Kĩ năng Đàm phán

Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng đàm phán. Vậy đàm phán là gì? Tại sao phải đàm phán? Làm thế nào để đàm phán thành công?

, 11/20

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

I Khái niệm, mục đích, vai trò của đàm phán 2

1 Khái niệm của đàm phán 2

2 Mục đích của đàm phán 3

3 Vai trò của đàm phán 3

II Các điều kiện, qui trình, cách thức đàm phán 4

1 Điều kiện đàm phán 4

2 Quy trình đàm phán 4

2.1 Giai đoạn chuẩn bị 4

2.1.1 Xác định mục tiêu đàm phán 4

2.1.2Tự nhận thức về bản thân 5

2.1.3 Tìm hiểu đối phương 6

2.1.4 Tổ chức đoàn đàm phán………6

2.1.5 Xây dựng chiến lược đàm phán linh hoạt 7

2.1.6 Đàm phán thử 7

2.2 Giai đoạn tiếp xúc 7

2.3 Giai đoạn tiến hành đàm phán 8

2.3.1 Hai bên đưa ra yêu cầu của mình 8

2.3.2 Điều chỉnh yêu cầu 9

2.3.3 Để đối phương nhìn nhận đúng yêu cầu của mình, bạn nên tuân thủ những đều sau đây 9

2.3.4 Diễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làm cho lời nói có tính thuyết phục 9

2.3.5 Cố gắng không nhượng bộ đơn phương: 10

2.3.6 Nhượng bộ để hợp tác chứ không phải sợ hãi: 10

2.3.7 Đừng để đối phương bị mất thể diện: 10

2.3.8 Phá vỡ sự bế tắc: 10

2.4 Giai đoạn kết thúc đàm phán: 11

2.4.1 Hoàn tất thỏa thuận: 12

2.4.2 Rút kinh nghiệm: 12

3 Cách thức đàm phán: 13

3.1 Đàm phán kiểu mềm: 13

3.2 Đàm phán kiểu cứng: 13

3.3 Đàm phán kiểu nguyên tắc: 14

III Cách tiếp cận tìm hiểu đối tượng để thuyết phục đàm phán có hiệu quả 15

1 Tiếp cận gián tiếp 15

1.1Tiếp cận qua thư từ……… 15

1.2 Tiếp cận qua điện thoại……… 17

2 Tiếp cận trực tiếp 18

IV Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hóa khác……… 20

V Lời Kết Luận 21

LỜI MỞ ĐẦU

Thế giới vốn là một bàn đàm phán khổng lồ, dù muốn hay không bạn cũng là một nhà đàm phán Bất kì khi nào con người trao đổi ý nghĩ với ý định thay đổi quan hệ và đi đến thỏa thuận thì lúc đó là đàm phán Qua đó, chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và tầm ảnh hưởng của kĩ năng thương lượng và đàm phán trong công việc cũng như trong những hoạt động khác của cuộc sống Vậy đàm phán là gì? Tại sao phải đàm phán? Làm thế nào để đàm phán thành công?

Trong bài báo cáo này, nhóm chúng tôi sẽ giúp các bạn trả lời những câu hỏi

đó một cách rõ ràng, cụ thể nhất Hi vọng sau bài báo cáo này, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về đàm phán và vận dụng nó một cách hiệu quả nhất trong mọi tình huống

I Khái niệm, mục đích, vai trò của đàm phán:

1 Khái niệm của đàm phán:

Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán Vì đàm phán diễn ra trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, mà mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái nhiệm phổ biến về đàm phán:

Theo Trương Tường (Trung Quốc): Đàm phán là hành vi và quá trình mà

người ta muốn điều hòa mối quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất

Theo Roger Fisher và William Ury (USA): Đàm phán là phương tiện cơ

bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng

- Đàm phán với bố mẹ về ngôi trường Đại học mình muốn vào

- Đàm phán với các cá nhân nhân viên hay tập thể người lao động về hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ, …

- Em gái đàm phán với anh để mua món đồ mình thích

- Đàm phán về việc làm vệ sinh phòng ở kí túc xá

2 Mục đích của đàm phán:

- Là để thỏa mãn nhu cầu của mình một cách tốt nhất có thể được

- Giải quyết bất đồng, những khác biệt về quan điểm

- Đảm bảo lợi ích của các bên

❖ Nhằm tìm ra các giải pháp giúp chúng ta hòa hợp với mọi người xung quanh mình, sẽ giúp giải quyết nhiều vấn đề bất cập trong cuộc sống

❖ Giúp các bên hiểu nhau hơn để cùng nhau đạt được mục đích mà không gây tổn thương cho nhau

❖ Đàm phán sẽ tìm ra những quan điểm chung, điểm riêng qua đó xác định được quyền lợi, trách nhiệm của mỗi bên để có thái độ phù hợp trong quá trình đàm phán

Đàm phán về việc lấy chủ đề nào

Đàm phán về việc kí kết

hợp đồng

❖ Tìm cách thuyết phục phía đối phương thay đổi hoặc không thay đổi quan điểm

❖ Đàm phán sẽ giảm đối đầu, tăng đối thoại, tránh đưa đến những cuộc tranh cãi xung đột

❖ Điều hòa quan hệ giữa các bên, thỏa mãn nhu cầu mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất

❖ Trong việc quản lí, đàm phán còn giải quyết các mâu thuẫn nội bộ và mâu thuẫn bên ngoài

II Các điều kiện, qui trình, cách thức đàm phán:

1 Điều kiện đàm phán:

- Có bất đồng hay tranh chấp

- Tranh chấp có thể gây thiệt hại

- Các bên phụ thuộc lẫn nhau về kết quả

- Có cơ hội tìm nguyên nhân để giải quyết

▪ Cần biết đặt ra mục tiêu lý tưởng, đó chính là những gì chúng ta mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán

- Để linh hoạt trong quá trình đàm phán, nên đề ra ba mức mục tiêu:

▪ Mục tiêu cao nhất là cái đích lý tưởng của cuộc đàm phán Đàm phán sẽ đạt được mục tiêu này khi tất cả đều tốt đẹp

▪ Mục tiêu ở mức trung bình là mức mục tiêu mà thường cố gắng bám đuổi, chỉ trong trường hợp bất đắc dĩ mới chịu từ bỏ

▪ Mục tiêu thấp nhất là cái đích thấp nhất của cuộc đàm phán, nếu không đạt được thì bạn không chấp nhận một kết quả nào khác

- Xác định mức độ ưu tiên:

▪ Sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự ưu tiên và xác định mục tiêu thứ yếu

▪ Khi tiến hành đàm phán, chúng ta sẽ biết mục tiêu nào nên nhượng bộ trước

➔ Sẽ dễ dàng nhận dạng những mục tiêu nào cần phải loại bỏ hoàn toàn ở giai đoạn trước và ngay cả khi trong tiến hành đàm phán Có như vậy chúng ta mới nhanh chóng tiến đến ý kiến chung và đạt kết quả tốt đẹp

2.1.2 Tự nhận thức về bản thân:

- Cần tìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, những mặt mạnh, mặt yếu của mình (nếu bạn là người dễ bị kích động, nóng giận)

- Nhận biết đặc tính tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán

- Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho cuộc đàm phán:

▪ Kỹ năng quan sát và suy nghĩ: Quan sát để ý đến tất cả những sự việc xung

quanh, và trong quá trình đàm phán chúng ta cũng đừng bỏ qua bất cứ lời nói, cử chỉ và hành động nào của đối phương Có được các thông tin này, chúng ta biết phân tích và nắm vững bản chất của vấn đề

▪ Sự tự tin: Giúp cho tiến trình đàm phán được tiến hành một cách tốt đẹp,

mang đến sự tin tưởng từ đối phương của chúng ta

▪ Sự kiên nhẫn, khả năng kiềm chế cảm xúc: Sự bực bội không vui đối với

người nóng tính rất dễ bộc lộ và một khi rơi vào trạng thái như thế sẽ có những ảnh hưởng không tốt đến quá trình đàm phán

▪ Khả năng suy đoán: Việc sử dụng óc phán đoán có tính xác về đối phương

và đưa ra những giả thuyết tốt là điều cần thiết

▪ Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ: Là chủ yếu trong suốt quá trình, một khi năng

lực đàm phán được nâng cao thì khả năng biểu đạt ngôn ngữ cũng không ngừng tăng lên

▪ Kỹ năng trả lời: Việc suy nghĩ và viết ra các câu hỏi mà đối phương có thể

đặt ra sẽ giúp chúng ta phát hiện khả năng trả lời của mình, để từ đó có sự điều chỉnh tốt hơn trong bàn đàm phán và đồng thời tránh gây áp lực cho mình

▪ Năng lực ứng biến: Có sự thay đổi linh hoạt để kịp thời thích nghi với

những thay đổi của phía bên kia Chúng ta phải tập trung lắng nghe, phân tích và phát triển những mâu thuẫn trong lới nói của đối phương, để từ đó kịp thời phản bác lại

▪ Kỹ năng nghe: Thể hiện tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng

của đối phương làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của đối phương và biết được đối phương thực sự đã hiểu vấn đề chưa v.v…

2.1.3 Tìm hiểu đối phương:

- Tìm hiểu thực lực của phía đối phương, đẳng cấp, uy tín của đối phương

- Sự thiết thực và tính khẩn trương của việc đàm phán đối với đối phương

- Mục tiêu của đối phương

- Nhu cầu và ý định của đối phương

- Vị thế đàm phán

- Cách thức đàm phán

- Chiến lược đàm phán

- Điểm mạnh, điểm yếu

- Dự kiến câu hỏi của đối phương và cách trả lời

- Kiểm định các thông tin của đối phương qua nhiều kênh

của đối phương… những quyết định này sẽ trực tiếp chi phối tiến trình và không khí của cuộc đàm phán

- Chuyên gia đàm phán: Là người có khả năng phân tích và xử lý từng khía cạnh riêng của vấn đề thuộc lĩnh vực mà người đó am hiểu

- Quan sát viên: Là người quan sát, theo dõi tiến trình đàm phán, mọi động thái của bên mình nhằm phát hiện những vấn đề nảy sinh, từ đó giúp trưởng đoàn điều phối hoạt động của cả đoàn và quá trình đàm phán

2.1.5 Xây dựng chiến lược đàm phán linh hoạt:

Đặt ra phương án đàm phán: Chuẩn bị nhiều phương án đàm phán khác nhau theo trật tự, logic và căn cứ vào vấn đề đang đàm phán, một khi cuộc đàm phán thất bại thì có thể đưa ra những lựa chọn khác đã chuẩn bị trước để đối phương phải suy nghĩ

Chuẩn bị nhiều chiến thuật: Chiến thuật có tính linh hoạt, sẽ sở hữu quyền thay đổi linh hoạt và vì thế trong khi đàm phán có thể phân tích và nắm vững tình hình Từ đó, có thể điều chỉnh mục tiêu của mình

2.1.6 Đàm phán thử:

Trong những trường hợp phức tạp hoặc thiếu kinh nghiệm, hoặc cuộc đàm phán có ý nghĩa đặc biệt lớn, không cho phép mắc một sai lầm nào, bạn nên tiến hành đàm phán thử, tức là tổ chức thành hai nhóm đàm phán: một bên đóng vai và

có quan điểm lập trường như đối phương, còn lại là chúng ta

Ý nghĩa của việc đàm phán thử phụ thuộc vào sự nghiêm túc, sự nhập vai của các thành viên trong hai nhóm đàm phán, đặc biệt là nhóm đóng vai bên kia.Đàm phán thử sẽ góp phần vào sự thành công của quá trình đàm phán

2.2 Giai đoạn tiếp xúc:

Mỗi cuộc đàm phán diễn ra trong một không khí riêng: có cuộc thì vui vẻ, thoải mái, hữu nghị, có cuộc thì căng thẳng, nặng nề, xung đột… Không khí của cuộc đàm phán thường thay đổi trong quá trình đàm phán, tuy nhiên ở mỗi cuộc đều

có một bầu không khí chủ đạo, nó bao trùm từ đầu đến cuối cuộc đàm phán

Bầu không khí lý tưởng cho cuộc đàm phán là không khí thoải mái, hữu nghị, cởi

mở, tin cậy lẫn nhau Trước khi đi vào trao đổi, bàn bạc, các bên nên dành chút thời gian nói về những vấn đề không lien quan đến đàm phán

Để tạo bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, bạn cần phải làm cho đối phương cảm thấy bạn là người đáng tin cậy Muốn vậy, trước hết bạn cần chu đáo, tận tình với đối phương Nhiều khi chỉ vì một lời nói thiếu suy nghĩ, một động tác,

cử chỉ không hợp lễ nghi… cũng có thể ảnh hưởng xấu đến niềm tin của đối phương với bạn Bạn cũng cần thể hiện thành ý của mình, tức là thật sự muốn thỏa thuận với đối phương để tìm kiếm lợi ích chung, kể cả trong trường hợp đó là đối phương mới bạn không nên quá thận trọng, biểu hiện thái độ kép kín, thăm dò lộ liễu, bởi nếu như vậy thì đối phương cũng sẽ làm tương tư và hai bên càng khó xích lại gần nhau

Ngoài việc tạo bầu không khí phù hợp cho cuộc đàm phán, trong giai đoạn tiếp xúc, các bên còn thường thăm dò nhau, tất là tìm hiểu xem lập trường, thái độ thực của đối phương như thế nào, có sự mong muốn hợp tác hay không Lúc này, những lời nói, cử chỉ, hành vi của mỗi bên trở thành đối tượng quan sát, đánh giá của bên còn lại Tuy nhiên, bạn cần lưu ý làm điều này một cách thận trọng và tế nhị

Kết quả của việc thăm dò có thể dẫn đến những sự điều chỉnh nhất định trong

kế hoạch và tiến thuật đàm phán

2.3 Giai đoạn tiến hành đàm phán:

2.3.1 Hai bên đưa ra yêu cầu của mình:

Bắt đầu cuộc đàm phán, các bên đưa ra yêu cầu của mình Việc đưa ra yêu cầu hợp lý có ý nghĩa quan trọng nếu không bạn sẽ bị đánh giá, là thiếu thành ý → gây ra sự không tin tưởng

Một khía cạnh khác đưa ra yêu cầu trước hay đưa ra yêu cầu sau có lợi hơn? Điều này, nhìn chung, không quan trọng lắm, tuy nhiên phụ thuộc vào từng tình huống mà nó cũng có ý nghĩa nhất định Bên đưa ra yêu trước là bên giữ được thế chủ động và yêu cầu đó sẽ chi phối toàn bộ quá trình đàm phán, Tuy nhiên, nếu bạn

trong yêu cầu của mình thì bạn có thể bị “hớ” Ngược lại, bên đưa ra yêu cầu sau cũng có lợi thế là có thể điều chỉnh yêu cầu cuả mình cho phù hợp sau khi đã biết yêu cầu của đối phương

Ví dụ: Một cuộc đàm phán thương lượng mua bán.Việc đưa ra giá cả thích

đáng là rất cần thiết đặc biệt là giá cả do bên bán lúc đầu đưa ra Vì cuộc đàm phán

sẽ được tiến hành xoay quanh giá đó và tiến hành thỏa thuận đạt được cũng nằm trong giới hạn đó

2.3.2 Điều chỉnh yêu cầu:

Sự chênh nhau về yêu cầu của hai bên là đều không thể tránh khỏi Vì vậy, cần phải có sự bàn bạc, điều chỉnh lợi ích cho hợp lý

Thông thường thì hai bên đều muốn giữ lập trường của mình Nhưng để đi đến thỏa thuận chung cần phải có sự nhượng bộ lẫn nhau

2.3.3 Để đối phương nhìn nhận đúng yêu cầu của mình, bạn nên tuân thủ

những đều sau đây:

- Giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực

- Cần chú ý lằn nghe ý kiến của đối phương, không cướp lời, không vội vàng đưa ra ý kiến nhận xét

- Cần thấu hiểu thấu đáo ý kiến của đối phương trong từng lời nói hành vi của đối phương, hiểu động cơ đích thực đằng sau lời nói hành vi đó

- Tóm lại ý kiến của đối phương xem mình đã hiểu hết ý của đối phương chưa rồi mới tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo

2.3.4 Diễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làm cho lời nói có tính thuyết phục:

- Dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu thị cảm xúc và thành ý của mình

- Tạo lý lẽ phù hợp hoặc lý lẽ mạnh nhất với đối phương

- Bạn muốn lời nói có trọng lượng hơn, bạn cần phải đưa ra con số, bằng chứng cụ thể chứ không phải chỉ bằng lời nói trừu tượng

- Ý kiến và kết luận của mình

2.3.5 Cố gắng không nhượng bộ đơn phương:

Khi cần nhượng bộ đối phương, bạn hãy đổi lấy phương án thay thế có giá trị ngang nhau

Có nghĩa là nên lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ chứ không nên nhượng

bộ đơn phương

2.3.6 Nhượng bộ để hợp tác:

- Trước khi dưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra 3 vấn đề:

▪ Có nên thực hiện hay không?

▪ Nên nhượng bộ bao nhiêu?

▪ Sẽ được nhận lại cái gì?

- Khi cần phải nhượng bộ đối phương bạn nên để đối phương thấy được sự nhượng bộ của bạn là một bước quan trọng, biểu thị sự thành ý muốn thỏa thuận của bạn chứ không phải là bạn sợ áp lực của đối phương hoặc hấp tấp vội vàng

- Kỹ thuật nhượng bộ:

▪ Nhượng bộ nhỏ

▪ Nhượng bộ có điều kiện

▪ Nhượng bộ có lý do

- Diễn đạt bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng

2.3.7 Đừng để đối phương bị mất thể diện:

Trong đàm phán làm sao vừa phải làm cho đối phương nhượng bộ từng bước, vừa phải đảm bảo thể diện cho đối phương Nếu không những đàm phán lần sau sẽ khó khăn hơn

▪ Sự cứng nhắc về quan điểm lập trường của một trong hai bên

▪ Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng

▪ Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đó Đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ sung

▪ Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ 3 như:

trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hay

phân xử

2.4 Giai đoạn kết thúc đàm phán:

Nhờ người thứ ba giúp đỡ

Hoàn tất đàm phán