Bài thu hoạch môn kỹ năng làm việc nhóm

Do đó, việc rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm không chỉ giúp các bạn trẻ tôi đa hóa cơ hội việc làm và hiệu quả công việc mà còn đóng góp vào sự phát triển của xã hội và quốc gia.. Kỹ năng

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

CƠ SỞ TẠI THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH KHOA QUAN TRI KINH DOANH 2

BAI THU HOACH MON KY NANG LAM VIEC NHOM

TP HCM, nam 2024

Mục Lục

L Tông quan về kỹ năng làm việc nhóm L2 222222112111 12 2211115111512 1x re 1

II Lý thuyết kỹ năng làm việc nhóm 2 SE St E12112E12117 1 1 7t EErgreryo 1

1 Lợi ích của làm việc nhÓmm 5 0019999191 n1 5 011111 kg nn 1 0555512 1

2 Vai trò của các thành viên trong nhóm 2 2c 2222121211112 2 1111821155112 key 2

3 Xác định mục tIỀU L L QC S000 0002555355111 1 0 1x kg 1521111255 8 55 2

4 Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm 1õ ràng 5 22 1221122222211 xe xey 3

6 Giải quyết xung đột trong nhóm - 2s SE 1111111111111 1E rrrrey 4

i0 2.9.0 ii 0:iaiiaiaiiẳẶẶỶẶI 5

§ Một số kỹ năng cân thiết của người lãnh đạo nhóm -52 5 2E EeEersrrreei 6

9 Quá trình hoàn thành bài thuyết trình s 2s SE E1 E112 1 122212 trre, 6

10 Bài học của mỗi người thông qua học phân - 5-55 SE 2E 21x21 sre 7

11 Bài học rútra cho cá nhân và cả tập thê 5 2c 21t E SE E111 xưng 16

B) Với tập thỂ: n2 HH HH ngưng 17

II Kếtluận -2Ă 2c E2 1 E211 E1 HH tr 1 ng Heo 18

L Tổng quan về kỹ năng làm việc nhóm

Trong suốt chiều dài lịch sử, tô tiên chúng ta đã ton tại và phát triển nhờ vào sự

cộng tác và hợp lực Những người thợ săn từ xưa đã biết đồng lòng hợp lực đề săn bắn và bảo vệ mình trước những hiểm nguy Họ đã tạo ra sức mạnh cộng hưởng đề đối phó với

kẻ thù và thu được chiến lợi phẩm Ngày nay, khi thế giới bước vào kỷ nguyên toàn cầu hóa với những thách thức to lớn như sự phức tap va tinh vi của công việc, tốc độ thay đổi công nghệ chóng mặt và sự cạnh tranh gay gắt, kỹ năng làm việc nhóm trở nên quan trọng

hơn bao giờ hết Làm việc nhóm không chỉ là giải pháp tối ưu đề đối phó với những khó

khăn mà còn là con đường nhanh nhất và hiệu quả nhất đề đạt được thành công Nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên toàn cầu đã và đang triển khai hình thức làm việc nhóm nhằm tăng năng suất, thúc đây giá trị tô chức và tạo niềm hứng khởi cho người lao động

Từ những câu tục ngữ đến những phát biểu của các nhà lãnh đạo, tất cả đều khăng

định rằng thành công không thê đạt được một mình mà cần có sự hợp tác của cả một tập

thể Do đó, việc rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm không chỉ giúp các bạn trẻ tôi đa hóa

cơ hội việc làm và hiệu quả công việc mà còn đóng góp vào sự phát triển của xã hội và quốc gia Đây không chỉ là một phần của chương trình giáo dục mà còn là một yêu cầu cần thiết trong môi trường công việc Việc làm việc nhóm giúp các cá nhân không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn phát triển các kỹ năng mềm quan trọng như giao tiếp, phối hợp và giải quyết xung đột Môn học này cung cấp nên tảng vững chắc cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp, giúp sinh viên hiểu rõ hơn về cách thức làm việc nhóm và

áp dụng chúng vào thực tế Vậy kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của tất cá các thành viên và thúc đây hiệu quả

công việc

Il Lý thuyết kỹ năng làm việc nhóm

1 Lợi ích của làm việc nhóm

® Trong thời đại 4.0, khi xã hội đang ngày một hội nhập, các hoạt động kinh té, giải

trí, tài chính, ngân hàng đang càng ngày càng có xu hướng liên quan mật thiết,

làm việc nhóm đã thể hiện được ưu thế lớn mạnh của mình

¢ Từ những minh chứng thực tế, có thê tổng hợp lại bây lợi ích mà nhóm mang lại

cho mỗi cá nhân cũng như cho cả nhóm như sau:

- Thỏa mãn nhu câu thể hiện và tự khăng định của mỗi thành viên (khi họ đứng một mình khó mà thề hiện được)

- - Cái “tôi” cá nhân bị phá vỡ, sự thân thiện và cởi mở được thúc đây - Môi

trường hứng khởi và giàu động lực

- _ Nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều cơ hội phát triên

năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả

- _ Sẵn sảng phản ứng trước những thay đổi và nguy cơ rủi ro

- Chia sé va ủy thác công việc hiệu qua

._ Vai trò của các thành viên trong nhóm

Trong một nhóm làm việc, mỗi thành viên có một vai trò nhất định phù hợp với vị

trí mà họ đảm nhận

Có ba kiểu vai trò như sau:

Một là vai trò thúc đây công việc: thành viên nỗ lực hoàn thành công việc có thể đóng vai trò là người khởi xướng, người thực hiện, người thông tin, người làm sáng tỏ, người phân tích, người hỗ trợ

Hai là vai trò gắn kết mối quan hệ: các thành viên giữ gìn, củng cô và gắn kết mối

quan hệ đồng chí, đồng đội nhằm tạo điều kiện thuận lợi đề nhóm làm việc hiệu

quả Những người này thường đóng vai trò là người khuyến khích, người hài hước, người khởi xướng, người tác động, người hòa giải, người chia sẻ, người hỗ trợ, người giải tỏa áp lực,

Thứ ba là vai trò gây cản trở nhóm: Đây là nhóm người tiêu cực thường đóng các vai trò như: người phụ thuộc, người lười biếng, người áp đặt, người chỉ tay năm ngón, người phá đám, người gây rồi, người chống đối, người chia rẽ, người bắt

a

161

Xac dinh muc tiéu

Trong cuộc hành trình di đến thành công, việc xác định mục tiêu được coi là những

bước đi đầu tiên đặt nền móng vững chắc cho những bước tiến trong tương lai

Vì vậy, việc xác định mục tiêu đúng đắn mang lại những ý nghĩa thiết thực Có thê

mô tả bốn ý nghĩa cơ bản của mục tiêu như sau:

- _ Giúp các thành viên nhóm thấy cái đích cần phải đến, những điểm mốc cần phải đạt và định hướng cho nhóm khỏi bị chệch mục tiêu;

- Giúp nhóm tập trung nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu, tránh sao nhãng,

bỏ bê, lãng phí nguồn lực;

- Qua trình nỗ lực để đạt được mục tiêu giúp nhóm hiểu rõ về những năng

lực, kỹ năng, kinh nghiệm, những đặc điểm riêng của nhóm và cả những gì

đang diễn ra xung quanh đề biết nhóm (mình) là ai, nhóm (mình) cần phải

tiếp tục phan dau như thế nào; - Mỗi thành viên nhóm được truyền cảm giác

hào hứng, năng nô, nhiệt huyết đề hành động hết mình cho mục tiêu và tin

tưởng vào tương lai

Tuy nhiên, không phải cứ xác định được mục tiêu là chúng fa có thể tin chắc sự thành công Quan trọng hơn là mục tiêu được xác định như thế nào chứ không phải

mục tiêu là gì? Đề nhóm hoàn toàn tín tưởng vào tính khả thi của mục tiêu, cần xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

Specific: cy thé, rõ rang, dé hiéu

Measurable: đo lường được

Agreed: được nhất trí

Realistic: kha thi

Time bound: co thoi han xac dinh

Phan cong nhiém vu va trach nhiém r6 rang

Khi phân công nhiệm vụ cần lưu ý những tiêu chí sau:

Mỗi nhiệm vụ nên giao cho một người cụ thé dé người đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về công việc

Cần phải hiểu rõ những ưu-nhược điểm của mỗi thành viên, đánh giá được những kỹ năng mà họ sở hữu Từ đó mới có thê đám rằng nhiệm vụ được giao phó cho thành viên phù hợp và tính khả thi cao nhất

Khi phân công nhiệm vụ, hãy giao những nguồn lực cần thiết và quyền tự

quyết định phan việc của nhóm viên Họ sẽ thê hiện sự nhiệt tinh, hang hai với công việc hơn khi cảm thay được tự chủ nhiều hơn với những điều kiện thuận lợi

Cần rà soát lại xem có thành viên nào trong tình rạng quá tải công việc và thành viên nào không được giao đủ việc Mọi người đều phải đóng góp và được hưởng quyền lợi như nhau Sự công bằng mang lại cảm giác an tâm, tin tưởng và thúc đây hiệu quả công việc

Nếu nhiệm vụ không thê tìm ra được người có đủ năng lực giải quyết hoặc nếu thành viên nào đó không đủ khả năng đảm nhận nhiệm vụ trong nhóm thì cần phải tiền hành việc tai dao tạo Trong trường hợp tìh hình không thê cải thiện được, nhóm phải nghĩ đến việc sa thải thành viên không đủ năng lực và tuyển đụng người mới

5 Duy trì hoạt động giao tiếp hiệu quả

‹ - Lắng nghe tích cực: Lắng nghe cần thận, đặt câu hỏi đề hiểu rõ ý kiến, thể hiện

sự quan tâm và ghi nhận ý kiên của người khác

‹« - Giao tiếp rõ ràng, súc tích và dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu

‹ _ Thể hiện sự đồng cảm và tôn trọng: Tôn trọng ý kiến, quan điểm và cảm xúc

của các thành viên khác, ngay cả khi có sự khác biệt

‹ - Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả: Đặt câu hỏi mở, kích thích tư duy, khuyến khích thảo luận và thu thập thông tin day du

‹ - Kỹ năng phản hồi mang tính xây dựng: Đưa ra phán hồi tích cực, khích lệ, góp ý mang tính xây đựng và giúp đỡ nhau phát triền

6 Giải quyết xung đột trong nhóm

> Lắng nghe các bên liên quan đề hiểu rõ nguyên nhân gây ra xung đội

> Xác định các yếu tố khách quan và chủ quan

> Khuyến khích các thành viên bày tỏ quan điểm của mình một cách thăng thắn

nhưng lịch sự

> Sử dụng kỹ năng lắng nghe chủ động, không ngắt lời người khác

® - Tạo môi trường thảo luận:

> Dam bao môi trường thảo luận an toàn, không phán xét

> Tổ chức cuộc họp nhóm đề mọi người có cơ hội thảo luận và giải quyết vấn đề

¢ Tìm kiếm giải pháp chung:

> Khuyến khích mọi người đề xuất các giải pháp tiềm năng

> Cân nhắc lợi và hại của từng giải pháp, tìm ra giải pháp tốt nhất có thê chấp

nhận được bởi tất cả các bên

s _ Thỏa thuận và cam kết:

> Đưa ra quyết định cuối cùng và đạt được sự đồng thuận

> Đám bảo các thành viên đều cam kết thực hiện giải pháp đã chọn

® - Theo dõi và đánh gia:

> Theo dõi tiền trình thực hiện giải pháp

> Đánh giá hiệu quả của giải pháp và điều chỉnh nều cần thiết

® - Học hỏi từ xung đột:

> Rút kinh nghiệm từ xung đột đã xảy ra đề tránh tái diễn trong tương lai

> Khuyến khích tinh thần học hỏi và cải thiện liên tục trong nhóm

Kỹ thuật "Nói Tôi" (I-messages): Khuyến khích các thành viên sử dụng câu "Tôi" thay

vì câu "Bạn" đề tránh tạo cảm giác đô lỗi, ví dụ: "Tôi cảm thấy không thoải mái khi cuộc

họp kéo đài quá lâu” thay vì "Bạn luôn làm cho cuộc hợp kéo đài”

Kỹ thuật giải quyết xung đột bang win-win: Tìm cách đề mọi bên đều có lợi trong tinh

huông xung đột

4

Kỹ thuật trung gian hòa giải: Khi cần thiết, nhờ một bên thứ ba không liên quan trực tiệp đến xung đột đề hòa giải

7 Phong cách lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền

Đặc điểm tâm lí cơ bản là nóng nảy, thiếu tin tưởng của quần chứng Khi đánh giá thường mang nặng chủ quan thành kiến, định kiến Trong quan hệ giao tiếp thì hach dich, hay phản bác người khác và tự kiêu Người lãnh đạo độc tài dám nghĩ dám làm và khăng định minh

Biểu hiện và hiệu quả của phong cách lãnh đạo độc tài là nặng về mệnh lệnh, áp đặt thông

tin một chiều từ trên xuông là chính Phong cách này thường gây căng thăng đôi với câp

dưới, cơ chế quản lí là hành chính, quan liêu

Phong cách lãnh đạo dân chủ:

Người lãnh đạo sử dụng phong cách lãnh đạo dân chủ là người biết phân chia quyền lực, biết thu hút tập thể vào công việc chung trên cơ sở tôn trọng những ý kiến đóng góp của

họ

Đặc điểm tâm lí của phong cách lãnh đạo này được biểu hiện là lòng thương người, tin

vào quần chúng, cởi mở, chan hòa, đễ gần gũi và đồng cảm nhưng lại thiếu quyết đoán Trong hoạt động giao tiếp người lãnh đạo luôn tỏ ra ôn tổn, biết kìm nén những cảm xúc

cá nhân, có thái độ thân thiện, tôn trọng người khác

Chính nhờ phong cách lãnh đạo dân chủ này mà các nhà quản trị tạo ra bầu không khí cởi

mở, chân thành, làm cho mọi người cảm thay thoải mái, tự tin trong khi hoàn thành nhiệm

vụ

Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phong cách dân chủ là người lãnh đạo đễ bị rơi vào tình trạng ba phải, làm mắt đi tính quyết đoán của người lãnh đạo, dẫn tới tình trạng quá phụ thuộc vào ý kiến tập thẻ

Phong cách lãnh đạo tự do

Người lãnh đạo lựa chọn phong cách lãnh đạo này thường chỉ cung cấp thông tin, rất ít tham gia vào các hoạt động tập thê Sự có mặt của người lãnh đạo chủ yêu là đề truyền đạt các thong tin và rất ít sử dụng quyền lãnh đạo

Đặc điểm tâm lí chính của phong cách này là đề cao cá nhân, tinh thần hiệp đồng và trách nhiệm hạn chế Người sử dụng phong cách lãnh đạo này có thể có năng lực chuyên môn

rất cao hoặc rất hạn chế nhưng lại ham thích địa vị

Biểu hiện và hiệu quả của phong cách lãnh đạo này là người lãnh đạo không quan tâm và

can thiệp vào công việc

§ Một số kỹ năng cần thiết của người lãnh đạo nhóm

Kỹ năng lập kế hoạch

Hãy cô gắng cụ thề hóa trên giấy bắt kỳ việc gì bạn cần phải làm, liệt kê từng đầu mục công việc, từng bước tiên hành trong cả quá trình Đề có một kê hoạch hoàn hảo nhất, ban hãy sử dụng 5 yếu tố W dưới đây đề hoạch định những công việc hiện tại cũng như tương lai của bạn

- Why (Tại sao?): Tại sao cần làm việc này? Chúng ta cần hiểu mục đích của từng nhiệm

vụ hay công việc là gì để có động lực thực hiện

- What (Làm gì?): Cần phải làm gì để đạt được mục tiêu? Chúng ta phải xem xét, cân

nhắc, lựa chọn cách thức thực hiện hiệu quả nhât đề đạt được mục tiêu đã đê ra

- Who (A1?) : AI sẽ là người thực hiện những công việc này? A1 là người chịu trách nhiệm? Có ai khác liên quan đến những công việc này không? Có thể tìm nguồn hỗ trợ từ người khác không?

- When (Khi nào?): Mọi công việc đều phải có giới hạn về thời gian, chúng ta cần phải lên lịch trình cho nó khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc, trong khoảng bao lâu công việc sẽ hoàn thành?

- Where (Ở đâu?): Công việc được thực hiện ở đâu? Hoặc chúng ta có thể tìm nguồn hỗ trợ ở đâu?

9, Quá trình hoàn thành bài thuyết trình

Mặc dù việc làm việc nhóm mang lại nhiều lợi ích và là một phần quan trọng trong thành

công của bài thuyết trình Tuy nhiên, đôi khi làm việc nhóm cũng đã phải đối mặt với

nhiều thách thức và khó khăn trong quá trình này Trong phần này, cả nhóm sẽ trình bày chi tiết về quá trình đây thách thức mà những người làm việc nhóm thường mắc phải, và

đã trải qua đề hoàn thành bài thuyết trình, đự án, đồ án quan trọng Điều này bao gồm các khó khăn trong việc phân công công việc

riêng, và đôi khi điều này có thê dẫn đến tình huống mà hai nhân viên bất đồng

quan điểm Đây chính là một trong những điểm khó khăn nhất khi làm việc nhóm

- _ Truyền đạt thông tin không rõ ràng: Khi làm việc trong một dự án, điều quan trọng

nhất là phải hiểu những gì mà đự án cần đề chuẩn bị cho tốt nhằm đem đến kết quả

như mong đợi Khi một người trong nhóm không năm rõ mục đích làm việc của họ

là gì, lý do tại sao họ lại phải hoàn thành nhiệm vụ kia Điều nay có thé dẫn đến sự

kém hiệu quả do thiếu tập trung hoặc thực hiện công việc không phù hợp với các

mục tiêu chung của dự án Thiếu nhận thức về bản thân: Một cá nhân có nhận thức

kém về bản thân có thê gây ra nhiều trở ngại trong nhóm của bạn Cụ thể hơn là có

một thành viên luôn tỏ ra rụt rẻ, tự ti hoặc quá tự tin vào khả năng của bản thân đến mức tự phụ

đủ kiến thức và kinh nghiệm đề phục vụ cho công việc Nếu một cá nhân nào tự

cho mình là đúng luôn thể hiện bản thân, phán xét những người khác thường dé gây ra tranh cãi, xung đột với các thành viên còn lại

Giao tiếp và tương tác kém: Một tập thể làm việc kém hiệu quả khi giữa các thành viên

không có sự chủ động giao tiếp, trao đối, tương tác với nhau Điều này dẫn đến tiến trình

công việc không mang lại thành quả cao Việc tạo ra một môi trường làm việc có sự

tương tác qua lại thường xuyên như tiếp xúc trực tiếp, gần gũi sẽ giúp cho mọi người hiều nhau hơn, dễ dàng hòa nhập đề phát triển mục tiêu chung một cách tốt đẹp

10 Bài học của mỗi người thông qua học phần

+ Hoàng Kim Nam

Kỹ năng giao tiếp

Lắng nghe tích cực: Mình đã học cách lắng nghe kỹ càng và phản hồi đứng lúc, trước đây mình hay tọc mặt về việc lắng nghe kỹ càng dẫn đến tiếng độ công việc không có suôn sẻ, điều này giúp tăng cường sự hiểu biết và tôn trọng lần nhau trong nhóm

Truyền đạt rõ ràng: Mình đã cải thiện khả năng diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng và mạch lạc, đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiều được ý kiên của mình vì trước đây mình hay bị nói thông tin làm cho người khác hiệu theo chiêu hướng khác

Kỹ năng lãnh đạo và phân công công việc

thê mạnh và khả năng của từng thành viên trong nhóm Luôn tạo điều kiện cho các thành viên phát huy tối đa tiềm năng của bản thân bằng cách cho các thành viên nhóm có thê lựa

chọn vị trí sở trường của mình cam thay đó là thế mạnh của họ Có một câu nói rất hay

của TS Lê Thâm Dương rằng: “ Đôi khi cái việc nhỏ sẽ dẫn đến thành công của cái việc lớn, cái lớn không quyết định được gì cả”

nhóm luôn đưa ra ý tưởng mà không phải rụt rẻ, e sợ, vì mình nghĩ thay vì sợ hãi thì chúng ta cứ việc thực hiện nó dù có sai đi chăng nữa thì chúng ta cũng cảm thấy không

phải hối tiếc với hai chữ “ giá như”, huôn động viên mọi người làm việc hiệu quả hon

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

* Lập kế hoạch chỉ tiết: Mình đã biết cách xây dựng kế hoạch chỉ tiết cho từng giai đoạn của dự án, phân bô thời gian hợp lý đề phù hợp cho nhiệm vụ cũng như là thời gian của mỗi người, giúp nhóm làm việc có tô chức và theo đúng tiến độ, không bị chậm trễ về thời hạn

* Quản lý thời gian: Minh đã cải thiện khả năng quản lý thời gian, đảm bảo công

việc được hoàn thành đúng hạn

Khó khăn khi thực hiện kiến thức trên

Khác biệt về tính cách và phong cách làm việc

` Khi làm việc nhóm, mình thường gặp khó khăn trong việc điều chỉnh đề phù hợp

với tính cách và phong cách làm việc khác nhau của các thành viên, đôi khi dẫn đến mâu

thuẫn và thiểu sự đồng thuận Có thể ví dụ như khi có 2 bạn làm nội dung thi ban cho rang khúc rút ra kinh nghiệm thì nên đưa vào kết bài, bạn còn lại thì kêu nên đưa vào cuối

thân bài, bên cách đó cũng có nhiều bạn theo nhiều trường phái phông cách làm việc như: phong cách làm việc độc lập, phong cách làm việc tầm nhìn lớn, phong cách làm việc gần gũi, Điều này cũng khó kết nỗi mọi người lại với nhau

Kỹ năng giao tiếp chưa đồng đều

hiểu lầm và khó khăn trong việc trao đối thông tin một cách hiệu quả Nhiều khi dẫn đến khi bản thân em chia sẽ ý của em nhưng lại dẫn đến ý hiệu của người khác nó khác với ý hiểu của em dẫn đến khó đi đến thông nhất chung

Quản lý thời gian và cam kết

* Một số thành viên trong nhóm không thé phan chia thời gian hợp lý, do các bạn có

lịch học bù hay kiểm tra đột xuất những môn trọng tâm của các bạn dân đến hoàn thành nhiệm vụ chậm trễ và ảnh hưởng đến tiền độ chung của nhóm

Thiếu kỹ năng giải quyết xung đột

* Mặc dù đã học được các kỹ năng giải quyết xung đột, nhưng trong thực tế, việc ap dụng chúng đôi khi gặp khó khăn do thiếu kinh nghiệm và sự tự tin Do em chưa va chạm xung đột nhiều nên đôi lúc giải quyết không ổn thỏa được 2 phía

Phân công công việc không hợp lý

° Việc phân công công việc đôi khi không được thực hiện đúng cách, dẫn đến sự mất

cân đối trong khối lượng công việc và sự bất mãn của các thành viên Như là: “ em thay

bạn này có thé lam được nhiều công việc và bạn làm với tiễn độ rất nhanh và bạn muốn phụ thêm các bạn khác để cho xong việc sớm nên khi em giao việc của các bạn mà có khối lượng công việc đài hay cực cho bạn làm nhanh tiễn độ này thì các bạn ay sé nghi rang em không tin tưởng các bạn sẽ dẫn đến các bạn tự tin bản thân minh hay thậm chí là

bat main “

Khó khăn trong việc ra quyết định chung

trở ngại, đặc biệt là khi có nhiều ý kiến khác nhau và không có sự thỏa hiệp Kết luận