Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND ..............- Thực trạng và giải pháp pptx

Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhấtchứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành

Bài luận

Đề Tài

Hoạt động soạn thảo văn bản tại

UBND - Thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN !

Qua một thời gian thực tập tại UBND huyện tỉnh QuảngNam Bản thân luôn cố gắng, nỗ lực vận dụng những kiến thức đã học để áp dụngvào công việc

Trong thời gian thực tập bản thân luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình củalãnh đạo UBND và Văn phòng UBND đã tạo mọi điều kiện thuận lợi chobản thân mượn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo giúp cho bản thân hoàn thành tốtbáo cáo tốt nghiệp này

Đồng thời trong quá trình viết đề tài tốt nghiệp, bản thân được sự giúp đỡ,chỉ bảo tận tình của cô giáo ( giáo viên hướng dẫn viết đề tài)

Trong thời gian thực tập tại cơ quan và quá trình viết đề tài tốt nghiệp, dobản thân lần đầu tiếp xúc với thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tếchưa có, kiến thức còn mang nặng tính lý thuyết nên đề tài sẽ không tránh khỏinhững thiếu sót, kính mong sự góp ý của quý thầy cô và lãnh đạo cơ quan để báocáo thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh tốt hơn

Nhân đây bản thân xin bày tỏ sự biết ơn đến lãnh đạo nhà trường cùng cácthầy cô giáo bộ môn văn thư trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Quảng Nam, đãtrang bị kiến thức cho em trong 2 năm học vừa qua Những thầy cô đã trực tiếptrang bị cho em những kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm quý báu về ngànhHành chính văn thư và xin gởi lời cảm ơn đến cô giáo hướng dẫn viết đề tài tốtnghiệp

Xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo UBND và Văn phòngUBND đã tạo điều kiện giúp đỡ cho bản thân hoàn thành báo cáo tốtnghiệp này

Xin chân thành cảm ơn !

A LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạnthảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần đượcquan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công

cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địaphương Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhấtchứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyếtcông việc của cơ quan mình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tácsoạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực củaquản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quanhành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứngđược yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế -

xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung cònbộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc;văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính;văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnhhưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quảtác động của các cơ quan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tập ởUBND , huyện , tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm hiểu về côngtác soạn thảo văn bản ở UBND xã Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như

năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “Hoạt động

soạn thảo văn bản tại UBND - Thực trạng và giải pháp” Đây cũng là

một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quantrọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại địa phương Do

đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêmtúc nhằm đảm bảo được yêu cầu của nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quátrình thực tập ở UBND

Báo cáo thực tập tốt nghiệp được biên soạn trong thời gian thực tập tạiUBND ; kết cấu đề tài gồm:

A Lời nói đầu.

B Nội dung.

Chương I: Giới thiệu và nét về UBND

Chương II: Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng và giải

pháp

C Kết luận.

là một xã nông nghiệp nằm cách trung tâm huyện 9 km vềphía nam; có chợ là chợ lớn thứ 2 của huyện , đây là nơi tậptrung giao lưu buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các xã cánh trung của huyện Xã códiện tích tự nhiên 19,6 km2, dân số là 12.139 người; 75% dân số của xã sống dựavào nông nghiệp, 25% dân số là tiểu thương và buôn bán nhỏ lẻ khác tập trung chủyếu ở khu vực chợ là một xã có truyền thống cách mạng anhhùng trong chiến đấu, cần cù trong lao động Năm 1986 được nhà nước

phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân".

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND

1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND

- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhândân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thựchiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnhngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địaphương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân,

cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhucầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đườnggiao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định củapháp luật;

+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm

sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sảnxuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trongsản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với câytrồng và vật nuôi;

+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo

vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngănchặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tạiđịa phương;

+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây

dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đìnhđược giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổchức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá

và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phươngtheo quy định của pháp luật;

+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địaphương

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,

sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luậtkhác ở địa phương;

+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của ngườinước ngoài ở địa phương

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiệnchính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhândân ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành

án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hànhchính theo quy định của pháp luật

2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND:

- Văn phòng UBND là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việcquản lý nhà nước tại địa phương Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chứcnăng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo cácđiều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND

- Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theodõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế -

xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện

- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gởi lêncấp trên

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫubáo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấpxã.

- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên

có thẩm quyền giải quyết

- Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và chocông việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã

- Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểuHĐND và UBND theo quy định của pháp luật

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổchức và công dân theo cơ chế " một cửa"

III SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND

Phụ trách kinh tế

Phó Chủ tịch UBND Phụ trách Văn hóa xã hội

Ban

Kinh

tế

Ban CH Quân sự

Ban Địa chính

Ban Công an

Ban XH

VH-Văn phòng UBND

Ban Tư pháp

IV GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công tácquản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

Trong quá trình hoạt động của mình, UBND ban hành các loại vănbản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của

cơ quan và xã hội

UBND xã là cơ sở để tổ chức thực hiện và vận động nhân dân thực thi phápluật và chủ trương chính sách của Đảng Song nhiều văn bản mới của Trung ương,tỉnh ban hành địa phương không nhận được, khi nhận được chưa thực hiện thì cácvăn bản mới lại ban hành thay thế Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện lạithiếu và nếu có thì không kịp thời nên dẫn đến địa phương thường gặp khó khăntrong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện

Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ còn thiếu, chưa đápứng được yêu cầu thực tế hiện nay Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại cơ quan hiệnnay chủ yếu là dùng sổ, kẹp 3 dây và tủ đựng tài liệu; chưa ứng dụng công nghệthông tin trong công tác lưu trữ

Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đào tạo được đội ngũ cán bộ kế cận nên việc

bố trí cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư- Lưu trữ tại UBND xã chưa đúngvới chuyên môn được đào tạo Cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư - Lưutrữ chủ yếu được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn và làm việc dựa trên kinhnghiệm thực tế là chính nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác Văn thư - Lưu trữtại địa phương

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng nói chung, tráchnhiệm của cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng Lãnh đạo UBND xã chỉ đạo,nhắc nhở, điều chỉnh và phân công nhiệm vụ hợp lý cho cán bộ Văn phòng, Vănthư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có thời gian nghiên cứu các vấn đề thuộcchuyên trách chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn phòng và Văn thư

Căn cứ vào các văn bản luật, văn bản hướng dẫn của cấp trên và dựa vào tìnhhình thực tế tại địa phương, UBND xã họp chung UBND và riêng bộ phận Vănphòng để rút kinh nghiệm trong việc tham mưu, soạn thảo văn bản và ban hành vănbản Từ đó rút kinh nghiệm để sửa đổi ban hành văn bản đúng theo thể thức quyđịnh của Nhà nước

Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác quản lý Nhànước và nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ do tỉnh, huyện mở Đồng thời UBND xã cònban hành quy định về công tác quản lý, ban hành văn bản thuộc thẩm quyền UBNDcấp xã Ngoài ra UBND xã còn tổ chức một tổ tiếp dân và tiếp nhận hoàn trả hồ sơ

để giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu

Về cách thức giải quyết công việc: Tất cả các loại công văn giấy tờ đi, đếnđều phải qua bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư là người vào sổ đăng ký, trình ký,chuyển giao theo đúng quy định và trình tự, quy trình giải quyết văn bản Vì vậy,tất cả các công văn, giấy tờ, các lọai đơn thư khi đến cơ quan và do cơ quan banhành đều thực hiện chính xác và đúng quy định

1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng vàonhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng Được sự quan tâm củaUBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính và một sốphương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, tủ đựng

hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn

thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với Văn

phòng cấp xã

2 Tình hình thực hiện công tác Văn thư ở cơ quan:

Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã

đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước rấtlớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật củaNhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các vănbản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương Với mục tiêu làphục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương và côngtác quản lý điều hành của UBND xã

Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại vănbản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý mọimặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN.

1 Khái niệm của văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đếnchủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực

cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức vànội dung khác nhau

2 Những yêu cầu về nội dung:

-Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đíchmục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề Văn bảnnày ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? kết quảcủa việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản

-Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thôngtin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bảnphải được xử lý và đảm bảo chính xác

+ Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục chặtchẽ

+ Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức

+ Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính

+ Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản

- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp vớitrình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởngđến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản

- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thểhiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánhđịa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hànhđúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp luật

- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợpđúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản đượcthi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa

là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điềukiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó

+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằmxác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể

+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu của văn bản

+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu cơ quan, tổ chức

+ Nơi nhận

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sungtrong những trường hợp cụ thể

* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

11 1 2

3 5b

4 5a

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a,7b,7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền

8 : Dấu cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản pháp hành

14 : Địa chỉ cơ quan

Như vậy hoạt động soạn thảo văn bản cần thực hiện đúng những quy địnhtrên đây chính là cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng giảipháp tại UBND

II THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND

1 Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND

1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.

Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật(QPPL) ở luôn được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương quan tâmchỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật

và có tính khả thi cao Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu choUBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này Nhìn chung, công tácxây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có những chuyển biến tích cực, được Phòng

Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối năm

Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL củaUBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban hành

cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với các vănbản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước trên địabàn Các ý kiến thẩm định đã được Văn phòng UBND xã nghiêm túc nghiên cứu,tiếp thu trong quá trình soạn thảo Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ,chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương Do đó, văn bản QPPL khiban hành được thực hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của các ngành, cấphuyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít Từ năm 2008 đến năm

2011, UBND xã ban hành 29 văn bản QPPL các loại; trong đó có 17 Quyết định và

12 Chỉ thị

Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn bảnQPPL trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: việc đăng ký xây dựngvăn bản QPPL của một số ngành còn thụ động, chưa sát với yêu cầu quản lý nhà

nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuyển sang năm sau hoặckhông được ban hành;

Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản,

sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của cấp trênhoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo, chưa đảm bảo thểthức và kỹ thuật trình bày

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do một số đơn vị, địa phươngchưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác xây dựng, ban hành văn bảnnên chưa chủ động đăng ký việc xây dựng, ban hành văn bản QPPL thuộc lĩnh vựcquản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu tư thời gian, bố trí cán bộ hợp lý cho công tácxây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự thảo đơn giản, nội dung chungchung, sơ sài

Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn thảo, banhành chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình thức.Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo, xây dựng văn bản QPPL trình độchuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế

Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một sốnội dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối vớicông tác này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác vănbản Đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành văn bảnQPPL của HĐND, UBND; các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và Quyết địnhcủa UBND các cấp ban hành Quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành vănbản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các cấp để tạo sự thống nhất trong quy trìnhban hành văn bản

1.2 Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản

cá biệt.

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã

cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạnthảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết cáccông việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đóthông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, được ban hànhtheo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và

là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng UBND

Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc choThường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủyếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xãthường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt),thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, côngvăn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm

vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo,hướng dẫn cán bộ Văn phòng -Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạnthảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra cácquyết định hành chính…