NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Các khái niệm (1)
Dữ liệu là tập hợp các kí tự, văn bản, chữ, số, hình ảnh, âm thanh, hoặc video chưa được tổ chức và xử lý, do đó chưa mang lại ý nghĩa cụ thể.
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và tổ chức trong một bối cảnh cụ thể, nhằm mang lại giá trị và ý nghĩa cho người sử dụng.
Ví dụ: Trong một phòng khám bệnh, bác sỹ đo thân nhiệt của một em bé và ghi trong phiếu khám:
Thông tin: Em bé đang bị sốt cao
Hệ thống thông tin là một cấu trúc tiếp nhận và xử lý dữ liệu, biến các yếu tố đầu vào thành sản phẩm thông tin đầu ra.
Môi trường mạng là không gian nơi thông tin được cung cấp, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua hạ tầng thông tin.
Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị thiết yếu cho việc sản xuất, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số Hệ thống này bao gồm mạng viễn thông, mạng internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kết nối và quản lý thông tin hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu được sắp xếp và tổ chức một cách khoa học, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông tin thông qua các phương tiện điện tử.
- Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu
- Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử
Phương tiện điện tử là những thiết bị hoạt động dựa trên các công nghệ như điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học và điện từ.
Hồ sơ là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, thường có những đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan hoặc tổ chức phát hành, thời gian, và các thông tin khác Hồ sơ giúp theo dõi và giải quyết công việc trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
- Khung phân loại hồ sơ: Là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực.
Phần mềm nén và giải nén Winrar/Winzip
WinRAR và WinZip là những ứng dụng nén và giải nén tệp tin phổ biến trên máy tính, giúp chuyển đổi các tập tin lớn thành kích thước nhỏ hơn Chúng cho phép người dùng dễ dàng giải nén để khôi phục lại tệp tin gốc mà không làm thay đổi dữ liệu.
Trong môi trường văn phòng, nén và giải nén tập tin, thư mục dữ liệu là hoạt động phổ biến, giúp quản lý và chia sẻ dữ liệu hiệu quả hơn Việc này không chỉ tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn làm cho quá trình truyền tải dữ liệu trở nên nhanh chóng và thuận tiện, thay vì phải xử lý nhiều tập tin cồng kềnh.
2.1 Nén thư mục hoặc tập tin
Nhấp phải chuột lên thư mục hay tập tin muốn nén Một hộp thoại hiển thị, ta lựa chọn một trong các chức năng cơ bản sau:
+ Add to archive : Mở chương trình Winrar để tạo tập tin nén với nhiều lựa chọn khác
+ Add to "tên_tập_tin.rar" : Tạo thêm tập tin nén, đặt tên theo chế độ ngầm định của chính đối tượng được chọn
2.2 Giải nén thư mục, tập tin
Cách 1: Giải nén có lựa chọn
- Bước 1: Mở chương trình Winrar
- Bước 2: Chọn tập tin và thư mục cần giải nén
- Bước 3: Nhấn vào nút Extract to
- Bước 4: Chọn vị trí lưu tập tin, thư mục được giải nén và nhấp OK để hoàn thành việc giải nén.
Hình 1.2 Giải nén tập tin
Hình 1.1 Nén tập tin hoặc thư mục
Nhấp phải chuột vào tập tin nén và chọn một trong các chức năng sau:
- Extract Files : Lưu thông tin giải nén vào địa chỉ tùy chọn, chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu
- Extract here: Giải nén tại địa chỉ đang lưu tập tin nén (cùng địa chỉ)
- Extract to tên_tập_tin: Chương trình tự động tạo thư mục lấy tên ngầm định theo tên tập tin nén và giải nén
* Lưu ý: Nếu thư mục, tập tin nén được bảo vệ, cần xác nhận mật khẩu để thực hiện việc giải nén.
Tìm kiếm và tải thông tin trên máy tính
Google là một ứng dụng tìm kiếm trực tuyến nổi tiếng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin qua nhiều hình thức như tìm kiếm ký tự, giọng nói và hình ảnh Công cụ này hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt Để sử dụng Google, người dùng có thể truy cập vào website http://www.google.com/ hoặc http://www.google.com.vn/.
Hình 1.3 Giải nén tập tin
Bước 1: Nhập từ khoá muốn tìm trong hộp tìm kiếm
Để thực hiện tìm kiếm trên Google, bạn chỉ cần nhấn nút lệnh Tìm hoặc phím Enter trên bàn phím Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị nhiều liên kết đến các trang web có chứa từ khóa, và bạn chỉ cần nhấp chuột vào liên kết để truy cập thông tin cần tìm.
* Lưu ý: Nếu nhấn vào nút Xem trang đầu tiên tìm được thì Google sẽ tìm và tự động mở trang Web đầu tiên trong kết quả tìm kiếm
3.1.2 Tìm kiếm nâng cao Để cho ra kết quả tìm kiếm chính xác hơn, Google còn cho phép sử dụng các thông số và điều kiện chọn lọc kèm theo từ khóa
3.1.2.1 Loại bỏ một từ nào đó ra khỏi kết quả tìm kiếm
Google sẽ tìm tất cả các trang web có chứa từ khóa cần tìm nhưng không có từ bị loại bỏ
Cú pháp: từ khóa - từ
Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm từ khoá “vi tính –máy”
Kết quả tìm kiếm sẽ là các trang web có từ khóa “vi tính” nhưng không có từ “máy”
3.1.2.2 Phải có một từ nào đó ra trong kết quả tìm kiếm
Google sẽ tìm tất cả các trang web có chứa từ khóa cần tìm và bắt buộc phải có thêm từ bắt buộc
Cú pháp: từ khóa +từ
Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm từ khoá “vi tính +máy”
Kết quả tìm kiếm sẽ là các trang web có từ khóa vi tính và có từ máy 3.1.2.3 Rút gọn từ khóa cần tìm
Trong trường hợp từ khoá quá dài, Google cho phép dùng ký tự đại diện cho một ký tự, nhiều ký tự hoặc nhiều từ khóa
Cú pháp: Từ khóa * từ khóa
Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google từ khoá “máy * tính”
Kết quả tìm kiếm sẽ là các trang có từ khóa “máy vi tính”
3.1.2.4 Tìm chính xác từ khóa
Google sẽ cho ra các kết quả có chính xác từ khóa được chỉ định
Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google từ khoá "máy tính"
Google sẽ cho ra kết quả là máy tính
3.1.2.5 Tìm kiếm bằng giọng nói
Bước 1: Tại hộp tìm kiếm, nhấn nút lệnh tìm kiếm bằng giọng nói
Bước 2: Nói từ khoá muốn tìm kiếm vào hộp ghi Google sẽ cho ra nhiều kết quả tìm kiếm
3.1.2.6 Tìm kiếm bằng hình ảnh Để sử dụng công cụ tìm kiếm bằng hình ảnh của Google, ta truy cập vào website https://images.google.com/
Bước 1: Nhấp chọn lệnh tìm kiếm bằng hình ảnh
Bước 2: Hộp thoại tuỳ chọn hiển thị gồm 2 chức năng như sau:
Hình 1.4 Tìm kiếm bằng giọng nói
Chức năng Dán URL của hình ảnh cho phép người dùng tìm kiếm hình ảnh dựa trên đường dẫn web cụ thể Để sử dụng, bạn chỉ cần nhập đường dẫn trang web của hình ảnh mà bạn muốn tìm kiếm.
- Tải ảnh lên: Chọn hình ảnh muốn sử dụng để tìm kiếm, mà hình ảnh này được lưu trên máy tính
Bước 3: Nhấn nút lệnh Tìm kiếm bằng hình ảnh để Google tiến hành tìm kiếm.
Khai thác kết quả tìm kiếm
3.1 Mở kết quả tìm kiếm
Cách 1: Mở ngay trong cửa sổ hiện tại bằng cách kích chọn vào liên kết mong muốn
Cách 2: Mở trong một cửa sổ khác:
- Bước 1: Kích phải chuột tại liên kết mong muốn
- Bước 2: Chọn lệnh Mở đường liên kết bằng cửa sổ mới (Open Link in New window) hoặc Mở đường liên kết trong Tab mới (Open Link in New Tab)
Hình 1.6 Mở kết quả tìm kiếm trong một cửa số khác
Hình 1.5 Tìm kiếm bằng hình ảnh
3.2 Lưu kết quả tìm kiếm
Sau khi Google cung cấp kết quả tìm kiếm, người dùng có thể lưu toàn bộ kết quả dưới dạng file HTML hoặc chỉ sao chép một phần nội dung theo cách thông thường.
3.2.1 Lưu kết quả tìm kiếm dưới dạng HTML
Bước 1: Kích phải chuột tại liên kết muốn lưu, rồi chọn “Lưu liên kết thành …”
Bước 2: Chọn nơi lưu trữ trên máy tính và đặt tên cho file rồi nhấn Save
Hình 1.7 Lưu kết quả tìm kiếm dưới dạng file HTML
Khi có nhu cầu chỉ sử dụng một phần kết quả tìm, ta thực hiện thao tác sao chép nội dung thông thường
Bước 1: Chọn khối văn bản muốn chép
Bước 2: Nhấn tổ hợp Ctrl + C
Bước 3: Mở một chương trình soạn thảo văn bản và dán nội dung vừa sao chép vào văn bản bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Bước 1: Kích phải chuột tại ảnh muốn lưu rồi chọn Lưu hình ảnh thành
Bước 2: Chọn nơi lưu trữ trên máy tính, đặt tên cho hình ảnh và nhấn nút
Save để hoàn thành lưu trữ
Hình 1.8 Lưu hình ảnh tìm kiếm
3.2.4 Tải nội dung dưới dạng file
Nhiều trang web cho phép người dùng tải dữ liệu về máy tính bằng các từ khóa như "Tải về", "Download" hoặc "Tải xuống".
Hình 1.9 Tải tài liệu về máy tính
Một số ứng dụng của Google
Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Google, cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tập tin, thư mục một cách dễ dàng Người dùng có thể nhanh chóng tải dữ liệu từ máy tính lên Google Drive hoặc tạo tài liệu, bảng tính trực tuyến Dữ liệu trên Google Drive có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, và dịch vụ này cung cấp không gian lưu trữ miễn phí lên đến 15GB.
4.1.1 Đăng nhập vào Google Drive Đăng nhập vào Google Drive bằng các cách như sau:
Cách 1: Truy cập trực tiếp vào trang Google Drive http://drive.google.com
- Bước 1: Truy cập bằng tài khoản Google hoặc sử dụng tài khoản Gmail https://accounts.google.com
- Bước 2: Vào biểu tượng rồi chọn
Hình 1.10 Đăng nhập vào Google Drive
4.1.2 Tạo thư mục mới trên Google Drive
Bước 1: Chọn Mới (New) / Thư mục (Folder)
Để tạo thư mục mới trong Drive của bạn, hãy đặt tên cho thư mục và nhấn nút lệnh Tạo Thư mục vừa tạo sẽ xuất hiện trong phần Drive của tôi (My Drive).
Hình 1.11 Tạo thư mục mới trong Google Drive
4.1.3 Tải thư mục/ tập tin từ máy tính lên Google Drive
Bước 2: Hộp thoại hiển thị với có 2 tuỳ chọn chính như sau:
- Tải tệp lên (File upload) : Tải tập tin từ máy tính lên Drive
- Tải thư mục lên (Folder upload) : Tải thư mục lên Drive
Bước 3: Chọn tập tin hoặc thư mục từ máy tính mà bạn muốn tải lên, sau đó nhấn nút Open Dữ liệu sẽ được lưu trữ trong phần "Drive của tôi" sau khi tải lên thành công.
Hình 1.12 Tải thư mục, tập tin từ máy tính lên Google Drive
4.1.5 Chia sẻ tập tin, thư mục trên Google Drive
Bước 1: Nhấn chuột phải trên thư mục, tập tin muốn chia sẻ, sau đó nhấn lệnh Chia sẻ (Share)
Bước 2: Nhập địa chỉ email của người nhận, thêm ghi chú nếu cần, và cấp quyền truy cập cho thư mục hoặc tập tin Các quyền truy cập có thể được lựa chọn như sau:
+ Người xem: Cho phép người nhận được xem nội dung thư mục/tập tin
+ Người nhận xét: Cho phép người nhận được xem và nhận xét về nội dung thư mục, tập tin
+ Người chỉnh sửa: Đây là quyền cao nhất, cho phép người nhận được xem, nhận xét và chỉnh sửa nội dung thư mục/tập tin
Bước 3: Nhấn nút lệnh Gửi (Send) để chia sẻ thư mục, tập tin
Hình 1.13 Chia sẻ tập tin, thư mục trên Google Drive
Google Docs là một trình xử lý văn bản miễn phí, tương tự như Microsoft Word, nhưng được phát triển trên nền tảng đám mây Nó cho phép người dùng làm việc, chia sẻ và cộng tác từ bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng và máy tính cá nhân Để sử dụng Google Docs, người dùng chỉ cần có một tài khoản Google.
4.2.1 Soạn thảo văn bản thông thường
4.2.1.1 Tạo mới một tài liệu
Bước 1: Đăng nhập Google Drive
Bước 2: Chọn Mới (New) / Google tài liệu (Google Docs) / Tài liệu trống (Blank Document)
Hình 1.14 Tạo tài liệu mới trên Google Docs
* Lưu ý: Soạn thảo văn bản trong Google Docs tương tự như soạn thảo văn bản trong Microsoft Word
4.2.1.2 Mở một tài liệu có sẵn
Để mở tài liệu Word đã lưu trên Drive bằng ứng dụng Google Docs, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tài liệu cần mở.
Google Docs, sau đó nhấn chọn lệnh Mở bằng (Open with)/
Hình 1.15 Mở một tài liệu có sẵn trên Google Docs
4.2.1.3 Chia sẻ một tài liệu trực tuyến Google Docs a Chia sẻ một tài liệu đang soạn thảo trên Google
Để chia sẻ một tài liệu đang soạn thảo trên Google Docs cho nhiều người cùng hợp tác, bạn có thể thực hiện các bước sau: cho phép họ chỉnh sửa, điền nội dung thông tin cá nhân và cùng nhau phát triển tài liệu.
- Bước 1: Chọn nút lệnh Chia sẻ (Share)
Bước 2 yêu cầu người dùng đặt tên cho tài liệu trong hộp thoại xuất hiện Sau khi đã hoàn tất việc đặt tên, người dùng có thể nhấn Save để lưu tài liệu hoặc chọn Skip để bỏ qua bước này.
- Bước 3: Tại hộp thoại chia sẻ với người và nhóm (Share with others):
+ Mục Người và nhóm (People and group): Nhập địa chỉ email của những người muốn chia sẻ tài liệu
+ Mục quyền hạn: Chọn các quyền mà những người được chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu
+ Mục Lời nhắn: Nhập lời nhắn cho những người nhận được tài liệu (nếu muốn)
* Lưu ý: Sau khi chia sẻ xong, di chuyển chuột vào nút Chia sẻ (Share), số người được chia sẻ tài liệu này sẽ được hiển thị
Hình 1.16 Chia sẻ tài liệu đang soạn thảo trên Google Docs b Chia sẻ một tài liệu đang lưu trữ trên Drive
Bước 1: Nhấn phải chuột lên tài liệu cần chia sẻ trong ứng dụng Google Docs Sau đó chọn Chia sẻ (Share)
Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ với người và nhóm (Share with others):
- Mục Người và nhóm (People and group): Nhập địa chỉ email của những người muốn chia sẻ tài liệu
- Mục quyền hạn: Chọn các quyền mà những người được chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu
- Mục Lời nhắn: Nhập lời nhắn cho những người nhận được tài liệu (nếu muốn)
Hình 1.17 Chia sẻ tài liệu đang lưu trữ trên Google Drive
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người bạn chia sẻ, chúng ta có thể tải tài liệu này về máy bằng các cách như sau:
Cách 1: Tải tài liệu được lưu trữ trong Google Drive
- Bước 1: Nhấn phải chuột lên tài liệu Google Docs được lưu trữ trong Google Drive, sau đó chọn Tải xuống
- Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu trong máy tính, đặt tên cho tài liệu và nhấn nút Save để hoàn thành việc tải tài liệu
Cách 2: Tải tài liệu được mở trên Google Docs
- Bước 1:Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Dowload) / chọn định dạng muốn tải xuống
- Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu trong máy tính, đặt tên cho tài liệu và nhấn nút Save để hoàn thành việc tải tài liệu
Hình 1.18 Tải tài liệu từ Google Docs về máy tính
4.2.2 Soạn thảo văn bản bằng giọng nói
Microsoft Docs không chỉ hỗ trợ soạn thảo văn bản truyền thống như Microsoft Word, mà còn cho phép người dùng soạn thảo bằng giọng nói với nhiều ngôn ngữ khác nhau, mang lại sự nhanh chóng và thuận tiện trong quá trình làm việc.
- Bước 1: Đăng nhập vào Google Drive
- Bước 2: Tạo một tài liệu Google Docs mới trong Google Drive
- Bước 3: Chọn thẻ Công cụ (Tool)/ Nhập liệu bằng giọng nói (Iput Void)
Bước 4: Khi biểu tượng microphone xuất hiện, hãy chọn ngôn ngữ soạn thảo, sau đó nhấn nút "Nhấp để nói" và đọc nội dung văn bản cần soạn thảo bằng ngôn ngữ đã chọn.
Hình 1.19 Nhập liệu bằng giọng nói trong Google Docs
Google Sheets là ứng dụng xử lý bảng tính trực tuyến tương tự như Microsoft Excel, cho phép người dùng truy cập miễn phí nếu có tài khoản Google Người dùng có thể sử dụng Google Sheets ở bất kỳ đâu trên thế giới với kết nối Internet mà không cần cài đặt phần mềm trên máy tính.
4.3.1 Tạo mới bảng tính trực tuyến Google Sheets
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive
Bước 2: Chọn Mới (New) / Google bảng tính (Google Sheets) / Bảng tính trống (Blank Sheets)
Chọn ngôn ngữ soạn thảo
Hình 1.20 Tạo mới một bảng tính Google Sheets
Bước 3: Soạn bảng tính như trong Excel thông thường
4.3.2 Mở một tài liệu có sẵn
Để mở tài liệu Excel đã lưu trên Drive bằng Google Sheets, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tệp cần mở, sau đó chọn "Mở bằng" và chọn "Google Trang tính".
Hình 1.21 Mở một tài liệu có sẵn trên Google Sheets
4.3.3 Chia sẻ một trang tính trực tuyến Google Sheets
4.3.3.1 Chia sẻ một trang tính đang soạn thảo trên Google
Để chia sẻ một tài liệu đang soạn thảo trên Google Sheets cho nhiều người cùng hợp tác và tiếp tục chỉnh sửa, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chọn nút lệnh Chia sẻ (Share)
Khi hộp thoại xuất hiện, chúng ta cần đặt tên cho tài liệu Sau khi hoàn tất việc đặt tên, nhấn Save để lưu tài liệu hoặc chọn Skip nếu muốn bỏ qua bước này.
- Bước 3: Tại hộp thoại chia sẻ với người và nhóm (Share with others):
+ Mục Người và nhóm (People and group): Nhập địa chỉ email của những người muốn chia sẻ tài liệu
+ Mục quyền hạn: Chọn các quyền mà những người được chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu
+ Mục Lời nhắn: Nhập lời nhắn cho những người nhận được tài liệu (nếu muốn)
Hình 1.22 Chia sẻ tài liệu đang soạn thảo trên Google Sheets
4.3.3.2 Chia sẻ một trang tính đang lưu trữ trên Drive
Bước 1: Nhấn phải chuột lên trang tính cần chia sẻ, sau đó chọn Chia sẻ
Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ với người và nhóm (Share with others):
+ Mục Người và nhóm (People and group): Nhập địa chỉ email của những người muốn chia sẻ tài liệu
+ Mục quyền hạn: Chọn các quyền mà những người được chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu
+ Mục Lời nhắn: Nhập lời nhắn cho những người nhận được tài liệu (nếu muốn)
Hình 1.23 Chia sẻ trang tính đang lưu trữ trên Google Drive
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người bạn chia sẻ, chúng ta có thể tải tài liệu này về máy bằng các cách như sau:
Cách 1: Tải trang tính được lưu trữ trong Google Drive
- Bước 1: Nhấn phải chuột lên trang tính được lưu trữ trong Google Drive, sau đó chọn Tải xuống
- Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu trong máy tính, đặt tên cho trang tính và nhấn nút Save để hoàn thành việc tải tài liệu
Cách 2: Tải trang tính được mở trên Google Sheets
- Bước 1:Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Dowload) / chọn định dạng muốn tải xuống
- Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu trong máy tính, đặt tên cho tài liệu và nhấn nút Save để hoàn thành việc tải tài liệu
Hình 1.24 Tải trang tính đang mở trên Google Sheets
Google Form là ứng dụng giúp người dùng tạo khảo sát trực tuyến một cách dễ dàng Người dùng có thể thiết kế bảng hỏi và gửi qua email cho người tham gia Sau khi nhận được bảng hỏi, người tham gia sẽ điền thông tin và gửi lại cho người soạn thảo Google Form tự động tổng hợp và thống kê kết quả theo từng câu hỏi, cung cấp báo cáo cuối cùng một cách nhanh chóng và tiện lợi.
4.4.1 Tạo mới một Google Form
Bước 1: Đăng nhập vào Google Drive
Bước 2: Chọn Mới (New) / Ứng dụng khác ( Other apps ) / Google biểu mẫu (Google Form)
Bước 3: Tại cửa sổ biểu mẫu mới chúng ta sẽ nhập tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu
Hình 1.25 Tạo biểu mẫu Google Form mới
Bước 4: Để tạo câu hỏi cho biểu mẫu, ta nhấp vào biểu tượng dấu Cộng
Hình 1.26 Tạo câu hỏi mới trong biểu mẫu Google Form
Google cung cấp khá nhiều loại câu hỏi với mục đích khác nhau, dưới dây là giao diện của từng loại câu hỏi:
- Câu hỏi trắc nghiệm: Người dùng chọn một trong các phương án bằng các kích chuột vào nút lựa chọn
- Câu hỏi trả lời ngắn: Người dùng sẽ trả lời trực tiếp vào ô chữ
- Câu hỏi trả lời Đoạn: Người dùng trả lời gõ trực tiếp vào hộp văn bản
- Câu hỏi đa lựa chọn: Người dùng có thể chọn nhiều phương án
- Câu hỏi menu thả xuống: Người dùng chỉ được chọn các đáp án có sẵn mình đưa ra không được lựa chọn các đáp án khác
SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CSDL TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Quản lý công văn
1.1 Thiết lập số quản lý công văn (1)
Sổ quản lý công văn giúp theo dõi công văn đi và đến hàng ngày với các thông tin quan trọng như ngày đến, số thứ tự công văn, số, ngày và nơi ra văn bản, loại công văn (quy định, quyết định…), loại nghiệp vụ liên quan (TD, KT, TTQT…) và nội dung tóm tắt Tùy thuộc vào yêu cầu của từng đơn vị, có thể điều chỉnh một số mục thông tin Phiên bản Microsoft Excel 2007 trở đi cho phép mỗi workbook chứa 255 trang tính, với khả năng lưu trữ lên đến 1.048.576 hàng và 16.384 cột Nếu mỗi tháng đơn vị nhận 1.000 công văn, sẽ mất khoảng 10 năm để ghi hết một trang tính, do đó, nên sử dụng mỗi trang tính để ghi một nhóm công văn nhằm thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này.
1.1.1 Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý (1)
Lập sơ đồ giúp xác định trình tự và thời gian thực hiện các công việc, từ đó biết được tiến độ xử lý và thời gian hoàn thành Nhờ vào sơ đồ, chúng ta cũng dễ dàng xác định vị trí lưu trữ văn bản liên quan.
Hình 2.1 Sơ đồ quản lý văn bản
Bộ phận hành chính văn thư cần ghi chép các văn bản mới vào sổ công văn với tình trạng chưa xử lý Đối với loại văn bản này, cần xác định rõ các thông tin cơ bản như: ngày nhận, loại văn bản, số văn bản, ngày ký, nơi gửi, người ký, nội dung chính và công việc cần thực hiện, cũng như bộ phận phụ trách xử lý.
1.1.1.2 Giao văn bản cho bộ phận xử lý và chờ kết quả
Sau khi tiếp nhận công văn, bộ phận hành chính văn thư sẽ phân phối văn bản cho các bộ phận liên quan để tiến hành xử lý Cần chú ý đến thời gian xử lý theo tiêu chuẩn của từng loại văn bản, nhằm theo dõi thời hạn xử lý và đánh giá tiến độ của bộ phận liên quan, đảm bảo tuân thủ quy định về thời gian xử lý công văn đến.
1.1.1.3 Bộ phận xử lý thực hiện xong
Trong quá trình xử lý, khi có kết quả, bộ phận xử lý sẽ thông báo và gửi kết quả đến bộ phận hành chính văn thư để theo dõi, thông báo hoặc lưu trữ tùy theo nội dung công việc Sau khi hoàn tất, tình trạng công văn sẽ được cập nhật là đã xử lý Kết quả xử lý được phân loại thành 03 loại khác nhau.
- Hoàn thành: nội dung được xử lý 100% và không phát sinh thêm nội dung gì
- Cần bổ sung: cần làm rõ thêm thông tin Khi đó cần ban hành thêm các công văn, văn bản đề nghị bổ sung, làm rõ thông tin
- Quá hạn: Quá thời hạn mà chưa xử lý xong Khi đó cần kiểm tra lại bộ phận chịu trách nhiệm xử lý văn bản đó
1.1.1.4 Vẽ sơ đồ quản lý công văn trên Microsoft Excel (2)
Bước 1: Sử dụng thẻ Insert/ Shapes và chọn hình vẽ phù hợp
Bước 2: Nhấn giữ chuột trái, và vẽ hình
Bước 3: Để nhập chữ vào trong hình, ta click chuột phải vào hình rồi chọn Edit Text
Hình 2.2 Vẽ sơ đồ trong Microsoft Excel
1.1.2 Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý
Quản lý văn bản là một công việc mà chúng ta phải làm việc với rất nhiều đối tượng:
Bên ngoài doanh nghiệp và cơ quan, có những đối tượng như cá nhân và tổ chức, bao gồm các đối tác ký kết hợp đồng, cũng như những đơn vị thực hiện việc ban hành và nhận công văn.
- Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: là các phòng ban, các nhân viên, …
1.1.3 Tạo sổ quản lý công văn
Bước 1: Tạo 1 file Microsoft Excel mới
Bước 2: Thiết lập một trang tính để theo dõi các đối tượng quản lý theo mẫu đã chỉ định Các đối tượng cần quản lý sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị cụ thể.
Hình 2.3 Tạo trang tính lưu danh mục đối tượng cần quản lý
Bước 3: Tạo các sổ quản lý công văn đến, công văn đi và văn bản nội bộ, với mỗi sổ được tạo trên một trang tính riêng biệt Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các chỉ tiêu và tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng Mẫu sổ quản lý công văn đi sẽ bao gồm các cột cơ bản như sau:
Hình 2.4 Trang tính quản lý công văn đi
Nhập dữ liệu và tìm công văn
Khi phát sinh liên quan đến loại văn bản nào, chúng ta cần ghi sổ cho loại văn bản đó Để việc nhập liệu diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, chúng ta sẽ sử dụng một số chức năng hữu ích trong Microsoft Excel.
2.1.1 Thiết lập điều kiện nhập liệu bằng chức năng Data Validation
Data Validation là chức năng kiểm tra và xác thực dữ liệu nhập vào, đảm bảo rằng thông tin được nhập chính xác và phù hợp với yêu cầu Chức năng này được áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau, giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu.
- Tạo dữ liệu được xác định trước trong một danh sách
Ví dụ: Loại văn bản giới hạn lựa chọn trong danh sách công văn, quyết định, tờ trình, nghị quyết, thông báo
- Hạn chế số lượng nằm ngoài một phạm vi cụ thể
Chỉ định tỷ lệ phần trăm tối đa cho mức tăng thành tích hàng năm của nhân viên, ví dụ như 3%, hoặc giới hạn mức tăng thành tích vào các số nguyên từ 1 đến một giá trị nhất định.
- Hạn chế ngày nằm ngoài khung thời gian nhất định
Ví dụ: Trong đơn xin nghỉ của nhân viên, có thể thiết lập không cho phép chọn ngày nghỉ trước ngày hiện tại
- Hạn chế thời gian nằm ngoài khung giờ cụ thể
Ví dụ: Có thể lên lịch hợp từ 8 giờ tới 17 giờ
- Hạn chế số lượng ký tự văn bản
Ví dụ: Có thể giới hạn số ký tự trong một ô chỉ 10 ký tự trở xuống Để sử dụng chức năng Data Validation ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm duyệt dữ liệu nhập
Bước 2: Chọn thẻ Data/ Data Validation/ Data Validation để mở hộp thoài tuỳ chỉnh điều kiện kiểm duyệt dữ liệu,
Bước 3: Thiết lập các điều kiện nhập liệu tại mục Settings của hộp thoại
* Mục Alow: Chúng ta chọn một trong các tuỳ chọn sau:
- Whole Number: Hạn chế ô chỉ chấp nhận các giá trị số nguyên
- Decimal : Hạn chế ô chỉ chấp nhận số thập phân
- List: Chọn dữ liệu từ danh sách thả xuống
- Date : Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị ngày
- Time : Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị thời gian
- Text Length : Hạn chế độ dài văn bản
- Custom : Tùy biến công thức
* Mục Data: Thiết lập các điều kiện cho dữ liệu nhập, chúng ta lựa chọn một trong các điều kiện sau đây:
- Not between: Không phải ở giữa
- Not equal to: Không bằng
- Greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng
- Less than or equal to: Ít hơn hoặc bằng
Tạo danh sách dữ liệu thả xuống cho cột "Loại" trong trang quản lý công văn đến, sử dụng nguồn dữ liệu từ cột "Loại văn bản" trên trang danh mục đối tượng.
Hình 2.5 Tạo danh sách dữ liệu thả xuống bằng chức năng Data Validation
Bước 4: Thẻ Input Message trong hộp thoại Data Validation dùng để thêm các cảnh bảo lỗi nhập liệu
- Đánh dấu tích vào mục Show input message when cell is selected
- Mục Title: Điền nội dung khái quát của thông báo
- Mục Input message: Điền nội dung thông báo đầy đủ về loại dữ liệu mà người dùng sẽ lựa chọn để nhập vào
Hình 2.6 Cảnh báo lỗi nhập liệu trong Data Validation
2.1.2 Theo dõi tình trạng thực hiện bằng chức năng Conditional formatting
Chức năng Conditional Formatting là kỹ thuật giúp người dùng định dạng ô trong bảng tính dựa trên các điều kiện cụ thể Việc áp dụng định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu phù hợp sẽ giúp người xem dễ dàng nhận diện thông tin quan trọng, đồng thời vẫn giữ được cái nhìn tổng quát về toàn bộ nội dung bảng tính.
Ví dụ: Để theo dõi tình trạng thực hiện công văn đến
- Đối với văn bản đang xử lý: Được định dạng nền màu vàng, chữ đỏ đậm
- Đối với văn bản chưa xử lý: Được định dạng nền màu xanh, chữ đỏ
- Đối với văn bản đã xử lý: Được định dạng nền trắng, chữ đen
Để thiết lập định dạng có điều kiện cho sổ quản lý công văn đến, người dùng cần thực hiện các thao tác cụ thể để sử dụng chức năng Conditional một cách hiệu quả.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Home / nhóm Style / lệnh Conditional Formatting Bước 3: Click chọn định dạng điều kiện muốn thiết lập trong bảng định dạng được hiển thị
Bước 4: Tùy theo kiểu định dạng được chọn trong bước 3 mà hệ thống sẽ trả về các hộp thoại nhập điều kiện khác nhau
Ví dụ: Thiết lập định dạng điều kiện cho cột số lượng >20 với bảng dữ liệu sau:
Kết quả thu được như sau:
Hình 2.8 Thiết lập định dạng có điều kiện cho số lượng lớn hơn 20 b Xóa một định dạng có điều kiện
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng muốn xóa
To manage conditional formatting in Excel, go to the Home tab, select Conditional Formatting, and then click on Manage Rules In the Conditional Formatting Rules Manager dialog box, choose the formatting rule you wish to delete, click the Delete Rule button, and then confirm the deletion by pressing OK This process also allows you to view the currently applied conditional formats.
Bước 1: Chọn thẻ Home / Conditional Formatting / Manage Rules
Bước 2: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại mục
Show Formatting Rules For , ta chọn This Worksheet để hiển thị các định dạng có điều kiện đang sử dụng d Tùy chỉnh một định dạng có điều kiện
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Home / Conditional Formatting / Manage Rules
Nhập điều kiện cần thiết lập
Chọn chế độ hiển thị dữ liệu phù hợp với điều kiện
Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn định dạng muốn chỉnh sửa
Bước 4: Nhấn vào nút "Edit Rule" để mở hộp thoại "Edit Formatting Rule", sau đó điều chỉnh các tùy chọn điều kiện theo nhu cầu Cuối cùng, nhấn "OK" để xác nhận thay đổi và đóng hộp thoại.
Bước 5: Đặt lại vùng được áp dụng định dạng có điều kiện trong cột Applies to
Bước 6: Nhấn nút lệnh OK để xác nhận và thực hiện việc định dạng
2.3.3 Xây dựng công thức tính mã văn thư
Mã văn thư và số hợp đồng được quy định bởi bộ phận quản lý hành chính, văn thư Để đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, cần xây dựng công thức tính tự động cho các nội dung này.
Mỗi loại văn bản cần được đánh mã riêng biệt, vì vậy chúng ta sử dụng hàm dò tìm kết hợp với hàm đếm để tham chiếu cho từng loại văn bản cụ thể Một trong những hàm quan trọng trong quá trình này là hàm VLOOKUP.
Cú pháp: = VLOOKUP( trị dò , bảng dò, thứ tự cột kết quả, chuẩn dò)
Chức năng: Tìm giá trị của trị dò trong bảng dò theo chuẩn dò tìm và trả về giá trị tương ứng trong cột kết quả Trong đó:
Chuẩn dò 1: Dò tìm tương đối yêu cầu danh sách các giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần Trong trường hợp không tìm thấy giá trị, hệ thống sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá trị cần dò tìm.
Chuẩn dò = 0 cho phép dò tìm chính xác trong bảng dữ liệu mà không cần sắp xếp các giá trị Nếu không tìm thấy giá trị cần tìm, hệ thống sẽ trả về lỗi #N/A.
- Bảng dò luôn sử dụng địa chỉ tuyệt đối
Ví dụ: Tìm tên khoa dựa vào các ký tự thứ 3 và thứ 4 của Mã và tra trong bảng tra
Hình 2.9 Sử dụng hàm Vlookup b Hàm HLOOKUP
Cú pháp: = VLOOKUP( trị dò , bảng dò, thứ tự hàng kết quả, chuẩn dò)
Chức năng: Tìm giá trị của trị dò trong bảng dò theo chuẩn dò tìm và trả về giá trị tương ứng trong hàng kết quả
Hình 2.10 Sử dụng hàm Hlookup
2.3.3.2 Hàm COUNTIF và COUNTIFS a Hàm COUNTIF
Cú pháp: = COUNTIF(Vùng điều kiện, điều kiện)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn 1 điều kiện nào đó b Hàm COUNTIFS
Cú pháp: = COUNTIFS(Vùng điều kiện 1, điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, điều kiện 2, ….)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong nhiều vùng điều kiện thỏa nhiều điều kiện
Ví dụ: Có bao nhiêu thí sinh đạt điểm tổng > 21 và 4000000 và 4,000,000 và
Hình 2.19 Sử dụng hàm Dmax
Cú pháp: = DMIN(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn)
Chức năng: Trả về giá trị nhỏ nhất của các ô trên cột trong vùng danh sách, các ô này thỏa tiêu chuẩn
Ví dụ: Hiển thị lương thấp nhất thỏa mãn điều kiện lương >4,000,000 và
Hình 2.20 Sử dụng hàm Dmin
Cú pháp: = DSUM(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn)
Chức năng: Trả về tổng giá trị của các ô trên cột trong vùng danh sách, các ô này thỏa tiêu chuẩn
Ví dụ: Tính tổng lương của các nhân viên có lương > 4,000,000 và tuổi
Hình 2.20 Sử dụng hàm Dsum
Quản lý tài sản
Quản lý tài sản trên Microsoft Excel tương tự như quản lý công văn và nhân sự, sử dụng một trang tính để theo dõi trang thiết bị và một trang tính khác cho đồ dùng.
3.1 Quản lý thiết bị văn phòng
Các thiết bị văn phòng bao gồm máy tính điện tử, máy photocopy, máy in, máy điện thoại, máy fax, máy ghi âm và thiết bị hội nghị Mỗi thiết bị được xem như một tiêu đề hàng, trong khi thông tin về ngày mua và tình trạng sẽ được ghi chú ở các tiêu đề cột tương ứng.
Sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu tại mục 1 và 2 của bài
3.2 Quản lý đồ dùng văn phòng Đồ dùng văn phòng gồm: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ hoặc mắc áo, các đồ vật khác như kẹp, ghim, cặp, bút…Tương tự như quản lý thiết bị chúng ta sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu trong các bài trước để thực hiện chức năng quản lý
Bài học giúp học sinh nắm vững kiến thức và kỹ năng sử dụng các tính năng nâng cao trong Microsoft Excel để quản lý công văn, tài sản và nhân sự Qua đó, học sinh có khả năng tự thiết kế và xây dựng một hệ thống quản lý văn phòng nhỏ phù hợp với đặc thù của từng đơn vị làm việc.
Bài 1: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ quản lý công văn đến với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date b Tạo danh sách chọn cho cột Loại văn bản, bộ phận xử lý c Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng văn bản d Đánh số văn bản tự động khi có văn bản mới e Lọc những văn bản đến có loại văn bản là quyết định g Lọc những văn bản đến có loại văn bản là quyết định và có nơi gởi là UBND tỉnh h Lọc dữ liệu theo cột loại văn bản i Lọc dữ liệu theo ngày ký từ ngày 20/5/2022 đến hết ngày 30/5/2022
Bài 2: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ quản lý công văn đi với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date b Tạo danh sách chọn cho cột Loại văn bản c Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng văn bản d Đánh số văn bản tự động khi có văn bản mới e Lọc những văn bản đến có loại văn bản là thông báo và quyết đinh g Lọc những văn bản đến có loại văn bản là quyết định hoặc có nơi gởi là UBND tỉnh h Lọc dữ liệu theo cột loại văn bản i Lọc dữ liệu theo ngày ký từ ngày 1/9/2021 đến hết ngày 30/5/2022
Bài 3: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ quản lý hồ sơ nhân viên với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date b Tạo danh sách chọn cho cột phòng làm việc, chức vụ c Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng hôn nhân d Lọc những nhân viên có tình trạng hôn nhân là chưa lập gia đình và giới tính nữ e Tổng hợp số liệu nhân viên theo giới tính, theo tình trạng hôn nhân, theo phòng ban làm việc
Bài 4: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ quản lý thiết bị văn phòng với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date b Tạo danh sách chọn cho cột phòng ban sử dụng thiết bị c Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng thiết bị d Lọc những thiết bị có tình trạng hỏng e Tổng hợp số liệu máy tính, máy in, bàn ghế.
