CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ SALES LOGISTICS 1.1.Dịch vụ Logistics1.1.1.Khái niệm về dịch vụ Logistics Theo Điều 233 Luật Thương mại 2005, dịch vụ Logistics được định nghĩa là ho
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI
Dịch vụ Logistics
1.1.1.Khái niệm về dịch vụ Logistics
Theo Điều 233 Luật Thương mại 2005, dịch vụ Logistics được định nghĩa là hoạt động thương mại mà trong đó thương nhân thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và tư vấn khách hàng Các dịch vụ này bao gồm đóng gói, ghi ký mã hiệu và giao hàng, tất cả đều được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao Từ "Logistics" được phiên âm sang tiếng Việt là lô-gi-stíc.
1.1.2.Phân loại dịch vụ Logistics
Theo Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP, dịch vụ Logistics được cung cấp bao gồm:
Bảng 1.1: Phân loại dịch vụ Logistics
1 Dịch vụ xếp dỡ container, trừ dịch vụ cung cấp tại các sân bay
2 Dịch vụ kho bãi container thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải biển
3 Dịch vụ kho bãi thuộc dịch vụ hỗ trợ mọi phương thức vận tải
5 Dịch vụ đại lý vận tải hàng hoá
6 Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm dịch vụ thông quan)
Có 7 dịch vụ khác bao gồm: kiểm tra vận đơn, môi giới vận tải hàng hóa, kiểm định hàng hóa, lấy mẫu và xác định trọng lượng, nhận và chấp nhận hàng, cùng với việc chuẩn bị chứng từ vận tải.
Dịch vụ hỗ trợ bán buôn và bán lẻ bao gồm quản lý hàng tồn kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa và giao hàng Các dịch vụ này giúp tối ưu hóa quy trình cung ứng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
9 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải biển.
10 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường thủy nội địa.
11 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường sắt.
12 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường bộ.
13 Dịch vụ vận tải hàng không.
14 Dịch vụ vận tải đa phương thức.
15 Dịch vụ phân tích và kiểm định kỹ thuật.
16 Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác.
17 Các dịch vụ khác do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách hàng thỏa thuận phù hợp với nguyên tắc cơ bản của Luật thương mại.
Nghiệp vụ Sales Logistics
1.2.1.Khái niệm nghiệp vụ Sales
Hiện tại, chưa có văn bản pháp luật nào ở Việt Nam hay quốc tế định nghĩa cụ thể về nghiệp vụ Sales Nghiệp vụ Sales có thể được hiểu là một quá trình trong đó người bán hàng không chỉ đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, mà còn bao gồm các giai đoạn tìm hiểu, khám phá và thậm chí gợi tạo nhu cầu trước khi đáp ứng những nhu cầu đó.
Nghiệp vụ Sales bao gồm việc nghiên cứu nhu cầu thị trường và khách hàng, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ, chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho quy trình làm việc, cũng như phát triển kỹ năng đàm phán để ký kết hợp đồng Bên cạnh đó, kỹ năng tính toán hiệu quả các thương vụ kinh doanh cũng rất quan trọng nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Quy trình bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng, từ khu vực thừa hàng đến nơi có nhu cầu Những hoạt động này không chỉ giúp tối ưu hóa lợi nhuận cho người bán mà còn đảm bảo họ nắm bắt tốt cơ hội từ thị trường và điều chỉnh chính sách phục vụ để bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.
1.2.2.Vai trò của nghiệp vụ Sales Logistics trong Logistics
Nghiệp vụ Sales Logistics, hay còn gọi là nhân viên kinh doanh tại các công ty Forwarder, đóng vai trò quan trọng trong ngành Logistics và chuỗi cung ứng Vị trí này không chỉ giúp kết nối các bên liên quan mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo sự hiệu quả và kịp thời trong việc cung cấp dịch vụ.
Giao dịch ngoại thương đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành hợp đồng mua bán quốc tế, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa toàn cầu.
Giao dịch ngoại thương đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh doanh, kết nối khách hàng với dịch vụ vận tải của công ty, từ đó tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho khách hàng.
- Hoạt động còn giúp đảm bảo hàng hoá từ nơi sản xuất đên tay nhà phân phối trong thời gian tối ưu nhất với chi phí hợp lý nhất
1.2.3 Người thực hiện nghiệp vụ Sales Logistics
Người chịu trách nhiệm thực hiện Sales Logistics trong các công ty Forwarder sẽ tìm kiếm và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ, cung cấp thông tin về giá cước và chi phí vận chuyển, đồng thời hỗ trợ điều phối, lập kế hoạch và giám sát các hoạt động chuỗi cung ứng Họ cũng có trách nhiệm nghiên cứu và phân tích nhu cầu thị trường và khách hàng, từ đó giúp công ty xây dựng chiến lược phát triển bền vững và hiệu quả.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TƯ VẤN S.O.C
Thông tin chung về doanh nghiệp
Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (TNHH) Tư vấn SOC là công ty tư nhân, được thành lập vào năm 2017 và chính thức đi vào hoạt động năm 2018:
Hình 2.1: Logo của Công ty TNHH Tư vấn S.O.C
- Tên doanh nghiêp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TƯ VẤN S.O.C
- Địa chỉ: 7Bis Đường Phan Tôn, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Ông Huỳnh Song Kha
Thông tin về chi nhánh của S.O.C Hải Phòng
- Địa chỉ: 80/292 Lạch Tray, Phường Kênh Dương, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phong
- Giám đốc: Nguyễn Thuỳ Dương
- Email liên hệ: soc.institute.haiphong@gmail.com
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Tư Vấn S.O.C (TNHH TM TV S.O.C) được hình thành dựa trên nguồn vốn cá nhân và vay vốn từ ngân hàng từ năm
Kể từ năm 2018, công ty TNHH Tư vấn S.O.C đã hoạt động dưới sự lãnh đạo của giám đốc Huỳnh Song Kha Trong những ngày đầu, công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn, từ việc tìm kiếm nhân sự chủ chốt đến việc thiết lập văn phòng ổn định cho các thành viên Tuy nhiên, nhờ vào sự lãnh đạo sáng suốt và nỗ lực không ngừng của đội ngũ, công ty đã đạt được một số thành công nhất định S.O.C chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không, cùng với các hoạt động hỗ trợ như khai báo hải quan và vận chuyển nội địa bằng container, xe tải và tàu thủy Công ty cam kết mang đến giải pháp vận chuyển tối ưu và trở thành nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng.
Công ty TNHH TV S.O.C tận dụng lợi thế kinh doanh để trở thành cầu nối hiệu quả giữa các nhà máy sản xuất và các đại lý phân phối gạo sỉ lẻ tại Thành phố.
Công ty Hồ Chí Minh đã mở rộng hoạt động kinh doanh bằng việc giới thiệu gạo thành phẩm mang thương hiệu Gạo Vàng, phục vụ cho các đại lý bán buôn tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty TNHH TV S.O.C chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển và khai báo hải quan cho hàng hóa nội địa và quốc tế, bao gồm nông sản như lúa gạo, bột sắn, hồ tiêu, cà phê, dừa và nguyên phụ liệu thô phục vụ sản xuất Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu và vận chuyển máy móc nông nghiệp, thiết bị vật tư, cũng như nguyên liệu phục vụ sản xuất hàng hóa Đặc biệt, công ty hoạt động như đại lý trung chuyển hàng hóa cho các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.
Chúng tôi chuyên nhận ủy thác và tổ chức giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm hàng quá cảnh, hàng ngoại giao và hàng hội chợ, thông qua các phương thức vận chuyển đường biển, đường bộ và hàng không Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ giao nhận và kho bãi chuyên nghiệp.
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến khai báo hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu
- Môi giới thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa
Công ty TNHH TV S.O.C chuyên phân phối gạo thương phẩm từ các nhà máy gạo tại Long An và Đồng Tháp (Cẩm Nguyên) đến các đại lý bán buôn và cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ tại khu vực Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH TV S.O.C cam kết tuân thủ các quy định pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và quản lý nguồn vốn theo đúng quy định Công ty cũng tuân thủ các tập quán quốc tế trong giao nhận vận tải, thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách về lao động, tiền lương và bảo hiểm y tế Đồng thời, Công ty đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên, phân phối công bằng thu nhập và tạo điều kiện làm việc an toàn.
2.3.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty
2.3.2.1 Kinh doanh cước vận chuyển hàng hóa
Lĩnh vực này bao gồm kinh doanh cước vận tải đường biển và kinh doanh cước vận tải đường hàng không
Vận tải biển đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ vận tải đa phương thức Công ty TNHH TV S.O.C cung cấp dịch vụ chuyên chở hàng hóa đường biển với các hình thức FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load), phục vụ đa dạng các loại hàng hóa trên toàn cầu Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các hãng tàu biển quốc tế.
Dịch vụ vận tải biển của công ty TNHH TV S.O.C bao gồm:
- Nhập khẩu và xuất khẩu FCL và LCL
- Phát hành và kiểm tra các chứng từ vận chuyển
- Xử lý hải quan xuất nhập khẩu
- Bao bì và thùng hàng gia dụng
- Kho bãi, lắp ráp và phân phối hậu cần
- Các lô hàng thông th ờng (hàng rời, khô & lỏng số lượng lớn) ƣ
- Dịch vụ vận tải đường biển / đường bộ và đường biển / đường sắt
Dịch vụ vận tải đường hàng không được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng, với các kế hoạch vận chuyển toàn diện nhằm xử lý sự nhạy cảm và áp lực thời gian trong ngành hàng không Công ty chú trọng đến việc tìm hiểu các mục tiêu của khách hàng, bao gồm cả các yêu cầu nội bộ và bên ngoài Những mặt hàng nhạy cảm và có giá trị thường phải đối mặt với áp lực và thời hạn nghiêm ngặt, ảnh hưởng đến tất cả các bên liên quan.
Dịch vụ vận chuyển hàng không của công ty bao gồm:
- Hàng tồn kho trực tiếp
Dịch vụ Hải quan của công ty TNHH TV S.O.C bao gồm:
- Dịch vụ thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu
- Thanh toán thay mặt khách hàng
- Thủ tục xuất nhập khẩu tạm thời
- Thủ tục xuất nhập khẩu / xuất khẩu thường xuyên
- Vận chuyển Kho ngoại quan
- Xử lý hải quan quá cảnh
Công ty TNHH TV S.O.C hiện sở hữu một đầu kéo container và ba re-mooc, cùng với đội xe tải có trọng tải từ 1,5 tấn, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ các tỉnh đến các cảng và sân bay, cũng như vận chuyển hàng hóa từ Bắc vào Nam với mức chi phí cạnh tranh nhất.
Tất cả các xe đầu kéo của công ty đều được trang bị hệ thống GPS, giúp theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa một cách an toàn và nhanh chóng Đội ngũ tài xế và nhân viên điều độ được đào tạo chuyên sâu để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, đảm bảo an toàn trên từng chặng đường.
Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty
2.4.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TV S.O.C
Hình 2.2:Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Tư vấn S.O.C.
2.4.2 Hoạt động của từng phòng ban a.Giám đốc
Giám đốc Công Ty TNHH TV S.O.C là đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm pháp lý cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty Với quyền điều hành cao nhất, giám đốc quản lý tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động thường trực khác Đồng thời, giám đốc cũng có nhiệm vụ lên kế hoạch và định hướng cho hoạt động kinh doanh cũng như phương án phát triển toàn công ty Bên cạnh đó, phó giám đốc hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ này.
Hỗ trợ giám đốc trong quản lý và điều hành công ty, đảm nhận trách nhiệm cho tất cả hoạt động khi giám đốc vắng mặt Cùng giám đốc xây dựng chiến lược và phương hướng hoạt động, sau đó phân bổ nhiệm vụ cho các phòng ban chức năng Giám sát và đôn đốc thực hiện các kế hoạch đã được đề ra Phòng kinh doanh – Sales.
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm tổ chức và thực hiện kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và đối tác, đưa ra quyết định về các giải pháp thị trường, tiếp thị và công nghệ Ngoài ra, cần đề xuất các biện pháp tăng cường hoạt động bán hàng và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến khách hàng.
Nhân viên Sales chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng xuất nhập khẩu và liên hệ với các công ty sản xuất để giới thiệu dịch vụ cũng như gửi bảng báo giá tham khảo cho khách hàng Họ cũng duy trì liên lạc thường xuyên với các hãng tàu nhằm đảm bảo công ty nhận được mức giá thuê tàu ưu đãi Bên cạnh đó, nhân viên Sales thường xuyên cập nhật bảng giá cước hàng tháng cho khách hàng để giữ mối quan hệ tốt.
Tổ chức kế toán và lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định, đồng thời phản ánh kịp thời tình hình tài chính của công ty đến Giám đốc Quản lý tài sản và vốn công ty hiệu quả, hướng dẫn công tác kiểm kê theo quy định, đảm bảo tuân thủ các chế độ, chỉ tiêu và nguyên tắc tài vụ.
Ghi chép chi tiết mọi chi phí hoạt động hàng ngày, bao gồm các khoản thu - chi và thanh toán cần thiết; đồng thời quản lý và giải quyết các khoản nợ cũng như thanh toán đúng hạn.
Đảm nhận việc làm báo cáo thuế và quản lý các khoản thuế của công ty, đồng thời lập các báo cáo tài chính định kỳ để nộp cho cơ quan Nhà nước là nhiệm vụ quan trọng Bên cạnh đó, phòng chăm sóc khách hàng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Chịu trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trong các hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm chứng từ, soạn thảo hợp đồng, phát hành vận đơn và các giấy tờ cần thiết Ngoài ra, thực hiện các thủ tục hải quan để đảm bảo quy trình xuất nhập hàng diễn ra suôn sẻ.
Phòng chăm sóc khách hàng đảm nhiệm việc liên lạc với các đối tác như nhà xe và quản lý kho bãi, nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn Hiện nay, phòng giao nhận bao gồm hai bộ phận.
Bộ phận chứng từ đảm nhiệm việc theo dõi và quản lý lưu trữ các chứng từ cùng công văn, đồng thời soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan và các công văn cần thiết Điều này hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ được giao.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo thực hiện đầy đủ các thủ tục từ việc mở tờ khai đến giao hàng cho khách hàng Hoạt động hiệu quả của bộ phận này góp phần nâng cao uy tín của công ty trong mắt khách hàng.
Tình hình và kết quả hoạt động của công ty giai đoạn 2019-2021
Sau 04 năm kể từ khi thành lập, Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Tư Vấn S.O.C đã từng bước đi lên, tiếp tục kiên trì phát triển đa dạng dịch vụ và đạt được mức doanh thu tăng trưởng đều đặn qua từng năm Nhìn chung, doanh thu của Công ty trong bốn năm có kết quả tăng trưởng khả quan dao động 300 – 400 triệu VND
Trong 3 năm gần đây, lợi nhuận công ty liên tục âm Nguyên nhân là do ảnh hưởng của COVID – 19, công ty phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc duy trì tình hình kinh doanh Đồng thời sau khi nền kinh tế có dấu hiệu hồi phục và chuỗi cung ứng được phục hồi thì công ty liên tục mở rộng phân phối lúa gạo tại thành phố Hồ Chí Minh nên tác động không nhỏ đến chi phí gây lợi nhuận âm
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2019 đến 2021 Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2019 2020 2021 So sánh 2019 So sánh 2020
Tỷ suất lợi nhuận/DT
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Tư vấn S.O.C)
Dựa trên bảng số liệu, biểu đồ dưới đây minh họa rõ ràng kết quả hoạt động của công ty trong ba năm gần nhất, với đơn vị tính là triệu đồng.
Hình 2.3:Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh công ty TNHH Tư vấn
Doanh thu của Công Ty TNHH TV S.O.C tăng trưởng liên tục trong 3 năm 2019 – 2021, nhưng đang có xu hướng chậm lại Cụ thể, doanh thu năm
Năm 2020, doanh thu đạt 2283,04 triệu đồng, tăng trưởng 11% so với năm 2014, nhưng tốc độ tăng trưởng đã chậm lại còn 6% vào năm 2021, với doanh thu đạt 2428,7 triệu đồng Mặc dù doanh thu tiếp tục tăng, nhưng lợi nhuận lại không có sự cải thiện tương ứng.
3 năm luôn ở mức âm, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của công ty
Doanh thu của công ty chủ yếu dựa trên nhiều nguồn khác nhau, cụ thể từ các hoạt động:
Hình 2.4:Cơ cấu doanh thu công ty TNHH TV S.O.C
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH TV S.O.C)
Năm 2019, Công Ty TNHH TV S.O.C ghi nhận chi phí lên đến 2.159,61 triệu đồng, trong khi doanh thu chỉ đạt 2.056,79 triệu đồng Sự chênh lệch lớn này có thể được lý giải bởi các khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí mặt bằng và trang thiết bị phục vụ công việc.
Công ty đã gặp khó khăn trong tuyển dụng nhân sự và chính sách lương thưởng khi phải tuyển dụng ồ ạt với mức lương cao hơn thị trường, nhưng không đạt hiệu quả mong muốn, thậm chí gây tổn thất tài sản do phải đền bù hợp đồng Đồng thời, công ty cũng phải dành một khoản ngân sách lớn cho hoạt động thuê và vận hành kho Tuy nhiên, đến năm 2021, sau 3 năm khó khăn, công ty đã có nhiều chuyển biến tích cực với doanh thu tăng, khách hàng mở rộng và khoảng cách giữa chi phí và doanh thu ngày càng thu hẹp, cho thấy công ty đang đi đúng hướng và sắp đạt được lợi nhuận sau thời gian thâm hụt.
Hình 2.5:Doanh thu và chi phí trong giai đoạn 2019-2021
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TV S.O.C)
Công Ty TNHH TV S.O.C đã trải qua ba năm liên tiếp ghi nhận lợi nhuận âm do sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí Những năm đầu, công ty đối mặt với nhiều khó khăn về tài chính và nhân sự, dẫn đến chi phí lớn cho đầu tư trang thiết bị, dụng cụ và lương cho nhân viên, cùng với chi phí cao cho hoạt động quan hệ khách hàng Tuy nhiên, từ năm 2020 đến 2021, công ty đã dần củng cố vị thế trên thị trường và nhận thấy nhu cầu của doanh nghiệp, nên đã đầu tư mạnh vào thuê kho và phương tiện vận tải Mặc dù doanh thu tăng, nhưng chi phí đầu tư cũng gia tăng, khiến lợi nhuận vẫn âm Dù vậy, nhờ vào tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo, công ty đã rút ngắn khoảng cách giữa lợi nhuận âm và số không.
Định hướng của công ty trong thời gian tới
Công ty TNHH TV S.O.C đang hướng tới việc phát triển các chính sách đào tạo và giữ chân nhân viên xuất sắc để đảm bảo sự ổn định trong tổ chức Đồng thời, công ty sẽ thiết lập mối quan hệ với các đối tác lớn và xây dựng thương hiệu mạnh mẽ nhằm khẳng định vị thế cạnh tranh trên thị trường.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ SALES LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN S.O.C
Quy trình chung về nghiệp vụ Sales Logistics tại công ty TNHH Tư vấn S.O.C
Hình 3.1:Quy trình thực hiện nghiệp vụ Sales Logistics tại công ty TNHH Tư vấn S.O.C
3.1.1.Xác định khách hàng mục tiêu Đối tượng khách hàng của nhân Sales Logistics là những nhân viên của các công ty sản xuất xuất nhập khẩu có quyền quyết định việc đặt tàu, thuê dịch vụ xuất nhập khẩu Người thực hiện nghiệp vụ ngoại thương (Sales Logistics) chia ra 3 bộ phận:
Bán hàng FCL (Full Container Load) chủ yếu phục vụ các công ty xuất nhập khẩu lớn, như các doanh nghiệp trong ngành gạo, gỗ, may mặc và thủy hải sản.
Bán hàng LCL (Less than Container Load) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho các công ty xuất nhập khẩu nhỏ, doanh nghiệp TNHH một thành viên, và cá nhân có nhu cầu gửi hoặc nhận hàng từ nước ngoài Dịch vụ này cũng phục vụ cho các forwarder FCL, giúp tối ưu hóa chi phí và đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa đa dạng.
Bán hàng quốc tế là lựa chọn lý tưởng cho các công ty lớn muốn mở rộng quy mô hoạt động Họ thường tìm kiếm các công ty Forwarder nước ngoài để hợp tác trong việc xử lý hàng hóa, nhằm tối ưu hóa quy trình xuất khẩu và tăng cường khả năng tiếp cận thị trường toàn cầu.
Với công ty TNHH TV S.O.C, khách hàng mục tiêu là hàng nguyên container của các công ty xuất nhập khẩu lớn và hàng lẻ của các công ty nhỏ
3.1.2.1 Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ
Trong ngành Logistics, việc duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ là rất quan trọng để đảm bảo doanh thu ổn định Các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty để xuất khẩu hàng hóa hoặc nhập khẩu nguyên liệu phục vụ sản xuất Do đó, việc giữ chân khách hàng không chỉ giúp công ty duy trì doanh thu mà còn tạo ra cơ hội phát triển bền vững trong tương lai.
Nhân viên Sales Logistics tại công ty TNHH TV S.O.C đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng Họ thường xuyên cung cấp các ưu đãi như giảm giá cho khách hàng lâu năm và tổ chức các sự kiện tri ân nhằm ghi nhận sự trung thành của khách hàng Một số chương trình nổi bật bao gồm Gặp gỡ cuối năm vào tháng 12/2020 và Tri ân khách hàng vào tháng 11/2021 Để thực hiện hiệu quả các hoạt động này, nhân viên Sales cần có kỹ năng giao tiếp và thuyết phục tốt.
3.1.2.2 Tìm nguồn khách hàng mới
Để tăng doanh thu, công ty không chỉ cần duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại mà còn phải tìm kiếm nguồn khách hàng mới Tuy nhiên, việc này không hề đơn giản, bởi lẽ các công ty xuất nhập khẩu thường đã có những đối tác vận chuyển hàng hóa riêng.
Một nhân viên Sales chuyên nghiệp với kỹ năng thuyết phục và dịch vụ tốt có thể giúp công ty tìm kiếm nguồn khách hàng mới hiệu quả.
Nhân viên Sales của công ty TNHH TV S.O.C đã tìm được khách hàng mới thông qua các cách dưới đây: a.Tìm khách hàng thông qua các sự kiện
Nhân viên Sales của công ty TNHH TV S.O.C không chỉ tìm kiếm khách hàng qua internet mà còn tham gia các sự kiện như hội chợ, triển lãm để mở rộng mạng lưới khách hàng Tại các hội chợ này, mục tiêu chính của công ty là những khách hàng nước ngoài có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa hoặc các doanh nghiệp muốn mua sản phẩm để xuất khẩu.
Tham gia các buổi triển lãm và hội chợ thương mại không chỉ giúp S.O.C giới thiệu công ty và dịch vụ của mình mà còn tăng cường sự nhận diện thương hiệu, thu hút sự chú ý của nhiều khách hàng tiềm năng.
Trong năm 2021, công ty TNHH TV S.O.C đã tham gia nhiều hội chợ triển lãm nổi bật như Vietnam Café Show 2021, Vietnam Expo 2021, Ledtec Asia 2021 và Cosmobeaute Vietnam 2021 Bên cạnh đó, công ty cũng tìm kiếm khách hàng thông qua các trang web và mạng xã hội.
Mỗi ngày, nhân viên Sales thường xuyên truy cập các trang web như Yellow Page, nền tảng thông tin doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam, hoặc tham gia các nhóm Facebook liên quan đến ngành xuất nhập khẩu, chẳng hạn như nhóm Logistics, để tìm kiếm thông tin về khách hàng có nhu cầu xuất hoặc nhập hàng.
Nhân viên Sales cần thu thập thông tin khách hàng quan trọng như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và email Ngoài ra, họ cũng cần biết công ty đó thường xuyên xuất hoặc nhập hàng gì để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của khách hàng.
Sau khi nhận được thông tin về nhu cầu xuất nhập hàng của khách hàng, nhân viên công ty sẽ chủ động liên hệ để xác minh chi tiết lô hàng và thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của mình Đồng thời, công ty cũng tìm kiếm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ hiện có.
Nhân viên Sales trong lĩnh vực Logistics cần xây dựng nhiều mối quan hệ để tăng cơ hội tìm kiếm khách hàng Tại công ty TNHH TV S.O.C, các nhân viên có kinh nghiệm thường tận dụng mạng lưới quen biết và khách hàng hiện tại để giới thiệu dịch vụ của công ty đến những người có nhu cầu Họ xin thông tin liên lạc và trực tiếp tư vấn, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
Quy trình thực tế nghiệp vụ Sales Logistics tại công ty TNHH Tư vấn S.O.C
3.2.1 Liên hệ và gặp mặt khách hàng
Sau khi thu thập thông tin khách hàng, nhân viên công ty TNHH TV S.O.C đã thành công trong việc hẹn gặp với nhân viên Logistics của Công ty XIAMEN AXENT, một doanh nghiệp chuyên sản xuất thiết bị vệ sinh cao cấp tại Trung Quốc Qua cuộc trao đổi, nhân viên Sales của công ty TNHH TV S.O.C đã nắm bắt được thông tin về một lô hàng sắp xuất khẩu từ Trung Quốc sang Việt Nam của Công ty Xiamen Axent.
Trong buổi gặp gỡ đầu tiên, nhân viên Sales đã thể hiện sự quan tâm đến đối tác bằng cách hỏi thăm tình hình việc làm và thông báo về lô hàng sắp tới Họ đã tư vấn những lưu ý cần thiết cho lô hàng và khéo léo giới thiệu dịch vụ của công ty TNHH TV S.O.C Nhân viên Sales nhấn mạnh vào những khó khăn có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển lô hàng, đồng thời cam kết rằng công ty có khả năng giải quyết hiệu quả những vấn đề đó nếu đối tác lựa chọn hợp tác.
Trong lần gặp thứ hai, nhân viên Sales của công ty TNHH TV S.O.C đã thuyết phục Công ty Xiamen Axent sử dụng dịch vụ vận chuyển của mình Sau đó, Công ty Xiamen Axent đã yêu cầu báo giá cước vận chuyển từ kho của họ đến cảng Hải Phòng, Việt Nam, theo điều kiện FOB theo Incoterm 2010.
Trước khi báo giá cho khách hàng, nhân viên Sales trò chuyện và khai thác một số thông tin như sau:
- Loại hàng, tính chất hàng hóa: (Hàng gì? Hàng khô hay lạnh?)
Khi xác định lượng hàng cần vận chuyển, bạn cần biết rõ loại container sử dụng (bao nhiêu feet) và số lượng hàng thường xuất Nếu hàng lẻ, hãy hỏi về số khối (CBM) và kích thước cụ thể của hàng hóa Ngoài ra, cũng cần xác định xem hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng đường biển hay đường hàng không để có kế hoạch logistics hợp lý.
- Hàng xuất/ nhập theo điều kiện gì?
- Địa chỉ cảng xuất (POL)
- Địa chỉ cảng nhập (POD)
- Các yêu cầu về thời gian vận chuyển (ETD)
- Khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ?
3.2.2.Cập nhật thông tin khách hàng
Các thông tin cần cập nhật bao gồm:
- Tên công ty: XIAMEN AXENT CORPORATION LIMITED
- Địa chỉ: No.2 Xia fei East Rd, Haicang Investment zone, Xiamen ,China
- Loại hàng cần xuất: Thiết bị vệ sinh bằng sứ cao cấp (Xuất khẩu theo điều kiện: FOB)
- Vận chuyển từ: Kho Công ty Xiamen Axent
- Vận chuyển đến: Cảng Hải Phòng, Việt Nam
Khách hàng yêu cầu báo cước tàu, giá vận chuyển và giá làm thủ tục hải quan.
3.2.3 Kiểm tra cước phí từ hãng tàu và chuẩn bị báo giá cước và dịch vụ cho khách hàng.
Công ty TNHH TV S.O.C thường xuyên hợp tác với hãng tàu MAERSK, vì vậy lần này cũng chọn hãng tàu này để tận dụng ưu đãi giá cả Nhân viên Sales cần thu thập thông tin cần thiết để gửi email hỏi cước vận chuyển từ cảng Xiamen đến cảng Hải Phòng.
- Ngày dự kiến tàu đi (ETD):
- Ngày dự kiến tàu đến (ETA):
- Tên cảng bốc (POL): XIAMEN PORT, CHINA
- Tên cảng dỡ (POD): HAIPHONG PORT, VIETNAM
- Số lượng container (Volume): 1x40’HQ
- Loại hàng (Commodity): Thiết bị vệ sinh bằng sứ
3.2.3.Báo giá theo yêu cầu của khách hàng
Sau khi nhận được giá từ hãng tàu và xác định lượng hàng theo nhu cầu của khách hàng, công ty TNHH TV S.O.C sẽ tiến hành báo giá cho khách hàng Nhân viên Sales của công ty sẽ chờ phản hồi từ khách hàng Nếu khách hàng đồng ý với giá đã báo, công ty sẽ chuẩn bị xử lý lô hàng Ngược lại, nếu khách hàng chưa đồng ý, hai bên cần tiếp tục thương lượng để đạt được thỏa thuận.
3.2.4 Khách hàng chấp nhận báo giá cước và dịch vụ giao nhận
Công ty Xiamen Axent đã chấp nhận giá cước từ công ty TNHH TV S.O.C, và nhân viên kinh doanh sẽ gửi báo giá chính thức Khách hàng xác nhận dịch vụ qua email, tạo thành hợp đồng Logistics giữa hai bên Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hai email này sẽ là căn cứ để giải quyết.
Hợp đồng FOB yêu cầu S.O.C chú trọng vào hai giai đoạn: chuẩn bị hàng và giai đoạn trước khi lên tàu Quy trình theo dõi hàng của công ty TNHH TV S.O.C bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị hàng, nơi mọi công tác chuẩn bị được thực hiện để đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho việc vận chuyển.
- Phòng kinh doanh nhận email xác nhận sử dụng dịch vụ của công ty TNHH
TV SOC của Công ty Xiamen Axent
- Kiểm tra đơn hàng, lịch tàu, thiết bị, lên kế hoạch làm hàng
- Kế hoạch làm hàng đ ợc gửi cho khách hàng, đồng thời đặt chỗ với hãng tàuƣ MAERSK b.Giai đoạn trước khi hàng lên tàu:
- Nhân viên kinh doanh nhắc Công ty Xiamen Axent ngày tới nhận hàng
- Điều động người từ công ty TNHH TV S.O.C đến Công ty Xiamen Axent lấy hàng
- Theo dõi quá trình đưa hàng hóa đã được Công ty Xiamen Axent đóng vào container ra bãi ,theo dõi quá trình làm các thủ tục hải quan
- Cập nhật thông tin, nhập vào hệ thống, làm HBL, gửi thông tin cho hãng tàu
3.3.6.Chuyển giao lô hàng cho phòng chứng từ, hải quan và hiện trường
Bộ phận chứng từ của công ty TNHH TV S.O.C sẽ liên hệ với Công ty Xiamen Axent để thu thập các chứng từ cần thiết như phiếu đóng gói, hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy chứng nhận hun trùng Những tài liệu này sẽ hỗ trợ quá trình làm việc giữa các bộ phận giao nhận với hải quan và giữa công ty TNHH TV S.O.C và Công ty Xiamen Axent.
3.3.7 Chăm sóc khách hàng, ghi nhận, giải quyết phản hồi từ khách hàng.
80% công việc của nhân viên Sales tại công ty TNHH TV S.O.C đã hoàn tất, trong khi 20% còn lại là duy trì mối quan hệ với Công ty Xiamen Axent để họ tiếp tục sử dụng dịch vụ Để đạt được điều này, nhân viên kinh doanh cần thường xuyên thể hiện sự quan tâm và chăm sóc khách hàng.