Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại
Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội tại doanh nghiệp
2.1.1 Những khái niệm liên quan
2.1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại ra đời từ sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa trong sản xuất, khi một bộ phận người sản xuất chuyên trách việc đưa hàng ra thị trường để bán Qua thời gian, công việc này dần trở nên cố định và phát triển thành các đơn vị kinh tế chuyên mua bán hàng hóa nhằm thu lợi nhuận, được gọi là thương nhân Ban đầu, doanh nghiệp thương mại chủ yếu thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, nhưng với sự phát triển và đa dạng hóa của hoạt động thương mại, doanh nghiệp thương mại đã mở rộng sang các dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại, trở thành đơn vị thực hiện các hoạt động thương mại chủ yếu.
Hoạt động thương mại hiện nay được chia thành ba nhóm chính: mua bán hàng hóa, dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại Dịch vụ thương mại liên quan chặt chẽ đến việc mua bán hàng hóa, trong khi xúc tiến thương mại tập trung vào việc tìm kiếm và thúc đẩy giao dịch hàng hóa cũng như cung cấp dịch vụ thương mại.
Doanh nghiệp thương mại không chỉ tập trung vào hoạt động thương mại mà còn có thể tham gia vào sản xuất, cung ứng dịch vụ và đầu tư tài chính Tuy nhiên, hoạt động thương mại vẫn chiếm tỷ trọng chủ yếu trong các hoạt động của doanh nghiệp Điều này phân biệt doanh nghiệp thương mại với các hộ tư thương và cá nhân tham gia hoạt động thương mại trên thị trường.
Doanh nghiệp thương mại là một tổ chức độc lập với cơ cấu phân công lao động rõ ràng, được quản lý bởi một bộ phận chính thức Các doanh nghiệp này có khả năng thực hiện các hoạt động thương mại một cách độc lập, với quy trình đơn giản và nhanh chóng.
Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại.
Doanh nghiệp thương mại là một tổ chức kinh tế hợp pháp, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hóa nhằm mục đích kiếm lợi nhuận trên thị trường.
Doanh nghiệp thương mại (DNTM) là tổ chức chuyên mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo ra lợi nhuận Đặc điểm nổi bật của DNTM là hoạt động trong lĩnh vực phân phối, chuyển giao hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng mà không trực tiếp sản xuất hàng hóa DNTM phải tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo điều kiện về vốn và tư cách pháp nhân, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và hàng hóa của mình.
Xu hướng hiện nay cho thấy doanh nghiệp thương mại (DNTM) đang mở rộng sang lĩnh vực sản xuất và dịch vụ thông qua việc đầu tư vốn vào sản xuất và cung cấp dịch vụ trong và sau bán hàng Mục tiêu chính của DNTM là đáp ứng tối đa nhu cầu của người tiêu dùng, tạo ấn tượng tích cực và thúc đẩy sự phụ thuộc của khách hàng vào sản phẩm của họ Nhờ đó, DNTM ngày càng gia tăng lợi nhuận (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012).
2.1.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định Kiểm soát là một trong bốn chức năng thiết yếu của nhà quản lý, bên cạnh lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và chỉ đạo Qua quá trình kiểm soát, nhà quản lý có thể nhận diện những thiếu sót trong tổ chức và đề xuất các biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhằm thích ứng với môi trường và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Có rất nhiều các định nghĩa về KSNB, theo các giai đoạn phát triển mà các định nghĩa cũng có những thay đổi nhất định.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa bởi Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) là kế hoạch và các phương pháp được áp dụng trong doanh nghiệp nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra tính chính xác của dữ liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và thực hiện các chính sách quản lý bền vững Định nghĩa này nhấn mạnh vai trò quan trọng của KSNB trong việc kiểm soát kế toán, tài chính và tuân thủ các quy định, từ đó ngăn ngừa sai phạm và thất thoát tài sản, đảm bảo thực thi pháp luật trong tổ chức (Đinh Thị Hằng, 2010).
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, thay thế cho VSA số 400, được ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012, định nghĩa KSNB liên quan đến việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua việc hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị Quy trình này giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” bao hàm các khía cạnh của các thành phần của kiểm soát nội bộ.
Theo COSO 1992, KSNB (Kiểm soát nội bộ) là một quá trình do quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, cũng như hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao.
Sau hơn 20 năm, COSO đã phát hành bản cập nhật COSO Internal Control 2013, trong đó KSNB được định nghĩa là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân sự thiết kế nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (2009), Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình được thiết kế và quản lý bởi các nhà lãnh đạo cùng nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý, và tuân thủ các quy định, luật lệ.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do
Ban quản trị và Ban Giám đốc, cùng với các cá nhân trong đơn vị, có trách nhiệm thiết kế, thực hiện và duy trì các biện pháp nhằm đảm bảo rằng đơn vị đạt được mục tiêu về độ tin cậy của báo cáo tài chính, đồng thời nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Những kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ ở 1 số siêu thị trong nước
2.2.1.1 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị Smart Long Biên, Hà Nội
Vai trò và vị trí của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản lý siêu thị ngày càng được khẳng định cả ở nước ngoài lẫn trong nước Một số siêu thị tại Việt Nam, chẳng hạn như siêu thị Smart ở Long Biên, Hà Nội, đã triển khai công tác KSNB và đạt được những kết quả tích cực.
Lãnh đạo Siêu thị đã chú trọng ban hành quy chế về kinh tế tài chính, lao động và tiền lương, đồng thời phổ biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ công nhân viên Công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo được thực hiện theo từng giai đoạn, với chính sách tiền lương ngày càng cải thiện, nhằm nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Các siêu thị khảo sát đã thực hiện hiệu quả các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản, bao gồm hệ thống kho, quỹ, và thủ tục kiểm kê tài sản Ngoài ra, quy trình đối chiếu công nợ cũng được tiến hành định kỳ và thường xuyên.
Trong quy trình nghiệp vụ của Siêu thị, việc thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt được thực hiện nhằm đảm bảo tính minh bạch và khách quan Mỗi quy trình nghiệp vụ yêu cầu sự tham gia của ít nhất hai cán bộ, ngăn chặn tình trạng cá nhân tự quyết định hoặc thực hiện giao dịch một cách độc lập.
Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống KSNB trong Siêu thị Smart Long Biên còn tồn tại một số vấn đề sau:
Hoạt động của bộ phận kiểm soát (BKS) tại các siêu thị chưa đạt hiệu quả mong muốn, do người đứng đầu chưa nhận thức đầy đủ vai trò quan trọng của BKS Hơn nữa, còn thiếu sự phân định rõ ràng giữa chức năng điều hành và chức năng kiểm tra, giám sát.
Công tác kế hoạch hiện nay còn mang tính hình thức và thiếu khả thi, đồng thời chưa thiết lập được cơ chế giám sát hiệu quả cho việc lập và thẩm định kế hoạch Hơn nữa, việc đánh giá và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chưa được chú trọng đúng mức.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức còn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự chưa rõ ràng, hợp lý (Đinh Thị Hằng, 2010).
2.2.1.2 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị BigC Thăng Long
Siêu thị BigC Thăng Long trong những năm vừa qua đã không ngừng tăng cường công tác KSNB và đã có những kết quả tích cực:
Ban lãnh đạo siêu thị đã nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) và những lợi ích mà nó mang lại khi duy trì một hệ thống KSNB hiệu quả Sự thay đổi trong nhận thức này đã dẫn đến những quyết định và hành động cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành và triển khai các quy chế KSNB trong toàn siêu thị.
Đội ngũ kế toán tại Siêu thị gồm các cán bộ và nhân viên có năng lực và chuyên môn cao, đảm bảo công tác quản lý tài chính và kế toán luôn được cải tiến Siêu thị được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị hiện đại, cùng với phần mềm kế toán giúp tối ưu hóa quy trình hạch toán, ghi sổ và lập báo cáo, từ đó nâng cao độ chính xác và giảm thiểu khối lượng công việc, mang lại sự nhanh chóng và thuận tiện trong việc lập báo cáo.
Siêu thị đã tập trung vào việc đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, thường xuyên tổ chức các lớp học bồi dưỡng cho nhân viên ở mọi cấp độ.
Siêu thị chú trọng đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng và xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh, nhằm bảo vệ uy tín của mình.
Tuy nhiên, siêu thị vẫn còn tồn tại một số vấn đề:
Công tác kiểm tra và giám sát tại siêu thị thường mang tính hình thức, dẫn đến việc các vấn đề phát sinh trước khi tiến hành rà soát và kiểm tra lại nghiệp vụ.
Thứ hai, công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng và quan tâm thích đáng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
2.2.2 Bài học về kiểm soát nội bộ rút ra cho Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam Để giải quyết được các vấn đề còn vướng mắc tại các siêu thị đã tìm hiểu trước đó, đòi hỏi Công ty Việt Nam cần có những bài học rút ra tránh lặp lại cùng một lỗi Siêu thị cần quan tâm đến việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị mình Hoàn thiện công tác KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm.
- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến công khai trong toàn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:
Ban Giám đốc cần phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành quy chế cụ thể, đảm bảo mỗi thành viên nắm rõ quy trình và tuân thủ quy định Bộ phận kiểm soát nội bộ sẽ giám sát việc thực hiện các quy chế này và phổ biến cho nhân viên mới về các quy định của bộ phận và công ty Đồng thời, công ty cũng nên đề cao chuẩn mực đạo đức, xây dựng tinh thần đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, tổ chức các hoạt động giao lưu và tặng quà vào các dịp lễ như 8/3, 20/10 và Tết Trung Thu.
Cần xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, cần tăng cường công tác đào tạo cho đội ngũ cán bộ, đặc biệt là các cán bộ chủ chốt Việc thường xuyên rà soát năng lực quản lý của các trưởng, phó phòng ban là cần thiết để xác định nhu cầu đào tạo lại hoặc chuyển công tác cho phù hợp Đồng thời, cần tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn và quản lý Đối với cán bộ kỹ thuật, việc liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức công nghệ mới là rất quan trọng nhằm đảm bảo không bị lạc hậu trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng.