LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
S Ự CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng cấu thành sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất Việc giảm chi phí nguyên vật liệu, cả về mức tiêu hao và đơn giá, sẽ có ảnh hưởng tích cực đến giá thành công trình hoàn thành Điều này đồng nghĩa với việc giảm chi phí nguyên vật liệu sẽ giúp hạ giá thành sản xuất mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
Nguyên vật liệu đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất, được xem là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn và là vốn lưu động trong doanh nghiệp Quản lý nguyên vật liệu không chỉ là quản lý vốn kinh doanh mà còn là quản lý tài sản của doanh nghiệp Việc tổ chức và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý là cần thiết cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành xây lắp, để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ.
Nguyên vật liệu trong ngành xây lắp rất đa dạng và phong phú, với nhiều chủng loại và tính chất kỹ thuật khác nhau Mỗi loại nguyên vật liệu đảm nhận những vai trò và công dụng riêng biệt, góp phần quan trọng vào quá trình xây dựng.
Nguyên vật liệu trong luận văn tốt nghiệp về quá trình sản xuất đóng vai trò quan trọng, với những đặc điểm riêng biệt so với các loại tài sản khác Chúng chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh cụ thể, và toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển giao hoàn toàn vào chi phí kinh doanh trong kỳ đó.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu có thể bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn, dẫn đến việc giá trị của sản phẩm được hình thành từ việc chuyển dịch toàn bộ nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp xây lắp
Quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học và hiệu quả là yêu cầu thiết yếu cho mọi doanh nghiệp xây lắp Để đảm bảo quá trình thi công diễn ra liên tục, cần cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu về số lượng, đúng thời gian, và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Các doanh nghiệp xây lắp cần tổ chức quản lý hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ để tiết kiệm chi phí và giảm giá thành sản phẩm Việc này bao gồm các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, nhằm ngăn ngừa mất mát và tránh lãng phí Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Ta có thể xem xét quản lý nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau :
Khâu thu mua cần được quản lý chặt chẽ về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua Đồng thời, cần lập kế hoạch mua sắm đúng tiến độ và thời gian phù hợp với kế hoạch thi công của doanh nghiệp.
Để đảm bảo nguyên vật liệu không bị hư hỏng hay mất mát, cần tổ chức kho chứa và bến bãi một cách hợp lý, đồng thời trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản Việc thực hiện đúng chế độ bảo quản theo yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu là rất quan trọng.
Doanh nghiệp xây lắp cần xác định định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục Việc này giúp tránh gián đoạn do cung ứng, đồng thời ngăn chặn tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm nguyên vật liệu, từ đó ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình.
Khâu sử dụng nguyên vật liệu yêu cầu thực hiện tiết kiệm và hợp lý dựa trên định mức dự toán chi phí, nhằm giảm thiểu tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Việc này không chỉ giúp tăng thu nhập mà còn tích lũy cho doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng cũng như sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để quản lý nguyên vật liệu xuất dùng hiệu quả, cần phân loại theo từng đối tượng như hạng mục công trình hoặc công trình cụ thể Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên và bộ phận trong Xí nghiệp là rất quan trọng Hơn nữa, quy định hình thức thưởng phạt cụ thể cho các cá nhân liên quan sẽ nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp tính toán và kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả Công cụ này không chỉ hỗ trợ trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh mà còn đảm bảo tính chủ động về tài chính cho doanh nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp Để thực hiện tốt những việc này, kế toán trong doanh nghiệp xây lắp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Đánh giá nguyên vật liệu cần tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa yêu cầu quản lý của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán và sổ sách là cần thiết để áp dụng các phương pháp kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp, nhằm ghi chép, phân loại và tổng hợp số liệu về tình hình hàng tồn kho hiện có.
K Ế TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
1.3.1 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho Mục tiêu của việc này là theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị của từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu, từ đó phản ánh tình hình biến động của chúng.
Các doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống chứng từ và mở sổ kế toán chi tiết về vật liệu để nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời cho các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư hàng hóa Người lập chứng từ chịu trách nhiệm về tính hợp lý và hợp pháp của các tài liệu này Tất cả chứng từ liên quan đến vật liệu cần được luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, nhằm đảm bảo việc ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời cho các bộ phận, cá nhân liên quan.
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chế độ chứng từ kế toán quy định rằng các chứng từ kế toán liên quan đến vật liệu bao gồm các tài liệu cần thiết để ghi nhận và quản lý thông tin về vật liệu trong doanh nghiệp.
- Phiếu nhập kho – Mẫu 01- VT
- Phiếu xuất kho – Mẫu 02 - VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa – Mẫu 03-VT
- Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ - Mẫu 04 - VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu 05- VT
- Bảng kê mua hàng – Mẫu 06 - VT
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ - Mẫu 07- VT
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Mẫu 01GTKT - 3LL
- Hóa đơn bán thông thường - Mẫu 02 GTKT - 3LL
* Sổ chi tiết nguyên vật liệu:
Tùy vào phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà doanh nghiệp áp dụng có thể sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau:
- Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công cụ quan trọng trong quản lý tài chính Ngoài các sổ kế toán cơ bản, doanh nghiệp có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất và bảng kê lũy kế tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Những bảng kê này giúp đơn giản hóa và tăng tốc quá trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết
Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Phương pháp thẻ song song.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư.
Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một phương pháp khác nhau tùy thuộc vào loại hình, quy mô, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mỗi phương pháp quản lý kho đều có ưu nhược điểm riêng, nhưng đều có điểm chung là thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi nhận tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư Mỗi chứng từ sẽ được ghi một dòng vào thẻ kho, và thẻ này được mở cho từng loại vật tư cụ thể Cuối tháng, thủ kho cần tổng hợp số liệu nhập, xuất và tính toán số tồn kho theo từng loại vật tư Định kỳ, thủ kho cũng phải gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại cho phòng kế toán.
* Phương pháp ghi thẻ song song
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư hàng hóa, dựa trên chỉ tiêu số lượng.
Thẻ kho được lập bởi kế toán với các thông tin như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số vật liệu, sau đó được giao cho thủ kho để thực hiện hạch toán Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho, với mỗi chứng từ được ghi trên một dòng riêng Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng loại vật tư lên phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho theo số lượng và giá trị của từng loại vật liệu Cuối tháng, họ tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết, lập bảng kê nhập, xuất, tồn và tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết với thẻ kho Đồng thời, họ cũng so sánh số liệu tổng cộng trên bảng kê với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Phương pháp ghi thẻ song song
Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra:
- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán gặp phải nhược điểm là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, dẫn đến khối lượng ghi chép lớn Thêm vào đó, việc kiểm tra đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế khả năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,
Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Bảng kê nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu
Chứng từ nhập nguyên vật liệu
Chứng từ xuất nguyên vật liệu
Chứng từ xuất nguyên vật liệu
Chứng từ nhập nguyên vật liệu
Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Bảng kê nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ xuất nguyên vật liệu
Chứng từ nhập nguyên vật liệu
Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Bảng kê nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Luận văn tốt nghiệp độ của cán bộ kế toán còn hạn chế.
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu tại các kho trong suốt cả năm Mỗi tháng, kế toán chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng Để cập nhật số liệu vào sổ đối chiếu, kế toán cần lập các bảng kê nhập và xuất dựa trên các chứng từ định kỳ do thủ kho cung cấp.
Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi cả số lượng và giá trị hàng hóa Cuối tháng, cần kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu
Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Việc ghi chép tồn kho hiện tại gặp phải một số nhược điểm, như sự trùng lặp thông tin giữa thủ kho và kế toán về chi tiết và số lượng, cùng với việc kiểm tra đối chiếu còn hạn chế Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu và không có nhân viên kế toán chuyên trách cho việc ghi chép chi tiết vật liệu, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
* Phương pháp sổ số dư
Tại kho, việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho không chỉ dựa vào thẻ kho mà còn sử dụng sổ số dư để ghi nhận số lượng vật tư tồn kho trong suốt năm Cuối mỗi tháng, sổ số dư sẽ được chuyển cho thủ kho, người sẽ căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng loại vật liệu trên thẻ kho để ghi chép Sau đó, thông tin này sẽ được chuyển về phòng kế toán để đảm bảo quản lý chính xác.
Tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu thực hiện kiểm tra và hoàn thiện chứng từ, ghi chép vào bảng kê nhập và xuất nguyên vật liệu Cuối tháng, dựa trên số liệu từ các bảng kê, kế toán tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn Dựa vào số dư của thủ kho, kế toán tính toán giá trị nguyên vật liệu trong kỳ Việc kiểm tra đối chiếu dựa vào số tiền tồn kho trên sổ dư và số liệu kế toán tổng hợp.
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng:
Sơ đồ 3: Phương pháp sổ số dư
- Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm khối lượng được ghi chép, công việc được tiến hành.
K Ế TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU 22 1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 22
Kế toán tổng hợp là quá trình sử dụng tài khoản và sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán một cách tổng quát.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động và thuộc nhóm hàng tồn kho trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong kế toán Mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương thức kiểm kê khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu mà họ sử dụng.
Nhiều doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa theo từng nghiệp vụ nhập và xuất kho, trong khi một số doanh nghiệp khác chỉ tiến hành kiểm kê một lần vào cuối tháng.
Trong kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho, có hai phương pháp hạch toán chính là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho cho phép ghi chép liên tục việc nhập xuất nguyên vật liệu dựa trên chứng từ nhập xuất kho, qua đó cập nhật tài khoản nguyên vật liệu (TK 152) Giá trị nguyên vật liệu xuất kho được xác định từ các chứng từ xuất kho đã được phân loại theo đối tượng sử dụng, giúp ghi chép chính xác vào các tài khoản và sổ kế toán Phương pháp này mang lại độ chính xác cao, cho phép xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, đồng thời phản ánh chính xác số lượng hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu.
Nhược điểm: Phương pháp này có khối lượng công việc lớn, tốn nhiều thời gian.
* Tài khoản sử dụng: Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 152, TK 151, TK 331, TK 133
- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK 152 cho phép mở các tài khoản cấp 2, giúp kế toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu theo phân loại kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
TK 1524 - Phụ tùng thay thế
TK 1525 - Thiết bị xây dựng
TK 1528 - Vật liệu khác cho phép các doanh nghiệp mở rộng chi tiết từ tài khoản cấp 2 tới các tài khoản cấp 3, cấp 4, và hơn thế nữa, giúp quản lý các nhóm nguyên vật liệu theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
TK 151 - Hàng mua đang đi đường thể hiện giá trị vốn của các loại vật tư và hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán, hoặc đã đồng ý thanh toán nhưng chưa nhập kho vào cuối kỳ Đồng thời, tài khoản này cũng ghi nhận số hàng đang trên đường về nhập kho từ kỳ trước trong kỳ này.
TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ phản ánh các khoản thuế GTGT mà doanh nghiệp đã khấu trừ, đang khấu trừ và còn có thể khấu trừ Tài khoản này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế theo quy định hiện hành.
TK 133 có hai tài khoản cấp 2:
+ TK 1331: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá, dịch vụ.
+ TK 1332: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của tài sản cố định.
TK 331 - Phải trả cho người bán thể hiện mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp hoặc người nhận thầu đối với các khoản vật tư, hàng hóa, và dịch vụ lao vụ theo hợp đồng Tài khoản này là yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch thương mại.
Luận văn tốt nghiệp theo dõi cho từng đối tượng cụ thể (từng người bán, người nhận thầu ) để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 128, TK 141,TK 138, TK 411, TK 621, TK
Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
(1) Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài.
(2) Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho.
(3) Nguyên vật liệu tăng do cấp phát, tặng, thưởng, góp vốn liên doanh.
(4) Nguyên vật liệu thừa trong định mức phát hiện khi kiểm kê.
(5) Nguyên vật liệu thừa phát hiện qua kiểm kê chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý.
(6) Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu.
(7) Vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, không dùng hết nhập lại kho.
(8) Tăng do vật liệu tự chế không thuê ngoài gia công chế biến.
(9) Xuất nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơ bản.
(10) Xuất nguyên vật liệu cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp, quản lý ở các đội.
(11) Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn nhà cửa, vật kiến trúc.
(12) Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh.
(13) Xuất nguyên vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến.
(14) Nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê.
(15) Nguyên vật liệu mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng, trả lại.
(16) Xuất bán trực tiếp, gửi bán.
(17a) Đánh giá giảm nguyên vật liệu.
(17b) Đánh giá tăng nguyên vật liệu.
1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ không cung cấp thông tin liên tục về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trong tài khoản nguyên vật liệu (TK 152) Các tài khoản này chỉ ghi nhận giá trị thực tế của vật tư tồn kho vào đầu kỳ và cuối kỳ.
Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không dựa vào chứng từ xuất kho mà dựa vào trị giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ, trị giá mua trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ Do đó, tài khoản tổng hợp không phản ánh giá trị xuất dùng cho từng đối tượng hay nhu cầu xuất dùng khác nhau, và cũng không cho biết số lượng mất mát hay hư hỏng (nếu có) Vì lý do này, phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.
Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ không dùng TK 152,
TK 151 được sử dụng để theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu trong kỳ, đồng thời chuyển giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ vào TK 611 – Mua hàng.
- TK 611 “Mua hàng” : dùng để phán ánh tình hình nhập, xuất vật liệu
TK 611 cuối kỳ không có số dư và gồm 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu + TK 6112-Mua hàng hóa.
Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Tk 222, 223 Thu hồi vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
TK 1381 NVL thiếu khi kiểm kê
Nhập kho NVL do mua ngoài TK 133
TK151, 152 K/C NVL tồn cuối kỳ
TK: 111, 112, 331 Chiết khấu thương mại
Hàng mua, hàng trả giảm
641, 642 Trị giá NVL Xuất dùng cho động sản xuất kinh doanh trong kỳ
Giảm thuế GTGT hàng mua
Nhập kho NVL do nhập khẩu
TK133 Thuế nhập Thuế GTGT hàng nhập khẩu
TK 411 Nhập kho NVL do Nhận vốn góp liên
Nhập kho NVL do tự
Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
1.4.3 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu
Sổ kế toán là công cụ quan trọng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu trữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến doanh nghiệp, theo nội dung và trình tự thời gian.
Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về sổ kế toán theo Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005, cùng với các văn bản hướng dẫn liên quan để đảm bảo thực hiện đúng các quy định trong lĩnh vực kinh doanh.
T ỔNG QUAN VỀ X Í NGHIỆP 9 - C HI NHÁNH T ỔNG CÔNG TY 319 - BQP 31
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp 9
Công ty xây dựng 319 có tiền thân là chính là Sư đoàn 319 – Quân khu
Sư đoàn 319 được thành lập theo quyết định số 231/QĐ-QP ngày 7/3/1979 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, với nhiệm vụ chính là huấn luyện quân dự bị động viên và thi công các công trình quân sự như hầm hào và bến cảng Đến những năm 1980, theo quyết định số 579/QĐ - QP ngày 27/9/1980, Sư đoàn 319 đã chuyển hướng sang hoạt động kinh tế, tham gia xây dựng nhà máy nhiệt điện Phả Lại và các công trình khác của Nhà nước trong kế hoạch 1980-1985.
Theo quyết định số 351/QĐ-QP ngày 27/7/1993 Công ty 319 được thành lập theo nghị định số 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ Trưởng (nay gọi là Chính Phủ).
Thực hiện nghị quyết số 06/NQĐUTW ngày 10/1/1995 của Đảng uỷ Quân sự Trung ương về việc sắp xếp lại cấc đơn vị quân đội làm kinh tế.
Công ty xây dựng 319 được thành lập theo quyết định số 564/QĐ-QP ngày 22/4/1996, với 12 đơn vị thành viên trải dài từ Bắc vào Nam Là một doanh nghiệp xếp hạng 1, công ty đã được Chủ tịch Nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam phong tặng danh hiệu “Anh hùng lao động” trong thời kỳ đổi mới Từ khi thành lập cho đến nay, công ty vẫn giữ nguyên tên gọi Công ty xây dựng 319.
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 9 - CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY 319 - BQP
N HẬN XÉT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI X Í NGHIỆP 9
Xí nghiệp 9 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, vì vậy nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, do đó giảm chi phí này là biện pháp hiệu quả để hạ giá thành sản xuất và nâng cao khả năng cạnh tranh Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt, Xí nghiệp 9 cần sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, vừa giảm chi phí sản xuất vừa đảm bảo chất lượng công trình.
Sau thời gian tìm hiểu thực tế về công tác nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 9, tôi nhận thấy rằng công tác quản lý và hạch toán của công ty có nhiều ưu điểm cần được phát huy Những điểm mạnh này bao gồm quy trình quản lý hiệu quả, khả năng kiểm soát chi phí tốt và sự minh bạch trong hạch toán, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa nguồn lực.
Trong gần mười năm xây dựng và phát triển, Xí nghiệp 9 - Chi nhánh Tổng công ty 319 đã nỗ lực vượt qua nhiều khó khăn, từ việc doanh thu không đủ bù đắp chi phí và nợ đọng lớn Hiện nay, công ty đã khắc phục những thách thức này, với doanh thu tăng trưởng liên tục qua các năm và cơ sở vật chất ngày càng hiện đại Tập thể cán bộ công nhân viên luôn cố gắng học hỏi và tiếp thu công nghệ mới để nâng cao hiệu quả công việc.
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường, đạt nhiều thành tựu nổi bật trong lĩnh vực sản xuất và thi công Công ty không ngừng nỗ lực cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên, thể hiện cam kết phát triển bền vững.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty đã hoàn thành nhiều công trình quan trọng, góp phần vào nền kinh tế quốc dân Thành công này là nhờ nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là các cán bộ phòng Tài chính - Kế toán Để đáp ứng sự lớn mạnh của công ty, hệ thống kế toán đã được cải tiến liên tục, phù hợp với sự thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty đã xây dựng một đội ngũ kế toán viên trẻ, năng động và có kinh nghiệm, luôn áp dụng chế độ kế toán hiện hành kịp thời Nhân viên trong phòng kế toán được phân công công việc cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ của từng người, tạo điều kiện để phát huy và nâng cao năng lực Điều này góp phần hình thành một bộ máy kế toán gọn nhẹ, chặt chẽ và khoa học, tận dụng tối đa khả năng của nhân viên, hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế và tổ chức sản xuất một cách hiệu quả.
Chi nhánh Tổng Công ty 319 - BQP đặc biệt chú trọng đến việc hạch toán nguyên vật liệu, bắt đầu từ các chứng từ ban đầu và tuân thủ các quy định chặt chẽ Các chứng từ được lập kịp thời với nội dung rõ ràng, sổ sách được theo dõi và lưu giữ hợp lý, không bị chồng chéo Kế toán công ty tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo từng công trình và hạng mục công trình, với sự ghi chép rõ ràng theo tháng và quý Đồng thời, việc theo dõi và ghi chép được thực hiện thường xuyên qua các chứng từ như phiếu nhập kho, hóa đơn (GTGT) và các loại sổ sách khác, phản ánh đúng thực trạng.
Chi nhánh Tổng Công ty 319 - BQP đang quản lý 83 trạng biến động nguyên vật liệu Hạch toán vật liệu tổng hợp được chia thành hai phần chính: hạch toán vật liệu nhập và hạch toán vật liệu xuất.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song không chỉ phù hợp với công ty mà còn tương thích với trình độ của kế toán viên và thủ kho Phương pháp này giúp theo dõi và đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán một cách nhanh chóng và dễ dàng Đồng thời, nó đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, giúp tiến độ và kế hoạch được thực hiện đúng hạn.
Công tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện hiệu quả từ các giai đoạn mua sắm, dự trữ, bảo quản cho đến sử dụng, đảm bảo tính liên tục và tối ưu trong quy trình sản xuất.
Chi nhánh Tổng Công ty luôn duy trì mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo quá trình xây dựng diễn ra liên tục mà không làm ứ đọng vốn Công ty áp dụng phương pháp xuất thẳng trong việc nhập và xuất kho, do đó lượng nguyên vật liệu tồn kho không lớn Đặc biệt, công ty sở hữu hệ thống bến bãi dự trữ rộng rãi, thuận tiện cho việc nhập xuất nguyên vật liệu.
Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được phòng vật tư đánh giá tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp trước khi cung ứng Cán bộ phòng vật tư sẽ trực tiếp thực hiện việc mua sắm, đảm bảo số lượng, chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu Nếu là đại diện của đội đi mua, họ cũng phải thực hiện thủ tục xuất nhập kho tại phòng vật tư.
Về việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay Chi nhánh Tổng Công ty
BQP đang triển khai hệ thống Chứng từ ghi sổ dựa trên tài khoản thống nhất mới được ban hành Phương pháp này tích hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, với tất cả các sổ sách được lập theo mẫu chuẩn.
Học viện Tài chính cung cấp hướng dẫn về việc theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ cũng như phân công lao động trong kế toán Bộ sổ kế toán được sử dụng trong hình thức này có thiết kế đơn giản và gọn nhẹ, giúp việc quản lý và sử dụng sổ sách trở nên dễ dàng hơn.
Việc áp dụng phương thức giao khoán trong công tác xây lắp hiện nay rất phù hợp với nền kinh tế thị trường Sau khi ký hợp đồng, công ty sẽ giao khoán cho các đội thi công theo từng hạng mục hoặc công trình cụ thể Phương thức này không chỉ giúp các đội thi công có trách nhiệm hơn với kết quả lao động mà còn khuyến khích họ tăng năng suất Đồng thời, nó cũng tạo điều kiện cho quyền tự chủ trong hạch toán, giúp tổ chức lao động hiệu quả hơn và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành các công trình.
Những mặt còn tồn tại:
M ỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI X Í NGHIỆP 9-C HI NHÁNH T ỔNG CÔNG TY 319
Xí nghiệp 9- Chi nhánh Tổng công ty 319
Qua việc đánh giá chung và chi tiết, có thể thấy rằng quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 9 có những mặt tích cực, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề chưa hợp lý trong hạch toán kế toán Để cải thiện tình hình này, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình hạch toán quản lý nguyên vật liệu, đảm bảo phù hợp với thực tế tại Xí nghiệp 9 và tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành.
Dựa trên yêu cầu cải tiến và tình hình hiện tại của quản lý nguyên vật liệu tại công ty, tôi xin đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy việc giảm chi phí này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu phụ thuộc vào lượng tiêu thụ và giá cả của nguyên vật liệu, đồng thời còn liên quan đến các khâu như thu mua, vận chuyển và bảo quản Để giảm chi phí nguyên vật liệu hiệu quả, Xí nghiệp 9 cần quản lý tốt các khâu này.
*Ý kiến 1: Về quản lý nguyên vật liệu:
Quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 9 hiện nay tương đối chặt chẽ và tuân thủ nguyên tắc nhập xuất, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót Những thiếu sót này dẫn đến lãng phí vật tư, đặc biệt là nguyên vật liệu được chuyển thẳng đến chân công trình nhằm tạo thuận lợi cho việc sử dụng.
Việc bảo quản nguyên vật liệu tại công trường là rất quan trọng, bởi chỗ để nguyên vật liệu thường xuyên thay đổi và việc giao nhận không được kiểm đếm kỹ lưỡng, dẫn đến thất thoát đáng kể Ngoài ra, một số nguyên vật liệu còn để ngoài trời do thiếu kho dự trữ, ảnh hưởng đến chất lượng và gây hao hụt Do đó, cần chuẩn bị đầy đủ nhà kho để chứa nguyên vật liệu và tạo không gian bảo quản thuận tiện cho quá trình thi công Việc kiểm đếm nguyên vật liệu cũng cần được thực hiện chặt chẽ để giảm thiểu thất thoát.
Khâu thu mua: Trong quá trình thi công các công trình công ty sử dụng
Học viện Tài chính nhận thấy rằng việc vận chuyển nguyên vật liệu cho các công trình thi công thường gặp khó khăn do khoảng cách xa, dẫn đến thời gian vận chuyển kéo dài và có nguy cơ mất mát, hư hỏng Nguyên vật liệu chủ yếu được mua từ các nhà cung cấp theo hợp đồng kinh tế, do đó, việc đảm bảo cung cấp liên tục cho các công trình là một thách thức lớn Để khắc phục tình trạng này, công ty cần lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, năng lực và tình hình tài chính ổn định, nhằm đảm bảo quá trình thi công không bị gián đoạn do thiếu vật tư.
Trong khâu dự trữ, phòng vật tư hiện chỉ có kế hoạch thu mua mà chưa xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, điều này ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất của công ty Để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn, công ty cần duy trì mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý Nếu dự trữ quá nhiều, sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho và bảo quản, trong khi một số nguyên vật liệu nếu để lâu có thể hư hỏng hoặc giảm chất lượng.
Nếu mức dự trữ nguyên vật liệu quá thấp, khi giá cả tăng cao hoặc nguyên vật liệu trở nên khan hiếm, sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chi phí sản xuất và tiến độ thi công Do đó, phòng kế hoạch và phòng vật tư cần phối hợp chặt chẽ để xác định mức dự trữ phù hợp, đồng thời nghiên cứu sự biến động giá cả trên thị trường nhằm đảm bảo tính chủ động trong mọi tình huống.
Trước khi tiến hành mua vật liệu, công ty cần lập kế hoạch sản xuất cho tương lai và xác định lượng vật liệu cần thiết Để thực hiện điều này, cần thực hiện một số bước quan trọng.
-Lập dự toán nguyên vật liệu bao gồm các nội dung sau:
+Dự toán khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần cho sản xuất trong kỳ.
Để lập dự toán khối lượng nguyên vật liệu cần mua vào cho kỳ tới một cách chính xác, công ty cần phân tích tình hình cung cấp và tổng khối lượng nguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ trước Việc này sẽ giúp xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
Trong kỳ này, có 89 sở dự toán được đề cập Việc phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất là một nghiên cứu quan trọng về yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất.
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp nhận nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau Để đánh giá tình hình cung cấp nguyên vật liệu, cần xem xét khối lượng thực tế theo giá kế hoạch, thay vì giá thực tế Phân tích vấn đề này cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu.
Công thức tính như sau:
Tvt : Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu
Vli: Số lượng thực tế cung cấp về từng loại nguyên vật liệu
Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp về từng loại nguyên vật liệu gki: Đơn giá kế hoạch cung cấp từng loại nguyên vật liệu
Theo báo cáo tháng 3 năm 2013 tại Xí nghiệp 9 có tình hình cung cấp nguyên vật liệu như sau:
Tên vật liệu ĐVT Đơn giá kế hoạch
Kế hoạch Thực tế Tổng số Tăng giảm
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp
Qua bảng số liệu trên ta sẽ tính được tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng số nguyên vật liệu cho 3 loại xi măng trên:
Kết luận: Doanh nghiệp đã vượt kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, cho thấy sự đảm bảo tốt về nguồn cung Tuy nhiên, nếu tỷ lệ hoàn thành dưới 100%, công ty cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng Ngoài ra, chỉ tiêu Hệ số quay kho vật tư thực tế so với kế hoạch cũng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.
Hệ số quay kho vật tư = Giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ
Giá trị vật tư bình quân tồn kho
Hệ số này càng lớn thì số vốn lưu động quay càng nhiều, điều đó chứng tỏ hiệu quả sử vốn càng cao.
*Ý kiến 2: Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu.
Hiện tại, công ty đang phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu, nhưng chưa chi tiết theo công dụng cụ thể của từng loại Phương pháp phân loại này gây khó khăn trong việc quản lý và kế toán nguyên vật liệu, vì nó không phản ánh rõ ràng công dụng của từng loại nguyên vật liệu.
Nhất là hiện nay trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, thì việc mở sổ danh điểm là hết sức cần thiết.
Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định quan trọng, trong đó mỗi loại vật liệu được gán một ký hiệu riêng biệt bằng hệ thống chữ số và chữ cái, thay thế cho tên gọi, quy cách và kích cỡ Hệ thống này cần đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp Xí nghiệp 9, thuộc ngành xây dựng cơ bản, có thể phân chia nguyên vật liệu thành nhiều nhóm, mỗi nhóm lại bao gồm nhiều loại khác nhau Do đó, xí nghiệp có thể sử dụng ký hiệu và tài khoản cấp 1, cấp 2 để phân loại, kết hợp với chữ cái để chỉ định tên vật tư cụ thể.
Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty hiện nay có thể được phân chia thành các loại:
