Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh

LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏi những xu hướng toàn cầu .Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như Việt Nam. Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại .Đã có rất nhiều bộ phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office ,Excel ,Access …vv. Đã trở nên không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại.Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người dùng dễ thao tác ,đem lại hiệu quả công việc cao , công tác văn thư không nằm ngoài thực tế đó.Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủ công nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như : tìm theo nội dung công văn ,tìm theo tên công văn . Bên cạnh đó thì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công van và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ , với trình độ còn hạn chế của mình e xin đưa ra một giải pháp đó là : “Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ’’ . 2.Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài a.Phương pháp thu thập thông tin - Quan sát ; - Nghiên cứu tài liệu . b.Công cụ để thực hiện đề tài *Phần mềm Micosoft Excel 3.Mục đích của đề tài Chương trình quản lý công văn đi giúp quản lý các loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả.Chương trình quản lý được toàn bộ nội dung văn bản cũng như các quy trình sử lý văn bản .Các loại văn bản được quản lý trong chương trình bao gồm : công văn đi, báo cáo,việc cập nhập thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư .Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản ,thông tin về văn bản được bảo quản trong đơn vị. Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất ,cho phép người sử dụng có thể tra cứu ,tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau .Chương trình cũng đưa ra một hệ thống quản lý văn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng .Em hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các phương diện sau đây : - Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý ,tạo dựng môi trường bảo quản thông tin trong nội bộ cơ quan. -Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn ,tài liệu ,các văn bản cũng như quy trình xử lý văn bản của văn thư các bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị ; lưu trữ ,cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo ,các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên. -Nâng cao năng suất lao động. -Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành ,nhờ vậy mà tạo được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản ,thuận tiện trong sử dụng. -Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bản khác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ. 4.Kết cấu của đề tài Đề tài: “ Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ” Đề tài : Bố cục gồm 3 chương : Chương 1: Tổng quan quản lý văn bản đi Chương 2 : Khảo sát , phân tích và thiết kế hệ thống Chương 3 :Thiết kế chương trình 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL server 2005, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong xây dựng ứng dụng quản lý văn bản đi tại UBND phường Khắc Niệm có ý nghĩa rất lớn cho ta cách nhìn tổng quan và chi tiết về chức năng của hệ thống này . Đồng thời , kết quả của đề tài là cơ sở khoa học giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý , nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình thực hiện quy trình quản lý văn bản đi và đề tài giúp cho bản thân em tổng hợp được những kiến thức được học. Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH 3

LỜI NÓI ĐẦU 5

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 8

1.1 Lý thuyết về văn bản 8

1.2 Các loại văn bản thường sử dụng 8

1.2.1 Các loại văn bản có tính pháp quy 8

1.2.2.Các văn bản hành chính thông thường 9

1.2.3 Các loại giấy tờ hành chính 10

1.3 Quản lý văn bản đi 10

1.3.1.Khái niệm văn bản đi 10

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi 10

1.3.3 Chức năng của văn bản đi 12

1.3.4.Vị trí, vai trò của văn bản đi 12

CHƯƠNG 2 13

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI PHƯỜNG 13

2.1 Khái quát về phường Khắc Niệm 13

2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển 13

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và vai trò của các bộ phận của phường 13

2.2 Thực trạng của công tác quản lý văn bản đi tại UBND phường 18

2.2.1.Khi văn bản được soạn thảo xong 18

2.3.Giải pháp nâng cao hiệu quả hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại UBND phường 19

2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi tại phường 19

2.3.2 Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm 19

2.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 20

2.3.4 Nâng cấp, thay thế các trang thiết bị đã cũ và lạc hậu 20

Chương 3: ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA PHƯỜNG 21

3.1.2 Các tạo Forms 26 3.1.3.Xây dựng chương trình và kết quả 28

KẾT LUẬN 31

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi 11

Hình 3.1 : Các thành phần của workbook 22

Hình 3.2: Giao diện Excel 22

Hình 3.3.Các lệnh trong thựcđơn office 24

Hình 3.4:Thanh công cụ Ribbon 25

Hình 3.5 Biểu tượng Forms 26

Hình 3.6.Cách tạo Form 27

Hình 3.7 Biểu tượng Forms 27

Hình 3.8 Ảnh chụp giao diện để đăng nhập chương trình 28

Hình 3.9 Ảnh chụp nội dung chương trình 29

Hình 3.10 Ảnh chụp cửa sổ chương trình quản lý văn bản đi với biểu tượng Insert Hyperlink 30

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏinhững xu hướng toàn cầu Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và làmục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển nhưViệt Nam

Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mangtính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại Đã có rất nhiều bộ

phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office ,Excel ,Access …vv Đã trở nên không thể

thiếu trong các văn phòng hiện đại.Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phầnmềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho ngườidùng dễ thao tác ,đem lại hiệu quả công việc cao , công tác văn thư không nằm ngoàithực tế đó.Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủcông nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo cáctiêu chí được yêu cầu như : tìm theo nội dung công văn ,tìm theo tên công văn Bêncạnh đó thì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công van

và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ , với trình độ còn hạn chế của mình e

xin đưa ra một giải pháp đó là : “Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ’’

2.Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

a.Phương pháp thu thập thông tin

- Quan sát ;

- Nghiên cứu tài liệu

b.Công cụ để thực hiện đề tài

*Phần mềm Micosoft Excel

3.Mục đích của đề tài

Chương trình quản lý công văn đi giúp quản lý các loại văn bản một cách khoahọc và hiệu quả.Chương trình quản lý được toàn bộ nội dung văn bản cũng như các

giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộquá trình xử lý văn bản ,thông tin về văn bản được bảo quản trong đơn vị.

Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất ,cho phép người sửdụng có thể tra cứu ,tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiềutiêu chí khác nhau Chương trình cũng đưa ra một hệ thống quản lý văn bản trong đơn

vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng Em hy vọng hệ thống nàykhi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn của nó trên cácphương diện sau đây :

- Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý ,tạo dựng môi trường bảo quản thôngtin trong nội bộ cơ quan

-Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt độnghàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn ,tài liệu ,các văn bản cũng nhưquy trình xử lý văn bản của văn thư các bộ phận phòng ban và các chuyên viên trongđơn vị ; lưu trữ ,cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnhđạo ,các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên

-Nâng cao năng suất lao động

-Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành ,nhờ vậy mà tạođược sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản ,thuận tiện trong sử dụng

-Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bảnkhác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ

4.Kết cấu của đề tài

Đề tài: “ Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ”

Đề tài : Bố cục gồm 3 chương :

Chương 1: Tổng quan quản lý văn bản đi

Chương 2 : Khảo sát , phân tích và thiết kế hệ thống

Chương 3 :Thiết kế chương trình

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL server 2005, phươngpháp phân tích thiết kế hệ thống trong xây dựng ứng dụng quản lý văn bản đi tại

chức năng của hệ thống này Đồng thời , kết quả của đề tài là cơ sở khoa học giúp chodoanh nghiệp có thể quản lý , nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình thực hiện quytrình quản lý văn bản đi và đề tài giúp cho bản thân em tổng hợp được những kiến thứcđược học.

Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏithiếu sót Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo để báo cáo của

em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Lý thuyết về văn bản

* Khái niệm văn bản :

Nghĩa hẹp: Văn bản là các tài liệu, giấy tờ … được hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức) Bao gồm các chỉ thị,thông tư, Nghị quyết, nghị định, đề án công tác , báo cáo , đơn từ…

Nghĩa rộng : Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngônngữ, ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học

kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩu hiệu, bang ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp.Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu )nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội màvăn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau

Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủtrương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày , là mộttrong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác

1.2 Các loại văn bản thường sử dụng.

1.2.1 Các loại văn bản có tính pháp quy

- Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác

những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể , được thông qua tại cuộc họp vềđường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loạivăn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản

- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhàchức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,chính sách, về tổ chức bộ máy , về nhân sự và các công việc khác(văn bản hành chính

cá biệt)

Quyết định có tính lãnh đạo , chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành cácđiều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủtrương , chính sách , tổ chức bộ máy , nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức,ban hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo

- Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ

cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định

- Quy chế : Là văn bản xác định các nguyên tắc , trách nhiệm, quyền hạn , chế

độ và lề lối làm việc của một tổ chức

- Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ , quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất

1.2.2.Các văn bản hành chính thông thường

a.Khái niệm và phân loại văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chấtthông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc

cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

- Phân loại:Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn( công văn hướng dẫn, công văn giảithích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, côngvăn phúc đáp,…)

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch , quyết định, tờ trình, biênbản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…

b Một số văn bản hành chính thông thường

- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết

định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tứckhác mà người có liên quan cần biết

- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn

bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề , một việc

cụ thể nào đó , từ đó đề ra phương hướng , biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra

- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm

vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân

sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phêduyệt về chủ trương , phương án công tác, đề án, một vấn đề , một dự thảo văn bản,…

để cấp trên xem xét, quyết định

- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp,giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Công văn : Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt độnggiao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời,

đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên , xin ý kiến, thăm hỏi, cảm

1.2.3 Các loại giấy tờ hành chính

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định Ví dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt,giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,…

1.3 Quản lý văn bản đi

1.3.1.Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản QPPL , văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành ( kể cả bản sao văn bản , văn bản nội bộ và văn bản mật ) do

cơ quan , tổ chức phát hành

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

- Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi kiểm tra.

Quy trình quản lý văn bản đi

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

Lưu văn bản đi (5)

Đăng

ký văn bản đi bằng máy tính

Đăng

ký văn abrn đi bằng máy tính

Làm thủ tụcphát hành văn bản

Chuyển phát hành văn bản

Nhân

bản

Theo dõi việc chuyển hành văn bản

1.3.3 Chức năng của văn bản đi

Chức năng của văn bản đi đó là:

- Chức năng Thông Tin

- Chức năng Quản Lý

- Chức năng Pháp Lý

- Chức năng Văn Hóa – Xã Hội

1.3.4.Vị trí, vai trò của văn bản đi

Vị trí, vai trò của văn bản đi chiếm một vị trí hết sức quan trọng là một mắtxích không thể thiếu được Ý thức được tầm quan trọng đó trong những năm quađặc biệt là sau khi có Luật ban hành văn bản QPPL Cho nên việc quản lý văn bản

đi một cách khoa học là một điều rất cần thiết trong công tác văn thư

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI PHƯỜNG 2.1 Khái quát về phường Khắc Niệm

2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên cơ quan đơn vị, tổ chức : UBND phường Khắc Niệm

- Địa chỉ:Thôn đoài –Phường Khắc Niệm-TP.Bắc Ninh-Tỉnh Bắc Ninh

Phường Khắc Niệm thuộc Thành phố Bắc Ninh –Tỉnh Bắc Ninh do ở đây mớilên phường mà vì vậy vẫn còn nhiều khó khăn so với những phường xung quanhthuộc thành phố Trong những năm trở lại đây được sự quan tâm đầu tư của Nhà nước,thành phố cũng đã có những bước phát triển đáng kể về kinh tế - xã hội,bộ mặt nôngthôn đã được chuyển biến, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao Những thànhquả trên đã có tác động sâu sắc đến hoạt động quản lý công tác văn thư của phường.Kinh tế phát triển làm cho số thu, chi không ngừng được tăng lên Vào những năm gầnđây Nhà nước rất quan tâm tới công tác quản lý ngân sách xã nhất là từ khi luật Ngânsách ra đời nhiều văn bản được ban hành, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với thực tiến

Trong công cuộc đổi mới của đất nước nói chung và hoạt động tài chính ngânsách xã ngày càng trở nên phong phú và đa dạng,các khoản thu không chỉ đơn thuần làcác khoản thu trong ngân sách Còn nội dung các khoản chi thi càng ngày đa dạng,phức tạp hơn Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư mà cụ thể

là công tác quản lý văn thư xã Xuất phát từ những vấn đề này, đòi hỏi phải có ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư cùng với những kiến thức lý luận đượctiếp thu qua quá trình học tập tại trường cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo, đặcbiệt là cô Nguyễn Thị Thanh Thủy đã hướng dẫn em tập trung tìm hiểu và phân tíchtình hình công tác quản lý văn thư tại xã

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và vai trò của các bộ phận của phường

a Cơ cấu tổ chức

*Bộ máy tổ chức

Từ khi thành lập phường Khắc Niệm đến nay dưới sự lãnh đạo của Đảng, hoạt

+ Bí thư đoàn thanh niên cộng sản HCM

+ Chủ tịch hội liên hiệp phụ nữ

+ Chủ tịch hội nông dân

+ Chủ tịch hội cựu chiến binh

+ Chỉ huy trưởng quân sự

+ Trưởng công an xã

+ Tư pháp – hộ tịch

+ Địa chính – xây dựng

+ Văn hóa – xã hội

Do là phường đông dân cư và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau nênphường có 2 phó chủ tịch UBND phụ trách về kinh tế và phụ trách về văn hóa Chínhtrị - Xã hội

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phường Khắc Niệm

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phường

b Chức năng , nhiệm vụ của UBND

- Chức năng: Chức năng của UBND là quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực đời sống xãhội ở địa phương bằng pháp luật, theo pháp luật; tổ chức chỉ đạo việc thi hành pháp

luật, nghị quyết của HĐND cùng cấp

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thôngqua và trình UBND tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó

xã hội

Ban tài chính

- kế toán

Ban công

an xã

Ban chỉ huy quân

sự xã

Ban địa chính xây dựng

Ban tưpháp-

hộ tịch

cơ quan hành chính Nhà nước, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp và tổ chức thực hiện

kế hoạch đó

+ Căn cứ quyết định của HĐND, phối hợp với các cơ quan Nhà nước cấp trên để tổchức thực hiện theo từng lĩnh vực như thu thuế, phí, lệ phí đảm bảo thu đúng, thu đủ,thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo quy định của pháp luật, đồng thời huy động

sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạtầng của địa phương trên nguyên tắc tự nguyện

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, phối hợp với các

cơ quan hành chính Nhà Nước cấp trên để quản lý trường tiểu học, trường trung học,kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo

+ Tổ chức các hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục, thể thao

+ Tổ chức quản lý, kiểm tra các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hóa gia đìnhđược giao

+ Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng

an toàn

+ Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội

c Chức năng nhiệm vụ của văn thư

Văn thư thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường có chức năng tham mưu,tổng hợp cho ủy ban nhân dân phường, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ củacán bộ Văn phòng – Thống kê

Cán bộ văn thư – lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quền hạn của mình:

- Quản lý công văn đi,đến,bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ

- Cán bộ Văn thư – Lưu trữ phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức vănbản rồi đóng dấu ban hành

- Sau khi mọi thử tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng góicông văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận

Giúp thường trực ủy ban nhân dân xã quản lý và tổ chức thực hiện công tác Vănthư – Lưu trữ cơ quan Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản theo đúng quy định

d Lề lối làm việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ