Một số giải pháp hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty tnhh thực phẩm dân ôn

Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu nhằm giải quy t các vấn đề sau:

Bài viết này giúp làm rõ quy trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn Nó đánh giá thực trạng thực hiện hợp đồng xuất khẩu và chỉ ra những tồn tại chủ yếu của công ty trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng Cuối cùng, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài này tập trung vào việc nghiên cứu quy trình tổ chức và thực hiện hợp đồng xuất khẩu các mặt hàng chủ yếu của Công ty, với phạm vi nghiên cứu được xác định rõ ràng.

Cơ cấu mặt hàng: chủ y u là hạt điều chiên các loại ngoài ra tìm hiểu thêm cơ cấu đậu phộng, kẹo mè, kẹo điều

Về thời gian: trong phần đánh giá thực trạng dãy thời gian đƣợc phân tích là 3 năm từ 2013-2015

Phương tiện vận tải chính là bằng đường biển.

Phương pháp nghiên cứu

Để đạt đƣợc các mục tiêu trên, khoá luận chú trọng nhiều đ n thực tiễn với các phương pháp nghiên cứu được áp dụng:

Phương pháp phân tích thống kê là quá trình sử dụng các dữ liệu thu thập từ Công ty, tài liệu và sách báo liên quan để nghiên cứu chuyên sâu về lĩnh vực đề tài.

Nguồn dữ liệu thứ cấp chủ yếu bao gồm các tài liệu sẵn có tại công ty như hồ sơ xuất khẩu từ phòng kinh doanh xuất khẩu, báo cáo tài chính giai đoạn 2013-2015, và thông tin trên website công ty Những nguồn thông tin này có tính xác thực cao, đảm bảo hỗ trợ hiệu quả cho công tác nghiên cứu trong bài khóa luận.

Ngoài ra còn có các nguồn khác nhƣ internet, báo, tạp chí, sách và một số website nhƣ của tổng cục thống kê,

5 Bố cục của Khóa luận

Với phạm vi nghiên cứu nhƣ trên, chuyên đề này đƣợc trình bày những nội dung cơ bản sau:

Trong phần mở đầu, bài viết sẽ trình bày lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, ý nghĩa của nghiên cứu, phạm vi và đối tượng nghiên cứu, cũng như phương pháp nghiên cứu được áp dụng Cuối cùng, bố cục của chuyên đề sẽ được giới thiệu để người đọc có cái nhìn tổng quát Chương 1 sẽ tập trung vào cơ sở lý luận, cung cấp nền tảng cho các nội dung tiếp theo.

Chương 2: Thực trạng xuất khẩu và phân tích quá trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu bánh kẹo tại Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

Chương 3: K t luận và ki n nghị

CƠ SỞ LÍ LUẬN

Khái niệm và vai trò của xuất khẩu

1.1.1 Khái niệm của xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được công nhận là khu vực hải quan riêng, theo quy định tại điều 28 của Luật thương mại Việt Nam 2005.

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa là quá trình bán hàng hóa và dịch vụ cho quốc gia khác, sử dụng tiền tệ làm phương tiện thanh toán nhằm mục tiêu lợi nhuận Tiền tệ có thể là ngoại tệ đối với một quốc gia hoặc cả hai quốc gia tham gia Mục đích chính của xuất khẩu là tận dụng lợi thế so sánh của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế Khi việc trao đổi hàng hóa mang lại lợi ích cho các quốc gia, họ sẽ tích cực tham gia mở rộng hoạt động xuất khẩu.

Hoạt động xuất khẩu là một phần quan trọng của ngoại thương, đã xuất hiện từ sớm trong lịch sử xã hội và ngày càng phát triển mạnh mẽ Ban đầu, xuất khẩu chỉ đơn giản là trao đổi hàng hóa, nhưng hiện nay đã trở nên đa dạng và phong phú hơn với nhiều hình thức khác nhau.

Hoạt động xuất khẩu diễn ra trên nhiều lĩnh vực và trong mọi điều kiện kinh tế, bao gồm cả hàng tiêu dùng và nguyên liệu sản xuất, máy móc, thiết bị công nghệ cao Mục tiêu của các hoạt động này là mang lại lợi ích cho quốc gia và các doanh nghiệp tham gia.

Hoạt động xuất khẩu có tính chất đa dạng về không gian và thời gian, có thể diễn ra trong khoảng thời gian ngắn hoặc kéo dài nhiều năm, và có thể xảy ra trong phạm vi một quốc gia hoặc giữa nhiều quốc gia khác nhau.

1.1.2 Vai trò của xuất khẩu

 Đối với kinh t mỗi quốc gia

Xuất khẩu là một trong những nhân tố tạo đà, thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển kinh t của mỗi quốc gia

Để đạt được tăng trưởng và phát triển kinh tế, mỗi quốc gia cần có bốn điều kiện cơ bản: nguồn nhân lực, tài nguyên, vốn và công nghệ Tuy nhiên, nhiều quốc gia đang phát triển, như Việt Nam, thường thiếu vốn và công nghệ Do đó, câu hỏi quan trọng là làm thế nào để có vốn và công nghệ Xuất khẩu là một giải pháp hiệu quả để tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Đối với các quốc gia đang phát triển, việc công nghiệp hóa và hiện đại hóa là bước đi cần thiết để thoát khỏi tình trạng nghèo nàn và lạc hậu, nhưng điều này đòi hỏi một lượng vốn lớn để nhập khẩu công nghệ và thiết bị tiên tiến.

Thực t cho thấy, để có nguồn vốn nhập khẩu một nước có thể sử dụng nguồn vốn huy động chính nhƣ sau:

+ Đầu tư nước ngoài, vay nợ các nguồn viện trợ

+ Thu từ các hoạt động du lịch dịch vụ thu ngoại tệ trong nước

+ Thu từ hoạt động xuất khẩu

Vốn đầu tư nước ngoài đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế, nhưng việc huy động nguồn vốn này gặp nhiều khó khăn Các quốc gia vay vốn thường phải chấp nhận những điều kiện bất lợi và sẽ phải trả nợ trong tương lai.

Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn vốn cho nền kinh tế Nó không chỉ là cơ sở cho hoạt động nhập khẩu mà còn ảnh hưởng đến quy mô và tốc độ tăng trưởng của nhập khẩu Ở nhiều quốc gia, tình trạng kém phát triển thường do thiếu hụt nguồn vốn, dẫn đến việc phụ thuộc vào vốn từ bên ngoài Tuy nhiên, các cơ hội đầu tư, vay nợ và viện trợ từ nước ngoài chỉ thực sự có lợi khi có sự chuẩn bị và chiến lược hợp lý.

Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sản xuất và chuyển dịch cơ cấu kinh tế, giúp các chủ đầu tư và người cho vay nhận thấy khả năng sản xuất và xuất khẩu là nguồn vốn duy nhất để hiện thực hóa việc trả nợ.

Xuất khẩu đang tác động mạnh mẽ đến cơ cấu sản xuất và tiêu dùng toàn cầu, dẫn đến sự chuyển dịch kinh tế từ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ.

Có hai cách nhìn nhận về tác động của xuất khẩu đối với sản xuất và chuyển dịch cơ cấu kinh t

Để đạt được sự phát triển bền vững, các quốc gia chỉ nên xuất khẩu những sản phẩm thừa so với nhu cầu tiêu dùng nội địa Trong bối cảnh nền kinh tế còn lạc hậu và sản xuất chưa đủ đáp ứng nhu cầu, việc chỉ thụ động chờ đợi sự dư thừa từ sản xuất sẽ dẫn đến xuất khẩu bị hạn chế và tăng trưởng chậm Điều này sẽ cản trở cơ hội phát triển cho các ngành sản xuất trong nước.

Thị trường thế giới đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sản xuất và xuất khẩu, góp phần tích cực vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế Xuất khẩu không chỉ tạo tiền đề cho sự phát triển của các ngành mà còn thúc đẩy sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau Chẳng hạn, khi ngành dệt may xuất khẩu phát triển, các ngành liên quan như bông, kéo sợi, nhuộm và tẩy cũng sẽ có cơ hội mở rộng và phát triển.

+ Xuất khẩu tạo điều kiện mở rộng thị trường sản phẩm, góp phần ổn định sản xuất, tạo lợi th nhờ quy mô

Xuất khẩu không chỉ giúp mở rộng khả năng cung cấp đầu vào cho sản xuất mà còn tạo điều kiện cho việc mở rộng thị trường tiêu dùng của một quốc gia Nhờ vào xuất khẩu, quốc gia có thể tiêu thụ nhiều loại hàng hóa với số lượng vượt xa khả năng sản xuất nội địa, bao gồm cả những sản phẩm mà họ không thể tự sản xuất.

Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chuyên môn hóa và nâng cao hiệu quả sản xuất của các quốc gia Nó không chỉ cho phép phát triển chuyên môn hóa sản xuất một cách sâu rộng mà còn tạo điều kiện cho việc nghiên cứu và thử nghiệm sản phẩm ở nước này, sau đó sản xuất ở nước khác Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hiện nay, sự hợp tác này càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Lắp ráp sản phẩm tại nước thứ ba, tiêu thụ ở nước thứ tư và thanh toán thực hiện tại nước thứ năm cho thấy sự phức tạp trong chuỗi cung ứng toàn cầu Điều này minh chứng cho tác động ngược của chuyên môn hóa đối với xuất khẩu, khi hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia nhưng lại tiêu thụ ở quốc gia khác, tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các nền kinh tế.

Những vấn đề cơ bản của hợp đồng xuất khẩu

1.2.1 Khái niệm về hợp đồng xuất khẩu

Hợp đồng là thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm tạo ra, thay đổi hoặc chấm dứt mối quan hệ pháp lý giữa các bên liên quan.

Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc thông qua hành vi cụ thể Đối với những hợp đồng mà pháp luật yêu cầu phải lập thành văn bản, cần tuân thủ các quy định này theo Điều 24 của Luật Thương mại Việt Nam 2005.

Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận giữa các bên nhằm xác định nội dung thực hiện và chấm dứt quan hệ trao đổi hàng hóa.

Hợp đồng ngoại thương, hay hợp đồng xuất nhập khẩu, là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán đến từ hai quốc gia khác nhau Hợp đồng này quy định rằng bên bán có trách nhiệm cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ liên quan đến hàng hóa cùng quyền sở hữu cho bên mua Đồng thời, bên mua phải nhận hàng và thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng.

Hợp đồng này là sự thỏa thuận giữa các bên ký kết, được thể hiện bằng văn bản Văn bản hợp đồng mang giá trị pháp lý, buộc các bên phải chịu trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận và ký kết.

Những văn bản này phải đƣợc hình thành trên cơ sở thỏa thuận một cách bình đẳng và tự nguyện giữa các bên

Hợp dồng có thể ký giữa:

 Pháp nhân với pháp nhân

 Pháp nhân với cá nhân có đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật Trong đó:

Pháp nhân là tổ chức hợp pháp, sở hữu tài sản riêng và chịu trách nhiệm độc lập bằng tài sản đó Tổ chức này có quyền quy định và tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách tự chủ.

Mọi cá nhân cần có năng lực pháp lý và năng lực hành vi để có thể ký kết hợp đồng Tuy nhiên, một số đối tượng như người vị thành niên, người say rượu, người mắc bệnh tâm thần và người mất quyền công dân không đủ điều kiện để thực hiện quyền này.

1.2.2 Đặc điểm và vai trò hợp đồng xuất khẩu

 Vai trò của hợp đồng xuất khẩu

Sự phát triển của nền kinh tế thị trường và sự gia tăng số lượng doanh nghiệp đã đóng góp tích cực vào việc tạo ra của cải cho xã hội và giải quyết việc làm cho người lao động Hợp tác buôn bán giữa các công ty không chỉ diễn ra trong phạm vi một quốc gia mà còn mở rộng ra toàn cầu với quy mô ngày càng lớn Để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong giao dịch, hợp đồng trở thành yếu tố quan trọng hàng đầu mà các bên cần chú ý Hợp đồng xác định các nội dung cần thiết cho quá trình mua bán, có thể được thỏa thuận bằng miệng hoặc văn bản, nhưng hiện nay thường được lập bằng văn bản Hợp đồng không chỉ là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện cam kết mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, đặc biệt trong các giao dịch xuất khẩu.

 Đặc điểm của hợp đồng xuất khẩu

Chủ thể của hợp đồng, bao gồm người mua và người bán, phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau, điều này là đặc điểm quan trọng nhất Cần lưu ý rằng quốc tịch không phải là yếu tố quyết định để phân biệt, vì người mua và người bán có thể đến từ các quốc gia khác nhau.

11 tịch khác nhau nhƣng n u việc mua bán đƣợc thực hiện trên lãnh thỗ của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính chất quốc t

- Ðặc điểm 2: Ðồng tiền thanh toán có thể l ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc cả hai bên

Hàng hóa trong hợp đồng mua bán quốc tế là đối tượng chính được chuyển ra khỏi lãnh thổ của người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng (Đoàn Thị Hồng Vân, 2005, trang 156)

 Nội dung các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng

Nội dung cơ bản của một văn bản hợp đồng xuất khẩu bao gồm phần mở đầu, thông tin về các bên tham gia hợp đồng, nội dung chi tiết của hợp đồng và phần ký kết hợp đồng.

- Phần mở đầu, gồm: Quốc hiệu, tên hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng, thời gian, địa điểm ký hợp đồng, những căn cứ xác lập hợp đồng

- Những thông tin về chủ thể hợp đồng: Tên, địa chỉ, các số máy Fax, telex, phone, địa chỉ email, website (n u có), người đại diện ký k t

-Phần nội dung của văn bản hợp đồng kinh t thường gồm 3 cụm điều khoản: những điều khoản chủ y u, điều khoản thường lệ, điều khoản tùy nghi

Nội dung cơ bản của hợp đồng bao gồm các điều kiện mua bán mà các bên đã thỏa thuận Để thương thảo hợp đồng hiệu quả, các bên cần nắm vững các điều kiện thương mại quốc tế Sự mơ hồ hoặc thiếu chính xác trong việc áp dụng các điều kiện thương mại có thể dẫn đến tranh chấp và kiện tụng, làm tăng chi phí kinh doanh.

1.2.3 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Sau khi ký hợp đồng mua bán ngoại thương, đơn vị xuất khẩu phải thực hiện hợp đồng một cách nghiêm túc Công việc này phức tạp, yêu cầu tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo vệ quyền lợi quốc gia và uy tín của doanh nghiệp.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, các đơn vị kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành của pháp luật, bao gồm các văn bản luật do Quốc hội thông qua, nghị định của Chính phủ, cũng như các quy định và thông tư hướng dẫn từ Thủ tướng Chính phủ.

Các bộ, ngành quản lý xuất khẩu và nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu thường xuyên cập nhật thông tin từ các văn bản pháp luật thông qua các trang web như www.chinhphu.vn, www.customs.gov.vn, và www.moit.gov.vn Việc này giúp tiết kiệm chi phí lưu thông, đồng thời nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả trong toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.

Trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu doanh nghiệp cần quan tâm đ n các qui định thông tƣ mới nhƣ:

THỰC TRẠNG XUẤT KHẨU VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN MỘT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BÁNH KẸO TẠI CÔNG TY

Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn, thành lập năm 1999 tại Thủ Dầu Một, Bình Dương, là một trong những công ty con của Tập đoàn Dan D Foods, được thành lập vào tháng 3/1989 tại Richmond, Canada Tập đoàn hiện có mặt ở 6 quốc gia, bao gồm Canada, Mỹ, Việt Nam, Thái Lan và Trung Quốc, với hơn 800 nhân viên Để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng tăng, Tập đoàn đã xây dựng nhà máy gần nguồn nguyên liệu, từ đó Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn được thành lập với nhiệm vụ thu mua, sơ chế, đóng gói và xuất khẩu nông sản sang các thị trường khác.

Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Dân Ôn

Hình 2.1: Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

Thông tin chi ti t về Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn:

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM DÂN ÔN

Giám đốc: Lưu Bảo Hoa

Tên giao dịch ti ng Anh: Dan On Foods Company Limited

Tên giao dịch: Dan On Foods Co.Ltd

Trụ sở tại: 290, Đường Lê Chí Dân, hu 2, Phường Hiệp An, Thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Điện thoại: 0650 3830388, Fax: 0650 3830389

Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn chuyên sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm từ hạt như hạt điều, đậu phộng, mè, cùng với các loại hạt khác như đậu nành, hạt bí, hạt hạnh đào, hạt ba tây, hồ trăn và hạt hướng dương Các nguyên liệu này được chế biến qua các quy trình sấy, chiên và tẩm ướp gia vị, mang đến sản phẩm chất lượng cao cho thị trường.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

 Chức năng: Sản xuất ra thực phẩm các loại có chất lƣợng cao, phục vụ tiêu dùng trong nước và xuất khẩu sang các nước

Nhiệm vụ chính là thu mua nguyên vật liệu chất lượng cao nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất Mục tiêu là sản xuất các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.

Lựa chọn các công ty cung cấp nguyên vật liệu uy tín và nghiên cứu sự thay đổi trong nhu cầu người tiêu dùng là rất quan trọng Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản phẩm, thiết kế tổ chức sản xuất, phân phối, quảng cáo và thực hiện chế độ hậu đãi hiệu quả.

Thực hiện chính sách chất lƣợng trên nền tảng ISO22000, BRC, HACCP

Tham gia các hội chợ lương thực thực phẩm trong và ngoài nước

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

Công ty chuyên tổ chức sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu, hợp tác với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước Chúng tôi thực hiện hợp đồng gia công với các đối tác nước ngoài, nhưng tập trung chủ yếu vào đầu tư sản xuất nông sản xuất khẩu trực tiếp.

Luôn tuân thủ các quy định của nhà nước là điều cần thiết, bao gồm thủ tục giấy tờ, nghĩa vụ đóng thuế, quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh và chất lượng sản phẩm.

- Sản xuất những sản phẩm có chất lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu

- Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao tay nghề

- Cố gắng thực hiện những mục tiêu công ty đã đề ra

- Tham gia các hội chợ hàng lương thực thực phẩm trong và ngoài nước

- Thuê làm quảng cáo và quảng cáo ở nước ngoài

- Nâng cao đời sống, đảm bảo sức khỏe cho công nhân viên, góp phần xây dựng nền kinh t đất nước nói chung và tỉnh nhà nói riêng

Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn không chỉ tạo việc làm cho hàng trăm người tại địa phương, mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế tỉnh nhà Công ty tham gia nhiều hoạt động xã hội, như xây dựng nhà tình thương cho bà mẹ Việt Nam anh hùng, tài trợ cho trường câm điếc Lái Thiêu, hỗ trợ trẻ tật nguyền và mồ côi tại làng SOS, cùng với việc trao học bổng cho sinh viên nghèo hiếu học tại Đại Học Bình Dương và TP HCM Những hoạt động này không chỉ mang lại ý nghĩa kinh tế mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội lớn lao của công ty đối với cộng đồng.

 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Thực

Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Dân Ôn

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Dân Ôn

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế đơn giản với các phòng ban được thành lập dựa trên chức năng và tính chất trực tuyến, do Giám Đốc đứng đầu Ưu điểm của mô hình này là việc quản lý trở nên rõ ràng, với trách nhiệm và quyền hạn được phân định cụ thể ở từng khâu Điều này giúp việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trở nên dễ dàng hơn.

Tất cả quy định về đơn hàng và quản lý hành chính chủ yếu tập trung vào cấp quản lý cao, với các quy định quan trọng liên quan đến từng khâu phụ thuộc vào Giám Đốc công ty, dẫn đến việc xét duyệt đôi khi không kịp thời.

 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Công ty khá gọn nhẹ, chức năng của từng bộ phận đƣợc phân công cụ thể nhƣ sau:

Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về các hoạt động của doanh nghiệp Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh và tổ chức sản xuất một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo phù hợp với định hướng chiến lược chung của tập đoàn.

Chức năng nhiệm vụ sau:

- Theo dõi quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên

- Công việc chính là làm công tác tham mưu tuyển dụng đào tạo, bố trí, sắp x p nhân sự trong toàn Công ty

Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng, thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu mở rộng thị trường và tiếp thị sản phẩm mới Đồng thời, bộ phận này cũng thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, với phòng kinh doanh quản lý các hoạt động của phòng xuất nhập khẩu.

* Bộ phận thu mua: với chức năng nhiệm vụ nhƣ sau:

 Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tổ chức điều hành quản lý hệ thống thu mua của công ty

 Phân công và kiểm soát thực hiện công việc của các nhân viên thu mua

 Xây dựng chi n lƣợc mua hàng, k hoạch mua hàng hiệu quả

 Thu mua nguyên vật liệu và triển khai k hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất theo đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn

 Tìm ki m nhà cung cấp thích hợp

 Thương thảo về giá cả, chất lượng sản phẩm

 Theo dõi thực hiện các hợp đồng

 Đánh giá và quản lý nhà cung cấp

 Liên quan đ n thu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

 Liên quan đ n báo cáo, đối chi u, kiểm tra số liệu thanh toán công nợ cho các nhà cung cấp

Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc hoạch định kế hoạch mua hàng và tổ chức hệ thống thu mua nguyên vật liệu nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

 Đề ra các biện pháp cải ti n công tác điều hành trong bộ phận thu mua

 Lập và tổ chức triển khai k hoạch hoạt động của bộ phận thu mua

*Bộ phận đảm bảo chất lượng:

Có chức năng, nhiệm vụ: Đảm bảo tất cả các sản phẩm xuất ra phải đạt chất lƣợng và an toàn thực phẩm

Bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) đảm nhiệm việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm ở từng giai đoạn cũng như thành phẩm trước khi xuất kho Khi phát hiện lỗi sản phẩm, QC sẽ phối hợp với bộ phận sản xuất để phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục Đồng thời, bộ phận này cũng theo dõi và thực hiện các chính sách dựa trên tiêu chuẩn ISO 22000, BRC và HACCP.

 Bộ phận R & D: Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

Giám đốc nhà máy chịu trách nhiệm quản lý xưởng sản xuất, tổ chức quy trình sản xuất và theo dõi lượng nguyên liệu nhập, thành phẩm, bán thành phẩm, cũng như việc xuất nhập kho Vị trí này cũng quản lý các bộ phận Sản xuất, Bảo trì và Thủ kho để đảm bảo hoạt động hiệu quả của nhà máy.

 Bộ phận quản lý sản xuất:

 Lập và giám sát k hoạch sản xuất, kiểm tra các hoạt động theo lịch ngày, tuần, tháng

 Ƣớc tính chi phí, lập tiêu chuẩn chất lƣợng

Chúng tôi cung cấp hỗ trợ và giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất, máy móc, kỷ luật, cũng như những vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo nhà máy hoạt động hiệu quả.

 Cải ti n kỹ thuật để hệ thống sản xuất đạt hiệu suất cao nhất, giảm chi phí sản xuất

Thực trạng xuất khẩu Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-

2.2.1 Kim ngạch xuất khẩu theo mặt hàng của Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn chuyên sản xuất các loại hạt như hạt điều, đậu phộng, kẹo mè, hạt hướng dương, hạt phỉ, hồ đào và trái cây sấy khô, trong đó hạt điều là sản phẩm xuất khẩu chủ lực Việt Nam có điều kiện thổ nhưỡng và khí hậu lý tưởng cho cây điều phát triển, cùng với nguồn nguyên liệu dồi dào và lao động giá rẻ Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh điều, đồng thời sản phẩm hạt điều mang lại giá trị kinh tế cao và được thị trường Mỹ, Trung Quốc và Canada ưa chuộng.

Bảng 2.1: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Doanh thu theo mặt hàng qua các năm nhƣ sau:

Hạt điều các loại Đậu phộng các loại Kẹo mè Các loại khác

Năm 2013 Tỉ trọng % Năm 2014 Tỉ trọng % Năm 2015 Tỉ trọng %

Nguồn: Phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Hình 2.3: Biểu đồ cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Thực

Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

Trong giai đoạn 2013-2014, doanh thu từ các mặt hàng xuất khẩu hầu hết đều giảm, tuy nhiên mặt hàng hạt điều lại ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ, đạt 70% trong năm 2014 so với năm trước.

Năm 2013, tỷ lệ chi tiêu đạt 60.85%, tăng 9.15% so với năm trước, và năm 2015 tăng 2.73% so với năm 2014 Dù thị trường thế giới gặp nhiều biến động và khó khăn do các rào cản kỹ thuật thương mại từ nhiều quốc gia, việc xuất khẩu vẫn đối mặt với thách thức.

Mỹ đã sửa đổi bổ sung các quy định an toàn thực phẩm (FSMA) của FDA, và công ty chúng tôi luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này, giúp tạo dựng uy tín và niềm tin từ khách hàng Mặt hàng chủ lực của công ty, hạt điều, đang gia tăng mạnh mẽ trong cơ cấu sản phẩm, tiếp theo là đậu phộng và kẹo mè, trong khi các sản phẩm khác chiếm tỉ trọng nhỏ Xu hướng phát triển của công ty trong lĩnh vực hạt điều cho thấy sự lựa chọn đúng đắn về mặt hàng chủ lực Nếu công ty có khả năng chủ động hơn về nguồn nguyên liệu và thường xuyên thu thập thông tin thị trường, cũng như thực hiện các chuyến khảo sát thực tế, thì lợi nhuận dự kiến sẽ ngày càng tăng cao.

Theo doanh thu của nhóm mặt hàng ta thấy:

Bảng 2.2: Doanh thu xuất khẩu của mặt hàng hạt điều tại Công ty TNHH

Thực Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Hình 2.4: Biểu đồ kim ngạch xuất khẩu hạt điều tại Công ty TNHH Thực

Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

Hạt điều là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty, với doanh thu cao nhất trong các mặt hàng Năm 2014, doanh thu đạt 17,471,239.60 USD, tăng mạnh 3,922,115.00 USD (128.95%) so với năm 2013 Năm 2015, doanh thu tiếp tục tăng 722,439.17 USD (105.33%) so với năm 2014 Trong khi đó, đậu phộng, dù được ưa chuộng, nhưng doanh thu xuất khẩu giảm nhẹ Năm 2013, doanh thu đậu phộng đạt 4,370,094.70 USD, chiếm 19.63% tổng kim ngạch Tuy nhiên, năm 2014 doanh thu giảm xuống còn 3,893,642.70 USD (15.60%), và năm 2015 tiếp tục giảm, chỉ còn 14.64% trong tổng kim ngạch.

Kẹo mè: cũng nhƣ mặt hàng đậu phộng, mặt hàng này có tỉ trọng ngày càng giảm

Tỉ trọng năm 2015 chỉ đạt 12.23%, so với năm 2013 là 19.02%

2.2.2 Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường

Thị trường là môi trường hoạt động của doanh nghiệp, với mỗi công ty là một chủ thể tham gia Nghiên cứu thị trường là yếu tố quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh, và việc lựa chọn thị trường xuất khẩu ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh Việt Nam đã thiết lập quan hệ thương mại với hơn 150 quốc gia, và việc gia nhập WTO đã mang lại nhiều ưu đãi trong hoạt động buôn bán quốc tế.

Công ty Dân Ôn tập trung vào hoạt động xuất khẩu với tỷ trọng cao hơn so với nhập khẩu Theo bảng tình hình xuất khẩu theo thị trường trong giai đoạn 2013-2015, cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty đã có sự phát triển đáng kể.

Bảng 2.3: Thị trường xuất khẩu tại Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Công ty chủ yếu sản xuất hàng hóa để xuất khẩu, với thị trường nội địa chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ Xuất khẩu chủ yếu tập trung vào Canada và Trung Quốc, trong đó doanh thu từ Canada đạt 10,741,246.82 USD, chiếm khoảng 48,24% vào năm 2013 và 50,68% vào năm 2015, với doanh thu tăng lên 12,677,789.63 USD Canada hiện đang dẫn đầu trong cơ cấu thị trường xuất khẩu do trụ sở chính của công ty đặt tại đây Trung Quốc đứng thứ hai với tỷ lệ 18,12%, 17,48% và 18,14% trong giai đoạn 2013-2015, doanh thu lần lượt là 4,033,538.75 USD, 4,362,818.13 USD và tiếp tục tăng lên 4,537,788.16 USD.

Thị trường Hồng Kông, Nhật Bản và Mỹ là cơ hội tiềm năng cho doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là công ty Dân Ôn, nhờ vào ưu đãi thuế quan từ Hiệp Định thương mại Việt-Mỹ Tuy nhiên, việc thâm nhập vào các thị trường lớn như Canada và Trung Quốc, chiếm gần 70% doanh thu, không hề dễ dàng do yêu cầu khắt khe về chất lượng và bao bì sản phẩm Mặc dù doanh thu hiện tại là thành công lớn của công ty, nhưng cũng đặt ra thách thức trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh bền vững Sự biến động trong xu hướng tiêu dùng có thể ảnh hưởng lớn đến công ty, do đó, Dân Ôn cần liên tục đổi mới sản phẩm để giữ chân khách hàng và đảm bảo sự tin tưởng từ họ.

2.2.3 Kim ngạch xuất khẩu theo phương thức kinh doanh

Công ty TNHH TP Dân Ôn đã triển khai hình thức xuất khẩu trực tiếp với hai phương thức hoạt động chính: xuất kinh doanh và xuất sản xuất, trong đó xuất sản xuất là ưu tiên hàng đầu.

Bảng 2.4: Doanh thu theo phương thức kinh doanh xuất khẩu tại Công ty

TNHH Thực Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Theo bảng tổng kết doanh thu, sản xuất của công ty đã tăng liên tục qua các năm Cụ thể, năm 2013, doanh thu xuất khẩu đạt 18,919,748.06 USD, chiếm tỷ trọng 84.98% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty.

Năm 2014, xuất khẩu tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ, đạt 89,50% trong tổng kim ngạch với giá trị 22.338.254,90 USD Đến năm 2015, mức tăng này không ngừng lại mà còn vươn lên 90,43%, chiếm ưu thế trong tổng kim ngạch xuất khẩu Nguyên nhân cho sự tăng trưởng này là

Ngoài các nguồn nguyên liệu sản xuất như bao bì, đường, muối và hủ nhựa, hầu hết các nguyên liệu khác được nhập khẩu từ nước ngoài với chất lượng cao Điều này nhằm đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng từ các thị trường như Mỹ, Canada và EU, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn mong đợi.

Phương thức xuất kinh doanh đang giảm tỉ trọng do nguyên liệu sản xuất chủ yếu có nguồn gốc trong nước, nhưng hầu hết sản phẩm vẫn sử dụng nguyên liệu nhập khẩu Một số nguyên liệu như hạt hồ đào, hạt phỉ, hạt hướng dương, hạnh nhân và bột gia vị wasabi không có sẵn trong nước Ngoài ra, một số nguyên liệu như bao bì hay dầu thực vật canola cũng phải nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng, mặc dù có thể sản xuất trong nước Sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm điều nhân và điều chiên, trong khi một số mặt hàng khác như thức uống và đồ thủ công mỹ nghệ có xuất khẩu nhưng với số lượng rất ít.

Xuất kinh doanh Xuất sản xuất

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Hình 2 5: Cơ cấu xuất khẩu theo phương thức kinh doanh tại Công ty TNHH

Thực Phẩm Dân Ôn giai đoạn 2013-2015

2.2.4 Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo phương thức thanh toán quốc tế

Công ty áp dụng theo các nguyên tắc đƣợc nêu trong UCP 600

Nguồn: Phòng Tài chính Công ty Dân Ôn

Hình 2.6: Các phương thức thanh toán chủ yếu doanh tại Công ty TNHH Thực

Phương thức thanh toán chuyển tiền (T/T) chiếm khoảng 60% tổng số lần thanh toán và chỉ áp dụng cho các khách hàng quen, có uy tín và đã hợp tác lâu dài với công ty, như Dan-D Foods Ltd ở Canada và Cashew Farm Mỹ Khách hàng chỉ thanh toán sau khi nhận hàng hoặc chứng từ xác nhận từ người bán, điều này có thể gây rủi ro lớn cho công ty nếu hàng hóa đã giao mà khách hàng không thanh toán Tuy nhiên, các khách hàng này thường thanh toán đúng hạn, chủ yếu qua T/T sau 30 đến 60 ngày kể từ ngày ghi trên B/L.

Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Hình 2.7: Sơ đồ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Thực

2.3.1 Thương thảo, ký kết hợp đồng

Trước khi đàm phán khách hàng thì công tác chuẩn bị là một khâu rất quan trọng cho việc đàm phán thành công hay thất bại

 Công tác chuẩn bị đàm phán

Bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin về đối tác, bao gồm tình hình kinh doanh, khả năng tài chính, uy tín và mối quan hệ làm ăn Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, họ sẽ xác định thông tin về hàng hóa và thị trường xuất khẩu Dựa trên những dữ liệu này, trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ xây dựng chiến lược đàm phán nhằm hợp nhất các quan điểm khác nhau, giải quyết công việc và duy trì mối quan hệ Trong một số trường hợp, chiến lược thỏa hiệp sẽ được áp dụng khi các bên có sức mạnh ngang nhau nhưng cần đạt được mục tiêu chung Công ty cũng cần khéo léo né tránh những vấn đề không quan trọng để tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn, đồng thời kéo dài thời gian thu thập thông tin trước những câu hỏi bất ngờ từ đối tác Cuối cùng, sau khi hoàn thiện chiến lược, bộ phận kinh doanh sẽ tham mưu và tiến hành đàm phán cùng ban giám đốc.

 Giao dịch đàm phán ký k t

Các bước thực hiện đàm phán ký k t gồm:

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Hình 2.8: Sơ đồ quá trình đàm phán tại Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn

Chấp nhận thoã thuận Chào hàng

Thương lượng (giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán…)

Sau khi hoàn tất công tác chuẩn bị cho đàm phán, Ban giám đốc cùng bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành gặp gỡ đối tác tại địa điểm đã được hai bên thống nhất.

Chào hàng là quá trình trong đó nhân viên kinh doanh của công ty gửi thư chào hàng đến đối tác, thể hiện các sản phẩm mà đối tác quan tâm cùng với điều kiện, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng cụ thể.

Thương lượng giá, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán là bước quan trọng trong quá trình hợp tác giữa các bên Khi nhận được thư chào hàng, nếu không đồng ý với các điều kiện, bên nhận có thể đề xuất thay đổi để tiến hành thương lượng cho đến khi đạt được thỏa thuận Sau khi thống nhất, công ty sẽ lập văn bản xác nhận, thường là hai bản, do nhân viên công ty hoặc đối tác soạn thảo Công ty ưu tiên giao dịch trực tiếp với đối tác để giảm chi phí trung gian, dễ dàng đạt thỏa thuận và chủ động trong sản xuất, tiêu thụ hàng hóa Các hợp đồng của Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn thường được đàm phán và ký kết trực tiếp, chủ yếu giữa Công ty mẹ và Công ty con với các điều khoản đơn giản, cùng với những khách hàng lẻ thực hiện giao dịch trực tiếp.

Việc ký kết hợp đồng là bước quan trọng sau khi giao dịch đàm phán thành công, có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua tài liệu Khi ký kết, cần chú ý đến địa điểm và thời gian, cũng như lựa chọn hình thức ký kết phù hợp với từng trường hợp Một trong những ưu điểm lớn là khách hàng chủ yếu được giới thiệu bởi công ty mẹ, giúp tăng khả năng thành công của đàm phán Thêm vào đó, công ty mẹ cũng hỗ trợ cung cấp thông tin khách hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin.

Công ty gặp khó khăn trong việc giao tiếp với khách hàng do thiếu chú trọng vào thông tin từ công ty mẹ, dẫn đến việc không tìm hiểu kỹ lưỡng và gây ra sự khác biệt văn hóa Điều này làm cho chiến lược đàm phán chưa hợp lý, kéo dài thời gian thương thảo và gây khó chịu cho khách hàng Giao tiếp chủ yếu do Ban giám đốc và các trưởng phòng thực hiện, trong khi nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu giao tiếp lưu loát với khách hàng nước ngoài, chỉ tập trung vào đàm phán với khách hàng trong nước Điều này tạo gánh nặng cho ban lãnh đạo, đặc biệt vào mùa cao điểm.

2.3.2 Triển khai thực hiện theo nội dung hợp đồng

Quá trình lập k hoạch sản xuất:

Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, ban giám đốc và trưởng phòng các bộ phận sẽ họp để triển khai thực hiện hợp đồng theo yêu cầu từ khách hàng Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển thông tin về nhu cầu nguyên vật liệu cho người phụ trách, bao gồm số lượng nguyên liệu, bao bì, tem nhãn cần thiết, và gửi email xuống bộ phận kho Nhân viên kho sẽ kiểm tra tồn kho và đề xuất thu mua thêm nguyên vật liệu thiếu, sau đó trình lên ban giám đốc để xin ký duyệt Bộ phận QC và kho sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho, trong khi bộ phận bảo trì sẽ kiểm tra máy móc trước khi sản xuất Cuối cùng, kế hoạch sản xuất, tiến trình và lịch hoàn thành cho từng đơn hàng sẽ được thống nhất với bộ phận sản xuất.

Khâu chuẩn bị được đảm nhận bởi từng cá nhân, tạo thành một chuỗi liên kết chặt chẽ để sản xuất đơn hàng, với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.

Sự phân công công việc theo chuyên môn là yếu tố quan trọng trong quy trình làm việc Trưởng phòng kinh doanh, với kiến thức chuyên môn sâu, sẽ lập kế hoạch tổng quát cho toàn bộ quy trình, xác định số bước cần thiết Sau đó, họ sẽ tham khảo ý kiến từ các trưởng bộ phận để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng khâu Khi tất cả công việc đã được thống nhất, các trưởng bộ phận sẽ triển khai và phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình Quá trình lập kế hoạch này thường chỉ mất từ 2-3 tiếng nhờ vào kinh nghiệm của các trưởng phòng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ giao hàng thông qua sự phối hợp chặt chẽ và nhịp nhàng giữa các bộ phận.

Sự đa dạng của bao bì và nguyên liệu gây khó khăn cho nhân viên kế hoạch trong việc xem xét và tính toán Khi khách hàng yêu cầu bao bì và tem nhãn mới, công ty phải tìm kiếm nhà cung cấp hoặc nhà thiết kế mới, dẫn đến mất thời gian Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt, bộ phận thu mua sẽ chọn nhà cung cấp và tiến hành thu mua nguyên vật liệu.

Quá trình mua nguyên vật liệu để sản xuất:

Bảng 2.5: Các bước tiến hành chọn nhà cung cấp nguyên liệu

Nội dung thực hiện Người thực hiện

1 Chọn nhà cung cấp (NCC) theo yêu cầu Công ty yêu cầu NCC cho thông tin về sản phẩm mua, gửi mẫu

Trưởng bộ phận thu mua

2 Gửi mẫu đ n cho bộ phận QC kiểm tra và chờ k t quả Trưởng bộ phận thu mua

Mỗi năm một lần hoặc khi cần

3 Liệt kê các NCC theo từng loại sản phẩm cần mua:

Trưởng bộ phận thu mua

Sau khi có k t quả kiểm tra sản phẩm mẫu đạt yêu cầu của QC

-Các NCC sản phẩm nhập khẩu

4 Lập bảng đánh giá NCC theo từng loại nguyên liệu Trưởng bộ phận thu mua

Mỗi khi chuẩn bị đánh giá NCC

5 Đánh giá NCC đã đƣợc chọn về nguyên vật liệu và sản phẩm Đại diện phòng thu mua, QC

Mỗi năm một lần hay khi cần thi t

6 Lập phi u xét duyệt các NCC đƣợc đánh giá là đạt yêu cầu và trình Giám đốc

Sau khi đánh giá các NCC

7 Duyệt NCC để đặt mua hàng hàng Giám đốc hi nhận danh sách NCC đƣợc đánh giá

Nguồn: Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu Công ty Dân Ôn

Trưởng bộ phận thu mua tìm kiếm nhà cung cấp uy tín theo yêu cầu của công ty và yêu cầu họ cung cấp thông tin sản phẩm cùng mẫu Sau khi nhận mẫu, bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) tiến hành kiểm tra Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, trưởng bộ phận thu mua sẽ liệt kê các nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nhập khẩu Từ đó, bảng đánh giá nhà cung cấp được lập và trình Giám đốc phê duyệt Sau khi được duyệt, QC trưởng sẽ cấp mã số cho các nhà cung cấp mới Quy trình chọn nhà cung cấp chỉ diễn ra một lần mỗi năm.

Trong trường hợp nhà cung cấp nguyên vật liệu hoặc sản phẩm cung cấp các sản phẩm độc quyền hoặc đã được chỉ định bởi công ty mẹ hoặc khách hàng, việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp sẽ không được tiến hành.

Quy trình mua hàng bắt đầu khi bộ phận thu mua nhận báo giá nguyên vật liệu từ giám đốc, dựa trên giá cả do công ty mẹ chỉ định Khi có nhu cầu nguyên liệu, bộ phận này sẽ nhận phiếu đề nghị từ quản lý sản xuất và chọn nhà cung cấp trong danh sách đã phê duyệt Đối với nguyên vật liệu không do công ty quy định giá, bộ phận thu mua yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá mới Mua sắm nguyên liệu nhập khẩu tuân theo chỉ định của công ty mẹ, trong khi nguyên liệu trong nước sẽ được thương lượng và xác lập đơn đặt hàng Sau khi đơn hàng được giám đốc ký duyệt, bộ phận thu mua phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để thực hiện giao dịch, đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng theo hợp đồng Cuối cùng, khi nguyên vật liệu được chuyển về công ty, bộ phận QC sẽ kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói và nhập kho.

Khi bảo quản hạt khô như hạt điều, cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi lưu trữ Sau đó, hãy đặt chúng ở khu vực riêng biệt, đảm bảo không gian thoáng mát và sạch sẽ để duy trì chất lượng.

Các sản phẩm cần giữ lạnh theo yêu cầu của Q/C sau khi kiểm tra hàng sẽ được cho vào các container lạnh để bảo quản như kho trữ hàng Đối với các loại hạt như điều nhân, đậu phộng nhân, quả óc chó, hạnh đào, công nhân sẽ phân loại vào các túi nylon dày, lớn và hút chân không (nếu có yêu cầu) Sau đó, các sản phẩm này sẽ được sắp xếp ngăn nắp trên các kệ trong kho nguyên liệu, quản lý theo mã Bin bằng phần mềm Microsoft Navision 4.0.

Đánh giá chung về công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty

Qua quá trình phân tích tình hình xuất khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể nhưng cũng gặp phải một số hạn chế.

Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong thời gian qua, với tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu khá tốt Công ty luôn đảm bảo giao hàng đúng thời gian, chất lượng và số lượng, với số hợp đồng sai sót không đáng kể Mặc dù tỷ trọng xuất khẩu có giảm so với nội địa, doanh thu xuất khẩu vẫn tăng mạnh, từ 22,264,744.46 USD năm 2013 lên 24,958,940.80 USD, tương ứng với mức tăng 112.10% so với năm 2013 và 100.23% vào năm 2015.

Hạt điều là mặt hàng chủ lực, đóng góp đáng kể vào doanh thu của Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn Những thành công này chứng tỏ quy trình thực hiện hợp đồng của công ty hoạt động hiệu quả.

Việc thực hiện hiệu quả các hợp đồng không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng truyền thống Chúng tôi đã nhận được sự tin tưởng từ các thị trường khó tính như Canada, Mỹ, Nhật Bản và Chi-Lê, đồng thời ký kết thêm nhiều hợp đồng mới.

Những thành tựu đạt được là kết quả của sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận và nhân viên, thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng bộ và chặt chẽ trong từng khâu của quy trình.

Cơ sở vật chất của công ty hiện đại và hoàn thiện, giúp tăng năng suất và giảm chi phí Hệ thống máy móc sản xuất tiên tiến đảm bảo các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, tạo uy tín trên thị trường quốc tế, đặc biệt tại Canada, Mỹ và các nước EU.

Vốn kinh doanh của công ty được vay kịp thời tại Viettinbank, giúp tạo ra nguồn vốn ổn định và đảm bảo quy trình thực hiện đúng thời hạn quy định.

Công ty sở hữu một ban Giám đốc dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực chế biến nông sản thành bánh kẹo, cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và sáng tạo, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Sự nhiệt huyết và thân thiện của nhân viên đã góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục cần thiết.

Khâu xin giấy phép: Không phải tốn thời gian xin giấy phép xuất khẩu cho các mặt hàng xuất khẩu thường xuyên như thực phẩm ch bi n các loại

Khâu chuẩn bị sản xuất:

Nguồn nguyên liệu điều nhân chủ yếu được cung cấp từ các công ty tại Bình Dương và các tỉnh lân cận, giúp quá trình vận chuyển trở nên thuận lợi và nhanh chóng.

Một số nguyên liệu nhập từ Công ty mẹ hay các Công ty chi nhánh ở Canada, Mỹ

Thái Lan nên không cần phải ti n hành bước đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp mà nguyên liệu vẫn đảm bảo chất lƣợng

Khi ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp, hàng hóa thường được chuẩn bị sẵn theo yêu cầu về thời gian giao hàng cho từng đợt Tuy nhiên, vẫn có thể xảy ra tình trạng thiếu hàng trong một số trường hợp.

Trong khâu sản xuất: Công ty có một số máy móc hiện đại, chuyên dùng, phục vụ tốt cho sản xuất, kiểm tra chất lƣợng

Kiểm tra chất lượng sản phẩm là điều cần thiết, bởi vì chúng phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về an toàn vệ sinh thực phẩm và các quy định của nhà nước Do đó, việc xin cấp giấy chứng nhận chất lượng trở nên dễ dàng hơn.

Trong khâu làm thủ tục hải quan, C/O:

- Công ty có vị trí gần Chi cục hải quan CN Tân Định, thuận lợi cho nhân viên xuất nhập khẩu trong việc đi lại để khai hàng xuất

Việc khai báo hàng hóa qua hệ thống điện tử hải quan đã giảm thiểu sai sót do đánh máy, nhờ vào việc mỗi mã hàng được cài đặt sẵn trong phần mềm hải quan.

Công ty luôn tuân thủ các quy định hải quan trong quá trình kê khai hàng xuất khẩu, không vi phạm các quy tắc Do đó, hàng hóa của Công ty thuộc vào hai trường hợp: loại miễn kiểm tra thực tế hoặc được kiểm tra xác suất thực tế không quá 10% khối lượng hàng xuất khẩu.

-Phần lớn các khách hàng của công ty đều xin form A nên nhân viên đã quen với bộ hồ sơ này

Trong quá trình giao hàng, hàng hóa được vận chuyển nguyên container và được đóng gói tại kho của công ty, giúp công ty chủ động hơn trong việc xếp hàng vào container Điều này đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được sắp xếp ngay khi hoàn tất, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển đến địa điểm tập kết, đặc biệt khi giao hàng lẻ.

Công ty thực hiện hợp đồng thuê tàu chợ với một hãng tàu cố định nên dễ thuận

73 tiện cho nên nhân viên liên lạc về mặt chứng từ do làm lâu nên quen việc, phục vụ tốt

Do đường xá thuận lợi rộng rãi nên việc vận chuyển không mấy khó khăn

Khi có xảy ra sự cố rơi vào các điều khoản hợp đồng với bảo hiểm, công ty sẽ được bồi thường thay

Lập bộ chứng từ thanh toán là bước quan trọng trong quy trình giao dịch, đặc biệt khi công ty chủ yếu sử dụng các phương thức thanh toán như chuyển khoản (TT) hoặc nhờ thu (D/A) Những phương thức này giúp thủ tục thanh toán trở nên đơn giản, chi phí thấp và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm chứng từ.

Những tồn tại trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Dân Ôn:

-Tồn tại trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Dân Ôn: a) Trong khâu chuẩn bị xuất hàng: