3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Nguyễn Du
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật.
3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị
Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đang công tác.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.
3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành
-Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết
về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình
-Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
3.1.3. Những yêu cầu khác
Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu dưới đây: Tính bí mật; Tính tỉ mỉ; Tính thận trọng; Tính ngăn nắp, gọn gàng,…
3.2. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hoá phục vụ công tác văn thư
Trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra tình trạng treo máy, mất mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động rất chậm và thỉnh thoảng xảy ra sự cố mà nhân viên văn thư không biết khắc phục, phải đợi người có chuyên môn về xử lý nên công việc giảm tiến độ
Tổ chức rà soát lại hệ thống phòng văn thư trên cơ sở đó cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất và các trang, thiết bị cần thiết của phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư tại UBND phường Nguyễn Du . Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối của phòng văn thư.
Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư.
3.3.Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND phuờng Nguyễn Du
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo. Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng phổ biến trong công tác văn hư như soạn thảo văn bản, đăng kí, lập hồ sơ,
…góp phần tạo ra hệ thống thông tin liên hoàn, đồng bộ, tạo ra sự nhịp nhàng giữa phòng văn thư với các phòng ban chuyên môn khác.
Tóm lại, để phát huy hết giá trị của phần mềm văn bản đi – đến và phần mềm quản lý tài liệu văn thư tại UBND phuờng Nguyễn Du, cũng như để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng của 02 phần mềm này trong công tác quản lý văn bản và khai thác tài liệu lưu trữ của UBND quận và các cơ quan chức năng cao hơn thì lãnh đạo cần phải tổ chức thực hiện kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cũng như mua sắm đầy đủ các trang thiết bị…, làm được các công việc đó tức là đã tạo được cơ sở vững chắc đảm bảo 02 phần mềm này phát huy hết các tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng và đáp ứng yêu cầu của quá trình phát triển trong công việc của UBND phuờng Nguyễn Du
3.4. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du
Nhân viên văn thư thuộc UBND phường Nguyễn Du trong quá trình tác nghiệp phải đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định mà Nhà nước và UBND đã ban hành. Kho có văn bản mới quy định về công tác văn thư, lãnh đạo Văn phòng UBND phường Nguyễn Du phải tổ chức hướng dẫn triển khai những nội dung mới được quy định cho nhân viên văn thư để họ thực hiện theo.
Ngày 16 tháng 4 năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư). Dựa vào tình hình thực tế và trên cơ sở các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ được quy định tại Thông tư, các cơ quan, tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyết định của cơ quan, tổ chức và có các phụ lục để thực hiện thống nhất.
3.5. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư
Văn phòng UBND phường Nguyễn Du hàng ngày luôn nhận và chuyển giao văn bản ở nhiều nơi. Do đó số lượng văn bản và hồ sơ rất lớn càn phải được bảo quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư còn hạn chế, chưa có tính thống nhất. Hiện nay các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư đã được sử dụng lâu, vì vậy UBND phường Nguyễn Du cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết. Từng bước đáp ứng được yêu cầu của tình hình mới, cần có kế hoach và cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa những thiết bị cũng như cấp mới những thiết bị đã hết hạn sử dụng.
Thực tế cho thấy hiện nay, trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra tình trạng treo máy, mất mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động rất chậm và thỉnh thoảng xảy ra sự cố mà nhân viên văn thư không biết khắc phục, phải đợi người có chuyên môn về xử lý nên công việc giảm tiến độ.