THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NẶNG TẤT HỒNG I ĐẶC ĐIỂM CỦA PHẦN HÀNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NẶNG TẤT HỒNG 1 Kế toán chi tiết hàng hóa Hạch toán chi tiết hàng hóa phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng về hiện vật giá trị trong quá trình nhập xuất Do đó công tác hạch toán kế toán cần kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và bộ phận quản lý kho hàng Định kỳ hàng tháng làm bản đối chiếu tồn kho nhằm theo dõi được lượng hàng tồn kho và tăng cường giám sát việc quản lý kho và hiệu quả hạch toán kế toán hàng hóa của phòng kế toán Hiện nay có ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư Chi nhánh Công ty TNHH thiết bị nặng Tất Hồng sử dụng phương pháp thẻ song song: Sơ đồ I.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Chứng từ Thẻ kho Chứng từ nhập xuất Sổ kế toán chi tiết hàng hóa Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất linh kiện để ghi " thẻ kho" (mở theo từng danh điểm trong kho) Kế toán vật tư dựa vào chứng từ nhập, xuất phòng phụ tùng cung cấp và hóa đơn xuất bán để cập nhật số lượng và trị giá vật tư Cuối kỳ phòng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán (Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ) theo từng danh điểm và từng loại vật tư với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thực tế của bộ phận quản lý kho hàng Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho trong từng danh điểm vật tư kịp thời chính xác Chi nhánh Công ty TNHH thiết bị nặng Tất Hồng là một đơn vị phụ thuộc nên việc quản lý kho hàng tại đây có những đặc điểm khá riêng biệt Hàng hóa tại Chi nhánh được nhập từ kho hàng tại Tất Hồng Singapore, hàng hóa ở đây là những loại vật tư, thiết bị có giá trị lớn, nhỏ khác nhau, số lần nhập xuất diễn ra thường xuyên Số lượng vật tư đưa vào kho lớn nên việc theo dõi cũng khó khăn, do đó cần có sự phối hợp chặt chẽ trong việc kiểm tra kho hàng thường xuyên của phòng kế toán và phụ tùng - Hàng hoá mua được thực hiện theo phương thức hàng nhập từ Tất Hồng Singapore và định kỳ Công ty Tất Hồng Hồ Chí Minh sẽ chuyển trả Tất Hồng Singapore Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Giá mua Chi phí Các khoản Giá thực tế hàng hoá + mua + Thuế nhập - CKTM, = (ghi trên khác khẩu GGHM (nếu hàng nhập hoá đơn) có) - Chi nhánh sử dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền Đây là phương pháp tính giá phù hợp với đặc điểm kinh doanh của chi nhánh Công việc theo dõi hàng xuất nhập kho do phòng kế toán và người quản lý kho phải diễn ra đồng thời Theo phương pháp này căn cứ vào giá thực tế của vật tư tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị vật tư Căn cứ vào lượng vật tư xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân xác định giá thực tế xuất trong kỳ Giá thực tế vật tư = Giá bình quân * Lượng vật tư xuất kho xuất kho của một đơn vị vật tư 1.1 Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ bán hàng Các chứng từ mà kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng như sau: - Thông tin đề nghị xuất hoá đơn (Proforma Invoice) - Phiếu xuất kho (Material Isue Form) - Biên bản bàn giao (Delivery Order) - Bản chào giá phụ tùng (Facsimile) - Hóa đơn GTGT ( Do doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế) - Hóa đơn cước phí vận chuyển - Các chứng từ phản ánh thanh toán ( Phiếu thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ) 1.2 Tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản chi nhánh đang áp dụng là hệ thống tài khoản theo chế độ do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006-BTC của Bộ tài chính ngày 20/03/2006 Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh hệ thông tài khoản sử dụng bao gồm hầu hết các tài khoản theo quy định trong đó các tài khoản được chi tiết thành nhiều tiểu khoản theo các đối tượng 1.2.1 Tài khoản 156 - Hàng hoá Tài khoản 156 không mở chi tiết cho từng loại hàng hoá.Tất cả những biến động của hàng hóa trong kỳ đều được phản ánh lên một tài khoản duy nhất TK156 Tài khoản phản ánh hàng hoá tồn kho, xuất, nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế Nội dung kết cấu tài khoản như sau: * Bên Nợ:  Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ ( theo phương pháp kê khai thường xuyên )  Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên )  Chi phí thu mua hàng hóa ( theo phương pháp kê khai thường xuyên )  Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) * Bên Có :  Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa  Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán ( theo phương pháp kê khai thường xuyên)  Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất ( theo phương pháp kê khai thường xuyên)  Trị giá vốn hàng hoá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ )  Số dư bên Nợ : Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ Tài khoản 156 - Hàng hoá được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1561 - Giá mua của hàng hoá - Tài khoản 1562 - Phí mua hàng hoá 1.2.2 Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên - Bên Nợ : Trị giá vốn hàng hóa cung cấp theo hóa đơn - Bên Có : Kết chuyển giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh - Tài khoản 632 không có số dư 1.2.3 Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ Tài khoản phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu * Bên Nợ:  Số thuế phải nộp ( thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) tính trên doanh thu bán trong kỳ  Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại  Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả doanh * Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư * Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư cuối kỳ 1.2.4 Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại: Tài khoản dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế - Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng - Bên Có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại sang TK 511 - Tài khoản không có số dư cuối kỳ 1.2.5 Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại: Tài khoản dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hóa, thành phẩm dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại Kết cấu nội dung tài khoản: - Bên Nợ: Doanh thu số hàng đã tiêu thụ bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hóa đã bán ra - Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu trong kỳ - Tài khoản không có số dư cuối kỳ 1.2.6 Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán: Tài khoản dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thỏa thuận vì các lý do chủ quan của doanh nghiệp Kết cấu nội dung tài khoản: - Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán được chấp thuận - Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu trong kỳ - Tài khoản không có số dư cuối kỳ 1.2.6 Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ ; Tài khoản 336 - Phải trả nội bộ Do đặc thù hoạt động bán hàng của Chi nhánh, Kế toán sử dụng hai Tài khoản trên để theo dõi các khoản công nợ của ba chi nhánh, đó là căn cứ để cuối tháng đối chiếu công nợ nội bộ 1.3 Phương pháp hạch toán Chi nhánh tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán hàng trực tiếp và phương thức cấp cho đơn vị trực thuộc để bán * Theo phương thức bán trực tiếp, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ - Khi xuất kho hàng hóa dịch vụ với khách hàng, kế toán phản ghi Giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Giá trị hàng hóa dịch vụ tiêu thụ - Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112 - Doanh thu bằng tiền đã thu Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp * Theo phương thức cấp hàng hóa cho đơn vị trực thuộc để bán : - Nếu sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có TK 156 - Hàng hóa - Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thì ghi giá vốn theo bút toán: + Kế toán ghi Giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá + Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112 - Doanh thu bằng tiền đã thu Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp 2 Kế toán Chi phí bán hàng 2.1 Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ Hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ * Chi phí bán hàng gồm các khoản :  Chi phí nhân viên bán hàng gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng  Chi phí vật liệu bao bì  Chi phí dụng cụ đồ dùng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa  Chi phí khấu hao tài sản cố định trong khâu bán hàng  Chi phí bảo hành khi bán hàng  Chi phí dịch vụ mua ngoài : tiền thuê bốc vác, vận chuyển  Chi phí bằng tiền khác 2.2 Hệ thống chứng từ sử dụng  Chi phí nhân viên : Bảng thanh toán lương  Chi phí khấu hao : Bảng trích khấu hao TSCĐ  Chi phí mua ngoài: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng  Chi phí vật liệu bao bì : Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT  Chi phí băng tiền khác : Phiếu chi 2.3 Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hành sản phẩm, chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng… Nội dung kết cấu Tài khoản: + Bên Nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ + Bên Có: Kết chuyển chi phí vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh + Tài khoản không có số dư cuối kỳ Tài khoản được mở chi tiết như sau: - TK 6411 - Chi phí nhân viên: Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản bảo hiểm cho nhân viên, cước vận chuyển, bốc dỡ hàng… - TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì: Là các khoản chi phí cật liệu liên quan đến hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên bánh hàng… - TK 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là các khoản chi phí cho dụng cụ cân đong, đo, đếm, bàn ghế… phục vụ cho bán hàng - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Là chi phí khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, phương tiện vận chuyển…) - TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí phát sinh trong thời gian bảo hành theo hợp đồng - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, thuê bốc dỡ, vận chuyển hàng… - TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, ngoài chi phí kể trên như chi phí tiếp khách của bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm… 2.4 Phương pháp hạch toán + Tổng tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác hàng hóa, kế toán ghi: Nợ TK 641 ( 6411) Có TK 334 + Trích BHXH, KPCĐ,BHYT theo tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền lương phát sinh trong kỳ Nợ TK 641 ( 6411) Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) + Giá trị vật dụng xuất dùng phục vụ cho quá trình bán hàng Nợ TK 641 ( 6412) Có TK 152 + Chí phí về công cụ đồ dùng phục vụ khâu bán hàng Nợ TK 641 ( 6413) Có TK 153 : Xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ 1 lần + Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng Nợ TK 641 ( 6414) ... Kết chuyển lãi Nợ TK 911 Có TK 421 + Kết chuyển lỗ Nợ TK 421 Có TK 911 II KẾ TỐN CHI TIẾT VỀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NẶNG TẤT HỒNG Quá trình mua hàng. .. nhánh nhập hàng từ Công ty Tất Hồng Singapore về, chi phí nhập hàng khoản thuế phải chịu cho lơ hàng Chi nhánh phải tốn cịn giá trị lơ hàng nhập từ Singapore Cơng ty TNHH thiết bị nặng Tất Hồng Hồ... Công ty TNHH thiết bị nặng Tất Hồng đơn vị phụ thuộc nên việc quản lý kho hàng có đặc điểm riêng biệt Hàng hóa Chi nhánh nhập từ kho hàng Tất Hồng Singapore, hàng hóa loại vật tư, thiết bị có