TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO)
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được đánh giá qua doanh thu bán hàng, là chỉ tiêu quan trọng phản ánh kết quả hoạt động Để xác định doanh thu một cách chính xác, các bộ phận liên quan cần được hạch toán cụ thể Việc xác định đúng doanh thu không chỉ là cơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn giúp xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước, đồng thời đảm bảo hài hòa lợi ích giữa Nhà nước, tập thể và người lao động.
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một ngành phát triển mạnh mẽ, có ảnh hưởng lớn đến quản lý tổ chức Sự phát triển của các ứng dụng CNTT trong quản lý đã giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa nguồn lực Việc áp dụng phần mềm trong quản lý sản xuất, tài chính và nhân sự không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, khắc phục những thiếu sót trong quản lý Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) cũng đã áp dụng xu hướng này trong công tác quản lý doanh thu bán hàng.
Để quản lý hiệu quả doanh thu bán hàng, ECOPRO cần áp dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động này là rất cần thiết Giải pháp này giúp giảm thiểu giấy tờ, tối ưu hóa hiệu suất làm việc, và nâng cao tính chính xác trong công việc kế toán, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường Do đó, tôi đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán”, với mục tiêu cải tiến hệ thống cũ và phát triển một hệ thống mới hoàn thiện hơn, giúp công ty giảm thiểu chi phí không cần thiết và tăng lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng:
Một số đồ án, chuyên đề về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng:
Sinh viên Lã Việt Đức, lớp Tin46B, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân, đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với chủ đề "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng" Chuyên đề này nhằm cải thiện quy trình quản lý doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại cửa hàng.
Đồ án tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ, lớp K43/41.01, Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế tại Học viện Tài chính, tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng cho Công ty Cổ phần Vật tư Vận tải Xi măng.
Hai sinh viên đã hoàn thành tốt nghiệp với đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng cho cửa hàng chưa có hệ thống máy tính Đề tài này bao gồm khảo sát, phân tích, thiết kế giao diện và phát triển chương trình, đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị nghiên cứu Tuy nhiên, hai mô hình này vẫn chưa phản ánh đầy đủ và chính xác thực tế, không hỗ trợ tái sử dụng, không phù hợp cho phát triển phần mềm lớn, và gặp khó khăn trong việc kiểm soát cũng như bảo mật dữ liệu.
Một số phần mềm quản lý doanh thu bán hàng được cung cấp trên thị trường:
Trên thị trường hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý bán hàng tích hợp chức năng quản lý doanh thu hiệu quả, bao gồm các sản phẩm nổi bật như HOSCO POS.NET, DevSoft.Stores, Tiger Soft và Perfect Sales.
Hiện nay, chưa có phần mềm quản lý doanh thu bán hàng độc lập, mà chỉ là một chức năng trong các phần mềm tổng hợp Những phần mềm này thường là sản phẩm đóng gói, không phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, do sự khác biệt trong cơ chế quản trị và quy mô của từng công ty Điều này có thể dẫn đến việc phần mềm không đáp ứng đủ các yêu cầu cụ thể của từng đơn vị, với các chức năng chưa thỏa mãn Mỗi loại hình doanh nghiệp trong các ngành khác nhau có những đặc điểm quản lý riêng, từ đó tạo ra sự khác biệt trong yêu cầu về phần mềm quản lý.
Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) là một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, với các nghiệp vụ và yêu cầu quản lý đặc thù Việc sử dụng phần mềm đóng gói sẵn không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của công ty, do đó cần tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng phù hợp Hệ thống mới sẽ dựa trên nghiên cứu thực trạng và các yêu cầu của đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Nghiên cứu đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý doanh thu, nâng cao hiệu quả bán hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng Hệ thống này sẽ giúp công ty theo dõi doanh thu một cách chính xác, phân tích dữ liệu bán hàng và đưa ra các giải pháp kịp thời để tăng trưởng doanh thu bền vững.
Dựa trên thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO), bài viết đánh giá những ưu điểm và hạn chế của hệ thống Kết quả phân tích và đánh giá này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng, đồng thời hỗ trợ công ty thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Đề xuất các định hướng phát triển cho hệ thống quản lý doanh thu bán hàng nhằm phân tích và thiết kế một hệ thống mới cho công ty ECOPRO Hệ thống này sẽ tối ưu hóa quy trình quản lý doanh thu, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Việc cải tiến hệ thống sẽ giúp ECOPRO tăng cường khả năng theo dõi doanh thu, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là bộ máy kế toán liên quan đến doanh thu bán hàng, cùng với việc ứng dụng phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình kế toán.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: trong công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
Phương pháp thực hiện đề tài
Nghiên cứu đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau Mỗi nội dung cụ thể trong nghiên cứu đều được vận dụng các phương pháp phù hợp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Phương pháp quan sát thực tế là công cụ hữu ích giúp chúng ta hình dung rõ nét về tổ chức và cách thức quản lý hoạt động của nó, từ đó thu thập những thông tin cần thiết mà các phương pháp khác không thể cung cấp.
Để thực hiện hiệu quả, cần quan sát tỉ mỉ và ghi chép chi tiết về hoạt động của hệ thống, cũng như cách tổ chức và quản lý của tổ chức.
Mục đích của phương pháp này là nâng cao hiệu quả bằng cách phân tích tài liệu giới thiệu về hệ thống và cách vận hành của nó Qua đó, chúng ta có thể nhận diện các ưu điểm và hạn chế, từ đó thiết kế một hệ thống mới phát huy những lợi thế hiện có và khắc phục các điểm yếu.
Để thực hiện, bạn cần tìm kiếm tài liệu liên quan đến doanh thu bán hàng và hệ thống quản lý doanh thu trong công ty, sau đó tiến hành nghiên cứu các tài liệu này để thu thập thông tin cần thiết.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ hiệu quả để thu thập thông tin chính xác, đặc biệt khi phương pháp điều tra trắc nghiệm không đáp ứng đủ yêu cầu Phương pháp này cho phép nghiên cứu sâu hơn về các vấn đề liên quan đến thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
+ Cách thức thực hiện: Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi và ghi chép thông tin thu thập được
Bài viết này thống kê kết quả từ cuộc điều tra trắc nghiệm, phân tích ý kiến và nghiên cứu thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
Kết cấu của khóa luận
Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)
Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công tyTNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phân tử tương tác, có mối quan hệ ràng buộc và hoạt động hướng tới mục tiêu chung Các phân tử này chấp thuận đầu vào và trải qua quá trình biến đổi có tổ chức để tạo ra kết quả đầu ra.
- Hệ thống thông tin (Information System)
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết lập để thu thập, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, phục vụ mục tiêu của tổ chức.
- Hệ thống thông tin quản lý (Manager Information System - MIS)
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp “Người-Máy” cung cấp thông tin hỗ trợ con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định Hệ thống này kết hợp các thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu, quy trình thủ công và mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định hiệu quả.
Bài giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về các nghiệp vụ tài chính, đồng thời hỗ trợ phân tích và lập kế hoạch hiệu quả.
2.1.2 Tìm hiểu về phân tích và thiết kế hệ thống
Phân tích hệ thống là quá trình đánh giá và xem xét hệ thống thông tin hiện tại cùng với môi trường xung quanh, nhằm xác định những cơ hội cải tiến cho hệ thống.
Giai đoạn phân tích là bước quan trọng trong phát triển hệ thống, giúp thu thập thông tin và đánh giá hệ thống hiện tại cũng như các vấn đề cần giải quyết Hệ thống mới cần xây dựng trên nền tảng của hệ thống cũ, khắc phục khó khăn và phát huy ưu điểm hiện có Tuy nhiên, sự lo ngại về thay đổi công việc và nguy cơ mất việc có thể dẫn đến phản ứng tiêu cực từ người dùng, gây cản trở cho sự thành công của hệ thống mới Do đó, phân tích hệ thống cũng nhằm giải quyết những mâu thuẫn này để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Một hệ thống mới cần phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích, phù hợp với từng người dùng và từng cấp quản lý trong doanh nghiệp Để đảm bảo tính chính xác của nhu cầu thông tin, giai đoạn phân tích hệ thống phải được thực hiện kỹ lưỡng Việc xác định yêu cầu cung cấp thông tin cho từng người sử dụng và từng cấp quản lý là rất quan trọng, nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Để đảm bảo một hệ thống mới có thể được triển khai hiệu quả, việc đánh giá tính khả thi là cực kỳ quan trọng trong giai đoạn phân tích hệ thống Nếu quá trình đánh giá này không được thực hiện đầy đủ, sẽ dẫn đến nhiều vấn đề trong các giai đoạn phát triển tiếp theo, ảnh hưởng đến khả năng quản lý và vận hành của hệ thống.
Thiết kế hệ thống là quá trình phát triển chi tiết cho hệ thống mới trong giai đoạn phân tích Trong giai đoạn này, đội ngũ dự án sẽ tạo ra các tài liệu mô tả rõ ràng đầu vào, đầu ra và các quy trình xử lý của hệ thống.
Thiết kế hệ thống cung cấp thông tin chi tiết cho ủy ban chỉ đạo, giúp họ quyết định về việc chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống mới trước khi tiến vào giai đoạn thực hiện Trong quá trình thiết kế, hệ thống có thể tiếp tục phát triển hoặc ngừng lại tùy thuộc vào các yếu tố đánh giá.
Thiết kế hệ thống là yếu tố quan trọng giúp đội dự án nắm bắt tổng quan về quy trình làm việc, từ đó phát hiện các vấn đề như tính không hiệu quả, thiếu chắc chắn và kiểm soát nội bộ yếu kém Việc thiết kế chi tiết không chỉ giúp nhận diện những vấn đề này mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thay đổi, tiết kiệm chi phí hơn khi thực hiện trong giai đoạn thiết kế thay vì giai đoạn triển khai.
2.1.3 Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu
Doanh thu bán hàng là tổng số tiền mà doanh nghiệp thu được hoặc có quyền yêu cầu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ đã hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
- Sự cần thiết phải quản lý doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là chỉ số quan trọng phản ánh quy mô tái sản xuất của doanh nghiệp và khả năng tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh hiệu quả Khi doanh nghiệp đạt được doanh thu, điều đó chứng tỏ họ đã sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Doanh thu bán hàng là yếu tố thiết yếu giúp doanh nghiệp chi trả cho chi phí lao động, công cụ sản xuất và vốn đầu tư Nó cũng đảm bảo nguồn tài chính để thanh toán lương, thưởng cho nhân viên, cũng như các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và nghĩa vụ tài chính với nhà nước.
Doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời giúp tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tái sản xuất.
Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 12 1 Giới thiệu về công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 12
Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) là cần thiết để xác định những điểm mạnh và yếu hiện tại Dựa trên những phân tích này, đề xuất giải pháp cải tiến và thiết kế phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
2.2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
ECOPRO - Công ty TNHH Xúc tiến các Giải pháp Thương mại Điện tử (e- Commerce Solutions Promotion) được thành lập ngày 15/11/2006 Giai đoạn 2006 -
Năm 2010, ECOPRO đã đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các phần mềm công nghệ thông tin dựa trên nền tảng web và mở rộng mạng lưới đối tác toàn cầu.
Từ năm 2012, ECOPRO đã xây dựng mạng lưới quan hệ với hàng trăm nhà sản xuất phần mềm uy tín toàn cầu, chuyên thực hiện việc tìm kiếm, đánh giá và cung ứng phần mềm chất lượng từ các quốc gia có nền công nghệ thông tin phát triển đến Việt Nam, cũng như từ Việt Nam ra thế giới ECOPRO tự hào là công ty tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực Software Hunting, ứng dụng công nghệ thương mại điện tử và quản trị quan hệ khách hàng (CRM), được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia của công ty.
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Hội đồng thành viên đại diện cho chủ sở hữu công ty, thực hiện quyền và nghĩa vụ của họ Hội đồng này có quyền đại diện cho công ty trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty Đồng thời, Hội đồng thành viên cũng chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ theo quy định của Luật doanh nghiệp mới và các quy định pháp luật liên quan.
Ban giám đốc công ty bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc Giám đốc, người được Hội đồng thành viên bổ nhiệm, trực tiếp điều hành các hoạt động và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh trước Hội đồng thành viên Phó giám đốc hỗ trợ giám đốc trong việc đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh của công ty.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm Phòng cũng thiết kế và triển khai xây dựng các sản phẩm trong quá trình sản xuất, tổ chức kiểm tra công nghệ và đảm bảo chất lượng sản phẩm Đồng thời, phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm đầu ra và căn cứ vào hợp đồng kinh tế để lập phương án kỹ thuật, cung cấp danh mục và hạng mục cho phòng kinh doanh nhằm tính giá thành sản phẩm.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc công ty về các vấn đề kinh doanh liên quan đến nguồn vốn Nhiệm vụ chính bao gồm xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn, đảm bảo nguồn vốn cho các kế hoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ phần mềm, tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo và bán hàng nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và thu hồi vốn một cách nhanh chóng.
Phòng hành chính là bộ phận chuyên môn trong cơ cấu tổ chức của Công ty, có nhiệm vụ tham mưu và đề xuất các chủ trương, giải pháp cho Ban Giám đốc trong việc chỉ đạo, quản lý và điều hành Công ty Các lĩnh vực chính bao gồm quản lý cơ sở vật chất, đất đai, máy móc thiết bị, cũng như quản lý văn thư lưu trữ và thực hiện công tác hành chính, lễ tân, phục vụ.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Giám đốc chỉ đạo và quản lý công tác kinh tế tài chính cũng như hạch toán kế toán Phòng này thực hiện và theo dõi các công tác liên quan đến tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ cho người lao động trong Công ty Ngoài ra, phòng cũng đảm nhiệm việc thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư cho các dự án theo quy định hiện hành.
2.2.1.3 Các sản phẩm, dịch vụ chính của công ty
Phát triển ECOPRO Website và Portal:
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng website và tư vấn giải pháp vận hành hiệu quả trên Internet Bên cạnh đó, chúng tôi cũng phát triển các cổng thông tin tư vấn và giải pháp quản lý cho các cổng thông tin trực tuyến, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và trải nghiệm người dùng.
Phát triển phần mềm ECOPRO vnTiger CRM:
Chúng tôi cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) với nền tảng vnTiger CRM, cùng với tư vấn giải pháp toàn diện cho việc áp dụng CRM cho các doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam cũng như trên toàn cầu.
Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork:
Phần mềm Quản lý công việc eWork được phát triển trên nền tảng Web, cung cấp giải pháp toàn diện cho việc tổ chức và quản lý công việc cho các doanh nghiệp Việt Nam cũng như doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam Chúng tôi tư vấn và hỗ trợ các tổ chức và doanh nghiệp trong nước và quốc tế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công việc.
Phát triển phần mềm ứng dụng đặc thù vận hành trên nền Web.
- Mô giới, xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm tại Việt Nam.
Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói của doanh nghiệp CNTT tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chuyển giao công nghệ Họ cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về các phần mềm đóng gói "Made in Vietnam", giúp nâng cao giá trị và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường nội địa.
Mô giới đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển phần mềm theo yêu cầu của khách hàng tại Việt Nam, giúp thúc đẩy quá trình tìm kiếm và đặt hàng Họ cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện cho các phần mềm được phát triển riêng biệt, phù hợp với từng ngành nghề độc lập, từ đó nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
- Mô giới xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm từ các quốc gia trên thế giới vào Việt Nam.
Mô giới xúc tiến thương mại cung cấp các giải pháp phần mềm đóng gói, giúp thúc đẩy chuyển giao công nghệ và tư vấn toàn diện cho các phần mềm đóng gói được sản xuất tại nước ngoài vào thị trường Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thuê gia công phần mềm tại Việt Nam: thúc đẩy việc chuyển sản xuất phần mềm từ các nước về Việt Nam.
2.2.2 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Phân tích hệ thống mới
Chức năng 1: Nhận và xử lý đơn đặt hàng
- Nhận yêu cầu từ khách hàng:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua.
Thông tin vào và thông tin ra đều liên quan đến khách hàng và hàng hóa mà họ mua Có thể xảy ra sự thay đổi thông tin khách hàng như địa chỉ, số điện thoại, hoặc thay đổi thông tin hàng hóa như số lượng và chủng loại.
…; bổ sung thêm khách hàng mới; …
- Xét duyệt đơn đặt hàng:
+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và hàng hóa bán cho khách + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua
+ Thông tin ra: Thông tin về sự chấp thuận hoặc không chấp thuận đơn hàng của khách
- Ký hợp đồng bán hàng:
Hợp đồng bán hàng là tài liệu quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và hàng hóa mà họ mua Nó bao gồm các thông tin cần thiết như tên và địa chỉ của khách hàng, mô tả sản phẩm, số lượng, giá cả, cũng như sự chấp thuận đơn hàng từ cả hai bên Việc ghi chép rõ ràng các thông tin này không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch mà còn hỗ trợ trong việc giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh sau này.
Hợp đồng bán hàng là tài liệu quan trọng trong giao dịch thương mại, và có thể điều chỉnh các nội dung như số lượng hàng hóa, chủng loại sản phẩm, cũng như ngày giao hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Chức năng 2: Gửi hàng và lập hóa đơn
- Kiểm tra hàng và lập giấy xuất hàng:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về hàng hóa bán và xuất cho khách hàng, lập giấy xuất hàng
+ Thông tin vào: Thông tin về các hàng hóa xuất cho khách
+ Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng,…
- Kiểm tra hàng trả và nhận hàng trả:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách trả hàng và hàng hóa khách hàng trả lại.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách trả hàng, số lượng, chủng loại hàng bị tra lại
+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại hàng và hàng bị trả lại.
+ Sự kiện: Có thể không chấp nhận hàng bị khách trả hoặc chấp nhận không toàn bộ.
- Lập hóa đơn bán hàng:
+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách hàng theo hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa bán cho khách hàng theo hóa đơn.
+ Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hóa đơn, số lượng.
+ Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán.
Chức năng 3: Thanh toán với khách hàng
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng theo hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về giá của từng mặt hàng và tổng tiền bán theo hóa đơn.
+ Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách phải trả theo hóa đơn, số tiền khách hàng đã trả và số tiền khách hàng nợ.
Sự kiện có thể dẫn đến việc thay đổi phương thức thanh toán, điều chỉnh số tiền khách hàng phải trả, số tiền nợ, thời hạn thanh toán, cũng như việc hàng hóa bị trả lại.
- Thông báo nợ và thu tiền nợ:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách hàng nợ và số tiền khách hàng nợ.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng nợ và số tiền khách hàng nợ.
Thông tin về số tiền nợ đã thu được bao gồm danh sách các khách hàng đã hoàn tất việc trả nợ, cũng như những khách hàng vẫn còn nợ hoặc đã trả nhưng vẫn chưa đủ số tiền yêu cầu.
+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về phương thức thanh toán, thay đổi về số tiền nợ khách tra, thời hạn thanh toán, …
Chức năng 4: Lập tra cứu báo cáo
- Lập báo cáo về khách hàng:
+ Mô tả: Cập nhật thông tin liên quan đến khách hàng đặt đơn hàng, mua hàng và thanh toán với doanh nghiệp.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách đặt đơn hàng, mua hàng và thanh toán với doanh nghiệp.
+ Thông tin ra: Thông tin về khác hàng đặt đơn hàng, thanh toán với doanh nghiệp
+ Sự kiện: Những thay đổi về khách hàng hoặc bổ sung thêm những khách hàng mới.
- Lập báo cáo bán hàng:
+ Mô tả: Cập nhật các thông tin liên quan đến doanh thu bán hàng từng kỳ theo ngày/tháng hoặc theo từng chủng loại hàng hóa.
+ Thông tin vào: Thông tin về nghiệp vụ bán hàng, số lượng bán ra của từng mặt hàng, từng khách hàng.
+ Thông tin ra: Thông tin về số lượng bán ra cho từng khách hàng, từng hàng hóa.
+ Sự kiện: Những thay đổi về mặt hàng bán cho khách hàng.
- Lập báo cáo hàng trả:
+ Mô tả: Cập nhật các thông tin về hàng hóa bị khách hàng trả lại, lý do hàng hóa bị khách hàng trả lại
+ Thông tin vào: Thông tin về khách tra lại hàng, hàng hóa bị khách hàng trả lại, lý do hàng hóa bị khách hàng trả lại,
+ Thông tin ra: Thông tin vế số lượng hàng bị trả lại, lý do bị trả lại, thông tin về khách trả lại hàng hóa.
+ Sự kiện: Những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bị trả lại.
- Lập danh mục tra cứu báo cáo:
+ Mô tả: Cập nhật thông tin tổng hợp về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Thông tin vào: Thông tin về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Thông tin ra: Thông tin về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Sự kiện: Những thay đổi về các hàng khách tra, các khoản tiền nợ,…
Hình 3.1: Sơ đồ phần cấp chức năng
Hình 3.2: Sơ đồ mức ngữ cảnh
3.1.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu
Các thực thể và thuộc tính của từng thực thể:
- Khách hàng: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về từng khách hàng của doanh nghiệp.
KHACHHANG(MaKH, TenKH, Diachi, Email, SDT, Sotaikhoan)
- Hàng hóa: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin về từng mặt hàng của doanh nghiệp.
HANGHOA(MaHH, *MaKho, TenHH, ChungLoai, XuatSu, DonViTinh)
- Kho hàng : Thực thể này đùng để lưu trữ thông tin về kho hàng của doanh nghiệp.
KHOHANG(MaKho, TenKho, Diachi, NguoiQuanLy)
- Hóa đơn: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin về mỗi lần doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng.
HOADON(MaHD, *MaKH, NgayLapHD, TongSoTien,
- Dòng hóa đơn: Thực thể này để lưu trữ thông tin chi tiết về từng mặt hàng có trong hóa đơn của doanh nghiệp.
DONGHOADON(MaHD, *MaKH, NgayLapHD, TongSoTien, ThoiHanThanhToan)
- Phiếu xuất hàng: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về từng mặt hàng trong mỗi lần xuất hàng ra khỏi kho.
PHIEUXUATHANG(MaPXH, *MaHH, *MaKho, SoLuong, NgayXuat)
- Nợ phải thu: Thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về các khoản nợ mà khách hàng nợ doanh nghiệp.
NOPHAITHU(MaNPT, *MaHD, NoDauKy, CoCuoiKy, PhatSinhNo_Co)
- Dòng nợ phải thu: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin tổng hợp về việc khách hàng trả nợ doanh nghiệp
DONG_NOPHAITHU(SHDongNoThu, *MaKH, *MaNPT, NoDauKy, CoDauKy, PhatSinhNo)
- Phiếu trả hàng: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin về những mặt hàng
PHIEUTRAHANG(MaPTH, *MaHH, SoLuong, NgayTra, LyDoTra)
Khách hàng và hàng hóa đóng vai trò là thực thể trung gian, thể hiện mối quan hệ nhiều - nhiều giữa chúng Mối quan hệ này cho thấy sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau giữa khách hàng và các sản phẩm, tạo nên sự kết nối quan trọng trong quá trình tiêu thụ và cung ứng hàng hóa.
KHACHANG_HANGHOA(SohieuKH_HH, *MaKH, *MaHH)
- Hàng – Kho: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về mặt hàng có trong kho của doanh nghiệp.
HANG_KHO(SHHangKho, *MaKHo, *MaHH, Donvitinh)
Hàng hóa và phiếu xuất hàng là hai thực thể quan trọng trong quản lý logistics, với hàng hóa đóng vai trò là sản phẩm và phiếu xuất hàng là tài liệu chứng nhận việc xuất kho Mối quan hệ giữa hai thực thể này là mối quan hệ nhiều - nhiều, cho phép một hàng hóa có thể được liên kết với nhiều phiếu xuất hàng khác nhau và ngược lại.
HANGHOA_PHIEUXUATHANG(SohieuHH_PXH, *MaHH, *MaPXH)
Thiết kế hệ thống mới
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.2 Thiết kế chi tiết 3.2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Khách hàng: Là thực thể dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về từng khách hàng của DN.
STT Tên thuộc tính Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaKH AutoNumber 10 Mã khách hàng
2 TenKH Text 30 Tên khách hàng
5 SDT Text 20 Số điện thoại
6 Sotaikhoan Number 30 Số tài khoản
- Hóa đơn: Là thực thể dùng để lưu trữ thông tin về mỗi lần DN bán hàng cho khách hàng.
1 MaHD AutoNumber 10 Mã hóa đơn
2 MaKH Number 10 Mã khách hàng
3 NgaylapHD Date/Time Ngày lập hóa đơn
4 Tongsotien Text 30 Tổng số tiền
Date/Time Thời hạn thanh toán
- Hàng hóa: Là thực thể dùng để lưu trữ thông tin về từng mặt hàng của DN.
1 MaHH AutoNumber 10 Mã hàng hóa
3 TenHH Text 30 Tên hàng hóa
- Dòng hóa đơn: Là thực thể dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về từng mặt hàng có trong hóa đơn của doanh nghiệp.
1 SHDongHD AutoNumber 10 Số hiệu dòng hóa đơn
2 MaHD Number 10 Mã hóa đơn
3 MaHH Number 10 Mã hàng hóa
- Phiếu trả hàng: Là thực thể dùng để lưu trữ thông tin về những mặt hàng bị khách hàng trả lại và được nhập vào kho.
1 MaPTH AutoNumber 10 Mã phiếu trả hàng
2 MaHH Number 10 Mã hàng hóa
4 Ngaytra Date/Time Ngày trả
5 Lydotra Text 30 Lý do trả
Bảng hàng hóa và phiếu xuất hàng đóng vai trò là cầu nối giữa hàng hóa và phiếu xuất, thể hiện mối quan hệ nhiều - nhiều giữa hai thực thể này.
AutoNumber 10 Số hiệu hàng hóa_phiếu xuất hàng
2 MaHH Number 10 Mã hàng hóa
3 MaPXH Number 10 Mã phiếu xuất hàng
Bảng 3.6: Hàng hóa_Phiếu xuất hàng
Khách hàng và hàng hóa đóng vai trò là thực thể trung gian, thể hiện mối quan hệ nhiều - nhiều giữa hai bên Mối quan hệ này giúp kết nối nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm hàng hóa, tạo nên sự tương tác và trao đổi hiệu quả trong thị trường.
AutoNumber 10 Số hiệu hàng hóa_phiếu xuất hàng
2 MaKH Number 10 Mã khách hàng
3 MaHH Number 10 Mã hàng hóa
Bảng 3.7: Khách hàng_Hàng hóa
- Kho hàng : Thực thể này đùng để lưu trữ thông tin về kho hàng của doanh nghiệp.
4 Nguoiquanly Text Người quản lý
- Nợ phải thu: Thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về các khoản nợ mà khách hàng nợ doanh nghiệp.
1 MaNPT AutoNumber 10 Mã nợ phải thu
2 MaHD Number 30 Mã hóa đơn
3 Nodauky Number 50 Nợ đầu kỳ
4 Cocuoiky Number 50 Có cuối kỳ
Number 50 Phát sinh nợ, có
- Dòng nợ phải thu: Là thực thể để lưu trữ thông tin tổng hợp về việc khách hàng trả nợ doanh nghiệp
AutoNumber 10 Số hiệu dòng nợ phải thu
2 MaKH Number 30 Mã khách hàng
3 MaNPT Number 50 Mã nợ phải thu
4 NoDauKy Number 50 Nợ đầu kỳ
5 CoDauKy Number 50 Có đầu kỳ
6 PhatSinhNo Number 50 Phát sinh nợ
Bảng 3.10: Dòng nợ phải thu
- Hàng – Kho: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về mặt hàng có trong kho của doanh nghiệp.
1 SHHangKho AutoNumber 10 Số hiệu hàng kho
3 MaHH Number 50 Mã hàng hóa
4 Donvitinh Text 20 Đơn vị tính
- Phiếu xuất hàng: Thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về từng mặt hàng trong mỗi lần xuất hàng ra khỏi kho.
1 MaPXH AutoNumber 10 Mã phiếu xuất kho
2 MaHH Number 30 Mã hàng hóa
5 Ngayxuat Date/Time Ngày xuất
Thiết kế giao diện cho hệ thống quản lý doanh thu bán hàng cần đảm bảo tính thân thiện, thẩm mỹ, dễ sử dụng và cung cấp đầy đủ thông tin, giúp người dùng quản lý doanh thu hiệu quả Hệ thống này bao gồm một số giao diện chính phục vụ cho việc quản lý doanh thu bán hàng.
- Giao diện nhập dữ liệu
Khi doanh nghiệp sản xuất một sản phẩm mới và cần cập nhật vào hệ thống, người dùng chỉ cần truy cập giao diện "HÀNG HÓA" và nhấn nút "CẬP NHẬT" Một giao diện với dữ liệu trống sẽ xuất hiện, cho phép người dùng nhập các thông tin cần thiết về hàng hóa vào hệ thống một cách dễ dàng.
Khi sản phẩm không còn được sản xuất, người dùng có thể xóa bỏ hệ thống bằng cách nhấn nút “XÓA” Sau khi hoàn tất thao tác với dữ liệu, để thoát khỏi giao diện, người dùng chỉ cần ấn nút “THOÁT” Ngoài ra, để xem các hàng trước hoặc sau, người dùng có thể sử dụng các nút “”.
Giao diện nhập dữ liệu cho khách hàng tương tự như giao diện cho hàng hóa, cho phép người dùng cập nhật thông tin khách hàng khi nhận đơn đặt hàng Để thực hiện, người dùng nhấn nút “CẬP NHẬT” và nhập thông tin cần thiết Để xóa khách hàng, người dùng có thể sử dụng các nút “” để di chuyển và chọn khách hàng cần xóa, sau đó nhấn “XÓA” Khi hoàn tất các thao tác, người dùng nhấn nút “THOÁT” để thoát khỏi giao diện.
Khi xuất hàng bán, nhân viên cần lập hóa đơn cho khách hàng bằng cách mở giao diện hóa đơn và nhấn nút “CẬP NHẬT” để tạo hóa đơn mới Sau khi nhập thông tin cần thiết, hóa đơn sẽ được in ra cho khách Người dùng cũng có thể quản lý hóa đơn bằng cách xóa, xem hoặc thoát khỏi giao diện hóa đơn thông qua các nút “XÓA”, “
