QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN
Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã An Sơn
1.1.1 Giới thiệu khái quát vềỦy ban nhân dân xã An Sơn
- Tên đơn vị thực tập: Ủy ban nhân dân xã An Sơn
- Địa chỉ UBND: xã An Sơn, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương.
An Sơn là một xã thuộc huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương, với diện tích khoảng 5,38 km² và dân số 10.288 người tính đến tháng 9 năm 2020 Địa hình xã tương đối bằng phẳng, có nhiều ao hồ và sông ngòi chằng chịt Phía tây bắc của xã là sông Thái Bình, với đê cao 1,9 km, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thông thủy lợi từ Thành phố Hải Dương đến Lục Đầu Giang Hệ thống đường bộ liên xã cũng kết nối An Sơn với các xã khác và trung tâm huyện, góp phần khẳng định vị trí quan trọng của xã trong phát triển kinh tế và quân sự.
Xã An Sơn bao gồm 5 thôn: An Giới, Cõi, Quan Sơn, Hưng Sơn và Nhuế Sơn Đến cuối năm 2016, cả 5 thôn đều được công nhận danh hiệu Làng Văn Hóa, với các nhà văn hóa được xây dựng khang trang và sạch đẹp.
Hiện nay, trên địa bàn xã An Sơn có 3 trường học thuộc 3 cấp học, 1 trạm y tế đạt chuẩn, 1 bưu điện văn hóa xã
Trong những năm trước, An Sơn chỉ là một xã nông nghiệp thuần túy Tuy nhiên, những năm gần đây, xã đã có sự chuyển mình mạnh mẽ nhờ vào sự phát triển của đất nước và lợi thế về vị trí địa lý khi tiếp giáp với đường lớn.
Trong 5 năm qua, xã An Sơn đã chứng kiến sự chuyển biến tích cực khi một bộ phận lao động từ sản xuất nông nghiệp chuyển sang làm việc tại các khu công nghiệp lân cận, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế và xã hội địa phương, cải thiện đời sống nhân dân Nhiều công trình cao tầng được xây dựng và hệ thống giao thông nông thôn được bê tông hóa, tạo nên bộ mặt xã ngày càng hiện đại Đặc biệt, phong trào xây dựng Nông thôn mới theo 19 tiêu chí đã được cán bộ và nhân dân xã An Sơn tích cực tham gia, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và phát triển bền vững.
UBND xã An Sơn tọa lạc tại thôn Cõi, là trung tâm hành chính của xã, thuộc phía tây huyện Nam Sách Xã cách trung tâm huyện 13 km và cách trung tâm tỉnh Hải Dương 15 km, với vị trí địa lý thuận lợi.
- Phía bắc giáp xã Hiệp Cát
- Phía nam giáp xã Nam Hồng
- Phía đông giáp xãNam Chính, Nam Trung
- Phía tây giáp Thành phố Hải Dương
- Phía tây bắc giáp sông Thái Bình
Trên địa bàn, hai tuyến giao thông huyết mạch là Tỉnh lộ 390B và đường liên xã An Sơn – Nam Hồng, cùng với hệ thống đường thủy nội địa và liên thôn, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân trong việc mở rộng giao lưu và phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội với các địa phương khác.
- Quy mô hiện tại: UBND xã An Sơnđạt diện tích khoảng 1000m2 với dãy nhà
Tòa nhà 2 tầng được thiết kế để đáp ứng đầy đủ nhu cầu về phòng làm việc và hội trường sinh hoạt cho xã Hiện tại, xã cũng đang tiến hành xây dựng một khu nhà làm việc mới nhằm nâng cao cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động cộng đồng.
1.1.2 Lịch sửhình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã An Sơn
- Từ năm 1975 đến tháng 11/1997: thuộc xã An Sơn, huyện Nam Thanh, tỉnh Hải Hưng
- Từ tháng 11 năm 1997 : Tái lập UBND xã An Sơn, huyện Nam Sách
- Tháng 12 năm 1997: Nhận đơn vị lực lương anh hùng vũ trang nhân dân thời kỳđổi mới
- Tháng 1 năm 2018: Đón xã chuẩn về nông thôn mới
- Tháng 1 năm 2019: Xây dựng thêm khu nhà làm việc mới của UBND xã
- Từ năm 2019 đến nay: Thực hiện các hoạt động của UBND xã
(Nguồn: Trang thông tin điện tửxã An Sơn-Nam Sách-Hải Dương)
1.1.3 Một số chỉtiêu kinh tếcơ bản
Bảng 1 Một sốchi tiêu cơ bản
TT CHỈ TIÊU Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
1Doanh thu các hoạt động
( Nguồn: Theo báo cáo kếtoán của UBND xã An Sơn năm 2020 )
Hình 1: Trụ sởUBND xã An Sơn
Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của Ủy ban nhân dân xã An Sơn
1.2.1 Các chức năng, nhiệm vụ
* Trong lĩnh vực kinh tế
Hàng năm, UBND xã An Sơn lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và trình Hội đồng nhân dân phê duyệt trước khi gửi đến Uỷ ban nhân dân huyện để được phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch.
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước và ngân sách địa phương là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm dự toán thu, chi ngân sách và phương án phân bổ ngân sách cấp mình Trong trường hợp cần thiết, cần thực hiện điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương và lập quyết toán ngân sách để trình Hội đồng nhân dân quyết định, đồng thời báo cáo Uỷ ban nhân dân và cơ quan tài chính cấp trên.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương và phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên là nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý ngân sách nhà nước tại xã, thị trấn Đồng thời, cần báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Quản lý và sử dụng quỹ đất hiệu quả để phục vụ nhu cầu công ích địa phương là rất quan trọng Điều này bao gồm việc xây dựng và quản lý các công trình công cộng như đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, cũng như các công trình điện, nước và văn hóa theo quy định pháp luật.
Huy động sự đóng góp từ các tổ chức và cá nhân để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cho xã, thị trấn cần được thực hiện trên nguyên tắc dân chủ và tự nguyện Quản lý các khoản đóng góp này phải đảm bảo tính công khai, có sự kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ, nhằm đảm bảo sử dụng đúng mục đích và tuân thủ các quy định của pháp luật.
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủcông nghiệp
Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình khuyến khích phát triển ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ nhằm nâng cao sản xuất Đồng thời, hỗ trợ nông dân trong việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng và vật nuôi theo quy hoạch, kế hoạch chung Bên cạnh đó, cần chú trọng phòng trừ bệnh dịch cho cây trồng và vật nuôi để đảm bảo hiệu quả sản xuất.
Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ và thực hiện tu bổ, bảo vệ đê điều là nhiệm vụ quan trọng Cần chủ động phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, đồng thời triển khai công tác tìm kiếm, cứu hộ, cứu nạn Ngoài ra, cần ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến bảo vệ đê điều tại địa phương.
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng tài nguyên nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Tổ chức và hướng dẫn khai thác, phát triển các ngành nghề truyền thống tại địa phương, đồng thời ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ nhằm phát triển các ngành nghề mới.
* Trong lĩnh vực xây dựng, qiao thông vận tải
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;
Quản lý xây dựng và cấp giấy phép cho nhà ở riêng lẻ tại khu vực nông thôn cần tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời thực hiện kiểm tra việc chấp hành các quy định về xây dựng Việc xử lý các vi phạm pháp luật trong lĩnh vực này cũng phải được thực hiện theo thẩm quyền đã được pháp luật quy định.
Tổ chức bảo vệ và kiểm tra các hành vi xâm phạm lòng, lề đường giao thông cũng như các công trình hạ tầng khác tại địa phương, tuân thủ quy định pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao
Để phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, cần thực hiện kế hoạch hợp tác với các trường học nhằm huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi Bên cạnh đó, tổ chức các lớp bổ túc văn hóa, xoá mù chữ và phổ cập giáo dục cho những người trong độ tuổi cũng là những nhiệm vụ quan trọng cần được triển khai.
Tổ chức quản lý và giám sát hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo và trường mầm non tại địa phương; đồng thời phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp trên để quản lý các trường tiểu học và trung học cơ sở trong khu vực.
Tổ chức và triển khai các chương trình y tế cơ sở, dân số và kế hoạch hóa gia đình; đồng thời, vận động cộng đồng nâng cao ý thức giữ gìn vệ sinh và thực hiện các biện pháp phòng, chống dịch bệnh hiệu quả.
Xây dựng phong trào văn hoá và thể dục thể thao là cần thiết để tổ chức các hoạt động bổ ích, đồng thời tổ chức các lễ hội cổ truyền nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của di tích lịch sử - văn hoá cũng như danh lam thắng cảnh tại địa phương, tất cả đều phải tuân thủ quy định của pháp luật.
Thực hiện các chính sách và chế độ hỗ trợ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ cùng những cá nhân và gia đình có công với đất nước theo quy định của pháp luật là một nhiệm vụ quan trọng.
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Ủy ban nhan dân xã An Sơn
Bảng 1.2 Sơ đồ bộmáy tổ chức của UBND xã An Sơn
1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã;
Lãnh đạo và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ tổ chức thi hành Hiến pháp, pháp luật cùng các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Đảm bảo quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật, đồng thời ngăn chặn tham nhũng và quan liêu Tổ chức các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân, bao gồm tính mạng, tự do, danh dự và nhân phẩm Thực hiện quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
Quản lý và tổ chức sử dụng hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao là trách nhiệm quan trọng, cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật;
- Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường và phòng, chống cháy nổ, đồng thời áp dụng các giải pháp khẩn cấp để xử lý các tình huống đột xuất liên quan đến thiên tai, dịch bệnh, an ninh trật tự và an toàn xã hội tại địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền
* Phó chủ tịch UBND xã
Phó Chủ tịch UBND thị xã được Chủ tịch UBND thị xã giao nhiệm vụ phụ trách các lĩnh vực công tác cụ thể, đồng thời chỉ đạo các cơ quan chuyên môn và đơn vị trực thuộc UBND thị xã cũng như UBND các xã, phường.
Phó Chủ tịch UBND thị xã có trách nhiệm cá nhân trước UBND và Chủ tịch UBND thị xã, đồng thời cùng các thành viên khác trong UBND thị xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND thị xã trước HĐND thị xã và UBND tỉnh.
- Trong lĩnh vực công tác được phân công, Phó Chủ tịch UBND thị xã có nhiệm vụ, quyền hạn:
Chỉ đạo xây dựng và thực hiện quy hoạch, đề án trong lĩnh vực được phân công phải phù hợp với Nghị quyết của HĐND thị xã, các Quyết định và Chỉ thị của UBND thị xã, đồng thời tuân thủ quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể của các cơ quan Nhà nước cấp trên, cũng như đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước.
Chủ tịch UBND thị xã có quyền hạn quyết định và giải quyết các công việc trong lĩnh vực được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về những quyết định đó.
Báo cáo và đề xuất lên Chủ tịch UBND thị xã để xem xét và quyết định kịp thời các công việc liên quan đến lĩnh vực phụ trách, nhằm giải quyết những vấn đề đã được phối hợp nhưng vẫn chưa đạt được sự thống nhất trong ý kiến.
Phó Chủ tịch UBND thị xã không chỉ thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại khoản 1, 2 và 3 của Điều này, mà còn được Chủ tịch ủy quyền lãnh đạo các công việc của UBND thị xã trong thời gian Chủ tịch vắng mặt.
Để đảm bảo an ninh, trật tự và an toàn xã hội tại địa bàn xã, cần nắm bắt tình hình hiện tại và đề xuất các giải pháp phù hợp với cấp ủy Đảng, Ủy ban nhân dân và cơ quan Công an cấp trên Việc tổ chức thực hiện các chủ trương, kế hoạch và biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự là rất quan trọng để nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
Là nòng cốt trong việc xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc, chúng tôi tập trung vào việc tuyên truyền và phổ biến các chủ trương, chính sách, pháp luật liên quan đến an ninh, trật tự và an toàn xã hội Đồng thời, chúng tôi cũng hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện đúng các quy định của pháp luật về an ninh, trật tự và an toàn xã hội tại địa phương theo thẩm quyền.
Ủy ban nhân dân xã cần thực hiện các quy định pháp luật liên quan đến việc quản lý và giáo dục các đối tượng phải chấp hành hình phạt quản chế, cải tạo không giam giữ, cũng như những người bị kết án tù nhưng được hưởng án treo cư trú tại địa bàn xã.
Chủ trì và phối hợp với các cơ quan, tổ chức để phòng ngừa, phát hiện và đấu tranh chống tội phạm cũng như tệ nạn xã hội theo quy định của pháp luật Đồng thời, bảo vệ an ninh, trật tự và an toàn xã hội, cũng như bảo vệ tính mạng và tài sản của cá nhân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn xã.
Để đảm bảo an ninh trật tự tại địa phương, cần thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về quản lý cư trú, chứng minh nhân dân và giấy tờ đi lại khác Đồng thời, quản lý chặt chẽ vật liệu nổ, vũ khí, công cụ hỗ trợ, cũng như công tác phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường Việc này đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, theo phân cấp và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Công an.
Tiếp nhận và phân loại các vụ việc vi phạm pháp luật về an ninh, trật tự tại xã; kiểm tra người, đồ vật và giấy tờ tùy thân, đồng thời thu giữ vũ khí, hung khí từ những người vi phạm Ngoài ra, tổ chức cấp cứu nạn nhân, bảo vệ hiện trường và báo cáo ngay cho cơ quan có thẩm quyền.
Các yế u t ố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tạ i Ủy ban nhân dân xã An Sơn
Các cơ quan và tổ chức có các bộ phận chức năng khác nhau tùy thuộc vào bản chất của từng đơn vị Tại Uỷ ban nhân dân phường Cẩm Đông, các công việc chính bao gồm quản lý giấy tờ và thủ tục hành chính Những công việc này phản ánh sự tác động và hoạt động bên trong tổ chức tại đơn vị thực tập.
- Năng lực của nhân viên trong cơ quan đã đáp ứng được những tiêu chí:
+ Thành thạo quy trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn
+ Tổ chức quản lí và sử dụng có hiệu quả của các nguồn thông tin
Vận dụng linh hoạt và sáng tạo các biện pháp tham mưu cho lãnh đạo là rất quan trọng Nắm vững kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp giúp áp dụng hiệu quả vào thực tiễn công tác văn phòng và quản trị văn phòng.
+ Có hiểu biết xã hội rộng
+ Khả năng giao tiếp tốt
+ Quản lý thời gian tốt
- Phẩm chất của cán bộ, công chức:
Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong sự nghiệp là điều quan trọng, giúp hiểu rõ đặc điểm và ý nghĩa của công việc đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xã hội Luôn nỗ lực hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao là cách thể hiện tinh thần trách nhiệm và cam kết với nghề.
+ Nhanh nhạy và chính xác
+ Cẩn thận, chu đáo, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ và cần cù chịu khó, thông minh sáng tạo
+ Luôn đúng hẹn, tạo được sự tin cậy, luôn tuân thủ, chấp hành tốt các quy định, quy trình làm việc của văn phòng, cơ quan, đơn vị
+ Có tinh thần triệt để, phải tìm mọi cách có thể để hoàn thành nhiệm vụ
Có trách nhiệm cao trong việc tiếp dân, quản lý hồ sơ và giấy tờ, ghi chép sổ sách, cùng với các công việc hành chính văn phòng khác.
+ Trung thực, thận trọng, liêm khiết và khách quan
+ Quản giao, cởi mở và biết kiềm chế khi cần thiết
+ Năng động và linh hoạt trong mọi tình huống
+ Tương trợ và đoàn kết lẫn nhau trong công việc
- Thái độ của cán bộ, nhân viên
Có niềm tin và quan điểm sống đúng đắn với trách nhiệm xã hội, ủng hộ đường lối cách mạng của Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng thời yêu nước và nỗ lực phấn đấu để trở thành công dân tốt và có ích.
+ Tôn trọng nguyên tắc nghề nghiệp
+ Đạt chuẩn về phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: trung thực, khách quan, thận trọng, kiên nhẫn, liêm khiết
+ Có thái độ phục vụ cởi mở, thân thiện, cầu tiến
+ Trung thực, tin cậy và trách nhiệm khi thực hiện công việc của văn phòng và quản trị văn phòng
- Phương pháp lãnh đạo và quản lý
Lãnh đạo và quản lý là hai hoạt động quan trọng trong tổ chức Lãnh đạo là quá trình mà một cá nhân ảnh hưởng đến người khác để đạt được mục tiêu chung, thể hiện khả năng thuyết phục và gây ảnh hưởng Trong khi đó, quản lý là sự tác động có tổ chức của người quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu cụ thể Các chức năng của quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, điều hành, nhân sự, kiểm tra và tài chính.
Lãnh đạo và quản lý có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó lãnh đạo là một chức năng thiết yếu của nhà quản lý Để quản lý hiệu quả, cần có phong cách lãnh đạo phù hợp Nhà lãnh đạo ở vị trí quản lý sẽ có nhiều cơ hội để ảnh hưởng đến các cá nhân trong tổ chức hơn.
Lãnh đạo và quản lý của Ủy ban nhân dân xã An Sơn hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo mọi công việc đều được bàn bạc một cách dân chủ giữa toàn thể cán bộ và các bộ phận Tất cả đảng viên có quyền tự do bày tỏ chính kiến về các vấn đề trong sinh hoạt đảng, nhằm thống nhất quan điểm và chủ trương trong lãnh đạo, chỉ đạo Qua đó, góp phần xây dựng nghị quyết và đưa nghị quyết vào thực tiễn cuộc sống.
Bao gồm những phong tục, tập quán, lối sống,…của người dân tại địa phương xã để định hướng hành vi của mọi người trong xã hội
- Yếu tốmôi trường bên ngoài
Khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường làm việc và phòng làm việc, tác động lớn đến sức khỏe và hiệu suất làm việc của công chức, viên chức Các yếu tố chính bao gồm nhiệt độ, độ ẩm không khí và sự lưu thông không khí.
Nhiệt độ phòng làm việc quá nóng hoặc quá lạnh có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tâm sinh lý của nhân viên, trong khi độ ẩm cao gây ra nhiều vấn đề sức khỏe như thấp khớp và nhức đầu, đồng thời làm hư hỏng thiết bị Ánh sáng trong không gian làm việc cũng rất quan trọng, bao gồm ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo Ánh sáng tự nhiên mang lại cảm giác dễ chịu, không tốn chi phí và có lợi cho sức khỏe, nhưng lại thay đổi theo thời gian và thời tiết, do đó cần kết hợp với ánh sáng nhân tạo để đảm bảo môi trường làm việc lý tưởng.
Màu sắc có tác động mạnh mẽ đến tâm lý của người lao động, với mỗi màu mang lại những cảm xúc khác nhau Những gam màu tươi sáng không chỉ tạo cảm giác thoải mái mà còn khơi dậy sự vui tươi và hưng phấn trong công việc.
Tiếng ồn là những âm thanh hỗn tạp gây rối, làm giảm sự tập trung và gây đãng trí cho người làm việc Tại UBND xã An Sơn, nguồn gốc tiếng ồn chủ yếu đến từ phương tiện giao thông, đám đông xung quanh và các hoạt động bên trong cơ quan như tiếng máy in, máy photo.
CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN
Đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
2.1.1 Cơ sởlý luận vềđặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.1.1.1 Nguyên tắc bốtrí văn phòng
Phong thuỷ ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là trong việc bài trí văn phòng công sở Một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp, cùng với cách trang trí hài hòa và bố trí hợp lý các phương tiện sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và đối tác Điều này không chỉ phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức mà còn thể hiện sự chăm sóc và tôn trọng từ lãnh đạo, thư ký cho đến từng nhân viên trong cơ quan.
Môi trường làm việc mở và thân thiện không chỉ thúc đẩy năng lực cá nhân mà còn kích thích sự sáng tạo và tư duy trong công việc Việc thiết kế không gian công sở thoáng đãng và thoải mái, phù hợp với nhu cầu của nhân viên, là mục tiêu mà mọi cơ quan đều hướng tới.
Trong quá trình tổ chức trụ sở văn phòng, cần kết hợp hài hòa các nguyên tắc để tạo ra một trung tâm giao dịch hiệu quả, tiết kiệm trong hoạt động và phù hợp với xu thế phát triển hiện đại.
Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu yêu cầu các nhà quản trị văn phòng chú trọng trong việc bố trí trụ sở và tạo dựng cảnh quan, nhằm hướng tới các mục tiêu mà cơ quan cần đạt được.
Nguyên tắc tiện lợi là lựa chọn địa điểm làm việc gần các phương tiện công cộng như bến xe buýt, ngân hàng và bưu điện, đặc biệt trong khu vực tập trung nhiều văn phòng Việc trang bị đầy đủ các tiện nghi làm việc và sinh hoạt hàng ngày không chỉ đáp ứng nhu cầu của nhân viên mà còn tạo sự gắn bó và thân thiện với môi trường làm việc.
Nguyên tắc hợp lý yêu cầu lựa chọn các địa điểm phù hợp và tổ chức sản xuất tương thích với đặc điểm cũng như tính chất hoạt động của cơ quan, không chỉ trong bối cảnh hiện tại mà còn cho cả tương lai.
Hình thức bên ngoài của trụ sở cần phản ánh rõ ràng nội dung hoạt động của cơ quan, đồng thời tránh những biểu hiện phô trương và lãng phí không cần thiết.
+ Bốtrí trụ sở làm việc( cả về vị trí và kiến trúc) tương xứng với địa vị pháp lý của cơ quan tổ chức
- Nguyên tắc tiết kiệm: lựa chọn tổ chức bố trí trụ sở phù hợp với tổ cức của cơ quan nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu
+ Đảm bảo nguyên tắc tiện lợi hợp lý
2.1.1.2 Hình thức bốtrí văn phòng
Bố trí các bộ phận của văn phòng là yếu tố quan trọng trong tổ chức văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Việc sắp xếp này cần phải mang tính khoa học, phù hợp với nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan, đơn vị Do đó, cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể đa dạng và phong phú, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm riêng của mỗi nơi.
Văn phòng bố trí kín, hay còn gọi là văn phòng chia nhỏ, là mô hình truyền thống với các phòng và bộ phận được tách biệt bằng tường xây và cửa ra vào có thể đóng kín Phương pháp bố trí này mang lại ưu điểm nổi bật là đảm bảo sự độc lập cho từng không gian làm việc.
15 giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết
Văn phòng mở giúp các nhóm nhân viên làm việc gần nhau, từ đó giảm thiểu thời gian di chuyển và nâng cao hiệu quả công việc Nhân viên có cơ hội giao lưu, tương tác và người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc của đội ngũ Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm như gây ồn ào, ảnh hưởng đến sự tập trung và khó khăn trong việc bảo mật thông tin khi cần thiết.
Văn phòng kết hợp mang lại sự kết nối với không gian bên ngoài, đồng thời đảm bảo tính yên tĩnh và riêng tư khi cần thiết Mô hình này tạo ra không gian thông thoáng nhưng vẫn giúp nhân viên tập trung, đồng thời bảo vệ thông tin cuộc họp khỏi việc bị tiết lộ ra ngoài.
2.1.2 Thực trạng vềđặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.1.2.1 Nguyên tắc bốtrí văn phòng
Văn phòng UBND xã An Sơn được thiết lập nhằm thực hiện nhiệm vụ giải quyết công việc của cán bộ cấp trên và tiếp xúc với người dân Do đó, văn phòng được bố trí theo các nguyên tắc hợp lý để đảm bảo hiệu quả trong công việc và phục vụ tốt nhất cho cộng đồng.
- Thuận tiện cho quá trình tiếp cận của nhân dân khi tiếp dân
- Dễ dàng trong sự liên kết với các phòng ban khác để giải quyết công việc hiệu quả
Việc liên hệ với cán bộ cấp trên như Chủ tịch và Phó Chủ tịch trở nên dễ dàng, giúp giải quyết công văn, giấy tờ và nhận nhiệm vụ một cách nhanh chóng Điều này nhờ vào sự hỗ trợ thường xuyên của bộ phận văn phòng trong việc tiếp nhận công việc từ cấp trên.
Bố trí theo luồng công việc trong thủ tục hành chính là quá trình tổ chức các bước thực hiện một cách tuần tự, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước Việc này giúp tránh tình trạng chồng chéo và trùng lặp, từ đó nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý hành chính.
- Văn phòng bố trí phù hợp với nhiệm vụ của từng cán bộ làm việc trong phòng làm việc đó
Sự bố trí văn phòng tại UBND xã An Sơn được tối ưu hóa bằng cách tận dụng ánh sáng tự nhiên và thông gió, giúp tiết kiệm ngân sách cho cơ quan Hệ thống cửa sổ được thiết kế hợp lý không chỉ mang lại ánh sáng tốt mà còn tạo ra môi trường làm việc thông thoáng, giúp cán bộ cảm thấy thoải mái và nâng cao hiệu suất công việc.
Quy trình giải quyết công việc văn phòng
2.3.1 Cơ sởlý luận về giải quyết công việc văn phòng
Nhân viên tiếp nhận văn bản đến sẽ đăng ký số, ghi vào sổ công văn và chuyển cho lãnh đạo xin ý kiến Sau khi nhận được phê duyệt, văn bản sẽ được ghi vào sổ theo dõi, xử lý và chuyển đến các đơn vị, cá nhân liên quan, đồng thời lưu trữ theo quy định.
Các đơn vị có trách nhiệm soạn thảo văn bản đi cần trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó chuyển giao để đóng dấu, cấp số, phát hành và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Quy trình ký và đóng dấu giấy đi đường bắt đầu khi khách đến liên hệ công tác Nhân viên sẽ nhận giấy đi đường và trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch để ký Sau khi hoàn tất, giấy sẽ được trả lại ngay cho khách.
2.3.2 Thực trạng về giải quyết công việc văn phòng Áp dụng quy trình giải quyết công việc theo cơ chế một cửa theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP Nghị định Chính phủ năm 2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính Quy trình giải quyết công việc tại UBND xã An Sơn được thực hiện như sau:
Bộ phận văn phòng tiếp nhận và trả kết quả cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã, đồng thời cũng tiếp nhận những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cấp huyện được ủy quyền.
Tổ chức và cá nhân có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng các phương thức được quy định trong văn bản pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính.
- Trực tiếp tại Bộ phận một cửa
- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật
Khi nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công cấp xã, cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận một cửa sẽ kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ Hồ sơ được quét và lưu trữ điện tử, đồng thời cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ sẽ lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, nếu đầy đủ và hợp lệ, cán bộ sẽ chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình.
Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ, được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả Tổ chức và cá nhân có thể sử dụng mã số này để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Cổng Dịch vụ công cấp xã.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, cán bộ, công chức, viên chức sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.
Chủ tịch xã An Sơn có quyền phân công cán bộ, công chức, viên chức để xử lý, xem xét và thẩm định hồ sơ, đồng thời trình phê duyệt kết quả giải quyết các thủ tục hành chính.
Tổ chức hội họp
2.4.1 Cơ sởlý luận về tổ chức hội họp
2.4.1.1 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
Khi tiến hành tổ chức các cuộc họp, cần đảm bảo 6 nguyên tắc:
Thứ nhất, giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao
Thứ hai, tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và đảm bảo bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật
Vào thứ ba, hãy tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thật sự cần thiết, phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề cần giải quyết, đồng thời cân nhắc đến đặc điểm và hoạt động của đơn vị xã.
Vào thứ Tư, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu và nội dung cuộc họp, cũng như thành phần tham dự Đồng thời, hãy đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong việc chỉ đạo, chủ trì và tham dự cuộc họp, cũng như trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc đảm bảo và phục vụ cuộc họp.
Vào thứ năm, việc lồng ghép và kết hợp các cuộc họp có nội dung liên quan một cách hợp lý sẽ được thực hiện; đồng thời, chúng ta sẽ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức các cuộc họp.
Vào thứ Sáu, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật, mà không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền.
2.4.1.2 Phương pháp tiến hành cuộc họp
Trước khi tiến hành các cuộc họp, đặc biệt là những cuộc họp lớn, việc lập kế hoạch tổ chức là rất quan trọng Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ, văn phòng sẽ đề xuất với lãnh đạo Ủy ban để giao cho một bộ phận chủ trì thực hiện kế hoạch Kế hoạch này cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần và nội dung của cuộc họp.
Trong các cuộc họp quy mô lớn, văn phòng chủ trì cần phối hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức đón tiếp đại biểu Công tác đón tiếp bao gồm ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu và hướng dẫn họ vào phòng họp Đồng thời, cần sắp xếp để lãnh đạo Ủy ban tiếp đón các đại biểu cấp cao và khách quý Việc ghi danh sách đại biểu không chỉ giúp theo dõi số lượng người tham dự mà còn cung cấp thông tin kịp thời về tình hình đại biểu, phục vụ cho các giai đoạn khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả cuộc họp.
Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản cuộc họp; Tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết cuộc họp
* Các công việc sau khi cuộc họp kết thúc
Tùy thuộc vào nội dung cuộc họp, nếu công việc thuộc chức năng của văn phòng, văn phòng sẽ chịu trách nhiệm thu thập tài liệu và hoàn chỉnh hồ sơ cuộc họp Ngược lại, nếu công việc thuộc bộ phận khác, văn phòng sẽ đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn thiện hồ sơ cuộc họp theo quy định.
2.4.2 Thực trạng về tổ chức hội họp
Trong một năm, UBND xãAn Sơncó rất nhiều cuộc hội họp khác nhau Có thể phân chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây
* Hội nghị Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị:
- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề
Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn và thu hút đông đảo người tham gia, với nội dung phong phú, từ tổng quát đến chuyên sâu Việc tổ chức hội nghị đòi hỏi đầu tư kinh phí cao và gặp nhiều khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường.
* Cuộc họp Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp:
- Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch
- Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã với trưởng các thôn
Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã và các cơ quan như Thường trực đảng ủy, Thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc cùng với người đứng đầu các đoàn thể nhân dân đã được tổ chức nhằm tăng cường sự phối hợp và thống nhất trong công tác quản lý xã hội Sự kiện này không chỉ thể hiện tinh thần đoàn kết giữa các cấp lãnh đạo mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức, đoàn thể trong cộng đồng.
- Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện
- Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân.
Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
2.5.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Tại UBND xã An Sơn, các chuyến công tác của lãnh đạo như Chủ tịch và Phó Chủ tịch xã được bộ phận văn phòng quản lý chặt chẽ Mặc dù số lượng chuyến đi không nhiều, nhưng công tác chuẩn bị cho mỗi chuyến được thực hiện hiệu quả Để đảm bảo chuyến công tác diễn ra suôn sẻ, việc lập kế hoạch là rất quan trọng và được Văn phòng chú trọng thực hiện.
Trước tiên các cán bộ thu thập thông tin về chuyến đi gồm:
- Mục đích của chuyến đi
- Tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi công tác
- Các yêu cầu cần thiết phải tuân theo khi đi công tác
Sau khi thu thập và tổng hợp thông tin cần thiết về chuyến công tác, văn phòng có trách nhiệm trình bày cho lãnh đạo và người đi công tác để đảm bảo họ nắm rõ các thông tin liên quan đến chuyến đi.
Văn phòng có trách nhiệm theo dõi lịch trình của lãnh đạo nhằm sắp xếp công việc hợp lý trong thời gian lãnh đạo đi công tác Điều này giúp đảm bảo công việc không bị gián đoạn, trùng lặp hay tắc nghẽn khi lãnh đạo vắng mặt Các công việc khẩn cấp cần được trình lên lãnh đạo trước khi đi công tác để đảm bảo được giải quyết kịp thời.
- Văn phòng lập kế hoạch trong thời gian đi công tác của lãnh đạo về
+ Phương tiện, lịch trình đi lại
+ Chi phí sinh hoạt, dự trù ( áp dụng thông tư 40/2017/TT-BTC Thông tư năm
2017 của Bộ Tài chính về việc quý định chế độ công tác phí)
Văn phòng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động liên tục của cơ quan khi lãnh đạo vắng mặt Điều này giúp đảm bảo công việc không bị gián đoạn và mọi quy trình diễn ra suôn sẻ.
Tháng 2 năm 2020 ban lãnh đạo xã có chuyến đi thăm quan và học tập thực tế tại huyện Sapa tỉnh Lào Cai
+ Mục đích của chuyến đi: thăm quan và học tập vềđầu tư phát triển ngành du lịch
+ Thời gian : từ 23 tháng 2 đến 27 tháng 2 năm 2020
+ Địa điểm: thị trấn Sapa
+ Thành phần tham dự: chủ tịch UBND xã , bí thư
+ Phương tiện đi lại : xe oto 4 chỗ
+ chi phí sinh hoạt dựtrù : 3 triệu / người ( áp dụng thông tư 40/2017/TT-BTC Thông tư năm 2017 của Bộ Tài chính về việc quý định chế độ công tác phí)
Ban lãnh đạo sẽ lưu trú tại nhà nghỉ Phương Hoa ở thị trấn Sapa Trong thời gian Chủ tịch đi công tác, Phó Chủ tịch sẽ đảm nhiệm vai trò của Chủ tịch để đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn.
2.5.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó
Trước mỗi chuyến đi công tác, bộ phận chủ trì cần lập kế hoạch chi tiết, xác định rõ mục đích, nội dung công việc, địa điểm, thời gian, thành phần tham gia, phương tiện và kinh phí Văn phòng có trách nhiệm góp ý cho kế hoạch trước khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt Sau khi kế hoạch được chấp thuận, văn phòng sẽ đôn đốc các bộ phận chuẩn bị đúng tiến độ Dựa trên mục đích và nội dung chuyến đi, văn phòng đề xuất lãnh đạo UBND phân công nhiệm vụ cho các bộ phận Cuối cùng, sau khi các bộ phận hoàn tất chuẩn bị, văn phòng sẽ đánh máy và nhân bản các văn bản liên quan đến chuyến đi.
Chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến công tác là rất quan trọng Tuy nhiên, việc lựa chọn phương tiện cần xem xét tính cấp bách và khẩn trương của chuyến đi Cần đảm bảo an toàn cho tài liệu và kinh phí, đồng thời lưu ý đến sức khỏe của cán bộ cũng như số lượng người tham gia.
Mỗi chuyến đi công tác đều cần kinh phí, và việc chuẩn bị này phải dựa trên chế độ của nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm Khi dự trù kinh phí, cần xem xét các yếu tố như phương tiện đi lại (bao gồm mua xăng, dầu, vé cầu phà và sửa chữa xe), chi phí ăn ở trong quá trình di chuyển và tại địa điểm công tác theo quy định, bồi dưỡng cho đại biểu tham gia hội nghị, và mua quà tặng hoặc vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến Ngoài ra, cũng cần có kinh phí dự phòng để đảm bảo mọi tình huống phát sinh.
Sau khi kế hoạch chuyến đi được phê duyệt, văn phòng cần thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị nơi đoàn công tác sẽ đến Thông báo này phải bao gồm: tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên, nội dung cùng lịch làm việc, thời gian khởi hành từ cơ quan Ủy ban và dự kiến thời gian đến, đăng ký ăn, nghỉ của đoàn, và các đề nghị khác để cơ quan, đơn vị có thể chuẩn bị hoặc hỗ trợ đoàn.
Khi Chủ tịch Uỷ ban đi công tác dài ngày, văn phòng cần chủ động tổ chức các công việc như thông báo và đôn đốc các bộ phận chuẩn bị và trình các dự thảo văn bản cần ký Đồng thời, tổ chức cuộc hội ý với lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có thể chỉ đạo công việc trong thời gian vắng mặt.
Trong trường hợp cần thiết, văn phòng sẽ thông báo bằng văn bản nội dung phân công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian Chủ tịch Ủy ban đi công tác, nhằm đảm bảo cán bộ, công chức nắm rõ và thực hiện đúng các nhiệm vụ được giao.
2.5.3 Kết quả thực hiện kế hoạch công tác
Chuyến đi được diễn ra an toàn, mang lại hiểu quả cao trong quá trình hoạt động của chuyến đi
2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan
- Khách đến cơ quan phải được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự
+ Chào đón khách bằng các đại từ nhân xưng lịch thiệp như: Ngài, quý ông, quý bà, bằng tên họ kèm theo các chức danh, chức vụ
+ Tự giới thiệu tên mình sau đó khéo léo hỏi tên khách
+ Sử dụng lời chào đón chuẩn mực như một mẫu chào khách
- Bày tỏ sự quan tâm: trả lời đầy đủ các câu hỏi của khách sẽ gây được ấn tượng tốt đẹp khi khách hàng tới doanh nghiệp
- Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách
- Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm cuộc đàm thoại của cấp trên khi cấp trên đang tiếp khách
2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại
- Nhanh chóng nghe điện thoại khi có chuông
- Chủ động chào hỏi và xưng danh
- Ghi lại sốđiện thoại và tên khách hàng
- Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn
- Nếu tìm tư liệu trao đổi: yêu cầu khách chờ một phút, nếu quá 1 phút thì phải báo khách chờ máy
- Kết thúc cuộc gọi nên dành quyền cho người gọi
- Cảm ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn
2.6.3 Giải đáp thắc mắc của khách
Nhân viên có thể giải đáp thắc mắc của khách hàng theo quy trình sau:
- Tìm cách nói chuyện riêng với khách hàng
- Lắng nghe chăm chú thắc mắc của khách hàng
- Tìm ra những nội dung chính và ghi lại
- Bày tỏ sự thông cảm với khách
- Trả lời, giải thích thắc mắc của khách
- Báo cáo lại với các phòng có liên quan để giải đáp kịp thời
- Theo dõi việc giải đáp thắc mắc
- Kiểm tra lại sự hài lòng của khách
Quản lý hồ sơ tài liệu tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
2.7.1 Nguyên tắc quản lý hồsơ, tài liệu
Tài liệu được hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã An Sơn được quản lý tập trung tại lưu trữ UBND xã Các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu được thực hiện đồng bộ theo quy định pháp luật hiện hành.
2.7.2 Tổ chức quản lý hồsơ, tài liệu
Quản lý hồ sơ và tài liệu tại UBND xã An Sơn bao gồm việc quản lý văn bản đi và đến, lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ, thu thập và chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, cũng như bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu từ hoạt động của HĐND và UBND xã An Sơn.
2.7.3 Tổ chức giải quyết quản lý hồsơ
Tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ UBND xã An Sơn là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trịnhư bản chính.
Hàng năm, công chức phụ trách văn thư và lưu trữ tại UBND xã An Sơn có trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận và cá nhân trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần nộp Ngoài ra, họ cũng tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn để lưu trữ tại xã.
Tài liệu lưu trữ của xã cần được bảo vệ và bảo quản an toàn trong kho lưu trữ Mỗi năm, việc thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ, phương tiện bảo quản và công tác khai thác tài liệu là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của tài liệu.
Đánh giá hiệ u qu ả ho ạt động văn phòng củ a Ủy ban nhân dân xã An Sơn 24 1 Thực hiện việc xử lý phàn nàn và khiếu nại
2.8.1 Thực hiện việc xửlý phàn nàn và khiếu nại
UBND xã đã phân công cán bộ có kinh nghiệm và cán bộ trẻ năng động phụ trách tiếp nhận đơn thư khiếu nại và tố cáo, đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả Cán bộ luôn nhiệt tình hướng dẫn công dân và tổ chức, không gây phiền hà hay sách nhiễu Đặc biệt, việc giải quyết khiếu nại được thực hiện minh bạch, đúng chức năng và thẩm quyền, tuân thủ quy định pháp luật.
Tại bộ phận “một cửa” của UBND huyện, người dân thường xuyên ghi nhận xét vào quyển sổ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, giúp đánh giá thái độ làm việc của UBND xã một cách hiệu quả Bên cạnh đó, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc cũng tổ chức phát phiếu khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng của người dân khi giao dịch tại bộ phận này.
“một cửa” của UBND xã
2.8.2 Các tiêu chí đánh giá mức độhài lòng Để đo lường được chỉ số hài lòng của dân, thay bằng việc quan sát và đưa ra những quyết định chủ quan, việc tiến hành khảo sát sẽ có được cái nhìn chính xác và trực diện hơn Trong đó việc khảo sát đánh giá được thực hiện theo các tiêu chí sau:
* Về cán bộ, công chức
- Thái độ của cán bộ, công chức khi tiếp xúc, giải quyết công việc.
- Tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức khi tiếp xúc, giải quyết công việc.
- Cán bộ, công chức hướng dẫn thủ tục và các yêu cầu liên quan để giải quyết hồsơ.
- Cách thức làm việc của cán bộ, công chức
* Về công khai, công vụ
- Đeo thẻ công chức, đặt bảng tên trên bàn của cán bộ, công chức xử lý công việc
* Về cơ sở vật chất
- Có đủ bàn ghế cho người dẫn ngồi nghỉ trong thời gian chờ đợi
- Bàn ghế phục vụ cho tổ chức, công dân, dịch vụphoto và các điều kiện hỗ trợ khác.
- Quy trình giải quyết hồsơ công việc theo quy định hiện hành.
- Cách thức giải quyết theo quy trình đã quy định
Trong thời gian chờ đợi để được giải quyết hồ sơ, cán bộ UBND sẽ hỗ trợ công tác hậu cần bằng cách mời người dân uống nước, giúp tạo không khí thoải mái cho mọi người.
Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com)
- Thời gian chờ giải quyết hồ sơ so với hẹn: không quá 3 đối với khiếu nại, không quá 5 ngày đối với đơn kiện
Mỗi lần người dân đến làm việc tại cơ quan UBND, họ sẽ nhận được phiếu đánh giá về hiệu quả chất lượng, thái độ làm việc và kỹ năng chuyên môn Người dân có thể đánh giá mức độ hài lòng theo mẫu có sẵn Dưới đây là kết quả mức độ hài lòng của năm 2020.
Bảng 2.2 Phiếu đánh giá mức độhài lòng của người dân với văn phòng UBND xã An
Tiêu chí đánh giá Mức độđánh giá của người dân
Không hài lòng Hài lòng Rất hài lòng
Công tác tiếp đón người dân X
Các chế độ ưu tiên X
Thái độ của cán bộ, công chức X
( Nguồn: Mẫu bảng biếu thể hiện nhận xết của người dân đến công tác làm việc tại UBND xã
Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com)
