Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại
Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội tại doanh nghiệp
2.1.1 Những khái niệm liên quan
2.1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại hình thành từ sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa trong sản xuất, khi một bộ phận người sản xuất tách ra để chuyên đưa hàng ra thị trường Qua thời gian, công việc này được cố định và phát triển thành các đơn vị kinh tế chuyên mua bán hàng hóa nhằm thu lợi nhuận, được gọi là thương nhân Ban đầu, doanh nghiệp thương mại chỉ thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa, nhưng sau đó, với sự phát triển của dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại, khái niệm doanh nghiệp thương mại đã mở rộng để bao gồm các hoạt động thương mại đa dạng hơn.
Hoạt động thương mại hiện nay được chia thành ba nhóm chính: mua bán hàng hóa, dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại Dịch vụ thương mại liên quan trực tiếp đến việc mua bán hàng hóa, trong khi xúc tiến thương mại tập trung vào việc tìm kiếm và thúc đẩy giao dịch mua bán hàng hóa cũng như cung cấp dịch vụ thương mại.
Doanh nghiệp thương mại không chỉ giới hạn trong hoạt động thương mại mà còn có thể tham gia vào sản xuất, cung ứng dịch vụ và đầu tư tài chính Tuy nhiên, hoạt động thương mại vẫn chiếm tỷ trọng chủ yếu trong cơ cấu của doanh nghiệp Điều này khiến doanh nghiệp thương mại khác biệt rõ rệt so với các hộ tư thương hoặc cá nhân tham gia hoạt động thương mại trên thị trường.
Doanh nghiệp thương mại là tổ chức độc lập với phân công lao động rõ ràng và được quản lý bởi một bộ chính thức Với khả năng thực hiện các hoạt động thương mại một cách độc lập, doanh nghiệp này có thể tiến hành các thủ tục một cách nhanh chóng và đơn giản.
Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại.
Doanh nghiệp thương mại là tổ chức kinh tế hợp pháp, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hóa nhằm mục tiêu tạo ra lợi nhuận trên thị trường.
Doanh nghiệp thương mại (DNTM) là tổ chức chuyên mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo ra lợi nhuận Đặc điểm nổi bật của DNTM là hoạt động trong lĩnh vực phân phối, chuyển giao hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, thay vì tự sản xuất DNTM phải đáp ứng các điều kiện pháp lý cần thiết, bao gồm vốn và tư cách pháp nhân, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh và hàng hóa mà mình cung cấp.
Xu hướng hiện nay cho thấy các doanh nghiệp thương mại (DNTM) đang mở rộng đầu tư vào các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ thông qua việc đặt hàng sản xuất kết hợp với cung cấp dịch vụ trong và sau bán hàng Mục tiêu của họ là đáp ứng tối đa nhu cầu của người tiêu dùng, tạo ấn tượng tích cực và xây dựng sự phụ thuộc của khách hàng vào DNTM Nhờ đó, DNTM ngày càng thu được nhiều lợi ích hơn (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012).
2.1.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định Kiểm soát là một trong bốn chức năng chính của nhà quản lý, bên cạnh lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và chỉ đạo Qua quá trình kiểm soát, các nhà quản lý có thể nhận diện những thiếu sót trong tổ chức và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời, giúp doanh nghiệp thích ứng với môi trường và đạt được mục tiêu đề ra.
Có rất nhiều các định nghĩa về KSNB, theo các giai đoạn phát triển mà các định nghĩa cũng có những thay đổi nhất định.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa bởi Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) như là kế hoạch và các phương pháp phối hợp nhằm bảo đảm an toàn tài sản, kiểm tra tính phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và thực hiện các chính sách quản lý lâu dài KSNB chủ yếu tập trung vào kiểm soát kế toán và tài chính, cũng như sự tuân thủ các quy định kế toán và kiểm toán Quan điểm này nhấn mạnh vai trò quan trọng của kiểm soát kế toán trong việc ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản và đảm bảo việc thực thi pháp luật trong tổ chức (Đinh Thị Hằng, 2010).
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, thay thế cho VSA số 400, được ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012, việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu dựa trên hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị đã được định nghĩa rõ ràng về kiểm soát nội bộ (KSNB).
Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị Quy trình này đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật Thuật ngữ “kiểm soát” bao hàm tất cả các khía cạnh liên quan đến các thành phần của kiểm soát nội bộ.
Theo COSO năm 1992, KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị thực hiện, nhằm đảm bảo rằng báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, cũng như hoạt động hiệu quả và hiệu suất.
Sau hơn 20 năm, COSO đã phát hành bản cập nhật COSO Internal Control 2013, trong đó KSNB được định nghĩa là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân viên khác thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (2009), kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thiết kế nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý, và tuân thủ các quy định, luật lệ.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do
Ban quản trị và Ban Giám đốc, cùng với các cá nhân trong đơn vị, có trách nhiệm thiết kế, thực hiện và duy trì các quy trình nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị Điều này bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Những kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ ở 1 số siêu thị trong nước
2.2.1.1 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị Smart Long Biên, Hà Nội
Vai trò và vị trí của Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản lý siêu thị ngày càng được khẳng định cả ở nước ngoài và trong nước Tại một số siêu thị trong nước, như Smart và Long Biên ở Hà Nội, việc thực hiện KSNB đã mang lại những kết quả tích cực.
Lãnh đạo Siêu thị đã chú trọng ban hành và phổ biến quy chế về kinh tế tài chính, lao động, tiền lương đến toàn thể cán bộ công nhân viên Công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo và chính sách tiền lương ngày càng được cải thiện, nhằm nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên.
Hầu hết các siêu thị khảo sát đều thực hiện hiệu quả các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản, bao gồm hệ thống kho, quỹ, và quy trình kiểm kê tài sản Các thủ tục đối chiếu công nợ cũng được tiến hành định kỳ và thường xuyên.
Trong quy trình nghiệp vụ của Siêu thị, cơ chế thẩm định và phê duyệt yêu cầu ít nhất hai cán bộ tham gia, đảm bảo không có cá nhân nào có thể tự mình thực hiện hoặc quyết định về một giao dịch cụ thể Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và kiểm soát trong các hoạt động của Siêu thị.
Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống KSNB trong Siêu thị Smart Long Biên còn tồn tại một số vấn đề sau:
Hoạt động của Ban Kiểm Soát (BKS) tại các siêu thị hiện nay chưa đạt hiệu quả tối ưu Người đứng đầu các siêu thị vẫn chưa nhận thức đầy đủ về vai trò quan trọng của BKS, dẫn đến sự thiếu tách bạch giữa chức năng điều hành và nhiệm vụ kiểm tra, giám sát.
Công tác kế hoạch hiện nay còn mang tính hình thức và thiếu tính khả thi, đồng thời chưa có cơ chế giám sát hiệu quả cho việc lập và thẩm định kế hoạch Hơn nữa, việc đánh giá và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chưa được coi trọng đúng mức.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức còn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự chưa rõ ràng, hợp lý (Đinh Thị Hằng, 2010).
2.2.1.2 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị BigC Thăng Long
Siêu thị BigC Thăng Long trong những năm vừa qua đã không ngừng tăng cường công tác KSNB và đã có những kết quả tích cực:
Ban lãnh đạo siêu thị đã nhận thức rõ vai trò và lợi ích của công tác kiểm soát nội bộ (KSNB), từ đó tạo ra những thay đổi tích cực trong quyết định và hành động Nhận thức này là yếu tố quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành và triển khai các quy chế KSNB hiệu quả trong toàn siêu thị.
Đội ngũ kế toán tại Siêu thị có trình độ chuyên môn cao và trách nhiệm, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Siêu thị được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị hiện đại, cùng với phần mềm kế toán tiên tiến, giúp hạch toán và lập báo cáo chính xác hơn, đồng thời giảm khối lượng công việc, mang lại sự nhanh chóng và thuận tiện trong quá trình lập báo cáo.
Siêu thị chú trọng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ bằng cách thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo và bồi dưỡng cho nhân viên ở mọi cấp.
Siêu thị đã chú trọng đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh, nhằm duy trì uy tín của mình.
Tuy nhiên, siêu thị vẫn còn tồn tại một số vấn đề:
Công tác kiểm tra và giám sát tại siêu thị thường mang tính hình thức, dẫn đến việc phát sinh các vấn đề trước khi tiến hành rà soát và kiểm tra lại các nghiệp vụ.
Thứ hai, công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng và quan tâm thích đáng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
2.2.2 Bài học về kiểm soát nội bộ rút ra cho Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam Để giải quyết được các vấn đề còn vướng mắc tại các siêu thị đã tìm hiểu trước đó, đòi hỏi Công ty Việt Nam cần có những bài học rút ra tránh lặp lại cùng một lỗi Siêu thị cần quan tâm đến việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị mình Hoàn thiện công tác KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm.
- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến công khai trong toàn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:
Ban Giám đốc cần phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành quy chế cụ thể, đảm bảo mỗi thành viên nắm rõ quy trình làm việc của bộ phận mình Bộ phận kiểm soát nội bộ sẽ giám sát việc thực hiện các quy chế này Đồng thời, lao động mới cần được phổ biến quy định của bộ phận và toàn công ty trước khi bắt đầu công việc Công ty cũng nên đề cao các chuẩn mực đạo đức, xây dựng tinh thần đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, tổ chức các hoạt động như tặng quà nhân ngày 8/3, 20/10 và rằm Trung thu để gắn kết đội ngũ.
Cần xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, cần tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ, đặc biệt là các cán bộ chủ chốt Việc thường xuyên rà soát năng lực quản lý của các trưởng, phó phòng ban là rất quan trọng, nhằm xác định nhu cầu đào tạo lại hoặc chuyển công tác cho phù hợp Đồng thời, cần tạo điều kiện để nâng cao trình độ cho đội ngũ này và toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh Đối với cán bộ kỹ thuật, việc liên tục cập nhật kiến thức mới về công nghệ là cần thiết để tránh bị lạc hậu trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng.