết tắt tên cơ quan với chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan (dưới “ỦY
Số văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ 13, kiểu đứng, với dấu hai chấm (:) sau từ "Số", và các số nhỏ hơn 10 phải có số 0 phía trước Ký hiệu văn bản sử dụng chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đứng, với dấu gạch chéo (/) giữa số và ký hiệu, và dấu gạch nối (-) giữa các nhóm chữ viết tắt mà không có khoảng cách Địa danh ghi trên văn bản là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi UBND quận Cầu Giấy đóng trụ sở, cụ thể là Cầu Giấy.
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm cụ thể mà văn bản được phát hành Thời gian này cần được ghi rõ ràng, sử dụng chữ số Ả Rập, trong đó các ngày nhỏ hơn 10 và các tháng 1, 2 phải có số 0 đứng trước Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số và ký hiệu văn bản, sử dụng chữ in thường và kích thước chữ từ 13 trở lên.
Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử tại
Trong Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND quận Cầu Giấy về cải cách hành chính năm 2021, quận đã đề ra nhiều nội dung quan trọng như cải cách thể chế, thủ tục hành chính, cơ chế một cửa, tổ chức bộ máy, chế độ công vụ, và tài chính công Đặc biệt, nội dung xây dựng và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số được nhấn mạnh, tiếp nối từ Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 02/01/2020 Đây là một nội dung mới, nếu thực hiện tốt sẽ giúp UBND quận Cầu Giấy hiện đại hơn, năng động hơn và nâng cao hiệu quả công việc.
Hình 6: Máy tính và máy scan
Để thực hiện kế hoạch, UBND quận Cầu Giấy đã trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công việc, bao gồm 95 máy tính bàn, 16 máy quét văn bản, 02 máy fax, 05 máy hủy tài liệu và 02 máy photocopy, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Hệ thống quản lý văn bản và Mail công vụ của cơ quan được hỗ trợ bởi cơ sở dữ liệu, xác thực điện tử, chứng thực điện tử, chữ ký số và mạng internet tốc độ cao, đảm bảo kết nối nhanh chóng với trục liên thông văn bản quốc gia mà không bị gián đoạn Để tối ưu hóa hiệu suất, hệ thống này thường xuyên được kiểm tra và cập nhật, giúp hạn chế tối đa các lỗ hổng có thể xảy ra.
Hình 7: Giao diện Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ của UBND Cầu Giấy
Bên cạnh đó, với cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt giúp cho UBND quận ban
61 hành văn bản điện tử cho các đơn vị cấp dưới cũng như những cơ quan cấp trên một cách nhanh chóng, kịp thời
Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng hiện nay, việc đảm bảo an toàn thông tin trở nên cực kỳ quan trọng Nếu không thực hiện các biện pháp bảo mật chặt chẽ, nguy cơ rò rỉ thông tin có thể xảy ra, gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của tổ chức.
Hệ thống thông tin của UBND quận Cầu Giấy là cấp độ 2, và để đảm bảo an toàn thông tin, quận đã thực hiện nghiêm túc theo Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ UBND quận Cầu Giấy đã tổ chức thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ an toàn hệ thống thông tin.
Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng về an toàn thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức Các chương trình này giúp trang bị kiến thức cần thiết để đảm bảo an toàn thông tin hiệu quả.
Tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức về an toàn thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức của UBND quận;
An toàn hạ tầng mạng:
Phân vùng hạ tầng mạng thành các vùng mạng khác nhau
Sử dụng thiết bị có chức năng tường lửa để ngăn chặn truy cập trái phép giữa các vùng mạng với mạng Internet;
Sử dụng phần mềm phòng, chống mã độc trên máy chủ và có cơ chế tự động cập nhật phiên bản mới;
Để đảm bảo an toàn thông tin, cần thực hiện xác thực bằng mật khẩu có độ phức tạp cao và thay đổi mật khẩu định kỳ Ngoài ra, các thông tin xác thực phải được lưu trữ trên hệ thống dưới dạng mã hóa.
Vô hiệu hóa các tài khoản mặc định hoặc không hoạt động trên hệ thống; vô hiệu hóa các dịch vụ, phần mềm không sử dụng trên máy chủ;
Ghi nhật ký hệ thống đối với hoạt động truy cập, quản trị máy chủ;
Thiết lập cơ chế cập nhật bản vá điểm yếu an toàn thông tin cho hệ điều hành và các dịch vụ hệ thống trên máy chủ;
Thiêt lập yêu cầu mật khẩu khi đăng nhập; các thông tin xác thực được lưu trữ dưới dạng mã hóa;
Thiết lập yêu cầu ghi nhật ký truy cập, lỗi phát sinh;
Không sử dụng kết nối mạng không mã hóa trong việc quản trị ứng dụng từ xa
Để đảm bảo an toàn dữ liệu, cần sử dụng hệ thống lưu trữ độc lập cho việc sao lưu các dữ liệu quan trọng trên máy chủ Việc sao lưu này nên được thực hiện định kỳ hàng năm Ngoài ra, cứ hai năm một lần, cần tiến hành kiểm tra và đánh giá an toàn thông tin cũng như quản lý rủi ro an toàn thông tin tổng thể trong hoạt động của cơ quan.
Hình 8 Cần phải có tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào Hệ thống thông tin của UBND quận Cầu Giấy
UBND quận Cầu Giấy đã thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước để bảo đảm an toàn thông tin cho cơ quan Điều này giúp hạn chế tình trạng rò rỉ thông tin, bảo vệ nguồn thông tin quan trọng của nhà nước và tạo dựng niềm tin từ nhân dân cũng như các cơ quan cấp trên đối với UBND quận Cầu Giấy.
2.4.3 Nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu Để thực công tác soạn thảo văn bản theo hướng hiện đại thì không chỉ cần có hạ tầng kỹ thuật tiên tiến, hiện đại mà cần có cả đội ngũ CBCC am hiểu, sử dụng thành thạo và làm chủ công nghệ Lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy đã có sự chú ý, quan tâm đến công tác đào tạo bồi dưỡng CBCC, cụ thể trong Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND quận Cầu Giấy về Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy, trong nội dung cải cách chế độ công vụ đã đề cập đến việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC của
UBND quận Cầu Giấy đã ban hành Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 18/02/2021 nhằm tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) trong năm 2021 Mục tiêu của kế hoạch này là nâng cao năng lực và kỹ năng thực thi công vụ cho đội ngũ CBCCVC, góp phần xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp, có bản lĩnh chính trị vững vàng và tinh thông nghiệp vụ Qua khảo sát thực tế, đa số CBCC tại UBND quận Cầu Giấy đều sở hữu kỹ năng nghiệp vụ tốt, như kỹ năng đánh máy bằng 10 ngón với tốc độ trung bình khoảng 60 từ/phút, cùng khả năng scan tài liệu và xử lý văn bản điện tử, giúp nâng cao hiệu quả trong soạn thảo và số hóa văn bản.
Hình 9 Chuyên viên Văn thư – Lưu trữ UBND quận Cầu Giấy thực hiện số hóa văn bản
Nhận xét chung
Qua khảo sát thực tiễn, có thể nhận thấy rằng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý Việc áp dụng các quy trình chuẩn và tăng cường đào tạo cho cán bộ sẽ góp phần nâng cao chất lượng văn bản Đồng thời, cần chú trọng đến việc tiếp thu ý kiến phản hồi từ người dân để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động hành chính.
Lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy đang ngày càng chú trọng nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đặc biệt là văn bản hành chính Sự quan tâm này được thể hiện qua các chỉ đạo trong các cuộc họp định kỳ, cũng như việc đầu tư kinh phí cho hoạt động tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ soạn thảo văn bản, như Hội nghị tập huấn về công tác văn thư năm 2020 Bên cạnh đó, quận cũng đầu tư vào cơ sở hạ tầng và nhân sự để phát triển hệ thống văn bản điện tử, coi đây là nhiệm vụ quan trọng nhằm thực hiện Nghị quyết số 97/2019/QH14 của Quốc hội về thí điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị tại Hà Nội.
Qua khảo sát thực tiễn tại cơ quan, tác giả nhận thấy rằng hầu hết các văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, cả về nội dung lẫn hình thức.
Về nội dung, các văn bản cần phải phù hợp với nhiệm vụ và thẩm quyền được giao, đồng thời phản ánh được những vấn đề nổi cộm nhất trong hoạt động quản lý trên địa bàn Quận, bao gồm các lĩnh vực quan trọng như đất đai, đầu tư công và giáo dục.
Số lượng và hình thức văn bản hành chính rất phong phú và đa dạng, phản ánh rõ nét sự phân hóa theo từng loại Điều này thể hiện tính chất công việc và sự biến chuyển của xã hội tại quận Các văn bản hành chính được ban hành đã góp phần quan trọng trong việc giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động chấp hành và điều hành, từ đó thực hiện hiệu quả nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan.
66 đáp ứng tình hình hoạt động của quận
UBND quận đã tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, đảm bảo tính pháp lý và thẩm mỹ cho văn bản hành chính Điều này không chỉ góp phần vào việc số hóa văn bản mà còn được xác nhận trong Báo cáo số 3578/BC-SNV ngày 14/12/2020 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, nhấn mạnh rằng các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản.
Nội dung văn bản hành chính cần phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản cấp trên, đồng thời phản ánh điều kiện kinh tế xã hội của địa phương và kế thừa các truyền thống tốt đẹp của dân tộc Việc hạn chế ý muốn chủ quan giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề thực tế Thông tin trong văn bản luôn được cập nhật, đảm bảo tính phù hợp với tình hình quận Cầu Giấy Nhờ đó, hệ thống văn bản hành chính do UBND quận Cầu Giấy ban hành được người dân thực hiện nghiêm túc, góp phần quan trọng vào công tác quản lý và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân.
Trong các văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy, ngôn ngữ hành chính được sử dụng một cách phù hợp và hiệu quả Văn phong công vụ và cách diễn đạt trong các tài liệu này phần lớn đáp ứng yêu cầu, với việc sử dụng từ ngữ dễ hiểu, giúp người đọc tiếp cận thông tin một cách thuận lợi.
67 giúp người đọc dễ dàng tiếp cận
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính của UBND quận thể hiện đầy đủ các đặc trưng như tính chính xác, tính khuôn mẫu, tính khách quan, tính trang trọng, lịch sự và tính phổ thông đại chúng.
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính: UBND quận
Cầu Giấy đã hoàn thành quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định, bao gồm các bước soạn thảo, duyệt bản thảo, kiểm tra trước khi ký và ký ban hành văn bản.
Tại UBND quận Cầu Giấy, 100% cán bộ công chức (CBCC) tham gia soạn thảo văn bản hành chính đều có trình độ học vấn tối thiểu là Đại học Cơ quan đã chú trọng đào tạo và tập huấn cho đội ngũ này về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, giúp nâng cao trình độ, kỹ năng và phẩm chất của công chức Nhờ đó, đội ngũ CBCC tại UBND quận Cầu Giấy luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Lãnh đạo UBND quận rất quan tâm đến việc triển khai văn bản hành chính điện tử, đã lập kế hoạch và trang bị nhiều thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác này Việc bảo đảm an toàn thông tin được thực hiện nghiêm túc theo quy định Hoạt động đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ về văn bản điện tử được chú trọng, giúp cán bộ công chức (CBCC) có kỹ năng soạn thảo, xử lý và số hóa văn bản hành chính điện tử tương đối tốt.
Mặc dù UBND quận Cầu Giấy đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính vẫn còn một số hạn chế Những vấn đề này làm giảm hiệu quả của văn bản hành chính và gây khó khăn cho hoạt động quản lý nhà nước, cũng như ảnh hưởng đến điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của quận.
UBND quận Cầu Giấy chưa có quy chế riêng về soạn thảo và ban hành văn bản, mà vẫn tuân thủ các quy định chung từ cơ quan cấp trên.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, hầu hết các văn bản của UBND quận Cầu Giấy đã tuân thủ quy định, tuy nhiên vẫn còn một số văn bản soạn thảo sai, chủ yếu ở phần dòng kẻ dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên cơ quan ban hành Ngoài ra, phần lưu văn bản cũng thường mắc lỗi trình bày, chẳng hạn như nhầm dấu chấm với dấu chấm phẩy.