Đề tài tìm hiểu nghiệp vụ Đại lý tàu biển tại công ty trách nhiệm hữu hạn thoresen vinama

Khái quát chung v`ềnghiệp vụ đại lý tàu biển Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển h

TRƯỞNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA KINH TẾ CHUYEN NGANH LOGISTICS

BAO CAO THUC TAP CHUYEN NGANH

DETAI: TIM HIEU NGHIEP VU DAI LY TAU BIEN TAI

CONG TY TRACH NHIEM HUU HAN THORESEN VINAMA

MỤC LỤC

MUC LUG cecccsssecscsssssessesssscsssssssesesssssessssssssssssssssssssssesesssusesesssusesessnussssssusesesssusesesssuessessees i

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 222222i++22222222ttrvv2EEEEEtrrrrrvvrrrrrrrrrrrrre iii

DANH MUC HINH ANHQ weccccccsssssccsccscssssssssssssssecsecssssssssssssssucsussussusssssssecsessussnsenvens iv 0D 9):810987901 600012577 .- ‹-‹+H 4 V N05 vi CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN V ÊĐẠI LÝ TAU BIEN .ssesessscsssssesseeessseeeseeeesnnees I 1.1 Khái quát chung v `ềnghiệp vụ dai ly tau DIEN occ eceesececeeeceeseeseeseeneeeneens l

1.2 Lich str hinh thanh va 0.0 1

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THORESEN VINAMA ST T1 1111111 115151115111111111151111 1111111111111 1111111111711 Ee xe 5

2.1 Giới thiệu chung v €Céng ty TNHH Thoresen Vinama — chỉ nhánh Hải Phòng 5

2.2.4 Dịch vụ thuê và môi giới tầU - 5 5 kg HH ng ngư 9

2.2.5 Dich vu logistics hang 8n 9

2.4.1 Sơ đ ôcơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thoresen Vinama 11

2.4.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thoresen Vinama — chỉ nhánh Hải Phòng C11010 11110 1111111911151 g1 11 1 111811 0 E13 1 K11 111818118814 11 1111811188141 14 111 511 81141141 E14 11

"N0 acc nh ố.e 12

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY TNHH THORESEN

VINAMA 14

3.2 Quy trình nghiệp vụ đại lý tàu biển —- tàu HAPPY DRAGON 16

3.1.1 Tree Khi tau CAp Cang ee eeeesseeeeeeeeseeseeeceeseeseeeceeeeeeesaceaceeseesaeeaseneerees 17

3.1.3 Sau khi tau lam hang xong và rời CAN «0 cece eseeeeeceeeeeeseeeceeeeeeaeeeeeeeeees 22

PHU LUC ceccccsssscsccsssscscesssscscesssscecessssesssssssesssssusesssssssessssusesssssusesssssusesssssussessneessessseeseen 28

DANH MUC CHU VIET TAT

Hải Phòng

Hình 3.2 Một số hình ảnh tàu HAPPY DRAGON là hàng tại cảng 22

DANH MỤC BẢNG

MỞ ĐẦU

Vận tải biển là một ngành kinh tế chủ lực của Việt Nam, xuất hiện tử sớm, cùng trải qua bao thăng tr âm lịch sử, góp phân hình thành vai trò chủ chốt trong sự tăng trưởng kinh tế nước ta Vận tải đường biển là n3 tảng giúp phát triển, thúc đẩy sản xuất của các ngành, mở ra thị trưởng lớn cho lĩnh vực kinh doanh trong nước D ng thời, nó tạo

di Gi kiện hình thành và phát triển những ngành mới Vận tải biển đã tạo dựng con đường giao thương thuận lợi với các nước trên thế giới, thu hút vốn đ ầi tư nước ngoài, mở rộng thị trưởng và mối quan hệ nhằm tăng cường sự hợp tác hữu nghị giữa các quốc gia

Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH THORESEN - VINAMA - Chi nhánh Hải Phòng, tuy không quá dài nhưng đã giúp cho em học hỏi được rất nhi `âi và vận dụng một số kiến thức đã học trên ghế nhà trưởng vào công việc, hiểu biết thêm v`êcác khía cạnh khác của công việc giao nhận hiện trường và ngành Logistics

Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chú Ngô Xuân Giang và anh Bùi Quốc Việt đã tận tình giúp đỡ, hỗ trợ, chia sẻ kinh nghiệm và động viên em rất nhi ôi trong suốt kỳ thực tập tại công ty Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Lê Hằng đã luôn theo sát, hỗ trợ nhiệt tình và đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thành bài báo cáo này Bài báo cáo của em còn nhi ân thiếu sót do ban thân còn bỡ ngỡ, hạn chế v`ềkỹ năng cũng như kiến thức, em rất mong quý th ¥y cô và các anh chị thông cảm, có những đóng góp để bài báo cáo cũng như kỹ năng làm việc của em được hoàn thiện hơn

Nội dung chính của bài bao cdo bao g 4m ba ph3n chính:

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀĐẠI LÝ TÀU BIỂN CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀCÔNG TY TNHH THORESEN VINAMA

CHƯƠNG III: TÌM HIỂU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY TNHH THORESEN VINAM - TÀU HAPPY DRAGON

Em xin chân thành cảm ơn!

VI

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀĐẠI LÝ TÀU BIỂN

1.1 Khái quát chung v`ềnghiệp vụ đại lý tàu biển

Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng, bao ø Gm: việc thực hiện các thủ tục tàu biển đến, rời cảng: ký kết hợp đ ng vận chuyển, hợp đ ng bảo hiểm hàng hải , hợp đ ng bốc dỡ hàng hóa, hợp đ ông thuê tàu, hợp đ ông thuê thuy ân viên; ký phát vận đơn hoặc chứng tử vận chuyển tương đương: cung ứng vật tư, nhiên liệu, thực phẩm, nước sinh hoạt cho tàu biển; trình kháng nghị hàng hải; thông tin liên lạc với chủ tàu hoặc người khai thác tàu; dịch vụ liên quan đến thuy Ân viên; thu, chỉ các khoản ti ân liên quan đến hoạt động khai thác tàu; giải quyết tranh chấp v`êhợp đ ng vận chuyển hoặc vêtai nạn hàng hải va dịch vụ khác liên quan đến tàu biển (Đi`âi 235 Bộ luật hàng hải 2015)

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Thuở xa xưa, khi mà khối lượng hàng hoá chuyên chở bằng đường biển chưa nhi ul, sức chở của các con tàu còn nhỏ và kỹ thuật thông tin liên lạc còn thấp kém, công việc thuê tàu chuyên chở hàng hoá trong ngành vận tải biển thưởng được tiến hành trực

trưởng còn tự mình đi tìm hàng để chuyên chở và anh ta cũng tự mình thu xếp lấy thủ tục đại lý khi ra vào cảng

Trong những chuyến đi biển, lúc đ ân khi ghé vào cảng, thuy ân trưởng và thuy ân viên trên tàu phải tự mình giao dịch với chính quy địa phương, giao dịch với các thương nhân ở nơi đó để mua bán, trao đổi hàng hoá, sau đó họ mới tư lo liệu nước ngọt, thực phẩm để tiếp tục hành trình hoặc trở v`ênước Phương thức vận tải ấy trở nên không thích hợp khi ngành vận tải biển phát triển cùng với sự phát minh ra vô tuyến viễn thông,

đ ng thời cũng do các quy định của các quốc gia ngày càng phức tạp không giống nhau

bạc nếu tự lo thủ tục cho tàu khi vào cảng

Thời gian sau đó, ngành vận tài biển thế giới phải triển như vũ bão Đội thương thuy`ân thế giới đã tăng lên nhanh chóng v`êsố lượng, chủng loại cũng như kích cỡ Các

chuyến đi dài ngày qua năm châu bốn biển, những bến cảng có mớn nước sâu đủ sức cho tau hang vạn tấn vào, các thiết bị xếp dỡ với công suất hàng ngàn tấn/giở, những kiểu tàu container, tàu RO-RO, tàu chở xà lan đã không còn là những chuyện th kỳ đối với những người làm công tác hàng hải Cũng vì thế khối lượng hàng hoá chuyên chở trong một chuyến đã lên tới con số hàng ngàn, hàng vạn tấn thậm chí đã xuất hiện những con tàu có sức chở trên nửa triệu tấn

Ngày nay, việc quản lý một con tàu cỡ vạn tấn không khác gì đi `âi hành một nhà máy hiện đại trên đất liân và trong chừng mực nào đó còn có ph phức tạp hơn, vì nhà máy này luôn luôn di động và chịu sự đi`âi phối của nhí *âi loại luật quốc tế khác nhau Người chủ của những nhà máy này phải tốn nhi `âi công sức, thì giờ để quản lý kỹ thuật,

tàu được tốt, tuổi thọ của nó được kéo dài, hoạt động được nhi 31 ngày trong một năm Với bối cảnh đó, nếu hàng trăm ngàn chủ tàu cứ tự mình đi tìm hàng chuyên chở, cũng như tự mình tiến hành mọi công việc liên quan tới hoạt động của tàu và hàng mỗi khi ra vào một thương cảng nào đó để làm hàng thủ qua trình chuyên chở hàng hoá bằng tàu biến sẽ diễn ra chậm chạp, sẽ xảy ra tình trạng tàu và hàng bị ùn tắc tại cảng Kéo theo đó quá trình lưu thông hàng hoá bị ngưng trệ, tàu không giải phóng được hàng hoá

để thực hiện hành trình tiếp theo, chủ hàng không nhận được hàng để tiến hành hoạt động kinh doanh, do đó kìm hãm sự phát triển của ngành hàng hải nói riêng và ngoại thương nói chung Bên cạnh đó, Luật hàng hải các nước đầu qui định các chủ tàu khi có tàu vào cảng nào đó ở nước ngoài phải chỉ định một đại lý thay mặt mình giải quyết mọi

Rõ ràng, sự ra đời của nghề đại lý tàu biển là một quá trình khách quan tất yếu trong ngành kinh tế vận tải biển Đặc biệt ở Việt Nam, đại lý tàu biển là một ngành dịch

vụ đáng chú ý bởi đây là một ngành ngh êđã xuất hiện ở nước ta từ khá sớm Bắt đ`ầi từ Nghị định 15⁄CP do cố thủ tướng Phạm Văn Ðông kí năm 1960 qui định nhiệm vụ, quy ân hạn của đại lý tàu biển Tuy vậy, ngành đại lý tàu biển chỉ trở nên thật sự sôi động trong 20 năm trở lại đây, hàng loạt doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này

Đi `âi này chứng tỏ đây là một ngành có sức hấp dẫn và ti ằn năng phát triển Mặc dù vậy thì thực tế cho thấy còn tôn tại nhỉ lâi bất cập cũng như đw những khó khăn, thử thách

1.3 Nhiệm vụ của đại lý tàu biển

Ngươi Đại lý tàu biển là người được người ủy thác chỉ định làm đại diện để tiến hành dịch vụ đại lý tàu biển tại cảng biển tử lúc tàu vào đến khi tàu ra khỏi cảng:

- _ Làm các thủ tục cho tàu vào và rời cảng cùng với các cơ quan chức năng

- _ Nhận ủy thác để ký phát các giấy tở thông báo tàu, hàng đến

- _ Thực hiện yêu câi của người ủy thác cung ứng cho tàu

Thay mặt người ủy thác ký kết các hợp đ ông, biên bản, chứng từ với cảng, chủ hàng và các cơ quan khác

Người đại lý tàu biển có thể thực hiện dịch vụ đại lý tàu biển cho người thuê vận chuyển, người thuê tàu hoặc những người khác có quan hệ hợp đềng với chủ tàu hoặc người khai thác tàu nếu được chủ tàu hoặc người khai thác tàu đ ông ý

1.4 Phân loại đại lý tàu biển

1.4.1 Căn cứ theo người chỉ định

người khai thác tàu hoặc người thuê tàu) ủy thác trực tiếp bằng hợp đ tng dai ly

đến cảng hoặc một khu vực cảng nhất định

1.4.2 Căn cứ theo đối tượng tàu đại lý phục vụ

tàu chạy theo tuyến đường nhất định, có lịch trình rõ ràng, cụ thể từ trước

chuyển tàu chạy không theo lịch trình cố, định cụ thể

1.5 Trách nhiệm và quy ân hạn của đại lý tàu biển

Trong phạm vi thẩm quy được ủy thác , đại lý tàu tiến hành nghiệp vụ và các

người ủy thác Đại lý tàu phải giữ liên lạc thưởng xuyên với chủ tàu v`ềcác diễn biến liên quan đến công việc ủy thác

Người đại lý tàu phải có tính toán chính xác các khoản thu chi liên quan đến công việc ủy thác

Người đại lý phải b`ä thường thiệt hại cho người ủy thác do lỗi của mình gây ra Đại lý tàu được người ủy thác ứng trước một khoản tin dự chỉ cho công việc trong phạm vi ủy thác

Người đại lý tàu được hưởng đại lý phí và các phụ phí khác tùy theo công việc được ủy thác thêm

CHƯƠNG 2: GIÓI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU

HẠN THORESEN VINAMA 2.1 Giới thiệu chung v` Công ty TNHH Thoresen Vinama — chỉ nhánh Hải

Phòng Địa chỉ: Phòng 432, tầng 4, tòa nhà Thành Đạt I, số 3 Lê Thánh Tông, phường Máy Tơ, quận Ngô Quy ân, thành phố Hải Phòng

Mã số thuế: 0306464707-001 Đại diện pháp lý: Ngô Xuân Giang Ngày hoạt động: 09/05/2011

Số giấy phép kinh doanh: 02120000073 Email: nghia.n.h@baconco.com.vn

Số điện thoại: 0914925539 Ngành ngh`ềkinh doanh: Dịch vu đại lý tàu biển

ty liên doanh vận tải biển — thương mại — hậu cân

Tru sở chính của Công ty được đặt tại Thành phố H 6Chi Minh Với sự mở rộng

v équy mô, Thoresen Vinama đã thành lập thêm các văn phòng chi nhánh tại Phú Mỹ,

5

Vũng Tàu, Hải Phòng để phục vụ và đáp ứng moi nhu c 4 ctia khach hàng tại tất cả các cảng biển Việt Nam

tién tai KCN Ba Ria — Viing Tau

bổ sung thêm 3 nhà kho

Bang 2.1 Lịch sử hình thành va phát triển qua các mốc năm của

Công ty TNHH Thoresen Vinama

Với diện tích kho bãi rộng lớn cùng với năng lực vận tải được đánh giá cao Thoresen Vinama sẵn sàng mang đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng trên mọi

mi ân tổ quốc Không chỉ trụ sở chính tại mi ân Nam, chỉ nhánh Đại lý tàu biển Thoresen

Vinama tại Hải Phòng cùng đội ngũ của mình đã có quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp cùng những kinh nghiệm dày dặn trong ngành

2.2.2 Dịch vụ vận tải đường bộ

Sở hữu đội xe riêng g ôn 55 xe tải Bãi đỗ xe riêng cho mọi loại yêu c `Âi Vận chuyển hàng hóa từ tàu đến kho bằng các thiết bị máy móc riêng Vận chuyển hàng hóa tử tàu hoặc kho đến các địa điểm chỉ định (hoặc ngược lại) Theo dõi GPS trên tất cả các xe tải

Hình 2.3 Đội xe kéo của Thoresen Vinama Logistics 2.2.3 Dịch vụ kho bãi

Thiết lập hậu c ®n cho hàng hóa xuất nhập khẩu

Có năng lực hỗ trợ cho nhi ôi loại hàng hóa: hàng đóng bao va hàng rời, thép cuộn, hàng container, hàng dự án, hàng axit

Không gian kho chứa rộng, hiện đại lên tới 100.000m2 (trong đó có 35.000m2 kho ngoại quan)

Bãi chứa container

Bể chứa axit với dung tích 6.000 CBM

5 dây chuy â đóng bao 25/50/100 kg và bao jumbo với công suất lên toi 1.500 tấn/ ngày

Hệ thống an ninh và camera quan sát giúp bảo vệ nghiêm ngặt 24/7 Quản lý và kiểm đếm hàng t ồn kho

Hình 2.4 Một số hình ảnh kho chứa hàng của Thoresen Vinama

2.2.4 Dịch vụ thuê và môi giới tàu

Với đội ngũ thuê tàu đ% kinh nghiệm, Công ty có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ sau:

Dịch vụ thuê tàu hàng rời như phân bón, gạo, ngũ cốc, than đá

Dịch vụ thuê tàu cho hàng dự án

Dịch vụ thuê tàu chuyến, tàu định tuyến

Theo dối lịch trình tàu chạy Báo cáo tàu hàng ngày Cập nhật tình hình thị trường và mức vận chuyển hàng hóa Hướng dẫn ghi chú các đi `âi kiện, đi âi khoản liên quan tới đặt thuê tàu, hợp đ ng

Dịch vụ cung cấp thuy ân viên và các dịch vụ liên quan Dịch vụ sắp xếp, kiểm tra, giám định, sửa chữa tàu

Hình 2.6 Tàu đang xếp hàng tử tàu con 2.2.6 Dịch vụ đại lý tàu biển

- _ Dịch vụ bốc xếp, lái cẩu, chằng buốc dây

Hình 2.7 Nhân viên đại lý tàu biển của Thoresen Vinama Đại lý tàu biển cũng là dịch vụ chủ chốt được khai thác tại Công ty TNHH Thoresen Vinam - chỉ nhánh Hải Phòng

10

rove Ave MARINE LOGIBTIE

Tại chỉ nhánh Hải Phòng đội ngũ nhân viên được tinh gọn và tối giản nhưng vẫn đảm bảo năng suất và hiệu quả trong công việc

- Sở hữu đội xe 55 chiếc

- _ Sở hữu 4 tau lai dat: THOR, ODIN, HILDA VIKING, SIGRID VIKING

2.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Vào những ngày đi năm 2022, Thoresen Vinama đã đón nhận chiếc tàu kéo đóng mới thứ hai có tên gọi là *SIGRID VIKING” Tàu kéo 4800HP tạo ra bằng công nghê hiện đại, sử dụng thép nhập khẩu từ Nhật Bản và động cơ chính của Mitsubishi Tàu đã được chuyển giao từ Công ty đóng tàu Saigon Shipmarin cho Thoresen Vinama Tug Sự kiện này đã đánh dấu một bước phát triển lớn trong lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Hình 2.8 LỄ giao nhận tàu kéo Sigrid Viking

Vào ngày 15/3/2022, Thoresen Vinama Logistics cũng đã đầi tư vào mở rộng quy mô đội xe vận tải đường bộ Công ty đã trang bị thêm I0 xe tải hiện đại hoàn toàn mới Tính đến nay, Công ty đang sở hữu 47 xe tải tốt có thể chở đc 32 MTS/chiếc với nhi ât loại rơ-moóc phù hợp với nhi ân loại hàng hóa khác nhau: rơ-moóc 40 feet, rơ-

12

moóc chở hàng rời, rơ-moóc container và 12 xe tải đặc biệt 20 rơ-moóc chân nâng thủy lực cho container

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY TNHH

Chi lâi cao tĩnh không

Khoảng cách Keel => top

Tốc độ

Tên Thuy & Trưởng

40.3 16.5 Willem Kloet

16

0 HONG KONG 18/05/2022

G HOANG D CAU 6

14

Công suất máy

Lượng dẫn nước thực tế

Tổng lượng hàng trên tàu

Loại hàng trên tàu

Loại hàng nhập/ Xuất

Số lượng Hàng nhậpí xuất

Loại hàng nội địa nhập/ xuất

Số lượng hàng nội địa nhập/ xuất

Loại hàng quá cảnh

Số lượng hàng quá cảnh

Bảng 3.LI Thông số tàu HAPPY DRAGON

15

Hình 3.1 Tau HAPPY DRAGON cp cang

3.2 Quy trình nghiệp vụ đại lý tàu biển — tau HAPPY DRAGON

Quy trình nghiệp vụ chung để làm một chuyến đại lý tàu của Công ty TNHH Thoresen Vinama được chia thành các bước theo sơ đ ônhư sau:

Các bước trong quy trình làm đại lý tàu HAPPY DRAGON được giải thích cụ thể như sau:

3.1.1 Trước khi tàu cập cảng

Sau khi nhận được thư chỉ định làm đại lý cho tàu, việc đẦầi tiên đại lý phải làm

là trả loi thy chi dinh lam dai ly, dng thoi gti chi phi dy kién - PDA (Port disbusment account) để chào giá toàn bộ chi phí con tàu tại Hải Phòng

Sau khi chào giá, đại lý sẽ kiểm tra ETA của tàu ETA — (Estimated Time of Arrival) sẽ bao ø ân những thông tin v`ềvị trí của tàu hiện tại, thời gian dự kiến tàu tới cảng Đại lý sẽ căn cứ vào các thông tin này để chuẩn bị các thủ tục, dịch vụ liên quan

và thông báo cho chủ hàng chuẩn bị hàng hóa

Trong trưởng hợp tàu đã gửi ETA rổ thì có thể bỏ qua bước này Nếu chưa gửi cẦn phải gửi yêu cẦi cho tàu để lấy ETA

Tàu HAPPY DRAGON tới cảng Hải Phòng để xếp hàng khi trên tàu chưa có bất

kì hàng hóa nào Vì vậy nên chưa có Bill of Lading, Manifest va Stowage Plan

17

H Bước 4:

Sau khi có thông tin thời gian cẦn gửi Berthing Prospect cho tàu, chủ tàu, chủ hàng (NOA) Ngoài ra phải gửi Marine's Notice cho tàu, thông báo vị trí đón hoa tiêu, gửi bản hướng dẫn (Canal marine guidance) cho tàu để tàu tránh vị trí tàu đắm tại g3Ần trạm hoa tiêu Hải Phòng và lưu ý tàu giữ tốc độ dưới 08knot khi trong lu ng để tránh

Cảng vụ bắn tốc độ phạt tỉ ồn

Lập thông báo tàu đến gửi cho khách hàng Nội dung thông bdo g ôn:

- _ Tên, quốc tịch, nơi dang kí của tàu và tên chủ tàu

- _ Chi âi dài, rộng, cao và mớn nước của tàu khi đến cảng

- _ Tên cảng rời cuối cùng và thời gian dự kiến tàu đến cảng

- - Mục đích đến cảng

- _ Tên đại lý của chủ tàu tại Việt Nam

Thời gian thông báo chậm nhất 08 giờ trước khi tàu dự kiến đến cảng

Ngay khi có đ% đủ thông tin tàu phải lập file thủ tục “Clearance” Gửi thông báo tàu đến cho Cảng Vụ (đối với tàu ngoại phải gửi trước 24 giở trước khi tàu đến kèm theo bản khai an ninh tàu) và thông báo tàu đến cho Cảng

Trước khi tàu đến tử 3-4 ngày cn phải kiểm tra kế hoạch của cảng để xem bố trí cần bến Kiểm tra bảng thủy trí lâi và kết hợp với kế hoạch cảng Kể từ lúc hoa tiêu lên tau tai Tram hoa tiêu cho tới cộng thêm 3 giờ là thời gian tàu cập cảng

Trước khi tàu đến I-2 ngày c3n phải chuẩn bị:

18

- _ Hoa tiêu: Gửi order hoa tiêu (trước ít nhất 4 giở và giở hành chính để hoa tiêu lên

kế hoạch)

- _ Cảng vụ, Đi`âi độ Cảng: Xác báo tàu đến (Chậm nhất 02 giờ trước khi tàu dự kiến đến vùng đón trả hoa tiêu, Đại lý phải xác báo cho Cảng vụ Hàng hải chính xác thời gian tàu đến)

- _ Khai báo điện tử biên phòng

- _ Lập file khai báo Shorepass cho tàu, lấy shorepass cho thuy ân viên trước khi tàu đến nếu có thể

3.1.2 Khi tàu tới cảng làm hàng

Chuẩn bị Bộ giấy tở bao g ân những giấy tở và số lượng như sau:

- - Œ7 Tờ khai tàu đến

- 0[I List of Certificate

Lấy đi âi kiện tàu đến (Arival condition), bao ø ầm: Thời gian tàu đến trạm hoa

tiéu, POB, Ist line, all fast va Fo, Do, Fw, Draft

cập nhật gửi lãnh đạo Receiveing list trước 10 giở sáng

Phải nắm rõ tình hình làm hàng của tàu tại cảng, khu neo đậu thế nào: tình hình

xà lan, xe tải, công nhân, hàng hóa (có bị tổn thất không) đặc biệt khi tàu làm hàng chậm thì phải biết lý do tại sao, đốc thúc và tìm biện pháp giải quyết

- _ Liên hệ các đơn vị có dịch vụ cung ứng: nhiên liệu, nước ngọt, thực phẩm để

20

- _ Liên lạc, báo cáo, cập nhật thưởng xuyên tình hình của tàu tại cảng tối thiểu 02 Lầwngày Trưởng hợp có các vấn dé phat sinh cẦn giữ liên lạc để nhanh chóng nhận các yêu cÂi từ chủ tàu

Khi Thuy â trưởng ủy quyâ, lập và trao thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR)

tới người gửi (hoặc ngươi nhận hàng) khi tàu đến cảng để người gửi/ ngươi nhận hàng

chuẩn bị thu xếp thời gian, phương tiện để làm hàng

Đối với hàng nhập, đại lý ký, phát lệnh giao hàng (D/O) để người nhận hàng tiến hành làm các thủ tục liên quan đến việc nhận hàng hóa

Trong thời gian tàu làm hàng, cập nhập số liệu đểlập SOE Chứng từ sẽ được xác nhận bởi các bên khi tàu kết thúc làm hàng g ôm: Đại lý, Người nhận hàng, Thuy trưởng Sau đó chứng từ này được tập hợp để gửi cho chủ tàu Đây là chứng từ cơ sở làm căn cứ để chủ tàu tính thưởng phạt giải phóng tàu

Thay mặt người ủy thác ký các chứng từ, hóa đơn liên quan đến thuê thiết bị, phương tiện (nếu có) để giải phóng tàu nhanh

Khi tàu kết thúc làm hàng, hoàn thành Time Shect, lập hóa đơn cho tất cả các

thuy ân viên ), Cargo manifest, mate's receipt, Uy quy ân kí bill và đưa thuy & trưởng

kí trước khi tàu chạy

Lấy đi âi kiện tàu chạy và ETA cảng tới làm báo cáo tàu chạy

Trước khi tàu rời cảng, đưa giấy phép rời cảng cho tàu

3.1.3 Sau khi tàu làm hàng xong và rời cảng

Khi tàu g3n xong hàng phải tính toán giờ tàu chạy và làm thủ tục rời cảng cho tàu (tính toán làm thủ tục sớm cho tàu đ`Êphòng trưởng hợp tàu xong hàng sớm hơn dự tính và chạy sớm - tàu phải rời c âi sớm nhất có thể sau khi làm hàng xong.)

Đại lý c 3n làm thủ tục rời cảng cho tau chậm nhất 02 giờ trước khi tàu rời cảng

O Cac giấy tờ c3n phải nộp như sau:

-_0I Danh sách hành khách (nếu có) nộp cho Biên phòng cửa khẩu

22

oO

01 Ban khai hàng hóa (nếu có) nộp cho Hai quan cửa khẩu

01 Bản khai dự trữ của tàu

O Cac giấy tờ c3n phải xuất trình như sau:

List of Certificate (néu c6 thay đổi so với khi đến)

Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa Chứng nhận kiểm dịch y tế Các giấy tờ liên quan đến xác nhận nộp phí, lệ phí, tin phạt hoặc thanh toán các khoản theo quy định

1 Làm thủ tục rời cảng xong sẽ có:

Giấy phép rời cảng (do Cảng vụ phát hành)

Tờ khai chung đóng dấu xuất của Biên phòng

23

3.3 Các giấy tở thực tế trong quy trình

- NOA - Thông báo tàu đến (mẫu phụ lục số 11)

- Xác báo tàu đến (mẫu phụ lục số 12)

- To khai tau đến (mẫu phụ lục số 17)

- To khai tau roi (mẫu phụ lục số 18)

- SOF - Nhật ký làm hang (mẫu phụ lục số 19)

- To khai hai quan (mẫu phụ lục số 20)

-_ NOR - Thông báo sẵn sàng làm hàng

24

3.4 Đánh giá quy trình

Quy trình các bước để tin hành một chuyến đại lý tàu của Công ty Thoresen Vinama — chi nhánh Hải Phòng rất đ% đủ, cụ thể và chỉ tiết Các bước tiến hành đơn

giản, linh hoạt, dễ thực hiện, giúp cho mọi nhân viên đ`âi có thể dễ dàng nắm bắt

Thoresen Vinama luôn tạo được những mối quan hệ tốt với các đơn vị Hải quan, các hãng tàu, đơn vị vận tải nhằm giúp cho quá trình nghiệp vụ hiệu quả, thuận lợi và nhanh chóng hơn Thiết lập được quan hệ đối tác tin cậy với nhỉ `âi những tên tuổi lớn trong lĩnh vực vận tải biển trong khu vực cũng như trên toàn thế giới

Thoresen Vinama đã tạo ra một môi trưởng làm việc chuyên nghiệp, năng động với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, thưởng được tham gia các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ, kinh nghiệm trong lĩnh vực Đại lý hàng hải

25