QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG KHO CỦA CÔNG TY CP LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á (CHI NHÁNH HÀ NỘI)

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG KHO CỦA CÔNG TY CP LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á (CHI NHÁNH HÀ NỘI). Trong nền kinh tế hiện đại, quản lý kho và trung tâm phân phối là những yếu tố chủ chốt đảm bảo sự thành công và bền vững của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dược phẩm. Với đặc thù của ngành dược phẩm, việc bảo quản, lưu trữ và phân phối sản phẩm cần được thực hiện theo những quy chuẩn nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm. Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á (DPL) là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực logistics y tế tại Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung thuốc và vật tư y tế cho hệ thống y tế cả nước. Trong đó, kho tiêu chuẩn GSP (Good Storage Practice) tại cơ sở Hà Nội của công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu bảo quản thuốc an toàn mà còn là trung tâm phân phối quan trọng trong mạng lưới logistics dược phẩm. Bài thảo luận này tập trung phân tích quy trình nghiệp vụ trong kho của công ty tại cơ sở Hà Nội. Với mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kho và đưa ra những giải pháp cải tiến, nội dung bài viết được chia thành ba chương chính. Chương I cung cấp cái nhìn tổng quan về Công ty CP Logistics Dược phẩm Đông Á, bao gồm lịch sử hình thành và phát triển, sứ mệnh và tầm nhìn, cùng với cơ cấu tổ chức của công ty. Chương II đi sâu vào việc phân tích thực trạng quy trình nghiệp vụ kho tại cơ sở Hà Nội, từ hệ thống kho GSP, cấu trúc tổ chức đến các tác nghiệp như nhận hàng, bảo quản hàng hóa, và phát hàng. Cuối cùng, Chương III đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giúp công ty nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hy vọng rằng những phân tích và đề xuất trong bài thảo luận này sẽ là một tài liệu học tập hữu ích, cung cấp kiến thức thực tiễn về quy trình nghiệp vụ kho trong lĩnh vực logistics dược phẩm. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á 1.1. Giới thiệu chung về công ty Tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (DAP), được thành lập vào tháng 12/1996, chuyên kinh doanh và phân phối dược phẩm. Năm 2009, DAP mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực logistics. DAP hiện đã trở thành một tập đoàn được xếp hạng trong số 10 nhà phân phối dược phẩm hàng đầu Việt Nam. Tháng 05/2020, nhận thấy tiềm năng và cơ hội phát triển trong lĩnh vực logistics cho ngành hàng chăm sóc sức khỏe, DAP đã hợp tác với U&I - một công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam, cùng U&I thành lập Công ty CP Logistics Dược phẩm Đông Á (DPL). Theo đó, DAP đã chuyển toàn bộ hoạt động logistics của mình sang DPL, cùng U&I tập trung nguồn lực phát triển hoạt động logistics cho ngành hàng chăm sóc sức khỏe, bao gồm dược phẩm, sinh phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế với hệ thống kho đạt chuẩn GSP. Mạng lưới phân phối đạt chuẩn GDP bao phủ 63 tỉnh thành trên toàn quốc. DPL chuyên cung cấp các dịch vụ như kho vận, xuất nhập khẩu ủy thác, phân phối, giao hàng thu tiền, đăng ký sản phẩm và kiểm tra chất lượng, bán hàng, tiếp thị … 1.2. Quá trình hình thành và phát triển • Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (DAP) thành lập tháng 12/1996, chuyên phân phối dược phẩm, thực phẩm chức năng ... (chủ yếu là hàng Đông Dược nhập khẩu tử Trung Quốc). • Năm 2009, DAP mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực Logistics, cung cấp các dịch vụ: XNK, Hậu cần, phân phối ... khi đó DAP được xếp hạng trong top 10 nhà phân phối Dược phẩm hàng đầu Việt Nam. • Ngày 26/5/2020, Công ty Cổ phần Logisticxs Dược phẩm Đông Á (DPL) được thành lập trên cơ sở chuyển toàn bộ hoạt động logistics & khách hàng từ DAP sang, tập trung toàn lực phát triển hoạt động hậu cần chuyên biệt cho ngành Dược phẩm và chăm sóc sức khỏe, với mạng lưới phân phối đạt tiêu chuẩn GDP và hệ thống kho đạt chuẩn GSP trên toàn quốc.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

- -THẢO LUẬN QUẢN LÝ KHO VÀ TRUNG TÂM PHÂN PHỐI

ĐỀ TÀI:

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG KHO CỦA CÔNG TY

CP LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á (CHI NHÁNH HÀ

NỘI)

GV hướng dẫn : Trần Thị Thu Hương

DANH SÁCH THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á 2

1.1 Giới thiệu chung về công ty 2

1.2 Quá trình hình thành và phát triển 2

1.3 Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty 3

1.3.1 Tầm nhìn 3

1.3.2 Sứ mệnh 3

1.3.3 Giá trị cốt lõi 3

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy 4

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO CỦA CÔNG TY CP LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á (CHI NHÁNH HÀ NỘI) 7

2.1 Hệ thống kho của Công ty CP Logistics Dược phẩm Đông Á 7

2.1.1 Hệ thống kho GSP phủ khắp toàn quốc 7

2.1.2 Vai trò của kho và trung tâm phân phối trong hoạt động của công ty 8

2.1.3 Cấu trúc tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong kho GSP Hà Nội 9

2.2 Quy trình nghiệp vụ kho tại công ty 10

2.2.1 Tác nghiệp nhận hàng 10

2.2.2 Tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho 12

2.2.3 Tác nghiệp phát hàng 18

2.3 Đánh giá quy trình nghiệp vụ kho tại công ty CP Logistics Dược phẩm Đông Á

23 2.3.1 Ưu điểm 23

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 24

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỚI QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO TẠI CÔNG TY CP LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á 26

KẾT LUẬN 27

MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế hiện đại, quản lý kho và trung tâm phân phối là những yếu tốchủ chốt đảm bảo sự thành công và bền vững của các doanh nghiệp, đặc biệt là tronglĩnh vực dược phẩm Với đặc thù của ngành dược phẩm, việc bảo quản, lưu trữ vàphân phối sản phẩm cần được thực hiện theo những quy chuẩn nghiêm ngặt để đảmbảo an toàn và chất lượng sản phẩm Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á(DPL) là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực logistics y tế tại Việt Nam,đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung thuốc và vật tư y tế cho hệthống y tế cả nước Trong đó, kho tiêu chuẩn GSP (Good Storage Practice) tại cơ sở

Hà Nội của công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu bảo quản thuốc an toàn mà còn là trungtâm phân phối quan trọng trong mạng lưới logistics dược phẩm

Bài thảo luận này tập trung phân tích quy trình nghiệp vụ trong kho của công tytại cơ sở Hà Nội Với mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kho và đưa ra những giảipháp cải tiến, nội dung bài viết được chia thành ba chương chính Chương I cung cấpcái nhìn tổng quan về Công ty CP Logistics Dược phẩm Đông Á, bao gồm lịch sử hìnhthành và phát triển, sứ mệnh và tầm nhìn, cùng với cơ cấu tổ chức của công ty.Chương II đi sâu vào việc phân tích thực trạng quy trình nghiệp vụ kho tại cơ sở HàNội, từ hệ thống kho GSP, cấu trúc tổ chức đến các tác nghiệp như nhận hàng, bảoquản hàng hóa, và phát hàng Cuối cùng, Chương III đề xuất các giải pháp cụ thể nhằmtối ưu hóa quy trình quản lý kho, giúp công ty nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứngtốt hơn nhu cầu của khách hàng

Hy vọng rằng những phân tích và đề xuất trong bài thảo luận này sẽ là một tàiliệu học tập hữu ích, cung cấp kiến thức thực tiễn về quy trình nghiệp vụ kho tronglĩnh vực logistics dược phẩm

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS DƯỢC

PHẨM ĐÔNG Á

1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (DAP), đượcthành lập vào tháng 12/1996, chuyên kinh doanh và phân phối dược phẩm Năm 2009,DAP mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực logistics DAP hiện đã trở thànhmột tập đoàn được xếp hạng trong số 10 nhà phân phối dược phẩm hàng đầu ViệtNam

Tháng 05/2020, nhận thấy tiềm năng và cơ hội phát triển trong lĩnh vựclogistics cho ngành hàng chăm sóc sức khỏe, DAP đã hợp tác với U&I - một công tyhàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam, cùng U&I thành lập Công ty CPLogistics Dược phẩm Đông Á (DPL) Theo đó, DAP đã chuyển toàn bộ hoạt độnglogistics của mình sang DPL, cùng U&I tập trung nguồn lực phát triển hoạt độnglogistics cho ngành hàng chăm sóc sức khỏe, bao gồm dược phẩm, sinh phẩm, thựcphẩm chức năng, thiết bị y tế với hệ thống kho đạt chuẩn GSP Mạng lưới phân phốiđạt chuẩn GDP bao phủ 63 tỉnh thành trên toàn quốc DPL chuyên cung cấp các dịch

vụ như kho vận, xuất nhập khẩu ủy thác, phân phối, giao hàng thu tiền, đăng ký sảnphẩm và kiểm tra chất lượng, bán hàng, tiếp thị …

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

 Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (DAP) thành lập tháng12/1996, chuyên phân phối dược phẩm, thực phẩm chức năng (chủ yếu là hàngĐông Dược nhập khẩu tử Trung Quốc)

 Năm 2009, DAP mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực Logistics, cung cấp cácdịch vụ: XNK, Hậu cần, phân phối khi đó DAP được xếp hạng trong top 10 nhàphân phối Dược phẩm hàng đầu Việt Nam

 Ngày 26/5/2020, Công ty Cổ phần Logisticxs Dược phẩm Đông Á (DPL) đượcthành lập trên cơ sở chuyển toàn bộ hoạt động logistics & khách hàng từ DAP sang,tập trung toàn lực phát triển hoạt động hậu cần chuyên biệt cho ngành Dược phẩm vàchăm sóc sức khỏe, với mạng lưới phân phối đạt tiêu chuẩn GDP và hệ thống kho đạt

 Cùng thời điểm tháng 5/2020: DPL hợp tác với U&I, công ty hàng đầu trongngành logistics tại Việt Nam để cùng nhau phát triển mở rộng mạng lưới kho bãi,mạng lưới phân phối sản phẩm về chăm sóc sức khỏe đến người tiêu dùng Việt Nam.

1.3 Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty

(2) Đồng đội là ưu tiên

 Tìm mọi cách hỗ trợ đồng đội cùng hoàn thành công việc Chiến đấu đến cùng

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á (DAP) hiện thuộc nhóm 10 nhàphân phối dược phẩm hàng đầu Việt Nam, với quy mô nhân sự từ 100 đến 499 người

Cơ cấu tổ chức của DAP được thiết kế theo cả mô hình quản lý hàng ngang và hàngdọc, được phân cấp rõ ràng và khoa học, giúp tối ưu hóa sự phân bổ nguồn lực và vaitrò của các phòng ban, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong hoạt động Điều này đặcbiệt cần thiết trong lĩnh vực logistics, nơi yêu cầu khắt khe về tính chính xác và tốc độ

xử lý

Hình 1: Cơ cấu tổ chức DPL

(Nguồn: Công ty CP Logistics dược phẩm Đông Á)

DAP phân bổ lao động thành các khối chức năng cụ thể để đảm bảo đáp ứngtoàn diện các yêu cầu vận hành và hỗ trợ của chuỗi cung ứng trong ngành dược phẩm:

Ở cấp cao nhất, Tổng Giám đốc giữ vai trò điều phối và quản lý chung, với sự

hỗ trợ từ Ban Trợ lý Bên dưới là ba khối chức năng lớn gồm Khối Kinh doanh, KhốiVận hành, và Khối Hỗ trợ Mỗi khối chức năng có nhiệm vụ cụ thể và được tổ chứcchặt chẽ, đảm bảo việc phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban

 Đội ngũ Quản lý Tiềm năng (Management Trainee - MT)

Các nhân viên MT làm việc trực tiếp dưới sự quản lý của Tổng Giám đốc vàtham gia vào các dự án chiến lược, góp phần quan trọng vào quá trình triển khai cácchiến lược của công ty Sau quá trình đào tạo, các MT không chỉ giúp công ty có một

năng quản lý và điều hành, đảm bảo tính kế thừa và đổi mới trong đội ngũ quản lýtương lai.

 Ban Trợ lý

Với sự hỗ trợ trực tiếp từ các nhân viên điều hành, ban trợ lý đảm nhận vai trògiám sát và thực hiện các quyết định từ Tổng Giám đốc Ban này hoạt động như cầunối giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng, đảm bảo rằng các chỉ thị và chiến lượccủa công ty được truyền đạt và thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả

 Khối kinh doanh

Bao gồm các bộ phận liên quan đến hoạt động bán hàng, phát triển kinh doanh

và marketing Cơ bản hiện tại công ty dược phẩm Đông Á đang chịu trách nhiệm chủyếu về thương mại dịch vụ Công ty đã lựa chọn thuê ngoài (outsource) toàn bộ hoạtđộng marketing, bao gồm quản lý các kênh truyền thông như fanpage, Tik Tok Quyếtđịnh này không chỉ giúp công ty giảm thiểu chi phí mà còn cho phép DAP tập trungvào các dịch vụ cốt lõi và cải thiện hiệu quả vận hành

 Khối vận hành

Khối vận hành không chỉ đơn thuần là một bộ phận hậu cần của DAP mà cònđóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng Việc quản lý hiệuquả kho bãi và phân phối sản phẩm không chỉ đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đápứng nhu cầu thị trường mà còn góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín củacông ty

Với sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như Vận hành Kho, Vận tải vàDịch vụ Khách hàng, khối vận hành đã xây dựng nên một hệ thống logistics linh hoạt

và hiệu quả Phòng Vận hành Kho, với các hoạt động kiểm soát chặt chẽ và quy trìnhxuất nhập kho tối ưu, đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản tốt và sẵn sàng giao hàng.Phòng Vận hành Vận tải, thông qua việc lập kế hoạch vận chuyển khoa học và theodõi chặt chẽ lộ trình, đã góp phần rút ngắn thời gian giao hàng và giảm thiểu chi phívận chuyển Cùng với đó, Phòng DVKH luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, giải quyếtnhanh chóng các vấn đề phát sinh, góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng vàtạo dựng lòng trung thành

 Khối hỗ trợ

Bao gồm các phòng ban hỗ trợ như Mua hàng, Tài chính - Kế toán, Hành chínhNhân sự (HCNS), Quản lý Chất lượng (QA), và Pháp chế

 Phòng Mua hàng

Đảm trách mua hàng hóa thương mại và các dịch vụ vận tải, đóng gói Đây làmột bộ phận quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí và duy trì nguồn cung ứng.

 Phòng Tài chính - Kế toán, Hành chính Nhân sự (HCNS), Quản lý Chất lượng (QA), và Pháp chế

Các phòng ban này cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho toàn bộ khối chức năng,đảm bảo tuân thủ chính sách và tiêu chuẩn nội bộ Nhân sự các bộ phận này tại từngchi nhánh sẽ báo cáo về phòng chuyên môn tại trụ sở chính

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO CỦA CÔNG TY CP LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á

(CHI NHÁNH HÀ NỘI)

2.1 Hệ thống kho của Công ty CP Logistics Dược phẩm Đông Á

2.1.1 Hệ thống kho GSP phủ khắp toàn quốc

Công ty sở hữu hệ thống các kho GSP với tổng sức chứa lên tới 18000 pallets được phân bố khắp toàn quốc

Kho GSP Bình Dương

Kho GSP

Hồ Chí Minh

Chiều cao

kệ

15,7m(8 mức giáđỡ)

14,5m-10,6m(5 mức giáđỡ)

11m-13m(5-6 mức giáđỡ)

10,6m(5 mức giáđỡ)

13,9m(6 mức giáđỡ)

3.066pallets

Khả năng

vận hành

12 cửa vậnhành với 4 sàn nâng

5 cửa vận hành

4 cửa vậnhành và sànnâng

6 cửa vậnhành với 2 sàn nâng

6 cửa vậnhành với 2 sàn nâng

Chức

năng

Kho chẵnchứa hàngDược phẩmcho cáccông ty sảnxuất và phânphối

Cung cấpgiải pháphoàn thiệnđơn hàngvàShip/COD

Cung cấpdịch vụ hoànthiện đơnhàng Dượcphẩm và dịch

vụ Ship/

COD

Cung cấpdịch vụ lưutrữ, xử lýđơn hàng vàdịch vụShip/ COD

Kho chẵnchứa hàngDược chocác công tysản xuất vàthương mại

2.1.2 Vai trò của kho và trung tâm phân phối trong hoạt động của công ty

Trong ngành dược phẩm, hệ thống kho và trung tâm phân phối đóng vai trò vôcùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh Đối với công ty TNHHThương mại Dược phẩm Đông Á, việc quản lý kho hàng và trung tâm phân phối là yếu

tố then chốt, đóng vai trò quan trọng giúp công ty duy trì uy tín và đảm bảo sự hài lòngcủa khách hàng:

Đảm bảo lưu trữ và bảo quản hàng hóa chất lượng

 Bảo quản sản phẩm: Sản phẩm dược phẩm yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêmngặt về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng để đảm bảo chất lượng và hiệu lực Hệ thống khocủa công ty được thiết kế và trang bị hiện đại với các thiết bị kiểm soát nhiệt độ, hệthống thông gió và chống ẩm nhằm giúp duy trì chất lượng sản phẩm và kéo dài thờihạn sử dụng

 Quản lý tồn kho: Kho hàng của công ty đảm bảo lưu trữ số lượng lớn sản phẩm,giúp đáp ứng nhu cầu thị trường liên tục mà không gặp tình trạng thiếu hụt Hệ thốngquản lý kho (WMS) được áp dụng để tối ưu hóa quá trình nhập, xuất hàng và kiểmsoát hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và đảm bảo hiệu quả hoạt động

Tối ưu hóa quy trình phân phối và giao nhận

 Quy trình phân phối hiện đại: Quy trình phân phối của Dược phẩm Đông Ágiúp tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm đến các nhà thuốc, bệnh viện và đối táctrên toàn quốc Với hệ thống phân loại tự động, hàng hóa được xử lý nhanh chóng vàchính xác, giảm thời gian giao hàng và tăng tốc độ phục vụ khách hàng

 Quy trình vận chuyển tối ưu: Các trung tâm phân phối đóng vai trò như cầu nốigiữa kho và các điểm bán lẻ, giúp tối ưu hóa hành trình vận chuyển Nhờ đó, sản phẩmđược giao đúng hạn, giảm thiểu rủi ro hư hỏng do thời gian vận chuyển kéo dài

Đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật

 Tuân thủ quy định về dược phẩm: Đối với các sản phẩm dược phẩm, việc tuânthủ các quy định về bảo quản, vận chuyển và phân phối là bắt buộc Công ty luôn đảmbảo hệ thống kho và trung tâm phân phối của mình tuân thủ nghiêm ngặt các quy địnhcủa Bộ Y tế về quản lý dược phẩm

 An ninh kho bãi: Kho và trung tâm phân phối được trang bị hệ thống cameragiám sát, bảo vệ 24/7 để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tránh tình trạng mất máthoặc sai lệch

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

 Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Với hệ thống kho và quy trình phân phối hiệu quả,công ty có thể rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàngtrong tình trạng tốt nhất Điều này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm của kháchhàng mà còn tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ

 Đảm bảo nguồn cung ổn định: Đối với các sản phẩm y dược, đặc biệt trong bốicảnh khủng hoảng hoặc dịch bệnh, việc đảm bảo nguồn cung ổn định là vô cùng quantrọng Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á đã chứng minh khả năng duytrì nguồn cung liên tục và kịp thời cho thị trường

2.1.3 Cấu trúc tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong kho GSP Hà Nội

Kho GSP Hà Nội bao gồm những khu vực chính như sau:

Hình 2: Phương án kho GSP Hà Nội hiện tại

(Nguồn: Công ty CP Logistics dược phẩm Đông Á)

 In: Khi hàng hóa đến kho, nhân viên kho sẽ tiến hành dỡ hàng từ phương tiện

vận chuyển tại vị trí này

 Receiving Areas (Khu vực nhận hàng): Đây là nơi hàng hóa được tiếp nhận

khi mới nhập kho kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa

thông tin trên chứng từ Sau đó, hàng hóa sẽ được phân loại và di chuyển vào khu vực

tiếp theo đó chính là khi vực dán nhãn Việc kiểm tra kỹ càng ở bước này giúp đảmbảo rằng hàng hóa được nhập vào kho một cách chính xác, tránh sai sót và thất thoát.

 Labelling Areas (Khu vực dán nhãn): Sau khi kiểm tra, hàng hóa được đưa

đến khu vực dán nhãn để gắn mã vạch hoặc thông tin nhận diện Việc dán nhãn giúpxác định loại hàng hóa, đơn vị, mã SKU và các thông tin khác, giúp dễ dàng quản lýtrong các công đoạn tiếp theo của kho

 Loose Picking Areas (Khu vực nhặt hàng lẻ): Đây là khu vực dành riêng cho

việc lấy từng mặt hàng riêng lẻ (thường là đơn vị nhỏ hoặc từng món) để đóng gói vàchuẩn bị giao hàng theo đơn Khu vực này phục vụ tốt cho các đơn hàng nhỏ hoặc khikhách hàng yêu cầu chỉ lấy một số lượng ít trong kho

 Dispatch Areas (Khu vực xuất hàng): Sau khi hàng được lấy và đóng gói,

chúng được chuyển đến khu vực xuất hàng Đây là nơi cuối cùng trong kho trước khihàng hóa rời khỏi cơ sở để vận chuyển đến tay khách hàng hoặc các điểm phân phốikhác Nhân viên sẽ kiểm tra đơn hàng để đảm bảo đúng sản phẩm và số lượng trướckhi giao đi

 Sellable Area (Khu vực bán được): Đây là khu vực lưu trữ hàng hóa có chất

lượng tốt, sẵn sàng để bán Hàng hóa trong khu vực này đã qua kiểm tra, không bị hưhỏng và có thể được chọn để đưa vào quy trình chuẩn bị giao hàng khi có yêu cầu

 Out: Khi hàng hóa được xếp lên xe vận chuyển xong xuôi tại khu vực này thì

hàng hóa sẽ rời kho, được vận chuyển đến những địa điểm cần giao

2.2 Quy trình nghiệp vụ kho tại công ty

2.2.1 Tác nghiệp nhận hàng

Tại DPL, đây là công đoạn trung gian giữa các khâu nghiệp vụ mua hàng,nghiệp vụ vận chuyển và nghiệp vụ kho Ở bước này khi có hàng hóa nhập về các nhânviên bốc dỡ trong kho sẽ tiếp nhận xe theo lịch, sau đó tiến hành dỡ hàng đồng thờikiểm tra số lượng/ chất lượng hàng hóa, so sánh hàng hóa nhận được thực tế với chứng

từ Thủ kho sẽ là người kiểm tra và nhập các dữ liệu vào hệ thống quản lý kho củacông ty Do sử dụng hoàn toàn sức lao động nên khó tránh khỏi việc xảy ra sai sóttrong quá trình nhập xuất dữ liệu Tại công đoạn này sẽ bao gồm các bước:

Bước 1: Dỡ hàng

Hàng hóa sau khi được vận chuyển đến kho sẽ trải qua bước đầu tiên là dỡ hàngtại khu vực nhập Tại đây, các nhân viên kho sẽ tiến hành dỡ hàng từ các phương tiệnvận chuyển, như xe tải hoặc container

Nhân viên kho kiểm tra tình trạng bao bì và niêm phong bên ngoài của các kiệnhàng để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển Nếu pháthiện bất kỳ dấu hiệu nào về việc hàng hóa bị móp méo, rách bao bì, hay có dấu hiệunghi ngờ nào, nhân viên sẽ ghi chú lại để báo cáo lên bộ phận quản lý và tiến hànhkiểm tra thêm nếu cần Ngoài ra còn cần kiểm tra điều kiện vận chuyển, đảm bảo hànghóa được vận chuyển trong điều kiện phù hợp, nhất là về nhiệt độ và độ ẩm

Đồng thời, tại bước này, các chứng từ đi kèm như hóa đơn, phiếu nhập kho, vàcác tài liệu vận chuyển khác sẽ được đối chiếu với thông tin ban đầu của đơn hàng,nhằm đảm bảo rằng lô hàng đã đến đúng và đầy đủ theo yêu cầu Nếu có bất kỳ sailệch nào, thư ký kho sẽ ghi nhận vào biên bản Sau khi dỡ hàng hoàn tất, nhân viên kýnhận các chứng từ đi kèm để làm căn cứ cho các bước tiếp theo

Ngoài mã SKU, còn kiểm tra các thông tin khác như số sê-ri, lô sản xuất, và hạn

sử dụng Đây là các thông số quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa nhập kho đúng vớiyêu cầu và còn trong tình trạng có thể sử dụng được

Số lượng của mỗi sản phẩm cũng sẽ được đếm và đối chiếu với phiếu nhập kho

để đảm bảo không có sai lệch về số lượng

Nếu sản phẩm yêu cầu phải dán nhãn bổ sung như mã barcode hoặc tem hạn sửdụng, nhân viên sẽ thực hiện công việc dán nhãn ngay tại chỗ Việc này giúp hàng hóa

dễ dàng được quản lý và truy xuất trong các bước vận hành sau

Bước 3: Chuyển hàng

Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra đầy đủ, hàng sẽ được chuyển đến khu vựclưu trữ trong kho

Nhân viên thực hiện việc sắp xếp hàng hóa vào vị trí đã được quy hoạch sẵn,dựa trên mã SKU hoặc các tiêu chuẩn khác (loại sản phẩm, và yêu cầu bảo quản) để dễdàng quản lý.

Khi hàng hóa đã được đặt vào vị trí lưu trữ, hệ thống quản lý kho (WMS) sẽ cậpnhật trạng thái "nhập kho" để xác nhận hàng đã chính thức lưu trữ tại kho của công ty

Hệ thống sẽ lưu lại vị trí, số lượng và các thông tin khác của hàng hóa, từ đó giúp bộphận kho dễ dàng theo dõi và kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả

2.2.2 Tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho

2.2.2.1 Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho

a) Nguyên tắc phân bổ hàng hóa trong kho

 Việc phân bổ và chất xếp hàng hóa trong kho dược phẩm đông á được tuân theo

3 nguyên tắc như sau

Thứ nhất theo khu vực và theo loại hàng

Kho dược phẩm Đông Á được tổ chức theo nguyên tắc phân khu riêng biệt chotừng loại hàng hóa, đảm bảo các sản phẩm được sắp xếp đúng vị trí và đáp ứng các yêucầu bảo quản đặc thù Dược phẩm thường có những yêu cầu bảo quản khác nhau vềnhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng Đông Á phân chia kho thành các khu vực riêng biệt chotừng nhóm hàng hóa, như khu bảo quản lạnh (2-8°C) cho các loại vắc xin và thuốcsinh học, khu vực nhiệt độ thường cho các loại thuốc khác, và khu vực dành cho cácsản phẩm dễ hư hỏng Việc này giúp đảm bảo mỗi loại hàng hóa được lưu trữ trongđiều kiện tối ưu, kéo dài tuổi thọ và duy trì chất lượng sản phẩm

Thứ hai là đảm bảo trật tự và an toàn, vệ sinh

Kho dược phẩm Đông Á luôn duy trì trật tự và an toàn vệ sinh ở mức cao nhất

để đảm bảo chất lượng hàng hóa Các sản phẩm được sắp xếp ngăn nắp trên các giá kệcao, theo hàng lối gọn gàng, tạo lối đi rộng rãi và thuận tiện cho xe nâng và nhân viên

di chuyển trong kho Khoảng cách giữa các kệ được bố trí hợp lý để tránh va chạmtrong quá trình vận chuyển, giúp bảo vệ an toàn cho cả hàng hóa và nhân viên Khônggian của kho được vệ sinh thường xuyên, giữ sạch sẽ, đảm bảo môi trường bảo quản antoàn và vệ sinh, đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm nhạy cảm như vaccine vàdược phẩm Quy trình vệ sinh được thực hiện định kỳ, giúp duy trì kho hàng trong tình

Thứ ba đảm bảo mỹ quan

Kho dược phẩm Đông Á được sắp xếp một cách gọn gàng và đồng bộ, tạo nênmột không gian kho có tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cao Các giá kệ được sơn màusắc nổi bật, như đỏ và xanh, giúp phân chia khu vực rõ ràng, đồng thời tạo cảm giácngăn nắp và dễ nhìn Sản phẩm được xếp thẳng hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn sắpxếp nhất quán, không có hiện tượng lộn xộn hay xô lệch, tạo nên một diện mạo khohàng chỉnh chu và chuyên nghiệp Việc sắp xếp gọn gàng và khoa học không chỉ giúp

dễ dàng quản lý và tìm kiếm hàng hóa mà còn mang lại ấn tượng tốt về tính tổ chức và

uy tín của doanh nghiệp trong việc quản lý kho dược phẩm

b) Phương pháp chất xếp hàng hóa trong kho

Hình 3: Hệ thống giá kệ tại DPL

(Nguồn: Công ty CP Logistics dược phẩm Đông Á)

Kho dược phẩm Đông Á áp dụng phương pháp xếp hàng hóa trên giàn, giá đỡvới hệ thống giá kệ đa tầng hoặc kệ di động, giúp gia tăng sức chứa mà không cần mởrộng diện tích sử dụng và tối ưu hóa không gian theo chiều cao Các sản phẩm nhưdược phẩm, thực phẩm chức năng, và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe được đặt trêncác giá kệ chuyên dụng, giúp bảo quản hàng hóa an toàn và dễ dàng kiểm soát Nhờviệc tận dụng tối đa không gian theo chiều dọc, kho có thể sắp xếp lượng hàng hóa lớnmột cách ngăn nắp và khoa học, đáp ứng nhu cầu lưu trữ cao mà vẫn duy trì được trật

Phương pháp này không chỉ đảm bảo tính chính xác và thuận tiện khi xử lýhàng hóa, đặc biệt cho các thiết bị cơ giới như xe nâng hàng di chuyển linh hoạt trongkho, mà còn giúp tiết kiệm diện tích sử dụng Tuy nhiên, hệ thống kệ đa tầng và kệ diđộng này đòi hỏi đầu tư vào các thiết bị chứa đựng chất lượng cao và thiết bị bốc xếpphức tạp để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận hành Điều này cũng giúptạo ra môi trường lưu trữ ổn định, thuận tiện cho việc kiểm kê, đồng thời đảm bảo cáctiêu chuẩn về an toàn và vệ sinh trong kho dược phẩm.

2.2.2.2 Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa bảo quản trong kho

Trong kho dược phẩm Đông Á, việc chăm sóc và bảo quản hàng hóa là nhiệm

vụ ưu tiên hàng đầu để đảm bảo chất lượng và an toàn cho các sản phẩm nhạy cảm.Các hoạt động chính trong quy trình bảo quản bao gồm giám sát và kiểm tra hàng hóa,kho hàng cùng với quản lý nhiệt độ và độ ẩm Giám sát và kiểm tra giúp phát hiện kịpthời các vấn đề phát sinh và duy trì trật tự trong kho, trong khi quản lý nhiệt độ và độ

ẩm đảm bảo môi trường lưu trữ lý tưởng cho các sản phẩm như dược phẩm, thực phẩmchức năng và vaccine, giữ vững chất lượng và hiệu quả sử dụng của chúng

a) Giám sát và kiểm tra hàng hóa, kho hàng

Tại kho dược phẩm Đông Á, hệ thống quản lý kho tự động (WMS), công nghệ

mã vạch, và hệ thống giám sát thông minh đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lýchặt chẽ vị trí và điều kiện lưu trữ của từng sản phẩm, giúp kho vận hành hiệu quả vàchính xác Hệ thống WMS (Warehouse Management System) là phần mềm thôngminh hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình nhập, lưu trữ, và xuất hàng hóa, cung cấp thôngtin thời gian thực về vị trí và số lượng của từng sản phẩm từ lúc nhập kho cho đến khixuất kho Nhờ đó, nhân viên có thể nhanh chóng xác định vị trí hàng hóa mà khôngcần kiểm tra thủ công Đồng thời WMS cũng cung cấp thông tin tức thì về số lượng và

vị trí của từng lô hàng, đảm bảo độ chính xác cao trong quy trình quản lý tồn kho vàđáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chứng nhận GSP (Good Storage Practice) mà DPLLogistics tuân thủ

Bên cạnh đó Hệ thống quản lý kho thông minh ODOO 16 - ODOO InventoryManagement cũng được tích hợp, hỗ trợ phân tích và giám sát sử dụng không giantheo thời gian thực Hệ thống này giúp tối ưu hóa cách bố trí và lưu trữ hàng hóa, giatăng sức chứa mà vẫn giữ không gian ngăn nắp và khoa học