Báo cáo nghiên cứu khoa học: Công tác văn thư tại UBND phường nguyễn du

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Gỉa thuyết nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư 4 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 5 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 6 Tiểu kết 9 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU 10 2.1.Khái quát về UBND phường Nguyễn Du 10 2.1.1. Tổ chức bộ máy 10 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 11 2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du 11 2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 2.2. Công tác văn thư 13 2.2.1Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Nguyễn Du 13 2.2.2. Quản lý văn bản 15 2.2.3.Quản lý con dấu 16 2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành 17 2.2.5 Soạn thảo văn bản 17 2.3.Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du 19 2.3.1 Ưu điểm 19 2.3.2. Hạn chế 19 Tiểu kết 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU 21 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Nguyễn Du 21 3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị 21 3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 21 3.1.3. Những yêu cầu khác 22 3.2. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hoá phục vụ công tác văn thư 22 3.3.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phuờng Nguyễn Du 23 3.4. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du 23 3.5. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS.Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như các buổi thảo luận, cô là người đã hướng dẫn,chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này

Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND và các ban nghành đoàn thể phường Nguyễn Du đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cần thiết về địa phương,giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài là của tôi được thực

hiện qua việc khảo sát thực tế tại UBND phường Nguyễn Du và tham khảo các tài liệu Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền

Ký tên

BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các

cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Nhận thức rõ được điều đó, và hiểu được sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả của cong tác Văn thư trên địa bàn phường, cũng như sự hạn chế về số lượng các đề tài liên quan, nhóm sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 14B quyết định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên

gọi : “ Công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1.Đối tượng nghiên cứu

- Công tác văn thư ở UBND phường Nguyễn Du

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: 2014-2015

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi tại UBND phường Nguyễn Du

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của công tác

- Đánh giá thực trạng Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

hoạt động quản lý văn thư tại UBND phường Nguyễn Du

4 Gỉa thuyết nghiên cứu

- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau

- Hoạt động của văn phòng UBND phường Nguyễn Du cần được tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước và UBND phường Nguyễn Du

- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND phường Nguyễn Du được nâng cao thì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn

5 Lịch sử nghiên cứu

Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý Một số công trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:

- Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời

- Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm

đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường

- Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần

- Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử” (2009) Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Lã Thị Hồng; ThS Tiết Hồng Nga; ThS Lê Văn Năng; CN Nguyễn Thị Như Thuần 8.4 Thời gian bắt đầu và kết thúc: 2006-2

- Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” (2010); Chủ

nhiệm đề tài: CN Trần Quốc Thắng; Các thành viên tham gia: ThS Tiết Hồng Nga; ThS Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền.

- Đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan” Chủ nhiệm đề tài: CN Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia : PGS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trần Thị Phương Trâm, CN Trần Như Nghiêm

6 Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp duy vật biện chứng

+ Phương pháp điều tra khảo sát

+ Phương pháp thống kê

+ Phương pháp quan sát

+ Nguồn tin từ mạng Internet;

7 Đóng góp của đề tài

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại UBND phường Nguyễn Du , thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn

đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với UBND phường Nguyễn Du

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư

1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động văn phòng và là một mắt xích tong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị

1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí

lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư

- Nhanh chóng: Có nghĩa là quá trình tổ chức thực hiện các nội dung cụ

thể của công tác văn thư ở UBND phường, từ khâu xây dựng văn bản đến khâu

tổ chức quản lý, giải quyết văn bản (di - đến) được tiến hành nhanh, kịp thời sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết mọi công việc quản lý điều hành ở UBND phường Trong văn bản quản lý đều chứa đựng những thông tin về một

sự việc nhất định, nên nếu việc tổ chức giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của UBND phường, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật của những sự việc, thông tin nêu ra trong văn bản

- Chính xác: về nội dung, thể thức văn bản và các khâu kỹ thuật nghiệp

vụ trong công tác quản lý văn bản, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản

lý của UBND phường Cụ thể như sau:

Nội dung văn bản Thể thức văn bản Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ

Yêu cầu chính xác phải được thực hiện nghiêm túc trong tất

cả các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhu: đánh máy, sao

trong văn bản phải hoàn

toàn chính xác về nội

dung thông tin Số liệu

nêu trong văn bản phải

đầy đủ, chứng cứ phải

rõ ràng

Thông tư số BNV ngày 19/01/ 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản hành

01/2011/TT-chính (tham khảo thêm Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-

VPCP ngày 06/5/2005).

(in) văn bản; đăng ký văn bản; chuyển giao văn bản; lưu văn bản không sao (in) thừa/thiếu

số lượng; đăng ký văn bản phải đầy đủ thông tin, chuyển giao văn bản đúng thời gian và đến tận tay người nhận

- Bí mật: Nguyên tắc này được hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng cho

công chức Văn phòng - Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quan đến văn thư, văn phòng phải quán triệt được tinh thần giữ gìn bí mật theo đúng qui định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Và trong một khía cạnh khác của quản lý cũng phải giữ gìn bí mật cả những nội dung thông tin mới chỉ đang bàn bạc, chưa thành các quyết định chính thức hoặc chưa được ban hành bằng văn bản

- Hiện đại: Nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp,

có những thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác cần phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết

và xử lý văn bản kịp thời Yêu cầu của hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm tính hợp lý hiệu quả cho hoạt động quản

lý Nhà nước nói chung và của UBND phường nói riêng

1.1.4 Nội dung công tác văn thư

1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND phường thì văn thư được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa” Vì vậy, mọi loại văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để tiếp nhận, đăng kí và chuyển giao

Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và

văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND phường làm ra cũng đều phải tổng hợp về văn thư đẻ làm thủ tục ban hành.

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng

ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

* Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:

* Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

* Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn

bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

- Trình bày bì và viết bì: mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII

- Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì: trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông

tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

*Lưu văn bản đi

- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.1.4.2 Xây dựng và ban hành văn bản.

Xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước

có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình

Trình tự xây dựng văn bản gồm: Sáng kiến và soạn thảo văn bản; lấy ý

kiến xây dựng dự thảo; Thẩm định dự thảo; Xem xét, thông qua; công bố; gửi và lưu trữ văn bản

Tiểu kết

Qua chương 1 chúng ta đã tìm hiểu về lý luận của công tác văn thư Chương 1 cũng là tiền đề để đi tới phần thực trạng về UBND phường Thạch Linh và nêu được ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư trong chương 2

Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU 2.1.Khái quát về UBND phường Nguyễn Du

Phường Nguyễn Du được thành lập theo Nghị định số 20/2007/NĐ-CP ngày 07/02/2007 của Thủ tướng Chính phủ

Tên giao dịch quốc tế UBND Phường Nguyễn Du

Quận, huyện, thị xã Thành phố Hà Tĩnh

Điện thoại liên hệ 039362824**

Ngày bắt đầu hoạt động 19/02/2009

2.1.1 Tổ chức bộ máy

UBND phường Nguyễn Du được cấu tạo với 13 phòng ban chính

Đứng đầu là chủ tịch: Ông Nguyễn Thăng Long

Phó chủ tịch: Ông Dương Đình Phúc và bà Nguyễn Thị Hồng Minh

Đại diện văn phòng UBND: Ông Nguyễn Văn Trung

Trưởng công an phường: ông Đậu Minh Anh Tuấn

Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:

1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên

2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê

1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin

1 Đồng chí cán bộ Tài chính kế toán

2 Đồng chí Công chức Địa chính – Xây dựng

· Hội đồng nhân dân:

-Chủ tịch: Nguyễn Văn Trung-Phó chủ tịch: Phạm Thị Minh Thủy

· Uỷ ban nhân dân:

-Chủ tịch: Nguyễn Thăng Long-Phó chủ tịch: Nguyễn Thị Hồng Minh-Phó chủ tịch: Dương Đình Phúc

2.1.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du

UBND phường Nguyễn Du chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân phường nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND phường Nguyễn Du

Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt đọng quản lý nhà nước Đối với UBND phường Nguyễn Du, công ác văn thư là một nội dung lớn của công tác văn phòng Bộ phận văn thư thuộc UBND phường Nguyễn Du có chức năng sau:

-Quản lý các loại dấu của HĐND-UBND và văn phòng UBND phường theo đúng quy định Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn dao con dấu cho người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao Nghiêm cấm việc đóng dấu không trên bất kì loại công văn tài liệu, giấy tờ nào

-Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ, chuyển công tác theo đúng địa chỉ Những công văn đề ngoài phong bì “ Chỉ người có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bì