xây dựng lên trương trình quản lý cửa hàng bán xe

Tuy trương trình chưa thực sự hoàn thiện nhưng nhóm vẫn mong nó có thể là nền tảng cho các hệ thống quản lý chuyên nghiệp sau này.Để lầm được điều đó nhóm mong được sự góp ý chân thành

Trang 1

Mục lục

Mục lục 1

LỜI MỞ ĐẦU 3

Chương I : Khảo Sát Hệ Thống 4

I – Khảo Sát Hệ Thống 4

1.Thực trạng của hệ thống 4

2.Cơ cấu tổ chức 6

3.Quy trình xử lý 6

4 Mô hình tiến trình nghiệp vụ 8

1.Mục tiêu, phạm vi của dự án 8

II – Xác lập hồ sơ dự án 9

1.Mục tiêu phạm vi của dự án 9

2 Phát biểu ý tưởng và cân nhắc tính khả thi 10

Chương II.Phân Tích Hệ Thống Về Mặt Chức Năng 14

I.Xây dựng mô hình phân cấp chức năng 14

1.Lý do xây dựng mô hình phân rã chức năng 14

2.Sơ đồ phân rã chức năng 14

II - Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 15

1.Lý xây dựng mô hình luồng dữ liệu 15

2.Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 15

4.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 18

Chương III - Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 22

I Lý do phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 22

II Mã hoá tên gọi 22

2.Mô hình liên kết 28

Chương IV:Một số Form chức năng chính của hệ thống 30

1.Đăng nhập 30

2.Thay đổi thông tin đăng nhập 31

3.Form chính 32

32

4.Form nhập hàng 33

5.Form thông tin bán 34

6.Form thông tin nhân viên 35

7.Form thông tin sản phẩm 36

8.Thông tin nhà cung cấp 37

10.Báo cáo lãi xuất 39

SV thực hành: Nguyễn Thị Ánh

Ngô Thị Hồng Trang

Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe đạp Lớp : 60CĐT2 Vân Hội – Tam Dương – Vĩnh Phúc

Trang 2

11.Báo cáo tồn kho 40

Trang 3

LỜI MỞ ĐẦU

Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững mạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ

là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…

Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên.

Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn.

Chính vì nhũng lý do trên nhóm 4 đã áp dụng kiến thức của mình có để xây dựng lên trương trình Quản lý cửa hàng bán xe dưới sự hướng dẫn của thầy Tô Hải Thiên Tuy trương trình chưa thực sự hoàn thiện nhưng nhóm vẫn mong nó có thể là nền tảng cho các hệ thống quản lý chuyên nghiệp sau này.Để lầm được điều

đó nhóm mong được sự góp ý chân thành của thầy và các bạn.Nhóm em xin chân thành cảm ơn

Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe đạp

Lớp : 60CĐT2 Vân Hội – Tam Dương – Vĩnh Phúc

Trang 4

dự còn được tìm hiểu và tham khảo thông tin trên mạng của một số cửa hàng khác

để có thể hoàn chỉnh hơn những đặc tả cho mô hình quản lý này.

Mục đích khảo sát hiện tại:

 Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

 Tìm hiểu các chức năng ,nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

 Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra

N

ội dung khảo sát :

Khảo sát hệ thống của cửa hàng có một số bộ phận sau đây:

QL nhập xuất: Quản lý về việc nhập hàng, xuất hàng và kiểm tra số

lượng hàng trong kho.

QL bán hàng: Quản lý về việc bán hàng, với công việc chính là nhận

yêu cầu từ khách hàng và ,chuyển yêu cầu của khách hàng

QL tài chính: Thực hiện công tác kế toán, thống kê, tổng hợp tình

hình thu, chi và quản lý tài chính xuất hoá đơn.

Trang 5

QL bộ phận kỹ thuật:thực hiện sửa chữa hoặc giải đáp mọi

thắc mắc của khách hàng về mặt kỹ thuật,kiểm tra chát lượng sản phẩm nhập vào.

Ta thấy việc quản lý bán xe đạp của hầu hết các cửa hàng đều có những ưu, nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

hiện công việc một cách tuần tự và chinh xác.

lúc( ngay cả khi mất diện), giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn, người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà không phải học trình tự vì đó là

phương pháp cơ bản và phổ thông.

Nhược điểm:

lưu trữ thông tin bằng sổ sách trở nên khó khăn và cồng kềnh, gây khó khăn cho công tác quản lý.

• Ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ vì phải vào nhiều

sổ sách có liên quan nên mất nhiều thời gian, sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và nếu có cũng rất lâu và dễ bị thất thoát tài liệu

Trang 6

2.Cơ cấu tổ chức

3.Quy trình xử lý

Khi có khách hàng đến mua xe nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu các loại

xe mà cửa hàng có Khách hàng sẽ đi xem một lượt các hàng mẫu được trưng bày và chọn cho mình một chiếc xe ưng ý Tiếp đến nhân viên bán hàng sẽ đưa một phiếu mua hàng cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng điền thông tin cá nhân vào phiếu mua hàng Sauk hi điền đầy đử thông tin vào phiếu mua hàng khách hàng nộp phiếu mua hàng cho nhân viên bán hàng.Khi khách hàng nộp lại phiếu mua hàng nhân viên bán hàng sẽ nhận phiếu mua hàng và chuyển phiếu mua hàng kèm theo yêu cầu xuất xe cho bộ phận nhập xuất.Sau đó,bộ phận xuất nhập sẽ kiểm tra trên hệ thống máy tính quản lý xe trong kho xem còn loại xe khách hàng yêu cầu hay không

Nếu còn các bộ phận xuất nhập sẽ gửi phiếu xuất xe kèm theo xe cho bộ phận bán hàng Sau khi nhận được xe từ bộ phận nhập xuất nhân viên bán

Bộ phận tài chính

Bộ phận

kỹ thuật

Trang 7

hàng sẽ phải gửi phiếu báo cho nhân viên bộ phận tài chính và yêu cầu khách hàng và yêu cầu khách hàng đến bộ phận tài chính thanh toán chi phí Sau khi khi nhận được phiếu báo nhân viên kế toán sẽ đối chiếu đơn gia và thanh toán cho khách hàng ,xuất hóa đơn cho khách hàng

Trường hợp sau khi nhân viên bộ phận nhập xuất kiểm tra xong mà thấy trong kho không còn loại xe khách hàng yêu cầu thì sẽ trả phiếu yêu cầu lại cho khách hàng Sau đó nhân viên bộ phận nhập xuất phải liên lạc với nhà cung cấp yêu cầu nhập xe ,khi nhận được yêu cầu nhập xe bộ phận nhập xuất ,nhà cung cấp sẽ cung cấp những loại xe mà bộ phận nhập xuất yêu cầu Sauk hi nhận được xe từ phía nhà cung cấp nhân viên bộ phận nhập xuất sẽ gửi phiếu kiểm tra cho bộ phận kỹ thuật yêu cầu nhân viên bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng xe nhập vào rồi điền thông tin vào phiếu kiểm tra và chuyển phiếu kiểm tra lại cho bộ phận nhập xuất

Với khách hàng đến sửa xe đang trong thời gian bảo hành ,khách hàng mang theo phiếu bảo hành nộp cho nhân viên kỹ thuật ,nhân viên bán hàng

sẽ chuyển phiếu bảo hành kèm theo xe của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật nhân viên bọ phận kỹ thuật tiến hành kiểm tra xe và sửa xe cho khách hàng, sau đó trả lại xe cho khách hàng

Với khách hàng có nhu cầu sửa xe không còn trong thời gian bảo hành nhân viên bán hàng sẽ đưa một phiếu khai cho khách hàng yêu cầu khách hàng điền thông tin cá nhân,sau đó nộp lại cho nhân viên bán hàng nhân viên bán hàng sẽ chuyển phiếu khai kèm theo xe của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật.nhân viên kỹ thuật tiến hành kiểm tra xe và sửa chữa xe sau đó trả lại xe cho khách hàng.Tiếp đến nhân viên kỹ thuật sẽ phải chuyển phiếu báo cho bộ phận tài chính yêu cầu thanh toán cho khách hàng khi đi nhận lại

xe khách hàng phải đến thanh toán chi phí sửa chữa cho nhân viên tài

Trang 8

chính Sau khi khách hàng thanh toán xong nhân viên tài chính sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng

4 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

1.Mục tiêu, phạm vi của dự án

a.Mục tiêu.

Để đáp ứng nhu cầu đi lại ngày càng cao của một số bộ người dân cửa hàng bán xe đạp đang ngày một hoàn thiện hệ thống quản lý để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.Với những kiến thức được học trong môn phân tích và thiết kế

hệ thống thông tin phân tích, thiết kế hệ thống quản lý mua bán xe đạp để quản lí được chặt chẽ, các thông tin quan trọng phải được lưu trữ cẩn thận như: các thông tin về nhà cung cấp, khách hàng,phiếu nhập hàng, nhân sự của cửa hàng,

… Chính vì những lý do này, cần có một hệ thống để giúp quản lí thực sự hiệu quả hơn, tránh được nhiều sự cố đáng tiếc có thể xảy ra.

b.Phạm vi:

kế hệ thống thông tin và những mục tiêu nêu trên.

tổ chức dữ liệu chưa tiến hành thực hiện lập trình, phần này thuộc về một phạm

vi khác để phát triển thành một ứng dụng hoàn chỉnh.

quản lý cửa hàng mua bán xe đạp có mô hình vừa và nhỏ Tuy nhiên chúng ta

vẫn có thể mở rộng mô hình này cho hệ thống có qui mô lớn.

Một cửa hàng mua bán xe đạp do quản lý bằng phương pháp thủ công nên gặp khó khăn, phức tạp trong việc quản lý bán hàng Họ muốn xây dựng phần mềm

BỘ PHẬNNHẬP XUẤT

-NhËp hµng -Xuất hµng-Kiểm tra hµng trong kho

BỘ PHẬN KỸ THUẬT

-Sửa chữa-Giải đáp thắc mắc kĩ thuật-Kiểm tra hµng nhập vào

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH-Thống kê-Xuất hoá đơn-Tổng hợp thu chi

-Quản lý tài chính

phiếu xuất

BỘ PHẬNBÁN HÀNG

-Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng -Chuyển yêu cầu của khách hàng

phiếu báo

phiếu trả lời+hàng

Yêu cầu báo cáo

Y/c

Trang 9

quản lý việc bán hàng để công việc được tiện lợi và nhanh chóng hơn nhưng vẫn dựa trên những hoạt động của hệ thống cũ.

hàng,phiếu nhập hàng, nhân sự của cửa hàng,… Chính vì những lý do này, cần có một hệ thống để giúp quản lí thực sự hiệu quả hơn, tránh được nhiều sự cố đáng tiếc có thể xảy ra.

 Do phạm vi và khả năng nên dự án chỉ khảo sát và phân tích

việc quản lý cửa hàng mua bán xe đạp có mô hình vừa và nhỏ Tuy nhiên

chúng ta vẫn có thể mở rộng mô hình này cho hệ thống có qui mô lớn Một cửa hàng mua bán xe đạp do quản lý bằng phương pháp thủ công nên gặp khó khăn, phức tạp trong việc quản lý bán hàng Họ muốn xây dựng

Trang 10

phần mềm quản lý việc bán hàng để công việc được tiện lợi và nhanh chóng hơn nhưng vẫn dựa trên những hoạt động của hệ thống cũ.

2 Phát biểu ý tưởng và cân nhắc tính khả thi

a Phát biểu ý tưởng cho hệ thống mới

Giải pháp 1: trang bị cho mỗi bộ phận một máy tính kết nối với máy tính

chủ để tiện cho việc báo cáo công việc ,thiết lập một website bán hàng để tiện cho việc giao dịch với khách hàng

Giải pháp 2 : trang bị cho các bộ phận máy tính để tiện cho việc tính toán và

thiết kế các máy tính đã được kết nối với máy chủ do giám đốc quản lý giúp cho việc báo cáo trở lên linh hoạt hơn.

b.Cân nhắc tính khả thi:

Giải pháp 1 : việc trang bị một số máy tính cho hệ thống giúp cho việc

quản lý trở lên linh hoạt hơn nhưng với một cửa hàng có quy mô không lớn lắm thì việc trang bị một hệ thống máy tính là lãng phí và không cần thiết ví

dụ như bộ phận bảo hành công việc chính là sửa chữa nên không cần thiết phải trang bị một máy tính,việc thành lập một website cũng kkhông được

khả thi vì khi khách hàng đặt hàng qua Website của cửa hàng sẽ phải giao

xe cho khách hàng mà chi phí một chiếc xe đạp không lớn lắm cộng với chi phí vận chuyển thì lợi nhuận thu về tương đối thấp,trường hợp khách hàng ở ngoài tỉnh thì không có lợi nhuận,hơn nữa lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng không lớn lắm.Hơn nữa chi phí thiết lập một website cũng lớn

Trang 11

Giải pháp 2 : việc thực hiện nắp đặt hai máy tính cho bộ phận tài chính và

bộ phận kiểm hàng là khá hợp lý vì hai bộ phận thực hiện công việc giao dịch và tính toán rất nhiều vì máy tính có thể hỗ trợ họ trong quá trình tính toán ,việc lắp đặt một máy chủ cho giám đốc giúp cho việc báo cáo trở lên linh hoạt hơn nhân viên không phải gặp trực tiếp giám đốc để báo cáo giúp tiết kiệm thời gian.Hơn nữa với giải pháp này có thể tiết kiệm được chi phí trang bị máy tính cho một số bộ phân không cần thiết như bộ phận bảo hành.

3.Lập trù kế hoạch triển khai dự án

Trang 12

b.Dự trù về nhân công triển khai dự án

Dự kiến ban đầu đội ngũ thực hiện dự án gồm 6 nhóm chính:nhóm nghiên cứu, nhóm phân tích, nhóm thiết kế,nhóm lập trình,nhóm vận hành và bảo trì,nhóm quản lý chung.Dự kiến về hân lực có thể tóm lược trong bảng sau:

STT Giai đoạn

Thời lượng thực hiện(tháng)

Số người thực hiện

Quy mô thực hiện(tháng)

Trang 14

Chương II.Phân Tích Hệ Thống Về Mặt Chức Năng I.Xây dựng mô hình phân cấp chức năng

1.Lý do xây dựng mô hình phân rã chức năng

Mô hình phân rã chức năng biểu diễn được sự phân rã có thứ bậc, mỗi

công việc được chia ra thành những công việc con giúp cho quá trình làm việc với hệ thống được dễ dàng hơn.

2.Sơ đồ phân rã chức năng

Thống kê

Tổng hợp thu chi

Quản lý tài chính

Xuất hóa đơn

Sửa chữa xe

Giải đáp thắc mắc cho khách hàng

Kiểm tra chất lượng

xe nhập vào

Trang 15

II - Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

1.Lý xây dựng mô hình luồng dữ liệu

Mô hình luồng dữ liệu mô tả được sự chuyển dịch thông tin tù chức năng này sang chức năng khác,nó chỉ ra được thông tin cần có sẵn trước khi thực hiện một hành động hay một tiến trình nào đó.

2.Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

a.Mô tả sự hoạt động của mô hình luồng dữ liệu

Khi có khách hàng đến mua xe khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua đến hệ thống sau khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng hệ thống làm việc và cuối cùng khi hoàn tất công việc khách hàng sẽ thanh toán và hệ thống sẽ trao lại hóa đơn mua hàng cho khách hàng.Về phía nhà cung cấp khi có yêu cầu mua từ hệ thống nhà cung cấp sẽ trả lời bằng việc cung cấp hàng cho cửa hàng.Khi có yêu cầu báo cáo từ phía giám đốc hệ thống sẽ gửi lại bản báo cáo cho giám đốc thông qua hệ thống máy tính đã được trang bị.

Trang 16

3.Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Trang 17

Trang 18

4.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a.Mô hình luồng dữ liệu của chức năng bán hàng

Trang 19

b.Mô hình luồng dữ liệu của chức năng bảo hành

Trang 20

c.Mô hình luồng dữ liệu của chức năng tổng hợp tài chính

Định dạng
Số trang	41
Dung lượng	1,77 MB