Kế toán NVL

Kế toán NVL

Lời nói đầu

Trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế quản lý hành chính, tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, đất nớc đang từng bớc đi lên CNH – HĐH đã tạo ra nhiều cơ hội cũng nh thách thức đối với mọi loại hình

doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trờng sự tồn tại cạnh tranh là một điều tất yếu, vì vậy việc quản lý và lãnh đạo một cách khoa học là yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp.

Để có thể tồn tại đợc trên thơng trờng buộc các doanh nghiệp phải tự chủ động trong kinh doanh, tự hạch toán kinh doanh đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi Do vậy các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát huy nguồn nội lực, phát huy nguồn ngoại lực để có thể giảm chi phí đến mức thấp nhất và đạt đợc lợi nhuận cao nhất.

Kế toán với vai trò là công cụ quản lý đắc lực, phải ghi chép, tính toán, tổng hợp để đáp ứng nhu cầu thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời giúp nhà quản trị doanh nghiệp đa ra đợc quyết định nhanh chóng và đúng đắn nhất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc ổn định và phát triển.

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của sản phẩm Đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất, chỉ một sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá bán sản phẩm, từ đó ảnh hởng đến thu nhập của doanh nghiệp Do vậy để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác hạch toán, kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hach toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành của sản phẩm Đồng thời hạch toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý, thúc đẩy việc

1

tất cả cá khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu nêu trên, với mong muốn nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu Đặc biệt là tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất trong các doanh nghiệp hiện nay, tại Công ty cơ khí Trần Hng Đạo đợc sự giúp đỡ của Ban giám đốc Công ty, cán bộ phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch sản xuất và bộ môn kế toán trờng Trung học Nông nghiệp Hà Nội, tôi đã đi sau vào nghiên cứu nguyên vật liệu với đề tài:

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu

ở Công ty cơ khí Trần Hng Đạo.” Nội dung của đề tài này bao gồm:

Phần I:Một số đặc điểm chung về Công ty cơ khí Trần H ng Đạo.

Phần II:Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty cơ khí Trần H ng Đạo.

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty cơ khí Trần Hng Đạo.

Mục lục

Phần I:Một số đặc điểm chung về Công ty cơ khí Trần H ng Đạo 1

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất của Công ty 2

3 Đặc điểm tổ chức và phân cấp quả lý của Công ty 4

4 Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty 6

5 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 8

Phần II:Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty cơ khí Trần H ng

Đạo 11

1 Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu 2 Phân loại vật liệu 11

3 Đánh giá vật liệu 12

4 Thủ tục nhập – xuất kho vật liệu 14

4.1 Thủ tục nhập kho vật liệu 14

4.2 Thủ tục xuất kho vật liệu 17

5 Kế toán chi tiết vật liệu 18

6 Kế toán tổng hợp vật liệu 28

6.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 28

6.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu 34

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty cơ khí Trần Hng Đạo 39

1 Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Trần ng Đạo 39

H-2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Trần Hng Đạo 40

Kết luận 43

3

Phần I Một số đặc điểm chung về công ty cơ khítrần hng đạo.

Tên gọi: Công ty cơ khí Trần Hng Đạo

Tên giao dịch quốc tế: Mechannical CompanyTên giao dịch: Công ty cơ khí Trần Hng ĐạoĐiện thoại: 04.9762737 – 04.9762736Fax: 04.762172

Địa điểm:114 Mai Hắc Đế – Quận Hai Bà Trng – Hà Nội.Tính đến thời điểm hiên nay công ty có:

- Tổng số nhân viên: 588

Trong đó: số công nhân gián tiếp 261 số công nhân trực tiếp là 327.- Tổng số vốn hiện nay là 16 194 241 000

Trong đó: vốn nhà nớc cấp: 13 601 580 802 vốn tự bổ sung: 2 592 660 802- Lơng bình quân công nhân là 480.000 đ/công nhân.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty cơ khí Trần Hng Đạo thuộc tổng công ty Máy động lực và máy Nông nghiệp - Bộ Công nghiệp Đợc thành lập ngày 19 tháng 4 năm 1947 tại xã Vinh Quang, huyện Chiêm Hoá, tỉnh Tuyên Quang và do cố chủ tịch nớc Nguyễn Lơng Bằng trực tiếp chỉ đạo Năm 1957, nhà máy chuyển về 114 Mai Hắc Đế – Hà Nội hiện nay.

Năm 1960 là năm đầu tiên thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất và những năm tiếp theo, do nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, Nhà máy chuyển sang sản xuất

động cơ Điêzen 20HP và phụ tùng ô tô Động cơ D20 với số lợng hàng ngàn chiếc đã cung cấp cho nông dân miền Bắc máy bơm nớc chống hạn, chống úng, lắp máy xay sát gạo và máy nghiền thức ăn gia súc…

Từ năm 1970 đến nay, sản phẩm chủ yếu của công ty là động cơ Điêzen 12HP, 15HP và các lại hộp số thủy D9_D12_D15 Năm sản xuất cao nhất đạt gần 5.000 động cơ/năm và hàng chục tấn phụ tùng Sản phẩm động cơ Điêzen và hộp số thuỷ hàng năm đợc cải tiến, nâng cao chất lợng, mở rộng tính năng và đợc tiêu thụ rộng rãi trong cả nớc Ngoài ra, công ty đã sử dụng hàng loạt bơm cao áp, kim phun là những sản phẩm siêu chính xác để lắp vào động cơ Điêzen Đồng thời công ty cũng đã sản xuất thành công các loại động cơ Điêzen 6HP, 48HP, 80HP và 120HP.

Từ khi đất nớc bớc vào đổi mới ( từ năm 1986 đến nay ), Đảng và Nhà nớc ta chủ trơng nền kinh tế quản lý hành chính tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc theo định hớng Xã hội chủ nghĩa với nền kinh tế mở cửa với nhiều thành phần kinh tế.

Công ty đợc thành lập tại quyết định số 324 – QĐ/TCNSĐT ngày 27/5/1993 của Bộ công nghiệp nặng ( nay là Bộ công nghiệp ) Để phù hợp với cơ chế thị trờng gắn liền với sản xuất kinh doanh, từ tháng 10/1995 Nhà máy đợc đổi tên thành Công ty cơ khí Trần Hng Đạo.

Đó là bối cảnh khó khăn của ngành cơ khí nói chung và Công ty cơ khí Trần Hng đạo nói riêng của thời kỳ đầu bớc vào cơ chế thị trờng Đầu năm 1998, Chính phủ ra quyết định số 29/1998/QĐ - TTG ngày 9/2/1998 về giải pháp hỗ trợ phát triển một số lĩnh vực thuộc ngày cơ khí Dự án đầu t “ phục hồi và phát triển sản xuất giai đoạn I ” của công ty đợc Bộ trởng Bộ công nghiệp phê duyệt tại quyết định số 521/QĐ/HHĐT ngày 31/3/1998 với mục đích đầu t, cải tạo, nâng cấp nhà xởng, thiết bị và các công trình hạ tầng sẵn có, bổ xung thiết bị…

Sản lợng dự kiến đầu t:

* Động cơ D12 – D15: 7500 chiếc

* Hộp số thuỷ D9 – D12 D15: 8000 chiếc* Phụ tùng động cơ 2000 bộ

5

phải hoàn trả dần trong 10 năm cả vốn lẫn lãi.

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất của công ty.

Công ty cơ khí Trần Hng Đạo là một đơn vị sản xuất công nghiệp nặng sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm về cơ khí chế tạo, bao gồm:

- Chế tạo, lắp ráp kinh doanh các loại động cơ Điêzen D15 (D16).- Sản xuất các loại phụ tùng động cơ.

Để thực hiện sản xuất các loại sản phẩm trên công ty đã bố trí cơ cấu day truyền hợp lý, chuyên môn hoá sản xuất để nâng cao chất lợng, hiệu quả hoạt động của phân xởng, tổ, đội sản xuất Cụ thể, sơ đồ qui trình sản xuất:

thµnh phÈm

Ph©n xëng l¾p r¸p

Kho thµnh

Sản phẩm của công ty phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất mới hoàn thành, phân xởng đúc và phân xởng rèn là hai phân xởng sản xuất phôi cho toàn bộ hệ thống các phân xởng, các bộ phận khác ở phía sau Sau khi hai phân xởng này sản xuất xong, phôi nhập vào kho phôi rồi cung cấp cho các phân xởng nh: phân xởng cơ khí, phân xởng cơ điện, phân xởng dụng cụ Không những phôi ở kho phôi cung cấp cho các phân xởng này mà các nguyên vật liệu không phải qua chế biến, phôi đi thẳng tới các phân xởng này để sản xuất ngay.

Sau khi qua các phân xởng này vào kho bán thành phẩm, nếu không phải qua nhiệt luyện thì các bán thành phẩm sẽ qua phân xởng nhiệt luyện rồi mới vào kho bán thành phẩm.

Bớc tiếp theo là xuất bán thành phẩm cho phân xởng lắp ráp thành phẩm Các thành phẩm sau khi lắp ráp hoàn chỉnh đợc kiểm tra đủ tiêu chuẩn sẽ nhập kho thành phẩm.

3 Đặc điểm tổ chức và phân cấp quản lý của công ty:

Công ty cơ khí Trần Hng Đạo là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Máy động lực và Máy Nông nghiệp – Bộ Công nghiệp Việt Nam nhng qua hạch toán độc lập và có bộ máy quản lý riêng, tổ chức quản lý theo kiểu một cấp gọn nhẹ.

Đứng đầu công ty là Giám đốc, dới là các Phó Giám đốc, các phòng ban trực thuộc và các phân xởng sản xuất.

- Giám đốc công ty là ngời phụ trách chung toàn bộ tình hình hoạt động của

công ty.

- Ba Phó giám đốc là:

+ Phó giám đốc kinh tế: thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh

của công ty nh giải quyết vấn đề đầu vào, đầu ra của sản phẩm.

+ Phó giám đốc kỹ thuật: quản lý các vấn đề nh kỹ thuật sản xuất.

+ Phó giám đốc sản xuất: thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc sản

xuất ở các phân xởng…

- Các phòng ban chức năng:

+ Phòng tổ chức lao động: có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong các công tác tổ

chức lao động, điều hành lao động hay công tác cán bộ nhân viên.

+ Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

cho Giám đốc, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế.

+ Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ lập kế hoạch cho các bộ phận

khác thực hiện từ kế hoạch tiền khả thi và đi vào hoạt động.

• Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh.

• Thu thập các thông tin về sản phẩm để về phản ánh lại với các bộ phận phân tích và lập kế hoạch kỳ tiếp theo.

+ Phòng th ơng mại: có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch tiệu thụ sản phẩm.+ Phòng kỹ thuật:

• Thiết kế và lập chi phí quản lý các qui trình công nghệ của sản phẩm.

• Là nơi cung cấp các bản vẽ thiết kế cho sản phẩm.

9

bản hoặc giấy tờ hành chính của công ty và các công việc liên quan đến vấn đề hành chính trớc Gám đốc và các Phó giám đốc.

+ Phòng KCS: kiểm tra chất lợng sản phẩm và các trang thiết bị.+ Phòng bảo vệ:

• Tổ chức xây dựng và thực hiện các kế hoạch về bảo vệ trật tự an toàn công ty.

• Xây dựng nội dung các qui định, qui chế trong công tác bảo vệ về nội dung ra vào cổng.

+ Phòng tổng hợp Mai Động: có nhiệm vụ thu thập, ghi chép ban đầu và gửi

về các phòng ban có liên quan.

+ Ban quản lý công trình công cộng: chịu trách nhiệm quản lý và xây dựng

các biện pháp quản lý công trình công cộng Đồng thời đa ra các biện pháp quản lý, sửa chữa khi cần thiết.

Các cán bộ bộ phận phòng ban và các phân xởng sản xuất có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau để đảm bảo quản lý thống nhất của công ty nhằm thực hiện nhiệm vụ của công ty.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lýGiám đốc

4 Quy trình công nghệ sản xuất của công ty.

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất đối tợng tính giá thành và phơng pháp tính giá thành.

Sản phẩm sản xuất của công ty bao gồm nhiều loại, mỗi loại có một quy trình công nghệ sản xuất riêng, nhng cũng có nhiều loại sản phẩm đợc chế tạo trên cùng một quy trình công nghệ Trong khuôn khổ của báo cáo tác giả chỉ xin trình bày tóm tắt về quy trình công nghệ gia công thân động cơ.

Quy trình công nghệ của gia công thân động cơ

11Phôi

Doa lỗ mặt S-Q-đỉnh-R

Khoan 5 lỗ mặt Q-S

Doa lỗ xi-lanh

Phay KT 30 mặt chân

Quy trình lắp ráp thân động cơ

12Khoan doa 2 lỗ

mặt con đội

Khoan các lỗ nắp sauKhoan doa các

lỗ mặt chân

Tổng kiểm traTarô lỗ bắt bu lông các mặtSửa các lỗ trớc

mặt đỉnh QKhoan doa các

lỗ mặt Q Khoan các lỗ mặt S Khoan các lỗ mặt trên

Gia công rãnh hãm 2.2

Khoan các lỗ guzông lỗ nớc mặt đỉnh

Cụm bơm dầu nhờnCụm

đế đỡ trục khuỷuCụm

trục khuỷuCụm

biên Piston

ống dầu

vơi Các

bánh Cụm

két nớc Cụm

trục cam Cụm

nắp động Cụm

nắp

Cụm Cụm Bánh răng, cân Đánh lỗ nớc

13

5 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

5.1 Về nhân sự : Phòng kế toán tài chính của công ty gồm có 7 ngời, tại đây mỗi

ngời đợc quy định rõ trách nhiệm nh sau:

- Kế toán tr ởng ( tr ởng phòng): chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành

mọi công việc trong phòng, những công việc chung có tính chất toàn công ty Theo dõi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toán tiền mặt và tiền quỹ ngân hàng, xem xét những vấn đề về chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính.

- Phó phòng kế toán tổng hợp kế toán giá thành kế toán ngân hàng:– – – chịu trách nhiệm trực tiếp về nghiệp vụ, tổng hợp ghi sổ cái, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và làm các công việc báo cáo tài chính theo đúng chế độ tài chính của Nhà nớc Mở sổ theo dõi, kiểm tra đói chiếu các khoản tiền gửi vào ngân hàng kiêm hạch toán chi tiết và tổng hợp sự biến động BGĐ, khấu hao TSCĐ, sửa chữa TSCĐ Tình hình thanh toán các khoản tiền lơng, tiền công,, BHXH cho cán bộ công nhân viên hàng tháng.

- Kế toán thanh toán kế toán tiền mặt–

+ Kế toán tiền mặt: hàng ngày viết phiếu thu, phiếu chi bằng tiền mặt, từ phiếu thu và chi vào sổ quỹ tiền mặt và định khoản Cuối ngày cộng vào đối chiếu sổ thu, chi và số tồn tiền mặt với thủ quỹ Cuối tháng, dựa trên cơ sở số liệu sổ quỹ lên bảng kê số 1 và bảng nhật ký chứng từ số 1.

+ Kế toán thanh toán: thông qua các chứng từ tạm ứng tiền mặt, tiền sản xuất, đối chiếu với các chứng từ, hoá đơn, ngân hàng, công tác lên sổ chi tiết thanh toán tạm…

ứng TK141 và lên sổ chi tiết nhật ký chứng từ số 5 rồi qua các chứng từ đó để thanh toán cho khách hàng (ngời mua và bán).

- Kế toán nguyên vật liệu: hạch toán chi phí, tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên

vật liệu, công cụ, dụng cụ, hạch toán chi phí mua hàng, bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản tạm ứng, công nợ

- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về chi thu tiền mặt, báo cáo thủ quỹ hàng ngày và nộp

vào ngân sách.

- Kế toán tiền l ơng và bảo hiểm: thanh toán tiền lơng, lơng ốm, lơng thời gian cho

cán bộ công nhân viên, hàng tháng lên bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm Cuối quý quyết toán quý ( 1 quý bằng 3 tháng).

Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty

15Phó phòng

Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng

Kế toán giá thành

Trởng phòng kế toán trởng

+ Nhật ký sổ cái

Nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngoài các nhật ký nói trên thì đợc ghi vào sổ chi tiết tài khoản để theo dõi.

*Nội dung hình thức kế toán Nhật ký chứng từ chung:

Hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì có các chứng từ gốc đi kèm, các chứng từ gốc này đợc đa vào sổ nhật ký, nên các nghiệp vụ phát sinh thuộc nhật ký đợc ghi vào sổ chi tiết tài khoản, trong trờng hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt thì các phiếu thu chi đợc chuyển đến cho bộ phận thủ quỹ, đến cuối tháng rút ra số d Sau đó phiếu thu chi đợc chuyển cho kế toán tiền mặt vào sổ

Kế toán tiền lơng và bảo

hiểmKế toán thanh

toán, kế toán tiền mặt

Kế toán nguyên vật

Thủ quỹ

nhật ký thu chi tiền mặt, cuối tháng rút ra số d đối chiếu vào sổ thủ quỹ và phiếu kế toán chuyển cho kế toán tổng hợp lên sổ cái.

Tơng tự các sổ chi tiết tài khoản cũng lên phiếu, kế toán chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái Từ tất cả các sổ cái, kế toán tổng hợp sẽ lên báo cáo kế toán tài chính.

Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết phát sinh từng tài

khoản

Đối chiếu

Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí trần Hng đạo.

1 Đ ặc điểm cuả vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu:

Công ty cơ khí Trần Hng Đạo hàng năm sản xuất các sản phẩm cơ khí phục vụ nông nghiệp chủ yếu theo đơn đặt hàng cuả khách hàng Do đặc điểm cuả sản phẩm sản xuất đã quyết định đến số lợng, chủng loại nguyên vật liệu sử dụng trong công ty hết sức đa dạng, phong phú và phức tạp với khối lợng lớn nh: gang, thép, đồng do đó việc quản lý và sử dụng chúng gặp không ít khó khăn.…

Trong tổng giá thành sản xuất ra sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm 65 – 70% Công ty thờng xuyên sử dụng nhiều loại vật liệu với khối lợng t-ơng đối lớn Toàn bộ nguyên vật liệu đợc mua ở các đơn vị và chủ yếu đợc mua theo hợp đồng, ngoài ra còn đợc mua theo hình thức tự do trên thị trờng Việc thu mua

theo hợp đồng nên ngời bán thờng chở đến tận công ty, còn một số vật liệu mua ngoài thì công ty phải dùng xe tải cuả mình để chuyên chở.

Với lợng vốn có hạn, giá cả lại hay biến động nên công ty chỉ dự trữ ở mức tối thiểu cần thiết và có thể dùng đơn đặt hàng này thay cho đơn đặt hàng kia hoặc có thể đem bán khi không sử dụng bị tồn kho Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn còn một khối lợng vật t tồn đọng ở kho lâu cha đợc giải quyết sẽ gây h hỏng, mất phẩm chất.

Công ty có nguồn cung cấp vật liệu tơng đối ổn định chủ yêú từ các nguồn sau: Công ty gang thép Thái Nguyên, Công ty cơ khí Việt Nhật, Công ty tổng hợp Thái Bình, nhà máy chế tạo bơm (sà lan), Nhà máy bơm Hải Dơng, Nhà máy điện cơ Hà Nội, Công ty kim khí Hà Nội, cơ sở đúc Mai Lâm và chủ yếu các chi tiết phụ…tùng đợc mua của Tổng công ty máy Động lực và máy Nông nghiệp Việt Nam.

Với những đặc điểm nêu trên, việc quản lý vật liệu là rất cần thiết Vì vậy công ty cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: bảo quản, thu mua, dự trữ và sử dụng Đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật t và cũng là tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả kinh tế, kỹ thuật cuả công ty nên kế toán phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ cuả mình mà trung tâm là quản lý nguyên vật liệu chính.

2 Phân loại vật liệu:

Với một khối lợng vật liệu lớn, chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại có một nội dung tinh tế, tính năng và chức năng cơ, lý, hoá khác nhau Vì vậy để quản lý và hạch toán chính xác công ty đã phân loại thành 5 loại vật liệu sau:

• Nguyên vật liệu chính:

Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm mới, nguyên vật liệu chính cuả công ty bao gồm các loại nh: sắt, thép, gang, xăng, dầu chiếm 40%, còn các chi tiết bán thành phẩm chiếm tới 60%.…Trong mỗi loại lại đợc chia thành nhiều loại khác nhau, ví dụ: thép C45Φ25 C45Φ

19

Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể cuả sản phẩm nhng nó làm cho sản phẩm bền đẹp hơn, phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật trong quá trình chế tạo sản phẩm: sơn, giẻ lau, đinh, bóng đèn…

* Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ:

+ Trờng hợp mua nguyên vật liệu chở đến tận nơi thì trị giá vốn thực tế là giá ghi trên hoá đơn.

Công ty là cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, vì vậy giá nguyên vật liệu mua vào là giá trị thực tế không có thuế GTGT đầu vào.

VD: Theo hoá đơn số 1058 ngày 12/1/2003, Công ty mua thép C45Φ 40 là 1012kg với đơn giá là 4809/1kg cuả Công ty vật t tổng hợp Hà Tây Công ty vật t tổng hợp Hà Tây vận chuyển đến tận nơi bán vì vậy giá thực tế cuả vật liệu mua ngoài gồm:

-Giá mua thép ghi trên hoá đơn 4.809 x 1012 = 4.866.708 đồng.

-Thuế GTGT: 5% x 4.866.708 = 243.335,4 đồng Tổng số tiền phải thanh toán cho ngời bán là: 4.866.708 + 243.335,4 = 5.110.043,4 đồng.

+Trờng hợp mua nguyên vật liệu doanh nghiệp phải chịu chi phí vận chuyển thì:

Trị giá vốn thực tế Giá mua trên Chi phí

vật liệu nhập kho hoá đơn vận chuyển

Nếu chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều đối tợng thì phải phân bổ cho các đối tợng liên quan.

Việc chuyên chở vật liệu mua ngoài về nhập kho do đội xe cuả xí nghiệp đảm nhận, đội xe đợc điều động chuyên chở vật t hàng hoá Cho nên việc thanh toán với ngời thực hiện chuyên chở vật liệu đã có sự xác nhận cuả thủ trởng đơn vị và kế toán trởng cuả xí nghiệp.

Ví dụ: Theo hóa đơn số 2370 ngày 20/1/2003, Công ty mua cuả Công ty cơ

khí Việt Nhật (VIE) Hải Phòng thân máy Việt Nhật (D15): 200 chiếc, đơn vị 44kg/chiếc, đơn giá 431.925 đồng/chiếc, chi phí vận chuyển 20.000đồng/tấn.

Vậy trị giá vật liệu thực tế nhập kho là:

-Giá mua vật liệu: 200 x 431.925 = 86.385.000đồng.-Chi phí vận chuyển: 200 x 44 = 8800kg.

8,8 x 20.000 = 176.000 đồng.

-Thuế GTGT: (86.385.000 + 176.000) x 5% = 4.328.050 đồng Tổng số tiền thanh toán: 86.385.000 + 4.328.050 = 90.889.050 đồng.

Căn cứ vào bảng giá hạch toán đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ, kế toán ghi sổ theo giá hạch toán để tiện theo dõi.

* Việc xác định giá hạch toán vật liệu xuất kho nh sau:

21

xuất kho nhập kho từng lần nhập xuất dùng trong kỳ

Ví dụ: Trong tháng 1/2003 Công ty có nhập – xuất loại thép C45Φ 55 nh sau:- Nhập: +Ngày 3/1 nhập 900 kg với đơn giá 4800 đ/kg.

+Ngày12/1 nhập 1200 kg với đơn giá 4900 đ/kg.- Xuất: +Ngày 14/1 xuất 600 kg ở lô nhập lần 1.

+Ngày 15/1 xuất 1200 kg ở lô nhập lần 2.Vậy trị giá vật liệu đợc xuất dùng nh sau:

Ngày 14/1: 600 x 4800 = 2.880.000 đồng.Ngày 15/1: 1200 x 4900 = 5.880.000 đồng.

Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị thực tế và trị giá hạch toán nguyên vật liệu, vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong kỳ, sau đó xác định hệ số giá (H), giữa giá thực tế và giá hạch toán cuả vật liệu theo công thức sau:

Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tếnguyên vật liệu tồn đầu tháng nguyên vật liệu nhập trong kỳ

Trị giá hạch toánTrị giá hạch toánnguyên vật liệu tồn đầu thángnguyên vật liệu nhập trong kỳ

Sau đó kế toán xác định trị giá vật liệu xuất kho nh sau:

Trị giá thực tế NVL Trị giá hạch toán NVL xuất kho trong tháng H xuất kho trong tháng

Ví dụ:

- Tồn đầu tháng 1/2003 cuả thép C45Φ 55+Giá hạch toán: 25.741.646 đồng

+Giá thực tế: 26.355.674 đồng

- Số phát sinh nhập trong tháng:

+ Giá hạch toán: 900 x 4800 + 1200 x 4900 = 10.200.000 đồng.+ Giá thực tế: 11.000.000 đồng

4 Thủ tục nhập xuất kho vật liệu.–

4.1 Thủ tục nhập kho vật liệu:

Trình tự nhập kho nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trần Hng Đạo có thểkhái quát thành sơ đồ nh sau:

Trớc hết, phòng kế hoạch lập kế hoạch mua (đã đợc giám đốc duyệt) rồi chuyển cho cán bộ vật t đi mua Khi vật t về đến kho, cán bộ vật t đem hoá đơn mua hàng ( hoá đơn GTGT) lên phòng KCS, phòng này có chức năng xác định tiêu chuẩn chất lợng, quy cách vật t Sau đó bộ phận KCS có trách nhiệm kiểm tra xem hàng về có đúng chất lợng, số lợng, chủng loại theo hoá đơn hay không Tiếp đó bộ phận kiểm định lập biên bản kiểm kê vật t Nếu thấy vật t mua về đúng quy cách phẩm chất mẫu mã mới tiến hành làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập làm 3 liên:

• 1 liên giao cho thủ kho sau đó định kỳ giao lại cho kế toán nguyên vật liệu.

• 1 liên để lại phòng kế hoạch sản xuất.

• 1 liên giao cho cán bộ cung tiêu (ngời đi mua vật t)23

chuyển tiền lên cho trởng phòng kế hoạch ký, sau đó đem lên cho kế toán thanh toán.

Khi nhập kho nguyên vật liệu, thủ kho phải ký vào PNK Căn cứ vào số liệu ghi trên PNK có cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị nhng khi ghi vào thẻ kho thì chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng Các loại vật t mua về đợc nhập kho theo đúng quy định, thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các loại nguyên vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học đảm bảo yêu cầu bảo quản cuả từng loại, từng thứ vật liệu để tiện cho việc kiểm tra và xuất nguyên vật liệu.

Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn cùng Biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng kế hoạch

viết phiếu nhập kho nh sau:

Phiếu nhập kho QĐ số: 1141 TC/CĐKT Ngày 16 tháng 3 năm 2003 Ngày 1-11-1995 cuả BTC

Họ tên ngời giao hàng: Cửa hàng kim khí số 4 Số : 07

Nhập tại kho 021…

Số TT

Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm hàng hóa)

Mã số

Đơn vị tính

Số lợng

Theo chứng từ

Thực nhập

Đơn giá Thành tiền

01 Thép C45Φ25……

Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mơi nhăm nghìn một trăm bốn mơi hai đồng chẵn.

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Liên 2 (giao cho khách hàng) DH/00-B Ngày 16 tháng 3 năm 2003 N, 087296

25

Địa chỉ: 75 Tam Trinh-HN Số tài khoản: 73010333A Ngân hàng đầu t HN.

Điện thoại:……… Mã số:

0 1 0 0 1 0 0 5 7 9Họ tên ngời mua hàng: Anh Thông

Đơn vị tính

Số lợng Đơn giá Thành tiền

01 Thép C45Φ 25 TQ(13 cây)

Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền hàng 1.545,142 Tiền thuế GTGT 77.258 Tổng cộng tiền thanh toán 1.622.400Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm hai mơi hai nghìn bốn trăm đồng chẵn.

Ngời mua hàngKế toán trởngThủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

4.2 Thủ tục xuất kho.