Phương pháp phân bố công việc và đo lường công việc trong sản xuất

Phân bố công việc là định rõ nội dung của từng công việc và xác định cách chia công việc trong phạm vi một tổ chức. Sau đó quan sát một cách khoa học từng chi tiết một của công việc nhằm loại bỏ những chỗ phí công và nâng cao sức sản xuất. Trong sản xuất và đo lường, phân bố công việc đi sau phân bố sản phẩm, phương pháp và trang thiết bị.Mục tiêu: chia nhỏ công việc. Đối tượng: lao động phổ thông.2. Kỹ thuật phân bố công việc3 kỹ thuật phân bố công việc cổ truyền là: sơ đồ thực hành, sơ đồ hoạt động và sơ đồ phát triển.So sánh 3 kỹ thuật:Giống nhau: đều làm dễ dàng việc phân tích bên trong công việc (từ vị trí của từng cá nhân một) và những công việc liên đới (từ vị trí này sang vị trí khác).

PHƯƠNG PHÁP PHÂN BỐ CÔNG VIỆC VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TRONG SẢN XUẤT.

I PHÂN BỐ CÔNG VIỆC

1 Định nghĩa

Phân bố công việc là định rõ nội dung của từng công việc và xác định cách chia côngviệc trong phạm vi một tổ chức Sau đó quan sát một cách khoa học từng chi tiết mộtcủa công việc nhằm loại bỏ những chỗ phí công và nâng cao sức sản xuất Trong sảnxuất và đo lường, phân bố công việc đi sau phân bố sản phẩm, phương pháp và trangthiết bị

Mục tiêu: chia nhỏ công việc

Đối tượng: lao động phổ thông

2 Kỹ thuật phân bố công việc

3 kỹ thuật phân bố công việc cổ truyền là: sơ đồ thực hành, sơ đồ hoạt động và sơ đồphát triển

So sánh 3 kỹ thuật:

Giống nhau: đều làm dễ dàng việc phân tích bên trong công việc (từ vị trí của từng cá

nhân một) và những công việc liên đới (từ vị trí này sang vị trí khác)

Khác nhau:

Kỹ thuật Sơ đồ thực hành Sơ đồ hoạt động Sơ đồ phát triển

Đối tượng Những động tác sơ

đẳng nhất (cáchđưa tay, cách nắmlấy, cách đểxuống…) của từngcông nhân ở một vịtrí cố định

Những công việcnhỏ quan trọngthực hiện bởi cácnhóm công nhân vàmáy móc được chiabằng một đườngthẳng theo đúng tỉ

Vị trí của từngcông việc, mộtchuỗi công việc

1 chu kỳ ngắn vàchậm để điều tiếtlượng hàng sảnxuất

Những công việclặp đi lặp lạithường nhật trong

1 chu kỳ và điềutiết số lượng hànghóa cao

Tất cả sự chuyểnđổi những động tác

hỗ tương giữanhững công nhân

Mục đích Chuyên môn hóa,

phù hợp với thóiquen, tiết kiệmđộng tác, thực hiệncông việc trong 1chu kỳ ngắn nhất

Đánh giá dễ dàng tỉ

lệ sản xuất và thờigian chết, từ đó tậptrung vào nhữngphương pháp làmgiảm bớt thời gianchết cho công nhân

và máy móc

Vẽ ra sơ đồ pháttriển bằng đồ thịcủa những côngviệc liên đới

5 loại hoạt động sản xuất:

(1) Thi hành: Công việc được hoàn tất trong ngành sản xuất chế tạo, thường được

giao cho một trục làm một công việc đơn giản

(2) Chuyên chở: tất cả những hoạt động trong sản xuất hay những phần của hoạt

động đó giữa những vị trí khác nhau trong sản xuất

(3) Lưu trữ: những khoảng cách trong dây chuyền sản xuất, đợi hay nghỉ.

(4) Kiểm tra: tất cả những hoạt động được thực hiện để kiểm soát xem những sản

phẩm phải đối đầu với những đòi hỏi về cơ khí, kích thước và thi hành

(5) Trì hoãn: lưu trữ tạm thời trước hoặc sau khi sản xuất, loại lưu trữ này thường

bị bỏ quên không nhắc đến

3 Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc phân bố công việc

Môi trường làm việc cực kì quan trọng trong việc phân bố công việc Nhiệt độ, độ ẩm,không khí hít thở, tiếng ồn, ánh sáng quá độ và những sự thay đổi khác của môi trường

đều tác động đến công việc, chúng không chỉ gây tác hại đến năng suất mà còn gây táchại đến sức khỏe và sự an toàn của người lao động.

Ví dụ: nhiệt độ tăng thì hiệu quả công việc giảm, nhất là đối với những công việc laođộng chân tay

4 So sánh mở rộng công việc và nâng cao chất lượng công việc

Giống nhau:

Mở rộng công việc và nâng cao chất lượng công việc đều nhằm tránh sự đơn điệu vànhàm chán trong công việc, tạo cơ hội thể hiện bản thân của nhân viên, khuyến khíchđộng viên phát triển năng lực của nhân viên

Mở rộng công việc là thao tác

của việc tái thiết kế công việc

hoặc sửa đổi công việc sao cho

người lao động có thể cảm thấy

bị cuốn hút hơn và có ý thức

trách nhiệm hơn đối với điều

kiện mà họ làm

Một công việc được mở rộng

đưa ra 4 cơ hội cho nhân viên:

1- Tính đa dạng, cơ hội sử dụng

các kỹ năng khác nhau

2- Sự tự quản, cơ hội để thực

hiện quyền kiểm soát đối với

công việc

3- Sự nhận biết nhiệm vụ được

giao, cơ hội để chịu toàn bộ trách

Nâng cao chất lượng công việc là thiết

kế lại nội dung công việc để nó ý nghĩa

hơn và đem lại sự phấn khởi tạo điềukiện cho nhân viên tham gia vào hoạchđịnh, tổ chức và điều khiển công việccủa họ

Việc nâng cao chất lượng công việc giảđịnh là có rất nhiều công việc chuyênmôn mà nhân viên không thể nào hìnhdung được là làm sao họ có thể góp phầnvào mục đích chung

Nâng cao chất lượng công việc khôngchỉ mang lại sự hài lòng mà còn làm choviệc tổ chức thêm hiệu quả

nhiệm hay chương trình công

việc

4- Sự phản hồi, cơ hội để nhận

được thông tin nóng

Tính

chất/

điều

kiện

Tính chất và nội dung của công

việc có thể được thay đổi qua sự

mở rộng của công việc bằng 2

chất khác nhau nhưng giống

nhau về kỹ năng có thể được

thêm vào

Hai điều kiện cần có thể để thiết lập hiệuquả của việc nâng cao chất lượng côngviệc:

- Việc quản lý phải cung cấp thông tin,mục tiêu và hiệu suất công việc mà trướcđây không thích hợp với nhân viên

- Một bầu không khí tổ chức thích đángđược thiết lập để đưa đến thành công,trước hết bầu không khí này không đượcgợi ý quá đáng đến việc kiểm tra cách cư

xử riêng của từng người trong cơ cấu tổchức

Thiết kế công việc là định rõ nội dung của từng công việc và quyết định sự phân bố

công việc trong phạm vi tổ chức Hay nói cách khác, thiết kế công việc là quá trình xácđịnh các công việc cụ thể cần hoàn thành và phương pháp được sử dụng để hoàn thànhcông việc đó, cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổchức

Trên thực tế, 2 phương pháp nay tương đối độc lập nhau Thật vậy, với việc mở rộngcông việc, việc nghiên cứu nâng cao chất lượng công việc không có sức thuyết phục,việc nghiên cứu thường tập trung vào những công việc thêm vào để nâng cao chấtlượng công việc do đó sẽ thất bại Tuy nhiên, 2 phương pháp này có thể hỗ trợ nhautrong việc tái thiết kế công việc, vừa mở rộng công việc vừa nâng cao chất lượng côngviệc để làm tăng cả hiệu suất và hiệu quả công việc

Mặc dù không phải công việc nào cũng có thể nâng cao chất lượng, có nhiều giải pháptừng phần cho những công việc khó nâng cao được chất lượng, đặc biệt là những côngviệc thường nhật, buồn chán và mặt khác những công việc không thích thú gì.

Sử dụng người tâm thần tật nguyền, gắn họ vào loại côngviệc này Họ sẽ hoàn thành xuất sắc nếu được huấn luyệnchu đáo và thích đáng tương xứng với công việc

Sử dụng nhân viên bán thời gian Đặc biệt là công việc trọnthời gian không thích hợp với họ Họ thường vui vẻ làmnhững công việc mà nếu làm trọn thời gian họ sẽ khôngthích thú gì

II TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG

1 Định nghĩa tiêu chuẩn

Trong quá trình chuyển đổi, để một sản phẩm hay dịch vụ được sản xuất có hiệu quả

và năng suất cao, việc quản lý phải đặt ra các mục tiêu để đánh giá khả năng hiện tạitrước khi quá trình chuyển đổi bắt đầu Các mục tiêu đó được xem là các tiêu chuẩn.Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động là một chuẩn mực được đặt ra như là cơ sở để sosánh trong khi đo lường và xem xét sản lượng Tiêu chuẩn có thể được lập ra cho sốlượng và đó là cơ sở kiểm tra Không có những tiêu chuẩn đo lường được đặt ra thì sẽkhông có cách nào để so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và không cócách nào uốn nắn thông qua chức năng kiểm tra nếu cần thiết

2 Những yếu tố tác động đến tiêu chuẩn

i Các tiêu chuẩn theo cấp

1 Tiêu chuẩn cấp bộ phận

Nhiều công nhân hợp thành một đơn vị, một tổ, một đội đi vào hoạt động, các tổ đội

đó và thiết bị họ sử dụng làm thành một tiêu chuẩn nhóm cho sản lượng đội Cộng tất

cả các cá nhân và đội nhóm với nhau, những nhà quản lý có thể lập ra tiêu chuẩn cấp

bộ phận cho chất lượng, khối lượng, giá phí, ngày giao hàng

Trong sản xuất hay hoạt động, một trong những đơn vị cơ bản chịu trách nhiệm

là bộ phận; người tổ trưởng hay quản đốc bộ phận thường được đánh giá dựatrên khả năng quản lý hiệu quả Hiệu quả lao động là so sánh giữa giờ lao động

Môi trường bên ngoài

Tiêu chuẩn

Ứng dụng khoa học truyền thống vào thiết

kế công việc

Chuyên môn hóa lao động

Hoạt động và tiến trình phân tích

Môi trường làm việc

Cách ứng xử vào phạm vi thiết kế công việc

Công việc luân phiên

Mở rộng công việc

Nâng cao chất lượng công việc

Thiết kế lại công việc

Tham gia công việc

* Trả lời và cảm nghĩ của công nhân

Công việc thích thú Giảm sự chậm trễ, vắng mặt không lý do thay đổi công nhân

Đặc điểm cá nhân

Khả năng Hiểu biết Nhu cầu Giá trị

hiện tại với giờ lao động chuẩn Mỗi giờ lao động hiện tại được sử dụng trựctiếp vào việc hoạt động và dự kiến một số sản phẩm được làm ra, con số dựkiến này là số chuẩn Nếu đạt được con số dự kiến, nghĩa là thu được 100%chuẩn, nếu làm ra nhiều hoặc ít sản phẩm hơn, nghĩa là trên 100% hiệu quảhoặc dưới 100% hiệu quả

2 Tiêu chuẩn cấp nhà máy

Ở nhà máy, số lượng và tiêu chuẩn lao động được duy trì giống với mục tiêu ở mức độcấp bộ phận Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn cấp nhà máy với tiêu chuẩn cấp bộ phận là

có nhiều tiêu chuẩn được thêm vào và một số tiêu chuẩn thì đối lập nhau

3 Phân biệt sự khác nhau giữa thiết kế công việc và tiêu chuẩn sản xuất hay tiêu chuẩn thực hành

- Thiết kế công việc được thực hiện

trước

- Định rõ nội dung của từng công

việc và quyết định sự phân bố công

việc

- Tiêu chuẩn công việc có sau

- Nhằm đánh giá mức độ hoàn hảocủa thiết kế công việc trước đó

Tiêu chuẩn sản xuất hay tiêu chuẩn thực hành chính là việc đặt ra các mục tiêu,

nó rất quan trọng vì không có những tiêu chuẩn đo lường được đặt ra thì sẽ không có

cách nào để so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và không có cách nàouốn nắn thông qua chức năng kiểm tra nếu cần thiết

4 Cách sử dụng các tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn được sử dụng để:

- Đánh giá khả năng của công nhân và sự thành thạo của họ

- Dự đoán, hoạch định và kiểm soát các hoạt động

Cụ thể cách sử dụng tiêu chuẩn được mô tả ở bảng 9.5

Đánh giá khả năng Dự đoán, hoạch định và

kiểm tra hoạt động

- Đánh giá khả năng cá nhân

- Đánh giá khả năng bộ phận, giám

sát tiếp theo

- Đánh giá tiến trình thiết kế, cách

trình bày và phương pháp làm việc

- Dự toán dòng chi phí và lợi tức về

đánh giá thiết bị luân phiên được

Chi phí chuẩn và ước tính chi phí:

Cc: Chi phí chuẩn

Ct: Chi phí thực tế

Tc: Tổng thời gian lao động chuẩn

Tt: Tổng thời gian lao động thực tế

Cdv: Chi phí cho một đơn vị thời gian lao động chuẩn

Ta có:

Cc = Tc * Cdv

Ct = Tt * Cdv

Mức tiết kiệm chi phí lao động = Cc - Ct

 Các quyết định chính đánh giá khả năng điều hành hoạt động dựa trên mức tiếtkiệm chi phí lao động

Ví dụ:

Một nhà máy giới thiệu 1 sản phẩm mới, áp dụng chuẩn lao động thử nghiệm là 10đơn vị/giờ Chi phí cho 1 giờ lao động là 4.000 đ/giờ Trong 3 tháng sản xuất, 800 đơn

vị được sản xuất với 90 giờ lao động Mức tiết kiệm lao động được tính như sau:

- Tổng thời gian lao động chuẩn:

III ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC

1 ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC

i Khái niệm đo lường công việc

Đo lường công việc là việc xác định mức độ và số lượng lao động phục vụ trong

nhiệm vụ sản xuất và hoạt động, dựa trên chuẩn lao động hiện có tại đơn vị

Chuẩn lao động được tính trên cơ sở khả năng trung bình của một công nhân trong các điều kiện làm việc trung bình.

Để xác lập một chuẩn lao động ta cần trả lời các câu hỏi then chốt:

 Làm cách nào để xác định ai là một công nhân “trung bình”?

 Phạm vi khả năng nào thích hợp để đo lường?

 Dĩa cân nào được dùng để đo lường?

ii Chọn người lao động trung bình

Người lao động nhau khác nhau ở nhiều mặt như: Thể lực, chiều cao, sức khỏe vàcường độ làm việc Do đó, để xác định một chuẩn lao động, chúng ta cần tìm một

“công nhân trung bình”

“Công nhân trung bình” này, không phải là tiêu biểu cho nhiều mặt mà là tiêu

biểu cho công việc chuyên môn của họ.

Để chọn “công nhân trung bình”, điều tốt nhất là ta quan sát nhiều công nhân vàước đoán khả năng trung bình của họ

Chúng ta cần cân bằng các chi phí chọn mẫu và các chọn mẫu không chính xác

Có những chi phí gắn liền với những tiêu chuẩn không chính xác, nó có thể dẫn tớinhững cái không hiệu quả

Ngoài ra, quan điểm về “công nhân trung bình” còn phải lưu ý:

 Khi các tỷ lệ về khả năng trung bình được thiết lập Ta phải tính đến tiêuchuẩn, khả năng còn thừa có thể thực hiện được

 Tiêu chuẩn xác lập là tiêu chuẩn trung bình mà mọi công nhân điều đạt

được? hay từ mức độ mà hầu hết các nhóm được yêu cầu phải đạt tới?

Bảng 9.6: Sự phân phối 100 công nhân mẫu.

Số CN mẫu Đối với khả

năng mỗi giờ

Lập lại của tổng số CN

Lập lại tích lũy của CN

Bổ sung lập lại tích lũy CN

5

20

10-1415-19

0,050,20

0,050,25

0,950,75

oHoạt động nghắt điện có tiêu chuẩn thành thạo là 1.200 cái/giờ

oMột thu ngân có tiêu chuẩn thành thạo là phục vụ 24 khách/giờ

Tiêu chuẩn chất lượng được xác định như là % thiếu xót:

%thiếu sót = (Đơn vị thiếu sót/Tổng các đơn vị)x100

 Phạm vi phải được chỉ định trước khi xác định tiêu chuẩn

 Tiêu chuẩn và phạm vi khả năng hiện tại tiếp theo phải được đo lường cả hai

iv Mối liên quan giữa đo lường công việc và các phương pháp phân tích

Chuẩn lao động trung bình và khả năng lao động thành thạo của doanh nghiệp càngcao thì việc thực hiện các phương pháp phân tích càng hiệu quả hơn

2 Các kỹ thuật đo lường công việc

i Không quan tâm đến tiêu chuẩn đo lường công việc

1 Phân tích:

Như đã phân tích ở phần II về “Tiêu chuẩn”, nhà quản trị phải đặt ra các tiêu chuẩn để

có cơ sở so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và có hướng để kiểm tra,sữa chữa Tuy nhiên đối với nhiều công việc trong tổ chức, đặc biệt trong lĩnh vực sửdụng nhiều lao động, các tiêu chuẩn lao động không được xác lập Nhà quản lý khôngđặt ra một thời gian chuẩn, một vài tiêu chuẩn không chính thức được xác lập nênkhông đo lường được thời gian chuẩn Việc so sánh các tiêu chuẩn không chính thứcnày với các tiêu chuẩn kỹ thuật khác cũng không được thiết lập Lương cho một ngàylao động không được quan tâm

2 Kết quả:

Công nhân không được biết các mục tiêu nên hiệu suất lao động kém Kết

quả là quản lý kém hoặc không hiệu quả

ii Phương pháp dữ liệu quá khứ

1 Phân tích:

Kỹ thuật này thừa nhận các khả năng quá khứ cho khả năng quy ước Một số nhà quản

lý sử dụng dữ liệu quá khứ như là những hướng dẫn chính để xác lập các tiêu chuẩn

iii Phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp

1 Phân tích:

Kỹ thuật này thường được gọi là nghiên cứu thời gian, nghiên cứu bằngđồng hồ bấm giờ hay tính giờ công việc Đây là kỹ thuật được sử dụng rộngrãi nhất để xác lập tiêu chuẩn công việc trong các xí nghiệp

2 Tiến trình:

- Quan sát công việc đang làm: Kỹ thuật này đòi hỏi quan sát trực tiếp và có giới hạn ởcác công việc có sẵn Công việc được chọn phải là việc chuẩn về phương diện thiết bị,vật tư và người công nhân phải là người đại diện cho đám đông

- Chọn lọc chu kỳ công việc: Nhận dạng các yếu tố công việc làm thành một chu kỳ.Quyết định bao nhiêu chu kỳ muốn đo bằng đồng hồ bấm giờ

- Đo tất cả chu kỳ của công việc: người công nhân có những phản ứng khác nhau khi

bị ghi nhận về khả năng thành thạo công việc, họ có thể nóng giận, lo âu và tốc độ làmviệc giảm Tối thiểu hóa các hiện tượng đó, lập lại công việc nghiên cứu, nghiên cứuthông qua nhiều công nhân… là những việc làm rất cần thiết để tính thời gian chínhxác

- Tính thời gian bình thường căn cứ vào thời gian chu kỳ

- Xác định các khoản khấu trừ do thời gian cá nhân, trễ và mệt mỏi

- Xác định các khả năng chuẩn (thời gian chuẩn) là tổng các thời gian bình thườngđược quan sát và các khoản khấu trừ (tổng các bước 4 và 5)

iv Phương pháp tiếp cận nghiên cứu thời gian được định sẵn

1 Phân tích:

Kỹ thuật này áp dụng đối với những công việc chưa thực hiện ở hiện tại nhưng đãđược lập kế hoạch Hoặc đối với những công việc ở hiện tại, có thể sử dụng phươngpháp này xen kẽ với phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp Nền tảng cho kỹthuật này là sự nghiên cứu thời gian bằng đồng hồ bấm giờ và qua các thước phim Từnhững dữ liệu thu thập từ hàng chục ngàn người thực hiện những động tác cơ bản, các

kỹ sư công nghiệp tính ra giá trị trung bình để thành các chuẩn mực và in thành nhữngbiểu mẫu

2 Tiến trình:

- Giám sát công việc hoặc suy nghĩ kỹ nếu công việc được thiết lập: Nếu giám sátcông việc, sử dụng một máy móc thiết bị tiêu biểu – những vật liệu điển hình – mộtcông nhân trung bình thực hiện công việc một cách chính xác là tốt nhất

- Ghi nhận từng yếu tố công việc: ghi chép tỉ mỉ tất cả những thao tác người côngnhân thực hiện

- Có một bảng thời gian định sẵn cho các yếu tố khác nhau và ghi lại những đơn vịthao tác cho các yếu tố khác nhau Các đơn vị thao tác được diễn giải theo một