BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TỪ TRUNG QUỐC VỀ VIỆT NAM CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT N
KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Giới thiệu chung về công ty
− Tên đầy đủ: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
− Tên Tiếng Anh: Thang Long International Trade and Import Export Company Limited
− Tên giao dịch: THANG LONG TRANSPORT
− Hình thức sở hữu: Công ty trách nhiệm hữu hạn
− Đại diện pháp luật: Nguyễn Mạnh Hùng
− Ngày hoạt động: 05/07/2021(Đã hoạt động 2 năm)
− Công ty thành lập và hoạt động do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 05/07/2021
− Vốn điều lệ: 2.387.231.189 đồng (tính đến 31/12/2022)
− Địa chỉ: số 9, Khu nhà Thương Mại Sông Công Hà Trì, phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Hà Nội
Hình 1.1: Logo của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc tế Thăng
(Nguồn: Website của công ty)
Quá trình thành và phát triển
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long, được thành lập vào ngày 05/07/2021 dưới sự lãnh đạo của giám đốc Nguyễn Mạnh Hùng, có trụ sở chính tại Hà Nội Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu trong lĩnh vực vận tải, giao nhận và kho bãi, công ty không ngừng cải tiến công nghệ và nâng cao chất lượng dịch vụ Đặc biệt, Thăng Long chú trọng đầu tư vào xe cộ, phát triển hệ thống định vị toàn cầu, và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua đào tạo kỹ năng giao nhận hàng, nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Vào ngày 10/09/2021, công ty đã hoàn tất việc thiết lập kho bãi rộng 1000m2 tại Quảng Châu, Trung Quốc, với vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa từ các tỉnh khác Kho bãi này không chỉ giúp tập kết hàng hóa hiệu quả mà còn được quản lý bởi đội ngũ khoảng 10 nhân viên, phụ trách mua hàng, lấy hàng và xử lý các thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng hóa về Việt Nam.
Vào ngày 18/11/2021, Thăng Long Transport đã đầu tư thêm 4 chiếc xe container và xe tải nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng từ các tỉnh lân cận tỉnh Quảng Đông Sự gia tăng này là cần thiết, vì trước đó công ty chỉ có khoảng 3 chiếc xe, không đủ để đáp ứng khả năng vận chuyển hiện tại.
Vào ngày 15/02/2022, công ty đã chuyển văn phòng và trụ sở làm việc đến Hà Cầu, Hà Đông nhằm thuận tiện cho việc di chuyển đến kho hàng của công ty tại Thanh Trì.
Vào ngày 24/06/2022, công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh đáng kể bằng cách đầu tư vào hệ thống vận chuyển và thuê thêm kho tại cửa khẩu Bằng Tường Nhờ vào uy tín và chất lượng dịch vụ tốt, hàng hóa từ Trung Quốc được vận chuyển đều đặn và hiệu quả.
Ngày 28/09/2022, Thăng Long Transport chính thức đạt số lượng 100 nhân viên sau
1 năm hoạt động Với đội ngũ nhân viên có chuyên môn và kĩ năng tốt nhất để đem đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế khoa học và liên kết chặt chẽ, với Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc đứng đầu Dưới Ban giám đốc là các phòng ban, nơi mà cán bộ phụ trách chức năng quản lý sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng.
Giám đốc công ty là người đứng đầu, điều hành các hoạt động hàng ngày và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Đồng thời, giám đốc cũng là đại diện pháp luật của công ty, có nhiệm vụ hoạch định phương hướng và mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn cho toàn bộ công ty.
Người đại diện cho giám đốc điều hành có trách nhiệm thực hiện chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc, đôn đốc và giám sát các hoạt động kinh doanh, đồng thời hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý.
Bộ phận giao nhận và chứng từ đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty, chịu trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng xuất nhập khẩu và hợp đồng ủy thác Phòng này phân công nhiệm vụ cho nhân viên để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành mọi thủ tục giao nhận hàng hóa, từ mở tờ khai đến giao hàng cho khách hàng Đội ngũ nhân viên năng động và được đào tạo chuyên sâu đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ Sự chuyên nghiệp của phòng giao nhận góp phần tạo dựng uy tín cho công ty trong mắt khách hàng.
Bộ phận chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý lưu trữ chứng từ cùng các công văn liên quan Họ chịu trách nhiệm soạn thảo bộ hồ sơ hải quan và các công văn cần thiết, hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành công việc hiệu quả Ngoài ra, bộ phận này thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng và duy trì liên lạc với khách hàng để thông báo thông tin cần thiết về lô hàng.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời nghiên cứu và khảo sát thị trường để tìm kiếm khách hàng mới Vai trò của phòng kinh doanh rất quan trọng trong việc mở rộng thị phần và mang lại nhiều hợp đồng giá trị cho công ty Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm việc phát triển chiến lược kinh doanh hiệu quả và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại.
− Tìm kiếm khách hàng là những đại lý, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển
− Phối hợp với phòng xuất- nhập khẩu để giải quyết các thông tin bán hàng
Lập kế hoạch bán hàng và thăm khách hàng hàng tuần là điều cần thiết, đồng thời xác định chỉ tiêu sản lượng để phấn đấu đạt mục tiêu hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
− Viết báo cáo sau mỗi lần gặp khách hàng, phối hợp với trưởng phòng để giải quyết các vấn đề ngoài thẩm quyền
Phối hợp với mạng lưới giao nhận quốc tế để khai thác thông tin, tìm nguồn hàng và xây dựng danh sách khách hàng từ đại lý, chi nhánh Hướng dẫn đại lý và chi nhánh tiếp cận khách hàng ở nước ngoài nhằm đưa ra quyết định về hàng chỉ định hiệu quả.
− Trả lời, giải quyết các thư từ, telex, fax, thông tin liên quan đến khách hàng
Chịu trách nhiệm về các khoản chi phí của công ty và các khoản thu từ khách hàng Nhiệm vụ gồm:
− Thanh toán cuớc phí với các hãng tàu, hãng giao nhận, khách hàng
− Thanh toán cuớc phí nội địa và các nhiệm vụ phát sinh
− Báo cáo doanh thu, tình hình thu - chi hàng tháng, lập bảng luơng, chấm công
− Với các chủ hàng, bộ phận kế toán lập hoá đơn thu tiền cuớc phí và dịch vụ với các lô hàng xuất từ các chủ hàng
− Với hãng tàu phải đối chiếu cuớc phí, xác nhận thanh toán, lập hoá đơn, thu phí hoa hồng với hãng tàu
− Quản lý nợ trong và ngoài nước, báo cáo thuế và đóng thuế
− Lập hoá đơn thu nội bộ các phòng ban trong công ty đưa hàng lại
− Thanh toán cước phí nội địa trong nước đối với các dịch vụ chuyển tải và hàng door to door
− Chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty
− Thanh toán các khoản tạm ứng, các chi phí phát sinh
Theo dõi công nợ phát sinh và tổng hợp các báo cáo kết quả kinh doanh từ kế toán các chi nhánh gửi về công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Lập hồ sơ thiết kế và quản lý kỹ thuật cho đội xe là rất quan trọng, bao gồm việc giám sát sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên Điều này đảm bảo rằng các vấn đề kỹ thuật của máy móc được giải quyết kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Lĩnh vực kinh doanh chính
Hướng đến là công ty thương mại đa lĩnh vực uy tín hàng đầu quốc tế, Thăng Long Transport tập trung tâm, trí, lực vào 6 lĩnh vực mũi nhọn:
Công ty chúng tôi quy tụ đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao trong lĩnh vực logistics Với phong thái phục vụ chu đáo và hệ thống đại lý giao nhận rộng khắp, chúng tôi cung cấp đa dạng dịch vụ logistics chuyên nghiệp cho khách hàng.
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu giúp khách hàng thực hiện quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc một cách chuyên nghiệp, đảm bảo có hóa đơn VAT và nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Đồng thời, dịch vụ này cũng giải quyết những lo ngại liên quan đến thủ tục thanh toán, vấn đề hải quan và chất lượng sản phẩm.
Dịch vụ mua hàng từ Trung Quốc thông qua các trang thương mại điện tử như Taobao, Alibaba, 1688 và nhiều xưởng sản xuất uy tín với giá cả phải chăng đang ngày càng phổ biến.
Vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam qua nhiều cửa khẩu khác nhau là dịch vụ chúng tôi cung cấp Đội ngũ xe vận chuyển chuyên dụng của chúng tôi đa dạng về trọng tải và hỗ trợ nhiều phương thức vận chuyển như đường bộ, đường biển, đường hàng không và tàu hỏa, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách linh hoạt và hiệu quả.
− Vận chuyển bằng đường bộ: thời gian nhận hàng chỉ từ 4-6 ngày, cam kết đền bù khi hàng hóa bị mất, hỏng, thất lạc
Vĩnh Cát là đại lý cấp 1 chính hãng của các hãng vận chuyển hàng đầu như DHL, TNT, UPS, FEDEX và bưu điện, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không với giá cả cạnh tranh Chúng tôi chuyên nhận gửi các loại hàng hóa yêu cầu độ khó cao như mỹ phẩm, đồ ăn và thuốc, đảm bảo an toàn và nhanh chóng.
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc bằng đường biển, đảm bảo an toàn và nhanh chóng với các điều kiện FOB, CIF, EXW.
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam bằng tàu hỏa, với lợi thế về giá cả cạnh tranh, đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí tối ưu.
1.5.2 Chuyển phát nhanh quốc tế
Chuyển phát nhanh đi Trung Quốc với Thăng Long Transport, đại lý cấp I của SF – EXPRESS, mang đến dịch vụ theo dõi đơn hàng chi tiết từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc Đây là một trong những dịch vụ chuyển phát nhanh hàng đầu tại Trung Quốc, đảm bảo sự nhanh chóng và hiệu quả cho khách hàng.
Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế cam kết giao hàng tận tay khách hàng với mức giá ưu đãi Chúng tôi đảm bảo đúng thời gian giao hàng và sẵn sàng đền bù 100% giá trị hàng hóa trong trường hợp sản phẩm bị vỡ, hỏng hoặc thất lạc.
1.5.3 Dịch vụ thông quan hàng hóa Việt Nam – Trung Quốc
Thăng Long Transport cung cấp dịch vụ thông quan hàng hóa Việt Nam - Trung Quốc, với khả năng kê khai hải quan tại các cửa khẩu như cảng Hải Phòng, Nội Bài, KCN, Hữu Nghị, và Móng Cái Chúng tôi đảm bảo quy trình thông quan nhanh chóng, an toàn cho tất cả các loại hàng hóa, từ hàng cá nhân, hàng lẻ đến hàng nguyên container và hàng chuyển phát nhanh qua các hãng như DHL, TNT, UPS, FEDEX, EMS, và Bưu Điện.
1.5.4 Dịch vụ chuyển tiền sang Trung Quốc, nạp tiền vào tài khoản Alipay:
Công ty chúng tôi liên tục cập nhật tỷ giá Nhân dân tệ, với thời gian chuyển RMB sang Trung Quốc chỉ mất từ 3-5 phút và chuyển USD chỉ trong 24 giờ làm việc Khách hàng sẽ được trải nghiệm dịch vụ chuyển và nạp tiền nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất.
1.5.5 Tìm kiếm nguồn hàng, xúc tiến thương mại, đàm phán và ký kết các hợp đồng giao thương
Thăng Long Transport cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí về các nguồn hàng chính ngạch và tiểu ngạch, hướng dẫn cách gom hàng từ nhiều nhà sản xuất, thực hiện thủ tục và báo giá Chúng tôi cũng sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến logistics.
1.5.6 Dịch vụ phiên dịch tiếng Trung Quốc:
Công ty Thăng Long Transport chuyên cung cấp dịch vụ phiên dịch tiếng Trung Quốc và tư vấn đàm phán, ký kết hợp đồng giao thương, nhằm tối ưu hóa lợi ích cho khách hàng Với đội ngũ nhân viên giỏi giao tiếp và ngoại ngữ, chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng cho tất cả khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất.
Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
Bảng 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long năm 2021 - 2022 Đơn vị tính: đồng
(Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty)
Doanh thu của công ty trong năm 2021 đạt 30.879.436.123 đồng, trong khi năm 2022, doanh thu tăng lên 49.549.873.126 đồng, ghi nhận mức tăng 18.670.437.003 đồng, tương đương với 60,46% so với năm trước Kết quả này cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ trong doanh thu của công ty.
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ các dịch vụ giao nhận, bao gồm mua đặt hàng từ Trung Quốc qua các trang mạng điện tử và vận chuyển hàng hóa bằng nhiều phương thức như đường bộ, đường biển, đường hàng không và đường sắt, chiếm khoảng 80-85% tổng doanh thu Trong đó, giao nhận đường biển chiếm 50%, đường bộ 30%, đường hàng không 10% và đường sắt 10% Công ty có lợi thế về giá cước vận chuyển, được xem là cạnh tranh nhất trên thị trường, tạo cơ hội cho sự tăng trưởng Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, mặc dù chỉ chiếm 5% tổng doanh thu, nhưng có giá trị hàng hóa cao, cho thấy nhu cầu vận chuyển hàng hóa số lượng nhỏ từ khách hàng Dịch vụ thông quan hàng hóa đóng góp khoảng 10% tổng doanh thu, và công ty đã tận dụng tốt cơ hội này Các dịch vụ khác như đổi tệ, chuyển tiền sang Trung Quốc, tìm kiếm nguồn hàng, xúc tiến thương mại và dịch vụ phiên dịch viên tiếng Trung chỉ chiếm khoảng 5%, nhưng cần được quản lý và phát triển để tối ưu hóa doanh thu Sự tăng trưởng doanh thu trong năm 2022 xuất phát từ việc công ty nắm bắt nhu cầu thị trường, ký kết nhiều hợp đồng mới, liên kết với các hãng tàu để giảm cước vận chuyển và thu hút khách hàng, cùng với sự gia tăng hoạt động xuất – nhập khẩu và các chính sách hỗ trợ từ chính phủ.
Trong giai đoạn 2021 - 2022, dịch bệnh Covid đã tác động mạnh mẽ đến ngành Logistics, gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu của nhiều công ty, trong đó có Thăng Long Transport Tuy nhiên, báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu của công ty vẫn tăng, chứng tỏ hoạt động kinh doanh hiệu quả Công ty đã tận dụng các điểm mạnh của mình để duy trì hoạt động trong bối cảnh khó khăn, bao gồm khả năng thích ứng linh hoạt với thay đổi, áp dụng các biện pháp phòng chống dịch hiệu quả và phát triển mối quan hệ tốt với đối tác cũng như khách hàng.
Mặc dù chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch bệnh Covid-19, công ty Thăng Long Transport vẫn thành công trong việc tăng doanh thu nhờ vào khả năng thích nghi và khai thác cơ hội Điều này chứng tỏ chiến lược kinh doanh hiệu quả và năng lực quản lý xuất sắc của công ty trong bối cảnh đầy thách thức.
Năm 2021, chi phí là 26.765.187.245 đồng, trong khi năm 2022, chi phí tăng lên 42.212.347.089 đồng, tức tăng 15.447.159.844 đồng, tương đương 57,71% so với năm trước Sự gia tăng chi phí này diễn ra đồng thời với sự tăng trưởng doanh thu.
Chi phí của công ty tập trung vào nhiều yếu tố, bao gồm phí vận chuyển, xăng dầu, đóng gói và kiện hàng Ngoài ra, còn có phí quản lý kho, lưu trữ, bán hàng và các dịch vụ khác liên quan đến vận tải hàng hóa.
Phí vận chuyển là một trong những chi phí chủ yếu của công ty, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí Sự gia tăng doanh thu đã dẫn đến việc tăng cường vận chuyển và giao nhận hàng hóa, từ đó làm cho chi phí vận chuyển gia tăng đáng kể.
Phí xăng dầu và chi phí đóng gói là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển hàng hóa Sự gia tăng giá xăng dầu khiến công ty phải chi trả nhiều hơn cho việc vận chuyển, dẫn đến tổng chi phí tăng lên Đồng thời, với việc gia tăng hoạt động vận chuyển, chi phí đóng gói và đóng kiện cũng tăng theo, nhằm đảm bảo hàng hóa được bảo vệ an toàn trong quá trình vận chuyển.
Phí quản lý kho là khoản chi phí cần thiết cho các công ty lưu trữ hàng hóa tại kho bãi, nhằm đảm bảo việc quản lý và bảo quản hàng hóa được hiệu quả và an toàn.
Phí lưu trữ là chi phí liên quan đến việc bảo quản hàng hóa trong kho Khi doanh thu của công ty tăng và số lượng hàng hóa lưu trữ tăng theo, chi phí lưu trữ cũng sẽ gia tăng tương ứng.
Trong quá trình vận tải hàng hóa, các phí dịch vụ khác như phí bảo hiểm, phí giám định và các chi phí liên quan đã gia tăng nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng trong suốt quá trình vận chuyển.
Chi phí bán hàng của công ty đã tăng lên do sự gia tăng giá thuê container rỗng và giá cước vận tải biển, ảnh hưởng từ dịch Covid-19.
Việc tăng doanh thu của công ty đi kèm với chi phí cao hơn, chủ yếu do mở rộng hoạt động vận chuyển và hệ thống kho bãi để đáp ứng nhu cầu từ khách hàng mới Bên cạnh đó, dịch bệnh Covid đã gây ra gián đoạn lớn trong chuỗi cung ứng toàn cầu, dẫn đến tắc nghẽn tại các cảng và cửa khẩu, làm tăng giá thuê container rỗng và đẩy giá cước vận tải lên mức kỷ lục, từ đó làm gia tăng chi phí bán hàng của công ty.
Lợi nhuận của công ty đã tăng đáng kể trong những năm gần đây Cụ thể, năm 2021, lợi nhuận đạt 4.114.248.878 đồng, trong khi năm 2022, con số này tăng lên 7.337.526.037 đồng, tương ứng với mức tăng 3.223.277.159 đồng và tỷ lệ tăng trưởng 78,34%.
Lợi nhuận của công ty tăng cao cho thấy hiệu quả hoạt động trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 phức tạp Doanh nghiệp kiểm soát chi phí vốn tốt và đã nỗ lực phát triển dưới sự dẫn dắt của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên Phong cách làm việc chuyên nghiệp đã tạo dựng niềm tin với khách hàng, giúp công ty giữ chân khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận vượt mong đợi Đây là tín hiệu tích cực cho sự phát triển bền vững của công ty trên thị trường.
HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MAI QUỐC TẾ THĂNG LONG
Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
2.1.1 Sơ đồ quy trình giao hàng hoá nhập khẩu
Sơ đồ 0.1: Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
2.1.2 Quy trình các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Tìm kiếm khách hàng Báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhận Pre-alert từ đại lý nước ngoài và kiểm tra bộ chứng từ
Theo dõi trạng thái lô hàng và trình E-Manifest
Khai báo hải quan điện tử và nhận kết quả phân luồng
Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng và xuất hoá đơn
Phát hành D/O thứ cấp và thu các loại phí từ khách hàng
Lập báo cáo và lưu giữ hồ sơ
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, lấy và kiểm tra D/O hãng tàu
Thăng Long Transport coi việc tìm kiếm khách hàng là yếu tố sống còn cho sự phát triển của công ty Để thu hút khách hàng mới, công ty tích cực quảng bá hình ảnh qua báo chí và internet, đồng thời nhân viên kinh doanh chủ động liên hệ với những khách hàng có nhu cầu cấp bách để tư vấn và hỗ trợ giao nhận hàng hóa Chiến lược này không chỉ gia tăng số lượng khách hàng hiện tại mà còn xây dựng uy tín và lòng tin, từ đó tạo cơ hội để họ trở thành khách hàng thường xuyên, góp phần mang lại nguồn doanh thu ổn định cho công ty.
Bước 2: Báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ tiếp nhận và đánh giá nhu cầu nhập khẩu từ khách hàng, sau đó tiến hành báo giá Quá trình này bao gồm việc thỏa thuận giữa hai bên để đưa ra mức giá phù hợp cho khách hàng.
Nếu giá mà khách hàng đề xuất không được công ty phê duyệt, nhân viên kinh doanh cần tiến hành đàm phán lại với khách hàng Trong trường hợp hai bên không đạt được thỏa thuận về giá, hãy lưu lại thông tin khách hàng để chăm sóc và phục vụ cho lần giao dịch tiếp theo.
Khi khách hàng và công ty đạt được thỏa thuận về giá cả, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận Hợp đồng này sẽ bao gồm các điều khoản đã được thống nhất bằng văn bản, có chữ ký và con dấu của cả hai bên, với hai bản được lập ra để mỗi bên giữ một bản Nếu có thay đổi về các điều khoản trong hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận qua fax, email hoặc điện thoại, nhưng cần xác nhận lại bằng văn bản dưới dạng phụ lục để tránh tranh chấp không cần thiết.
Bước 3: Nhận Pre-alert từ đại lý nước ngoài và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký hợp đồng giao nhận, bước tiếp theo là nhận Pre-alert và kiểm tra bộ chứng từ Tiền thông báo từ Pre-alert được nhận từ đại lý nước ngoài hoặc bộ phận dịch vụ khách hàng qua hệ thống điện tử, thường bao gồm MBL (Master Bill) và HBL (House Bill) Cần lập hồ sơ công việc bản cứng cho lô hàng nhập khẩu và nhập dữ liệu vào hệ thống để theo dõi Kiểm tra kỹ tài liệu, đảm bảo người nhận trên MBL là Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long, cùng với cảng đến và thời gian hàng đến chính xác Trên HBL, thông tin người nhận và địa chỉ cũng cần phải chính xác Chủ hàng sẽ gửi bộ chứng từ qua email, fax hoặc giao trực tiếp, bao gồm các tài liệu cần thiết.
- Hợp đồng ngoại thương (sale contract): 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
- Vận tải đơn (bill of loading): 1 bản sao
- Giấy thông báo hàng đến (arrival note): 1 bản chính
- Một số giấy tờ khác (nếu có) : giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin), giấy chứng nhận bảo hiểm (insurrance document)…
Kiểm tra mô tả hàng hóa, số kiện, tổng trọng lượng và khối lượng giữa hai vận đơn MBL và HBL là bước quan trọng Cần xác nhận điều kiện giao hàng có khớp nhau hay không; nếu có sai sót, phải liên hệ với nơi gửi chứng từ để chỉnh sửa Nếu không, việc lấy hàng tại cảng sẽ gặp khó khăn Sau khi có đủ tài liệu cần thiết, xuất trình vận đơn HBL cho đại lý hãng tàu hoặc đại lý gom hàng (Co-loader) để họ gửi giấy báo hàng đến và sắp xếp thời gian nhận lô hàng khi hàng nhập cảng.
Xác nhận nội bộ về chi tiết gửi hàng và thông tin người nhận là bước đầu tiên trong quy trình Sau đó, cần xác nhận với khách hàng về lô hàng và thông báo ngày tàu đến Khi nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý gom hàng, hãy gửi thông báo hàng đến khách hàng theo mẫu quy định của công ty, có thể qua email hoặc điện thoại, đồng thời yêu cầu khách hàng xác nhận Nếu sau một tuần khách hàng không phản hồi về lệnh đối với những lô hàng không làm thủ tục hải quan, cần gửi lại giấy thông báo hàng đến khách hàng.
Bước 4: Theo dõi trạng thái lô hàng và trình E-Manifest
Tại giai đoạn này, hàng hóa đã được vận chuyển lên tàu và đang trên đường đến cảng đích Người điều hành vận tải cần theo dõi tình trạng hàng hóa qua đại lý hãng tàu hoặc đại lý gom hàng, hoặc kiểm tra trực tiếp trên website của hãng tàu biển Quan trọng là phải chỉnh sửa hồ sơ công việc và nhập các thông tin chi tiết vào hệ thống một cách chính xác.
Giám sát vận chuyển hàng hóa là quá trình cập nhật thông tin trong vòng 4 giờ, bao gồm ngày tàu đến thực tế, ngày lệnh giao hàng sẵn sàng và các thông tin liên quan đến lô hàng từ cảng tới cảng Đối với các lô hàng theo điều kiện DDU, DDP, cần cung cấp ngày chứng từ sẵn sàng cho khai hải quan, ngày thực tế khai hải quan, ngày kết thúc và ngày vận chuyển Tất cả thông tin này sẽ được chuyển lên hệ thống để khách hàng có thể theo dõi và cập nhật tình trạng lô hàng của họ một cách hiệu quả.
Khi ngày tàu gửi không có trên thời gian biểu, hãy thông báo ngay cho đại lý nước ngoài hoặc phòng dịch vụ khách hàng, đồng thời thông báo cho các bên liên quan như người gửi, khách hàng và người nhận hàng Khi lô hàng đến cảng, hàng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (A/R) Đại lý tại cảng sẽ thực hiện việc khai báo hải quan, bao gồm các thông tin cần thiết như số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết lô hàng, ngày tàu chạy và ngày phát hành vận đơn E-Manifest cần được trình qua cổng Hệ thống Thông tin Một cửa Quốc gia trước khi hàng đến cảng dỡ để hoàn tất thủ tục khai báo Các thông tin khai báo hải quan phải khớp với thông tin lô hàng từ người xuất khẩu; Công ty Forwarder sẽ khai manifest cho HBL, trong khi hãng tàu sẽ khai manifest cho MBL.
Bước 5: Khai báo hải quan điện từ và nhận kết quả phân luồng hải quan
Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, người dùng cần nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống Nếu cần thiết, hãy lập tờ khai trị giá theo tiêu chí và định dạng chuẩn, sau đó gửi đến hệ thống của cơ quan hải quan.
Sau đó, nhận kết quả phân luồng từ hải quan: có 3 trường hợp kết quả phân luồng Phần này được đưa vào phụ lục
Kiểm tra giá và thuế là bước quan trọng trong quy trình xử lý hồ sơ Hồ sơ sẽ được chuyển đến đội thuế để thực hiện việc tính toán thuế và phát hành thông báo thuế Việc tính thuế và thông báo thuế sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa nhập khẩu, có thể chịu thuế hoặc không chịu thuế.
Nhân viên giao nhận cần nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai hải quan để nhận tờ khai đã thông quan Sau đó, họ sẽ thực hiện việc đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có).
Bước 6: Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, lấy và kiểm tra D/O hãng tàu
Khi hàng hóa đến cảng dỡ, tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (A/R) qua email cho nhân viên chứng từ hàng nhập Thông báo này thường bao gồm các thông tin quan trọng như: người gửi hàng (đại lý nước ngoài), người nhận hàng (Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long), cảng bốc và cảng dỡ, tên tàu, số chuyến, ngày tàu đến, số vận đơn, tên hàng, số container, số seal, số kiện và số khối.
Khi nhận thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ mang theo 01 B/L gốc và thanh toán toàn bộ phí cho hãng tàu hoặc đại lý gom hàng phát hành vận đơn chính MBL Các khoản phí bao gồm THC (phụ phí xếp dỡ tại cảng), D/O FEE và HANDLING FEE (phụ phí xử lý hàng hóa).
Hoạt động nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam
2.2.1 Khái quát về hoạt động thương mại nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam
Trung Quốc hiện là đối tác thương mại hàng đầu của Việt Nam, đóng góp khoảng 30% tổng kim ngạch nhập khẩu của nước ta Các mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc rất phong phú, bao gồm máy móc, thiết bị, phụ tùng, nguyên liệu, nông sản, hàng tiêu dùng và hàng giả.
Theo Tổng cục Thống kê, kim ngạch nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc của Việt Nam đã tăng trưởng liên tục, từ 41,3 tỷ USD năm 2016 lên 83,9 tỷ USD năm 2020, với tốc độ tăng trưởng bình quân 19,4% mỗi năm Mặc dù năm 2021, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, kim ngạch nhập khẩu giảm nhẹ 2,4% so với cùng kỳ năm trước, đạt 65,1 tỷ USD trong 9 tháng đầu năm, Trung Quốc vẫn giữ vị trí là nguồn cung cấp hàng hóa lớn nhất cho Việt Nam, chiếm 29,6% tổng kim ngạch nhập khẩu.
Theo Bộ Công Thương, hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc được phân loại thành bốn nhóm chính Nhóm 1 bao gồm các mặt hàng có giá trị và độ phức tạp cao như máy móc, thiết bị và phụ tùng Nhóm 2 là các mặt hàng có giá trị cao nhưng độ phức tạp thấp, chẳng hạn như nguyên liệu sản xuất công nghiệp Nhóm 3 gồm các sản phẩm có giá trị thấp và độ phức tạp cao, ví dụ như sản phẩm công nghệ cao Cuối cùng, Nhóm 4 là các mặt hàng có giá trị và độ phức tạp thấp, bao gồm nông sản, hàng tiêu dùng và hàng giả.
Theo Tổng cục Hải quan, trong 9 tháng đầu năm 2021, Nhóm 1 chiếm 46% trong cơ cấu nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc của Việt Nam, tương đương 29,9 tỷ USD Nhóm 2 theo sau với tỷ trọng 28%, tương đương 18,3 tỷ USD.
Các mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc vào Việt Nam được phân thành 4 nhóm, với Nhóm 1 và Nhóm 2 có mức độ cạnh tranh cao nhất nhờ giá cả rẻ, chất lượng ổn định và đa dạng mẫu mã, phục vụ nhu cầu của các ngành công nghiệp chủ lực như dệt may, da giày, điện tử, ô tô và xây dựng Trong khi đó, Nhóm 3 và Nhóm 4 có mức độ cạnh tranh thấp hơn do chất lượng kém, thương hiệu yếu và dễ bị thay thế bởi các nguồn cung cấp khác từ ASEAN, Hàn Quốc, Nhật Bản và EU.
2.2.2 Giá trị hàng hóa nhập khẩu của hoạt động giao nhận hàng hóa từ Trung Quốc sang Việt Nam
Bảng 2.3 trình bày kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo cơ cấu sản phẩm của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long trong năm.
(Đơn vị tính: tỷ đồng)
Mặt hàng Năm 2021 Năm 2022 Thay đổi
Thiết bị và máy móc
Biểu đồ 2.1: Tỷ trọng các sản phẩm giao nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long năm 2021-2022
Giá trị nhập khẩu của Việt Nam từ Trung Quốc đã tăng mạnh từ 25,26 tỷ USD năm 2021 lên 41,13 tỷ USD năm 2022, tương đương mức tăng 62,8% Mặc dù tổng giá trị nhập khẩu tăng, nhưng tỷ trọng các mặt hàng nhập khẩu lại không đồng đều.
Hàng tiêu dùng Nông sản Thiết bị và máy móc Hàng fake
Hàng tiêu dùng Nông sản Thiết bị và máy móc Hàng fake
Hàng tiêu dùng là mặt hàng nhập khẩu có giá trị cao nhất, chiếm gần 39% tổng giá trị nhập khẩu trong hai năm qua, với giá trị tăng từ 9,8 tỷ USD lên 15,85 tỷ USD, tương đương 61,7% Các sản phẩm hàng tiêu dùng đa dạng như quần áo, giày dép, đồ chơi, đồ gia dụng và điện tử tiêu dùng, trong đó hàng hóa từ Trung Quốc được ưa chuộng bởi giá cả hợp lý và mẫu mã phong phú, phù hợp với thu nhập và thị hiếu của người tiêu dùng Việt Nam.
Trong năm 2021, nông sản đứng thứ hai về giá trị nhập khẩu, chiếm 26,52% tổng giá trị Tuy nhiên, năm 2022, giá trị nhập khẩu chỉ tăng nhẹ từ 6,7 tỷ USD lên 8,1 tỷ USD, tương đương với 20,9%, làm giảm tỷ trọng xuống còn 19,69% Sự thay đổi này cho thấy Việt Nam, vốn là một quốc gia xuất khẩu nông sản lớn, đang đối mặt với nhiều thách thức Nguyên nhân bao gồm sự cạnh tranh từ các nước khác xuất khẩu nông sản sang Trung Quốc, tác động của biến đổi khí hậu và thiên tai, cùng với nhu cầu gia tăng đối với sản phẩm nông sản chế biến và đóng gói từ Trung Quốc.
Thiết bị và máy móc là mặt hàng có giá trị nhập khẩu cao thứ ba trong hai năm qua, chiếm gần 21% tổng giá trị nhập khẩu của Việt Nam Giá trị nhập khẩu mặt hàng này đã tăng từ 5,3 tỷ USD lên 8,4 tỷ USD, tương đương với mức tăng 58,5% Đây là mặt hàng thiết yếu cho sự phát triển công nghiệp và hạ tầng của đất nước, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đã gây ra gián đoạn nguồn cung thiết bị từ các quốc gia khác.
Hàng fake, với sự tăng trưởng ấn tượng từ 2,16 tỷ USD lên 5,98 tỷ USD trong hai năm, đã tăng 176,9% và tỷ trọng của nó cũng tăng từ 8,55% lên 14,54% Đây là những sản phẩm giả mạo hoặc vi phạm bản quyền của các thương hiệu nổi tiếng như quần áo, giày dép, túi xách, đồng hồ và mỹ phẩm Hàng fake từ Trung Quốc được đưa vào Việt Nam qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm mua bán trực tuyến, nhập lậu qua biên giới hoặc nhập khẩu chính ngạch với thông tin khai báo sai Để nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, khách hàng phải chấp nhận nhập theo diện hàng fake nếu không có giấy ủy quyền từ nhà sản xuất Điều này cho thấy hàng fake đã trở thành một nhóm mặt hàng được Việt Nam nhập khẩu nhiều trong những năm gần đây.
Mặt hàng khác, bao gồm kim loại, hóa chất và dược phẩm, đã ghi nhận giá trị nhập khẩu tăng mạnh từ 1,3 tỷ USD lên 2,8 tỷ USD, tương ứng với mức tăng 115,4% Tỷ trọng của nhóm mặt hàng này cũng tăng từ 5,15% lên 6,81%.
Việt Nam vẫn phụ thuộc nhiều vào Trung Quốc trong việc cung cấp sản phẩm thiết yếu cho nền kinh tế, nhưng đang có sự điều chỉnh trong cơ cấu nhập khẩu để giảm rủi ro và tăng cường năng lực tự chủ Thăng Long Transport cần nắm bắt xu hướng và yếu tố ảnh hưởng đến thị trường nhập khẩu nhằm xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả, tận dụng tối đa cơ hội tiềm năng từ thị trường này.
2.3 Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
2.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh theo lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
Trước sự biến đổi của môi trường kinh doanh, công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long không chỉ tập trung vào dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu và kinh doanh kho bãi, mà còn mở rộng hoạt động sang nhiều lĩnh vực khác như khai báo hải quan, xúc tiến thương mại và dịch vụ chuyển đổi ngoại tệ Sự đa dạng hóa này giúp công ty thích ứng linh hoạt hơn với nhu cầu thị trường.
Cụ thể kết quả kinh doanh theo lĩnh vực của công ty được mô tả ở bảng 2.1
Bảng 0.2: Doanh thu theo lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long năm 2021 - 2022
(Đơn vị tính: Tỷ đồng)
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2022 so với 2021
1 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu 25,26 82 41,13 83,1 16,12 85,06
2 Chuyển phát nhanh quốc tế 1,54 5 2,38 4,8 0,84 4,43
3 Dịch vụ thông quan hàng hóa 3,08 10 5,05 10,2 1,97 10,39
(Nguồn: Trích dẫn từ Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty)
Biểu đồ 0.2: Cơ cấu doanh thu theo lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Xuất
Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long năm 2021 - 2022
(Nguồn: Trích dẫn từ Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty) a Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Thăng Long Transport là công ty chuyên cung cấp dịch vụ Logistics, tập trung vào việc nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam Hiện nay, công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, với kế hoạch mở rộng sang xuất khẩu trong giai đoạn 2024 – 2025 Các dịch vụ giao nhận của Thăng Long Transport bao gồm ủy thác nhập khẩu, dịch vụ mua đặt hàng, và vận chuyển hàng hóa qua các phương thức đường bộ, đường biển, đường sắt và đường hàng không.
Năm 2021 doanh thu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu là 25,26 tỷ đồng chiếm tỉ trọng 82% trong tổng doanh thu năm 2021
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT
Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Quốc Tế Thăng Long
Tình hình hiện tại của công ty tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển tương lai, với nhiều cơ hội và thách thức Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần áp dụng một số giải pháp chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Công ty nên mở rộng thị trường giao nhận bằng cách tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các đại lý giao nhận quốc tế, đặc biệt tập trung vào thị trường ASEAN và Đông Á, bao gồm Hàn Quốc và Nhật Bản Đồng thời, công ty cần nâng cao năng lực để trở thành đại lý chỉ định tại Việt Nam cho các thị trường mục tiêu.
Để tối ưu hóa giá cả dịch vụ giao nhận, cần xây dựng một cơ chế giá hợp lý thông qua việc nghiên cứu sâu về thị trường Điều này không chỉ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn cho phép triển khai chính sách giá ưu đãi và hoa hồng hấp dẫn cho đối tác nước ngoài và đại diện hãng tàu Việc thu hút đối tác và thiết lập quan hệ hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận cũng rất quan trọng Đặc biệt, công ty cần chú trọng vào việc giảm thiểu chi phí trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo chuyên môn ngắn hạn như “Kỹ năng chăm sóc khách hàng”, “Kỹ năng giao tiếp”, và “Kỹ năng viết mail” Việc này không chỉ giúp cải thiện kỹ năng của nhân viên mà còn đảm bảo việc chăm sóc khách hàng hiệu quả, từ đó giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp và tốt đẹp của công ty trong mắt khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả marketing, doanh nghiệp nên gia nhập các hiệp hội giao nhận cả trong và ngoài nước Việc này không chỉ giúp quảng bá hình ảnh công ty mà còn góp phần tăng cường nhận diện thương hiệu trên thị trường giao nhận quốc tế.
Công ty chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất và hạ tầng, bao gồm hệ thống kho bãi, xe nâng, xe tải và xe đầu kéo Điều này không chỉ mở rộng phạm vi hoạt động mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.
Đào tạo và bồi dưỡng nhân viên là yếu tố then chốt giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh Việc phát triển các chính sách ưu đãi và khuyến khích sẽ tạo động lực cho nhân viên, từ đó gia tăng sự gắn bó lâu dài với công ty.
Đề xuất giải pháp nâng cao hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty
3.2.1 Giải pháp về cơ sở vật chất Để đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật cho hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics của công ty Đồng thời năng cao sức cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác cùng hoạt động trong nước thì công ty cần có kế hoạch đầu tư vào cơ sở vật chất Đầu tư vào cơ sở vật chất là một chiến lược lâu dài cần nhiều thời gian và nguồn lực tài chính, do đó công ty nên có kế hoạch cải tiến cơ sở vật chất hợp lý nhằm đáp ứng quy mô hiện tại của công ty như: thay thế một số thiết bị máy móc hiện đại để giảm thiểu lao động chân tay nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Công ty nên đầu tư thêm cho đội xe riêng của mình để chủ động hơn trong thời gian vận chuyển nhất là thời gian ban đêm và cũng được chủ động trong giá cả, vì hiện nay công ty phải thuê xe bên ngoài còn nhiều dẫn đến việc không chủ động về xe vận chuyển, giá cả và thời gian giao hàng trong trường hợp lô hàng cần gấp Cùng với sự bùng nổ về công nghệ thông tin trên toàn cầu, Công ty cũng đầu tư nhiều trang thiết bị công nghệ hiện đại cho công việc một cách tốt nhất
Công ty cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng, bao gồm kho bãi, nhà xưởng và trụ sở làm việc Việc xây dựng trung tâm điều hành sản xuất tại Hải Phòng và Quảng Ninh là cần thiết Cần xem xét lựa chọn địa điểm trong hệ thống kho bãi hiện có hoặc đầu tư thêm để tạo ra các kho trung tâm lớn tại những điểm vận tải quan trọng như cảng và sân bay quốc tế, nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tập kết hàng hóa trước khi xuất nhập khẩu.
3.2.2 Giải pháp về phương tiện vận chuyển, kho bãi
Công ty Thăng Long Transport đang sở hữu một lượng phương tiện vận tải và xếp dỡ hiện đại, tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong nước Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của ngành dịch vụ logistics đã thu hút nhiều đối thủ cạnh tranh tiềm năng, đặc biệt là các tập đoàn logistics đa quốc gia với thế mạnh về kỹ thuật, công nghệ và tài chính Điều này đặt Thăng Long Transport trước áp lực cạnh tranh lớn Để duy trì thị phần và phát triển dịch vụ logistics, công ty cần xây dựng chiến lược hợp lý và đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, hệ thống kho bãi, cũng như phương tiện vận tải của mình.
Thăng Long Transport cần chú trọng đầu tư mua sắm các phương tiện vận tải xếp dỡ hiện đại:
Để nâng cao năng suất sản xuất, cần phát huy tối đa nội lực về khoa học công nghệ Việc đổi mới công nghệ thông qua đầu tư và ứng dụng các công nghệ vận tải tiên tiến sẽ góp phần quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả sản xuất.
Để nâng cao hiệu quả đầu tư, cần phát huy nội lực và tận dụng các cơ sở vật chất hiện có, đồng thời nhanh chóng đầu tư phát triển hạ tầng và trang bị phương tiện hiện đại Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến phù hợp cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Để nâng cao hiệu quả vận tải hàng siêu trường siêu trọng, cần thực hiện đầu tư đồng bộ và chiều sâu vào các dây chuyền công nghệ tiên tiến, hiện đại chuyên dùng cho bốc xếp và vận tải Việc phát triển phương tiện vận tải và bốc xếp với công nghệ hiện đại sẽ hỗ trợ cho vận tải đa phương thức Cần cân đối năng lực phục vụ hàng năm để đầu tư thêm xe đầu kéo rơmooc thay thế cho các xe đã hết niên hạn sử dụng Đầu tư vào đầu kéo hàng nặng mới với công suất từ 550 – 700 CV, rơmooc tự hành (SPMT) siêu trường siêu trọng, cũng như các loại cần cẩu nâng trọng từ 60 tấn – 200 tấn cho bốc xếp tại cảng, và cần cẩu nhỏ từ 25 tấn – 60 tấn cho bốc xếp tại kho bãi Ngoài ra, cần đầu tư xe nâng trọng > 10 tấn, bộ thuỷ lực Gantry, kích rút 800 tấn, dầm phân lực và mâm xoay 500 tấn cùng các thiết bị vận chuyển đặc chủng khác.
3.2.3 Giải pháp về hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Công ty cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và hoàn thiện quy trình giao nhận ngay từ bước đầu, nhằm tạo uy tín cho khách hàng và mở rộng quy mô hoạt động Để đạt được điều này, công ty đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình chuẩn bị chứng từ, bao gồm tiếp nhận, kiểm tra và chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho cơ quan Hải quan Đồng thời, công ty chú trọng đào tạo nhân viên về kỹ năng chuẩn bị chứng từ để giảm thiểu sai sót, vì nhiều lỗi xuất phát từ yếu tố con người Nhân viên cần có sự cẩn thận, chu đáo và trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực giao nhận nhập khẩu, cũng như khả năng tiếng Anh tốt để đọc và hiểu các điều khoản trong hợp đồng và chứng từ quan trọng, từ đó phát hiện sai sót một cách chính xác nhất.
Khi nhận chứng từ, cần phân chia theo từng nhóm khách hàng, tức là theo từng công ty Trong mỗi nhóm, chứng từ sẽ được phân loại theo từng lô hàng và sắp xếp theo thời gian nhận và hoàn thành quy trình giao nhận Để tiện cho việc theo dõi và lập bảng quyết toán, mỗi lô hàng cần được cấp một mã riêng hoặc tên gọi đặc trưng, bao gồm một ký tự chữ và các ký tự số, trong đó có tên viết tắt của công ty khách hàng và số lần thực hiện hợp đồng giao dịch.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc, cần phân chia nguồn nhân lực cho từng lô hàng riêng biệt, nhằm tránh tình trạng chồng chéo công việc và nhầm lẫn Việc phân chia có thể thực hiện theo cá nhân, nhóm hoặc tổ, nhưng mỗi nhóm nên tập trung vào một lô hàng cụ thể Điều này sẽ giúp nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng nội dung và đối chiếu các chứng từ để đảm bảo tính khớp nhau Nếu phát hiện sai sót, nhân viên phải ngay lập tức thông báo cho công ty khách hàng để kịp thời sửa chữa, vì việc chỉnh sửa chứng từ tốn nhiều thời gian Có thể liên lạc qua điện thoại, email hoặc gặp mặt trực tiếp để thông báo những lỗi và thiếu sót, giúp khách hàng điều chỉnh nhanh chóng.
Trước khi nộp bộ chứng từ và tờ khai cho Hải quan, nhân viên cần kiểm tra cẩn thận số lượng chứng từ, bao gồm cả bản gốc và bản photo Việc kiểm tra lỗi đánh máy của các công văn, văn bản cũng rất quan trọng Đặc biệt, giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước cần được mang theo; nếu nhân viên giao nhận quên, có thể gọi cho công ty khách hàng để yêu cầu gửi bản fax tờ nộp thuế tới cảng cho cán bộ Hải quan.
Các thiết bị như điện thoại, máy in, máy fax, máy scan và máy photo cần được bảo trì thường xuyên và duy trì trong tình trạng hoạt động tốt Việc này rất quan trọng để đảm bảo sẵn sàng cho công việc và xử lý các tình huống khẩn cấp.
3.2.4 Giải pháp về thị trường giao nhận
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường giao nhận, Thăng Long Transport cần mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng để gia tăng thị phần và đạt được mục tiêu lợi nhuận Việc mở rộng này không chỉ giúp củng cố vị thế của công ty mà còn giảm thiểu rủi ro từ biến động thị trường Đảm bảo lợi ích lâu dài cho công ty và nhân viên là điều thiết yếu, từ đó nâng cao triển vọng phát triển Công ty nên tập trung nghiên cứu và phát triển mạnh mẽ tại thị trường ASEAN và Đông Á.
Khi nghiên cứu thị trường, công ty cần nắm rõ thông tin về phong tục tập quán và quy định pháp luật của thị trường đó, đặc biệt là những điểm khác biệt so với các thị trường mà công ty đã hoạt động Việc hiểu rõ những khác biệt này sẽ giúp xác định liệu chúng có gây khó khăn hay trở ngại cho quá trình thâm nhập thị trường và thực hiện giao nhận vận chuyển hàng hóa hay không.
Nghiên cứu nhu cầu giao nhận hàng hóa trên thị trường là rất quan trọng để đánh giá tiềm năng phát triển lâu dài của Thăng Long Transport Việc tìm hiểu mức độ và khả năng phát triển của dịch vụ công ty trong thị trường đó giúp xác định cơ hội đầu tư Một thị trường tiềm năng có thể mang lại lợi nhuận lớn nếu được thâm nhập kịp thời, trong khi một thị trường lớn nhưng có nguy cơ suy thoái sẽ là rủi ro cho doanh nghiệp.
