CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Kế toán tiền tại quỹ
1.1.1 Kết cấu và nội dung
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ Tất cả các nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt cùng với việc bảo quản tiền mặt tại quỹ đều do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện, đảm bảo tính an toàn và chính xác trong quản lý tài chính.
Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền tại quỹ gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ
Bảng 1.1: Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản tiền mặt – 111
Bên Nợ TK 111 Bên Có
Số dƣ đầu kỳ: Số dƣ tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ tồn quỹ đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ
Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)
Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo
Số dƣ cuối kỳ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo
Phát sinh trong kỳ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ
Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam)
Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo
Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt;
Tài khoản 1112 – Ngoại tệ ghi nhận tình hình thu chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, được quy đổi ra giá trị đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp
Tài khoản 111 được sử dụng để ghi nhận tình hình thu, chi và tồn quỹ của doanh nghiệp, bao gồm các loại tiền tệ như tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ.
Tiền mặt bao gồm số tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ thực tế được nhập, xuất và tồn quỹ Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng mà không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, thì không ghi vào bên Nợ tài khoản 111 - “Tiền mặt”, mà ghi vào bên Nợ tài khoản khác.
Các khoản tiền mặt từ doanh nghiệp khác và cá nhân được ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán như tài sản bằng tiền Để thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt, cần có phiếu thu, phiếu chi cùng với chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền Theo quy định của chế độ chứng từ kế toán, trong một số trường hợp đặc biệt, cần phải có lệnh nhập, xuất quỹ kèm theo.
Kế toán quỹ tiền mặt cần mở sổ kế toán và ghi chép liên tục các giao dịch thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và ngoại tệ hàng ngày Điều này giúp tính toán số dư quỹ tại mọi thời điểm một cách chính xác.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý việc nhập và xuất quỹ tiền mặt Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số dư quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
Bên Nợ TK 1112 sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế, trong khi trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122.
Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
Xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo hướng dẫn tại phần tài khoản 413, liên quan đến chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản liên quan.
Vàng tiền tệ được ghi nhận trong tài khoản này là loại vàng dùng để cất trữ giá trị, không bao gồm vàng tồn kho dùng làm nguyên liệu sản xuất hoặc hàng hóa để bán Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ cần tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành.
Tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và tiền tệ dựa trên nguyên tắc đã được quy định.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch, được doanh nghiệp tự chọn, tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Giá mua này là mức giá do các đơn vị được phép kinh doanh vàng công bố theo quy định của pháp luật.
(Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, nhà xuất bản kinh tế TP.HCM)
1.1.3 Phương pháp hạch toán kế toán tiền mặt
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tiền tại quỹ là đồng Việt Nam
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền tại quỹ là ngoại tệ
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền tại quỹ là vàng tiền tệ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.2.1 Kết cấu và nội dung
Tiền của doanh nghiệp chủ yếu được gửi tại ngân hàng, kho bạc và các tổ chức tài chính để thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt Tài khoản tiền gửi ngân hàng phản ánh số dư hiện có và sự biến động tăng, giảm của các khoản tiền gửi không kỳ hạn của doanh nghiệp.
Chứng từ là tài liệu cần thiết để hạch toán các khoản tiền gửi, bao gồm giấy báo Có, giấy báo Nợ và bản sao kê từ Ngân hàng, đi kèm với các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản và séc báo chi.
Bảng 1.2: Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Bên Nợ TK 112 Bên Có
Số dƣ đầu kỳ: Số dƣ tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào ngân hàng tồn ngân hàng đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ: Các khoản tiền
Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào ngân hàng
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)
Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo
Số dƣ cuối kỳ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo
Phát sinh trong kỳ: Các khoản tiền Việt
Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ ngân hàng
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam)
Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo
Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam;
Tài khoản 1122 – Ngoại tệ ghi nhận số tiền gửi, rút và số dư hiện tại tại ngân hàng bằng các loại ngoại tệ đã được quy đổi sang đồng Việt Nam.
Tài khoản 1123 – Vàng tiền tệ ghi nhận sự biến động và giá trị của vàng tiền tệ mà doanh nghiệp đang gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo.
Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu và xác minh Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê.
Khi số liệu kế toán lớn hơn ngân hàng, ghi vào bên Nợ TK 138 “phải thu khác”; ngược lại, ghi vào bên Có TK 338 “phải trả, phải nộp khác” nếu số liệu kế toán nhỏ hơn Hàng tháng, cần kiểm tra và đối chiếu để xác định nguyên nhân và điều chỉnh số liệu ghi sổ Đối với doanh nghiệp không có kế toán riêng cho các bộ phận phụ thuộc, nên mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán phù hợp để tiện cho giao dịch Kế toán cần mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi, bao gồm đồng Việt Nam và ngoại tệ.
Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
Khoản khấu chi ngân hàng không đƣợc ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
Bên Nợ TK 1122 cần áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế Đặc biệt, khi rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào ngân hàng, cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122.
Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được xác định dựa theo quy định trong phần hướng dẫn tài khoản 413, liên quan đến chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản liên quan.
Vàng tiền tệ được ghi nhận trong tài khoản này là loại vàng dùng để cất trữ giá trị, không bao gồm vàng tồn kho dùng làm nguyên liệu sản xuất hoặc hàng hóa để bán Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ cần tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Tại mọi thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ dựa trên nguyên tắc cụ thể.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ được xác định là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Khi doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ tại các ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua giữa các ngân hàng không chênh lệch đáng kể, có thể lựa chọn tỷ giá mua của một ngân hàng để làm căn cứ đánh giá lại Vàng tiền tệ sẽ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập báo cáo tài chính, với giá mua được công bố bởi các đơn vị kinh doanh vàng hợp pháp theo quy định.
(Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, nhà xuất bản kinh tế TP.HCM)
1.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ và vàng tiền tệ thì hạch toán giống nhƣ kế toán tiền mặt là ngoại tệ và vàng tiền tệ
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền đang chuyển
1.3.1 Kết cấu và nội dung
Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm: phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền…
Bảng 1.3: Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 113 – Tiền đang chuyển
Bên Nợ TK 113 Bên Có
Số dƣ đầu kỳ: Số tiền còn đang chuyển tồn đầu kỳ
Trong kỳ, các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ đã được nộp vào ngân hàng hoặc gửi qua bưu điện để chuyển vào ngân hàng, nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo Có.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ là tiền đang chuyển tại thời điểm báo cáo
Số dƣ cuối kỳ: Các khoản tiền còn đang chuyển tại thời điểm báo cáo
Phát sing trong kỳ: Số tiền kết chuyển vào tài khoản 112 – tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ là tiền đang chuyển tại thời điểm báo cáo
Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển;
- Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: phản ánh số ngoại tệ đang chuyển
Tài khoản này ghi nhận các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, hoặc gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có Nó cũng phản ánh các khoản tiền đã trả cho doanh nghiệp khác hoặc đã thực hiện thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán cho doanh nghiệp khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hoặc bản sao kê từ ngân hàng.
Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau:
Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng;
Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho doanh nghiệp khác;
Thu tiền bán hàng chuyển thẳng vào kho bạc để nộp thuế (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước)
(Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, nhà xuất bản kinh tế TP.HCM)
1.3.3 Phương pháp hạch toán kế toán tiền đang chuyển
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển
Kế toán phải thu khách hàng
1.4.1 Kết cấu và nội dung
Phải thu của khách hàng là số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi nhận sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ Khoản nợ này không chỉ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng nợ phải thu mà còn thường xuyên phát sinh và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Bảng 1.4: Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Bên Nợ TK 131 Bên Có
Số dƣ đầu kỳ: Số tiền còn phải thu khách hàng tồn đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ: Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tƣ,
TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tƣ tài chính
Khách hàng sẽ nhận lại số tiền thừa, đồng thời cần đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam.
Số dƣ cuối kỳ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Phát sinh trong kỳ: Số tiền khách hàng đã trả nợ
Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại
Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)
Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại dành cho người mua cần được xem xét kỹ lưỡng Đồng thời, việc đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ cũng rất quan trọng, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có, cho thấy số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu từ từng đối tượng cụ thể.
Khi lập bảng cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu từ tài khoản này, đảm bảo ghi đầy đủ cả hai chỉ tiêu ở bên "tài sản" và bên "nguồn vốn".
Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, và các khoản đầu tư tài chính cũng như dịch vụ cung cấp Ngoài ra, tài khoản còn phản ánh các khoản phải thu của nhà thầu xây dựng từ bên giao thầu về khối lượng công việc đã hoàn thành Lưu ý rằng các giao dịch thu tiền ngay không được ghi nhận trong tài khoản này.
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến mua sắm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác liên quan đến tiền bán hàng xuất khẩu, tương tự như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản nợ phải thu, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng thanh toán đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc phân loại này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và đưa ra biện pháp xử lý thích hợp đối với các khoản nợ không thể thu hồi.
Trong quan hệ bán hàng, nếu sản phẩm hoặc dịch vụ không đúng theo thỏa thuận hợp đồng, khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc trả lại hàng Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại tiền tệ, và đối với các khoản nợ bằng ngoại tệ, cần tuân thủ nguyên tắc nhất định.
Khi phát sinh nợ phải thu từ khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán cần quy đổi số tiền này sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán là 15 sinh Đối với trường hợp nhận tiền trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, bên Nợ tài khoản 131 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã nhận trước.
Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (bên Có tài khoản 131), kế toán cần quy đổi số tiền ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cụ thể cho từng đối tượng khách nợ Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền từ người mua, bên Có tài khoản cũng cần tuân thủ quy định tương tự.
131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;
Doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật tại thời điểm lập báo cáo tài chính Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định cho khách hàng thanh toán Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng, có thể lựa chọn tỷ giá mua của một ngân hàng mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch Các đơn vị trong tập đoàn có thể áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế, để đánh giá lại các khoản phải thu từ giao dịch nội bộ.
(Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, nhà xuất bản kinh tế TP.HCM)
1.4.3 Phương pháp hạch toán kế toán phải thu khách hàng
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐÔNG MINH
Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại Đông Minh
2.1.1 Sự hình thành và phát triển đơn vị
Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại Đông Minh
Tên giao dịch: DONG MINH TRADING CO., LTD Địa chỉ: 9/14, Khu phố Bình Phước A, Phường Bình Chuẩn, Thị xã Thuận An, Bình Dương Điện thoại: 0650.3837812 – Fax: 0650.3837812
Tổng số vốn của Công ty: 500.000.000đ
Công ty mở tài khoản bằng Việt Nam Đồng tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu (Ngân hàng ACB) với số tài khoản là 94265459
Công ty TNHH Thương Mại Đông Minh, do ông Thái Hùng Minh làm giám đốc, chuyên mua bán ván ép và sản xuất khuôn dao Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Sở Kế Hoạch – Đầu Tư Tỉnh Bình Dương vào ngày 26 tháng 05 năm 2011, với số giấy phép kinh doanh 3701739429.
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Đông Minh, được thành lập vào ngày 01 tháng 08 năm 2010, bắt đầu hoạt động với lĩnh vực mua bán ván ép và sau đó mở rộng sang sản xuất khuôn dao Hiện tại, công ty phục vụ hàng trăm khách hàng và liên tục cải tiến quy trình sản xuất, đặt hàng và giao hàng dựa trên ý kiến đóng góp của khách hàng, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời nắm quyền hạn cao nhất trong việc quản lý kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phó giám đốc là người được giám đốc ủy quyền để giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt, đồng thời trực tiếp lãnh đạo các phòng ban Họ hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành công việc chuyên môn theo sự phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc Ngoài ra, phó giám đốc còn có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện các chiến lược kinh doanh của công ty.
Phòng hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức lao động và tuyển dụng nhân sự cho công ty Nhiệm vụ chính của phòng là lựa chọn những nhân viên có năng lực, tay nghề cao, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Phòng thường xuyên giám sát và kiểm tra tình hình nhân sự, báo cáo cho giám đốc để đưa ra quyết định về việc thôi việc hoặc tuyển dụng mới Ngoài ra, phòng còn điều chỉnh tình hình nhân sự, sắp xếp lịch cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo, và giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, nghỉ phép Phòng cũng có trách nhiệm soạn thảo và điều chỉnh nội quy, quy chế của các bộ phận khác, cũng như bảo quản con dấu và công văn của công ty.
Phòng kinh doanh hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc hoặc phó giám đốc, đảm nhiệm việc phát triển quan hệ đối tác với khách hàng Đội ngũ này chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý hợp đồng kinh doanh, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới và giải quyết các khiếu nại để củng cố mối quan hệ hiện có Ngoài ra, phòng kinh doanh còn thực hiện dự báo về hàng hóa dịch vụ và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng Tài Chính – Kế Toán
Phòng Kế Hoạch Vật Tƣ
Để xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho công ty, cần triển khai 19 giải pháp cụ thể Đồng thời, hỗ trợ phòng tài chính kế toán trong việc thực hiện nghiệp vụ đối chiếu công nợ và thu hồi tiền từ khách hàng là rất quan trọng.
Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác kế toán của công ty, với kế toán trưởng là người hỗ trợ giám đốc trong việc kiểm soát hạch toán Phòng này đảm bảo công tác kế toán và thống kê được thực hiện hiệu quả, phân chia nhiệm vụ cho kế toán viên nhằm kịp thời chuyển nộp các khoản vay ngân hàng và thanh toán hợp đồng Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ và giữ bí mật các tài liệu hồ sơ kế toán của công ty.
Kiểm tra tính toán, ghi chép và phản ánh chính xác mọi hoạt động sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng Giám sát tiến hành kiểm kê tài sản, vật tư hàng hóa và đề xuất xử lý các khoản thiếu, thừa hay hư hỏng Có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp tài liệu liên quan đến việc sử dụng tài sản và tiền cho kế toán Đồng thời, hỗ trợ giám đốc trong việc phân tích hoạt động kinh doanh thường xuyên Ký duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và thống kê chứng từ liên quan đến thanh toán hợp đồng và khoản vay tín dụng Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định của công ty.
Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm hoạch định kế hoạch sản xuất và cung ứng nguyên liệu vật tư, đồng thời theo dõi số liệu mua hàng Phòng cũng tiếp nhận và phối hợp theo dõi thời gian giao hàng cho tất cả các đơn đặt hàng, kiểm soát tiến trình xử lý hàng hóa liên quan đến chất lượng Ngoài ra, phòng đánh giá và kiểm tra quy trình yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và bộ phận đặt hàng, cũng như thực hiện việc nhận và bảo quản hàng hóa.
2.1.2.2 Đặc điểm quá trình sản xuất
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Đông Minh chuyên mua bán ván ép và mở rộng sản xuất khuôn dao Quá trình sản xuất bắt đầu từ việc lập trình máy tính với bản thiết kế chi tiết, sau đó xuất ra phim để kiểm tra độ chính xác của thiết kế trên bài in, giúp giảm thiểu công sức sửa chữa sản phẩm Khi bản thiết kế được phê duyệt, máy cắt Laser sẽ cắt gỗ khuôn theo thông số đã lập trình, với khả năng cắt ván từ 6mm đến 21mm, dựa trên bản thiết kế máy uốn dao.
20 sẽ thực hiện theo việc uốn dao theo nhƣ đúng bản thiết kế, sau khi cắt xong thì công nhân sẽ ráp dao vào khuôn
2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tài chính
Chức năng và nhiệm vụ:
Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức và điều hành hệ thống kế toán của công ty, kiểm tra nội bộ và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động tài chính kế toán Họ thu thập và xử lý thông tin kế toán theo chuẩn mực, đồng thời chỉ đạo kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tài chính và quản lý sổ sách, báo cáo quyết toán Ngoài ra, kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra và phân tích tài chính, bảo quản chứng từ kế toán, thực hiện báo cáo thuế hàng tháng và cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Kế toán tổng hợp chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, thực hiện lập phiếu thu, phiếu chi liên quan đến tiền mặt, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và bảng thanh toán tiền lương Họ cần đối chiếu với thủ quỹ về sổ quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thu, chi và tồn quỹ hàng ngày Công việc bao gồm theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản chi phí phát sinh, thanh toán qua ngân hàng, tổng hợp và kiểm tra số liệu mua bán hàng trên phần mềm với số liệu kho và công nợ Kế toán tổng hợp cũng lập báo cáo công nợ phải thu, phải trả và tính chiết khấu cho khách hàng Cuối tháng, họ xác định kết quả hoạt động kinh doanh, lập danh sách công nợ cần thu hồi và các khoản phải trả nhà cung cấp, đồng thời lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng để chuyển cho phòng kinh doanh thu nợ.
Kế Toán Bán Hàng Thủ Kho
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tình hình xuất, nhập và tồn kho hàng hóa, đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa trong kho Họ nhập số liệu hàng nhập, xuất vào phần mềm quản lý kho và báo cáo tình hình hàng hóa, vật tư tồn kho Ngoài ra, thủ kho còn lập sơ đồ kho, cập nhật hàng hóa khi có phát sinh, sắp xếp hàng hóa hợp lý và ghi chép sổ thẻ kho cũng như sổ chi tiết quá trình xuất, nhập hàng hóa.
Kế toán bán hàng là vị trí quan trọng trong bộ phận kế toán, chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng và hỗ trợ kế toán tổng hợp Công việc bao gồm xuất hóa đơn cho khách hàng, hoàn thành các chứng từ liên quan đến bán hàng, và nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán Ngoài ra, kế toán bán hàng còn tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu mua bán trên phần mềm với số liệu kho và công nợ Họ cũng theo dõi và lập báo cáo về công nợ phải thu, phải trả, tính chiết khấu cho khách hàng, và lập báo cáo liên quan đến quá trình bán hàng khi có yêu cầu.
Thực trạng công tác kế toán vào tháng 01/2015 tại công ty TNHH Thương mại Đông Minh
2.2.1 Kế toán tiền tại quỹ
2.2.1.1 Nguyên tắc về hạch toán tiền mặt tại công ty
Quản lý quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ Thủ quỹ cần phải thực hiện việc thu chi tiền dựa trên chứng từ, yêu cầu người giao dịch ký tên để xác nhận Cuối mỗi ngày, thủ quỹ ghi chép số liệu vào sổ quỹ dựa trên chứng từ thu chi, từ đó tính toán số tiền còn lại Việc kiểm tra quỹ thường xuyên cũng rất cần thiết để đảm bảo số tiền thực tế khớp với sổ quỹ.
Thủ quỹ chuyển các chứng từ thu chi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ kế toán Kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” để phản ánh tình hình thu chi của công ty.
2.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền mặt
Khi công ty thực hiện bán hàng và nhận tiền mặt ngay, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng Đồng thời, kế toán tổng hợp sẽ tạo phiếu thu và phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng được lập thành ba liên, và phiếu thu cùng phiếu xuất kho cũng sẽ được lập thành ba phiếu tương ứng.
Phiếu thu, phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng liên 01 được lưu tại cuốn hay tại nơi lập
Sổ chi tiết tiền mặt
Phiếu thu và hóa đơn giá trị gia tăng liên 02, cùng với phiếu xuất kho liên 03, cần được giao cho khách hàng Trước khi giao, các chứng từ này phải được ký đầy đủ và có dấu mộc.
Phiếu xuất kho liên 02 được giao cho thủ kho để thực hiện việc giao hàng và xác nhận số lượng hàng giao Thủ kho sẽ ghi chép chi tiết hàng xuất vào sổ theo đúng số lượng và vào cuối ngày, chuyển toàn bộ phiếu xuất kho đã nhận cho kế toán tổng hợp.
Phiếu thu và hóa đơn giá trị gia tăng liên 03 được giao cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ tiền mặt theo ngày Thủ quỹ ký tên xác nhận đã thu tiền và vào cuối ngày, chuyển tất cả chứng từ nhận được cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu các chứng từ do thủ quỹ và thủ kho chuyển giao, sau đó ghi chép vào sổ kế toán chi tiết tiền mặt và sổ Nhật ký chung Vào cuối tháng, dựa trên sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp sẽ ghi tất cả vào sổ Cái của từng tài khoản liên quan.
Khi công ty thực hiện mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tổng hợp dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng để lập phiếu chi thanh toán tiền hàng Đồng thời, kế toán tổng hợp cũng lập phiếu nhập kho hàng hóa Phiếu chi được lập thành 03 liên, trong khi phiếu nhập kho được lập thành 02 liên.
Phiếu chi, phiếu nhập kho liên 01 được lưu tại nơi lập
Phiếu chi liên 02 và hóa đơn giá trị gia tăng được giao cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ tiền mặt và lưu trữ theo ngày Thủ quỹ sẽ ký tên xác nhận đã chi tiền Cuối ngày, tất cả chứng từ nhận được sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp.
Phiếu chi liên 03 được giao cho người nhận tiền Người nhận tiền phải ký tên và xác nhận đã nhận tiền
Phiếu nhập kho liên 02 được giao cho thủ kho, người này sẽ kiểm tra hàng hóa cùng với người giao hàng và ký xác nhận việc nhập hàng đầy đủ Sau khi kiểm tra, thủ kho ghi lại số lượng và đơn giá hàng nhập vào sổ thẻ chi tiết Cuối ngày, thủ kho sẽ chuyển giao các chứng từ cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu các chứng từ do thủ quỹ và thủ kho chuyển giao, sau đó ghi chép vào sổ kế toán chi tiết tiền mặt và sổ Nhật ký chung Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi nhận tất cả vào sổ Cái của từng tài khoản liên quan.
Khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng và giấy thu hồi tạm ứng, kế toán tổng hợp cần lập phiếu thu và phiếu chi thành 03 liên.
Phiếu thu, phiếu chi liên 01 lưu tại nơi lập
Phiếu thu liên 02 giao cho người hoàn ứng, đối với người tạm ứng thì nhận phiếu chi liên 03
Phiếu thu liên 03 và giấy thu hồi hoàn ứng, hoặc phiếu chi liên 02 cùng giấy đề nghị tạm ứng được giao cho thủ quỹ Thủ quỹ sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ quỹ tiền mặt và lưu trữ theo ngày Đồng thời, thủ quỹ cũng ký tên xác nhận việc thu hoặc chi tiền Cuối ngày, thủ quỹ chuyển toàn bộ chứng từ nhận được cho kế toán tổng hợp.
Dựa vào chứng từ thủ quỹ chuyển giao, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết tiền mặt cũng như sổ Nhật ký chung Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp dữ liệu từ sổ Nhật ký chung và ghi vào sổ Cái của từng tài khoản liên quan.
Trong trường hợp thu, chi khác, khi kế toán nhận được các chứng từ hợp lý liên quan đến các khoản thu chi, cần lập phiếu thu và phiếu chi thành 03 liên.
Phiếu thu, phiếu chi liên 01 được lưu tại nơi lập
Phiếu thu liên 02 hoặc phiếu chi liên 03 được giao cho người nộp tiền hoặc người nhận tiền